Письмо Федеральной службы судебных приставов от 5 ноября 2009 г. N 05-01-2209 "Методические рекомендации по подготовке планов в Федеральной службе судебных приставов"

I. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации устанавливают единый подход к подготовке планов работы в Федеральной службе судебных приставов на основе теории и практики управления, основных принципов, форм и методов организаторской деятельности руководителя и призваны оказать методическую помощь в повышении уровня управленческой культуры руководителей и работников, ответственных за планирование и контроль, структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов ФССП России (далее - органы (подразделения)).

1.2. Достижение этой цели предполагает решение следующих основных задач:

- выработка четкого представления о сущности, целях и задачах планирования, как составной части процесса управления;

- формирование правильного понимания содержания и основных принципов планирования, а также деятельности руководителя по организации исполнения утвержденных планов;

- показ различных форм планирования и технологии их практического применения.

1.3. В результате изучения методических рекомендаций руководителям и работникам структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов ФССП России, ответственным за планирование, необходимо:

- знать теоретические основы формирования планов и обеспечения эффективного функционирования системы планирования;

- знать основные принципы, формы и методы планирования работы подразделения (органа);

- представлять роль и место органа (подразделения) в общей системе планирования Федеральной службы судебных приставов;

- знать общие положения по организации личной работы (организации труда) при осуществлении функции планирования;

- уметь рационально использовать формы и применять методы планирования деятельности органа (подразделения);

- владеть навыками подготовки планов и практического использования основных форм и методов планирования.

II. Сущность и основы планирования

2.1. Сущность планирования, как основной функции организаторской деятельности руководителя, заключается в придании деятельности органа (подразделения) необходимой целенаправленности, установлении оптимального соотношения между целями, с одной стороны, средствами, формами, методами и временными параметрами их достижения, с другой стороны.

2.2. Планирование в общем смысле - это мысленное определение способов, сроков и последовательности выполнения задач, стоящих перед органом (подразделением), и сведение их в единый специальный документ - план, где зафиксированы конкретные мероприятия по достижению стоящих целей в рамках предстоящего (планового) периода.

2.3. Планирование призвано упорядочить деятельность органа (подразделения) в решении стоящих задач на основе комплексного подхода путем разработки системы мер, позволяющих объединить различные виды деятельности и координировать усилия всех его подразделений для достижения поставленной цели в определенный срок с четким обоснованием роли, места и задач каждого подразделения (работника), необходимого материально- технического обеспечения и финансовых затрат.

2.4. Планирование заключается в выработке целесообразного решения на основе сбора предложений от структурных подразделений, обобщении и систематизации информации, необходимой для разработки проекта плана, его согласовании с исполнителями, утверждении руководителем, доведении плана до исполнителей и организации исполнения плановых мероприятий.

2.5. При разработке проектов планов следует соблюдать следующие требования:

- мероприятия плана должны соответствовать задачам, стоящим перед ФССП России и ее территориальными органами, на предстоящий период;

- мероприятия плана по целям, срокам, формам и методам их реализации должны соответствовать мерам, осуществляемым органами государственной власти Российской Федерации по обеспечению прав и законных интересов личности, общества и государства;

- использовать все предоставленные законом полномочия, различные формы работы, имеющиеся в наличии кадровые, финансовые и иные ресурсы при решении стоящих задач;

- планирование мероприятий должно логически развивать результаты ранее реализованных планов, учитывать накопленный опыт работы.

2.6. Планирование является одним из этапов выработки и принятия управленческого решения руководителем органа (подразделения). Умение планировать свою работу и работу возглавляемого коллектива является важнейшим критерием оценки профессионализма и организаторских способностей руководителя.

Грамотно составленный план выполняет обучающую функцию, играет большую воспитательную роль, дает работникам видение перспективы своей деятельности, вселяет определенную уверенность в завтрашнем дне, помогает сплачивать коллектив, мобилизовать его на решение стоящих задач, придает системе управления деятельностью органа (подразделения) необходимую устойчивость.

III. Основные принципы и методы планирования

3.1. Планирование осуществляется на основе следующих принципов:

- законности - соответствие планируемых мероприятий требованиям законов и других нормативных актов, регулирующих деятельность ФССП России;

- целенаправленности - мероприятия плана должны соответствовать общему замыслу (цели) деятельности органа (подразделения) на различных направлениях, а также управленческой стратегии директора ФССП России.

- актуальности - планирование наиболее важных для данного периода мероприятий, обусловленных изменением обстановки и характера задач, решаемых органом (подразделением);

- обоснованности - план должен составляться на основе глубокого анализа обстановки, учитывать тенденции ее развития, базироваться на проверенных данных и требованиях науки управления;

- оптимальности - выбор наиболее рациональных способов достижения поставленной цели, а также определение оптимальных сроков и оптимальный подбор исполнителей мероприятий;

- конкретности - выделение вытекающих из общего замысла плана конкретных задач, четкого определения способов, последовательности и сроков их выполнения, обеспечивающих возможность контроля за ходом реализации плана, и проверку исполнения;

- гибкости - возможность корректировки плана в связи с изменением обстановки (без ущерба его основному замыслу и качеству проведения намеченных мероприятий), а также изменения состава исполнителей мероприятий. Корректировка планов может быть вызвана необходимостью уточнения намеченных мероприятий или отказа от осуществления утративших актуальность мероприятий. Гибкость планирования подразумевает также, что план не должен содержать мероприятий, исполнение которых будет зависеть от неизвестных пока обстоятельств;

- системности - предполагает взаимную увязку намечаемых мероприятий плана, обеспечивающую необходимую полноту и глубину решения той или иной задачи (проблемы). Реализация этого принципа обеспечивает также взаимосвязь данного плана с другими планами работы органа (подразделения) по целям, задачам, срокам исполнения и другим параметрам с тем, чтобы обеспечить единую систему планирования в органе (подразделении) и исключить дублирование мероприятий различных планов.

3.2. Основным методом планирования работы является метод моделирования - создание мысленной модели (образа действий) предстоящей деятельности для достижения поставленной цели (задачи).

IV. Процедура планирования

4.1. Процедура планирования работы органа (подразделения) предполагает органичное сочетание двух традиционных подходов: планирование сверху и планирование снизу.

4.2. Планирование сверху предполагает, что вышестоящий руководитель формирует и доводит до сведения подчиненных органов (подразделений) целевую установку решения, основной замысел работы на предстоящий период, основные направления их реализации. В частности, это выражается в направлении в территориальные органы (структурные подразделения территориальных органов) планов работы ФССП России (территориальных органов) на предстоящий период, протоколов заседаний коллегии ФССП России (территориального органа) и оперативных совещаний при директоре ФССП России (руководителе территориального органа). Планирование сверху обеспечивает координацию плановой деятельности подчиненных органов (подразделений).

4.3. Планирование снизу предполагает направление органом (подразделением) предложений в план вышестоящего органа управления, формирование проекта плана на основе этих предложений и направление утвержденного плана для организации исполнения в подчиненные органы (подразделения). Подобный подход предусматривает инициативную постановку проблем и вопросов организационного и практического характера, от решения которых будет зависеть эффективность деятельности органа (подразделения) в целом.

V. Этапы планирования

5.1. Организация подготовки планов включает 4 этапа:

- предплановые аналитические исследования;

- подготовка предложений в проект плана;

- формирование, согласование и доработка проектов планов;

- утверждение планов и организация их исполнения.

5.2. Предплановые аналитические исследования включают:

- определение наиболее важных для ФССП России, структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов приоритетных задач (целей), реализация (достижение) которых требуется в предстоящий планируемый период для повышения эффективности деятельности;

- систематизацию поручений, содержащихся в указах, постановлениях, распоряжениях, поручениях Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказах, распоряжениях, решениях коллегии и поручениях Минюста России, приказах, распоряжениях, указаниях и решениях коллегии ФССП России, поручениях директора ФССП России;

- систематизацию предложений структурных подразделений центрального аппарата ФССП России (подразделений аппаратов управлений территориальных органов) на планируемый период;

- изучение и анализ исполнения планов предыдущего периода Минюста России, ФССП России, а также имеющихся совместных с другими органами государственной власти планов и программ;

- прогнозирование результатов планируемой деятельности ФССП России, структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов;

- определение ответственных исполнителей и соисполнителей мероприятий (в том числе совместных) по конкретным направлениям деятельности;

- систематизацию и анализ дополнительной информации, необходимой при формировании планов.

5.3. Подготовка предложений в проект плана.

5.3.1. Планы ФССП России (территориальных органов) разрабатываются на основе предложений подразделений центрального аппарата (подразделений аппаратов территориальных органов) ФССП России с учетом поручений, содержащихся в указах, постановлениях, распоряжениях, поручениях Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, решениях коллегии и поручениях Минюста России, приказах, распоряжениях и планах Минюста России, решениях коллегий ФССП России и территориального органа, приказах, распоряжениях и указаниях ФССП России и территориального органа.

5.3.2. Требования к предложениям в формируемые планы:

- соответствие объективно складывающейся обстановке с учетом прогноза ее развития, требованиям законодательных и иных нормативных правовых актов, касающихся задач и функций Федеральной службы судебных приставов, а также обеспечение финансовыми, материально-техническими и кадровыми ресурсами;

- учет результатов выполнения предыдущего плана и иных ранее принятых решений руководства ФССП России (территориального органа), данных анализа состояния дел, результатов проверок и другие сведений, незавершенных или перенесенных по срокам исполнения мероприятий предыдущих планов;

- содержание ясных, четких формулировок, не допускающих произвольного толкования, отражение цели и формы реализации;

- отсутствие мероприятий систематического и декларативного характера, а также положений должностных регламентов (должностных инструкций) и повседневных функциональных обязанностей;

- актуальность и возможность реального выполнения, а также указание ответственных исполнителей;

- наличие конкретных сроков выполнения и возможности контроля, в том числе на промежуточных этапах работы. При длительном сроке исполнения мероприятия предусматривается ежеквартальный (ежемесячный) промежуточный отчет о ходе его выполнения.

5.3.3. Предложения в проект плана подразделениями-исполнителями представляются разработчикам соответствующих планов после их обязательного согласования с подразделениями-соисполнителями и заместителями директора ФССП России (заместителями руководителя территориального органа) в соответствии с распределением обязанностей.

Мероприятия, требующие финансовых затрат, в обязательном порядке согласовываются с Управлением делами ФССП России, а в территориальных органах - с их финансово-экономическими подразделениями.

Предложения в проекты планов представляются на бумажных носителях и в электронном виде, в том числе с использованием электронных каналов связи.

5.3.4. Предложения структурных подразделений центрального аппарата (аппаратов управления территориальных органов) ФССП России, не отвечающие вышеуказанным требованиям, направляются для доработки.

5.3.5. Предложения, представленные разработчикам плана с нарушением установленных сроков, в проект плана не включаются.

5.4. Формирование, согласование и доработка проектов планов.

5.4.1. Формирование проекта плана осуществляет подразделение (сотрудники) центрального аппарата (территориального органа) ФССП России, на которое возложены функции планирования и контроля соответствующих направлений служебной деятельности.

5.4.2. Поступившие в установленном порядке предложения изучаются разработчиком плана на предмет их соответствия общим задачам, имеющимся ресурсам, реальности выполнения, результатам выполнения плановых мероприятий за предшествующие периоды, существующим нерешенным проблемам по различным направлениям деятельности и группируются по основным направлениям деятельности в соответствии с утвержденной структурой плана.

5.4.3. Требования, предъявляемые к мероприятиям проекта плана:

- актуальность, конкретность, обоснованность планируемых мероприятий и ожидаемых результатов.

Основные организационные предпосылки для исполнения плановых мероприятий должны закладываться на этапе их формирования. В формулировке планового мероприятия должны предусматриваться цель предстоящих действий, что, где, когда и каким образом должен сделать конкретный исполнитель.

Формулировка мероприятия, плана носит распорядительный характер, предписывает совершение каких-либо действий. При этом используется глагол повелительного наклонения совершенной формы (например, "подготовить", "организовать", "проанализировать", "направить" и т.п.).

Следует избегать в формулировках мероприятий глаголов несовершенной формы (например, "готовить", "организовывать", "анализировать", "направлять" и т.п.), так как они придают мероприятию неконкретный характер. Недопустимы также формулировки в декларативной форме ("усилить", "улучшить", "повысить качество (эффективность)" "продолжить выполнение" и т.п.).

Подобные формулировки мероприятий плана не позволяют исполнителями достичь четкого понимания сути и содержания действий, которые необходимо предпринять для их выполнения, не обеспечивают возможность контроля за ходом реализации плана и проверку исполнения. Сами мероприятия в конечном итоге останутся без исполнения, так как не предусматривают конечной цели и формы отчетности.

- преемственность разрабатываемого плана с планами вышестоящих органов. Планы работы структурных подразделений центрального аппарата (территориальных органов) ФССП России в обязательном порядке должны учитывать мероприятия планов ФССП России, где предусмотрено их участие в качестве исполнителей.

Мероприятия планов работы структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов ФССП России, предусматривающие выполнение мероприятий планов вышестоящих органов, должны:

а) конкретизировать мероприятия планов вышестоящих органов ФССП России применительно к своему подразделению (территориальному органу), то есть отвечать на вопрос: "что необходимо сделать для выполнения мероприятия, запланированного вышестоящим органом?" При этом следует избегать выражений "во исполнение", "в соответствии", "в целях выполнения п. 1.2 плана ФССП России" и т.п.;

б) содержать конкретные сроки исполнения с учетом времени, необходимого головному исполнителю для обобщения, подготовки и направления итогового документа (отчета) к обозначенному в плане конечному сроку исполнения мероприятия. При этом необходимо учитывать, что соисполнители должны предоставить головному исполнителю мероприятия информацию, необходимую для подготовки итогового документа, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, не дожидаясь дополнительных запросов от головного исполнителя.

в) предусматривать фамилии лиц, ответственных за выполнение, и исполнителей планируемых мероприятий. Головные исполнители отвечают за качество проработки и своевременность исполнения поручения, а соисполнители - за качество и своевременность представления предложений головному исполнителю.

Пример:

Формулировка мероприятия плана ФССП России

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Ответственный	Исполнитель
1	Подготовить и направить в Администрацию Президента Российской Федерации информацию о результатах разрешения вопросов, поднятых гражданами в обращениях, поступивших на имя Президента Российской Федерации и направленных Администрацией Президента Российской Федерации на рассмотрение в ФССП России.	до 15 июля до 15 октября	Сазанов С.В.	УДП, ........, ОКУ, ........, УИТ

Формулировка мероприятия в плане структурного подразделения центрального аппарата ФССП России, являющегося соисполнителем мероприятия плана ФССП России

N п/п	Наименование мероприятия плана структурного подразделения - соисполнителя центрального аппарата ФССП России	Срок исполнения	Ответственный	Исполнитель
1	Подготовить и направить в УДП информацию о результатах разрешения вопросов в обращениях граждан, направленных на имя Президента Российской Федерации, и поступивших в Организационно- контрольное управление ФССП России для рассмотрения.	до 5 июля до 5 октября	Сибилёв Ю.Н.	Кулешова Н.Г.

- комплексный подход к решению задач - в план включаются особо важные мероприятия и мероприятия, требующие комплексного подхода к решению проблемы с участием двух и более структурных подразделений.

Мероприятия, не требующие комплексного решения, включаются в планы структурных подразделений центрального аппарата ФССП России (подразделений аппарата управления территориального органа);

- равномерность распределения нагрузки по выполнению мероприятий плана между различными подразделениями.

Исполнителей мероприятий необходимо подбирать с таким расчетом, чтобы их личные знания, умения, профессиональные навыки и опыт в наибольшей степени соответствовали характеру намечаемого мероприятия;

- ритмичность распределения исполнения запланированных мероприятий в течение всего планируемого периода. Сроки исполнения мероприятий распределяются по возможности равномерно помесячно в течение всего планируемого периода.

- целесообразность выбранных средств и форм для достижения запланированных целей.

5.4.4. Согласование и доработка проекта плана.

После формирования проект плана направляется на согласование в структурные подразделения центрального аппарата ФССП России (подразделения аппарата управления территориального органа). Проекты планов, утверждаемые директором ФССП России (руководителем территориального органа), подлежат обязательному согласованию с его заместителями.

В процессе согласования проекта плана разработчиком осуществляется его доработка: включение новых или исключение намеченных мероприятий, уточнение формулировок, сроков и исполнителей.

После доработки проект плана рассматривается на расширенном оперативном совещании при директоре ФССП России (руководителе территориального органа), где коллегиально рассматривается целесообразность включения в проект плана каждого мероприятия.

5.5. Утверждение планов и организация их исполнения.

5.5.1. После рассмотрения на оперативном совещании проект плана представляется директору ФССП России (руководителю территориального органа) для утверждения в установленном порядке.

5.5.2. Утвержденный план направляется для организации исполнения в структурные подразделения центрального аппарата (аппарата управления и структурные подразделения территориального органа) ФССП России.

5.5.3. Организация исполнения утвержденного плана представляет собой деятельность руководителя, направленную на создание условий, необходимых для выполнения плановых мероприятий.

Эффективная организация руководителем исполнения плановых мероприятий заключается в постановке задач конкретным подчиненным по выполнению каждого мероприятия плана, где предусматривается участие подразделения (органа) в качестве исполнителя.

При организации исполнения каждого планового мероприятия необходимо:

- уяснить цели предстоящей деятельности;

- определить роль и место подразделения (органа) в его выполнении;

- оценить условия его реализации, установив ограничения его исполнения;

- разложить задачу планового мероприятия на конкретные подзадачи, определив для каждой из них:

а) примерный объем работ;

б) время, необходимое для выполнения;

в) последовательность и способы решения;

г) состав и распределение исполнителей;

д) распределение между исполнителями обязанностей, прав и ответственности.

- определить исполнителя, ответственного за выполнение планового мероприятия в целом (задачи планового мероприятия).

Принятые по этим вопросам исполнительские решения образуют план реализации планового мероприятия.

Доведение задач по выполнению плана до исполнителей осуществляется руководителем подразделения (органа) в соответствии с функциональными принципами:

- своевременности доведения задачи. Несвоевременное доведение задачи может привести к срыву или имитации ее выполнения, вносит сумятицу, нарушает нормальный ритм работы коллектива исполнителей, лишает исполнителей возможности осмыслить решение руководителя, а, следовательно, снижает качество его исполнения.

- конкретности доведения задач до исполнителей достигается четкостью изложения, конкретизацией решения вышестоящего руководителя с учетом специфики обстановки, в условиях которой придется его реализовывать.

- полноты доведения задачи до исполнителей предполагает обеспечение их объемом информации, достаточным для того, чтобы помимо своей задачи (что, когда, как, где и к какому сроку необходимо сделать) исполнитель представлял свое место в реализации общего замысла руководителя.

В задачах подчиненным должны содержаться ответы на следующие вопросы: что и для чего надо делать;

какие условия или факторы могут способствовать исполнению принятого решения или затруднить его и что в связи с этим следует предпринять;

когда (сроки) должно быть выполнено мероприятие;

как необходимо выполнить работу, чтобы реализовать принятое решение и добиться необходимых результатов;

кто должен выполнить работу, необходимую для выполнения планового мероприятия (определить исполнителей и права, которые следует дополнительно предоставить им для выполнения задачи), и определить меру ответственности каждого.

Получение ответов на вышеуказанные вопросы составляет суть создания руководителем предпосылок для успешной реализации поставленных задач.

5.5.4. Подразделения (лица), указанные в графе "исполнители" первыми, обязаны организовать и координировать работу соисполнителей, а также письменно информировать подразделение, на которое возложен контроль за выполнением плана, о ходе и результатах выполнения запланированных мероприятий.

5.5.5. Контроль выполнения планов является важной составной частью регулирования процесса исполнения плана (решения руководителя) и возлагается на подразделения, являющиеся разработчиками соответствующих планов.

В планировании практикуются следующие формы контроля: промежуточный и итоговый контроль.

Промежуточный контроль предусматривает направление в подразделение, на которое возложен контроль выполнения плана, справки о проделанной работе по выполнению мероприятий с длительными (6 и более месяцев) сроками исполнения. Для таких мероприятий устанавливаются сроки промежуточных докладов не реже, чем через 3 месяца (квартал).

В зависимости от характера и важности мероприятия могут быть определены ежемесячные промежуточные доклады или доклады о ходе исполнения по истечении половины установленного срока.

Сроки промежуточного контроля должны быть предусмотрены и указаны в графе "Срок исполнения". Например, "декабрь (промежуточный доклад - сентябрь)", "октябрь (промежуточный доклад - август)" или "июнь (промежуточный доклад - ежемесячно)"

Итоговый контроль предусматривает направление в подразделение, на которое возложен контроль выполнения плана, отчета об исполнении планового мероприятия с указанием реквизитов документов, подтверждающих выполнение, и приложением их копий.

По истечении срока реализации мероприятия плана (срока промежуточного доклада) головной исполнитель докладывает служебной запиской на имя курирующего заместителя директора ФССП России (заместителя руководителя территориального органа) о содержании проведенной работы и достигнутых результатах.

Рассмотренная заместителем директора ФССП России (заместителем

Рассмотренная заместителем директора ФССП России (заместителем руководителя территориального органа) служебная записка направляется головным исполнителем мероприятия в подразделение, на которое возложен контроль выполнения плана, не позднее 1-го числа месяца, следующего за отчетным, если иное не установлено планом.

На основании поступивших служебных записок подразделение, на которое возложен контроль выполнения плана, до 5-го числа каждого месяца готовит итоговую справку о результатах или ходе выполнения плановых мероприятий со сроками исполнения или промежуточных докладов в истекшем месяце директору ФССП России (руководителю территориального органа).

Рассмотренный директором ФССП России (руководителем территориального органа) доклад является основанием для снятия с контроля исполненных мероприятий плана.

5.5.6. Корректировка плана осуществляется, при необходимости, в течение срока действия плана в соответствии с требованиями действующего Положения по организации планирования деятельности Федеральной службы судебных приставов.

VI. Снятие плана с контроля

6.1. По окончании срока исполнения последнего мероприятия плана подразделением, на которое возложен контроль плана, готовится служебная записка руководителю, утвердившему план, о результатах исполнения плановых мероприятий и снятии плана с контроля.

6.2. Руководителем, утвердившим план, может быть принято одно из следующих решений:

- мероприятия плана считать исполненными, план снять с контроля;

- оставить план на контроле до его полного выполнения.

6.3. Работа по плану завершается только после снятия плана с контроля. В этом случае материалы по подготовке и выполнению плана, находящиеся в номенклатурном деле, подшиваются.