Приказ Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218 "Об утверждении Методических рекомендаций по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе"

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы - приказываю:

1. Утвердить Методические рекомендации по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе*.

2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:

2.1. Организовать изучение Методических рекомендаций;

2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться Методическими рекомендациями.

3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.

Руководитель

К.О. Ромодановский

______________________________

* Далее - "Методические рекомендации".

Методические рекомендации
по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе
(утв. приказом Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218)

I. Общие положения

1. Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе.

2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативной правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.

3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

II. Общие понятия об описи дел

4. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта.

Опись осуществляет функцию учёта, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.

С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.

Не допускается присвоение описям одинаковых учётных номеров.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.

Категорически не допускается добавление к номерам описей буквенных индексов "а", "б" и т.д.

Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.

Описи, содержащие документы по личному составу, имеют номер два.

Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс "л.с." (личный состав).

К описи N 2 буквенный индекс "л.с." обычно не добавляется.

Например:

Опись N 1. Дел постоянного хранения.

Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.

Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.

5. Описи составляются:

- на дела постоянного хранения (приложение N 1);

- на дела по личному составу (приложение N 2);

- на дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 3).

6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Состав элементов описи	Содержание элементов описи
1. Описательная статья	Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в единице хранения.
2. Итоговая запись	Учётный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения.
3. Лист-заверитель	Учётный элемент описи для учёта количества листов в описи.
4. Справочный аппарат к описи	Титульный лист, подтитул, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учёта).

Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

- порядковый номер;

- заголовок единицы хранения;

- крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);

- количество листов в единице хранения.

Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

- индекс дела;

- указание на подлинность (копийность) документов;

Реквизит "Заголовок дела" является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.

Заголовки дел, включённые в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 "N п/п".

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.

Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).

Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2009 год - N 135, следовательно первый номер дела за 2010 год - N 136.

В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.

Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.

Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.

Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.

В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.

Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.

Например,

ГАРАНТ:

Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником

Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
3	4	5	6
Приказы NN 1-14, NN 16-31 УФМС России по Костромской области по основной деятельности за 2012 год	11 января 2012 г. - 30 декабря 2012 г.	125
Протоколы совещаний у начальника отдела, документы к ним за 2012 год	25 февраля 2012 г. - 28 декабря 2012 г.	60

В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как "входящая переписка", "исходящая переписка", "разная переписка", "общая переписка", "документация", "статистическая отчётность", "документы ДСП", "материалы".

В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.

Например: "Приказы и распоряжения", "Справки проверок", "Докладные записки", "Положения", "Инструкции", "Договоры", "Отчёты" и т.д.

Реквизит "Крайние даты" обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.

Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединённых термином "дело";

Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;

В личных делах крайними датами являются даты приказов о приёме и увольнении лиц, на которых они заведены.

В делах с планами и отчётами ссылка на период (месяц, квартал, полугодие, год), на (за) который они составлены, приводится в заголовках дел.

Например:

Заголовок дела	Крайние даты
3	4
План работы Управления по вопросам гражданства ФМС России на 2012 год	2012
Отчёты о заграничных командировках работников ФМС России за 2012 год	2012

Перспективные планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия, а отчёты об их выполнении - к последнему.

При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.

Например:

Заголовок дела	Крайние даты
3	4
2012 год
Штатное расписание и изменения к нему на 2012 год	2012
Сметы доходов и расходов за 2012 год	2012

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.

В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.

Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.

Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.

Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведённое в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.

В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006-2012 годы.

В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).

В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006-2012 годы.

Если в дело включены документы-приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: "в деле имеются документы за ____ год(ы). В описи эта запись помещается в графе "Заголовок дела".

Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе "крайние даты" указывается один раз.

В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчёты.

Например: "Отчёт о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год", "Отчёты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010-2012 годы", "Бухгалтерский отчёт за 9 месяцев 2012 год".

При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.

             Например: 22.03.2012 - 30.12.2012;

                       22 марта 2012 г. - 30 декабря 2012 г.;

                       14.03.2012;

                       14 марта 2012 г.;

                       2012;

                       2005-2012.

В Реквизите "Индекс дела" в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

           Например: 02-15 "Приказы руководителя  ФМС  России  по личному

                     составу", где:

                     02 - обозначение структурного подразделения;

                     15 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

В реквизите "Количество листов" указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.

Реквизит "Примечание" используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.

III. Основные требования к описям дел постоянного хранения

7. Оформление описи дел постоянного хранения.

Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (приложение N 1).

Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.

Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина.

Самой широкой должна быть графа описи "заголовок дела", внутри ячейки текст заголовка форматируется по ширине столбца.

Текст печатается шрифтом Arial N 12-14, курсив и подчёркивания не применяются, названия разделов и подразделов описи могут выделяться полужирным шрифтом.

В графах 1 и 2 указываются соответственно порядковые номера и делопроизводственные индексы каждого дела (тома, части), внесённого в опись.

Названия разделов и подразделов описи размещаются в графе 3 "Заголовок дела" на пустых строках, каждое из названий - в разных строках.

Названия разделов описи центрируются.

Размещение названий разделов и подразделов описи в конце страницы не допускается.

Наименования разделов и заголовки дел отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.

Точка в конце заголовка не ставится.

Не допускается переносить часть заголовка на новую страницу, оставляя на прежней странице первые строки.

Крайние даты размещаются в одной ячейке на двух строках: на одной - начальная дата, на второй - конечная дата. Даты так же, как и заголовки дел, должны размещаться на одной странице.

Текст вне таблицы в начале и в конце описи печатается обычным способом.

На первом листе описи перед таблицей размещаются реквизиты "наименование органа исполнительной власти" и гриф "УТВЕРЖДАЮ".

Наименование органа исполнительной власти указывается по состоянию на период, за который документы включены в опись.

Если в течение этого периода происходили переименования органа исполнительной власти, то приводится его последнее наименование.

Наименование органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.

Если в учредительных документах, кроме полного, закреплено и сокращённое наименование органа исполнительной власти, то оно помещается ниже полного или за ним (в скобках).

Итоговая запись включает в себя сведения о фактическом количестве дел, первый и последний номер дел, включённых в опись, а также сведения об особенностях нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров).

Например:

"В данный раздел описи внесено 29 (двадцать девять) ед. хр., с N 1 по N 29, в том числе литерные номера: 25 а пропущенные номера: нет".

Итоговая запись к описи дел не выносится на отдельный лист. Обязательно должен предшествовать хотя бы один заголовок дела.

Итоговая запись подписывается составителем описи и ответственным за ведение архивного делопроизводства.

Реквизит "подпись" содержит наименование должности составителя, личную подпись, ее расшифровку, дату.

При выявлении дел, не включённых своевременно в уже утверждённые ЭПК описи, данные дела включаются в соответствующие годовые разделы под литерными номерами.

Например, после дела N 25 вписывается дело N 25а.

При наличии в соответствующем разделе описи свободного места литерное дело вписывается от руки.

При отсутствии в описи свободного места все элементы описательной статьи литерного дела оформляются по форме описи на оборотной стороне листа описи за соответствующий год.

При этом на лицевой стороне в конце годового раздела описи за тот же год делается запись "См. продолжение описи на оборотной стороне листа".

После включения литерных дел или после выявления пропущенных номеров дел составляется новая итоговая запись, при этом старая итоговая запись остаётся без изменений (не исправляется от руки, не зачёркивается, не замазывается "штрихом").

Ниже подписи составителя размещаются грифы согласования с центральной экспертной комиссией ФМС России* или экспертной комиссией территориального органа ФМС России** и утверждения экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти, уполномоченного в сфере архивного дела***.

Печатается опись в четырёх экземплярах.

Опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России), в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России) и даты заседания, на котором она была рассмотрена.

После этого опись выносится на рассмотрение ЭПК.

После утверждения ЭПК (в конце описи ставится гриф "УТВЕРЖДЕНО" с указанием номера протокола и даты заседания), опись утверждается руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

8. Порядок включения дел постоянного хранения в опись.

Если в опись вносятся подряд дела с одинаковыми заголовками, то полностью приводится заголовок каждого дела.

Заголовок дела на каждом новом листе описи воспроизводится полностью.

Например:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	01-01	Приказы NN 1-85 УФМС России по Владимирской области по основной деятельности за 2012 год. Т. 2	10 января 2012 г. - 21 января 2012 г.	200
2	01-01	Приказы NN 86-96 УФМС России по Владимирской области по основной деятельности за 2012 год. Т. 2	22 января 2012 г. - 21 февраля 2012 г.	185

Все документы, характеризующие управленческую деятельность, систематизируются в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФМС России или номенклатурой дел территориальных органов ФМС России.

Основные схемы систематизации дел:

- структурная (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

- хронологическая (по периодам и датам, к которым относятся документы);

- функциональная (с учётом функций и направлений деятельности);

- номинальная (по родам дел, видам и разновидностям документов).

Наиболее распространённой является хронологически-структурная схема систематизации.

Наименованиями разделов описи являются названия структурных подразделений (управлений, отделов, отделений), которые располагаются в соответствии со структурой ФМС России (см. приложение N 4).

Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет.

Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.

Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

Отбор дел и документов постоянного хранения для включения в опись:

N п/п	По срокам хранения	Порядок образования дел	Порядок включения дел в опись
1	2	3	4
1.	"постоянно"	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчётов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов).	1. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел.
		2. Планы, отчёты, бюджеты, сметы и документы к ним.	2. В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления. Например, план работы на 2012 год, составленный в конце 2011 года, вносится в раздел описи 2012 года.
		3. Перспективные планы и отчёты об их выполнении.	3. Перспективные планы включаются в описи по первому году их действия, а отчёты за эти годы - по последнему году отчётного периода. Например, единица хранения "Перспективный план на 2005-2012 годы" должна быть внесена в раздел описи за 2005 год, а отчёт о его выполнении - за 2012 год.
		4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела.	4. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел. Например, единицу хранения "Журнал учёта журналов и картотек", заведённый в 2005 году и оконченный в 2012 году, следует включить в годовой раздел описи за 2005 год.
2.	Временного хранения с отметкой "ЭПК"	Обязательное проведение экспертизы ценности документов временного хранения с отметкой "ЭПК" (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения

При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее.

Если в предыдущие годовые разделы описи включены заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, то в конце годовых разделов описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ____ год, дела NN ____", которая помещается после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года перед итоговой записью.

Дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в структурное подразделение из другого структурного подразделения для продолжения производства.

Дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены.

При распределении документов по планированию деятельности вначале вносятся долгосрочные программы, прогнозы, перспективные планы, затем годовые, полугодовые планы и т.д.

Отчёты вносятся в опись с учётом следующей последовательности - сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные и т.д.

9. Заголовок дела

Основную информацию о составе и содержании документов дела несёт заголовок. Главное требование к заголовку - обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида и разновидности документов (постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.) или вида дела (переписка, книга учёта, журнал регистрации и т.п.);

- название автора документа;

- название адресата или корреспондента документа;

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела.

В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов, распорядительных актов, статистических форм и др.

Особенности составления заголовков дел постоянного хранения:

1.	Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчёты и т.д.);	"Приказы NN 1-15 УФМС России по Костромской области по основной деятельности за 2012 год"
	- документы одной или двух разновидностей (годовые отчёты, статистические отчёты, сводные статистические отчёты, квартальные отчёты). Один или два вида документов через союз "и" указываются вначале заголовка	"Отчёт о работе управления за 2012 год и документы к нему"
2.	Единицы хранения, в которых имеется один документ (книга, журнал, план и т.д.). Если в дело включён только один документ, то его наименование в заголовке дела употребляется в единственном числе (протокол, план, отчёт, справка, акт, информация). Название документа указывается вначале заголовка.	"Журнал учёта законченных производством дел за 2012 год"
3.	Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин "дело".	"Личное дело работника ФМС России, уволенного в 2010 году: Андреева Ольга Владимировна"
4.	Единицы хранения, содержащие различные по своим видам или разновидностям документы (более трёх), относящиеся к одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды и разновидности документов (не более 4-5), которые отложились в деле.	"Документы о командировках по комплексному инспектированию (справки, акты, докладные записки и др.) за 2012 год"
5.	В заголовках дел, содержащих справки проверок, указывается их краткое содержание или виды, а также в каких структурных подразделениях они проводились	"Справки о проведении контрольных проверок в УФМС России по Костромской области за 2012 год"
6.	Если в деле отложились от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с их перечисления	"Информации, справки, аналитические записки о результатах рассмотрения обращений граждан за 2012 год"
7.	В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность с заглавной букв, в конце заголовка.	"Информационные письма, рекомендации, бюллетени и др. по вопросам нарушения законности за 2012 год. Копии"
8.	При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) указываются в заголовке номера этих документов.	"Приказы NN 1-25 ФМС России по личному составу за 2012 год"
	Если дела с приказами, постановлениями распоряжениями, протоколами имеют большой объём документов, то они формируются в тома, номера которых указываются в заголовке. Если дело с распорядительными актами состоит из одного тома, то ссылка на номер тома в заголовке не приводится	"Приказы NN 1-101 УФМС России по Владимирской области по основной деятельности за 2012 год. Т. 1"
9.	Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляется один приказ или протокол.	Протокол аттестационной комиссии от 25 декабря 2012 г."
10.	Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина "переписка". В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.	"Переписка с международными организациями по вопросам реализации международных договоров и иные документы (протоколы, справки и др.) о сотрудничестве с миграционными ведомствами иностранных государств за 2012 год"
	В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним.	"Переписка с МИД России по согласованию вопросов гражданства за 2012 год"

В конце календарного года заголовки на делах (титульных листах), предусмотренные номенклатурой дел, конкретизируются в соответствии с фактическим содержанием дел.

Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам

Например, если номенклатурой дел было предусмотрено дело "Документы по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров (планы, отчёты, методические указания и др.)", а в деле отложились только отчёты, то заголовок должен быть уточнён и изменён: "Отчёты по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров".

IV. Основные требования к описям дел по личному составу

10. Оформление описи дел по личному составу.

Опись дел по личному составу оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (приложение N 2).

Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента "Срок хранения", который располагается в соответствующей графе таблицы:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Название описи содержит указание на категорию дел, включённых в опись - "дел по личному составу".

Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т.д.).

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трёх экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России.

После согласования раздела ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России он подлежит согласованию с ЭПК и утверждению руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.

11. Порядок включения дел по личному составу в опись.

Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учётом следующей последовательности:

N п/п	Виды документов
1.	Приказы (распоряжения) по личному составу
2.	Списки личного состава
3.	Карточки по учёту личного состава
4.	Личные дела
5.	Лицевые счета работников и служащих по заработной плате
6.	Невостребованные трудовые книжки
7.	Акты о несчастных случаях

Отбор дел и документов по личному составу для включения в опись:

N п/п	По срокам хранения	Порядок образования дел	Порядок включения дел в опись
1	2	3	4
1.	Постоянного хранения	Личные дела постоянного хранения (руководителей; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания)	Включаются по году увольнения в разделы описей постоянного хранения
2.	Долговременного хранения	Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы, распоряжения, лицевые счета)	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу
3.	Долговременного хранения	Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.)	Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу

Систематизация единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объёма документов.

Например, хронологически-структурная схема систематизации (см. приложение N 5).

Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Особенности описания документов по личному составу:

1.	В заголовках дел с лицевыми счетами, расчётными ведомостями, личными карточками должен быть отражён принцип формирования документов:
	- лицевые счета сформированы по алфавитному принципу и по дате увольнения	"Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год "А-Л"
	- Лицевые счета сформированы по категориям работников	"Лицевые счета государственных гражданских служащих за 2012 год" "Лицевые счета работников за 2012 год"
	- документы сформированы в дела по хронологическому принципу	"Лицевые счета работников" июль-декабрь 2012 года
2.	Датой дел с лицевыми счетами является год, к которому они относятся. Если в делах с лицевыми счетами сформированы документы за один год, то ссылка на год приводится в графе "дата дела" один раз. Если в деле сформированы лицевые счета за несколько лет, то в графу "дата дела" вносятся начальный и конечный годы, за которые сформированы лицевые счета в деле. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в графе описи "Дата дела (тома, части) следует это отметить.		Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)
			3	4
			Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год	февраль, март-октябрь 2012
3.	Если лицевые счета сформированы персонально на каждого работника, то в заголовке указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже.	Сидорова Анастасия Викторовна
4.	В заголовках комплексных лицевых счетах указываются первые или крайние первые буквы фамилий лиц, документы которых сформированы в данном деле. При значительном количестве фамилий на одну и ту же букву систематизация документов внутри дел осуществляется до третьей буквы алфавита.	"Лицевые счета государственных гражданских служащих на буквы Каб-Кля"
5.	При описании организационно-распорядительной документации по личному составу в заголовках к описям дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); должность руководителя, подписавшего приказы, вид деятельности; в графе "Дата дела (тома, части)" - число, месяц, год.		Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)
			3	4
			Приказы NN 1-10 ФМС России по личному составу за 2012 год	12 мая 2012 г. - 31 октября 2012 г.

12. Описание личных дел

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности.

При описании личного дела указываются фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.

Например:

Личное дело

Андреев Василий Анатольевич

15 декабря 2001

2 февраля 2012

на 46 листах

Хранить 75 лет ЭПК

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которое заведено дело, то на обложке дела (и в описи личных дел) должны быть указаны все варианты.

Например:

Ахмерова Айсла Насимовна (Алла Николаевна)

Левенец (Калинина) Вера Олеговна

При описании описи личных дел, впервые, в неё включаются дела за несколько лет, при этом в заголовочной части описи указываются крайние даты личных дел (самый ранний и самый поздний годы):

Опись N _______ личных дел работников УФМС России по Вологодской области, уволенных в 2001-2008 годах

Если разделы описи составляются ежегодно, то дела включаются в неё по году увольнения работников, при этом в заголовочной части описи указывается:

Опись N _______ личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Вологодской области, уволенных в 2011 году

Крайними датами личных дел, сформированных персонально на каждого работника, считаются даты приказов о приёме и увольнении работника.

Например:

Заголовок дела	Дата дела
3	4
2012 год
Личное дело работника ФМС России, уволенного в 2012 году: Волкова Светлана Владимировна	15 марта 2001 г. - 2 декабря 2012 г.
Личное дело работника ФМС России, уволенного в 2012 году: Гаврилова Мария Александровна	18 января 2003 г. - 12 декабря 2012 г.

Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе "дата дела" один раз.

Например:

Заголовок дела	Дата дела
3	4
2012
Личные дела работников ФМС России, уволенных в 2012 году. "А"	2012
Личные дела работников ФМС России, уволенных в 2012 году, "Б"	2012

Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе "дата дела" приводятся первый и последний годы увольнения.

Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения.

Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2005-2006 гг., то они включаются в раздел описи за 2005 год.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

IV. Справочный аппарат описи

13. Для составления описи, кроме правил систематизации и нумерации в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи.

В справочный аппарат описи входят:

- титульный лист, подтитул (детальное перечисление изменений в названии органа исполнительной власти и подчинённости);

- содержание или оглавление;

- предисловие;

- список сокращений (содержит все сокращённые слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение);

- описательные статьи;

- переводная таблица шифров (в случае переработки описи);

- итоговая запись.

Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются:

- титульный лист;

- подтитул;

- предисловие.

Титульный лист составляется к каждому разделу описей (приложение N 6).

На титульном листе описи помещаются следующие данные:

- полное название государственного (муниципального) архива, архивного отдела, в котором будут храниться включённые в опись документы;

- официальное название фонда (официальное название органа исполнительной власти с указанием непосредственной подчинённости (при наличии вышестоящего органа), сокращённое название - при его наличии; местонахождение органа исполнительной власти);

- номер фонда (указывается по списку фондов государственного (муниципального) архива, если документы на хранение не поступали, номер фонда не указывается);

- номер описи (присваивается с учётом уже существующих описей);

- название описи (указывается после номера описи, названием описи является категории документов (постоянного хранения, по личному составу);

- крайние даты дел, включённых в опись (если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы).

В предисловии описи (приложение N 7):

- указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти за период, который охватывают дела описи;

- указывается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включённых в раздел;

- указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

- отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию;

- даётся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственном или вышестоящем органе исполнительной власти;

- освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архивное делопроизводство.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твёрдую обложку, переплетается или подшивается.

V. Историческая справка

14. Историческая справка к архивному фонду - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к фонду.

Историческая справка состоит из следующих разделов:

1. история фондообразователя;

2. история фонда;

3. характеристика документов фонда.

1. История фондообразователя включает сведения о:

- возникновении органа исполнительной власти, наименовании органа исполнительной власти - предшественника, хронологической последовательности всех реорганизаций;

- распорядительных актах о создании, преобразовании, ликвидации органа исполнительной власти;

- крайних датах деятельности органа исполнительной власти;

- задачах и функциях органа исполнительной власти и их изменений;

- масштабе деятельности органа исполнительной власти, составе системы подведомственных органов исполнительной власти;

- месте органа исполнительной власти в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

- изменениях в названии и подчинённости органа исполнительной власти;

- структуре органа исполнительной власти и её изменениях.

2. История фонда включает следующие сведения о:

- первой дате поступления документов на хранение;

- количестве дел и крайних датах;

- изменении в составе и объёме фонда и их причинах;

- степени сохранности документов;

- особенности формирования, описания и систематизации документов, сведениях о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- составе научно-справочного аппарата к фонду.

3. Характеристика документов фонда содержит сведения о:

- составе и содержании документов в целом и отдельных групп документов;

- наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;

- научно-справочном аппарате к фонду;

- видах носителей информации.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций органа исполнительной власти.

Историческая справка (часть её) представляется в государственный архив вместе с законченной описью.

Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и печатается в четырёх экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в Центральном архиве ФМС России или ведомственных архивах территориальных органов ФМС России.

______________________________

* Далее - "ЦЭК ФМС России".

** Далее - "ЭК территориального органа ФМС России".

*** Далее - "ЭПК".

Приложение N 1
к Методическим рекомендациям

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

___________________                                УТВЕРЖДАЮ

(наименование органа                               Наименование должности

исполнительной власти)                             руководителя органа

                                                   исполнительной власти

                                                   Подпись

                                                   Расшифровка подписи

                                                   Дата

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения

за ____________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

                                   (цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи                      подпись        расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив                подпись        расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

Приложение N 2
к Методическим рекомендациям

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

___________________                                УТВЕРЖДАЮ

(наименование органа                               Наименование должности

исполнительной власти)                             руководителя органа

                                                   исполнительной власти

                                                   Подпись

                                                   Расшифровка подписи

                                                   Дата

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел по личному составу

за ____________ год

N  п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

                                   (цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи                      подпись        расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив                подпись        расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

Приложение N 3
к Методическим рекомендациям

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

___________________                                УТВЕРЖДАЮ

(наименование органа                               Наименование должности

исполнительной власти)                             руководителя органа

                                                   исполнительной власти

                                                   Подпись

                                                   Расшифровка подписи

                                                   Дата

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел временного (свыше 10 лет) хранения

за ____________ год

N  п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

                                   (цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи                      подпись        расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив                подпись        расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

Приложение N 4
к Методическим рекомендациям

Образец оформления описи дел постоянного хранения,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел постоянного хранения за 2004-2005 годы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
2004 год Отдел делопроизводства
1.	01-01	Приказы NN 1-25 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 1	10 января 2004 г. - 31 августа 2004 г.	153
2.	01-01	Приказы NN 26-41 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 2	1 сентября 2004 г. - 28 декабря 2004 г.	185
Отдел по вопросам трудовой миграции, беженцев и переселенцев
3	03-25	Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2004 год	10 января 2004 г. - 27 декабря 2004 г.	225
Отдел финансового обеспечения
4	05-35	Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2004 год	2004	145
2005 год Отдел делопроизводства
5	01-01	Приказы NN 1-23 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 1	10 января 2005 г. - 31 августа 2005 г.	185
6	01-01	Приказы NN 24-56 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 2	1 сентября 2005 г. - 28 декабря 2005 г.	225
Отдел по вопросам трудовой миграции, беженцев и переселенцев
7	03-25	Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2005 год	10 января 2005 г. - 27 декабря 2005 г.	184
Отдел финансового обеспечения
8	05-35	Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2005 год	2005	203

Приложение N 5
к Методическим рекомендациям

Образец оформления описи дел по личному составу,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел по личному составу за 2009-2010 годы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
2009 год Отдел кадрового и правового обеспечения
1	02-10	Приказы NN 1-45 УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы	10 января 2009 г. - 27 декабря 2010 г.		229
2	02-15	Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Андреева Ольга Владимировна	18 декабря 2006 г. - 8 августа 2009 г.		26
3	02-15	Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Воронин Олег Витальевич	22 мая 2005 г. - 19 октября 2009 г.		33
Отдел финансового обеспечения
4	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "А-Л"	2009		135
5	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "М-Я"	2009		145
2010 год Отдел кадрового и правового обеспечения
	02-10	Приказы NN 1-45 УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы	10 января 2009 г. - 27 декабря 2010 г.		См. дело 1
6	02-15	Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2010 году: Абренина Анна Владимировна	18 мая 2004 г. - 31 августа 2010 г.		51
Отдел финансового обеспечения
7	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "А-Л"	2010		123
8	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "М-Я"	2010		101

Приложение N 6
к Методическим рекомендациям

Форма титульного листа архивной описи

_________________________________________________________________________

                     (Название государственного архива)

_________________________________________________________________________

                             (Название фонда)

                             Фонд N ________

                             ОПИСЬ N ______

                        ________________________

                           (название описи)

Крайние даты документов ________

Приложение N 7
к Методическим рекомендациям

Образец предисловия к описи дел по личному составу

В данную опись N 2 по личному составу включены документы Отдела кадрового и правового обеспечения и Отдела финансового обеспечения УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы:

- приказы УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы;

- личные дела работников УФМС России по Костромской области, уволенных в 2009-2010 годах;

- лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы.

Опись систематизирована по хронологически-структурной схеме:

- приказы по личному составу;

- лицевые счета;

- личные дела.

Приказы сформированы по номерам.

Номера приказов вынесены в заголовок.

Приказы за 2000-2010 годы сформированы в одно дело, так как велась валовая нумерация приказов, и в деле только один приказ за 2009 год.

Приказы за 2009-2010 годы систематизированы в описи по 2009 году, а в 2010 году дана ссылка на предыдущий год.

Лицевые счета сформированы в дела строго по алфавиту.

Личные дела в описи систематизированы строго по алфавиту.

Физическое состояние дел, вошедших в опись, хорошее.

В опись включено 8 дел.

Все дела данной описи оставлены на хранение в УФМС России по Костромской области по адресу: Кострома, ул. Петра Щербины, д. 4

Старший специалист 2 разряда отдела делопроизводства УФМС России по Костромской области

А.А. Андреева