Приложение М (рекомендуемое). Дополнительные пояснения по заполнению граф извещения об изменении

Приложение М
(рекомендуемое)

Дополнительные пояснения по заполнению граф извещения об изменении

Графа 5.

Данную дату определяют требуемыми сроками внесения изменений в обращающиеся в организации документы и отсылки ИИ другим организациям, при этом учитывают сроки внесения изменений в производство и сроки прохождения извещений.

Графа 12.

Под заделом изменяемых изделий, указываемых в данной графе, понимают все полностью или частично изготовленные, но не реализованные изделия, выполненные по документам до внесения в них изменений по данному ИИ.

В графе дают указания, например:

- "Не отражается" - если изменения не отражаются на конструкции изделия и не влияют на использование задела;

- "Не использовать" - при недопустимости использования или невозможности доработки задела;

- "Использовать" или "Использовать на пять комплектов" - при использовании задела без учета вносимых изменений;

- "Доработать" или "Использовать с дополнительным сверлением 2 отв. 3,5 Н12" - если задел может быть использован с дополнительной доработкой;

- "Изменение в заделе учтено" или "Задела нет" - если известно, что задел изделий изготовлен с учетом проводимого изменения или задел отсутствует;

- "Доработать:

в АБВГ - с третьего комплекта;

в ЕЖЗК - с первого комплекта;

в АКЛМ - задел использовать" - если указания о заделе не однозначны для всех.

Графа 13.

В графе дают указания, например:

- "Организации АБВГ внедрить в производство с изделия 007" - если изделие изготавливают одновременно в нескольких организациях;

- "Срок внедрения изменений в производство устанавливает организация" - если организация, выпускающее ИИ, не может установить наличия и состояния задела изделий, технологической оснастки и другие производственные условия в других организациях, изготавливающих данное изделие.

При наличии в организации графика технологической подготовки производства (ТПП) в графе дают ссылку на этот график, например "По графику ТПП".

Если в графе 12 ИИ ("Указание о заделе") записано: "Не отражается". "Изменение в заделе учтено" или "Задела нет", то графу прочеркивают.

Графа 14.

Если изменения не относятся к документам, в которых применяется изменяемый документ, например в случае изменения литеры документов, то в графе делают запись "На применяемости не отражается".

Графа 16

При наличии приложений они могут содержать, например, копии изменяемых документов с внесенными в них изменениями, необходимые расчеты и пояснения, подтверждающие целесообразность вносимых изменений и т.п.

Графа 17.

При составлении ИИ на несколько документов в случае несовпадения порядковых номеров изменений общие заголовки с обозначениями документов группируют по совпадающим порядковым номерам изменения, при этом порядковые номера проставляют раздельно по каждой группе, например:

При составлении ИИ на несколько документов, имеющих одинаковые изменения, при несовпадении порядковых номеров изменений документов в графе 18 составляют таблицу, а графу 17 прочеркивают, например:

или

Графы 17 и 18.

При внесении изменений в документы, содержащие текст, разбитый на графы, в целях оптимизации записи содержания текста изменения допускается взамен этих граф применять таблицы или блоки информации с соответствующей логически расположенной указательной информацией, например:

- "Изм.";

- "Обозначение";

- "Лист";

- "Строка";

- "Графа".

При применении блоков информации по аналогии с принципом построения, принятым в формах документов Единой системы технологической документации, в целях оперативного вызова информации с электронного носителя допускается применять служебные символы, принятые в организации.

Графа 18.

а) В графе указывают содержание изменяемого участка (графического, текстового и т.д.) в том виде, в котором он должен быть после внесения изменений в подлинник документа.

б) При выпуске ИИ на несколько документов содержание изменения по каждому документу отделяют горизонтальной линией.

в) При возможности неоднозначного понимания изменения, внесении изменений в подлинники подчисткой (смывкой), необходимости выпуска бюллетеня по ГОСТ 2.603 приводят содержание изменяемого участка документа до и после внесения изменений с указаниями над ними "Имеется" и "Должно быть".

г) Если изменение необходимо осуществить в подлиннике подчисткой (смывкой), над изменяемыми участками помещают надпись: "Изменение осуществить подчисткой" или "Изменение осуществить смывкой", при этом допускается при изменении буквенных и цифровых данных (маркировки проводов, буквенных и позиционных обозначений элементов на схемах, изменениях в табличных документах и т.д.) приводить изменяемые данные и новые данные, например:

д) При аннулировании документа в графе делают надпись, например, "АБВГ.ХХХХХХ.018 аннулировать". Графу 17 при этом прочеркивают.

е) Допускается для изделий народно-хозяйственного назначения при присвоении комплекту документов очередной литеры указывать обозначение, например, спецификации изделия без перечисления обозначения всех спецификаций составных частей данного изделия и входящих в них документов по примеру: "В АБВГ.ХХХХХХ.375 и во всех спецификациях составных частей изделия, и входящих в них документов в графе "Лит." основной надписи проставить литеру "". В этом случае во всех изменяемых документах в таблице изменений указывают очередной порядковый номер изменения документа.

ж) Если взамен аннулированного документа следует пользоваться документом с другим обозначением, то в графе делают надпись, например, "АБВГ.ХХХХХХ.380 аннулировать".

Примечание - Заменен документом "АБВГ.ХХХХХХ.936".

и) При замене подлинника новым с тем же обозначением в графе, кроме записи о замене, рекомендуется давать краткий перечень внесенных изменений, например:

к) При большом количестве заменяемых документов с тем же обозначением рекомендуется давать таблицу, например:

л) Если в связи с выпуском ИИ выпущены новые и/или применены ранее разработанные документы (например, при введении новых изделий или замене их в спецификациях), то после содержания изменения дают примечание о выпуске или применении таких документов, например:

Примечания

1 Выпущены документы АБВГ.ХХХХХХ.171 и АБВГ.ХХХХХХ.186.

2 Применен документ АБВГ.ХХХХХХ.336.

При введении в изделие сборочной единицы, комплекта или комплекса в примечании дают ссылку только на вновь выпущенную или вновь примененную спецификацию вводимого изделия без перечисления входящих в нее документов.

м) При исправлении дубликатов и/или копий по ИИ в графе делают запись: "Дубликаты исправить", "Копии исправить" или "Дубликаты и копии исправить".

Для лучшей ориентации допускается приводить содержание (графическое или текстовое) участков, смежных с изменяемой частью документа.

н) При заполнении графы допускаются следующие упрощения:

1) при условии однозначного понимания изменения указание об изменении размеров оформлять без изображения, например:

2) вместо изображений исключаемого вида, разреза или сечения давать соответствующие текстовые указания, например "Разрез А-А перечеркнуть", "Вид Б перечеркнуть", "Вид справа перечеркнуть",

3) текст пункта, полностью исключаемого из технических требований, на чертеже документа или текстового документа, имеющего нумерацию пунктов, не повторять, а в графе давать соответствующую запись, например "Пункт 5 вычеркнуть". Допускается последующие пункты не перенумеровывать,

4) при изменении части текста не приводить предыдущий и последующий тексты, заменяя их многоточием, например:

п) Одинаковые изменения, повторяющиеся в одном документе на одном или нескольких листах, указывают один раз с соответствующими пояснениями, например:

р) В случае, когда копии ИИ не рассылают другим организациям, допускается вместо изложения содержания изменения ИИ прилагать к нему копию изменяемого документа с внесенными в нее черными тушью, чернилами или пастой изменениями, при этом не следует использовать копии, в которые вручную были внесены изменения по ранее выпущенным ИИ. На прилагаемой к ИИ копии в ее правой верхней части делают надпись, например "Приложение к АБВГ.38-2004" или "Приложение к К.153-2004".

с) При временном оставлении в действии аннулируемых или изменяемых по ИИ копий документов для изготовления по ним изделия без учета вносимых изменений в графе в конце текста дают указание, ограничивающее срок действия этих копий, например "На копиях документов АБВГ.ХХХХХХ.887, изм. 5, ниже штампа "Аннулирован" сделать надпись или проставить штамп "Оставить в действии на изделие N 37" или "Применять только для изготовления запасных частей".

Графы 19-22.

а) При согласовании ИИ письмом, телеграммой, факсом и др. в графах указывают:

- должность согласующего лица (при необходимости);

- фамилию согласующего лица;

- исходящий номер письма (телеграммы) о согласовании;

- дату согласования.

б) Для размещения согласующих и утверждающих подписей к ИИ составляют, при необходимости, титульный лист, который является первым листом ИИ. Титульный лист включают в общее число листов ИИ.

Для конструкторской документации титульный лист составляют по ГОСТ 2.105.

На титульном листе ИИ указывают:

- на поле 1 - наименование министерства или ведомства, в систему которого входит организация, составившая ИИ. Заполнение поля 1 необязательно;

- на поле 3 - в левой части должность и подпись лица, с которым согласовано ИИ от организаций заказчика (потребителя), в правой части - должность и подпись лица, утвердившего ИИ от организации-разработчика (изготовителя). Справа от каждой подписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего документ и дату его подписания;

- на поле 5 - обозначения ИИ и изменяемого документа, например: "Извещение АБВГ.41-2004 об изменении АБВГ.ХХХХХХ.001 ТУ". На данном поле также допускается указывать порядковый номер изменения документа и его наименование.

Если ИИ подлежит согласованию с несколькими должностными лицами, то их подписи размещают либо в левой части поля 3 (одна подпись под другой), либо в левой части поля 6.

Подписи разработчиков размещают в правой части поля 6.

Поля 2, 4 и 7 не заполняют.

Если часть подписей разработчиков и лиц, с которыми должно быть согласовано ИИ не размещается на первом листе, то их можно перенести на второй лист, при этом в правом углу второго листа делают надпись, например: "Продолжение титульного листа извещения АБВГ.41-2004".

Для технологической документации титульный лист составляют по ГОСТ 3.1105, при этом поля 1-4 заполняют аналогично полям 1, 3, 5, 6 титульного листа для конструкторской документации. Поля 5, 6 и основные надписи не заполняют.