Руководящий документ РД 52.19.159-2009 "Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды" (утв. Федеральной службой по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды 3 июля 2009 г.)

Дата введения - 1 октября 2009 г.

Взамен РД 52.19.159-95

1 Область применения

Настоящее положение регламентирует задачи, функции, права, обязанности экспертно-проверочной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (далее - Госфонд Росгидромета).

2 Нормативные ссылки

В настоящем положении использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация

РД 52.19.108-2009 Положение о формировании архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.698-2008 Положение об информационных ресурсах о состоянии окружающей среды, её загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.704-2008 Краткие схемы обработки гидрометеорологической информации

3 Термины, определения и сокращения

3.1 В настоящем положении применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 акт о выделении к уничтожению: Документ, удостоверяющий списание документов Госфонда Росгидромета, выявленных в процессе экспертизы научной и практической ценности документов в связи с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение и отобранных к уничтожению.

3.1.2 архивный документ: Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства [1].

3.1.3 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой [1].

3.1.4 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [1].

3.1.5 документ Госфонда Росгидромета: Документ о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, прошедший процессы приема, экспертизы ценности, учета, технической обработки и регистрации в государственных учреждениях Росгидромета.

3.1.6

документ постоянного хранения: Документ, для которого в соответствии с нормативными и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

[ГОСТ Р 51 141-98, статья 112]

3.1.7 комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов (с учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.12).

3.1.8

нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

[ГОСТ 1.1-2002, статья 4.1]

3.1.9

организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов.

[ГОСТ 7.76-96, статья 2.10]

3.1.10 отдел фонда данных; ОФД: Структурное подразделение в госучреждении Росгидромета, которое осуществляет организацию фонда и предоставление пользователям документов, принятых на хранение.

3.1.11 перечень документов Госфонда Росгидромета: Нормативный документ, определяющий виды документов, сроки и место хранения документов Госфонда Росгидромета.

3.1.12 управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда (с учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.11).

3.1.13

формирование фонда: Совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами.

[ГОСТ 7.76-96, статья 2.9]

3.1.14 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации [1].

3.1.15 экспертная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭК Госфонда Росгидромета): Группа специалистов, назначенная приказом руководителя территориального органа или государственного учреждения Росгидромета, наделенная полномочиями в соответствии с положением об ЭК Госфонда Росгидромета.

3.1.16 экспертно-проверочная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭПК Госфонда Росгидромета): Методический центр из специалистов ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", наделенный полномочиями для рассмотрения и решения научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Госфонда Росгидромета и практических вопросов его формирования.

3.2 В настоящем положении приняты следующие сокращения:

Госучреждения Росгидромета - государственные учреждения, подведомственные Росгидромету: ГУ "УГМС", ФГУ "УГМС", ГУ "ЦГМС-РСМЦ", ГУ "ЦГМС-Р", ФГУ "ЦГМС", ГУ "НИУ";

ГУ "НИУ" - Государственное учреждение "Научно-исследовательское учреждение";

ГУ "УГМС" - Государственное учреждение "Управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды";

ГУ "ЦГМС-Р" - Государственное учреждение "Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями";

ГУ "ЦГМС-РСМЦ" - Государственное учреждение "Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с функциями регионального специализированного метеорологического центра Всемирной службы погоды";

Росархив - Федеральное архивное агентство;

ФГУ "УГМС" - Федеральное государственное учреждение "Управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды";

ФГУ "ЦГМС" - Федеральное государственное учреждение "Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды".

4 Общие положения

4.1 ЭПК Госфонда Росгидромета создается в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" и является постоянно действующим органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Госфонда Росгидромета и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании договора [2].

4.2 В своей работе ЭПК Госфонда Росгидромета руководствуется федеральными законами [1], [3], [4], кодексом [5], положениями [6], [7], [8], [9], постановлением [10], правилами [11], договором [2], РД 52.19.108, РД 52.19.698, РД 52.19.704, регламентом [12], приказами Руководителя Росгидромета, приказами директора ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" и настоящим положением.

4.3 Решения ЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания председателем ЭПК или директором ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".

4.4 Решения ЭПК Госфонда Росгидромета являются обязательными для исполнения всеми ЭК Госфонда Росгидромета и ОФД УГМС или госучреждений Росгидромета.

4.5 ЭПК Госфонда Росгидромета рассматривает проекты нормативных документов по формированию Госфонда Росгидромета (положения, инструкции, перечень документов и пр.) и принимает решение о передаче их на согласование и утверждение в Росгидромет.

4.6 Председатель и члены ЭПК Госфонда Росгидромета назначаются приказом директора ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" в количестве не менее 7 человек из числа наиболее квалифицированных специалистов института, других учреждений и организаций Росгидромета с привлечением специалистов Росархива и организаций других ведомств по соответствующим направлениям изучения окружающей среды.

4.7 Секретарь ЭПК назначается из числа сотрудников структурных подразделений ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".

5 Задачи и функции ЭПК Госфонда Росгидромета

5.1 Основными задачами ЭПК Госфонда Росгидромета являются:

а) определение концепции, принципов и критериев формирования Госфонда Росгидромета и определение состава, сроков и места хранения документов на различных носителях информации, подлежащих хранению в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" в соответствии с перечнем [13], договором [2] и перечнем документов Госфонда Росгидромета в УГМС и госучреждениях Росгидромета;

б) рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими Госфонда Росгидромета;

в) рассмотрение проектов нормативных документов и предложений к ним по формированию Госфонда Росгидромета и принятия решений по ним;

г) методическое руководство и контроль работы ЭК Госфонда Росгидромета и ОФД в УГМС или госучреждениях Росгидромета.

5.2 ЭПК Госфонда Росгидромета выполняет следующие функции:

а) рассматривает и выносит решения по предложениям ЭК Госфонда Росгидромета о составе, месте и срокам хранения документов Госфонда Росгидромета;

б) осуществляет методическое руководство и контроль работы ЭК Госфонда Росгидромета и ОФД в УГМС или госучреждениях Росгидромета;

в) осуществляет контроль за хранением документов Госфонда Росгидромета в УГМС или госучреждениях Росгидромета;

г) рассматривает проекты нормативных документов (положения, инструкции, перечни и т.п.) по формированию Госфонда Росгидромета и даёт рекомендации по ним;

д) рассматривает и принимает решения по актам о выделении к уничтожению документов Госфонда Росгидромета с истекшими сроками хранения, поступающими из учреждений Росгидромета;

е) рассматривает и принимает решения по актам о неисправимом повреждении документов Госфонда Росгидромета, по актам о необнаружении документов постоянного хранения;

ж) осуществляет работу по обновлению действующих и разработке новых нормативных документов по формированию Госфонда Росгидромета;

з) осуществляет внедрение и сопровождение нормативных документов по формированию Госфонда Росгидромета;

и) выносит рекомендации по спорным вопросам экспертизы ценности документов и комплектования Госфонда Росгидромета в ОФД УГМС или госучреждений Росгидромета.

6 Права и обязанности ЭПК Госфонда Росгидромета

6.1 ЭПК Госфонда Росгидромета имеет право:

а) определять и согласовывать по итогам экспертизы ценности документов: виды, формат, вид носителя, срок и место хранения документов Госфонда Росгидромета;

б) рассматривать проекты нормативных документов по формированию Госфонда Росгидромета (положения, инструкции, перечни и т.п.) и давать рекомендации по ним;

в) запрашивать сведения, необходимые для работы ЭПК Госфонда Росгидромета от учреждений Росгидромета;

г) приглашать на заседания ЭПК Госфонда Росгидромета в качестве консультантов и экспертов специалистов организаций и учреждений других ведомств и Росархива;

д) информировать руководителей УГМС и госучреждений Росгидромета о решениях ЭПК Госфонда Росгидромета по вопросам, относящимся к деятельности ЭК, ОФД данного госучреждения;

е) рассматривать акты УГМС или госучреждений Росгидромета о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и принимать решения по ним;

ж) ставить перед руководством Росгидромета вопрос о привлечении к ответственности должностных лиц и граждан, совершивших своими действиями или допустивших бездействием создание условий, повлекших за собой хищение, порчу, сокрытие или незаконное уничтожение документов Госфонда Росгидромета, или совершивших хищение, порчу, сокрытие или незаконное уничтожение документов Госфонда Росгидромета, в соответствии с кодексом [5].

6.2 Председатель ЭПК Госфонда Росгидромета имеет право:

- устанавливать порядок и сроки проведения заседаний ЭПК Госфонда Росгидромета;

- участвовать в подборе членов ЭПК Госфонда Росгидромета;

- приглашать для подготовки вопросов, рассматриваемых на заседаниях ЭПК Госфонда Росгидромета, в качестве консультантов и экспертов специалистов учреждений и организаций других ведомств, а также Росархива.

6.3 Председатель ЭПК Госфонда Росгидромета обязан:

- осуществлять руководство ЭПК Госфонда Росгидромета в соответствии с федеральными законами [1], [3], [4], кодексом [5], положениями [6] - [9], постановлением [10], правилами [11], регламентом [12], договором [2], РД 52.19.108, РД 52.19.698, РД 52.19.704 и настоящим положением;

- утверждать акты УГМС или госучреждений Росгидромета о выделении к уничтожению документов Госфонда Росгидромета с истекшими сроками хранения, акты о неисправимом повреждении документов, акты о необнаружении документов постоянного срока хранения.

6.4 Председатель ЭПК Госфонда Росгидромета несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК Госфонда Росгидромета задач.

6.5 Секретарь ЭПК Госфонда Росгидромета имеет право:

- требовать от должностных лиц своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК Госфонда Росгидромета;

- информировать заинтересованные учреждения и лица о решениях ЭПК Госфонда Росгидромета.

6.6 Секретарь ЭПК Госфонда Росгидромета обязан:

- оповещать членов ЭПК Госфонда Росгидромета о времени проведения заседания комиссии;

- своевременно знакомить членов ЭПК Госфонда Росгидромета с материалами, рассматриваемыми на заседании ЭПК Госфонда Росгидромета;

- вести протоколы заседания ЭПК Госфонда Росгидромета;

- вести делопроизводство ЭПК Госфонда Росгидромета;

- информировать руководителей организаций и учреждений о решениях ЭПК Госфонда Росгидромета в части, их касающейся.

7 Организация работы ЭПК Госфонда Росгидромета

7.1 Заседания ЭПК Госфонда Росгидромета созываются по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

7.2 Рассматриваемые на ЭПК Госфонда Росгидромета документы представляются секретарю ЭПК Госфонда Росгидромета за две недели до заседания.

7.3 Секретарь ЭПК Госфонда Росгидромета согласовывает с председателем ЭПК Госфонда Росгидромета план и время проведения заседания, обеспечивает созыв заседания.

7.4 Заседания ЭПК Госфонда Росгидромета оформляются протоколом.

7.5 Заседание ЭПК Госфонда Росгидромета считается правомочным, если на заседании присутствует более половины ее состава. Решения ЭПК Госфонда Росгидромета принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов, присутствующих на заседании членов ЭПК Госфонда Росгидромета.

Особые мнения членов ЭПК Госфонда Росгидромета отражаются в протоколе заседания ЭПК Госфонда Росгидромета.

7.6 Протокол подписывается председателем и секретарем ЭПК Госфонда Росгидромета.

7.7 Работа членов ЭПК Госфонда Росгидромета предусматривается в планах работ по месту их основной деятельности.

Библиография

[1] Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ

[2] Договор о сроках и условиях депозитарного хранения доку-ментов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов, находящихся в Федеральной собственности (заключен Руководителем Росархива и директором ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" 14 сентября 2007 года)

[3] Федеральный закон "О гидрометеорологической службе" (с изменениями на 2 февраля 2006 года) от 19 июля 1998 года N 113-ФЗ

[4] Федеральный Закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ

[5] Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года N 195-ФЗ

[6] Положение о создании и ведении Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, её загрязнении (утверждено постановлением Правительства РФ от 21 декабря 1999 года N 1410)

[7] Положение о Федеральной службе по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (с изменениями от 29 мая 2008 года N 404, утверждено постановлением Правительства РФ от 23 июля 2004 года N 372)

[8] Положение о лицензировании деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, а также выполнения работ по активному воздействию на гидрометеорологические и геофизические процессы и явления (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 августа 2006 года N 497)

[9] Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (утверждено приказом Росархива от 2 мая 2007 года N 22)

[10] Постановление Правительства РФ от 15 ноября 1997 года N 1425 "Об информационных услугах в области гидрометеорологии и мониторинга загрязнения окружающей природной среды" (с изменениями на 28 марта 2008 года)

[11] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены Приказом Минкультуры РФ от 18 января 2007 года N 19, зарегистрированы в Минюсте РФ 6 марта 2007 года N 9059)

[12] Административный регламент Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды по исполнению государственной функции "Ведение Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, её загрязнения" (утвержден приказом Росгидромета от 24 апреля 2008 года N 144, зарегистрирован в Минюсте РФ 23 мая 2008 года N 11742)

[13] Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности (утвержден постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2006 года N 808)