Приложение. Положение о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральном агентстве воздушного транспорта (Росавиации) и его территориальных органах

Приложение
к приказу Федерального агентства
воздушного транспорта
от 18 декабря 2014 г. N 841

Положение
о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральном агентстве воздушного транспорта (Росавиации) и его территориальных органах

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925), и иными нормативными методическими документами по организации защиты информации с ограниченным доступом.

1.2. Положение определяет порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в Федеральном агентстве воздушного транспорта и его территориальных органах.

1.3. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. К информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росавиации и ее территориальных органов, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.5. Порядок обращения с документами ограниченного распространения, установленный данным Положением, распространяется на документы:

- имеющие пометку "Для служебного пользования", поступившие в Росавиацию, ее территориальные органы из других органов власти и организаций;

- создаваемые (исходящие и внутренние) в Росавиации, ее территориальных органах, относящиеся к категории "Для служебного пользования" (далее - категория "ДСП").

1.6. К категории "ДСП" относится служебная информация, определенная Перечнем сведений ограниченного распространения Росавиации, ее территориальных органов, утверждаемым руководителем Росавиации.

1.7. Не могут быть отнесены к информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры Росавиации и ее территориальных органов, их функций, направлений и форм деятельности, а также их адреса;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.8. На документах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе определяется исполнителем и руководством Росавиации, территориальных органов Росавиации (далее - территориальные управления Росавиации), подписывающим или утверждающим документ.

1.9. Решение об отнесении документов к категории "ДСП" принимают:

руководитель Росавиации;

заместители руководителя Росавиации;

начальники структурных подразделений центрального аппарата Росавиации;

руководители (начальники) территориальных управлений Росавиации;

заместители руководителей (начальников) территориальных управлений Росавиации.

1.10. Для принятия решения об отнесении документов к категории "ДСП" исполнитель проставляет пометку "Для служебного пользования" на проекте документа и представляет его на подпись руководству, указанному в пункте 1.9 настоящего Положения.

1.11. Руководство, принявшее решение об отнесении документа к категории "ДСП", и исполнители, участвующие в подготовке данного решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению служебной информации к категории "ДСП".

1.12. Отменить решение об отнесении документа к категории "ДСП" имеют право лица, указанные в пункте 1.9 настоящего Положения, которые ранее приняли решение об отнесении данного документа к категории "ДСП", либо вышестоящее руководство.

1.13. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов руководителя, принявшего решение о снятии пометки.

О снятии пометки "Для служебного пользования" с документа в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

II. Регистрация и учет входящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения

2.1. Регистрацию документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляют работники отдела делопроизводственного обеспечения и контроля Управления административно-хозяйственного обеспечения Росавиации, лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Росавиации, в территориальных управлениях Росавиации (далее - работники, ответственные за ведение делопроизводства).

2.2. При получении пакетов работник, ответственный за ведение делопроизводства, должен:

проверить на пакете наличие пометки "Для служебного пользования";

убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

проверить целостность упаковки документа;

проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложение к сопроводительному письму.

2.3. При поступлении пакета с поврежденной упаковкой структурные подразделения, ответственные за прием документов (экспедиция), составляют акт в трех экземплярах в соответствии с приложением N 1 к настоящему Положению, который подписывается начальником структурного подразделения, указанного в пункте 2.1, и лицом, доставившим пакет (при поступлении пакета по почте - работником, принимавшим почту). Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет (фельдсвязь, спецсвязь и др.), или направляется почтой в соответствующее отделение связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта об этом немедленно представляется доклад заместителю руководителя Росавиации, координирующему деятельность по делопроизводственному обеспечению и контролю Росавиации, заместителю руководителя территориального управления Росавиации, координирующему деятельность структурного подразделения, осуществляющего прием и учёт входящих документов, для принятия решения о приеме пакета. При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

2.4. После вскрытия пакета работники проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения: соответствие учетных номеров, наличие пометок "Для служебного пользования", номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащимся в основном документе (сопроводительном письме).

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа начальником структурного подразделения, ответственного за прием документов, и работником, вскрывшим конверт, составляется акт в соответствии с приложением N 2 к настоящему Положению в двух экземплярах, один экземпляр направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

2.5. Входящие документы ограниченного распространения должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) пометки "Для служебного пользования", свидетельствующие о наличии в документах информации ограниченного распространения.

2.6. Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" производится в системе электронного документооборота (далее - СЭД) в соответствии с правилами, определенными Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Росавиации, соответствующими инструкциями территориальных управлений Росавиации. При заполнении электронной карточки документа к входящему регистрационному номеру документа добавляется индекс "-ДСП". Документ с пометкой "Для служебного пользования" не сканируется, электронный образ документа к электронной карточке документа не прикрепляется.

2.7. После регистрации входящие документы категории "ДСП" передаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства, для организации доклада руководству, указанному в пункте 1.9 настоящего Положения.

Указания руководства по исполнению документа (резолюции) вносятся работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в электронную карточку документа путем заполнения электронной формы, а документ с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе передается ответственному исполнителю по данному документу через журнал передачи документов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение N 3 к настоящему Положению) под подпись.

2.8. Если указание по исполнению документа категории "ДСП" (резолюция) содержит несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю, указанному в поручении первым или обозначенному словом "созыв", "обобщение" или "ответственный", в соответствии с пунктом 2.7 настоящего Положения.

2.9. Ответственный исполнитель доводит содержание документа с пометкой "Для служебного пользования" до сведения соисполнителей. При ознакомлении с документом с пометкой "Для служебного пользования" соисполнители ставят под резолюцией подпись и дату ознакомления.

2.10. При наличии нового указания по исполнению документа с пометкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель возвращает документ на бумажном носителе работнику, ответственному за ведение делопроизводства, через журнал передачи документов с пометкой "Для служебного пользования" под подпись. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, делает соответствующую запись о смене ответственного исполнителя в электронной карточке документа и передает документ на бумажном носителе новому ответственному исполнителю в порядке, установленном пунктом 2.7 настоящего Положения.

2.11. Передача документа с пометкой "Для служебного пользования" внутри структурного подразделения Росавиации, территориального управления Росавиации осуществляется в соответствии с пунктом 2.7 настоящего Положения.

2.12. При увольнении или перемещении по службе работников, осуществляющих исполнение документов с пометкой "Для служебного пользования", передача указанных документов осуществляется в соответствии с пунктами 2.10, 2.11 настоящего Положения.

2.13. В случае, если документ поступил и был зарегистрирован без пометки "Для служебного пользования", но при этом содержит информацию ограниченного распространения, ответственный исполнитель имеет право на основании служебной записки, согласованной руководством, присвоить документу категорию "ДСП".

При этом работник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в электронную карточку документа необходимые изменения и делает запись в журнале передачи документов с пометкой "Для служебного пользования".

2.14. Если к входящему документу категории "ДСП" поступают дополнительные материалы без ограничительной отметки, работники, ответственные за ведение делопроизводства, в обязательном порядке связывают электронные карточки документов в СЭД.

III. Подготовка и оформление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Обработка служебной информации ограниченного распространения, подготовка и оформление документов, содержащих указанную информацию, осуществляются в структурных подразделениях центрального аппарата Росавиации, территориальных управлениях Росавиации.

3.2. При работе с документами категории "ДСП" двери и окна служебного помещения должны быть закрыты. Присутствие посторонних лиц в указанных помещениях при работе с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования", должно быть исключено.

3.3. Документы категории "ДСП" печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями. Подключение к указанным компьютерам неучтенных машинных носителей информации, а также иных электронных устройств и приборов (телефон, фотокамера и др.) запрещено.

Обработка и хранение электронных копий документов ограниченного распространения ведется в соответствии с Инструкцией по учету, использованию, хранению и уничтожению машинных носителей информации для обработки и хранения электронных копий документов, содержащих сведения ограниченного распространения, утвержденной руководителем Росавиации.

3.4. При создании электронной карточки исходящего документа в СЭД к номеру документа добавляется пометка "Для служебного пользования". Электронный образ документа при этом к электронной карточке документа не прикрепляется.

3.5. Если в приложении к исходящему документу содержатся сведения ограниченного распространения, то весь документ относится к категории "ДСП".

Если документ, содержащий информацию ограниченного распространения, подлежит отправке с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется как документ категории "ДСП", независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо информацию ограниченного распространения.

3.6. Если документ подготовлен как ответ на документ, содержащий информацию ограниченного распространения, но при этом не содержит такой информации, ограничительная пометка "Для служебного пользования" не ставится.

3.7. Исходящий документ с пометкой "Для служебного пользования" оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Росавиации, соответствующими инструкциями территориальных управлений Росавиации и требованиями настоящего Положения.

Отметка об исполнителе на исходящих документах с пометкой "Для служебного пользования" оформляется на обороте последнего листа документа, в левом нижнем углу каждого экземпляра документа проставляются: количество отпечатанных экземпляров, направление отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, номер служебного телефона исполнителя, дата печати документа.

Например:

отп. 3 экз.

1-й экз. - в Минтранс России

2-й экз. - в Минфин России

3 экз. - в дело

исп. Иванов П.С.

(499) 231-11-11

15.12.2014

3.8. Согласование (визирование) проекта и подписание документа, содержащего информацию ограниченного распространения, производятся только на бумажном носителе в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Росавиации, соответствующими инструкциями территориальных управлений Росавиации.

IV. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, содержащей информацию ограниченного распространения

4.1. Исходящие документы ограниченного распространения регистрируются в СЭД работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Росавиации, соответствующими инструкциями территориальных управлений Росавиации.

При регистрации проверяются правильность оформления реквизитов, наличие пометки "Для служебного пользования", подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, отсутствие электронного образа документа, прикрепленного к электронной карточке документа.

Если к электронной карточке документа прикреплен электронный образ документа, то он должен быть незамедлительно удален.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю работником, ответственным за ведение делопроизводства, без регистрации.

4.2. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и из электронной карточки документа переносятся на документ на бумажном носителе. При этом к регистрационному номеру добавляется индекс "-ДСП".

Визовый экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

4.3. После регистрации работник, ответственный за ведение делопроизводства возвращает ответственному исполнителю зарегистрированный документ, содержащий информацию ограниченного распространения, с проставленными на всех отпечатанных экземплярах номерами для отправки.

4.4. При необходимости направления документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов работник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в электронную карточку документа группу рассылки, заверяет необходимое количество копий документа и передает их ответственному исполнителю с указателем рассылки, в котором поадресно проставляются последующие номера экземпляров (копий экземпляров) отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником (заместителем начальника) структурного подразделения, подготовившего данный документ.

4.5. Документы ограниченного распространения отправляются адресатам фельдъегерской связью, спецсвязью, заказными (с уведомлением о вручении) почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы курьерам-работникам при наличии у них доверенности на право получения соответствующей корреспонденции.

В случае отправки курьером документ передается в закрытом конверте с указанием наименования и адреса получателя, с реестром (приложение N 4 к настоящему Положению), под подпись в журнале передачи документов с пометкой "Для служебного пользования". На конверте также ставится пометка "Для служебного пользования".

Реестр с отметкой о получении документа ограниченного распространения при передаче курьером подлежит обязательному возврату в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем данного документа, и подшивается к визовому экземпляру вместе с доверенностью.

При направлении документа ограниченного распространения заказным (с уведомлением о вручении) почтовым отправлением ответственный исполнитель передает документ в экспедицию или работнику, ответственному за отправку исходящей корреспонденции, под подпись в журнале передачи документов с пометкой "Для служебного пользования".

Экспедиция или работник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, осуществляет конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование, составление почтового реестра и передачу на отправку в отделение связи. При этом запрещается смешивать документы ограниченного распространения с другими документами, подготовленными к отправке.

Экспедиция или работник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах категории "ДСП", с номерами и экземплярами, указанными на конверте, и вкладывает в конверт. На конверте при этом ставится пометка "Для служебного пользования". На отправляемые документы ограниченного распространения составляется отдельный реестр отправки.

Уведомления о вручении отправленного документа ограниченного распространения адресату по почте возвращаются в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, и подшиваются к визовому экземпляру.

При возврате документа почтовым отделением экспедиция или работник, ответственный за прием входящей корреспонденции, возвращает документ (с конвертом) ответственному исполнителю под подпись в журнале передачи документов с пометкой "Для служебного пользования".

4.6. Отправка документов ограниченного распространения по открытым электронным каналам связи и посредством факсимильной связи запрещена.

V. Регистрация, учет и прохождение внутренних документов

Внутренние документы ограниченного распространения создаются и регистрируются по тем же правилам, что и исходящие документы ограниченного распространения.

VI. Регистрация, учет и прохождение распорядительных документов

6.1. Подготовка проектов приказов в центральном аппарате Росавиации, территориальных управлениях Росавиации по основной деятельности категории "ДСП" осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Росавиации и соответствующих инструкциях территориальных управлений Росавиации, на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.

6.2. Регистрация приказов по основной деятельности категории "ДСП" осуществляется в установленном порядке.

6.3. После регистрации приказ по основной деятельности категории "ДСП" возвращается исполнителю для тиражирования и рассылки копий приказа. В листе рассылки поадресно проставляются номера экземпляров (копий экземпляров) приказа, лист рассылки подписывается начальником структурного подразделения и исполнителем, копии раздаются строго под расписку. Оригинал приказа и заполненный лист рассылки возвращается в структурное подразделение, осуществившее регистрацию и хранящее оригиналы приказов по основной деятельности категории "ДСП".

6.4. Размещение приказов по основной деятельности категории "ДСП" в СЭД не предусмотрено. При заполнении электронной карточки приказа в СЭД к номеру приказа добавляется индекс "-ДСП", электронный образ документа при этом к электронной карточке не прикрепляется.

6.5. Размещение приказов по основной деятельности категории "ДСП" на внутренних ведомственных информационных ресурсах запрещено. На указанных ресурсах допускается размещение названия и реквизитов приказов по основной деятельности категории "ДСП".

VII. Учет, хранение и ограничение доступа к документам ограниченного распространения

7.1. Систематизация документов ограниченного распространения и формирование дел производятся в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Росавиации и соответствующих инструкций территориальных управлений Росавиации. Документы помещаются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел.

7.2. Дела "ДСП", предусмотренные номенклатурой дел, и журналы передачи документов с пометкой "Для служебного пользования" хранятся в запираемых шкафах в опечатанном виде у лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Помещаемый в дело "ДСП" документ нумеруется и вносится во внутреннюю опись документов дела.

Журналы передачи документов с пометкой "Для служебного пользования" до начала ведения прошиваются, страницы нумеруются. Прошитые журналы заверяются печатью "Для документов" и подписью руководителя структурного подразделения.

7.3. Ознакомление с документами ограниченного распространения в случае служебной необходимости, снятие с них копий и выписок разрешается только по решению руководителя Росавиации, руководителей (начальников) территориальных управлений Росавиации, оформленному визой на мотивированной служебной записке. Ознакомление с документами осуществляется под подпись с указанием должности, фамилии работника и даты ознакомления с делом на листе ознакомления с материалами дела, подшиваемом в дело "ДСП", либо на оборотной стороне последнего листа документа.

Отметки о снятии дополнительных копий или выписок проставляются на обороте последнего листа документа ограниченного распространения.

7.4. Запросы и разрешения на ознакомление с документами ограниченного распространения приобщаются к соответствующему делу "ДСП".

7.5. Выданные работникам в целях служебной необходимости дела "ДСП" подлежат возврату в тот же день.

С разрешения руководства, указанного в пункте 7.3 настоящего Положения, отдельные дела "ДСП" могут находиться у работников в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил хранения.

7.6. Документы ограниченного распространения Росавиации, территориальных управлений Росавиации, а также документы ограниченного распространения, находящиеся в распоряжении Росавиации, территориальных управлений Росавиации, представляются в другие органы и организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Поступившие в Росавиацию, территориальные управления Росавиации, документы ограниченного распространения, разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, иных органах и организациях, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа, организации, которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

7.7. Выносить документы ограниченного распространения из служебных зданий и помещений разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией руководства, указанного в пункте 7.3 настоящего Положения.

7.8. Обсуждать содержание документов ограниченного распространения, осуществлять пересылку данных документов по открытым каналам связи запрещено.

7.9. Размещать документы ограниченного распространения, информацию, в них содержащуюся, и иные сведения служебного характера на публичных интернет-ресурсах запрещено.

7.10. Ответственность за соблюдение требований настоящего Положения, качественное и своевременное исполнение документов ограниченного распространения и их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений центрального аппарата Росавиации, территориальных управлений Росавиации.

7.11. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, а также работники, у которых на исполнении и в производстве находятся документы ограниченного распространения, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.

7.12. Обо всех случаях утраты документов ограниченного распространения, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководству Росавиации, территориальных управлений Росавиации.

В случае утраты документов ограниченного распространения и разглашения информации ограниченного распространения проводится служебная проверка в установленном порядке.

7.13. Проверка наличия документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя Росавиации, территориального управления Росавиации. Результаты проверок оформляются актами.

7.14. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению руководства, указанного в пункте 1.9 настоящего Положения, с них снимается пометка "Для служебного пользования".

Предложения о снятии с документов пометки "Для служебного пользования", в том числе и с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся начальниками структурных подразделений, подготовивших эти документы.

7.15. По истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел, документы ограниченного распространения с установленным сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Росавиации и соответствующими инструкциями территориальных управлений Росавиации.