Приложение N 7. Положение об отделе архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций Федеральной миграционной службы

Приложение N 7
к Положению об Управлении
по работе с обращениями
граждан и организаций
Федеральной миграционной службы

Положение
об отделе архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций Федеральной миграционной службы

1. Общие положения

1. Отдел архивных фондов,* является структурным подразделением Управления по работе с обращениями граждан и организаций Федеральной миграционной службы**.

2. Отдел находится в непосредственном подчинении управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России.

3. Должности в Отделе замещаются федеральными государственными гражданскими служащими***.

4. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами ФМС России, федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, методическими документами Росархива, договором от 4 мая 2009 г. N 4/2-Д между Росархивом и ФМС России "О сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов, находящихся в федеральной собственности", также настоящим Положением.

5. Организация деятельности Отдела осуществляется на основе планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого гражданского служащего за состоянием дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений.

6. Делопроизводство и мероприятия по режиму секретности в Отделе осуществляются в порядке, установленном ФМС России.

7. Отдел работает по планам, утвержденным начальником управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России или лицом, исполняющим его обязанности, и отчитывается перед ним о своей работе.

2. Основные задачи Отдела

8. Основными задачами Отдела являются:

8.1. Формирование Центрального архива ФМС России.

8.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в Центральном архиве ФМС России, создание научно-справочного аппарата к ним.

8.3. Подготовка и своевременная передача документов Центрального архива на постоянное хранение с соблюдением требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

8.4. Методическое руководство и контроль за работой архивов в системе ФМС России.

3. Основные функции Отдела

9. В соответствии с возложенными на него задачами Отдел осуществляет следующие функции:

9.1. Разрабатывает и согласовывает с Росархивом графики представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации (ЭПК ГА) графики для передачи документов на постоянное хранение, после истечения сроков депозитарного хранения.

9.2. В соответствии с графиками представления описей дел постоянного хранения принимает документы структурных подразделений центрального аппарата Службы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.

9.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, организует проверку их наличия.

9.4. Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов.

9.5. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.

9.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Центральном архиве ФМС России, составляет и представляет сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению, на рассмотрение ЦЭК ФМС России и на утверждение ЭПК Росархива.

9.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве ФМС России делам и документам (описи, каталоги, указатели) на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Государственного архива Российской Федерации.

9.8. Организует использование фондов Центрального архива ФМС России.

9.9. Выдает в установленном порядке для работы в читальном зале и во временное пользование дела и копии документов государственным гражданским служащим ФМС России, сотрудникам внутренних дел, прикомандированным к ФМС России, работникам ФМС России и заинтересованным представителям органов государственной власти Российской Федерации и иных организаций в целях служебного и научного пользования.

9.10. Исполняет запросы учреждений, организаций, предприятий и заявления граждан о подтверждении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для получения архивных справок.

Оказывает методическую помощь территориальным органам ФМС России в организации и проведении экспертизы ценности документов.

9.11. Устанавливает совместно с ЦЭК ФМС России и Управлением делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России порядок проведения экспертизы ценности документов в центральном аппарате Службы, готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК ФМС России.

9.12. Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел, оказывает методическую помощь в их составлении, контролирует правильность формирования, оформления и хранения дел в территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом, а также подготовку номенклатурных дел к передаче в установленном порядке на государственное хранение.

9.13. Разрабатывает проекты нормативных правовых актов и методических материалов по архивному делу и принимает участие совместно с управлением делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России в подготовке проектов нормативных правовых актов и методических материалов по делопроизводству.

9.14. Участвует совместно с управлением делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России в организации и проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения в территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом и иных организаций системы ФМС России.

9.15. Проводит совместно с управлением делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России мероприятия (совещания, семинары, инструктажи, рабочие встречи) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом и иных организациях системы ФМС России.

9.16. Осуществляет проверки деятельности архивов (в том числе научно-технических) в территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом и иных организациях системы ФМС России, обобщает опыт работы архивов и готовит соответствующие предложения руководству ФМС России по улучшению архивного дела в системе ФМС России.

9.17. Оказывает методическую помощь в работе архивов системы ФМС России.

9.18. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, после истечения срока их депозитарного хранения.

9.19. Ежегодно представляет в Росархив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

9.20. Обеспечивает в пределах компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну и сведений конфиденциального характера, а также защиту секретных и служебных сведений от разглашения.

4. Организация и обеспечение деятельности Отдела

10. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела, который назначается на должность и освобождается от должности руководителем ФМС России, по представлению начальника Управления.

11. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.

12. Начальник Отдела имеет право:

12.1. Представлять в установленном порядке руководству Службы предложения по совершенствованию архивного дела в системе ФМС России и иных организаций системы ФМС России.

12.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом и иных организациях системы ФМС России.

12.3. Давать в установленном порядке рекомендации структурным подразделениям центрального аппарата Службы, территориальным органам ФМС России, представительствам ФМС России за рубежом по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

12.4. Запрашивать от структурных подразделений центрального аппарата Службы, территориальных органов ФМС России, представительств ФМС России за рубежом и иных организаций системы ФМС России сведения и документы, необходимые для работы Отдела.

12.5. Рассматривать и согласовывать проекты нормативных правовых актов и методических материалов по вопросам организации архивного дела.

12.6. Выдавать за своей подписью по заявлениям граждан и запросам учреждений, организаций и предприятий архивные справки, копии и выписки из архивного фонда.

13. Обязанности и ответственность государственных гражданских служащих Отдела определяются должностными регламентами.

______________________________

* Далее - "Отдел".

** Далее - "Управление".

*** Далее - "гражданские служащие".