Приложение D (справочное). Руководство по внедрению главных регистров пациентов

Приложение D
(справочное)

Руководство
по внедрению главных регистров пациентов

D.1 Общие положения

В организациях здравоохранения задача успешной идентификации субъектов медицинской помощи решается с помощью применения корпоративного главного регистра пациентов. Термин "главный регистр пациентов" используется для описания такой системы регистрации клиентов, которая охватывает сеть взаимодействующих участников, включая различные службы, медицинские учреждения и другие организации. В настоящем приложении рамки главного регистра пациентов ограничиваются регистрационной системой отдельной организации, службы или отделения (места оказания медицинской помощи).

Главный регистр пациентов содержит постоянно хранящиеся записи обо всех клиентах или возможных клиентах, зарегистрированных сетью учреждений здравоохранения (объединением, включающим в себя одно или несколько медицинских учреждений). Регистром он называется потому, что содержит указатели на каждую медицинскую карту клиента, связывающие фамилию, имя и отчество клиента с уникальным идентификационным номером (номерами), используемым в медицинской карте.

Главный регистр пациентов играет ключевую роль в обеспечении преемственности лечения клиента в организации. По мере перемещения людей внутри отделений, между отделениями, между организациями здравоохранения, регистр используется для поиска уже существующих медицинских карт пациента, и если таковые найдены, для получения ссылок на эти карты. Найденная медицинская карта может быть извлечена и специалисты, предоставляющие медицинскую помощь, могут ознакомиться с предыдущей клинической историей клиента и документировать подробности лечения и услуг, которые они оказывают.

В некоторых организациях главный регистр пациентов используется для присвоения субъекту медицинской помощи единого идентификационного номера, используемого во всей организации. В других организациях главный регистр пациентов используется для обеспечения перекрестных ссылок на несколько идентификационных номеров клиента, присвоенных разными службами, медицинскими организациями или сетью организаций.

Если главный регистр пациентов создается из двух или более регистров пациентов, то необходимо найти совпадения идентифицирующих данных субъектов медицинской помощи, хранящихся в одном регистре пациентов, с идентифицирующими данными, хранящимися в другом регистре. Если субъект медицинской помощи зарегистрирован в обоих регистрах, то идентификаторы, присвоенные ему в этих регистрах, могут использоваться для перекрестных ссылок между регистрами и для ссылок на медицинские карты этого субъекта.

Успех поиска совпадений данных в регистре пациентов в значительной мере зависит от однородности и качества собранных идентификационных данных субъекта медицинской помощи, надежности и применимости механизмов поиска совпадения данных и понимания того, что регистрация клиента является критичным событием для здравоохранения.

Следующая информация предоставлена в качестве общего руководства по реализации главных регистров субъектов медицинской помощи в той мере, в которой она связана с областью действия настоящего стандарта.

D.2 Места применения и системы

Для описания рамок проекта определите, в каких местах и в каких информационных системах будет использоваться главный регистр субъектов медицинской помощи:

a) перечислите все места, в которых по завершении проекта будут использоваться ссылки на главный регистр субъектов медицинской помощи;

b) для каждого места применения регистра перечислите все приложения уровня организации, использующие идентификационные данные субъекта медицинской помощи, например, патологическая анатомия, медицинская визуализация;

c) для каждого места применения регистра перечислите все приложения уровня отделения, использующие идентификационные данные субъекта медицинской помощи, например, кардиология, неотложная помощь, аптека;

d) пометьте те приложения уровня отделения, которые в настоящее время работают в корпоративной вычислительной сети. Пометьте также те приложения, которые будут включены в сеть после внедрения главного регистра субъектов медицинской помощи;

e) перечислите те существующие системы (уровня организации и отделений), работа которых будет прекращена в конце проекта. Имейте в виду, что прекращение действия любой системы, идентифицирующей субъектов медицинской помощи, потребует преобразования хранившихся в ней данных или повторного ввода ранее собранной информации. Это может быть чрезвычайно затратной процедурой и стать весомой причиной для сохранения в пределах организациях множественных идентификаторов;

f) перечислите все новые системы (уровня организации и отделений), которые будут внедрены в ходе выполнения проекта.

D.3 Регистрация субъекта медицинской помощи

Для обзора существующей практики регистрации субъектов медицинской помощи перечислите места и отделения, регистрирующие субъектов медицинской помощи:

a) для каждого места укажите те подразделения, которые могут регистрировать субъектов в главном регистре пациентов организации, например медицинский архив, приемное отделение, отделение неотложной помощи, поликлиническое отделение стационара;

b) для каждого места укажите те отделения, которые могут регистрировать субъектов в своих собственных системах, например патологоанатомическое отделение, отделение лучевой диагностики;

c) определите, должна ли быть включена в главный регистр пациентов информация о субъектах, которые зарегистрированы в автономных системах подразделений, например в системе патологоанатомического отделения (эти субъекты могут быть также субъектами медицинской помощи в других местах).

D.4 Интерфейсы

Для обзора существующих интерфейсов действующих систем укажите те системы, которые могут посылать и принимать информацию об идентификации субъектов:

a) подготовьте схему, отражающую все системы (как уровня учреждения, так и уровня отделений), которые в настоящее время имеют интерфейсы, предназначенные для отправки или получения идентификационных данных субъекта медицинской помощи;

b) среди этих систем обозначьте те, которые могут автоматически принимать рассылаемые данные о субъектах медицинской помощи;

c) укажите, какие системы посылают запрос (требование) на получение данных субъектов медицинской помощи;

d) укажите, какие системы могут принимать данные о субъекте медицинской помощи только с его согласия;

e) перечислите те системы, в интерфейсе которых в настоящее время используются сообщения в формате HL7 (эта информация должна быть у поставщиков программного обеспечения);

f) если в системах в настоящее время не используется формат HL7, укажите те системы, для которых существует возможность обеспечить его использование (эта информация должна быть у поставщиков программного обеспечения);

g) опишите подробности всех других интерфейсов систем, которые могут отправлять и (или) принимать информацию об идентификации клиентов.

D.5 Доступ

Запланируйте необходимый доступ к идентифицирующим данным субъектов путем разработки и обнародования развитой политики доступа:

a) сделайте обзор требований к доступу, необходимому каждой группе потенциальных пользователей;

b) сделайте обзор всех существующих в учреждении политик, связанных с доступом к идентифицирующим данным субъекта медицинской помощи, в целях разработки единой политики на уровне всего учреждения. При разработке единой политики должны быть учтены положения соответствующих законов, нормативных актов, кодексов и стандартов, относящиеся к защите персональных данных. Политика должна учитывать и, по возможности, охватывать:

- сбор и ввод данных,

- изменение существующих данных,

- доступ к данным только для чтения и

- доступ пользователей к данным о себе.

D.6 Достоверность данных

Определите, к какой именно системе надо обращаться при проверке достоверности данных (для конкретного места и для всех мест в целом) - к исходному главному регистру пациентов или к местному регистру субъектов медицинской помощи.

D.7 Целостность данных

Для обеспечения целостности данных в главном регистре субъектов медицинской помощи определите обязанности и ответственность персонала:

a) определите, кто будет нести ответственность за постоянный контроль целостности данных главного регистра субъектов медицинской помощи;

b) определите, как должны форматироваться данные в главном регистре субъектов медицинской помощи;

c) определите, какие системы кодирования надо стандартизовать;

d) определите желательный стандартный формат (форматы) главного регистра субъектов медицинской помощи;

е) определите, кто будет нести ответственность за объединение дубликатов записей;

f) задайте критерии выявления дубликатов;

g) определите порядок (процедуру) определения кандидатов в дубликаты;

i) задайте способы коммуникации, которые будут использоваться для оповещения отделений, например банка крови, о выявленных дубликатах;

j) задайте процедуры аудита для непрерывного контроля качества данных.