Приложение. Инструкция по кадровому делопроизводству в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы

Приложение
к приказу Федеральной
антимонопольной службы
от 1 июля 2016 г. N 887/16

Инструкция
по кадровому делопроизводству в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (далее - Инструкция) устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (далее - территориальные органы).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Закон о государственной службе), Указом Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 года N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках", постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек", Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, касающимися вопросов делопроизводства и регулирующими вопросы прохождения федеральной государственной гражданской службы (далее - гражданская служба), а также трудового законодательства.

1.3. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета актов, связанных с поступлением на гражданскую службу в территориальном органе, ее прохождением, освобождением от замещаемой должности, увольнением, выходом федерального государственного гражданского служащего (далее - гражданский служащий) на пенсию за выслугу лет и соблюдение им законодательства в области противодействия коррупции, а также связанных с трудовыми отношениями работников, замещающих должности, не являющиеся должностями гражданской службы (далее - работники) и требования к структуре и штатному расписанию территориального органа.

1.4. В целях исполнения требований законодательства, регулирующего вопросы гражданской службы, и трудового законодательства приказом территориального органа назначаются:

- гражданский служащий (работник), уполномоченный на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих (работников) в территориальном органе и несущий ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных;

- гражданский служащий (работник), ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним;

- гражданский служащий (работник), ответственный за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

1.5. Кадровое подразделение или гражданский служащий (работник) территориального органа, ответственный за ведение кадровой работы (далее - кадровик), обеспечиваются:

- отдельными изолированными помещениями для работы с кадровыми документами, хранения трудовых книжек, личных дел и иных документов, содержащих персональные сведения о гражданских служащих (работниках), исключающими возможность ознакомления с ними третьих лиц или утраты документов;

- запираемыми металлическими (несгораемыми) шкафами или сейфами для хранения трудовых книжек, вкладышей к ним и личных дел гражданских служащих (работников).

1.6. Ответственность за организацию работы по исполнению требований Инструкции возлагается на руководителя территориального органа.

II. Кадровое делопроизводство

2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в процессе деятельности территориального органа путем подготовки проектов, согласования и издания распорядительных (приказы), организационных (организационная структура и штатное расписание территориальных органов, служебный распорядок, должностные регламенты гражданских служащих (инструкции работников) и другие) и информационно-справочных (акты, справки, докладные записки, протоколы заседаний Аттестационных и Конкурсных комиссий и другие) документов, их регистрации, учета и хранения, а также ведения, учета и хранения предусмотренных законодательством Российской Федерации и правовыми актами Федеральной антимонопольной службы (далее - ФАС России) бланков, форм, книг и журналов.

2.2. Приказ печатается на стандартном бланке.

2.3. Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

2.4. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3-мя межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервал шрифтом N 14, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.5. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить.

Констатирующая часть в приказе заканчивается словом "приказываю", которое печатается вразрядку, с новой строки, без отступа от левого поля строчными буквами.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в листе ознакомления, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

2.6. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

2.7. Гражданский служащий (работник), подготовивший проект приказа, ставит свою визу в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа. При этом указывается его должность, инициалы и фамилия. При необходимости в проекте приказа ставятся визы (с указанием должности, инициалов и фамилии) гражданского служащего (работника), отвечающего за финансовую работу (бухгалтера) и (или) за правовую работу.

2.8. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые элементы: наименование, дату, заголовок. Если к приказу следуют два и более приложений, то каждое из них имеет свой порядковый номер.

Приложение к приказу подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа, а при отсутствии в территориальном органе структурных подразделений - непосредственным исполнителем. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Ссылки на приложения указываются в тексте приказа. Приложения к приказу содержат в правом верхнем углу первого листа отметку:

Приложение N 1
к приказу ______ УФАС России
от _______________ N _______

2.9. Для учета и хранения все кадровые приказы делятся на две группы:

- кадровые приказы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет (для созданных до 2003 года) и 50 лет (для созданных после 2003 года);

- кадровые приказы по личному составу, срок хранения которых составляет 5 лет.

2.10. Приказы каждой группы регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках.

Номера кадровых приказов, срок хранения которых составляет 75 или 50 лет, регистрируются с буквой "к" (например, N 168-к), номера кадровых приказов с ограниченным сроком хранения - с буквой "о" (например, N 168-о).

2.11. Кадровик в обязательном порядке знакомит гражданского служащего (работника) с изданными в отношении него кадровыми приказами под роспись с указанием даты ознакомления и расшифровки подписи.

2.12. Кадровые приказы, регламентирующие вопросы, имеющие отношение ко всем гражданским служащим территориального органа, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким приказам должны прилагаться соответствующие листы ознакомления. Данные приказы регистрируются в журнале с буквой "к".

2.13. Кадровик формирует, поддерживает в актуальном состоянии и представляет на утверждение руководителю не реже одного раза в квартал реестр гражданских служащих территориального органа. Ведение указанного реестра осуществляется кадровиком как на бумажном, так и на электронном носителе.

III. Оформление поступления на гражданскую службу (работу), назначения на должность гражданского служащего (работника)

3.1. Поступление на гражданскую службу для замещения должности гражданской службы в территориальном органе осуществляется по результатам конкурса или из кадрового резерва, который в основном формируется путем проведения конкурсных процедур. Иные случаи, когда возможно не проводить конкурсные процедуры, установлены в статье 22 Закона о государственной службе.

Организация и проведение конкурсных мероприятий для замещения вакантных должностей гражданской службы в территориальном органе или формирования кадрового резерва осуществляются в порядке и в сроки, установленные законодательством, регулирующим данные вопросы, и нормативными актами ФАС России.

3.2. Гражданин при поступлении на гражданскую службу (работу) должен предъявить, а кадровик обязан затребовать от него следующие документы:

- заявление с просьбой о приеме на гражданскую службу (работу) и назначении на должность гражданской службы (должность, не являющуюся должностью гражданской службы);

- собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;

- документы об образовании, повышении квалификации и переподготовке;

- паспорт (для поступающих на работу - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовая деятельность осуществляется впервые;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- медицинское заключение (справка формы 001-ГС/у) - только для поступающих на гражданскую службу;

- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);

- сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера поступающего на гражданскую службу, его супруга (супруги) и несовершеннолетних детей (только для поступающих на гражданскую службу);

- фотографии (2 штуки размером 3x4, матовые, цветные, без уголка);

- свидетельства о рождении детей (до восемнадцати лет).

3.3. Кадровик при приеме гражданина на гражданскую службу (работу) и назначении на должность обязан:

- проверить наличие всех необходимых документов для формирования личного дела и подготовки проекта приказа о назначении;

- истребовать подлинники документов, представленных гражданином;

- проверить правильность заполнения всех учетных форм, наличие подписей гражданина;

- проверить соответствие анкетных данных и других сведений, сообщенных о себе гражданином, представленным им документам.

3.4. На основании приказа руководителя территориального органа о назначении на должность кадровик обязан:

3.4.1. ознакомить гражданского служащего под роспись (с указанием даты и расшифровки подписи) с:

приказом о назначении на должность;

должностным регламентом;

служебным контрактом;

служебным распорядком территориального органа;

Этическим кодексом гражданских служащих ФАС России;

иными нормативными правовыми актами, имеющими отношение к прохождению гражданской службы.

3.4.2. ознакомить работника под роспись (с указанием даты и расшифровки подписи) с:

приказом о назначении на должность;

должностной инструкцией;

служебным распорядком территориального органа;

иными нормативными правовыми документами, имеющими отношение к работе.

3.4.3. выдать второй экземпляр служебного контракта (трудового договора), должностного регламента (должностной инструкции) под роспись.

3.4.4. сформировать личное дело гражданского служащего (работника) и ознакомить его с материалами личного дела под роспись.

3.4.5. заполнить трудовую книжку.

3.4.6. заполнить личную карточку гражданского служащего (форма Т-2ГС) и ознакомить с записями гражданского служащего под роспись.

3.5. Прием на гражданскую службу или работу без предоставления документов, перечисленных в пункте 3.2 Инструкции, не допускается.

3.6. По заявлению гражданского служащего (работника) ему может быть выдана заверенная копия приказа о приеме на гражданскую службу (работу).

3.7. В случае временного отсутствия гражданского служащего, за которым сохраняется должность гражданской службы (например, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания и др.), на его должность может быть назначен другой гражданский служащий. В данной ситуации с гражданским служащим, согласившимся на назначение, заключается срочный служебный контракт с освобождением от ранее замещаемой должности гражданской службы.

Срок служебного контракта зависит от продолжительности отсутствия основного гражданского служащего, за которым сохраняется должность.

Ранее замещаемая гражданским служащим должность становится вакантной и назначение вновь на эту должность возможно в соответствии с частью 1 статьи 22 Закона о государственной службе по результатам конкурса или в случаях, указанных в части 2 данной статьи.

Срочный служебный контракт, заключенный на период замещения отсутствующего гражданского служащего, за которым в соответствии с действующим законодательством сохраняется должность гражданской службы, расторгается с выходом этого гражданского служащего на службу, и гражданский служащий, замещавший указанную должность по срочному контракту, освобождается от замещаемой должности и увольняется с гражданской службы.

Сведения о назначении на должность в связи с заключением срочного служебного контракта и освобождении от должности в связи с истечением срока служебного контракта вносятся в трудовую книжку.

3.8. С согласия гражданского служащего на него может быть возложено исполнение обязанностей по должности гражданской службы временно отсутствующего гражданского служащего без освобождения от исполнения обязанностей по замещаемой им должности гражданской службы на основании приказа территориального органа, в котором в соответствии со статьей 60.2 и статьей 151 Трудового кодекса Российской Федерации устанавливается выплата за исполнение обязанностей по должности временно отсутствующего гражданского служащего, и заключается соглашение о дополнении к служебному контракту.

Сведения о возложении обязанностей по должности гражданской службы временно отсутствующего гражданского служащего без освобождения от исполнения обязанностей по замещаемой им должности гражданской службы не вносятся в трудовую книжку.

3.9. Назначение на необусловленную трудовым договором должность, ранее замещаемую временно отсутствующим работником, и возложение исполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника без освобождения от исполнения обязанностей по замещаемой им должности осуществляется в том же порядке, что и в отношении гражданских служащих.

IV. Увольнение гражданского служащего (работника)

4.1. Увольнение гражданского служащего (работника) производится по основаниям, предусмотренным Законом о государственной службе (трудовым законодательством), с соблюдением установленных сроков заблаговременного письменного предупреждения о предстоящем увольнении, выплатой предусмотренных законодательством Российской Федерации компенсаций, предоставлением социальных гарантий и установлением льгот.

4.2. Оформление увольнения гражданского служащего (работника) производится путем издания приказа об увольнении за подписью руководителя территориального органа (иного гражданского служащего, на которого приказом территориального органа возложены полномочия представителя нанимателя), приказ доводится кадровиком до увольняемого гражданского служащего (работника) под роспись.

4.3. Днем увольнения гражданского служащего (работника) является последний день его службы (работы). В последний рабочий день кадровик выдает увольняемому трудовую книжку под роспись в журнале учета ведения трудовых книжек с обязательным указанием даты получения гражданским служащим (работником) трудовой книжки. По письменному заявлению гражданского служащего (работника) кадровик выдает заверенные в установленном порядке копии документов, связанных с прохождением службы (работой).

4.4. В случае если в день увольнения гражданского служащего (работника) выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, кадровик в адрес увольняемого гражданского служащего (работника) направляет уведомление (заказным письмом с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному гражданским служащим (работником) адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления территориальный орган освобождается от ответственности за задержку выдачи гражданскому служащему (работнику) трудовой книжки.

4.5. До истечения срока предупреждения о расторжении служебного контракта и об увольнении с гражданской службы (работы) по собственной инициативе гражданский служащий (работник) имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение гражданского служащего (работника) не производится, если на его должность не приглашен в письменной форме (переводное письмо) другой гражданский служащий или гражданин.

V. Служебный контракт (трудовой договор) и соглашение о дополнении к служебному контракту (трудовому договору)

5.1. Служебный контракт и соглашение о дополнении к служебному контракту заключаются по установленной форме в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 года N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации".

5.2. Примерная форма трудового договора утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14 августа 2008 года N 424н "Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме".

5.3. Служебный контракт (трудовой договор) заключается с каждым гражданским служащим (работником) территориального органа.

5.4. Условия служебного контракта (трудового договора) могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме.

5.5. Для замещения должности гражданской службы руководитель территориального органа может заключать с гражданским служащим:

а) служебный контракт на неопределенный срок;

б) срочный служебный контракт.

5.6. В случае заключения срочного служебного контракта в нем указываются срок его действия и обстоятельства (причины), установленные в статье 25 Закона о государственной службе, послужившие основанием для заключения срочного служебного контракта.

5.7. При назначении на иную должность гражданской службы в том же территориальном органе (например, в связи с проведением организационно-штатных мероприятий) с гражданским служащим заключается новый служебный контракт.

5.8. Служебный контракт (трудовой договор) заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (дата подписи гражданского служащего (работника) должна соответствовать дате подписи руководителя территориального органа), заверяется гербовой печатью территориального органа. Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается гражданскому служащему (работнику), другой хранится в его личном деле. Получение гражданским служащим (работником) экземпляра служебного контракта (трудового договора) должно подтверждаться подписью гражданского служащего (работника) на экземпляре служебного контракта (трудового договора), хранящегося в личном деле.

5.9. Служебные контракты (трудовые договоры) нумеруются. Нумерация состоит из: номера территориального органа/порядкового номера служебного контракта (трудового договора), где номером территориального органа является код субъекта Российской Федерации, в котором он расположен (например: 77/01).

5.10. Служебные контракты и трудовые договоры регистрируются в соответствующих журналах, при этом ставится специальная отметка для срочных служебных контрактов и трудовых договоров с указанием срока их действия.

5.11. В случае изменения условий служебного контракта (трудового договора) (например, увеличение оклада за классный чин, установление надбавки за выслугу лет, установление надбавки за работу со сведениями, составляющими государственную тайну и др.) с гражданским служащим (работником) заключается соглашение о дополнении к служебному контракту (трудовому договору).

5.12. Соглашение о дополнении к служебному контракту (трудовому договору) заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется гербовой печатью территориального органа. Один экземпляр соглашения передается гражданскому служащему (работнику), другой хранится в его личном деле.

VI. Должностные регламенты гражданских служащих, должностные инструкции работников

6.1. Должностные регламенты гражданских служащих разрабатываются для каждой должности гражданской службы в соответствии со штатным расписанием территориального органа, так, если в отделе 3 должности ведущего специалиста-эксперта, необходимо разработать отдельно на каждую должность 3 должностных регламента.

6.2. Должностные регламенты на руководителя территориального органа и его заместителей разрабатываются ФАС России.

6.3. Должностные регламенты носят обезличенный характер, т.е. являются принадлежностью определенной должности гражданской службы, а не конкретного гражданского служащего.

6.4. Должностные регламенты должны обязательно содержать пункт о порядке замещения должности в случае временного отсутствия основного гражданского служащего.

Условие об исполнении обязанностей руководителя территориального органа в период его временного отсутствия может содержаться только в регламенте заместителя руководителя территориального органа.

В случаях, когда временное исполнение обязанностей руководителя территориального органа не может быть возложено на заместителя руководителя территориального органа, временное исполнение обязанностей руководителя возлагается приказом ФАС России на гражданского служащего, замещающего иную должность гражданской службы.

В период временного отсутствия (в связи с нетрудоспособностью, командированием, нахождением в отпуске и т.д.) гражданский служащий, в том числе руководитель или заместитель руководителя территориального органа, не вправе подписывать служебные документы. Гражданские служащие, которые замещают временно отсутствующего гражданского служащего, все документы подписывают с приставкой "временно исполняющий обязанности" (например, временно исполняющий обязанности руководителя Энского УФАС России).

6.5. Должностные регламенты гражданских служащих территориального органа утверждаются руководителем территориального органа и с листами ознакомления хранятся в отдельной папке.

При проведении организационно-штатных мероприятий должностные регламенты по новым должностям гражданской службы необходимо утверждать не позднее даты введения нового штатного расписания.

6.6. При назначении на должность гражданского служащего кадровик должен:

6.6.1. Ознакомить гражданского служащего с должностным регламентом.

6.6.2. С утвержденного подлинника должностного регламента снять две копии, заверить соответствующим образом (в том числе печатью (не гербовой) территориального органа).

В листе ознакомления с должностным регламентом и на последних страницах копий должностного регламента гражданский служащий вносит следующую запись: "Ознакомлен подпись, дата, месяц, год ознакомления, расшифровка подписи".

6.6.3. Одну копию должностного регламента выдать гражданскому служащему на руки, вторую - приобщить к личному делу гражданского служащего.

6.7. Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей и требований к профессиональной подготовке каждого работника.

6.8. Порядок утверждения, ознакомления и хранения должностных инструкций аналогичен порядку утверждения, ознакомления и хранения должностных регламентов.

VII. Личные дела гражданских служащих (работников)

7.1. В личное дело гражданского служащего (работника) вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Персональные данные, внесенные в личное дело гражданского служащего (работника), относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

7.2. При формировании личного дела гражданского служащего (работника) на кадровика возлагаются следующие обязанности:

7.2.1. получать персональные данные лично у гражданина, поступающего на гражданскую службу (работу);

7.2.2. получать письменное согласие гражданина Российской Федерации на обработку персональных данных;

7.2.3. заверять своей подписью соответствие представленных копий документов их оригиналам;

7.2.4. проверять наличие подписи кандидата на должность государственной гражданской службы на анкете, справке о соблюдении ограничений, связанных с замещением должности государственной гражданской службы, перед тем, как приобщить указанные копии к личному делу;

7.2.5. подтверждать своей подписью достоверность и полноту сведений, указанных в анкете, в справках о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера кандидата на должность, его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, а также в копиях представленных документов;

7.2.6. осуществлять ежегодное ознакомление гражданского служащего (работника) с материалами его личного дела (под роспись с указанием даты ознакомления);

7.3. К личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копия свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия приказа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, должностного регламента, а также экземпляры письменных соглашений о дополнении к служебному контракту;

к) копии приказов о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия приказа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии приказов (выписки из приказов) о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии приказов о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение (форма 001-ГС/у) об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;

ы) согласие на обработку персональных данных;

э) бланк описи документов, имеющихся в личном деле гражданского служащего.

7.4. В случае приобщения к материалам личного дела документов об образовании, полученном гражданином Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, к указанным документам обязательно прилагается подтверждение Министерства образования и науки Российской Федерации о соответствии такого образования образовательным стандартам, установленным на территории Российской Федерации.

7.5. В личное дело гражданского служащего вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также документы, подтверждающие изменение персональных данных гражданского служащего.

7.6. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

7.7. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись документов, имеющихся в личном деле. Документы подшиваются в хронологическом порядке.

7.8. К личному делу работника приобщаются следующие документы:

а) внутренняя опись документов дела;

б) анкета или личный листок по учету кадров;

в) дополнение к личному листку по учету кадров;

г) копия документа об образовании;

д) копия трудового договора;

е) копия приказа о приеме на работу;

ж) копии приказов о поощрениях;

з) иные характеризующие работника документы.

7.9. Личные дела работников комплектуются и ведутся аналогично личным делам гражданских служащих.

7.10. Личные дела гражданских служащих (работников) хранятся в запираемых металлических несгораемых шкафах или сейфах, исключающих случайное ознакомление третьих лиц или утрату материалов личного дела.

7.11. После увольнения гражданского служащего (работника) его личное дело хранится в кадровой службе в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передаются в архив. Личные дела гражданских служащих (работников) хранятся 75 лет (созданные до 2003 года) и 50 лет (созданные после 2003 года).

7.12. При назначении гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы по письменному запросу государственного органа.

Передача личного дела гражданского служащего осуществляется на основе акта приема-передачи личного дела, который оформляется в двух экземплярах (1 экземпляр хранится в территориальном органе, 2 экземпляр - в государственном органе по новому месту замещения должности гражданским служащим).

7.13. При передаче личного дела в другой государственный орган все документы, находящиеся в личном деле, прошиваются, а страницы пронумеровываются, к личному делу прилагается опись всех имеющихся в нем документов.

7.14. Руководитель территориального органа приказом определяет гражданских служащих (работников), имеющих доступ к личным делам гражданских служащих и работников территориального органа.

7.15. Гражданские служащие, ответственные за ведение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих (работников).

VIII. Трудовые книжки гражданских служащих (работников)

8.1. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже гражданского служащего (работника).

8.2. В территориальном органе осуществляется ведение, хранение и учет трудовых книжек гражданских служащих (работников), в том числе руководителя и заместителей руководителя территориального органа.

8.3. Трудовые книжки оформляются и ведутся в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 октября 2003 г. N 69.

8.4. Оформление трудовой книжки гражданскому служащему (работнику), принятому на государственную гражданскую службу (работу) впервые, осуществляется не позднее недельного срока со дня его назначения на должность.

8.5. Сведения о гражданском служащем (работнике), указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

- фамилия, имя, отчество гражданского служащего (работника) указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Учитывая, что в Российской Федерации установлены следующие уровни высшего образования: бакалавриат, специалитет и магистратура, подготовка кадров высшей квалификации, то в графе "образование" необходимо указывать полностью уровень образования, например: "высшее-бакалавриат" или "высшее, степень бакалавра". В графе "профессия, специальность" необходимо указывать именно направление подготовки, специальность, а не квалификацию, например: "по направлению подготовки экономика" (при наличии диплома бакалавра) или "юриспруденция" (при наличии диплома специалиста).

8.6. После указания даты заполнения трудовой книжки гражданский служащий (работник) своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает также кадровик, после чего ставится гербовая печать территориального органа.

8.7. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности гражданского служащего (работника) производится кадровиком на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.

При изменении фамилии или имени, отчестве, даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью кадровика.

При изменении (дополнении) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

8.8. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

При внесении неправильной или неточной записи в разделы "Сведения о работе" или "Сведения о награждении" трудовой книжки под этой записью делается запись следующего содержания: "запись за номером _____ недействительна" и ниже вносится правильная запись.

8.9. В случае если при проверке документов гражданского служащего (гражданина), поступающего на гражданскую службу (работу) в территориальный орган, выявлена неправильная или неточная запись в его трудовой книжке, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее территориальным органом возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку, либо при наличии документов, подтверждающих наличие оснований для исправления.

8.10. При внесении записей в трудовую книжку оставление пустых строк не допускается.

8.11. В трудовые книжки гражданских служащих (работников) вносятся записи на основании соответствующего приказа:

- о назначении;

- о присвоении классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (только для гражданских служащих);

- о награждениях и поощрениях;

- об увольнении.

8.12. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Так, если гражданский служащий принят на работу 3 декабря 2014 года, в трудовой книжке делается запись: "03.12.2014".

8.13. Порядок внесения записей о назначении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка ставится штамп с полным наименованием территориального органа (при приеме на гражданскую службу (работу) в территориальный орган). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата принятия на гражданскую службу и назначения на должность (назначения на должность). В графу 3 вносится запись о принятии на гражданскую службу и назначении на должность (назначения на должность) в строгом соответствии с приказом. Например: "Принят(а) на федеральную государственную гражданскую службу и назначен(а) на должность федеральной государственной гражданской службы ведущего специалиста - эксперта отдела государственных закупок".

В графу 4 вносятся дата и номер приказа о назначении на должность.

8.14. Порядок внесения записей о присвоении классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации следующий: в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата присвоения классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации. В графе 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись о присвоении классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации. Например: "Присвоен классный чин государственной гражданской службы Российской Федерации - референт государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса". В графу 4 вносятся дата и номер приказа (распоряжения Правительства Российской Федерации) о присвоении классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации.

8.15. Порядок внесения записей о награждении гражданских служащих (работников) следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка ставится штамп с полным наименованием территориального органа. Под этим заголовком в графе 1 вносится порядковый номер записи (нумерация, возрастающая в течение всего периода трудовой деятельности гражданского служащего (работника). В графе 2 указывается дата награждения. В графу 3 вносится запись в соответствии с приказом о награждении, за какие достижения и какой наградой награжден гражданский служащий (работник). Например: "За особые заслуги в обеспечении свободы конкуренции и эффективной защиты предпринимательства награжден(а) Почетной грамотой Федеральной антимонопольной службы". В графу 4 вносятся дата и номер приказа (иного акта) о награждении.

8.16. Порядок внесения записей об увольнении следующий: в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 в соответствии с приказом указывается дата освобождения от должности и увольнения с гражданской службы (увольнения). В графу 3 вносится запись о причине освобождения от должности и увольнении гражданского служащего (работника). Например: "Расторгнут служебный контракт, освобожден(а) от замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы и уволен(а) с федеральной государственной гражданской службы _________20__ года по собственной инициативе, пункт 3 части 1 статьи 33 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" или "Расторгнут служебный контракт, освобожден(а) от замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы и уволен(а) с федеральной государственной гражданской службы __________20__ года в связи с сокращением замещаемой им(ею) должности, пункт 8.2 части 1 статьи 37 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

В графу 4 вносятся дата и номер приказа об увольнении.

8.17. При внесении даты и номера приказа в графу 4 трудовой книжки следует различным образом вносить запись о приказах территориального органа и приказах ФАС России. Запись о дате и номере приказа территориального органа осуществляется следующим образом: "приказ от 01.10.2014 N 47-к", запись о дате и номере приказа ФАС России - "приказ ФАС России от 01.10.2014 N 548-к".

8.18. Кадровик заверяет запись об увольнении своей подписью, указывая должность и фамилию, ставит гербовую печать территориального органа.

8.19. В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, а также сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения.

8.20. Кадровик при увольнении гражданского служащего (работника) знакомит его с записями в трудовой книжке под роспись. Например: "С записями в трудовой книжке ознакомлен подпись Иванов В.В.".

8.21. Кадровик обязан выдать гражданскому служащему (работнику) в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

8.22. В случае смерти гражданского служащего (работника) трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении служебного контракта (трудового договора) выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

8.23. Кадровик обязан по письменному заявлению гражданского служащего (работника) не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать гражданскому служащему (работнику) копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

8.24. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

8.25. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

8.26. При выдаче каждого вкладыша на первой странице трудовой книжки вносится запись "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

8.27. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, гражданскому служащему (работнику) по его письменному заявлению кадровик выдает дубликат трудовой книжки, в который переносит все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

8.28. Кадровик обязан выдать гражданскому служащему (работнику) дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи гражданским служащим (работником) заявления об утрате трудовой книжки.

8.29. При оформлении дубликата трудовой книжки кадровик вносит в него:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы гражданского служащего (работника) до поступления в территориальный орган, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку в территориальном органе.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей гражданского служащего (работника).

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

8.30. Трудовые книжки хранятся в сейфе.

8.31. Все трудовые книжки, принятые от гражданских служащих (работников) при поступлении на службу (работу), а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные гражданским служащим (работникам) впервые, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

8.32. При получении трудовой книжки в связи с увольнением гражданский служащий (работник) расписывается за получение трудовой книжки на руки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

IX. Структура и штатное расписание

9.1. Требования к структуре и штатному расписанию территориального органа регламентированы приказом ФАС России от 05.04.2016 N 409/16 "Об утверждении Требований к структуре и штатному расписанию территориального органа ФАС России".

9.2. Основаниями для утверждения и введения нового штатного расписания являются:

а) необходимость оптимизации структуры территориального органа (решение руководителя территориального органа о внесении изменений в структуру и штатное расписание, не связанное с введением и/или исключением должности заместителя руководителя управления, заместителя руководителя управления - начальника отдела);

б) приказы ФАС России, в том числе:

- "Об установлении штатной численности и месячного фонда оплаты труда федеральных государственных гражданских служащих и работников территориальных органов ФАС России (без учета персонала по охране и обслуживанию зданий)";

- "О внесении изменений в приказ ФАС России "Об установлении штатной численности и месячного фонда оплаты труда федеральных государственных гражданских служащих и работников территориальных органов ФАС России (без учета персонала по охране и обслуживанию зданий)" (сокращение, увеличение штатной численности территориальных органов);

- "О внесении изменений в штатное расписание территориального органа ФАС России" (введение и/или исключение должности заместителя руководителя управления и заместителя руководителя управления - начальника отдела), и другие.

9.3. Штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом территориального органа "О штатном расписании территориального органа ФАС России", является неотъемлемым приложением к нему.

Дата введения штатного расписания должна совпадать или быть позже даты его утверждения приказом территориального органа "О штатном расписании территориального органа ФАС России" (даты регистрации приказа территориального органа "О штатном расписании территориального органа ФАС России").

9.4. Порядок оформления, регистрации, учета и хранения приказов территориального органа "О штатном расписании территориального органа ФАС России" осуществляется строго в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Приказы территориального органа "О штатном расписании территориального органа ФАС России" относятся к документам постоянного хранения и регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года в отдельном журнале и хранятся в отдельный папке.

Номера приказов территориального органа "О штатном расписании территориального органа ФАС России" регистрируются с буквой "к" (например, N 168-к).

9.5. Штатное расписание подписывается должностными лицами территориального органа, ответственными за ведение бухгалтерского учета и кадровой работы.

9.6. В штатное расписание включаются должности гражданской службы. Наименование должностей в штатном расписании должно соответствовать наименованию должностей Реестра должностей федеральной государственной гражданской службы, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 2005 года N 1574.

9.7. В штатное расписание могут включаться должности, не являющиеся должностями гражданской службы, а именно: ведущий эксперт, эксперт, старший инспектор-делопроизводитель, инспектор-делопроизводитель, заведующий хозяйством. Наименование должностей и должностные оклады работников, замещающих должности, не являющиеся должностями гражданской службы, в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2007 N 176.

9.8. Наименования отделов и должностей в штатном расписании должны указываться полностью в единственном числе в именительном падеже. Не допускается сокращение при написании наименований отделов и должностей, использование их аббревиатур.

9.9. В графе "Наименование подразделения и должности" штатного расписания указывается должность руководителя управления, должность(ти) заместителя(ей) руководителя управления и должности, не входящие в состав отделов.

Далее последовательно указываются наименования отделов и перечисляются по старшинству наименования должностей в составе отдела.

Должность заместителя руководителя управления - начальника отдела указывается первой в отделе, который он возглавляет.

9.10. В штатном расписании не допускаются сноски, примечания, пояснения. Исключение составляет графа "Примечание", в которой должны указываться нормативные документы по установлению надбавок.

9.11. Расчет месячного фонда оплаты труда (далее - МФОТ) подписывается руководителем территориального органа и лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета.

9.12. Внесение изменений в форму расчета МФОТ не допускается (в том числе, внесение изменений в шапку формы, в последовательность граф, введение дополнительных граф). В расчете МФОТ не допускаются сноски, примечания, пояснения.

9.13. В графе 2 "ФИО, дата назначения на должность" расчета МФОТ указываются ФИО служащих, замещающих должности согласно штатному расписанию, и дата назначения их на должность. Если должность не замещена, указывается слово "вакансия".

X. Документы о награждении ведомственными наградами

10.1. В ФАС России существуют следующие виды ведомственных знаков отличия:

- Почетная грамота Федеральной антимонопольной службы;

- Медаль Федеральной антимонопольной службы "За отличие в службе" (трех степеней);

- Почетный знак Федеральной антимонопольной службы "За заслуги в развитии конкуренции в России";

- звание "Почетный работник антимонопольных органов России" и нагрудный знак к нему.

Награждение ведомственными знаками отличия ФАС России производится в указанной последовательности.

10.2. В ФАС России существуют следующие виды поощрения:

- Благодарность руководителя Федеральной антимонопольной службы (далее - Благодарность);

- Благодарственное письмо руководителя Федеральной антимонопольной службы (далее - Благодарственное письмо).

10.3. Награждение и поощрение ведомственными знаками отличия, Благодарностью и Благодарственным письмом производится на основании представления.

10.4. Представления к награждению Медалью Федеральной антимонопольной службы "За отличие в службе", Почетным знаком Федеральной антимонопольной службы "За заслуги в развитии конкуренции в России", а также присвоению звания "Почетный работник антимонопольных органов России" подписывают и вносят заместители руководителя ФАС России, начальники структурных подразделений ФАС России, руководители территориальных органов.

10.5. Представления к награждению Почетной грамотой Федеральной антимонопольной службы и поощрению Благодарностью и Благодарственным письмом вносятся на рассмотрение заместителями руководителя ФАС России, начальниками структурных подразделений ФАС России, руководителями территориальных органов, Советом территориальных органов ФАС России, Советами руководителей территориальных органов ФАС России в федеральных округах.

10.6. Форма представления к ведомственному знаку отличия ФАС России утверждена приказом ФАС России от 06.07.2015 N 553/15 "О ведомственных знаках отличия Федеральной антимонопольной службы".

10.7. Копия приказа о награждении, поощрении гражданского служащего (работника) подшивается в его личное дело, запись о награждении, поощрении - вносится в трудовую книжку.

XI. Документы и материалы Конкурсной, Аттестационной комиссий, а также Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов

11.1. В территориальном органе создаются Конкурсная, Аттестационная комиссии, а также Комиссия по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов (далее - Комиссии).

11.2. Составы Комиссий утверждаются соответствующими приказами территориальных органов, с обязательным отражением персональных данных всех членов Комиссий, в том числе независимых экспертов. При этом персональные данные независимых экспертов не должны быть указаны в запросах о приглашении в состав Комиссии специалистов по вопросам, связанным с гражданской службой, направляемых в научные организации и образовательные учреждения, другие организации.

11.3. Решения, принимаемые на заседаниях Комиссий, оформляются протоколами.

11.4. На заседаниях Комиссий осуществляется аудиозапись.

11.5. Обязанности по ведению записей во время заседания, сбору материалов и подготовке проекта протокола возлагаются на секретарей Комиссий.

11.6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются следующие реквизиты: председатель Комиссии, члены Комиссии, секретарь Комиссии, повестка дня, докладчик по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (печатаются с прописной буквы).

11.7. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года (с наступлением нового календарного года нумерация протоколов начинается заново). Дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

11.8. Датой протокола является дата заседания Комиссии.

11.9. Протокол составляется в течение 3-х дней со дня заседания Комиссии.

11.10. Протокол подписывается всеми членами Комиссии, присутствовавшими на заседании.

11.11. Протоколы подшиваются в течение календарного года в хронологическом порядке и хранятся в соответствующей папке.

11.12. Отдельно хранятся материалы Комиссии.

11.13. Аудиозаписи заседаний Комиссии хранятся в сейфе.

11.14. Копия протокола заседания Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов или выписка из него приобщается к личному делу гражданского служащего, в отношении которого рассмотрен вопрос о соблюдении требований к служебному поведению и (или) требований по урегулированию конфликта интересов.

11.15. По результатам конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы или включения в кадровый резерв территориального органа сообщения о результатах конкурса направляются в письменной форме кандидатам в 7-дневный срок со дня его завершения.

11.16. Документы претендентов на замещение вакантной должности государственной гражданской службы, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, могут быть им возвращены по их письменному заявлению в течение трех лет со дня завершения конкурса. До истечения этого срока документы хранятся в архиве территориального органа, после чего подлежат уничтожению.

XII. Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей

12.1. Ежегодно до 30 апреля руководители территориальных органов и их заместители представляют в Управление государственной службы ФАС России справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя, супругу (супруга) и несовершеннолетних детей.

12.2. Ежегодно до 30 апреля гражданские служащие территориального органа представляют кадровику территориального органа ФАС России справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя, супругу (супруга) и несовершеннолетних детей, после чего руководитель территориального органа отчитывается перед руководителем ФАС России о работе, проведенной по сбору и анализу указанных справок.

12.3. Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей приобщаются к личным делам гражданских служащих.

12.4. Приказом территориального органа утверждается перечень должностей, замещение которых влечет за собой размещение сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя, супругу (супруга) и несовершеннолетних детей на официальном сайте территориального органа.

XIII. Служебные и иные проверки

13.1. Служебная проверка в территориальном органе проводится в порядке, утвержденном приказом ФАС России от 09.04.2014 N 238/14.

13.2. По фактам несоблюдения гражданским служащим ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнении обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции, проверка проводится в порядке, установленном Указом Президента Российской Федерации от 21 сентября 2009 года N 1065 "О проверке достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими, и соблюдения федеральными государственными служащими требований к служебному поведению".

Такая проверка проводится в соответствии с Положением о проверке достоверности и полноты сведений, представленных гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими, и соблюдения федеральными государственными служащими требований к служебному поведению в Федеральной антимонопольной службе, утвержденным приказом ФАС России от 19.09.2013 N 600/13.

13.3. Кадровик оформляет результаты служебной проверки в виде письменного заключения и представляет руководителю территориального органа для принятия решения.

13.4. В заключении указывается предложение Комиссии о применении к гражданскому служащему дисциплинарного взыскания (вид дисциплинарного взыскания не указывается) или о неприменении к нему дисциплинарного взыскания.

13.5. Заключение подписывается председателем и членами Комиссии.

XIV. Шаблоны основных кадровых документов

14.1. Кадровик в своей работе использует следующие шаблоны основных кадровых документов прилагаемые к настоящей инструкции:

- служебный контракт о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;

- срочный служебный контракт о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;

- соглашение о дополнении к служебному контракту, заключенному с государственным гражданским служащим;

- трудовой договор с работником, замещающим должность, не являющуюся должностью федеральной государственной гражданской службы;

- приказ о назначении на должность;

- приказ о назначении на иную должность государственной гражданской службы Российской Федерации;

- приказ о назначении на должность на период временного отсутствия государственного гражданского служащего;

- приказ о заключении срочного служебного контракта (шаблон применяется до 01.01.2017);

- уведомление о сокращении должности государственной гражданской службы;

- предложение вакантной должности в территориальном органе;

- предложение вакантной должности в иных государственных органах;

- уведомление о расторжении служебного контракта в связи с достижением предельного возраста;

- уведомление о расторжении служебного контракта в связи с истечением срока его действия;

- приказ об увольнении по инициативе государственного гражданского служащего;

- приказ об увольнении по инициативе государственного гражданского служащего в связи с выходом на государственную пенсию;

- приказ об увольнении в связи с достижением предельного возраста пребывания на государственной гражданской службы;

- приказ об увольнении в связи с сокращением должности государственной гражданской службы;

- приказ об увольнении в связи с истечением срока действия срочного служебного контракта;

- приказ об увольнении в связи с неоднократным неисполнением без уважительных причин должностных обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания;

- приказ об увольнении в связи с утратой доверия;

- приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением;

- приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;

- приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, в том числе за работу в районах Крайнего Севера;

- приказ о предоставлении отпуска без сохранения денежного содержания;

- приказ о продлении части ежегодного оплачиваемого отпуска;

- приказ о предоставлении дополнительного отпуска;

- приказ о предоставлении учебного отпуска;

- приказ о командировании;

- отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке;

- приказ о проведении аттестации федеральных государственных гражданских служащих, график проведения аттестации федеральных государственных гражданских служащих;

- приказ о предоставлении отзывов на федеральных государственных гражданских служащих, график предоставления отзывов на федеральных государственных гражданских служащих;

- приказ о проведении квалификационного экзамена федеральных государственных гражданских служащих, график проведения квалификационного экзамена федеральных государственных гражданских служащих;

- приказ о классных чинах федеральных государственных гражданских служащих;

- приказ об утверждении состава Аттестационной комиссии;

- приказ о внесении изменений в состав Конкурсной комиссии (смена членов комиссии);

- приказ о внесении изменений в состав Конкурсной комиссии (изменение должности члена комиссии);

- приказ о проведении служебной проверки;

- приказ о дисциплинарном взыскании;

- приказ о снятии дисциплинарного взыскания;

- приказ о предоставлении дополнительных перерывов для кормления ребенка;

- приказ об изменении режима служебного времени;

- приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам;

- приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

- приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком;

- приказ об изменении фамилии;

- приказ об установлении ежемесячной надбавки за выслугу лет;

- приказ о праве подписи на бланке листа нетрудоспособности;

- приказ о выплате материальной помощи;

- должностная инструкция;

- согласие на обработку персональных данных;

- реестр гражданских служащих территориального органа.