Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 июня 2011 г. N 3118 "Об утверждении Перечня видов документов, создание, хранение, использование которых в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии должно осуществлятся в форме электронных документов"

С целью обеспечения выполнения пункта 6 "Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности", утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень видов документов, создание, хранение, использование которых в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии должно осуществляться в форме электронных документов, согласованный с Федеральным архивным агентством.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Федерального агентства В.Н. Крутикова.

Руководитель Федерального агентства

Г.И. Элькин

Перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии должно осуществляться в форме электронных документов
(утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 июня 2011 г. N 3118)

Номер п/п	Вид документа	Срок хранения документа*		Примечания
1	2	3		4
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1	Поручения Руководителя Федерального агентства и его заместителей структурным подразделениям по вопросам технического регулирования и метрологии и документы по их выполнению (письма, справки и т.д.) (1)	5 л. ЭПК ст. 7*		(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
2	Протоколы совещаний у руководства структурного подразделения Федерального агентства	5 л. (3) ЭПК ст. 18		(3) При сложной структуре организации (структура в структуре) - 5 л. ЭПК
3	Проекты приказов Федерального агентства и документы к ним	1 г. ст. 20
4	Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов	5 л. ЭПК ст. 21
5	Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний	5 л. ЭПК ст. 24
6	Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг	5 л. ЭПК ст. 26
7	Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 л. ЭПК ст. 29
8	Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 л. ЭПК ст. 30
9	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 л. ЭПК ст. 31
1.2. Организационные основы управления
10	Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке	5 л. ЭПК ст. 58
11	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации	5 л. (1) ЭПК ст. 59		(1) После завершения деятельности рабочих групп
12	Проекты структур и схем организации управления	5 л. ЭПК ст. 65
13	Переписка о разработке структур и схем организации управления	3 г. (1) ст. 66		(1) После утверждения
14	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 л. ЭПК ст. 67
15	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению	5 л. ЭПК ст. 72
16	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний Федерального агентства	3 г. (1) ст. 73		(1) После утверждения
17	Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики	5 л. ЭПК ст. 82
18	Переписка по организационным вопросам деятельности Федерального агентства	5 л. ст. 84
19	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Федерального агентства	5 л. ЭПК ст. 87
20	Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений	5 л. ЭПК ст. 88
21	Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности	5 л. ЭПК ст. 89
22	Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, "круглых" столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч	5 л. ЭПК ст. 91
23	Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)	5 л. ЭПК ст. 93
24	Переписка по вопросам аттестации, аккредитации и лицензированию	5 л. ЭПК ст. 109
1.3. Контроль
25	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л. ст. 175
26	Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений	5 л. ст. 176
27	Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л. ст. 177
28	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л. ЭПК ст. 178
1.4. Правовое обеспечение деятельности
29	Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч., о разъяснении законодательства	3 г. ст. 194
30	Базы данных (справочные, полнотекстовые): а) по законодательным актам б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации	До замены новыми ст. 196
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
31	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 г. (1) ст. 202		(1) После утверждения
32	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 г. (1) ст. 203		(1) После снятия с контроля
33	Списки адресов обязательной рассылки документов	3 г. (1) ст. 204		(1) После замены новыми
34	Переписка о нарушении правил пересылки документов	1 г. ст. 205
35	Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности	3 г. ст. 206
36	Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий	5 л. ЭПК ст. 212
37	Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 л. ст. 213
38	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 л. ЭПК ст. 214
39	Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения	5 л. ЭПК ст. 216
40	Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 л. ст. 217
41	Программные продукты (комплексы)	Пост. ст. 218
42	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу ст. 220
43	Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования	5 л. (1) ст. 222		(1) При условии проведении проверки (ревизии)
44	Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники	5 л. ст. 225
45	Переписка о сертификатах ключа подписи	15 л. ЭПК ст. 238
46	Топографические указатели	1 г. (1) ст. 249		(1) После замены новыми
47	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 л. ЭПК ст. 256
48	Отчеты, справки об объеме документооборота Федерального агентства	1 г. ст. 257
49	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:			1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
	в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 л. ст. 258
	г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 л. ст. 258
	д) контроля исполнения документов	3 г. ст. 258
	е) обращений граждан	5 л. ст. 258
	ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г. ст. 258
	з) фотофонодокументов, видеодокументов	3 г. (1) ст. 258
	и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов	1 г. ст. 258
50	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:			(1) После возвращения всех дел
	а) приема посетителей	3 г. ст. 259
	б) рассылки документов	2 г. ст. 259
	в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях	3 г. ст. 259
	г) бланков строгой отчетности	3 г. ст. 259
	д) компьютерных, копировальных работ	1 г. ст. 259
	е) выдачи дел во временное пользование	3 г. (1) ст. 259
	ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности	1 г. ст. 259
51	Книги, журналы учета:			(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии) (2) После замены пароля (3) После замены ключа
	а) электронных носителей	5 л. (1) ст. 260
	б) выдачи электронных дисков	5 л. (1) ст. 260
	в) паролей	5 л. (2) ст. 260
	г) ключевых носителей	5 л. (3) ст. 260
	д) сертификатов электронных цифровых подписей	5 л. (3) ст. 260
	ж) копирования баз данных	До минования надобности ст. 260
	з) технических средств защиты	5 л. (1) ст. 260
2. Планирование деятельности
2.1. Прогнозирование
52	Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке	10 л. ЭПК ст. 263
53	Переписка о разработке целевых программ	5 л. ЭПК ст. 264
54	Документы о ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК ст. 266
55	Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним	10 л. ЭПК ст. 269
2.2. Текущее планирование
56	Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов	5 л. ст. 283
57	Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов	5 л. ст. 284
58	Годовые планы организации: б) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности	5 л. ст. 285
59	Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним	5 л. ЭПК ст. 286
60	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности Федерального агентства и её структурных подразделений	До минования надобности ст. 288
61	Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию	5 л. ст. 289
62	Годовые планы работы структурных подразделений Федерального агентства	5 л. (1) ст. 290		(1) При отсутствии годовых планов работы организации - пост.
63	Индивидуальные планы работников	1 г. ст. 291
64	Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 лет ст. 292
65	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 л. ЭПК ст. 293
66	Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации	5 л. ЭПК ст. 295
67	Переписка по вопросам планирования	5 л. ст. 296
2.3. Ценообразование
68	Справки, расчеты по прогнозированию цен	5 л. ст. 298
69	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК ст. 303
70	Переписка о разработке, применении и изменении тарифов	5 л. ЭПК ст. 304
3. Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование
71	Проекты планов (бюджетов) организации	5 л. ст. 315
72	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, реестры, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 л. ЭПК ст. 319
73	Переписка об экономических нормативах	5 л. ст. 323
74	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 л. ст. 331
75	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 л. ЭПК ст. 332
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
76	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 л. ст. 359
77	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах	1 г. ст. 367
78	Переписка о выплате заработанной платы	5 л. ст. 414
79	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 л. ст. 461
80	Заказы на бланки документов учета и отчетности	1 г. ст. 463
4.2. Статистический учет и отчетность
81	Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов:			(1) При отсутствии годовых - пост. (2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - пост.
	в) полугодовые	5 л. (1) ст. 464
	г) квартальные	5 л. (1) ст. 464
	д) месячные	1 г. (2) ст. 464
82	Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ	5 л. ЭПК ст. 470
83	Годовые отчеты о работе структурных подразделений Федерального агентства	5 л. (1) ст. 475		(1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - пост.
84	Индивидуальные отчеты работников	1 г. ст. 476
85	Журналы учета передаваемых статистических данных	5 л. ст. 477
86	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 л. ст. 479
5. Экономические, научные, культурные и иные связи
5.1. Организация связей
87	Переписка об участии в деятельности международных организаций	5 л. ЭПК ст. 483
88	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 л. ЭПК ст. 487
5.2. Осуществление связей
89	Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества	10 л. ЭПК ст. 497
90	Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества	5 лет ЭПК ст. 498
91	Переписка с российскими организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности	5 л. ЭПК ст. 503
6. Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
92	Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности, маркетинге	5 л. ЭПК ст. 511
93	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности	5 л. ст. 512
94	Информационные обзоры (доклады)	До минования надобности ст. 514
95	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах:
	а) на материалы, изданные за рубежом	3 г. ст. 521
	б) на материалы, изданные в Российской Федерации	1 г. ст. 521
96	Переводы информационных статей из иностранных изданий	До минования надобности ст. 522
97	Переписка о переводе иностранной литературы	1 г. ст. 523
98	Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов	1 г. ст. 524
99	Книги, журналы регистрации научно-технической информации	5 л. ст. 525
100	Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных	До минования надобности ст. 527
101	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу	1 г. (1) ст. 529		(1) После получения подписной литературы
6.2. Распространение информации, реклама
102	Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники): а) по месту разработки	До ликвидации организации ст. 535
103	Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью Федерального агентства	5 л. ЭПК ст. 538
104	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 л. ЭПК ст. 540
105	Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) Федерального агентства по вопросам её деятельности	5 л. ЭПК ст. 547
106	Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой	5 л. ЭПК ст. 555
107	Документы (доклады, отчеты, переписка) по вопросам функционирования Интернет-портала Федерального агентства	5 л. ЭПК ст. 556
108	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 л. ст. 557
7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности
109	Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников	5 л. ЭПК ст. 561
110	Переписка по вопросам трудоустройства	5 л. ст. 564
111	Переписка о ходе заключения коллективных договоров	3 г. ст. 578
112	Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора	5 л. ЭПК ст. 580
113	Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 г. ст. 585
114	Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы гражданских служащих Федерального агентства	5 л. (1) ст. 586		(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 л.
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
115	Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы	5 л. ЭПК ст. 595
116	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий	5 л. ЭПК ст. 596
117	Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5 л. ст. 600
7.3. Охрана труда
118	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 л. ст. 608
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
119	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭПК ст. 649
120	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л. ст. 650
121	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г. ст. 651
122	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 л. ЭПК ст. 652
123	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г. ст. 673
124	Переписка о прохождении федеральной государственной службы	5 л. ЭПК ст. 674
125	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников, в том числе установления стажа работы государственной гражданской службы	5 л. ЭПК ст.675
126	Списки:			(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
	ж) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми ст. 685
	з) получающих персональные ставки, оклады	10 л. (1) ст. 685
	и) обучающихся без отрыва от производства	5 л. ст. 685
	к) работников, ушедших на пенсию	5 л. ст. 685
	л) лиц, выезжающих за границу	5 л. ст. 685
127	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г. ст. 686
128	Переписка об оформлении командировок	5 л. (1) ст. 687		(1) Для зарубежных командировок - 10 л. ЭПК
129	Графики предоставления отпусков	1 г. ст. 693
130	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г. ст. 694
131	Книги, журналы, карточки учета: ж) отпусков	3 г. (1) ст. 695		(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки - 10 л.
	з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 л. (2) ст. 695
8.2. Установление квалификации работников
132	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л. ст. 702
133	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 л. ст. 705
134	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г. ст. 707

ГАРАНТ:

Здесь и далее по тексту нумерация разделов таблицы приводится в соответствии с источником

8.4. Награждение
135	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭПК ст. 742
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
136	Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 г. ст. 779
137	Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним	1 г. ст. 781
138	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 г. ст. 783
139	Списки, книги адресов и телефонов	1 г. (1) ст. 785	(1) После замены новыми
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
140	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта	5 л. ЭПК ст. 811
141	Переписка о коммунальном обслуживании организации	1 г. ст. 818
142	Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 г. ст. 819
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
143	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами	3 г. ст. 824
144	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности Федерального агентства в транспортных средствах	3 г. ст. 825
145	Переписка об обеспечении средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий	5 л. ст. 845
146	Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи их эксплуатации и использовании	5 л. ЭПК ст. 846
147	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации	3 г. ст. 852
148	Схемы линий внутренней связи организации	До замены новыми ст. 853
11. Социально-бытовые вопросы
11.1. Социальное страхование
149	Документы (протоколы, информации, справки, переписка) по работе комиссии социального страхования организации	5 л. ЭПК ст. 903
150	Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 г. ст. 913
151	Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря	1 г. ст. 917
152	Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря	1 г. ст. 918
153	Списки детей работников организации	До замены новыми ст. 919
11.2. Жилищно-бытовые вопросы
154	Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников	3 г. ст. 957
11.3. Организация досуга
155	Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видеодокументы) об организации досуга работников	5 л. ЭПК ст. 960
156	Документы (сметы, списки, отчеты, информации, справки, отчеты, переписка) о проведении культурно-массовых, в т.ч., благотворительных мероприятий	5 л. ЭПК ст. 963

______________________________

* Здесь и далее используются статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558