Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Приложение. Регламент префектуры ЮАО г. Москвы
Приложение
к распоряжению префекта Южного
административного округа г. Москвы
от 6 апреля 2009 г. N 01-41-293
Регламент
префектуры Южного административного округа города Москвы
С изменениями и дополнениями от:
10 июня, 28 сентября, 11 ноября 2009 г., 8, 29 июля, 22 октября 2010 г., 27 апреля, 20, 26 сентября 2011 г., 5 июня, 12 октября 2012 г.
1. Общие положения
1.1. Статус, полномочия, порядок назначения, принципы и гарантии деятельности должностных лиц префектуры определены Положением о префектуре административного округа города Москвы, Положением об управе района города Москвы, Законом "О государственной гражданской службе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами.
1.2. Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности префектуры Южного административного округа г. Москвы (далее - префектура).
Ответственность за организацию делопроизводства в префектуре, организационно-методическое, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности префектуры возлагается на руководителя аппарата префектуры (в ранге заместителя префекта).
Информация об изменениях:
Пункт 1.3 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
1.3. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы префектуры, в том числе электронные документы, и обязательны для всех должностных лиц, государственных гражданских служащих и других сотрудников, обеспечивающих деятельность префекта и префектуры, а также должностных лиц и служащих органов исполнительной власти города Москвы при работе с документами префектуры.
Электронные документы, оформленные в соответствии с требованиями федерального законодательства, являются равнозначными документам, оформленным на бумажном носителе, если иное не установлено федеральным законодательством. Если необходимость наличия документа в бумажной форме не определена нормативными правовыми актами, электронный документ имеет право хождения без создания и использования копий на бумажном носителе.
Особенности работы с электронными документами префектуры устанавливаются распорядительным документом (правовым актом) префектуры.
Распорядительные и служебные документы префектуры, содержащие государственную тайну, регистрируются Первым отделом, порядок работы с ними осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
1.4. В префектуре установлена централизованная система делопроизводства.
1.5. Несоблюдение требований Регламента должностными лицами и сотрудниками префектуры, управ районов, окружных служб и управлений влечет их дисциплинарную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами города Москвы, распорядительными документами префектуры.
2. Организация работы префектуры
2.1. Планирование работы префектуры
2.1.1. Префектура строит свою работу на основе плана работы на квартал, включающего приоритетные направления социально-экономического развития административного округа, а также текущих планов работы.
2.1.2. План работы префектуры на квартал утверждается распоряжением.
2.1.3. План работы префектуры состоит из разделов:
I раздел. Вопросы, вносимые для рассмотрения на заседаниях Коллегии префектуры.
II раздел. Вопросы, вносимые для рассмотрения на оперативных совещаниях с главами управ районов, начальниками окружных служб и управлений.
III раздел. Организационные мероприятия.
2.1.4. План работы префектуры на квартал формируется на основе Программы Правительства Москвы на год и планов работы Правительства Москвы на полугодие и содержит перечень наиболее важных вопросов жизнедеятельности округа, вносимых для рассмотрения на заседаниях Коллегии префектуры Южного административного округа города Москвы, совещаний префекта с главами управ районов, начальниками окружных служб и управлений, а также перечень организационных и других мероприятий, обеспечивающих решение задач экономического и социального развития округа.
2.1.5. Подготовка плана работы префектуры на квартал осуществляется на основании поручения префекта. Ответственность за своевременную подготовку предложений в план возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей, а также глав управ районов, руководителей окружных служб и управлений.
2.1.6. Предложения для включения в план работы префектуры на квартал, направляются в Организационное управление за подписью первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры и руководителей структурных подразделений, подчиняющихся непосредственно префекту, глав управ районов не позднее, чем за 30 дней до начала планируемого периода с указанием ответственных за подготовку вопроса и предлагаемого срока рассмотрения.
2.1.7. Организационное управление обобщает поступившие предложения в план работы, готовит проект плана работы на квартал и проект распорядительного документа об утверждении плана работы префектуры.
Проект плана работы направляется на согласование первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры и дорабатывается с учетом внесенных замечаний, в течение двух рабочих дней.
Предложения в план работы префектуры по вопросам, относящимся к ведению нескольких комплексов, должны быть согласованы с заместителями префекта в соответствии с распределением обязанностей.
При отсутствии согласования окончательное решение о включении вопроса в план работы префектуры принимает префект.
Проект квартального плана работы префектуры не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода вносится на утверждение префекта.
Информация об изменениях:
Пункт 2.1.8 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
2.1.8. Контроль за выполнением плана работы префектуры на квартал осуществляется первыми заместителями, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей.
Общий контроль за выполнением плана работы возлагается на заместителя префекта, курирующего организационные вопросы.
2.1.9. В соответствии с утвержденным префектом планом работы префектуры на квартал структурными подразделениями составляются текущие планы работы.
2.1.10. С целью обеспечения оперативной информацией префекта, должностных лиц префектуры и информирования Правительства Москвы, а также для проведения согласованной и скоординированной работы в административном округе, структурные подразделения префектуры, окружные службы и управления, управы районов, осуществляющие свою деятельность в границах административного округа, не позднее 17.00 часов среды текущей недели представляют в Организационное управление информацию о планируемых мероприятиях на следующую неделю, одновременно данная информация ими вносится в раздел Планирование "Корпоративного портала префектуры".
На основании представленной информации Организационное управление разрабатывает и рассылает структурным подразделениям префектуры, управам районов, окружным службам и управлениям план мероприятий на предстоящую неделю (по пятницам до 16.00 часов). Аналогичный план автоматически формируется на "Корпоративном портале префектуры" в разделе Планирование. Ответственность за своевременное введение информации в раздел Планирование возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей, а также глав управ районов, руководителей окружных служб и управлений. Внесение изменений и дополнений в план мероприятий префектуры, после его утверждения, выполняется только сотрудником Организационного управления, ответственным за данную работу.
Для обеспечения эффективной профессиональной служебной деятельности каждого сотрудника в отдельности и управления (отдела, сектора) префектуры в целом производится составление личных планов работы сотрудников и планов работы управления (отдела, сектора) на предстоящую неделю. Указанные планы представляются в Организационное управление не позднее 16.00 пятницы текущей недели.
Информация об изменениях:
Пункт 2.2 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 22 октября 2010 г. N 01-41-565
2.2. Подготовка и проведение заседаний Коллегии
2.2.1. Общие положения
2.2.1.1. Коллегия префектуры Южного административного округа города Москвы (далее Коллегия) создается префектом для коллегиального рассмотрения важнейших вопросов жизнеобеспечения и развития административного округа, а также для координации деятельности префектуры, управ районов, окружных служб и управлений.
2.2.1.2. В своей работе Коллегия руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, нормативно-правовыми актами города Москвы.
2.2.2. Основные направления деятельности Коллегии
2.2.2.1. На заседаниях Коллегии:
- рассматриваются целевые программы социально-экономического развития административного округа;
- рассматриваются вопросы расходования финансовых средств, выделяемых из бюджета города Москвы на обеспечение программ города Москвы по Южному административному округу;
- дается оценка деятельности управ районов, окружных служб и управлений по практической реализации концепции социально-экономического и градостроительного развития административного округа, выполнению указов Мэра Москвы, распорядительных документов Правительства Москвы, распоряжений префектуры, городских и окружных целевых программ;
- заслушиваются отчеты, дается оценка деятельности управ районов, окружных служб и управлений по обеспечению жизнедеятельности на территории административного округа;
рассматриваются результаты проверок, проводимых контролирующими организациями, на территории округа, определяются меры по устранению выявленных нарушений;
- рассматриваются проекты законодательных актов Московской городской Думы и вносятся предложения к ним;
- рассматриваются и вносятся предложения к проектам указов Мэра Москвы, распорядительным документам Правительства Москвы по вопросам развития административного округа.
2.2.2.2. По инициативе префекта и членов Коллегии на заседаниях могут быть рассмотрены и другие вопросы.
2.2.3. Состав Коллегии префектуры Южного административного округа
2.2.3.1. Членами Коллегии по должности являются:
- префект;
- первые заместители префекта;
- заместители префекта;
- руководитель аппарата префектуры;
- главы управ районов;
- начальник Управления префекта;
- прокурор ЮАО (по согласованию);
- начальник Отдела по ЮАО УФСБ РФ по городу Москве и Московской области (по согласованию);
- начальник Управления внутренних дел по ЮАО (по согласованию);
- начальник Финансово-казначейского управления ЮАО;
- начальник Южного окружного управления образования Департамента образования города Москвы;
- председатель Совета ветеранов войны, труда и Вооруженных сил Южного административного округа;
- председатель Молодежного совета ЮАО.
2.2.3.2. Префект является председателем Коллегии.
2.2.3.3. Изменения в состав Коллегии вносятся по поручению префекта ЮАО.
2.2.4. Порядок подготовки и проведения заседаний Коллегии
2.2.4.1. Созыв заседаний Коллегии осуществляется префектом или лицом, исполняющим его обязанности.
Заседания Коллегии проводятся в первую среду месяца и начинаются, как правило, в 10.00.
В случае необходимости префект может назначить заседание Коллегии на другое время.
2.2.4.2. Ответственность за организацию заседаний Коллегии возлагается на заместителя префекта, курирующего работу Организационного управления.
2.2.4.3. Вопросы на заседаниях Коллегии рассматриваются в соответствии с квартальным планом работы префектуры (далее план).
Проекты вопросов, вносимые на заседания Коллегии, готовятся Организационным управлением префектуры и представляются на утверждение префекту не позднее, чем за три недели до заседания Коллегии.
По решению префекта на рассмотрение Коллегии могут быть внесены вопросы, не предусмотренные планом.
2.2.4.4. Префект вправе вносить на рассмотрение Коллегии вопросы, не включенные в повестку дня заседания, если их рассмотрение возможно без предварительной подготовки.
2.2.4.5. Ответственность за качественную подготовку вопроса, рассматриваемого на заседании Коллегии, возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры (далее - ответственный исполнитель) в соответствии с распределением обязанностей.
План подготовки вопроса для рассмотрения на заседании Коллегии разрабатывается и реализуется ответственным исполнителем.
2.2.4.6. На заседания Коллегии по согласованию с префектом могут быть приглашены лица, не являющиеся членами Коллегии.
2.2.4.7. Заседания Коллегии могут быть как открытыми, так и закрытыми.
Закрытые заседания проводятся по решению префекта в зависимости от характера рассматриваемых вопросов и других обстоятельств.
При планировании закрытых заседаний (обсуждение вопросов, содержащих секретную информацию) к работе привлекается Первый отдел префектуры.
В закрытых заседаниях участвуют только члены Коллегии и лица, специально приглашенные. Представители средств массовой информации на закрытые заседания не допускаются.
2.2.4.8. Исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, передает не позднее, чем за десять календарных дней до заседания Коллегии в Организационное управление:
- повестку дня по рассматриваемому вопросу с указанием докладчика, содокладчика и лиц, предварительно записавшихся для выступления;
- проект распоряжения префектуры, подписанный исполнителем и должностным лицом, представившим проект;
- справку (информацию) по существу рассматриваемого вопроса (в качестве материала к рассматриваемому вопросу может быть представлена дополнительная информация на видео и/или CD-диске; ответственность за качество материалов и их демонстрацию в ходе рассмотрения вопроса на заседании Коллегии, возлагается на ответственного исполнителя);
- списки приглашенных по установленной форме с обязательным включением лиц, внесенных в повестку дня в качестве выступающих (члены Коллегии в списки приглашенных не включаются).
Списки приглашенных на заседание Коллегии составляются в алфавитном порядке. Фамилия, имя, отчество и занимаемая должность пишутся полностью в именительном падеже с указанием организации.
Последовательность расположения приглашенных на заседание Коллегии в списке следующая: городские организации, управления и отделы префектуры, управы районов, руководители органов местного самоуправления, окружные службы и управления, районные службы, представители других организаций.
2.2.4.9. В качестве докладчика на заседании Коллегии, как правило, выступают члены Коллегии, а также начальники управлений префектуры, руководители окружных управлений.
2.2.4.10. В качестве содокладчика выступают представители Департаментов города Москвы по должности не ниже заместителя руководителя Департамента или начальника управления соответствующего Департамента, главы управ районов.
2.2.4.11. Организационное управление не позднее, чем за семь дней до заседания Коллегия представляет префекту: проект распоряжения префектуры, справку (информацию) по рассматриваемому вопросу, повестку дня, списки приглашенных (отдельно по рассматриваемым вопросам) и оповещает членов Коллегии о проводимом заседании.
2.2.4.12. Организационное управление не позднее, чем за три рабочих дня до заседания Коллегии, обеспечивает размножение и рассылку членам Коллегии материалов по вопросам, внесенным на заседание Коллегии.
Размножение материалов для членов Коллегии с внесенными изменениями и дополнениями обеспечивает Организационное управление, не позднее, чем за день до заседания Коллегии.
2.2.4.13. Оповещение лиц, приглашенных на заседание Коллегии, осуществляет ответственный исполнитель.
2.2.4.14. Регистрация членов Коллегии производится сотрудниками Организационного управления.
Регистрацию приглашенных на заседание Коллегии осуществляет ответственный исполнитель.
2.2.4.15. В ходе заседания члены Коллегии имеют право:
- вносить предложения по повестке заседания Коллегии и порядку работы;
- получать от докладчиков, содокладчиков дополнительные разъяснения по рассматриваемым вопросам;
- в необходимых случаях вносить предложения о переносе обсуждения вопроса на другое заседание или о дополнительном изучении вопроса специально созданной комиссией;
- участвовать в голосовании по принятию решений Коллегии с правом решающего голоса.
2.2.4.16. Приглашенные на заседание Коллегии имеют право:
- участвовать в обсуждении вопроса;
- вносить предложения об изменениях и дополнениях в проекты рассматриваемых распоряжений префектуры.
2.2.4.17. Коллегия правомочна принимать решения при наличии не менее половины от общего количества членов Коллегии.
2.2.4.18. Решения принимаются простым большинством голосов от общего количества членов Коллегии, присутствующих на заседании. При равенстве голосов - голос председательствующего является решающим.
2.2.4.19. Решения Коллегии, в том числе по вопросам, рассмотренным информационно, оформляются в виде распоряжения префектуры.
Ответственный исполнитель дорабатывает проект распоряжения префектуры с учетом предложений, высказанных на заседании Коллегии.
Проект распоряжения префектуры визируется должностным лицом, внесшим вопрос, представившим проект и согласовывается с Государственно-правовым управлением, руководителем аппарата префектуры.
2.2.4.20. Организация процесса визирования проекта распоряжения префектуры, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, возложена на Первый и Второй отделы префектуры.
2.2.4.21. Распоряжение префектуры по рассмотренному вопросу выпускается в течение семи дней со дня заседания Коллегии или иной, установленный префектом, срок.
2.2.4.22. Контроль за сроками доработки проекта и выпуском распоряжения префектуры осуществляют ответственный исполнитель и Организационное управление.
2.2.4.23. На заседании Коллегии Организационным управлением ведется протокол, который передается на утверждение префекту в течение семи календарных дней от даты заседания Коллегии.
В протоколе указываются: номер протокола, дата проведения заседания, записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших. Фиксируются полностью поручения с указанием фамилий должностных лиц, которым даны поручения, а также сроки исполнения поручений (к протоколу прилагается список присутствующих).
Организационное управление обеспечивает тиражирование и рассылку протокола членам Коллегии и лицам, внесенным в протокол, в качестве исполнителей поручений.
Контроль за внесением протокольных поручений в проект распоряжения префектуры возлагается на первого заместителя префекта, заместителя префекта, руководителя аппарата префектуры по направлению деятельности.
Контроль за выполнением протокольных поручений, не вошедших в распоряжение префектуры, и протокольных поручений в целом осуществляется первым заместителем префекта, заместителем префекта, руководителем аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей.
Технический контроль выполнения поручений, содержащихся в протоколе заседания Коллегии, осуществляет Организационное управление.
Продление срока исполнения поручения, содержащегося в протоколе, осуществляет префект на основании служебной записки, представленной должностным лицом, осуществляющим контроль исполнения поручения, с обоснованием причин продления срока и предложениями о новом сроке исполнения поручения.
В случаях, когда в протоколе указано "Срок постоянно", срок исполнения поручения составляет три месяца со дня проведения заседания Коллегии.
2.2.4.24. Поручения, содержащиеся в протоколе, снимаются с контроля префектом на основании отчета или справки, содержащей информацию о выполнении поручений, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением поручений.
Копии отчетов или справок о протокольных поручениях, снятых префектом с контроля и поручениях, находящихся в стадии выполнения, с установленным сроком дополнительного контроля, представляются в Организационное управление в течение трех дней со дня принятия решения префектом.
2.2.4.25. Ответственным за материально-техническое обеспечение заседания Коллегии является руководитель, курирующий работу Отдела материально-технического обеспечения.
2.2.4.26. В случае если вопрос, запланированный для рассмотрения на заседании Коллегии, не может быть внесен в повестку и предлагается для снятия или рассмотрения в другой срок, ответственный исполнитель не позднее, чем за две недели до запланированной даты заседания Коллегии обращается к префекту в письменной форме с обоснованием причин снятия вопроса с рассмотрения, либо переноса на другое заседание.
2.2.4.27. Протокол и материалы, рассмотренные на заседании Коллегии, хранятся в течение двух лет в Организационном управлении, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив префектуры.
2.3. Порядок подготовки отчетов о деятельности префектуры, управ районов Мэру Москвы и Правительству Москвы
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 14.02.2006 N 102-ПП "О порядке разработки и утверждения Программ социально-экономического развития административных округов города Москвы и отчетов об их исполнении" информация о ходе выполнения Программы социально-экономического развития административного округа в текущем году представляется в Департамент экономической политики и развития города Москвы и Департамент территориальных органов исполнительной власти города Москвы.
Подготовка информации по выполнению Программы социально-экономического развития округа осуществляется на основании поручения префекта.
Ответственность за подготовку информации возлагается на первых заместителей, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей.
Подготовленная информация представляется для обобщения в Управление экономической политики и реализации инвестиционных контрактов по разделам, показателям и мероприятиям в соответствии с Программой социально-экономического развития округа на текущий год и Типовым макетом Программы социально-экономического развития административного округа города Москвы, утвержденным распорядительным документом Правительства Москвы на соответствующий период.
Отчет об исполнении Программы социально-экономического развития округа представляется в сроки, обозначенные распорядительным документом Правительства Москвы, устанавливающим порядок разработки и утверждения Программ социально-экономического развития административных округов города Москвы.
Управы районов составляют Программы социально-экономического развития районов в установленном порядке и представляют их в префектуру в сроки, обозначенные в поручении префекта по выполнению соответствующего распорядительного документа Правительства Москвы.
3. Распорядительные документы префектуры
3.1. Виды распорядительных документов
3.1.1. Общие положения
Распорядительными документами префектуры являются распоряжения и приказы.
Префект Южного административного округа города Москвы подписывает распоряжения и приказы в качестве руководителя органа исполнительной власти города Москвы.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый в пределах компетенции префектуры, определенной законами и иными нормативными актами органов и должностных лиц исполнительной власти города Москвы.
Приказ - правовой акт, издаваемый по административно-хозяйственной деятельности и кадровым вопросам в пределах компетенции префектуры, установленной Мэром и Правительством Москвы.
3.1.2. Распоряжения и приказы
3.1.2.1. Префект в пределах предоставленных ему полномочий подписывает распоряжения по основной деятельности, которые обязательны для исполнения всеми должностными лицами и структурными подразделениями префектуры, управами районов, окружными службами и управлениями, хозяйствующими субъектами независимо от их организационно-правовых форм, общественными объединениями, гражданами, проживающими на территории административного округа.
Приказы обязательны для исполнения всеми работниками префектуры.
3.1.2.2. Распоряжения по основной деятельности издаются по вопросам:
- распределения обязанностей между первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры;
- премирования;
- создания комиссий, рабочих групп, утверждения положений о них;
- утверждения проектов и сводных сметных расчетов;
- утверждения актов государственных комиссий;
- проведения праздничных мероприятий;
- выделения финансовых средств на различные мероприятия;
- строительства и землепользования;
- предоставления жилья, субсидий на строительство или приобретение жилья;
- торгового обслуживания различных мероприятий;
- работы гаражно-стояночного хозяйства;
- социальной защиты населения, образования, здравоохранения, культуры и спорта;
- организации и использования молодежной инфраструктуры;
- взаимодействия с государственными органами, органами самоуправления, общественными организациями;
- награждения "Почетной грамотой префекта" и "Благодарностью префекта" юридических лиц, сотрудников учреждений (предприятий, организаций), расположенных на территории административного округа, сотрудников префектуры, управ районов, окружных управлений и служб;
- информирования населения;
- другим основным вопросам, входящим в компетенцию префектуры.
3.1.2.3. Утратил силу. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
Информация об изменениях:
3.1.2.4. Распоряжения по имущественно-земельным отношениям.
Проекты распоряжений по имущественно-земельным отношениям в соответствии с поручением префекта подготавливаются Территориальным управлением Департамента земельных ресурсов в Южном административном округе (ТУ ДЗР в ЮАО) и представляются на подпись префекту руководителем аппарата префектуры через Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
Ответственность за оформление листа согласования проектов распоряжений по имущественно-земельным отношениям возлагается на ТУ ДЗР в ЮАО.
3.1.2.5. По текущим вопросам организационного и материально-технического обеспечения деятельности префектуры издаются приказы (приказы по административно-хозяйственной деятельности).
Приказы по административно-хозяйственной деятельности являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками префектуры.
Информация об изменениях:
Пункт 3.1.2.6 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 22 октября 2010 г. N 01-41-565
3.1.2.6. По кадровым вопросам издаются приказы по личному составу (л/с) и по оперативным кадровым вопросам (к), распоряжения (рк).
Приказы по личному составу (л/с) издаются по следующим основным вопросам:
- утверждения штатного расписания, структуры префектуры, положений о подразделениях;
- приема, перевода на другую должность, увольнения;
- аттестации, присвоении классного чина;
- установления надбавок за классный чин, выслугу лет, почетное звание, государственную тайну, особые условия;
- изменения фамилии сотрудников префектуры;
- выплаты материальной помощи, денежных вознаграждений к юбилейным датам, в связи с выходом на государственную пенсию;
- по другим вопросам, документы по которым подлежат длительному сроку хранения.
Приказы по оперативным кадровым вопросам (к) издаются по следующим основным вопросам:
- предоставления очередных, учебных и др. отпусков;
- наложения и снятия взысканий;
- направления на учебу, повышения квалификации, переподготовки, стажировки;
- дежурства;
- направления в краткосрочные внутри российские командировки;
- по другим вопросам, документы по которым не подлежат длительному сроку хранения.
Распоряжения по кадровым вопросам издаются о назначении на должность и освобождении от должностей первых заместителей, заместителей глав управ районов и руководителей аппаратов управ районов.
3.1.2.7. Издаваемые распоряжения и приказы оформляются на бланках "Распоряжение", "Приказ" и подписываются префектом или лицом, исполняющим его обязанности. По поручению префекта распоряжения могут издаваться за подписью первого заместителя префекта или заместителя префекта. Передача полномочий должностным лицам префектуры на подписание распорядительных документов оформляется распоряжением.
Информация об изменениях:
Пункт 3.1.2.8 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 22 октября 2010 г. N 01-41-565
3.1.2.8. Распоряжения и приказы по основной деятельности регистрируются в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, кадровые приказы и распоряжения - в Управлении государственной службы и кадров.
3.1.2.9. Утратил силу. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Приложение дополнено пунктом 3.1.3. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
3.1.3. Совместные распорядительные документы
Возможно издание совместных распорядительных документов (правовых актов) префектуры и отраслевых, функциональных и других территориальных органов исполнительной власти города Москвы.
Принимаемые совместные правовые акты, органов оформляются на бланках с указанием наименования, каждого из органов исполнительной власти, от имени которых такой акт будет подписываться руководителями органов исполнительной власти или официально замещающими их лицами.
Совместные правовые акты органов исполнительной власти города Москвы должны быть подписаны должностными лицами всех органов исполнительной власти города Москвы, от имени которых принимается данный правовой акт.
Подлинники совместных правовых актов органов исполнительной власти города Москвы оформляются в количестве, равном числу принимающих такой правовой акт органов исполнительной власти города Москвы.
Совместные правовые акты органов исполнительной власти города Москвы имеют единую дату (самая поздняя дата подписания) и регистрационный номер каждого органа исполнительной власти города Москвы, принявшего совместный правовой акт, которые проставляются через косую черту в порядке указания органов исполнительной власти города Москвы на документе (слева направо).
Совместные правовые акты вступают в силу со дня их подписания всеми должностными лицами, если иное не предусмотрено в тексте самого акта.
Внесение изменений в совместный правовой акт органов исполнительной власти города Москвы осуществляется путем принятия соответствующего совместного правового акта.
Совместный правовой акт органов исполнительной власти города Москвы может быть приостановлен, отменен или признан утратившим силу соответствующим совместным правовым актом, а также Мором Москвы и Правительством Москвы в порядке, предусмотренном законами города Москвы.
3.1.3. Утратил силу. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 28 сентября 2009 г. N 01-41-1297
Информация об изменениях:
3.2. Порядок подготовки, оформления и хранения распорядительных документов
3.2.1. Общие положения
3.2.1.1. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение префекту осуществляется должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей.
В случае отсутствия одного должностного лица внесение проекта распорядительного документа осуществляет другое должностное лицо, исполняющее его обязанности.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.1.2 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
3.2.1.2. Подготовка проекта распорядительного документа префектуры осуществляется ее структурными подразделениями или организациями, выступающими в качестве исполнителей.
Подготовка проектов распорядительных документов префектуры осуществляется с соблюдением Правил проведения антикоррупционной экспертизы проектов правовых актов в органах исполнительной власти города Москвы, утвержденных постановлением Правительства Москвы от 2 июня 2009 г. N 513-ПП "Об антикоррупционной экспертизе проектов правовых актов органов и должностных лиц исполнительной власти города Москвы.
Подготовка проекта распорядительного документа префектуры о внесении изменений и дополнений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ или о его отмене (признании утратившим силу) осуществляется тем структурным подразделением префектуры, управ районов, окружных управлений и служб, которые подготовили (представили) распорядительный документ, подлежащий изменению (дополнению) или отмене (признанию утратившим силу).
Правила оформления распорядительных документов о внесении изменений и (или) дополнений в ранее выпущенный распорядительный документ и правила написания слов и словосочетаний приведены в приложениях 1 и 2 к настоящему Регламенту.
Исполнитель (на листе согласования распорядительного документа реквизит "Исполнитель"):
- готовит проект распорядительного документа с учетом требований настоящего Регламента;
- обеспечивает соответствие проекта распорядительного документа требованиям действующих правовых актов, в том числе регулирующих вопросы противодействия коррупции;
- направляет проект распорядительного документа на согласование;
- осуществляет согласование проекта;
- дорабатывает проект по замечаниям согласующих органов и должностных лиц;
- представляет согласованный проект распорядительного документа на бумажном носителе (на бланке), при необходимости и в электронном виде в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией;
- осуществляет справочную и консультативную работу по изданному распорядительному документу.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.1.3 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
3.2.1.3. Ответственный исполнитель (на листе согласования распорядительного документа реквизит "Проект представлен") осуществляет анализ положения по решению вопроса:
- необходимости и целесообразности подготовки проекта распорядительного документа (при подготовке проекта в инициативном порядке);
- полноты и четкости изложения в тексте проекта вносимого вопроса;
- признания утратившими силу, отмены, изменения или дополнения ранее изданных распорядительных документов по вносимому вопросу;
- полноты и точности внесения замечаний и дополнений согласующих организаций и должностных лиц;
- принятия решения о необходимости опубликования распорядительного документа.
При внесении вопроса первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры функция ответственного исполнителя возлагается на структурные подразделения префектуры или территориальные подразделения, находящиеся в подчинении указанных руководителей, и в компетенции которых находится вносимый вопрос.
При внесении вопроса префекту главой управы района функция ответственного исполнителя возлагается на заместителей главы управы района, руководителя аппарата управы района.
Должностные лица, указанные в реквизите "Вопрос внесен", могут одновременно быть ответственными исполнителями.
3.2.1.4. Подготовка проектов распорядительных документов префектуры осуществляется исполнителями:
- по поручению префекта;
- в соответствии с планом работы префектуры;
- по решению первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры (в соответствии с раскреплением обязанностей);
- по инициативе исполнителей в связи с необходимостью решения задач по управлению административным округом.
3.2.1.5. Проекты распоряжений и приказов могут вносить на рассмотрение префекту следующие должностные лица (на листе согласования реквизит "Вопрос внесен"):
- первые заместители префекта;
- заместители префекта;
- руководитель аппарата префектуры;
- руководители управлений и отделов префектуры, непосредственно подчиненных префекту;
- главы управ районов.
3.2.1.6. Не допускается издание повторных распоряжений и приказов, если не выполнены ранее принятые, кроме случаев, когда необходимость принятия нового распорядительного документа продиктована изменением обстоятельств.
3.2.1.7. При внесении в утвержденный распорядительный документ значительного количества изменений и (или) дополнений, а также при неоднократном их внесении, следует оформлять распорядительный документ в новой редакции с одновременной отменой действующего распорядительного документа.
3.2.1.8. Сроки подготовки проектов распорядительных документов устанавливаются префектом, а в отдельных случаях предварительно согласовываются в рабочем порядке с первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры.
3.2.1.9. Утратил силу. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
Информация об изменениях:
3.2.1.10. Подготовку проектов распорядительных документов, принимаемых во исполнение решений судебных органов, на основании актов прокурорского реагирования, осуществляют структурные подразделения префектуры, управы районов, окружные службы и управления, выступавшие в качестве исполнителей при подготовке отменяемого (опротестованного) распорядительного документа (на листе согласования распорядительного документа - реквизит "Проект представлен"),
3.2.2. Правила оформления проекта распорядительного документа
3.2.2.1. Использование бланков распорядительных документов
Проекты распорядительных документов оформляются на бланках "Распоряжение", "Приказ" соответственно.
3.2.2.2. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О..." или "Об..." (о чем распоряжение или приказ).
Заголовок распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ оформляется следующим образом: "О внесении изменений и дополнений в распоряжение префекта от 17.05.2008 N 01-41-960".
Заголовок к тексту печатается на 12 строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков. Заголовок к тексту выделяется жирным шрифтом.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.2.3 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
3.2.2.3. Текст распорядительного документа
Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования смысла.
В текстах проектов распорядительных документов возможно применение только общепринятых или официально установленных сокращений.
При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.
Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом с отступом от заголовка в 2 интервала: строка состоит из 66 печатных знаков при вертикальном расположении текста и 104 знака при горизонтальном расположении текста, абзац начинается с 6 знака.
Допускается печатать текст с одинарным межстрочным интервалом, если на листе (при обычном исполнении) не умещается последний пункт (о контроле за распорядительным документом).
3.2.2.4. Структура текста распорядительного документа
Текст распорядительного документа содержит, как правило, мотивировочную и распорядительную части.
Проекты распорядительных документов в мотивировочной части должны содержать оценку состояния дел по рассматриваемому вопросу. При этом мотивировочная часть должна быть изложена кратко и не превышать 1/3 документа. Ссылка на организационно-распорядительные документы, в связи с чем издается распорядительный документ, распределяется в зависимости от их значимости.
Мотивировочная часть распоряжения не имеет специальных завершающих слов.
Мотивировочная часть приказа (кроме приказов по личному составу) заканчивается словом ПРИКАЗЫВАЮ и двоеточием (выделяется жирным шрифтом).
Текст распорядительного документа начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии...", "Во исполнение..." и т.д.
Затем в повелительной форме указывается, кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.
Распорядительная часть указанных документов может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий пункты могут делиться на подпункты и абзацы, абзац может включать в себя дефисы. Номера пунктов обозначаются арабскими цифрами по порядку, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта через точку, абзац печатается с красной строки с прописной буквы, других обозначений не имеет, дефис печатается с красной строки и начинается с графического знака "дефис" (-) и строчной буквы.
Оформлять подпункты в пределах одного пункта документа следует, если их количество не менее двух. В конце каждого пункта, подпункта, абзаца ставится точка, в конце дефиса - точка с запятой, в конце последнего дефиса - точка.
Пункты распорядительных документов группируются по их значимости (от наиболее значимых вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа.
Поручения (задания) даются структурным подразделениям префектуры, управам районов, окружным службам и управлениям, организациям (фамилии руководителей не указываются) и должностным лицам с указанием должности и фамилии, например: Государственно-правовому управлению, первому заместителю префекта Мартьяновой Л.А.
В тексте жирным шрифтом выделяются:
- наименования организаций, фамилии, инициалы лиц, которым даются поручения;
- сроки исполнения;
- цифры по тексту (суммы выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь выделяемого жилья и т.д.);
- фамилия и инициалы должностного лица, на которого возложен контроль за выполнением распорядительного документа;
- должность, инициалы и фамилия лица, подписывающего распорядительный документ.
3.2.2.5. Приложение
Приложение к распорядительному документу является его неотъемлемой частью.
При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не ставится.
Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста документа.
Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблица занимает более одной страницы, шапка таблицы должна иметь строку с цифровым обозначением каждой графы, эта строка должна повторяться далее вверху каждой страницы.
В верхнем правом углу первой страницы приложения указывается: "Приложение (порядковый номер при наличии нескольких приложений) к распоряжению префекта от __________ N ______".
Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте распорядительного документа.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.2.6 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
3.2.2.6. Обязательные пункты проекта распорядительного документа
Распорядительные документы должны содержать:
- точные наименования органов исполнительной власти и организаций или должности и фамилии должностных лиц, которым поручается исполнение задания (отдельных пунктов);
- сроки исполнения поручений;
- указание о признании утратившим силу распорядительных документов либо их отдельных пунктов, если вновь издаваемый документ исключает действие ранее принятых;
- указание на обязательность опубликования в сети Интернет на официальном портале префектуры (для распорядительного документа, затрагивающего права, свободы и обязанности граждан);
- указание о снятии с контроля распорядительного документа, в случае его выполнения, либо принятия (издания) нового документа, взамен ранее принятого;
- поручения о контроле за выполнением данного распорядительного документа.
3.2.2.7. Поручения о контроле за выполнением распорядительного документа
Контроль за выполнением распоряжений и приказов возлагается на первых заместителей, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, которые вносили вопрос на рассмотрение префекту.
Префект может оставить контроль выполнения распоряжения за собой.
В случае, когда проект распоряжения представлен органом исполнительной власти, координацию и контроль деятельности которых осуществляет префект, контроль за выполнением распорядительного документа может быть возложен на то должностное лицо префектуры, которому в оперативном порядке поручено ведение данного вопроса, либо на руководителя органа исполнительной власти, подготовившего проект распорядительного документа (внесшего вопрос).
В случае, когда вопрос вносит глава управы района, контроль за выполнением документа, возлагается на первого заместителя префекта, заместителя префекта, руководителя аппарата префектуры, которому в оперативном порядке поручено ведение данного вопроса.
Контроль за выполнением поручений, возложенных на руководителей организаций (ГУП, ООО и т.п.), возлагается на должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением распорядительного документа в целом.
При внесении в утвержденный распорядительный документ изменений или дополнений контроль за его выполнением возлагается на должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением утвержденного ранее документа.
Контроль исполнения распорядительных документов должен быть возложен, как правило, на одно должностное лицо.
3.2.2.8. Пункты о ходе выполнения ранее принятых решений
В проектах распорядительных документов о ходе выполнения ранее принятых решений в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарного взыскания, а также новые сроки выполнения поручений.
К проектам таких документов прилагается справка за подписью должностного лица, вносившего проект распорядительного документа, с указанием причин невыполнения и обоснованием необходимости продления сроков выполнения распорядительного документа.
3.2.2.9. Структура и оформление листа согласования
К каждому проекту распорядительного документа исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа документа (образцы заполнения - приложения 3-6).
Реквизиты листа согласования:
- вопрос внесен;
- проект представлен;
- исполнитель;
- проект согласован;
- разослать.
Все реквизиты (кроме "Разослать") печатаются прописными буквами в именительном падеже.
Реквизит "Вопрос внесен":
- указывается должность, инициалы и фамилия руководителя или лица, его официально замещающего, в компетенции которого находится вносимый вопрос;
- для приказов по административно-хозяйственной деятельности - реквизит отсутствует.
Реквизит "Проект представлен" ("Ответственный исполнитель"):
- указываются должность, инициалы, фамилия руководителя структурного подразделения префектуры, управы района, руководителя окружной службы или управления, районной службы (директора дирекции единого заказчика района), ответственного за подготовку проекта распорядительного документа.
Реквизит "Исполнитель":
- указывается должность, инициалы, фамилия и номер городского телефона конкретного специалиста, подготовившего проект распорядительного документа.
Реквизит "Проект согласован":
- указываются должности, инициалы и фамилии первых заместителей, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, руководителей структурных подразделений префектуры, глав управ районов, руководителей окружных служб и управлений, а также заинтересованных организаций.
Виза (подпись согласующего должностного лица) и дата согласования, проставляется синими или голубыми чернилами для отличия подлинника от копии.
Список лиц, согласовывающих проект распорядительного документа, определяется в каждом конкретном случае ответственным исполнителем.
В обязательном порядке проект распорядительного документа согласовывается с органами исполнительной власти и организациями, указанными в тексте в качестве исполнителей (которым даются поручения).
Проекты распорядительных документов, касающиеся конкретных предприятий (организаций), имеющих мобилизационные задания и подлежащих ликвидации, перебазированию, процедуре банкротства, реструктуризации, в том числе отчуждения имущества и имущественных прав в счет погашения долгов по налоговым и арендным платежам в бюджет города, согласовываются со Вторым отделом префектуры.
Реквизит "Разослать" печатается в дательном падеже по алфавиту с соблюдением следующего порядка:
- первые заместители префекта;
- заместители префекта;
- руководитель аппарата префектуры;
- управления префектуры;
- главы управ;
- окружные управления;
- сторонние организации.
В список рассылки включаются:
- структурные подразделения префектуры, территориальные подразделения, управы районов и должностные лица, названные в проекте в качестве исполнителей заданий, например: Управлению здравоохранения ЮАО;
- должностные лица, на которые возложен контроль исполнения документа, например: Бородычеву С.В.;
- согласующие органы и организации, например: Финансово-казначейскому управлению ЮАО;
- организации, на которые распространяется действие данного документа, например: Управлению социальной защиты населения ЮАО.
- Управление государственной службы и кадров при подготовке проекта распорядительного документа по вопросам создания комиссий, рабочих групп, утверждения положений о них, а также о командировании сотрудников префектуры, глав управ районов, начальников окружных управлений и служб.
Если действие документа распространяется на целый ряд однородных органов или подразделений, то в реквизите "Разослать" они называются обобщенно, например: управам районов. Конкретные фамилии могут указываться только при рассылке документа первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры, а также должностному лицу, на которого возложен контроль за выполнением документа.
Наименования органов власти, организаций, структурных подразделений и фамилии должностных лиц печатаются в дательном падеже. В случае рассылки документа в неподведомственные префектуре организации следует указать способ рассылки (при рассылке по почте указать их адрес с индексом). При направлении адресатам более одного экземпляра указывается необходимое количество экземпляров. В случае наличия приложений к распорядительному документу, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку "без приложения", либо указать какое из приложений направляется.
Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет ответственный исполнитель.
3.2.3. Порядок согласования распорядительного документа
3.2.3.1. Представление проекта распорядительного документа на согласование (кроме кадровых документов)
Проект распорядительного документа визируется исполнителем и должностными лицами (ВОПРОС ВНЕСЕН, ПРОЕКТ ПРЕДСТАВЛЕН), затем рассылается исполнителем на согласование с заинтересованными должностными лицами и организациями.
Согласование проекта распорядительного документа Государственно-правовым управлением префектуры осуществляется после получения всех согласований перед визированием проекта руководителем аппарата префектуры.
Согласованный проект представляется в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией для проверки на соответствие Регламенту и последующей передачи его руководителю аппарата префектуры.
3.2.3.2. Ответственность за своевременность представления проекта распорядительного документа на согласование возлагается на исполнителя
Рассылаемый проект распорядительного документа должен быть завизирован:
- исполнителем (реквизит "Исполнитель");
- ответственным исполнителем (реквизит "Проект представлен");
- руководителем, в компетенции которого находится вносимый вопрос (реквизит "Вопрос внесен").
Проект распорядительного документа направляется на согласование вместе с документом, на основании которого подготовлен данный проект (поручение префекта, решение комиссии и др.).
Формы отправки на согласование проекта распорядительного документа могут быть различные: личные посещения, секретариаты должностных лиц, курьерская связь. Применение электронной почты, каналов связи в рамках локальной сети для согласования возможно после принятия решения и соответствующих документов по организации электронного документооборота. Использование факсимильной связи для получения согласования не допускается.
3.2.3.3. Сроки согласования
При приеме проекта распорядительного документа согласующим органом в реестре проставляется регистрационный номер и дата его получения, а при отправке - дата отправки. По требованию исполнителя согласующий орган обязан выдать справку о регистрации проекта в произвольной форме, либо на копии документа поставить штамп (роспись) о приеме.
Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать трех рабочих дней.
Абзац исключен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
Информация об изменениях:
Срок рассмотрения проектов распоряжений по жилищным вопросам не должен превышать трех рабочих дней.
При оперативной подготовке проекта распорядительного документа срок согласования не должен превышать одного рабочего дня или в течение установленного времени по указанию префекта с момента получения документа согласующим должностным лицом.
При непредставлении исполнителю согласующим должностным лицом информации о результатах рассмотрения проекта документа в указанный срок, исполнитель оформляет в произвольной форме записку на имя префекта о несоблюдении согласующим срока согласования (с указанием регистрационного номера и даты поступления проекта распорядительного документа к согласующему). Записка подписывается должностным лицом, внесшим вопрос. В случае отсутствия визы в связи с нарушением срока согласования делается надпись: "(согласование не получено)".
Согласование действительно в течение одного месяца.
В случае необходимости продления срока согласования исполнитель обращается к согласующему должностному лицу с просьбой подтвердить согласование, то есть проводит повторное согласование.
При повторном представлении на согласование проектов распорядительных документов, доработанных по замечаниям согласующих, согласование не должно превышать одного рабочего дня, если префектом не установлен другой срок.
Согласование проектов распорядительных документов, предусматривающих обязательность проведения экспертизы экономических показателей для определения целесообразности заключения коммерческих соглашений, договоров и инвестиционных контрактов, должно проводиться до 7 календарных дней (не считая праздничные дни).
3.2.3.4. Оформление согласования
Согласование осуществляется путем визирования: на листе согласования указываются должность, инициалы, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект, дата согласования.
Подписи сторонних организаций заверяются печатью организации.
Право согласования проектов распорядительных документов имеют первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, начальники управлений и отделов префектуры, руководители окружных служб и управлений, главы управ районов, руководители организаций или лица, их официально замещающие. Виза замещающего лица действует на время возложения обязанностей руководителя.
При необходимости согласования проекта с большим количеством согласующих лист согласования может иметь продолжение. На втором и последующих листах делается надпись "Продолжение листа согласования проекта распоряжения (приказа) префекта "О... (заголовок распорядительного документа)".
Листы согласования нумеруются отдельно от текста распорядительного документа.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.3.5 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
3.2.3.5. Оформление разногласий к проекту распорядительного документа
В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по проекту распорядительного документа они указываются в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью указывается: "с замечаниями по пункту (пунктам)...".
Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, они излагаются на отдельном листе, а на листе согласования рядом с подписью указывается: "С замечаниями. Замечания прилагаются".
Если замечания носят принципиальный характер и согласующий с исполнителем имеют различные точки зрения, оформляется лист разногласий, а на листе согласования указывается: "Лист разногласий прилагается". Надпись на листе согласования и лист разногласий оформляется исполнителем (приложение 7). Лист разногласий подписывается должностным лицом, вносящим вопрос или представляющим проект на рассмотрение префекту.
Окончательное решение по урегулированию разногласий по проекту распорядительного документа принимается префектом.
Должностные лица префектуры, осуществляющие согласование проектов распорядительных документов префектуры, при наличии замечаний о признаках коррупционности излагают их в письменной форме на имя префекта.
Разногласия, возникшие при согласовании проекта распорядительного документа по вопросам, связанным с противодействием коррупции, разрешаются в порядке, установленном настоящим Регламентом.
3.2.3.6. Повторное согласование
Внесение согласующими должностными лицами в проект распорядительного документа незначительных замечаний, не влечет за собой повторного визирования всеми согласующими.
В данном случае исполнитель должен согласовать проект распорядительного документа с должностным лицом, внесшим замечания, внесшим вопрос, представившим проект, Государственно-правовым управлением, руководителем аппарата префектуры.
Ответственность за принятое решение возлагается на должностные лица, внесшие вопрос и представившие проект распорядительного документа.
3.2.4. Доработка проекта распорядительного документа после согласования должностными лицами
3.2.4.1. Доработка проекта распорядительного документа осуществляется исполнителем в течение двух дней после согласования всеми согласующими должностными лицами и организациями.
3.2.4.2. Ответственность за соответствие внесенных изменений в единый экземпляр проекта распорядительного документа по дополнениям и замечаниям согласующих должностных лиц возлагается на должностные лица, внесшие вопрос и подготовившие проект распорядительного документа.
3.2.5. Контроль соответствия проекта распорядительного документа законам и иным правовым нормативным актам Российской Федерации и города Москвы, требованиям настоящего Регламента
3.2.5.1. Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов и их согласование с руководителями органов власти и организаций возлагается на должностные лица, внесшие вопрос и подготовившие проект распорядительного документа.
Подготовленный в соответствии с требованиями настоящего Регламента проект распорядительного документа в целях контроля соответствия его действующему законодательству и требованиям Регламента представляется в Государственно-правовое управление.
К проекту распорядительного документа прилагаются:
- копии распорядительных документов, названных в тексте подготовленного проекта (при больших объемах указанных документов допустимо прилагать неполные экземпляры, состоящие из первой и последней страниц, а также тех страниц, на которые есть указания или ссылки в тексте представленного проекта распорядительного документа);
- при необходимости пояснительная записка или справка, подписанная должностным лицом, внесшим вопрос, в которой приводится обоснование необходимости принятия данного документа префектом;
- копии учредительных документов организаций, названных в тексте, подтверждающих их название и определяющих их организационно-правовую форму;
- справка об отказе в визировании, замечания по проекту документа, лист разногласий;
- другие любые документы или информационные материалы, которые считает необходимым приложить должностное лицо, представившее проект распорядительного документа.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.5.2 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 20 сентября 2011 г. N 01-41-510
3.2.5.2. Государственно-правовое управление осуществляет:
- контроль соответствия представленного проекта распоряжения законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, правовым актам города Москвы;
- проверку четкости и однозначности толкования формулировок;
- наличие в тексте ссылок на вышестоящие распорядительные документы с точным указанием их даты, номера и названия;
- проверку наличия при необходимости пунктов об отмене или изменении ранее принятого документа, оформление подписи, наличие всех необходимых согласований (правомочность согласовавшего проект должностного лица, срок действия согласования);
- антикоррупционную экспертизу проекта распорядительного документа;
- проверку проектов распоряжений на предмет отнесения их к нормативно-правовым актам и дает заключение об их обязательном опубликовании.
При положительном решении проект распорядительного документа визируется.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.5.3 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 22 октября 2010 г. N 01-41-565
3.2.5.3. Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией осуществляет:
- проверку правильности использования бланка, наличие заголовка, его соответствие содержанию текста, соотношение размеров мотивировочной и распорядительной частей, структуру текста, наличие обязательного пункта о контроле, правильность наименований органов власти и их должностных лиц, наличие приложений;
- проверку правильности указания даты, номера и названия распорядительного документа префектуры, на который имеется ссылка в тексте;
- проверку правильности оформления листа согласования;
- лингвистическую экспертизу и проверку текста проекта документа на наличие грамматических и стилистических ошибок;
- проверку комплектности представленных документов.
3.2.5.4. Проект распорядительного документа, представленный с отступлением от установленных Регламентом правил, в течение трех дней подлежит возврату с указанием замечаний.
3.2.6. Подготовка проекта распорядительного документа
Проект распорядительного документа оформляется в соответствии с требованиями Регламента исполнителем.
Заголовок, текст и приложения проекта распорядительного документа должны быть подготовлены в формате Microsoft Word версии не ниже 6.0. При этом формируется файл, который включает:
- текст проекта распорядительного документа;
- лист согласования;
- непосредственные приложения к проекту распорядительного документа (при их наличии).
Первый лист распорядительного документа оформляется следующим образом: верхнее поле - 8,0 см; нижнее поле - 2,0 см; левое поле - 3,0 см; правое поле - 1,5 см.
Заголовок документа печатается на расстоянии 3,0 см от левого края листа с межстрочным интервалом 1, его правая граница находятся на расстоянии 10-11 см от левого края листа. Заголовок выравнивается так, чтобы состоять из строк одинаковой ширины за исключением последней строки; при этом допускается использование переносов. Заголовок имеет жирное начертание. В конце заголовка точка не ставится.
Далее на расстоянии 1,5 см от нижнего края заголовка следует основное содержание документа. Все абзацы документа выравниваются так, чтобы строки имели одинаковую ширину, за исключением первой и последней строк абзаца. Абзац начинается с красной строки, величина отступа которой - 1,2 см. Текст, как правило, печатается с 1,5 межстрочным интервалом.
В случае, если документ не умещается на одном листе, остальной текст документа оформляется на стандартных листах формата А4 (297 х 210 мм). Размеры полей сверху и снизу - 2,0 см, слева и справа в зависимости от расположения текста на листе. Со стороны прошивки страницы чистое поле - 3,0 см, противоположный край страницы - 1,5 см. Все абзацы документа на второй и последующих страницах форматируются также как и на первом листе распорядительного документа.
На последнем листе текста распорядительного документа перед пунктом о контроле должно быть не менее двух строк предыдущего пункта.
3.2.7. Порядок представления проекта распорядительного документа для рассмотрения и утверждения
3.2.7.1. Проекты распорядительных документов считаются представленными для рассмотрения префекту после визирования документа руководителем аппарата префектуры.
3.2.7.2. Представление в Государственно-правовое управление и Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, подготовленных в соответствии с данным Регламентом, проектов распорядительных документов осуществляется исполнителем документа лично.
3.2.7.3. Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией осуществляет:
- внесение проекта распорядительного документа в реестр (базу данных);
- передачу проекта распорядительного документа на согласование руководителю аппарата префектуры;
- информирование исполнителя о результатах рассмотрения проекта распорядительного документа и возврат отклоненного проекта;
- регистрацию распорядительного документа, внесение реквизитов распорядительного документа в автоматизированную систему документооборота и делопроизводства "Гран-Док";
- подготовку к размножению;
- рассылку копий распорядительного документа;
- сканирование документа;
- формирование дела распорядительного документа.
3.2.7.4. Решение о готовности проекта документа к его внесению на подпись префекту принимает руководитель аппарата префектуры.
В случае недостаточной подготовленности документов к внесению на подпись префекту руководитель аппарата префектуры возвращает их исполнителю через Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
3.2.8. Доработка проекта распорядительного документа после рассмотрения префектом
Подписанные или отклоненные префектом распоряжения поступают в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией с соответствующим указанием причины отклонения или замечаниями, изложенными устно или письменно на тексте проекта документа.
Информацию о принятом префектом решении, а в случае доработки и сам проект распоряжения, исполнитель может получить в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией. Ответственность за своевременность получения информации несет исполнитель.
Проекты распоряжений, возвращенные с замечаниями, не меняющими суть, смысл и содержание документа, дорабатываются ответственным исполнителем в следующие сроки:
- для проектов распорядительных документов, подготовленных по поручению префекта, в срок не более 2-3 рабочих дней, если префектом не установлен другой срок;
- для проектов распорядительных документов, подготовленных в инициативном порядке, время доработки определяет ответственный исполнитель.
После доработки проект распоряжения вновь должен быть подписан должностным лицом, внесшим вопрос, представившим проект (ответственным исполнителем), исполнителем и представлен в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией для передачи руководителю аппарата префектуры.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.9 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
3.2.9. Подписание распорядительных документов
Распоряжения и приказы подписывает префект или лицо, исполняющее его обязанности. По отдельным направлениям по поручению префекта распорядительные документы подписывает первый заместитель префекта, заместитель префекта, руководитель аппарата префектуры (в реквизите "подпись" указывается "по поручению префекта").
Нормативные правовые акты префектуры вступают в силу и подлежат опубликованию в порядке, установленном законом города Москвы.
В случае, когда распорядительный документ подписан исполняющим обязанности префекта, реквизит "подпись" оформляется следующим образом: "Исполняющий обязанности префекта" и далее указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего документ.
3.2.10. Регистрация, рассылка и формирование дел распорядительных документов
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.10.1 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 22 октября 2010 г. N 01-41-565
3.2.10.1. Распоряжения и приказы после их подписания сдаются в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, в котором регистрируются, оформляются и рассылаются согласно списку рассылки.
Распорядительные документы по кадровым вопросам регистрируются в Управлении государственной службы и кадров.
Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.10.2 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
3.2.10.2. Регистрация распорядительных документов производится в течение года в порядке возрастания номеров с указанием индексов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Датой распорядительных документов является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой их принятия (подписания).
Абзац утратил силу. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 28 сентября 2009 г. N 01-41-1297
Информация об изменениях:
3.2.10.3. Рассылка распорядительных документов.
Подписанные распорядительные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком рассылки в трехдневный срок.
Распорядительные документы с пометкой "срочно" рассылаются в течение одного дня.
Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и подлежат рассылке в соответствии со списком рассылки.
Приложения больших объемов могут быть изданы в виде брошюр, в этом случае рассылку приложений осуществляет исполнитель.
Тиражирование распорядительных документов осуществляет Отдел материально-технического обеспечения в течение рабочего дня.
Рассылка распорядительных документов производится Управлением по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией. При необходимости, рассылку электронных копий осуществляет информационно-технологический сектор.
На каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется надпись "Копия верна", которая заверяется печатью "Для организационно-распорядительных документов". При рассылке распорядительного документа в сторонние организации кроме штампов проставляется печать и делается заверительная надпись с указанием должности, инициалов, фамилии должностного лица Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, заверившего копию документа (не ниже заведующего сектором).
Распорядительный документ, имеющий более двух страниц текста, прошивается или заверительная надпись ставится на каждом листе документа.
Дополнительные экземпляры (помимо списка рассылки) распорядительных документов могут выдаваться сотрудниками Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией по письменным запросам в соответствии с резолюцией префекта или по поручению руководителя аппарата префектуры.
Управления префектуры, управы районов, окружные службы и управления обязаны сохранять поступившие заверенные копии распорядительных документов, касающихся их деятельности, до минования надобности, но не менее пяти лет, после чего копии могут быть уничтожены в установленном порядке.
3.2.10.4. Формирование дел по распорядительным документам.
Подписанные распорядительные документы формируются в отдельные дела в течение года в порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком регистрации.
Дело распорядительного документа включает в себя:
- подлинник распоряжения, приказа (распорядительный документ, подписанный собственноручно префектом на специальном бланке);
- приложения к распоряжению, приказу;
- копии документов и материалов, послуживших основанием для принятия распорядительного документа.
3.2.10.5. Замена отдельных листов разосланных распорядительных документов.
Замена разосланных экземпляров распорядительных документов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с письменного разрешения руководителя аппарата префектуры.
При необходимости исправления (замены) даже одного знака или слова производится замена полного листа распорядительного документа, при этом должна быть сохранена нумерация страниц подписанного префектом распорядительного документа.
Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией оформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового (измененного) листа делается надпись "Взамен разосланного" (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице), указывается дата, номер и заголовок распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы дату, номер и название указывать не обязательно).
Дело распорядительного документа (подлинник) дополняется заменяемым листом (листами).
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.11 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 22 октября 2010 г. N 01-41-565
3.2.11. Хранение подлинников распорядительных документов
Подлинники распоряжений хранятся в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией в течение двух лет, затем передаются в архив префектуры.
Через 10 лет с момента издания подлинники распоряжений передаются на хранение в Главное архивное управление города Москвы (далее Главархив Москвы). Срок может быть изменен по согласованию с Главархивом Москвы.
Подлинники приказов по административно-хозяйственным вопросам хранятся в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией в течение 5 лет, после чего подлежат уничтожению.
Подлинники распоряжений по конкурсной документации хранятся в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией в течение 5 лет, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке.
Подлинники приказов по личному составу (л/с) и распоряжения по кадровым вопросам (рк) хранятся в Управлении государственной службы и кадров в течение двух лет, после чего передаются в архив префектуры и хранятся там 75 лет. Подлинники приказов по оперативным кадровым вопросам хранятся в Управлении государственной службы и кадров в течение 5 лет, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке.
3.3. Внесение изменений и (или) дополнений в ранее выпущенный распорядительный документ, отмена или признание утратившим силу распорядительного документа
3.3.1. Изменения вносятся только в первоначальный распорядительный документ. Внесение изменений в распорядительный документ о внесении изменений не допускается.
3.3.2. При внесении изменений и дополнений в распоряжение в первом пункте о внесении изменений и дополнений дается ссылка: "(в редакции распоряжения - дата, номер)", при этом указываются все документы по внесению изменений в новой редакции.
3.3.3. Внесением изменений в распорядительный документ считается:
- дополнение распорядительного документа структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;
- замена слов, цифр;
- изложение в новой редакции заголовка, мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;
- исключение из текста распорядительного документа слов, цифр.
3.3.4. Распорядительный документ издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего документа в случаях, если:
- необходимо внести изменения, требующие переработки распорядительного документа по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;
- необходимо внести в распорядительный документ изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;
- сохраняют значение только отдельные структурные элементы распорядительного документа, причем частично;
- необходимо внести изменения в распорядительный документ, признанный утратившим силу в неотделимой части.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.5 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
3.3.5. Утратившими силу признаются распорядительные документы:
- выполненные;
- фактически утратившие силу;
- в связи с вступлением в силу новых правовых актов, содержащих положения, регулирующие те же отношения, что и действующие правовые акты;
- по решению суда;
- по протесту прокуратуры.
Распорядительные документы признаются утратившими силу с момента выхода отменяющего распорядительного документа, если в нем не указано иное.
Признание утратившим силу распорядительного документа "в редакции" не допускается: признаются утратившими силу основной (первоначальный) документ и каждый документ или отдельный пункт (пункты) документа о внесении изменений в основной документ.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.6 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
3.3.6. Распорядительные документы подлежат отмене:
- если документ не вступил в силу;
- по решению суда;
- по протесту прокуратуры;
- если документ не соответствует Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, Уставу города Москвы, иным правовым актам города Москвы более высокой юридической силы;
- если их выполнение не обеспечено финансовыми и материальными ресурсами.
Ранее принятый распорядительный документ отменяется с момента принятия распорядительного документа о его отмене и не имеет правовых последствий.
3.3.7. Если в распорядительном документе имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные распоряжения, то при необходимости признать утратившим силу данный распорядительный документ он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.
Если подлежащий признанию утратившим силу пункт, подпункт или абзац содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то признается утратившим силу только этот пункт, этот подпункт или этот абзац, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже будет считаться утратившим силу.
Если в пункте, подпункте или абзаце распорядительного документа наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то признается утратившим силу этот пункт, этот подпункт или этот абзац только в части, относящейся к приложению.
3.3.8. Отмена или признание утратившими силу пунктов, подпунктов, абзацев (структурных элементов) отменяет или прекращает действие структурного элемента документа соответственно, создает новую редакцию распорядительного документа и не является внесением изменений.
Информация об изменениях:
Приложение дополнено пунктом 3.3.9. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
3.3.9. Распорядительные документы приводятся в соответствие с законами города Москвы и распорядительными документами более высокой юридической силы в течение шести месяцев со дня вступления их в силу, если иное не предусмотрено соответствующим законом города Москвы или распорядительным документом.
Информация об изменениях:
Приложение дополнено пунктом 3.3.10. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
3.3.10. При одновременном внесении в распорядительный документ изменений и признании утратившими силу структурных элементов данного распорядительного документа пункты о внесении изменений и признании утратившими силу располагаются последовательно в соответствии со структурой распорядительного документа.
3.4. Поддержание в актуальном состоянии распорядительных документов префектуры
С целью поддержания в актуальном состоянии распорядительных документов префектуры структурные подразделения, управы районов, окружные управления и службы, выступающие в качестве исполнителей по подготовке данных документов, периодически, не реже одного раза в год, осуществляют работу по выявлению распорядительных документов, подлежащих отмене, признанию утратившими силу или требующих внесения изменений.
4. Взаимодействие префектуры с Администрацией Президента и Правительством Российской Федерации, Федеральным Собранием Российской Федерации, Московской городской Думой, органами местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве, Мэром Москвы и Правительством Москвы
4.1. Общие положения
При необходимости обращения к Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации или Московскую городскую Думу для решения вопросов законотворческой деятельности направляются подписанные префектом соответствующие предложения Мэру Москвы после их согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.
Информация об изменениях:
Пункт 4.2 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 5 июня 2012 г. N 01-41-234
4.2. Подготовка проектов распорядительных документов Мэра Москвы или Правительства Москвы
4.2.1. В соответствии с установленными полномочиями префект имеет право вносить на рассмотрение Мэра Москвы или Правительства Москвы проекты распорядительных документов, издание которых находится в компетенции Мэра Москвы или Правительства Москвы.
4.2.2. Подготовка проектов распорядительных документов Мэра Москвы или Правительства Москвы осуществляется структурными подразделениями префектуры с учетом требований Регламента Правительства Москвы.
4.3. Взаимодействие префектуры с членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Московской городской Думы и муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве (далее - муниципальное Собрание)
4.3.1. Прием депутатов префектом и другими должностными лицами префектуры
По вопросам своей депутатской деятельности члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Московской городской Думы и депутаты муниципальных собраний пользуются правом на прием в первоочередном порядке префектом и другими должностными лицами префектуры в соответствии с законами о статусе этих депутатов.
4.3.2. Порядок рассмотрения обращений членов Совета Федерации и депутатов
4.3.2.1. При обращении депутата Московской городской Думы в органы исполнительной власти города Москвы должностные лица обеспечивают депутата информацией по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, консультациями специалистов, безотлагательно предоставляют ему необходимую информацию и документацию. Доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, осуществляется в соответствии с действующим федеральным законом о государственной тайне.
4.3.2.2. Депутаты Московской городской Думы имеют преимущественное право выступать по вопросам депутатской деятельности в официальных изданиях префектуры.
4.3.2.3. Должностные лица органов исполнительной власти города Москвы, к которым обратился член Совета Федерации, депутат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ на обращение или предоставить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.
В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов руководители и другие должностные лица органов исполнительной власти города Москвы обязаны сообщить об этом члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение 5 календарных дней со дня получения обращения.
Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не позднее 30 календарных дней со дня получения обращения.
4.3.2.4. Обращение Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, конкретного депутата в префектуру рассматривается в месячный срок с момента получения обращения, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства, префект и другие должностные лица префектуры незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности.
4.3.2.5. Обращение депутата муниципального Собрания в префектуру рассматривается в течение 15 календарных дней с момента получения обращения, если оно не требует дополнительного изучения или проверки.
В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностные лица префектуры обязаны сообщить об этом депутату в течение 15 календарных дней со дня получения обращения.
Окончательный ответ представляется депутату не позднее 30 календарных дней со дня получения письменного обращения. Депутат имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в обращении вопросов.
4.3.2.6. Ответ на обращение дается за подписью префекта или лица, его официально замещающего, если обращение было адресовано префекту; и за подписью первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, если обращение было направлено в их адрес.
4.3.3. Порядок рассмотрения парламентского и депутатского запросов
4.3.3.1. Парламентский запрос
Совет Федерации, Государственная Дума вправе направить парламентский запрос руководителям органов исполнительной власти города по вопросам, входящим в их компетенцию.
Парламентский запрос принимается большинством голосов от общего числа членов или депутатов соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации в порядке, установленном регламентами палат Федерального Собрания Российской Федерации.
Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.
Ответ должен быть подписан должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.
4.3.3.2. Депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Член Совета Федерации, депутат Государственной Думы (инициатор запроса) вправе направить запрос руководителям органов исполнительной власти города Москвы по вопросам, входящим в их компетенцию.
Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы направляется ими самостоятельно и не требует оглашения на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.
Должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.
Инициатор запроса имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в запросе вопросов, в том числе на закрытых заседаниях соответствующих органов исполнительной власти.
О дне рассмотрения поставленных в запросе вопросов инициатор запроса должен быть извещен исполнителем (ответственным исполнителем) заблаговременно, но не позднее, чем за 3 календарных дня до дня заседания соответствующего органа.
Ответ на запрос должен быть подписан должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.
Подготовка проекта ответа на запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы поручается органу исполнительной власти города Москвы, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ на запрос дается за подписью Мэра Москвы либо лица, исполняющего его обязанности. Должностное лицо, которому направлен запрос на исполнение, представляет проект ответа на подпись после согласования его с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.
4.3.3.3. Депутатский запрос депутата Московской городской Думы
Депутатский запрос депутата Московской городской Думы - особая форма обращения депутата (депутатов) Московской городской Думы о предоставлении информации, применяемая в том случае, когда иные установленные законом формы обращения не позволяют получить запрашиваемую информацию или когда из содержания запроса следует необходимость ее оперативного получения.
Запрос депутата городской Думы оформляется на специальном бланке и должен содержать фразу: "Запрос сделан на заседании Московской городской Думы (число, месяц, год). Запрос должен быть подписан автором (авторами) запроса.
Лицо, к которому обращен запрос депутата Московской городской Думы, обязано предоставить по существу запроса в устной (на заседании Думы) или письменной форме не позднее, чем через 15 календарных дней со дня его поступления в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, в префектуру, или в иной срок, согласованный с автором (авторами) запроса.
Подготовка проекта ответа на запрос депутата Московской городской Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы поручается органу исполнительной власти города Москвы, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ на запрос дается за подписью Мэра Москвы или лица, исполняющего его обязанности, либо уполномоченного Мэром Москвы должностного лица исполнительной власти города Москвы.
Представление на подпись Мэру Москвы или лицу, исполняющему его обязанности, проекта ответа осуществляется должностным лицом, которому поручено исполнение запроса, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.
Ответ уполномоченного Мэром Москвы должностного лица (префекта) на запрос депутата направляется в Думу после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.
Ответ на запрос депутата Московской городской Думы направляется за подписью префекта или лица, исполняющего его обязанности.
4.3.3.4. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания
Депутатский запрос депутата муниципального Собрания - особая форма обращения депутата (группы депутатов), по вопросам местного значения, входящим в компетенцию муниципального Собрания и вопросам своей депутатской деятельности, которая в письменной форме представляется на заседании муниципального Собрания.
Запрос депутата должен содержать фразу "Запрос представлен на заседании муниципального Собрания (число, месяц, год)". Запрос должен быть подписан автором (авторами) запроса.
Орган исполнительной власти города Москвы или должностное лицо, к которому обращен депутатский запрос депутата муниципального Собрания, должен дать ответ на него в устной (на заседании муниципального Собрания) или в письменной форме не позднее, чем через 15 календарных дней со дня его получения.
Обращение депутата, названное им депутатским запросом, но не содержащее сведений о дате представления депутатского запроса на заседании муниципального Собрания, или по вопросам не относящимся к его депутатской деятельности, а также к перечню вопросов местного значения, установленному Законом города Москвы от 6 ноября 2002 г. N 56 "Об организации местного самоуправления в городе Москве", рассматривается как обращение депутата в порядке, установленном пунктом 4.3.2.5 настоящего Регламента).
Ответ на депутатский запрос к префекту дается за подписью префекта либо лица, исполняющего его обязанности.
5. Порядок работы с договорами и соглашениями города Москвы, инвестиционными контрактами, государственными контрактами на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, иными гражданско-правовыми договорами
5.1. Префект в рамках своей компетенции заключает договоры и соглашения города Москвы, инвестиционные договоры (контракты), государственные контракты на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, иные гражданско-правовые договоры.
5.2. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений города Москвы определяется Регламентом Правительства Москвы и иными нормативными правовыми актами.
5.3. Порядок подготовки, оформления, подписания, выполнения и прекращения действия договоров, инвестиционных контрактов при реализации инвестиционных проектов в сфере капитального строительства на территории города Москвы, осуществляемых за счет средств инвесторов и организуемых Правительством Москвы определяется гражданским, земельным, градостроительным законодательством, распоряжениями Мэра Москвы, постановлениями и распоряжениями Правительства Москвы, иными нормативными правовыми актами.
5.4. Государственные контракты на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, иные гражданско-правовые договоры заключаются в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и иными нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, связанные с размещением государственных заказов.
При разработке документов, необходимых для размещения государственного заказа, при составлении проектов государственных контрактов на поставку товаров, выполнение работ (оказание услуг) для государственных нужд города Москвы необходимо руководствоваться примерными (типовыми) формами, утверждаемыми Департаментом города Москвы по конкурентной политике.
Государственные контракты, иные гражданско-правовые договоры на размещение государственного заказа от имени префектуры подписываются префектом либо уполномоченными префектом первым заместителем префекта, заместителем префекта, руководителем аппарата префектуры по курируемым направлениям.
Передача полномочий должностным лицам префектуры на подписание государственных контрактов, иных гражданско-правовых договоров на размещение государственного заказа оформляется распоряжением.
5.5. Ввод в Единую автоматизированную информационную систему торгов города Москвы (ЕАИСТ) учетных данных о заключаемых договорах, государственных и инвестиционных контрактах (регистрация) осуществляется государственными служащими, сотрудниками подведомственных государственных учреждений - операторами ввода контрактов ЕАИСТ, прошедшими аттестацию, назначенными соответствующим приказом (распоряжением) и зарегистрированными в ЕАИСТ.
5.6. Проекты договоров и соглашений города Москвы, инвестиционных договоров (контрактов), государственных контрактов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, иных гражданско-правовых договоров согласовываются первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, начальниками самостоятельных структурных подразделений по курируемым направлениям: Управлением экономической политики и реализации инвестиционных контрактов, Управлением бухгалтерского учета и отчетности, Государственно-правовым управлением.
Срок согласования указанных проектов должностными лицами префектуры не должен превышать двух рабочих дней. Общий срок согласования - одна неделя.
5.7. Подлинники договоров и соглашений города Москвы, государственных контрактов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, иные гражданско-правовые договоры хранятся в Государственно-правовом управлении два года после выполнения, затем передаются в архив префектуры.
Подлинники инвестиционных договоров (контрактов) хранятся в Управлении экономической политики и реализации инвестиционных контрактов два года после выполнения, затем передаются в архив префектуры.
5.8. Исполнение и общий контроль за реализацией заключенных договоров и соглашений города Москвы, государственных контрактов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, иных гражданско-правовых договоров, инвестиционных договоров (контрактов) возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, начальников самостоятельных структурных подразделений по курируемым направлениям.
6. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан
6.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов
6.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в префектуре осуществляется следующими способами:
- фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично гражданами (через окно приема почты);
- с использованием факсимильной связи;
- с использованием электронной почты;
- с использованием официального портала префектуры в сети Интернет;
- в виде телефонограмм;
- с использованием пейджинговой связи (для обращений граждан).
6.1.2. Прием и отправка документов в префектуре производится централизованно, за исключением факсимильной связи, телефонной связи, электронной почты и с официального портала.
6.1.3. Прием, первичную обработку, доставку и отправку документов осуществляет Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, Отдел службы "одного окна", Управление межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий, Управление по проведению конкурсов и аукционов на размещение городского заказа.
Допускается применение факсимильной связи для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации, либо с последующей их регистрацией.
Интернет-письма граждан и юридических лиц оформляются на официальном портале префектуры в сети Интернет в рубрике "Вопрос-ответ".
Прием и отправка телефонограмм, адресованных префекту, первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры или подписанных ими, производится структурными подразделениями префектуры, обеспечивающими их деятельность, в соответствии с компетенцией.
6.1.4. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, принимаются только при вскрытых конвертах.
Документы по вопросам размещения городского государственного заказа (заявки на участие в конкурсе, котировочные заявки, технические задания и др.) передаются непосредственно в Управление по проведению конкурсов и аукционов на размещение городского заказа.
Организация работы по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для городских нужд в ЮАО осуществляется в соответствии со специальными Федеральными законами, нормативными правовыми актами города Москвы, Мэра Москвы и Правительства Москвы, распорядительными документами префектуры, положением о Единой комиссии префектуры по размещению городского заказа на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для городских нужд в ЮАО.
Выполнение общих требований по делопроизводству к документам, поступающим в Управление по проведению конкурсов и аукционов на размещение городского заказа (регистрация, прохождение, исполнение и контроль за исполнением документов, снятие с контроля) осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.
6.1.5. При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя ставится штамп префектуры, дата и подпись сотрудника, принявшего документ (при приеме газет и журналов - время поступления), на копии документа - штамп префектуры с указанием даты приема.
6.1.6. При приеме обращений от граждан, при наличии копии обращения, на ней ставится штамп с указанием даты поступления документа в префектуру.
6.1.7. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными приемной префекта с последующей передачей в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией (с указанием, какие документы доложены префекту, первым заместителям префекта или заместителям префекта в рабочем порядке).
Указанная корреспонденция передается в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией для ее обработки не позднее 9.30 следующего рабочего дня и подлежит регистрации первоочередно.
6.1.8. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее трех рабочих дней с момента получения.
6.1.9. Все конверты с документами, поступившими в префектуру, вскрываются.
При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов, служебные документы возвращаются отправителю в течение трех дней с момента поступления с указанием причин возврата за подписью начальника Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
При наличии в конверте заполненного бланка заявления, предусмотренного в документообороте службы "одного окна", корреспонденция направляется в службу "одного окна" для регистрации и исполнения в установленном порядке.
6.1.10. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в префектуру до 14.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На корреспонденции, поступившей после 14.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
6.1.11. На документы, требующие срочного рассмотрения имеющие пометку срочности, а также адресованные префекту, как члену Правительства Москвы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, Правительства Москвы, телеграммы, заявления граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, манифестаций, забастовок и т.д. проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) вне зависимости от времени их поступления, доставка префекту осуществляется незамедлительно.
Информация об изменениях:
Пункт 6.1.12 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
6.1.12. Из Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией документы передаются под роспись по реестру с указанием даты. Реестр заполняется ответственным за делопроизводство соответствующего подразделения, уполномоченным сотрудником управы района, окружного управления или службы.
Доставка срочных факсограмм префекту, первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры осуществляется в течение одного часа после их поступления под роспись в разносной книге с указанием даты и времени.
6.1.13. Отправка документов из префектуры производится после регистрации документа в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, Отделе службы "одного окна".
При отправке корреспонденции из префектуры проверятся наличие:
- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные префектуре организации);
- исходящего номера;
- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи на документе.
6.1.14. Сотрудники Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, Отдела службы "одного окна" имеют право в случае неправильно оформленного документа:
- вернуть документ исполнителю;
- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.
6.1.15. Документы, переданные в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, отправляются внешним адресатам через реестры и журналы регистрации в течение дня.
Документы срочного характера, имеющие пометку срочности, документы, по которым установлен срок исполнения от 1 до 3 дней, отправляются внешним адресатам по факсу, а в структурные подразделения префектуры - через ответственных за работу с документами в подразделениях.
6.1.16. При отправке заказной и простой корреспонденции заполняются реестры.
6.1.17. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах, а так же по просьбе заявителя.
Выдача производится в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, под роспись получателя и при наличии письменного согласия руководителя структурного подразделения префектуры, рассмотревшего документ, либо лица, его замещающего.
Выдача копий ранее отправленных документов производится с разрешения начальника Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией под роспись в журнале или на копии документа, находящегося в деле.
6.2. Регистрация документов
6.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (как создаваемые в префектуре, так и поступившие в префектуру из других организаций и от граждан).
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Московской городской Думы, Правительства Москвы.
6.2.2. В префектуре осуществляется регистрация:
- в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией:
- указов и распоряжений Мэра Москвы;
- постановлений Правительства Москвы;
- распоряжений Правительства Москвы;
- распоряжений заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, в том числе первых заместителей;
- поручений Мэра Москвы;
- протоколов заседаний и совещаний у Мэра Москвы (документы "Для служебного пользования");
- документов, адресованных префекту, в том числе как члену Правительства Москвы;
- поручений по исполнению (резолюций) вышеуказанных документов;
- ответов по исполнению данных поручений;
- инициативной переписки префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры и документов - ответов по ним;
- служебных (докладных записок);
- в Секторе приема населения:
- заявлений граждан и представителей организаций, обратившихся на личный прием;
- поручений и документов по исполнению поручений должностных лиц префектуры, данных в ходе приема граждан и представителей организаций, организованного Сектором приема населения;
- в Первом отделе префектуры:
- документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну и других документов, поступающих в Первый отдел;
- в Управлении экономической политики и реализации инвестиционных контрактов:
- инвестиционных договоров (контрактов);
- в Государственно-правовом управлении:
- подлинники договоров и соглашений;
- в Организационном управлении:
- протоколов заседаний Коллегий;
- протоколов оперативных совещаний, проводимых префектом с аппаратом префектуры, главами управ районов, руководителями окружных служб и управлений;
- протоколов оперативных совещаний префекта с должностными лицами префектуры;
- в Управлении по проведению конкурсов и аукционов на размещение городского заказа:
- заявки на участие в конкурсах, аукционах, запросах котировок;
- в структурных подразделениях префектуры:
- документов по исполнению поручений первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, данных во время приема представителей организаций;
- протоколов совещаний, заседаний постоянных комиссий, проводимых первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата;
- в Отделе службы "одного окна":
- обращений граждан и представителей организаций по документам, относящимся к деятельности Отдела службы "одного окна".
Порядок работы с обращениями граждан и организаций, зарегистрированными в службе "одного окна" осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 14 настоящего Регламента.
6.2.3. Регистрация документов (служебной корреспонденции и обращений граждан) осуществляется в префектуре в автоматизированном режиме.
Моментом регистрации документа (в том числе и обращения гражданина) считается момент фиксации факта поступления документа путем проставления на документе регистрационного номера, занесения необходимых сведений о документе в автоматизированный банк регистрационных данных.
Затем на документ наносится штрих-код и осуществляется его сканирование.
6.2.4. Прием (передача) телефонограмм, адресованных префекту, первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры производится секретарями или дежурными приемных вышеназванных должностных лиц, а также сотрудниками Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией с регистрацией телефонограмм в специальных журналах.
6.2.5. Документы, зарегистрированные в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, как правило, в тот же день направляются префекту, первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры по принадлежности в соответствии с их компетенцией.
6.2.6. В обязательном порядке префекту докладываются следующие документы:
- распорядительные документы Мэра Москвы и Правительства Москвы;
- проекты распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы;
- протоколы совещаний, проводимых Мэром Москвы, первыми заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы;
- контрольные поручения Мэра Москвы, первых заместителей, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы по исполнению обращений граждан и служебных документов;
- обращения граждан и служебные документы, содержащие проблемные или социально значимые вопросы, требующие принятия решения префектом, как руководителем органа исполнительной власти города Москвы.
6.2.7. Служебные документы и обращения граждан, адресованные в префектуру и не требующие доклада префекту, руководитель аппарата префектуры направляет по принадлежности в течение семи календарных дней со дня регистрации в префектуре тому органу или должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.
Гражданин или организация уведомляется о направлении их обращения на исполнение в соответствующий орган или должностному лицу (в том числе о переадресации его обращения). Информационное письмо направляется заявителю за подписью начальника Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
6.2.8. Повторными считаются документы, поступившие в префектуру по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в префектуре, и если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также, если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило заявителя или организацию.
Служебные документы (обращения граждан) одной и той же организации (одного и того же лица) по одному и тому же вопросу, поступившие от различных авторов, не считаются повторными.
6.2.9. Для подготовки проекта резолюции и принятия решения о процедуре исполнения повторных документов, в соответствующие структурные подразделения аппарата префектуры (должностным лицам) вместе с документами направляется предыдущая переписка (дело), либо справочная информация о прохождении документа, содержащаяся в компьютерной базе префектуры.
6.2.10. Структурные подразделения префектуры, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность, как самих документов, так и информации о них в компьютерных базах, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.
6.3. Рассмотрение документов
6.3.1. Рассмотрение документа в префектуре предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю, подписание резолюции.
6.3.2. Первичное рассмотрение документа с последующим вводом информации в базу данных производится не позднее, чем в трехдневный срок с момента регистрации документа в префектуре.
6.3.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях.
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой резолюцией) и исполнитель.
Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.
6.3.4. При подготовке проекта резолюции должностного лица префектуры учитывается распределение обязанностей между должностными лицами и структурными подразделениями.
Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по исполнению документа, может быть адресована только руководителям, структурным подразделениям и специалистам, контроль за деятельностью и координацию работы (или руководство деятельностью) которых осуществляет указанное должностное лицо, в пределах своей компетенции.
6.3.5. Служебные документы и обращения граждан, зарегистрированные в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, направляются на исполнение в соответствии с резолюциями через ответственных за работу с документами управлений и отделов префектуры.
6.3.6. Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией и Отдел службы "одного окна" обеспечивают ответственных исполнителей и соисполнителей - первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, управы районов, окружные службы и управления необходимым количеством копий. Лица, ответственные за документооборот в структурных подразделениях, обеспечивают соисполнителей необходимым количеством копий по поручениям своих руководителей.
6.3.7. В Управление Департамента жилищной политики и жилищного фонда города Москвы в ЮАО направляются на исполнение в соответствии с резолюциями и подлежат возврату от ответственных исполнителей оригиналы переписки и поручений руководителей по жилищным вопросам.
6.3.8. На Территориальное управление Департамента землепользования г. Москвы в ЮАО г. Москвы возлагается ответственность за исполнение поручений префекта по обращениям граждан и организаций, содержащим вопросы оформления земельно-правовых отношений.
6.3.9. Подготовка и оформление резолюций.
6.3.9.1. На документы, адресованные префекту, проекты резолюций готовят:
- Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией;
- Первый отдел (по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, и другим документам, поступающим в Первый отдел);
- Второй отдел (по документам, поступающим во Второй отдел);
На документы, адресованные первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры проекты резолюций готовят их секретари или уполномоченные сотрудники.
6.3.9.2. Резолюции оформляются на бланках установленного образца.
Бланк резолюции скрепляется с документом.
Резолюция может быть оформлена и на самом документе.
6.3.9.3. В состав резолюции входят следующие элементы:
- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);
- содержание поручения (или несколько поручений);
- срок исполнения поручения (в случае наличия нескольких поручений для каждого поручения свой срок).
Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации или участия в решении вопроса (при необходимости).
Рядом с фамилией должностного лица, на которое возлагается контроль за ходом исполнения документа, делается пометка - "Контроль".
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель ("отв."), либо им считается лицо, указанное в резолюции первым. Оригинал документа направляется ответственному исполнителю, которому поручено обобщать информацию и готовить ответ.
При наличии в резолюции нескольких ответственных исполнителей докладывает о выполнении поручения префекту лицо, указанное в резолюции первым или лицо, которому дано поручение "подготовить ответ".
Резолюция подписывается соответствующим должностным лицом, которое дает поручение (его подпись расшифровывается на бланке), датируется.
6.3.9.4. Резолюции по исполнению документов, адресованных должностным лицам префектуры, имеют право подписывать:
- должностное лицо - адресат;
- лицо, исполняющее его обязанности;
- уполномоченное им лицо.
6.3.9.5. Право подписывать резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, адресованных префекту, первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры от имени и по поручению указанных должностных лиц имеют:
- от имени префекта - первые заместителя префекта (в случае отсутствия префекта, осуществляя его полномочия в пределах, установленных распорядительным документом), в весьма срочных документах (в случае отсутствия первых лиц) - начальник Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией;
- от имени первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры (в случае их отсутствия) - лица, официально их замещающие, либо уполномоченные ими сотрудники.
6.3.9.6. Право, предоставленное префектом, первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры давать от их имени поручения по исполнению документов отдельным должностным лицам, должно быть зафиксировано в соответствующих организационно-распорядительных документах (положениях, должностных инструкциях и т.д.)
6.4. Особенности работы с обращениями граждан
6.4.1. Общие положения
Организация работы с обращениями граждан в префектуре осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", настоящим Регламентом, в том числе в части требований, установленных Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных префекту ЮАО г. Москвы, в префектуру ЮАО г. Москвы (приложение 10 к настоящему Регламенту).
6.4.2. Порядок работы с телефонными обращениями граждан, поступающими в Справочно-информационную службу префектуры (СИСП)
6.4.2.1. СИСП представляет гражданам и организациям достоверную справочную информацию по телефону о деятельности органов исполнительной власти города Москвы, включая различные подразделения и подведомственные службы, а также городских организаций, расположенных на территории административного округа.
6.4.2.2. Прием и автоматизированная регистрация телефонных обращений граждан по вопросам обеспечения нормального функционирования объектов городского хозяйства осуществляется в день поступления обращений.
Информация по телефонным обращениям граждан заносится в базу данных СИСП и при необходимости направляется на рассмотрение в управы районов и окружные службы и управления в течение рабочего дня.
Информация об изменениях:
Пункт 6.4.2.3 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 22 октября 2010 г. N 01-41-565
6.4.2.3. Обращения граждан по сложным вопросам, поставленные на контроль, оформляются на регистрационной карточке СИСП и подписываются первыми заместителями префекта, заместителями префекта или руководителем аппарата префектуры по направлениям и рассылаются по электронной почте и по факсу. Оригинал документа хранится в СИСП.
Телефонные обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их поступления, если руководителем не установлен другой срок.
Сроки исполнения поручений указываются в тексте документов.
На вопросы, требующие оперативного принятия мер, устанавливается оперативный контроль со сроками рассмотрения жалоб в течение одного-двух дней.
Продление срока исполнения поручения осуществляется должностным лицом, подписавшим документ или лицом, официально его замещающим.
Снятие с контроля поручения производится соответствующим должностным лицом, поставившим документ на контроль.
Законченные делопроизводством дела в течение 5 лет хранятся в СИСП, затем, в соответствии с номенклатурой дел, подлежат уничтожению в установленном порядке.
6.4.2.4. Пополнение и корректировка используемых компьютерных баз данных осуществляется сотрудниками СИСП в соответствии с установленным порядком.
Информация об изменениях:
Пункт 6.4.3 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 28 сентября 2009 г. N 01-41-1297
6.4.3. Особенности работы при рассмотрении обращений Уполномоченного по правам человека в городе Москве
6.4.3.1. Работа с обращениями Уполномоченного по правам человека в городе Москве (далее - Уполномоченный) осуществляется на основании Закона города Москвы "Об Уполномоченном по правам человека в городе Москве" и настоящего Регламента.
6.4.3.2. Префектура предоставляет сведения, материалы и другие документы, необходимые для осуществления полномочий Уполномоченного, в течение двух недель с момента поступления его запроса. Ответы Уполномоченному о принятых мерах направляются в письменной форме.
6.4.3.3. Заключения, рекомендации и другие обращения Уполномоченного в префектуру рассматриваются в течение двух недель с момента их поступления в префектуру.
Ответ на обращение Уполномоченного направляется за подписью префекта, либо должностного лица, к которому обратился Уполномоченный. В случае если рекомендации Уполномоченного не выполнены, в ответе должно содержаться обоснование причин их невыполнения.
6.4.3.4. В случае обсуждения поставленных в обращении Уполномоченного вопросов на заседаниях постоянных комиссий (других рабочих органов) префект или должностное лицо, к которому обратился Уполномоченный, не позднее, чем за три календарных дня до даты рассмотрения вопроса извещает Уполномоченного о времени и месте проведения заседания.
Информация об изменениях:
Пункт 6.4.4 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
6.4.4. Порядок работы с обращениями граждан, поступившими на официальный портал префектуры и пейджер префекта
Обращения граждан, поступившие на электронный адрес префектуры или официальный портал префектуры должны содержать изложение существа вопроса, фамилию, имя, отчество обращающихся, почтовый адрес заявителя (местожительство), телефон, адрес их электронной почты (кроме пейджера префекта), дату.
Интернет-письмо, не содержащее фамилии, почтового и электронного адреса гражданина, не подлежит рассмотрению.
Обращения граждан, поступившие на официальный портал префектуры и пейджер префекта, выводятся сотрудниками информационно-технологического сектора Управления межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий (далее - информационно-технологический сектор) на бумажный носитель и передаются по реестру в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией для регистрации в установленном порядке в день получения обращения.
Согласно утвержденной номенклатуре дел документу присваивается регистрационный номер с индексом.
Сообщения граждан, содержащие сведения о готовящихся преступлениях, докладываются префекту или должностному лицу, исполняющему его обязанности, незамедлительно.
На зарегистрированный документ в тот же день Управлением по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией готовится проект резолюции и направляется на рассмотрение префекту.
Срок исполнения обращений, требующих оперативного принятия мер и не требующих дополнительной проработки вопроса, рассматриваются в срок до 15 рабочих дней.
После получения ответа заявителю на бумажном носителе Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией в тот же день заносит информацию в автоматизированную систему учета и контроля обращений.
Подписанный ответ на обращение, поступившее на официальный портал префектуры, должен содержать пометку о согласии руководителя опубликовать на официальном портале префектуры данный текст ответа.
Ответ передается из Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией по реестру в информационно-технологический сектор, сотрудники которого в тот же день публикуют текст ответа на официальном портале префектуры и в копии направляют ответ заявителю по электронному адресу.
Ответ на обращение, поступившее на пейджер префекта, направляется заявителю по почте через Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
Контроль за качественным (полнота и точность) и своевременном исполнением резолюций по обращениям, поступившим на портал ЮАО, электронную почту и пейджер префекта, возлагается на Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией и Управление межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий.
6.4.5. Порядок работы с обращениями граждан, поступившими по телефону при проведении "горячей линии" с главами управ районов в редакции газеты "Южные горизонты"
"Горячая линия" проводится редакцией газеты "Южные горизонты" в здании учебного телецентра ЮАО по адресу: улица Маршала Захарова, дом 14, корпус 2 с 12:00 до 13:00 по вторникам. Главы управ районов ставятся в известность о проводимом мероприятии не позднее, чем за 5 дней до проведения "горячей линии". По итогам проведения "горячей линии" в очередном номере газеты "Южные горизонты" размещается материал с ответами на поставленные вопросы с фотографией руководителя, принимавшего участие в данном мероприятии.
Информация о проведении "горячей линии" анонсируется еженедельно в газете "Южные горизонты" и на студии кабельного телевидения "Экран - 5".
6.4.6. Порядок работы с обращениями граждан, поступившими по телефону при проведении прямого телеэфира с префектом
Прямые эфиры с префектом ЮАО проводятся каждую четвертую среду месяца на студии кабельного телевидения "Экран - 5" в передаче "Диалог в прямом эфире" по адресу: Москва, ул. Автозаводская, д. 10 в 19:15.
Все вопросы, поступившие при проведении прямого эфира, в электронном виде направляются в адрес Сектора по взаимодействию со средствами массовой информации не позднее 10:00 следующего дня.
Сектор по взаимодействию со средствами массовой информации производит классификацию поступивших вопросов, определяет ответственных, сроки исполнения и готовит проект распоряжения о плане мероприятий по работе с обращениями граждан, поступившими при проведении прямого эфира не позднее 6 дней после выхода телевизионной передачи. В план мероприятий включаются также вопросы, заданные жителями при проведении повтора передачи "Диалог в прямом эфире".
Руководители префектуры, главы управ районов, руководители окружных служб и управлений представляют ответы на поставленные жителями вопросы с расписками в установленные сроки непосредственно в Сектор по взаимодействию со средствами массовой информации.
Все ответы предварительно согласовываются с первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, на которых возложен контроль за исполнением поручений префекта.
Вопросы снимаются с контроля только при наличии расписки от жителя, обратившегося к префекту в прямом эфире. Вопросы, носящие информационный характер, также доводятся непосредственно до заявителя с его собственноручным подтверждением получения ответа.
Обращения граждан во время проведения радио и телеэфиров префекта центральными средствами массовой информации оформляются распорядительным документом в установленном порядке.
6.4.7. Порядок работы с обращениями граждан, поступившими по телефону при проведении прямого телеэфира с заместителями префекта
Прямые эфиры с заместителями префекта ЮАО проводятся каждый понедельник и в первую и четвертую среду месяца на студии кабельного телевидения "Экран - 5" по адресу: Москва, ул. Автозаводская, д. 10 в 19:15.
График выступлений заместителей префекта определяется ежеквартальным распоряжением об участии руководителей префектуры в прямых эфирах на студии кабельного телевидения "Экран - 5".
Заместители префекта определяют и представляют заведующему Сектором по взаимодействию со средствами массовой информации не позднее, чем за 5 дней до проведения эфира тему беседы и информационные материалы с указанием тематики телевизионных сюжетов.
Все вопросы, поступившие на прямой эфир, передаются выступавшему руководителю не позднее 12:00 следующего дня.
Контроль за информированием жителей по поставленным в прямом эфире вопросам осуществляют непосредственно заместители префекта.
Аналитическая справка по итогам проведения эфиров предоставляется первому заместителю префекта по организационной работе не позднее последней пятницы квартала. Первый заместитель префекта по организационной работе готовит для доклада префекту обобщенную справку по итогам квартала.
6.4.8. Порядок работы с обращениями граждан, поступившими по телефону при проведении прямого телеэфира с руководителями окружных служб и управлений ЮАО
График проведения прямых эфиров с начальниками окружных служб и управлений определяется ежеквартальным распоряжением об участии руководителей префектуры и глав управ районов в прямых эфирах на студии кабельного телевидения "Экран - 5". Прямые эфиры с участием руководителей окружных служб и управлений проводятся каждую пятницу на студии кабельного телевидения "Экран - 5" по адресу: Москва, ул. Маршала Захарова, д. 14, корп. 2 в 19:30.
Все вопросы, поступившие на прямой эфир, передаются выступавшему руководителю не позднее 12:00 следующего дня. Контроль за информированием жителей по поставленным в прямом эфире вопросам осуществляют непосредственно руководители, выступившие в прямом эфире.
6.4.9. Порядок работы с обращениями граждан, поступившими по телефону при проведении прямого радиоэфира с главами управ районов, руководителями окружных служб и управлений ЮАО на радиостанции "Говорит Москва"
График проведения прямых эфиров с главами управ районов, руководителями окружных служб и управлений ЮАО определяется ежеквартальным распоряжением об участии глав управ районов, руководителей окружных служб и управлений ЮАО в прямых радиоэфирах на радиостанции "Говорит Москва". Прямые эфиры проводятся каждый вторник в 10:00 на радиостанции "Говорит Москва" по адресу: Москва, ул. Большая Татарская, дом 35. Контроль за информированием жителей по поставленным в прямом эфире вопросам осуществляют непосредственно руководители, выступившие в прямом радиоэфире.
По итогам проведения прямых эфиров на радиостанции "Говорит Москва" каждый руководитель, принимавший участие в передаче, издает распоряжение (приказ), определяет сроки выполнения и назначает ответственных исполнителей для работы над поставленными радиослушателями вопросами.
Информация об изменениях:
Пункт 6.4.10 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 8 июля 2010 г. N 01-41-294
6.4.10. О проведении брифингов префекта со средствами массовой информации
Брифинги префекта проводятся каждый первый четверг месяца в 12:00 в здании префектуры ЮАО по адресу: Москва, ул. Автозаводская, д. 10.
Тема брифинга определяется префектом.
На заведующего Сектором по взаимодействию со средствами массовой информации возлагается ответственность за приглашение представителей средств массовой информации административного округа и города.
По итогам проведения брифинга ответы на поднятые журналистами вопросы публикуются в обобщенной форме в СМИ административного округа и в центральных изданиях.
6.5. Порядок работы с документами, поступающими и отправляемыми посредством факсимильной связи
6.5.1. Центральный факсимильный аппарат префектуры работает в автоматическом режиме круглосуточно.
6.5.2. Ответственный за организацию приема информации на центральном факсе префектуры в рабочие дни с 9.00 до 18.00 (по пятницам до 16.45) - сотрудник Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
6.5.3. Поступающая по факсу информация регистрируется сотрудниками Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, готовится резолюция и передается на рассмотрение префекту, кроме документов адресованных должностным лицам префектуры в соответствии с распределением обязанностей.
6.5.4. В соответствии с поручением префекта выполнение факсограммы осуществляет руководитель, который является ответственным поданному документу.
6.5.5. Информация, полученная в выходные и праздничные дни, передается дежурным по назначению, копии документов передаются (оставляются) для регистрации в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
6.5.6. Руководители подразделений назначают ответственных за надлежащую эксплуатацию факсимильных аппаратов в своих подразделениях, а также за регистрацию факсов и контроль их исполнения. Передача информации по факсу производится сотрудниками структурных подразделений префектуры с факсимильных аппаратов, установленных в их подразделениях.
6.5.7. Передача информации с центрального факса префектуры производится по разрешению руководителя аппарата префектуры или начальника Управления по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
Вся передаваемая информация в обязательном порядке регистрируется в специально выделенном для этих целей журнале лицом, передающим факс.
В журнал заносятся следующие данные: номер документа, дата и время передачи, количество страниц, наименование подразделения префектуры и фамилия сотрудника, передающего факс, кому направлен документ. Журнал хранится в кабинете, в котором установлен факс.
6.5.8. Работа с аппаратами факсимильной связи производится в строгом соответствии с инструкциями изготовителей, а также в соответствии с рекомендациями сотрудников Управления межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий.
6.5.9. Техническое обслуживание факсимильных аппаратов префектуры производится организацией, с которой заключен договор на профилактико-технические работы по обслуживанию аппаратов факсимильной связи префектуры. Заявки на проведение работ направляются в Управление межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий.
6.5.10. Ответственные сотрудники подразделений префектуры в обязательном порядке проходят инструктаж по использованию факсимильных аппаратов. Инструктаж проводится сотрудниками Управления межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий или компанией, с которой заключен договор на профилактико-технические работы по обслуживанию аппаратов факсимильной связи префектуры.
6.5.11. Ответственные сотрудники обязаны следить за надлежащей эксплуатацией факсимильных аппаратов в своих подразделениях.
6.6. Оформление исходящих документов
6.6.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные) подписываются префектом, первыми заместителями префекта, заместителями, руководителем аппарата префектуры, руководителями структурных подразделений префектуры (если это право оговорено в положениях об их деятельности) в соответствии с их компетенцией.
6.6.2. Исходящие документы оформляются на бланках для писем в соответствии с разделом 13 настоящего Регламента.
6.6.3. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один.
Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ и исполнителем.
Исходящие документы передаются для отправки полностью оформленными в соответствии с требованиями настоящего Регламента.
6.6.4. После исполнения документа исходящим номером ответа по данному исполненному документу является его входящий номер, данный при первичной регистрации.
6.6.5. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.
6.7. Формирование дел, их хранение, организация справочной работы
6.7.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, в Отделе службы "одного окна" и в Управлении по проведению конкурсов и аукционов на размещение городского заказа.
6.7.2. Справочную работу по документам, централизованно зарегистрированным в префектуре, осуществляет Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией и Отдел службы "одного окна".
Руководители структурных подразделений префектуры отвечают за:
- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в компьютерной базе данных;
- соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
- своевременную подготовку и передачу дел в архив префектуры (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).
6.7.3. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного срока хранения (свыше 10 лет) в течение 2 лет хранятся в структурных подразделениях префектуры для справочной работы, затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив префектуры.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет (включительно) хранятся в структурных подразделениях префектуры. Указанные дела по истечении сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел подлежат уничтожению на основании акта о выделении документов и дел к уничтожению.
Подготовка дел для передачи в архив префектуры производится работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем специалиста, ответственного за архив.
6.7.4. Архивом префектуры осуществляется сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений префектуры, архивных справок, копий, выписок из документов - организациям и гражданам в соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций" и настоящим Регламентом.
6.7.5. Формирование дел, их хранение и передача в архив, справочная работа по документам, составляющим государственную тайну, осуществляется Первым отделом префектуры в соответствии с требованиями руководящих документов, регламентирующих порядок ведения секретного делопроизводства.
7. Исполнение и контроль исполнения документов и обращений граждан
7.1. Общие положения
7.1.1. В префектуре подлежат исполнению поручения префекта, других должностных лиц, зафиксированные в распорядительных и служебных документах, протоколах заседаний и совещаний, а также резолюциях по исполнению документов и обращений граждан.
7.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на выполнение поручений префекта и других должностных лиц префектуры.
7.1.3. Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица префектуры в соответствии с возложенными на них функциями.
7.1.4. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением конкретных документов и резолюций.
7.2. Исполнение распорядительных документов, протоколов, служебных документов и обращений граждан
7.2.1. Срок исполнения
7.2.1.1. Срок исполнения, установленный распорядительным документом, протоколом или резолюцией, определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.
Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в днях, исчисляется рабочими днями.
Срок исполнения истекает:
- исчисляемого месяцем - через 30 календарных дней, не считая нерабочих праздничных дней, за исключением сроков исполнения, установленных законодательством;
- исчисляемого неделей - через пять дней, не считая нерабочих, праздничных и выходных дней;
- исчисляемого днями - в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.
Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
7.2.1.2. Срок исполнения поручения, содержащегося в распорядительном документе, указывается в тексте распорядительного документа.
Срок исполнения распорядительного документа в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом.
В тех случаях, когда в распорядительном документе не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения документа в целом - 6 месяцев с момента подписания распорядительного документа.
Если срок исполнения контрольного поручения не установлен в распорядительном документе, Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией через три месяца с момента подписания распорядительного документа запрашивает у ответственного исполнителя или должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа в целом, информацию о состоянии дел по выполнению поручения в форме отчета.
Продление срока исполнения отдельного поручения, содержащегося в распорядительном документе префектуры, может осуществляться в рамках срока, по последнему пункту распорядительного документа должностным лицом, на которое возложен контроль за выполнением документа в целом, на основании справки, обосновывающей причины невыполнения поручения, меры по их устранению и предложения о новом сроке исполнения поручения.
Если распорядительный документ не выполнен в целом в установленный срок, то должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа, направляет на имя префекта служебную записку (справку) с указанием причин невыполнения распорядительного документа, мер, принятых по их устранению и предложением о новом сроке его выполнения.
Решение о продлении срока исполнения распорядительного документа принимается префектом.
Распорядительный документ снимается с контроля префектом на основании справки, содержащей информацию о выполнении всех поручений документа, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа в целом.
Основанием для снятия распорядительного документа префектуры с контроля является:
- его выполнение;
- принятие (введение в действие) нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий и т.д.).
Снятие с контроля распорядительного документа осуществляется путем внесения соответствующей информации в компьютерную базу данных.
7.2.1.3. Сроки исполнения протокольных поручений определены, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения совещания.
Решение о снятии с контроля пунктов протокола совещания в связи с их выполнением или продлении срока их исполнения принимается префектом по предложению должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением пункта протокола.
Информация об изменениях:
Пункт 7.2.1.4 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
7.2.1.4. Срок исполнения служебного документа и обращения гражданина указывается в резолюциях префекта и других должностных лиц префектуры.
Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.
Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца, за исключением документов, имеющих сроки исполнения, установленные федеральным и московским законодательством.
Если служебный документ (обращение гражданина) поставлен на контроль в префектуре, срок исполнения поручений по нему исчисляется от даты поступления (первичной регистрации) документа в префектуру и составляет 30 календарных дней, если в резолюции не установлен другой срок исполнения.
Срок исполнения поручения, установленный в днях, начинается на следующий день после подписания резолюции префектом или другим должностным лицом и его регистрации.
В случае переадресования документа (направления по принадлежности) управам районов, окружным службам и управлениям, другим органам исполнительной власти г. Москвы, срок исполнения исчисляется с даты поступления (регистрации) документа в указанный орган.
Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:
- поручения с пометкой "незамедлительно" исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "весьма срочно" исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "срочно" исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "оперативно" исполняются не позднее 10 дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции).
Пометки срочности, которые сокращают срок исполнения поручения, имеют право проставлять префект, первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры.
При простановке пометок срочности вышеуказанными должностными лицами сотрудники их подразделений обязаны незамедлительно довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить, используя средства оперативной доставки, документ исполнителю.
До двух месяцев устанавливается срок исполнения первичных поручений по исполнению служебных документов по следующим вопросам:
- регистрация граждан по месту жительства и пребывания в Москве, предоставление жилой площади в Москве;
- подбор нежилых помещений и приватизация муниципальной и государственной собственности;
- подбор земельных участков, выделяемых для коллективного садоводства;
- экономико-правовое регулирование земельных отношений на территории Москвы и лесопаркового защитного пояса, в том числе отвод земельных участков под застройку;
- разработка архитектурных и градостроительных проектов и их реализация в Москве;
- рассмотрение ходатайств городских организаций о награждении государственными наградами Российской Федерации.
Данное положение не касается поручений по документам, поступившим из вышестоящих органов с указанием конкретных сроков исполнения, а также обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в г. Москве, парламентских и депутатских запросов (порядок и сроки работы с указанными документами изложены в п. 4.3 настоящего Регламента).
Требование прокурора об изменении распорядительного документа префектуры в связи с выявлением в нем коррупционных факторов рассматривается префектом в течение 10 календарных дней с момента его поступления в префектуру и учитывается в порядке, установленном настоящим Регламентом.
Протест прокурора или его заместителя подлежит рассмотрению в течение 10 календарных дней с момента поступления его в префектуру либо в иной, установленный прокурором срок.
По представлению прокурора или его заместителя об устранении нарушений закона в течение месяца со дня поступления в префектуру в прокуратуру направляется письменный ответ, содержащий информацию о принятых конкретных мерах по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих.
Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя поручения.
Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем, готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока, не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения.
Корректировка срока исполнения по документам с поручениями Мэра Москвы и Правительства Москвы в адрес префектуры осуществляется в соответствии с п. 7.2.3. настоящего Регламента.
Решение о снятии с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль.
Основанием для снятия с контроля может служить:
- подписанный и зарегистрированный окончательный ответ;
- справка исполнителя о результатах выполнения поручения (копия выпущенного распорядительного документа).
Исполненными считаются служебный документ и обращение гражданина, по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.
Поручение о подготовке проекта распорядительного документа префектуры считается выполненным, когда оформленный проект распорядительного документа подписан префектом и ему присвоен регистрационный номер.
Решение о снятии с контроля документов с грифом "Особый контроль" принимает префект и руководитель аппарата префектуры.
7.2.2. Порядок исполнения документа
Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц префектуры, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции (поручении) не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым.
Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению (по служебным документам и обращениям граждан).
Соисполнители не позднее, чем за 5 дней, до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме (в электронном виде), устраивающей ответственного исполнителя.
Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.
Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов ответов документов.
Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений префекта должны подписываться руководителями структурных подразделений префектуры, управ районов, окружных управлений и служб, которым даны поручения или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в течение 30 календарных дней со дня регистрации документа в префектуре, если срок не был указан.
Подлинники документов, направленные исполнителю, возвращаются в структурное подразделение, в котором зарегистрирован данный документ вместе со справками (информацией) об исполнении и копиями ответов по исполнению поручения.
Справки по поручениям первых заместителей, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры могут быть подписаны заместителем руководителя структурного подразделения, управы района, курирующим данное направление работ.
Если по контрольному документу требуется дать ответ Администрации Президента, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации через Аппарат Мэра и Правительства Москвы, документ оформляется за подписью префекта (первых заместителей префекта, заместителей префекта) и направляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвы в двух экземплярах (с указанием, на какой исходящий номер документа Правительства Москвы дается ответ).
В случае отсутствия префекта ответ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, на бланке префекта.
По документам с поручениями (резолюциями) должностных лиц Правительства Москвы в адрес органов исполнительной власти ответ в Правительство Москвы и корреспонденту (организации, гражданину) дает префект, первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры.
Основные требования к содержанию и оформлению ответов на контрольные поручения по обращениям граждан приведены в приложении 8 настоящего Регламента.
Ответы на служебный документ и письменное обращение гражданина даются, как правило, в письменной форме.
Ответ на обращение организации или гражданина, поступившее в префектуру и направленное по принадлежности в управу района, окружное управление, дает их руководитель, либо другое должностное лицо в пределах определенной компетенции.
На обращение организации или гражданина, зарегистрированное в органе исполнительной власти, ответ направляется за подписью руководителя или другого должностного лица органа исполнительной власти. Запрещается направлять ответ на данное обращение за подписью руководителей районных служб (ДЕЗ, ГУ ИС).
На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.
Допускается устная форма ответа (если такая форма устраивает заявителя или обратившуюся организацию), о чем на документах и обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа (при личном посещении, по телефону и т.д.), его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившим.
7.2.3. Особенности исполнения поручений Мэра Москвы и Правительства Москвы
Все поручения Мэра Москвы, как содержащиеся в его указах и распоряжениях, так и прямые поручения Мэра Москвы, и все документы, поступающие из Правительства Москвы, адресованные префекту, подлежат контролю.
Исполнение поручений Мэра Москвы организуется первыми заместителями, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры в соответствии с поручениями префекта или лица, официально его замещающего. Должностные лица префектуры несут личную ответственность за своевременное и надлежащее исполнение данных поручений.
При подготовке проекта резолюции префекта, данного в соответствии с поручением Мэра Москвы, следует иметь в виду:
- поручение исполняется в указанный в нем срок;
- если в поручении срок не определен, устанавливается срок в соответствии с резолюцией префекта;
- поручение, содержащее в тексте указание "срочно", исполняется в трехдневный срок с даты поступления документа в префектуру;
- поручение, содержащее в тексте указание "оперативно", исполняется в течение 10 дней с момента поступления документа в префектуру;
- срок исполнения поручения Мэра Москвы, содержащегося в указе и распоряжении Мэра Москвы, исчисляется с даты вступления их в силу;
- срок исполнения прямого поручения Мэра Москвы исчисляется с даты его подписания;
- срок исполнения прямого поручения Мэра Москвы, содержащего в тексте указания "срочно" или "оперативно", исчисляется с даты его поступления в префектуру.
При подготовке проекта поручения префекта, данного по исполнению документа, поступившего из Правительства Москвы, следует иметь в виду:
- поручение с конкретной датой исполняется в указанный в нем срок;
- поручение, содержащее в тексте указание "срочно", исполняется в трехдневный срок с даты подписания документа;
- поручение, содержащее в тексте указание "оперативно", исполняется в течение 10 дней с даты подписания документа;
- остальные документы исполняются в течение месяца с даты подписания документа.
Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях.
В случае невозможности выполнения поручения Мэра Москвы в указанный срок, ответственным исполнителем представляется в Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией не позднее пяти дней до установленного срока служебная записка на имя префекта с проектом обращения к Мэру Москвы, содержащим просьбу о продлении срока исполнения его поручения, конкретные причины невозможности выполнения поручения в установленный срок, а также информацию о принятых мерах по обеспечению выполнения поручения.
Продление срока исполнения документа с конкретным сроком исполнения, а также с пометками "срочно" и "оперативно", поступившего из Правительства Москвы, осуществляется путем согласования нового срока исполнения с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы с использованием оперативных средств связи и последующим извещением о продлении срока исполнения соответствующих структурных подразделений префектуры.
При получении информации о снятии с контроля или продлении срока исполнения поручения Мэра Москвы и Правительства Москвы в адрес префекта соответствующие структурные подразделения информируют префекта и других должностных лиц префектуры о принятом решении.
Контроль за правильностью адресования документа, направляемого Мэру Москвы и Правительству Москвы осуществляет Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
Мэру Москвы и членам Правительства Москвы направляются документы за подписью префекта либо лица, его официально замещающего.
Руководителям департаментов и управлений города Москвы, руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы направляются документы за подписью префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта и руководителя аппарата префектуры в установленном порядке.
В случае представления префектом лично Мэру Москвы информации о ходе или результатах выполнения поручения, зафиксированного в протоколе совещания или резолюции, префектура письменно информирует Управление Мэра Москвы (протоколы, совещания), Управление по организации работы с документами Правительства Москвы (письма граждан), Контрольное управление Мэра и Правительства Москвы (служебные документы) о принятом Мэром Москвы решении.
7.3. Контроль исполнения
7.3.1. Контроль исполнения - это совокупность действий, обеспечивающих исполнение документа. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций.
7.3.2. Контроль исполнения распорядительных документов и поручений (резолюций) в префектуре осуществляется в автоматизированном режиме с использованием компьютерной базы данных.
7.3.3. В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения распорядительного документа (координатора) или являющегося ответственным исполнителем служебного документа и обращения гражданина, входит:
- организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;
- координация деятельности должностных лиц и структурных подразделений префектуры, являющихся исполнителями и соисполнителями;
- корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного срока исполнения документа в целом;
- принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений;
- подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).
7.3.4. Контроль исполнения поручений по конкретным документам возлагается:
- по распорядительным документам Мэра Москвы и Правительства Москвы - на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей;
- по распорядительным документам префектуры - на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры и других лиц, указанных в самом акте;
- по протоколам заседаний и совещаний - на должностных лиц префектуры, глав управ районов, руководителей окружных служб и управлений, указанных в поручениях;
- по служебным документам и обращениям граждан - на должностных лиц и руководителей структурных подразделений префектуры, глав управ районов, руководителей окружных служб и управлений, указанных в резолюциях руководителей;
- по инициативным документам - на префекта и других должностных лиц подписавших данный документ.
7.3.5. Контроль исполнения распорядительных документов префектуры возлагается, как правило, на одно должностное лицо.
Контроль исполнения распорядительных документов и поручений префекта, зафиксированных в протоколах, может быть поручен нескольким должностным лицам в соответствии с распределением обязанностей.
В том случае если контроль возложен на нескольких должностных лиц, то обобщает (готовит итоговую справку) в целом по исполнению распорядительного документа, протокола, резолюции, то должностное лицо, которое в распорядительном документе, протоколе, резолюции значится первым, если нет других указаний.
В случае, когда контроль за исполнением распорядительного документа, префект оставил за собой, координация деятельности и централизованное представление информации по исполнению содержащихся в распорядительном документе поручений осуществляет должностное лицо вносившее проект распорядительного документа.
7.3.6. Структурные подразделения префектуры, в соответствии со своей компетенцией, осуществляют контроль и анализ результатов исполнения, информирование об этом соответствующих должностных лиц, ведение баз данных.
7.3.7. В случае представления ответственным исполнителем лично префекту информации о ходе или результатах выполнения поручения, зафиксированного в резолюции, данное должностное лицо письменно информирует Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией о принятом префектом решении (возвращает переписку с новой резолюцией префекта, или с указанием, что данный вопрос с префектом обсужден и подготовлена новая информация или ответ).
7.4. Контрольно-аналитическая деятельность
7.4.1. Структурные подразделения, осуществляющие контрольно-аналитические функции
Структурные подразделения префектуры в соответствии со своей компетенцией осуществляют контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатах рассмотрения документов и поручений, информирование об этом префекта и других должностных лиц префектуры:
- Управление префекта;
- Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией;
- Организационное управление;
- Первый отдел (по документам, поступающим в Первый отдел);
- Второй отдел (по документам, поступающим во Второй отдел);
- Сектор по взаимодействию со средствами массовой информации;
- Сектор приема населения;
- Отдел службы "одного окна";
- Справочно-информационная служба префектуры;
- приемные первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры.
7.4.2. Порядок осуществления контрольно-аналитической деятельности
7.4.2.1. Контрольная деятельность осуществляется с использованием информационных систем, а также оперативными методами (выезды на место, использование средств оперативной связи, организация проверок, совещаний и т.д.) и традиционными (представление исполнителем информации в виде справок, отчетов, заключений и т.д.).
Структурные подразделения префектуры, осуществляющие контрольно-аналитические функции, до истечения установленного срока исполнения направляют исполнителям уведомления, напоминания о представлении отчетов по исполнению поручений, сроки выполнения которых истекают в предстоящий период.
Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля.
7.4.2.2. На Управление префекта возлагается:
- контроль за подготовкой документов (справок, аналитических записок) к заседаниям Правительства Москвы;
- контроль исполнения отдельных поручений префекта по наиболее важным документам;
- контроль отдельных поручений Мэра Москвы и первых заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы.
7.4.2.3. На Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией возлагается:
- методическое руководство и помощь структурным подразделениям префектуры, окружным управлениям и службам, управам районов по вопросам организации контроля и проверки исполнения документов и обращений граждан;
- контроль за исполнением поручений (резолюций) префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры по обращениям граждан и организаций, находящимся на контроле префектуры.
- контроль за исполнением поручений префекта, первых заместителей, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры по законодательным документам и распорядительным документам вышестоящих организаций;
- контроль за исполнением распорядительных документов префектуры;
- контроль за исполнением протоколов совещаний, проводимых Мэром Москвы;
- контроль за исполнением поручений (резолюций) префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры по обращениям граждан и организаций, находящимся на контроле в вышестоящих организациях.
7.4.2.4. На Организационное управление возлагается:
- контроль за своевременной подготовкой документов к оперативным совещаниям, проводимым префектом;
- контроль за подготовкой документов к заседанию Коллегии;
- контроль за исполнением поручений, внесенных в протоколы заседаний Коллегии и оперативных совещаний префекта с главами управ районов и руководителями окружных управлений и служб;
- контроль за выполнением плана работы префектуры;
- контроль за выполнением обращений, поступивших во время проведения префектом встреч с населением округа.
7.4.2.5. На Первый отдел возлагается контроль за исполнением поручений префекта по документам, поступающим в Первый отдел.
7.4.2.6. На Второй отдел возлагается контроль за исполнением поручений префекта по документам, поступающим во Второй отдел.
7.4.2.7. На Сектор по взаимодействию со средствами массовой информации возлагается контроль за исполнением:
- обращений, поступающих во время проведения прямых телеэфиров префектом;
- обращений граждан, поступающих по телефону при проведении "горячей линии" с главами управ районов в редакции газеты "Южные горизонты";
- обращений граждан, поступающих по телефону при проведении прямого телеэфира с префектом;
- обращений граждан, поступающих по телефону при проведении прямого телеэфира с заместителями префекта;
- обращений граждан, поступающих по телефону при проведении прямого телеэфира с руководителями окружных служб и управлений ЮАО;
- обращений граждан, поступающих по телефону при проведении прямого радиоэфира с главами управ районов, руководителями окружных служб и управлений ЮАО на радиостанции "Говорит Москва".
7.4.2.8. На Сектор приема населения возлагается контроль за исполнением:
- поручений, данных во время личного приема граждан префектом, первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры;
- поручений, данных префектом во время личного приема представителей организаций;
- поручений, данных префектом в ходе личного приема государственных служащих.
7.4.2.9. На Справочно-информационную службу префектуры (СИСП) возлагается контроль за исполнением:
- поручений по устным обращениям граждан, поступившим в СИСП и поставленным на контроль.
7.4.2.10. На Управление межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий возлагается контроль:
- за качественным (полнота и точность) и своевременным исполнением резолюций по обращениям, поступившим на портал ЮАО, пейджер и электронную почту префектуры.
7.4.2.11. На Отдел службы "одного окна" возлагается контроль за исполнением:
- поручений (резолюций) префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры по обращениям граждан и организаций, поступающим в Отдел службы "одного окна".
7.4.2.12. На приемные первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры возлагается:
- контроль за исполнением поручений, данных во время личного приема представителей организаций, поручений внесенных в протоколы совещаний, проводимых указанными должностными лицами, обращений, поступающих во время проведения прямых телеэфиров;
- персональная ответственность за сроки исполнения поручений префекта и содержание исходящей документации.
7.5. Информирование должностных лиц префектуры
7.5.1. На основании анализа письменной информации, представляемой исполнителями и проводимых проверок, структурными подразделениями, осуществляемыми контрольно-аналитическую деятельность, еженедельно докладывается префекту информация о ходе выполнения директивных и служебных документов, обращений граждан.
7.5.2. Подготовка и обобщение аналитических, информационных, справочных и других материалов, касающихся работы с документами, и необходимых префекту для осуществления его полномочий, обеспечивается структурными подразделениями, осуществляемыми контрольно-аналитическую деятельность.
Префектура осуществляет систематический контроль за состоянием работы с обращениями граждан в управах районов, окружных службах и управлениях, ежегодно обсуждает этот вопрос на Коллегиях (оперативных совещаниях) и принимает по нему соответствующие решения.
7.5.3. Контролирующие структурные подразделения префектуры имеют право вносить префекту предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности, снижении размера или лишении премии должностных лиц и сотрудников, не обеспечивших своевременное выполнение поручений префекта, содержащихся в резолюциях, в протоколах и распорядительных документах префектуры.
8. Организация приема граждан, представителей организаций, сотрудников префектуры, управ районов и окружных управлений по личным вопросам
8.1. Общие положения
Организация личного приема граждан префектом и другими должностными лицами префектуры осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных префекту, в префектуру ЮАО г. Москвы (приложение 10 к настоящему Регламенту).
8.2. Прием граждан
8.2.1. Прием граждан осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию префектуры, определенных Уставом города Москвы, законами города Москвы, распорядительными документами Мэра Москвы и Правительства Москвы, настоящим Регламентом.
8.2.2. Прием граждан осуществляется префектом, первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры в Секторе приема населения (далее - Приемная) согласно графику, утверждаемому префектом.
8.2.3. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием к руководителям префектуры проводятся сотрудниками Приемной.
8.2.4. В случае возникновения чрезвычайных и экстремальных ситуаций, независимо от утвержденного графика приема граждан, сотрудники Приемной принимают меры для рассмотрения обращений граждан должностными лицами префектуры (докладывают руководителю аппарата префектуры).
8.2.5. Отказ в записи на личный прием к руководителям префектуры.
8.2.5.1. Сотрудники Приемной не записывают граждан на личный прием по вопросам, не входящим в компетенцию префектуры:
- обращения, связанные с изобретениями, открытиями, рационализаторскими предложениями, порядок рассмотрения которых регламентируется Федеральным законодательством;
- обращения, которые рассматриваются в порядке уголовного, гражданского судопроизводства, по делам об административных правонарушениях;
- обращения, вытекающие из отношений, складывающихся внутри коллективов коммерческих организаций и общественных объединений, регулируемых нормами Федерального законодательства, их уставами и положениями;
- обращения с просьбой о толковании действующих законов Российской Федерации и города Москвы.
8.2.5.2. Сотрудники Приемной также не записывают граждан на личный прием к руководителям префектуры, если они были на личном приеме и ранее данные поручения с приема еще не выполнены (кроме случаев, когда необходимость нового приема продиктована изменением обстоятельств).
8.2.6. Причина отказа гражданину в записи на личный прием (при устном обращении) разъясняется сотрудниками Приемной в устной форме.
8.2.7. К личному приему гражданина должностным лицом сотрудники Приемной подготавливают:
- учетную карточку, заполненную на основании предварительной беседы с заявителем;
- федеральные законы, законы города Москвы, иные нормативные и правовые акты по вопросу, содержащемуся в обращении гражданина;
- ответы (справки) должностных лиц или организаций, ранее рассматривавших обращение.
Сотрудники Приемной осуществляют обязательное приглашение на прием префекта должностных лиц (глав управ районов, руководителей окружных служб и управлений), причастных к рассмотрению вопроса заявителя.
8.2.8. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на регистрационной карточке в виде поручения (резолюции) структурным подразделениям префектуры, управам районов, окружным службам и управлениям.
Поручение подписывается должностным лицом, ведущим прием, регистрируется соответственно в Приемной, после чего направляется исполнителю в течение рабочего дня.
8.2.9. Каждое поручение должностного лица префектуры, проводившего прием, берется на контроль Приемной.
8.2.10. Контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан, осуществляется соответственно префектом, первыми заместителями, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры.
Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан префектом, осуществляется сотрудниками Приемной.
8.2.11. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина, должно исполняться в течение 30 календарных дней со дня приема, если поручением не установлен иной срок.
8.2.12. Справки и ответы исполнителей анализируются сотрудниками Приемной и докладываются должностному лицу, проводившему прием.
Заявителю дается ответ в письменной форме за подписью должностного лица, проводившего прием. Управы районов, окружные службы и управления в соответствии с поручением готовят проект ответа заявителю и представляют его в Приемную.
8.2.13. Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения. В этом случае заявителю направляется промежуточный ответ с обоснованием причин переноса срока рассмотрения обращения.
8.2.14. Обращение снимается с контроля, если:
- вопрос решен положительно;
- даны разъяснения на приеме;
- дан обоснованный письменный отказ в выполнении требования гражданина.
8.2.15. Сотрудники Приемной еженедельно информируют префекта о состоянии исполнительской дисциплины по работе с устными обращениями граждан.
8.3. Прием представителей организаций
8.3.1. Предварительная беседа с представителями организаций и запись на прием к префекту осуществляется сотрудниками Приемной.
Предварительная беседа с представителями организаций и запись на прием к первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры проводится уполномоченными сотрудниками по их поручению.
8.3.2. Необходимость записи представителей организаций на прием к префекту определяет руководитель аппарата префектуры.
Приемная, уполномоченные сотрудники первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, соответственно, проводят необходимые мероприятия по организации приема представителей организаций и готовят документы, в том числе:
- справку-заключение с рекомендациями (на основании предварительной беседы с представителями организаций);
- федеральные законы, законы города Москвы, иные нормативные и правовые акты по вопросу, содержащемуся в обращении организации;
- справки подразделений префектуры, управ районов, окружных управлений и служб, рассматривавших обращение ранее.
8.3.3. Решение оформляется на учетной карточке приема представителей организаций префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, соответственно, в виде поручения структурным подразделениям префектуры, управам районов, окружным службам и управлениям, подписывается и после регистрации в Приемной или управлении, подведомственном должностному лицу, проводившему прием, отправляется адресату в течение двух рабочих дней.
8.3.4. По каждому поручению префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, проводившего прием представителей организаций, устанавливается контроль.
Контроль исполнения поручений префекта, данных во время приема представителей организаций, осуществляется сотрудниками Приемной.
Контроль исполнения поручений, данных во время приема представителей организаций первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, осуществляется ответственными уполномоченными сотрудниками первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры соответственно.
8.3.5. Поручение, данное должностным лицом по обращению представителей организаций, должно исполняться в течение 30 календарных дней со дня приема, если поручением не установлен иной срок.
Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, проводившим прием, либо по его поручению уполномоченным лицом.
8.3.6. Ответы заявителям направляются за подписью префекта и других должностных лиц, проводивших личный прием.
8.4. Прием префектом сотрудников префектуры, управ районов и окружных управлений по личным вопросам
8.4.1. Прием префектом сотрудников префектуры, управ районов и окружных управлений (далее сотрудников) по личным вопросам осуществляется в последнюю среду последнего месяца квартала.
8.4.2. Предварительная беседа с сотрудниками и запись на прием к префекту осуществляется руководителем аппарата префектуры.
8.4.3. Приемная проводит необходимые мероприятия по организации приема сотрудников, в том числе:
- готовит справку-заключение с рекомендациями (на основании предварительной беседы);
- осуществляет приглашение на прием.
8.4.4. Каждое обращение сотрудника к префекту регистрируется в Приемной.
Решение оформляется на регистрационной карточке в виде поручения (резолюции) должностным лицам префектуры, главам управ районов, руководителям окружных управлений.
Поручение подписывается префектом, регистрируется в Приемной, после чего направляется исполнителю в течение двух рабочих дней.
8.4.5. Контроль исполнения поручений префекта осуществляется сотрудниками Приемной.
8.4.6. Сроки исполнения составляют 30 календарных дней со дня приема или устанавливаются префектом в поручении.
8.4.7. Справки - ответы ответственных исполнителей анализируются сотрудниками Приемной и докладываются руководителю аппарата префектуры.
Заявителю дается ответ в письменной форме за подписью префекта или уполномоченного им должностного лица (в соответствии с резолюцией).
8.4.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только префектом. В этом случае заявителю направляется промежуточный ответ с обоснованием причин переноса сроков рассмотрения заявления.
8.4.9. В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает требованиям настоящего Регламента, сотрудники Приемной повторно направляют документы с поручением для рассмотрения по существу и подготовки проекта ответа.
8.4.10. Обращение снимается с контроля префектом, если:
- вопрос решен положительно;
- даны разъяснения на приеме;
- дан обоснованный письменный отказ.
9. Информационное обеспечение деятельности префектуры
9.1. Информационное обеспечение деятельности префектуры направлено на обеспечение префекта и должностных лиц префектуры, документами и информацией, необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и разъяснения деятельности территориальных органов исполнительной власти.
9.2. В систему структурных подразделений префектуры и других организаций, выполняющих задачи информационного обеспечения, входят:
- Организационное управление;
- Сектор по взаимодействию со СМИ;
- Управление по работе письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией;
- Отдел службы "одного окна";
- Информационно-технологический сектор Управления межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий;
- Сектор приема населения;
- Справочно-информационная служба префектуры.
9.3. Потребителями информации префектуры являются:
- префект и должностные лица префектуры;
- структурные подразделения префектуры;
- территориальные подразделения городской администрации;
- управы районов;
- органы местного самоуправления;
- население административного округа;
- организации, расположенные или зарегистрированные на территории административного округа;
- иные организации (по согласованию с соответствующими должностными лицами префектуры).
9.4. Формы и средства предоставления и распространения информации:
- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов префекта;
- рассылка планов работы префектуры, информации о еженедельных мероприятиях, проводимых в префектуре, управах районов, окружных управлениях и службах;
- предоставление копий документов и выписок из них по запросам;
- предоставление справочной информации по телефону;
- публикации в городских, окружных и районных средствах массовой информации;
- выпуск брошюр и справочников, информационных листков;
- организация телевизионных передач;
- проведение разъяснительных кампаний;
- использование визуальной информации (наружная реклама);
- публикация информации на официальном портале префектуры в сети Интернет.
9.5. Требования настоящего Регламента распространяются на информационные ресурсы, сети, технологии и технические средства, создаваемые, приобретаемые, накапливаемые за счет средств бюджета города, городских бюджетных фондов, иных городских ресурсов.
9.6. В перечень информационных ресурсов префектуры входят:
- распорядительные и служебные документы, подписанные префектом, первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, другими должностными лицами префектуры;
- документы на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры, опросы и т.д.);
- компьютерные базы данных.
9.7. Информационные системы префектуры базируются на корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети, включающей:
- систему электронной почты;
- интернет-портал;
- локальные сети структурных подразделений префектуры и управ районов, интегрированные в KMC;
- систему телефонной связи;
- систему аудио, видеоконференц-связи.
Информация об изменениях:
Пункт 9.8 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 10 июня 2009 г. N 01-41-535
9.8. Информационные ресурсы префектуры по доступу (возможности использования) подразделяются на три категории, содержащие:
- открытую (общедоступную) информацию;
- служебную информацию;
- информацию ограниченного распространения (доступа).
К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных префектуры и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.
К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных префектуры, предназначенная для использования должностными лицами и сотрудниками префектуры при выполнении ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой информации и информации ограниченного распространения (доступа).
К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных префектуры, установленная и оформленная в соответствии с пунктом 10 настоящего Регламента.
9.9. Префект или по его поручению иные должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, условия использования и распространения информации.
Должностные лица префектуры, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие своего решения законодательству.
9.10. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих сведения конфиденциального характера, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб префектуре, управам районов либо деловым партнерам, регулируется настоящим Регламентом и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов.
9.11. Периодический контроль за соблюдением установленных режимов доступа к информационным ресурсам префектуры, а также правил их обработки и защиты осуществляет Первый отдел.
Режим защиты, обработки и использования информации в отношении персональных данных устанавливает Первый отдел совместно с Управлением государственной службы и кадров в соответствии с действующим законодательством.
9.12. Обращение с распорядительными и служебными документами префектуры, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с указанными документами.
Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих государственную тайну, в префектуре возлагается на префекта.
9.13. Порядок предоставления и распространения информации, а также ее состав, устанавливается настоящим Регламентом или отдельным распорядительным документом.
9.13.1. Официальным изданием префектуры является газета Южного административного округа "Южные горизонты".
9.13.2. В целях обеспечения структурных подразделений префектуры распорядительными документами префекта Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией в трехдневный срок с момента подписания распорядительного документа осуществляет рассылку его заверенных копий структурным подразделениям префектуры, управам районов, окружным службам и управлениям, организациям в соответствии со списками рассылки.
Информация об изменениях:
Пункт 9.13.3 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
9.13.3. Организационное управление и Сектор по взаимодействию со средствами массовой информации осуществляют информационное обеспечение деятельности префектуры, организуют разработку и изготовление тематических брошюр, справочников, буклетов и иных печатных изданий по поручению префекта, обеспечивают систематическое и своевременное обновление информации о деятельности префектуры на официальном сервере префектуры в сети Интернет.
9.13.4. Информационно-технологический сектор Управления межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий обеспечивает функционирование информационных систем и ресурсов префектуры.
9.13.5. Информирование граждан о распорядительных документах префектуры, затрагивающих их права, свободы и обязанности, осуществляется путем освещения их на встречах префекта с различными категориями граждан, в районных средствах массовой информации.
9.13.6. Граждане и представители организаций могут ознакомиться с текстом распорядительного документа, затрагивающим его права, свободы и обязанности, в префектуре административного округа, либо в управе района по месту жительства, если вопрос касается деятельности данной управы. Обеспечение информацией (ознакомление, получение копии) осуществляется по письменному заявлению.
9.13.6.1. Управы районов, окружные управления, и службы обязаны сохранять поступившие из префектуры заверенные копии распорядительных документов, касающихся их деятельности, до минования надобности, но не менее пяти лет, после чего копии документов могут быть уничтожены в установленном порядке.
9.13.6.2. В случае необходимости получения копии распорядительного документа префектуры, затрагивающего права, свободы и обязанности гражданина и организации, для представления в судебные органы, органы прокуратуры и др., а также в связи с выполнением организацией функций, вытекающих из ее полномочий, граждане и организации обращаются с письменной обоснованной заявкой в Отдел службы "одного окна" префектуры.
В соответствии с резолюцией префекта Управление по работе письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией выполняет заявку.
Порядок и сроки выдачи копий распорядительных документов префектуры через Отдел службы "одного окна" осуществляется в соответствии с разделом 14 настоящего Регламента.
В целях свидетельствования верности копии распорядительного документа префектуры нотариусом, по запросу заявителя, на копии может быть проставлена отметка о том, что подлинник находится на хранении в префектуре.
9.13.6.3. В случае нахождения подлинников распорядительных документов префектуры в Главархиве города Москвы (после передачи на государственное хранение) граждане и организации должны обратиться с заявкой на выдачу копии распорядительного документа префектуры в Центральный архив города Москвы.
9.13.7. Справочно-информационная служба предоставляет населению по телефону справочную информацию по вопросам деятельности структурных подразделений префектуры, управ районов, окружных управлений и служб, отдельных организаций, расположенных на территории Южного административного округа г. Москвы.
Информация об изменениях:
Раздел 10 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 10 июня 2009 г. N 01-41-535
10. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
10.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.
10.2. Отнесение документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится только по основаниям, предусмотренным федеральными законами.
Основанием для отнесения документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, является:
- защита информации, составляющей служебную тайну;
- защита информации, составляющей коммерческую тайну;
- защита информации, составляющей профессиональную тайну;
- защита информации, составляющей личную или семейную тайну граждан;
- защита информации, составляющей иные виды тайн, в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами;
- защита персональных данных граждан (физических лиц);
- защита персональных данных государственных гражданских служащих города Москвы;
- защита иных видов конфиденциальных сведений в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами.
10.3. Перечень вопросов, которые не могут содержаться в документе, отнесенном к категории ограниченного распространения:
- права, свободы и обязанности человека и гражданина;
- полномочия органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы, а также правовое положение подведомственных префектуре организаций;
- состояние окружающей среды;
- деятельность органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы;
- использование бюджетных средств;
- иные вопросы, недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральными законами.
10.4. Недопустимо отнесение документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в случаях:
- содержания в нем вопросов в соответствии с перечнем, определенным пунктом 10.3 настоящего Регламента;
- внесения изменений, отмены и признании утратившим силу документа, не отнесенного к категории ограниченного распространения.
10.5. Доступ к информации о деятельности органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена к информации, составляющей государственную или служебную тайну.
10.6. Состав информации о деятельности префектуры определяется перечнем информации, утверждаемым префектом.
Информация об изменениях:
Пункт 10.7 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
10.7. Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера и оформляется пометкой "Для служебного пользования".
Решение об отнесении распорядительного документа к категории документов, подлежащих ограничению распространения (доступа), принимается Управлением государственной службы и кадров на стадии создания проекта распорядительного документа при включении в него персональных данных и иных сведений в соответствии с приложением 11 к настоящему Регламенту и оформляется пометкой "Конфиденциальная информация".
10.8. Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается:
- по распорядительным документам - префектом или лицом, подписавшим распорядительный документ, а также должностным лицом, ответственным за внесение проекта распорядительного документа для рассмотрения префекту;
- по другим документам (служебным письмам, протоколами т.п.) - должностным лицом префектуры, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя.
10.9. Должностные лица префектуры, принявшие решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
Информация об изменениях:
Пункт 10.10 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
10.10. На документах и их проектах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
На распорядительных документах по кадровым вопросам, содержащим информацию ограниченного распространения (доступа) в соответствии с приложением 11 к настоящему Регламенту, проставляется пометка "Конфиденциальная информация".
Информация об изменениях:
Пункт 10.11 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 29 июля 2010 г. N 01-41-334
10.11. При подготовке документа с пометкой "Для служебного пользования" определяется количество экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.
Документы с пометкой "Конфиденциальная информация" рассылаются по списку рассылки, нумерация экземпляров документа не производится.
10.12. Доступ к базам данных содержащим служебную информацию ограниченного распространения, имеют должностные лица и сотрудники префектуры в соответствии со списком, утвержденным распоряжением префекта.
10.13. Документированная информация с пометкой "Для служебного пользования" без санкции должностного лица исполнительной власти города, установившего режим ограниченного распространения для конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению).
Для сотрудников структурных подразделений префектуры и подведомственных организаций, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования" производятся по разрешению префекта, руководителя аппарата префектуры или должностного лица, подписавшего документ.
Для других организаций снятие копий производится на основании письменных запросов этих организаций и по разрешению префекта, руководителя аппарата префектуры или должностного лица, подписавшего документ.
Обеспечение доступа к базам данных, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, производится по решению префекта или руководителя аппарата префектуры.
10.14. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Пометка погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.
11. Информатизация деятельности префектуры
11.1. Целью информатизации деятельности префектуры является создание условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов исполнительной власти города, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, обеспечения интенсивности информационных процессов, повышения оперативности и доступности информации. Это достигается внедрением современных средств телекоммуникации и информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного управления на всех уровнях исполнительной власти округа.
11.2. Главной задачей информатизации является формирование информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения управления административным округом, в том числе:
- комплекс технических средств для обеспечения работы пользователей с информационными ресурсами, для обеспечения доступности и жизнеспособности информационных ресурсов, для автоматизированной обработки информации;
- транспортную среду передачи данных - корпоративную мультисервисную сеть (KMC) префектуры с открытой архитектурой;
- программно-информационную среду - базы данных, электронную почту, Интернет, другие информационные источники и ресурсы, а также программные средства и технологии доставки, обработки и представления информации;
- организационно-технологическую среду, обеспечивающую сопровождение информационных ресурсов, взаимодействие технологических процессов, контроль и управление ими, доступ пользователей и операторов к информационным системам.
11.3. Информационные системы.
В соответствии с Законом города Москвы от 24.10.2001 N 52 "Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы" при создании и эксплуатации информационных систем, содержащих информационные ресурсы города, их операторы обязаны обеспечивать совместимость информационных систем между собой путем соблюдения установленных требований к аппаратным и программным средствам, организационным процедурам, формам документооборота и информационного обмена, форматам данных, правилам предоставления информации.
11.3.1. Оператором KMC и информационных систем префектуры является информационно-технологический сектор Управления межрегиональных, внешнеэкономических связей и информационных технологий (далее - ИТС).
Задача ИТС состоит в организации сохранности, пополнения и оптимального использования информационных ресурсов, систем и технологий для обеспечения роста производительности труда и качества работы персонала, а также для решения аналитических и управленческих задач.
ИТС обеспечивает администрирование локальной вычислительной сети, поддержку пользователей информационных ресурсов, организует создание, подключение и эксплуатацию информационных систем, обеспечивает информационно-технологическое взаимодействие префектуры и других органов исполнительной власти города, определяет порядок модернизации и создания технологий.
В ведении ИТС находится разработка нормативных и методических, эксплуатационных документов, обучающих систем, поиск организационных и проектных решений по созданию, использованию и реорганизации информационных ресурсов, обеспечение необходимых мер по защите информационных ресурсов, выработка оптимальных схем и регламента взаимодействия персонала с информационными системами, создание автоматических средств организации труда, обучения и контроля качества работы персонала.
11.3.2. Одной из основных внешних задач информатизации в соответствии с требованием федерального законодательства и программных документов Правительства Российской Федерации является увеличение открытости деятельности, прозрачности принятия решений, доступности информации, оперативности информирования граждан. В этой связи органами исполнительной власти города используются официальные электронные каналы обмена информацией. Создание и функционирование этих информационных каналов определяется распорядительными документами префектуры. Техническое оснащение, эксплуатация и программно-технологическое обслуживание электронных каналов осуществляется ИТС.
11.3.2.1. Для оперативного получения внешней информации таким каналом является электронная почта префектуры с официальным электронным адресом: pref@uao.mos.ru.
Электронная почта, поступающая на официальный адрес, сортируется, переводится при необходимости на бумажный носитель и направляется в специализированные подразделения префектуры для регистрации, внесения в соответствующие информационные системы и последующей обработки вопросов.
11.3.2.2. Для оперативного представления информации гражданам, а также размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической, исторической и иной информации электронным каналом является интернет-сервер префектуры с электронным адресом: http://www.uao.mos.ru.
Для создания информационных ресурсов официального сервера структурным подразделениям префектуры и администрациям районов округа обеспечивается возможность самостоятельно создавать и сопровождать соответствующие информационные разделы сервера, размещать в них открытую информацию из внутренних информационных систем подразделений и органов.
11.3.2.3. Сотрудники структурных подразделений префектуры, являющиеся абонентами КТС, имеют возможность пользоваться в своей работе открытыми информационными ресурсами - личным электронным адресом в системе электронной почты Правительства Москвы и доступом в Интернет в соответствии с правилами, устанавливаемыми оператором этих информационных систем, и на основании разрешения руководителя аппарата префектуры.
11.3.3. Одной из основных внутренних задач информатизации является развитие единой системы электронного документооборота округа (далее - ЕСЭД) на основе автоматизации взаимодействия существующих и вновь создаваемых программных средств и технологий.
ЕСЭД обеспечивает:
- доступ к единым (централизованно ведущимся) базам данных префектуры;
- оперативное и качественное прохождение и рассмотрение поступающих в префектуру и отправляемых из префектуры документов;
- полноту и всестороннее рассмотрение принимаемых решений за счет взаимодействия и взаимной связности различных информационных ресурсов;
- сокращение времени на осуществление управленческих операций;
- оперативное доведение поручений должностных лиц исполнительной власти города до исполнителей и автоматизированный контроль и учет исполнения поручений;
- совершенствование организации труда сотрудников аппарата префектуры, уменьшение трудоемкости и повышение качества работы с документами;
- накопление и стандартизацию технологических знаний и навыков для ускорения обучения персонала;
- устранение дублирования и параллелизма в работе сотрудников префектуры и администрации районов округа;
- централизованное хранение с возможностью быстрого и полного восстановления информационных ресурсов.
11.4. Информационные ресурсы.
11.4.1. Создание информационных ресурсов, ввод информации в базы данных (далее - БД), информационное сопровождение осуществляют структурные подразделения префектуры. При этом руководители структурных подразделений назначают в своих подразделениях служащих, у которых в функциональных обязанностях предусматривается ответственность за ввод и информационное сопровождение баз данных.
Разработку и эксплуатацию информационных систем, поддерживающих базы данных, и организацию доступа к ним обеспечивает оператор информационных систем - ИТС.
Структурные подразделения префектуры, а также представители других органов исполнительной власти и прочих организаций которые должны (или хотят) использовать или предоставлять префектуре информационные ресурсы, согласовывают технические и организационные вопросы с руководителем аппарата префектуры.
11.4.2. В рамках создания ЕСЭД в префектуре формируются следующие информационные ресурсы:
11.4.2.1. Документальные информационные ресурсы - базы данных, включая:
- автоматизированную систему документооборота и делопроизводства "ГРАН-ДОК";
- автоматизированные системы устных обращений граждан и организаций;
- справочно-правовые системы.
11.4.2.2. Централизованные информационные ресурсы: БД, справочники и классификаторы (кадры, структура органов власти, должностные лица, телефонные справочники, адресные справочники, тематические перечни, геоинформационные системы и т.п.), необходимые для обеспечения работы всех структурных подразделений префектуры и управ районов.
11.4.2.3. Технологические информационные ресурсы: БД, необходимые для обеспечения работы отдельных структурных подразделений префектуры и управ районов.
11.5. Информационное обеспечение абонентов локальной вычислительной сети префектуры (ЛВС).
11.5.1. Абоненты ЛВС используют информацию, получаемую из БД префектуры как официальную.
11.5.2. Порядок функционирования информационных систем и пользования базами данных префектуры обеспечивается наличием и разработкой комплекса правовых, организационных, технологических и технических положений.
11.5.3. Руководители структурных подразделений префектуры, исходя из возложенных функций и поставленных задач, самостоятельно определяют необходимый для обеспечения их деятельности перечень информационных ресурсов, доступных в ЛВС, и вносят руководителю аппарата префектуры предложения о подключении к ним.
11.5.4. Подключение абонентов к информационным системам префектуры осуществляется по мере готовности и наличия соответствующих программных и технических средств, технологической готовности и обученности абонентов, наличия правовых и организационных решений, методических и руководящих материалов, готовности и обученности технического персонала.
11.5.5. Подключение к технологическим информационным ресурсам производится в разрешительном порядке на основании письма должностного лица исполнительной власти города на имя префекта или уполномоченного им лица.
11.5.6. Порядок подключения устанавливается руководителем аппарата префектуры по согласованию со структурным подразделением, обеспечивающим информационное наполнение базы данных.
Руководитель аппарата префектуры определяет условия доступа к базам данных префектуры.
11.5.7. Префект, первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры имеют право доступа в режиме просмотра ко всем базам данных префектуры и могут определять доверенных лиц, которым делегируют это право полностью или частично.
11.5.8. Подключение к ЛВС производится ИТС на основании решения (резолюции) руководителя аппарата префектуры.
11.6. Программно-техническое и методическое обеспечение абонентов КТС.
11.6.1. Для обеспечения работы в ЛВС пользователи (абоненты) получают в установленном порядке необходимые технические и программные средства, руководства, инструкции и методические материалы, а также при необходимости проходят соответствующее обучение и аттестацию.
11.6.2. Программно-технические средства принимаются к внедрению и эксплуатации в составе ЛВС в устанавливаемом ИТС порядке и только при соблюдении требований, предъявляемых к ним оператором ЛВС.
Состав необходимых и достаточных для каждого конкретного абонента ЛВС программно-технических средств, обеспечивающих решение требуемого набора задач, определяется ИТС.
11.6.3. Приобретение программно-технических средств и оргтехники осуществляется ИТС. Сотрудникам префектуры запрещается самовольное приобретение программно-технических средств и оргтехники без согласования с ИТС.
11.6.4. Программно-технические средства и оргтехника передаются сотрудникам префектуры под расписку в карточке материального учета. Сотрудники несут персональную ответственность за сохранность и надлежащую эксплуатацию переданных средств.
Сотрудникам префектуры запрещается замена или перемещение программно-технических средств и оргтехники без согласования с ИТС.
12. Порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний в префектуре
12.1. Оперативные совещания, проводимые префектом с аппаратом префектуры, главами управ районов, руководителями окружных служб и управлений
12.1.1. Целью проведения префектом оперативных совещаний является рассмотрение текущих вопросов жизнеобеспечения территории административного округа, контроля за выполнением указов и распоряжений Мэра Москвы, постановлений и распоряжений Правительства Москвы, других распорядительных документов Правительства Москвы, распорядительных документов префектуры.
12.1.2. Оперативные совещания проводятся префектом или лицом, исполняющим его обязанности, как правило, по пятницам в 9.00 с обязательным участием:
- первых заместителей префекта;
- заместителей префекта;
- руководителя аппарата префектуры;
- глав управ районов;
- руководителей окружных служб и управлений;
- руководителей подразделений префектуры;
- руководителей органов местного самоуправления;
- руководителей ГУ ИС и ГУП ДЕЗ районов.
На оперативном совещании могут присутствовать приглашенные представители органов исполнительной власти города, депутаты Московской городской Думы, депутаты муниципальных Собраний, представители управ районов, руководители служб, если это требуется для рассмотрения вопроса.
В случае необходимости префект может назначить другое время проведения оперативного совещания.
12.1.3. Подготовка оперативных совещаний и организация их проведения осуществляются Организационным управлением.
12.1.4. Повестка дня оперативного совещания формируется Организационным управлением в соответствии с утвержденным планом работы префектуры на квартал, указаниями префекта и поручениями, данными на предыдущих совещаниях.
При проведении закрытых совещаний (обсуждение вопросов, содержащих секретную информацию) к работе привлекаются Первый и Второй отделы префектуры.
12.1.5. Повестка дня очередного оперативного совещания рассматривается и утверждается префектом или лицом, исполняющим его обязанности, не позднее, чем за 5 дней до проведения оперативного совещания.
В тот же день повестка дня оперативного совещания Организационным управлением направляется в приемные руководителей префектуры, главам управ районов и руководителям окружных служб и управлений.
В качестве докладчиков, как правило, выступают первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, руководители структурных подразделений префектуры, управ районов и окружных служб и управлений.
12.1.6. Управления префектуры, по направлениям, не позднее среды, предшествующей дню проведения совещания, обеспечивают приглашение докладчиков и приглашенных, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.
12.1.7. Должностные лица префектуры, ответственные за подготовку вопросов, рассматриваемых на оперативном совещании, не позднее 12.00 четверга (накануне совещания) обеспечивают представление в Организационное управление справочно-аналитического материала по существу вопроса, а также пояснительной записки. В качестве материала к рассматриваемому вопросу может быть представлена дополнительная информация на видео и/или CD-диске.
Ответственность за качественную и тематическую подготовку справочно-аналитического материала, а также за обеспечение качества видео и/или CD материалов и их демонстрацию в ходе рассмотрения вопроса, возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей и тематикой рассматриваемого вопроса.
В случае, если материалы не могут быть представлены в срок, должностное лицо префектуры, ответственное за подготовку вопроса, докладывает об этом префекту или лицу, исполняющему его обязанности, не позднее, чем за 4 дня до проведения совещания.
12.1.8. Отдел материально-технического обеспечения обеспечивает подготовку помещений, техническое и хозяйственное обслуживание совещания.
12.1.9. Организация регистрации участников оперативных совещаний производится сотрудниками Организационного управления, приглашенных, по рассматриваемым вопросам - ответственным за подготовку вопроса.
12.1.10. По результатам оперативного совещания Организационным управлением в течение двух рабочих дней оформляется протокол, который передается на утверждение префекту.
В протоколе указываются: номер протокола, дата проведения заседания, отмечается кто присутствовал (отдельный список), записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не записывается, фиксируются полностью поручения с указанием должностных лиц, которым даются поручения, а также сроки исполнения поручений.
Организационным управлением обеспечивается тиражирование и рассылка протокола руководителям префектуры, управ районов, окружных управлений и служб с учетом данных на совещании поручений.
Оригиналы утвержденных протоколов хранятся в Организационном управлении в течение двух лет, затем передаются в архив префектуры.
По поручению префекта оперативные поручения, данные в ходе проведения совещания, оформляются отдельной выпиской из протокола и передаются исполнителям персонально под роспись в течение двух рабочих дней.
12.1.11. Контроль за исполнением поручений префекта, данных на оперативном совещании, осуществляется первыми заместителями префекта, заместителями префекта и руководителем аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей.
12.1.12. Поручение, содержащееся в протоколе, снимается с контроля префектом на основании отчета или справки, содержащей информацию о выполнении поручения, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением поручения.
Организационным управлением, на основании представленных отчетов или справок, еженедельно готовится обобщенная информация префекту о выполнении поручений префекта, данных на предыдущем оперативном совещании.
12.2. Оперативные совещания префекта с должностными лицами префектуры
12.2.1. Оперативные совещания с должностными лицами префектуры проводятся префектом или лицом, исполняющим его обязанности, как правило, по понедельникам в 09.00.
12.2.2. По результатам совещания префекта с аппаратом префектуры в течение двух рабочих дней Организационным управлением оформляется и передается на утверждение префекту протокол совещания.
12.2.3. Организационное управление тиражирует и рассылает утвержденный префектом протокол исполнителям и должностным лицам префектуры с учетом данных на совещании поручений.
12.2.4. Контроль за исполнением поручений префекта, данных на оперативном совещании префекта с аппаратом префектуры, осуществляется первыми заместителями, заместителями префекта и руководителем аппарата префектуры по принадлежности.
12.2.5. Оригиналы протоколов хранятся в Организационном управлении в течение двух лет, затем передаются в архив префектуры.
12.3. Выездные совещания, проводимые префектом
12.3.1. Выездные совещания проводятся в соответствии с поручениями префекта и планом мероприятий на неделю.
12.3.2. Организация выездных совещаний, проводимых префектом, возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры по направлениям деятельности и глав управ районов.
12.3.3. Ответственные за подготовку совещания готовят план и порядок проведения совещания с указанием повестки дня совещания, докладчиков, выступающих, списка приглашенных по установленной форме.
12.3.4. Ответственные за подготовку совещания представляют префекту сводную информацию по существу рассматриваемого вопроса.
12.3.5. По указанию префекта ответственные за подготовку совещания готовят проект распоряжения по рассматриваемому вопросу.
12.3.6. Ответственные за подготовку совещания обеспечивают приглашение участников, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.
12.3.7. Ответственные за подготовку совещания:
- организуют регистрацию участников совещания;
- организуют протоколирование совещания и на следующий день представляют протокол на подпись префекту, а затем рассылают участникам совещания, должностным лицам, ответственным за выполнение поручений, данных на совещании, заинтересованным организациям.
12.3.8. Контроль за выполнением протокола выездного совещания в целом возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры по направлениям с учетом характера рассматриваемого вопроса. Должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе, указывается в последнем пункте протокола.
12.3.9. Подлинники протоколов выездных совещаний хранятся в управлениях, которые были ответственными за их подготовку, до сдачи их в архив в соответствии с номенклатурой дел.
12.3.10. Отдел материально-технического обеспечения обеспечивает подготовку помещений, техническое и хозяйственное обслуживание выездных совещаний (по ранее поданным заявкам).
12.4. Тематические совещания, проводимые префектом
12.4.1. Тематические совещания проводятся в соответствии с планом работы префектуры.
12.4.2. Организация тематических совещаний, проводимых префектом, возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры по направлениям деятельности.
12.4.3. Ответственные за подготовку совещания готовят план и порядок проведения совещания с указанием повестки дня совещания, докладчиков, выступающих, списка приглашенных по установленной форме.
12.4.4. Ответственные за подготовку совещания представляют префекту сводную информацию по существу рассматриваемого вопроса.
12.4.5. По указанию префекта ответственные за подготовку совещания готовят проект распоряжения по рассматриваемому вопросу.
12.4.6. Ответственные за подготовку совещания обеспечивают приглашение участников, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.
12.4.7. Ответственные за подготовку тематических совещаний:
- осуществляют контроль за своевременной подготовкой материалов к совещанию и приглашением его участников;
- организуют регистрацию участников совещания;
- организуют протоколирование совещания и на следующий день представляют протокол на подпись префекту, а затем осуществляют рассылку копий протокола по списку.
12.4.8. Контроль за выполнением протоколов тематических совещаний в целом возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры по направлениям с учетом характера рассматриваемого вопроса. Должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе, указывается в последнем пункте протокола.
12.4.9. Подлинники протоколов тематических совещаний хранятся в соответствующих подразделениях префектуры до сдачи их в архив в соответствии с номенклатурой дел.
12.4.10. Отдел материально-технического обеспечения обеспечивает подготовку помещений, техническое и хозяйственное обслуживание тематических совещаний (по ранее поданным заявкам).
12.5. Совещания первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, заседания комиссий, штабов, рабочих групп
12.5.1. Совещания первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры (далее руководителей префектуры) проводятся в соответствии с их поручениями и недельным рабочим планом.
12.5.2. Организация совещаний руководителей префектуры возлагается на сотрудников подведомственных структур по поручениям руководителей.
12.5.3. Ответственные за подготовку совещания обеспечивают приглашение участников, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.
12.5.4. Ответственные за подготовку совещания обеспечивают выполнение требований распорядительного документа о пропускном и внутриобъектовом режиме в здании префектуры.
12.5.5. Протоколирование совещаний руководителей префектуры, заседаний комиссий, штабов, рабочих групп осуществляется сотрудниками того подразделения префектуры, руководитель которого проводит совещание, либо ответственным секретарем комиссии, штаба, рабочей группы.
12.5.6. Протоколы совещаний утверждаются руководителем префектуры, проводившим совещание, либо лицом, председательствовавшим на заседании комиссии, штаба, рабочей группы.
12.5.7. Протоколы совещаний и заседаний рассылаются, как правило, всем участникам совещания (членам комиссии, штаба, рабочей группы). Контроль за выполнением поручений по протоколам заседаний и совещаний осуществляется руководителем подразделения префектуры по принадлежности либо руководителем комиссии, штаба, рабочей группы. Должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе, указывается в последнем пункте протокола.
Подлинники протоколов совещаний, заседаний хранятся в соответствующем подразделении префектуры либо у ответственного секретаря комиссии, штаба, рабочей группы до сдачи их в архив в соответствии с номенклатурой дел.
12.5.8. Протоколы совещаний и заседаний, а также выписки из протоколов оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов".
12.5.9. Материально-техническое обеспечение проведения совещаний в префектуре возлагается на Отдел материально-технического обеспечения (по ранее поданным заявкам).
12.6. Совещания с использованием систем аудио (АКС) и видео (ВКС) конференц-связи Правительства Москвы, проводимые в префектуре с участием глав управ районов и руководителей окружных служб и управлений
12.6.1. Совещания с использованием систем аудио (АКС) и видео (ВКС) конференц-связи Правительства Москвы проводятся в соответствии с поручением префекта, поручениями первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры.
12.6.2. Предложения по проведению совещаний с использованием систем аудио (АКС) и видео (ВКС) конференц-связи Правительства Москвы представляются в информационно-технологический сектор для дальнейшего согласования с ФХУ Мэрии Москвы. В предложении необходимо указать: вид конференции, планируемые дату и время, регулярность проведения, номера абонентов, участников конференции, контактный телефон ответственного за подготовку и проведение конференции.
12.6.3. Ответственные за подготовку и проведение совещания обеспечивают оповещение участников конференции о дате и времени его проведения, а также оповещение их при отмене совещания или его о переносе.
12.6.4. Ответственные за подготовку совещаний организуют протоколирование совещания и на следующий день представляют протокол на подпись руководителю, проводившему совещание.
12.6.5. Контроль за выполнением поручений, данных в протоколах совещаний с использованием аудио и видео конференц-связи Правительства Москвы в целом возлагается на первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры по направлениям с учетом характера рассматриваемого вопроса. Должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе, указывается в последнем пункте протокола.
12.6.6. Подлинники протоколов совещаний хранятся в соответствующих подразделениях префектуры до сдачи их в архив в соответствии с номенклатурой дел.
12.6.7. Обеспечение проведения совещаний с использованием систем аудио (АКС) и видео (ВКС) конференц-связи Правительства Москвы возлагается на информационно-технологический сектор.
12.6.8. Отдел материально-технического обеспечения осуществляет подготовку помещений и хозяйственное обслуживание совещаний (по ранее поданным заявкам).
12.7. Встречи префекта с населением районов
12.7.1. Встречи префекта с населением проводятся не реже одного раза в месяц, как правило, в последний четверг месяца, по тематике, утвержденной на полугодие текущего года.
12.7.2. Во встречах префекта с населением могут принимать участие жители Южного административного округа города Москвы вне зависимости от места жительства.
12.7.3. Организационное управление готовит планы подготовки и проведения встречи префекта с населением, список приглашенных на встречу, порядок ведения и регламент встречи.
12.7.4. Первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, руководители окружных служб и управлений по направлениям, глава управы соответствующего района готовят материалы для проведения встречи префекта с населением и предоставляют их в Организационное управление за 10 дней до даты проведения встречи.
12.7.5. Организационное управление представляет материалы к встрече префекта с населением в Управление префекта за 7 дней до даты проведения встречи.
12.7.6. Организационное управление:
- обеспечивает приглашение руководителей префектуры, окружных служб и управлений, а также оповещение их при отмене встречи или ее переносе;
- не позднее, чем за 7 дней до даты проведения встречи информирует заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, Департамент территориальных органов исполнительной власти города Москвы о времени, месте и теме проведения встречи префекта с населением, а также в течение пяти дней о результатах ее проведения;
- осуществляет приглашение членов Правительства Москвы, руководителей департаментов, комитетов, управлений и городских служб, участие которых утверждено Мэром Москвы;
- осуществляет регистрацию участников встречи.
12.7.7. Порядок работы с обращениями граждан при проведении встреч префекта с населением.
12.7.7.1. По итогам встречи:
1) Управлением префекта систематизируются и присваиваются номера обращениям граждан, полученным в ходе проведения встречи. В течение одного дня с момента проведения встречи, пронумерованные обращения граждан передаются в Организационное управление.
2) Глава управы района, на территории которого проводилась встреча префекта с населением, в течение трех календарных дней с момента проведения встречи представляет в Организационное управление префектуры в электронном виде следующие документы:
- перечень вопросов, высказанных на встрече префекта с населением, на которые даны разъяснения во время встречи, по следующей форме:
|
N |
ФИО, телефон, адрес высказавшего замечание или предложение |
Содержание вопроса |
Содержание ответа |
Кем даны разъяснения |
- план мероприятий по выполнению замечаний и предложений, высказанных на встрече префекта с населением по следующей форме:
|
N |
N записки |
ФИО, телефон, адрес заявителя |
Содержание вопроса |
Мероприятия по выполнению |
Ответственный |
Срок исполнения |
3) По обращениям граждан, требующим дополнительного рассмотрения, Организационное управление не позднее 7 дней с момента проведения встречи префекта с населением готовит проект распоряжения, которым утверждается план мероприятий с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей.
4) Справке по каждому вопросу присваивается свой номер, состоящий из номера распоряжения и порядкового номера вопроса в плане мероприятий.
Пример: 01-41-272-26, где 01-41-272 - номер распоряжения, 26 - N п\п в плане мероприятий, являющимся приложением к указанному распоряжению.
5) Поручения по вопросам, требующим рассмотрения в сроки менее 7 дней, т.е. до выпуска распоряжения, оформляются исходящими номерами.
12.7.7.2. Ответственные исполнители направляют на имя префекта информацию о выполнении данных поручений с приложением копий всех необходимых документов (актов проверок, предписаний, ответов заявителям и др.) не позднее установленной даты исполнения поручения. К документам прикладывается расписка заявителя об отсутствии претензий к выполненным работам или данным разъяснениям.
12.7.7.3. Соисполнители поручений не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения поручения, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения с приложением копий всех необходимых документов.
12.7.7.4. В случае, когда контроль исполнения поручения возложен на первого заместителя префекта, заместителя префекта, руководителя аппарата ему направляется справка о выполнении поручения на визу.
12.7.7.5. Подготовленная информация о выполнении поручения направляется первому заместителю префекта, курирующему организационные вопросы, для доклада префекту.
12.7.7.6. Контроль за выполнением поручений префекта осуществляется первыми заместителями префекта, заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры по направлениям. Общий контроль осуществляет первый заместитель префекта, курирующий организационные вопросы.
13. Оформление служебных документов
13.1. Общие требования к оформлению документов
13.1.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями префектуры в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе Регламента.
Правила оформления проектов распорядительных документов префектуры изложены в разделе 3 настоящего Регламента.
13.1.2. Документы префектуры оформляются на бланках документов утвержденного образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в установленном порядке.
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в текстовом редакторе "Word for Windows" (версия 7.0 или последующие) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа (кроме распорядительного), оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 - левое
10 - правое
20 - верхнее
20 - нижнее.
Размеры полей при оформлении документа с оборотной стороны листа, мм:
10 - левое
20 - правое
Верхнее и нижние поля остаются без изменений.
13.2. Бланки документов
13.2.1. Бланки документов префектуры изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 х 297 мм), бланки резолюций - А6 (105 х 148 мм).
13.2.2. Управление по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией разрабатывает макеты бланков документов, составляет и представляет на утверждение префекту альбом бланков.
Эталон альбома бланков хранится в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией, контрольный экземпляр находится в Отделе материально-технического обеспечения.
Информация об изменениях:
Пункт 13.2.3 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 22 октября 2010 г. N 01-41-565
13.2.3. В префектуре утверждены следующие бланки:
- для распорядительных документов - "Приказ", "Распоряжение";
- для писем с указанием должности - "Префект Южного административного округа города Москвы", без указания должности - "Префектура Южного административного округа города Москвы";
- для писем, отправляемых из Второго отдела - "Префектура Южного административного округа города Москвы. Второй отдел";
- для резолюций префекта, первых заместителей префекта заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, начальников управлений и отделов - бланк с указанием должности, фамилии и инициалов.
Бланк для резолюций применяется для поручений (заданий) и направляется исполнителю с прилагаемым документом.
На бланке для писем должностного лица "Префект Южного административного округа города Москвы" право подписи имеет префект или лицо, официально его замещающее.
На бланке "Распоряжение" право подписи имеет префект (или лицо, официально его замещающее), первый заместитель префекта или заместитель префекта по поручению префекта.
На бланке "Приказ" право подписи имеет префект или лицо, официально его замещающее.
На бланке для писем "Префектура Южного административного округа города Москвы" право подписи имеют: префект, первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, начальники структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении префекта или лица, официально их замещающие.
13.2.4. Для "внутренней переписки" бланки не применяются. "Внутренней" считается переписка между должностными лицами префектуры и префектом, должностными лицами, структурными подразделениями префектуры.
"Внутренняя переписка" оформляется на простых листах бумаги формата А4.
13.2.5. Применение бланков обязательно при направлении документов в сторонние организации.
13.2.6. В префектуре используются бланки документов, изготовленные типографским способом.
13.3. Реквизиты документов
13.3.1. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и регистрационный номер, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
13.3.2. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов префектуры.
13.3.3. Наименование вида документа указывается на всех документах (распоряжение, приказ, акт, протокол, справка, заявление и т.д.) кроме служебных писем. Для каждого вида распорядительного документа префектуры используется свой бланк, на котором типографским способом воспроизведено наименование вида документа.
13.3.4. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:
- дата подписания и регистрации - как правило, для распорядительных и служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (цифровое оформление даты - 10.04.2009) буквенно-цифровое представление даты - 10 апреля 2009 г.).
В распорядительных документах, протоколах и документах, содержащих сведения финансового характера, предпочтительным является буквенно-цифровой способ оформления даты.
13.3.5. Регистрационный номер документа - это порядковый номер, дополненный индексом дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита "дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.
Информация об изменениях:
Пункт 13.3.6 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
13.3.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу.
Наименование органа власти города, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:
Департамент здравоохранения
города Москвы
Начальнику Общего отдела
Инициалы, фамилия
Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:
Начальнику Управления
социальной защиты
населения ЮАО
Инициалы, фамилия
При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.
Переносить инициалы на следующую строку (отдельно от фамилии) или оставлять на предыдущей строке не рекомендуется.
При направлении документа нескольким однородным организациям их следует указывать обобщенно, например:
Главам управ районов
При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается.
Если документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.
При направлении документа более чем в четыре адреса, документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.
В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес, при этом следует соблюдать следующий порядок написания:
- наименование адресата - наименование организации (при адресовании физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Главархив
города Москвы
ул. Профсоюзная, д. 80
Москва, 117393
или:
Королеву Н.П.
ул. Парковая, д. 5, кв. 11
г. Липки, Киреевский р-н
Тульская обл., 301264
Адрес не проставляется на документах, направляемых должностным лицам государственной власти Российской Федерации, а также в органы исполнительной власти города Москвы и должностным лицам Правительства Москвы, Московской городской Думы.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Допускается центрировать каждую строчку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Реквизит "адресат" печатается на расстоянии 110-120 мм от левого края листа бумаги и на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка при их продольном расположении; на бланках с угловым расположением реквизитов бланка - на 20-40 мм от верхнего края листа.
Допускается выделение реквизита "адресат" жирным шрифтом.
13.3.7. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Заголовок печатается от границы левого поля, под реквизитами "дата и регистрационный номер документа" или "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
13.3.8. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй - выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст документа допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слов "господин", например:
Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).
Одновременное использование слов "уважаемый" и "с уважением" не рекомендуется.
Проект ответа за подписью префекта составляется на имя первого лица организации, предприятия, учреждения.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.
13.3.9. Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляется по следующей форме:
"Приложение: на ____ л. в ____ экз.".
Если документ имеет приложения не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложение направляется, например:
Приложения: 1. Копия распоряжения префекта от 10.03.2008 N 01-41-312 "О работе с письмами граждан" и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления ответов по обращениям граждан на 1 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через 1 строчку после текста документа.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования основного документа, его даты и номера, например:
Приложение 2
к распоряжению префекта
(с 01.07.2009 - к распоряжению префектуры)
от 15.02.2009 N 01-41-209
Информация об изменениях:
Пункт 13.3.10 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
13.3.10. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не требуется), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:
|
Заместитель префекта |
Инициалы, фамилия |
При подписании распорядительного документа по поручению префекта первым заместителем префекта, заместителем префекта следует указывать наименование должности, например:
|
Первый заместитель префекта |
Инициалы, фамилия |
При использовании должностного бланка на первом (титульном) листе наименование должности указывать не требуется, при оформлении документа на двух и более страницах указывается наименование должности.
Если документ оформляется на бланке письма Правительства Москвы и подписывается префектом, в реквизите "подпись" необходимо указывать должность и название административного округа.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, секретарь комиссии).
Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается, указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель...".
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.
Изготовление факсимильного воспроизведения подписи осуществляется Отделом материально-технического обеспечения на основании решения (поручения) префекта.
В префектуре используется факсимильный аналог подписи префекта, первых заместителей префекта и руководителя аппарата префектуры.
Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Информация об изменениях:
Пункт 13.3.11 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 27 апреля 2011 г. N 01-41-279
13.3.11. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.
В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель префекта ЮАО г. Москвы
(личная подпись) Инициалы, фамилия
Дата
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата.
Формой внутреннего согласования является визирование документа. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "замечания прилагаются" или "с замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
13.3.12. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (кроме заявлений в суды) в левом нижнем углу (оформляется с использованием шрифта размером на 2 - 4 кегля меньше, чем текст документа), например:
Н.И. Новикова
675 40 61
При оформлении документов за подписью префекта указываются инициалы, фамилия и телефон исполнителя, замещающего должность категории "руководители".
Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, другие поисковые данные документа.
13.3.13. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо издавать в тех случаях, когда требуются пояснения; либо действие документа выходит за рамки префектуры и распространяется на организации и граждан; в остальных случаях может проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм - от его верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
13.3.14. Отметка об исполнении документа и направлении его "В дело" должна включать следующие данные: слова "В дело", дату, подпись префекта или другого руководителя с расшифровкой подписи в соответствии с резолюцией префекта.
13.4. Применение печатей
13.4.1. На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.
Информация об изменениях:
Пункт 13.4.2 изменен. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 12 октября 2012 г. N 01-41-369
13.4.2. В префектуре используются следующие печати:
- гербовые:
1) "Префектура Южного административного округа города Москвы",
2) "Административная комиссия префектуры Южного административного округа города Москвы по делам об административных правонарушениях";
- простые круглые печати:
1) "Первый отдел префектуры Южного административного округа города Москвы";
2) "Второй отдел префектуры Южного административного округа города Москвы";
3) "Управление государственной службы и кадров префектуры Южного административного округа города Москвы";
4) "Для организационно-распорядительных документов префектуры Южного административного округа города Москвы";
5) "Для пакетов N 1 префектуры Южного административного округа города Москвы";
6) "Для пакетов N 2 префектуры Южного административного округа города Москвы";
7) "Окружная комиссия по вопросам градостроительства, землепользования и застройки при Правительстве Москвы в Южном административном округе";
8) "Для заверения документов";
9) "Для заверения документов 2".
13.4.2.1. Гербовой печатью "Префектура Южного административного округа города Москвы" заверяется подпись префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, начальника Управления бухгалтерского учета и отчетности или лиц, официально их замещающих, на почетных грамотах, представлениях и ходатайствах о награждении орденами и медалями Российской Федерации, характеристиках, финансовых документах, штатных расписаниях, инвестиционных контрактах, договорах, актах реализации инвестиционных программ, заявках на получение лицензии, архивных справках, командировочных удостоверениях и т.п.
Печать хранится у руководителя аппарата префектуры.
13.4.2.2. Гербовой печатью "Административная комиссия префектуры Южного административного округа города Москвы об административных правонарушениях" заверяется подпись председателя Комиссии (председательствующего, ведущего заседание Комиссии) на документах, образующихся в деятельности Комиссии.
Печать хранится у ответственного секретаря административной комиссии префектуры.
13.4.2.3. Простой круглой печатью "Первый отдел префектуры Южного административного округа города Москвы" заверяются подписи должностных лиц префектуры на документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Печать хранится в Первом отделе.
13.4.2.4. Простой круглой печатью "Второй отдел префектуры Южного административного округа города Москвы" удостоверяется подпись начальника Второго отдела или лица, официально его замещающего, используется в делопроизводстве Второго отдела.
Печать хранится во Втором отделе.
13.4.2.5. Простой круглой печатью "Управление государственной службы и кадров префектуры Южного административного округа города Москвы" удостоверяется подпись начальника или сотрудника Управления государственной службы и кадров на трудовых книжках, различных справках кадрового характера, копиях документов, составляющих "личные дела" работников префектуры и т.д.
Печать хранится в Управлении государственной службы и кадров.
13.4.2.6. Простой круглой печатью "Для организационно-распорядительных документов префектуры Южного административного округа города Москвы" удостоверяются подписи первых заместителей префекта, заместителей префекта, начальников управлений и отделов, заместителей начальников управлений и отделов, заведующих секторов, ответственных секретарей постоянных комиссий, лица, ответственного за работу архива префектуры, на копиях, выписках, актах, справках, титульных списках и других документах.
Печать хранится в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
13.4.2.7. Простой круглой печатью "Для пакетов N 1 префектуры Южного административного округа города Москвы" удостоверяется подпись сотрудника Управления префекта или дежурного приемной префекта на описях документов, поступающих в нерабочее время.
Печать хранится в Управлении префекта.
13.4.2.8. Простая круглая печать "Для пакетов N 2 префектуры Южного административного округа города Москвы" используется в делопроизводстве Первого отдела, хранится там же.
Информация об изменениях:
Пункт 13.4.2 дополнен подпунктом 13.4.2.9. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 11 ноября 2009 г. N 01-41-1393
13.4.2.9. Простой круглой печатью "Окружная комиссия по вопросам градостроительства, землепользования и застройки при Правительстве Москвы в Южном административном округе" удостоверяются подписи председателя, заместителя председателя, ответственного секретаря Окружной комиссии на документах, образующихся в деятельности Окружной комиссии.
Печать хранится у ответственного секретаря Окружной комиссии.
Информация об изменениях:
Пункт 13.4.2 дополнен подпунктом 13.4.2.10. - Распоряжение префектуры Южного административного округа г. Москвы от 12 октября 2012 г. N 01-41-369
13.4.2.10. Простыми круглыми печатями "Для заверения документов" и "Для заверения документов 2" заверяются подписи уполномоченных сотрудников префектуры на бумажных копиях электронных документов.
Печати хранятся соответственно у каждого уполномоченного сотрудника префектуры.
13.5. Заверение копии документа
Структурные подразделения префектуры могут выдавать копии только тех документов, авторами которых являются префект, первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, другие должностные лица префектуры в зависимости от места хранения документа.
Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику, кроме копий распорядительных документов, направляемых в соответствии со списком рассылки.
Заверительная надпись "Верно" или "Копия верна" проставляется ниже реквизита "Подпись" и составляется по форме:
|
Верно (Копия верна) |
|
|
|
Главный специалист Управления |
|
|
|
государственной службы и кадров |
личная подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата заверения копии |
|
|
Заверительная надпись удостоверяется печатью:
- на копиях распорядительных документов - печатью "Для организационно-распорядительных документов префектуры Южного административного округа города Москвы";
- на кадровых документах - печатью "Управление государственной службы и кадров префектуры Южного административного округа города Москвы";
- на служебных документах - штампом, хранящимся в Управлении по работе с письмами граждан, распорядительными документами и служебной корреспонденцией.
Заверительная надпись указывает, кем и когда изготовлена копия, печать придает копии документа юридический статус.
На копиях распорядительных документов, направляемых при рассылке в структурные подразделения префектуры, управы районов, окружные службы и управления, в заверительной надписи допускается указывать только слово "Верно" ("Копия верна") и проставлять печать "Для организационно-распорядительных документов префектуры Южного административного округа города Москвы".
При рассылке копий распоряжений в Территориальное управление ЮАО Департамента земельных ресурсов г. Москвы ставится только одна печать (без штампов).
При рассылке копий распоряжений в Управление Департамента жилищной политики и жилищного фонда г. Москвы в ЮАО кроме печати и штампа "Верно" ставится подпись заверителя с указанием должности, фамилии и инициалов.
Выдавать заверенные копии документов, авторами которых являются префект, первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, другие должностные лица префектуры, разрешается только по письменным запросам.
Запрещается выдавать заверенные копии распорядительных документов вышестоящих организаций.
13.6. Оформление документов, направляемых за рубеж
13.6.1. С целью обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на имя руководителей государственного и муниципального уровня, представляются на согласование (визирование) в Государственно-правовое управление префектуры.
13.6.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на бланках для писем.
Применение бланков производится в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте.
Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.
13.6.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления:
13.6.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной и телеграфной связи).
13.6.3.2. В реквизите "адресат" указывается вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.
13.6.3.3. Заголовок к тексту не составляется.
13.6.3.4. Подписание документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа.
Подпись оформляется следующим образом:
- при использовании должностного бланка ("Префект") указывается только имя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись;
- при использовании бланка "Префектура" вначале указывается имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписавшего документ, и его подпись.
13.6.3.5. Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например:
15 апреля 2009 г.
Реквизит "дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи.
13.6.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в префектуру, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...".
13.6.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
13.6.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с указанием адреса отправителя, напечатанном на русском и иностранном языках.
13.7. Оформление доверенности
13.7.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий префекта должностному лицу префектуры на представление интересов префектуры или совершение каких-либо действий.
Срок действия доверенности определяется префектом и не может превышать трех лег. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
13.7.2. Доверенность оформляется на должностном бланке префекта для писем.
13.7.3. Обязательные реквизиты доверенности:
- регистрационный номер и дата выдачи;
- заголовок ("Доверенность");
- должность, фамилия, имя, отчество (полностью) уполномоченного должностного лица префектуры;
- перечень передаваемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись префекта (в его отсутствие - исполняющего обязанности префекта);
- гербовая печать префектуры.
Дополнительные реквизиты: (для ведения гражданских дел):
- паспортные данные уполномоченного лица;
- образец его подписи.
Образец доверенности приведен в приложении 9 к настоящему Регламенту.
14. Организация работы в режиме "одного окна"
14.1. Общие положения
14.1.1. Отдел службы "одного окна" создан в целях максимального упрощения процедуры и сокращения времени оформления запрашиваемых документов для заявителей, исключения возможности необъективности принятия решений, освобождения заявителей от работы по сбору и представлению в службы "одного окна" документов, не имеющих к ним непосредственного отношения, и которые могут быть выполнены самими службами без участия заявителей.
14.1.2. В организации работы префектуры в режиме "одного окна" используются следующие термины и определения:
Режим "одного окна" - это организация работы префектуры, позволяющая заявителям получить запрашиваемые документы в службе "одного окна" в установленные сроки и без непосредственного взаимодействия с должностными лицами, принимающими решения по согласованию и выдаче данных документов.
Заявители, желающие получить запрашиваемые документы:
- обращаются с заявлением (запросом) в службу "одного окна" префектуры;
- сдают документы, имеющие непосредственное к ним отношение, и необходимые для осуществления работ по подготовке и оформлению запрашиваемых документов в соответствии с перечнями, определенными регламентами подготовки документов;
- через установленный действующими правовыми актами срок получают в службе "одного окна" префектуры готовые запрашиваемые документы.
Документы, имеющие непосредственное отношение к заявителям - виды документов, которые на момент подачи заявления в Отдел службы "одного окна" для получения запрашиваемого документа имеются на руках у заявителя в оформленном и действительном виде:
1. Документы, подтверждающие права и обязанности заявителя:
для физических лиц:
- документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);
- документы о государственной регистрации актов гражданского состояния.
для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:
- учредительные документы, свидетельства о регистрации в различных государственных органах, лицензии, сертификаты, бухгалтерские и финансовые документы;
- документы, подтверждающие личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица.
2. Заявление установленного образца.
3. Документы, которые в соответствии с действующим законодательством могут быть получены в городских и федеральных органах исполнительной власти исключительно на основании личного обращения заявителя или оформленная в установленном порядке доверенность в адрес префектуры на право самостоятельного получения соответствующих документов.
4. Документы, оформляемые федеральными органами исполнительной власти, а также их территориальными органами, если иное не определено соответствующими соглашениями между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти города Москвы.
5. Действующие запрашиваемые документы, находящиеся на руках у заявителя, ранее оформленные в последовательной цепи его обязательных действий, направленных на достижение конечного результата.
Запрашиваемые документы - выдаваемые заявителю справки, выписки, разрешения, лицензии, и другие документы, оформленные в установленном порядке.
Перечень документов, выдаваемых службой "одного окна" префектуры, утверждается Единым реестром документов, выдаваемых органами исполнительной власти города Москвы, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы.
По всем документам, выдаваемым службой "одного окна" префектуры, разработаны регламенты подготовки документов, утвержденные правовыми актами города Москвы.
Заявители - физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в Отдел службы "одного окна" за получением запрашиваемых документов.
Держатель "одного окна" - префектура Южного административного округа города Москвы.
Отдел службы "одного окна" - подразделение префектуры ЮАО, осуществляющее прием заявлений и документов от заявителей для подготовки запрашиваемых документов; получение дополнительных документов, не имеющих непосредственного отношения к заявителям, а также выдачу запрашиваемых документов либо мотивированных отказов.
Единый реестр документов - перечень документов, выдаваемых и оформляемых органами исполнительной власти города Москвы, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы. Единый реестр документов утверждается постановлением Правительства Москвы.
Согласование - решение (заключение) органа исполнительной власти города Москвы, городской организации, федерального органа исполнительной власти и (или) его территориального органа, независимого эксперта, необходимое для подготовки запрашиваемого документа в режиме "одного окна", осуществляемое в соответствии с утвержденным регламентом подготовки документа.
Согласующие организации - органы исполнительной власти города Москвы, городские организации, уполномоченные федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы, независимые эксперты, участвующие в процессе подготовки и (или) согласования запрашиваемых документов.
Регламент подготовки документа - порядок организации работы префектуры в режиме "одного окна" по приему документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю, подготовке, согласованию и выдаче запрашиваемого документа заявителю.
Регламенты подготовки запрашиваемых документов, выдаваемых заявителю, утверждаются постановлениями Правительства Москвы и включают в обязательном порядке следующие положения:
- перечень документов, представляемых заявителем и имеющих непосредственное к нему отношение;
- причины и порядок отказа заявителю в приеме запроса на выдачу документа, предусмотренные законами и иными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы;
- порядок организации работы по подготовке документа;
- порядок получения необходимых дополнительных материалов, запрашиваемых службой "одного окна" самостоятельно, и передачи обращения заявителя и прилагаемого комплекта документов в соответствующие структурные подразделения и согласующие организации на рассмотрение;
- перечень органов исполнительной власти города Москвы и иных организаций, участвующих в подготовке и согласовании запрашиваемого документа;
- сроки оформления документа согласно срокам, определенным для данного документа в Едином реестре документов, в том числе с указанием сроков получения документов и согласований;
- порядок извещения заявителя о готовности документа (или мотивированного отказа) и порядок выдачи;
- стоимость оформления документа для заявителя в случае, когда документ выдается на возмездной основе, а также порядок оплаты работ заявителем.
14.2. Порядок организации работы Отдела службы "одного окна"
14.2.1. Префектура Южного административного округа города Москвы принимает от заявителей заявки на оформление запрашиваемых документов через Отдел службы "одного окна".
14.2.2. Отдел службы "одного окна" является самостоятельным структурным подразделением префектуры и находится в непосредственном подчинении у руководителя аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей.
14.2.3. В своей деятельности Отдел службы "одного окна" префектуры руководствуется постановлениями Правительства Москвы, Единым реестром документов, распоряжениями префекта и другими нормативно-правовыми актами.
Порядок работы Отдела службы "одного окна" определяется настоящим Регламентом.
Сотрудники Отдела службы "одного окна" подчиняются служебному распорядку префектуры.
Префектура Южного административного округа города Москвы обеспечивает автоматическое представление данных в Систему контроля и мониторинга работы органов исполнительной власти города Москвы в режиме "одного окна" по утвержденным Управлением информатизации города Москвы регламентам и форматам представления данных.
14.3. Порядок приема документов у заявителей
14.3.1. Перечень документов, необходимых для получения запрашиваемого документа, определяется действующими правовыми актами и регламентом подготовки данного документа.
14.3.2. При приеме документов сотрудники Отдела службы "одного окна":
- проверяют правильность оформления бланка заявления установленного образца, комплектность представляемых заявителем документов. В случае несоответствий либо отсутствия необходимых документов заявление не принимается;
- регистрируют заявление в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док" с автоматическим формированием выписки из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в Отдел службы "одного окна";
- ставят штамп службы "одного окна" на оригинале заявления;
- выдают на руки заявителю после регистрации заявления экземпляр выписки, заверенный подписью сотрудника службы "одного окна";
- по требованию заявителя оказывают необходимые консультационные услуги по разъяснению порядка приема и выдачи документов службой "одного окна";
- знакомят заявителя, по его требованию, с нормативными документами, регламентирующими работу службы в режиме "одного окна";
14.3.3. Причинами отказа в приеме документов у заявителя в службе "одного окна" являются:
- обращение заявителя о выдаче документов, оформление которых не осуществляется службой "одного окна" префектуры;
- наличие у заявителя неполного комплекта документов, определенного регламентом подготовки запрашиваемого документа;
- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов;
- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявки на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу;
- обращение заявителя с требованием о выдаче документов, не соответствующих профилю или направлению деятельности службы "одного окна" префектуры.
По требованию заявителя отказ в приеме документов в службе "одного окна" может быть оформлен и выдан заявителю в письменном виде.
Любые иные причины отказа в приеме документов у заявителя являются неправомерными и могут быть обжалованы заявителем у префекта, в Комитете государственных услуг г. Москвы, либо в суде.
14.4. Порядок подготовки запрашиваемого документа
14.4.1. В соответствии с резолюцией (поручением) префекта или руководителя аппарата префектуры сотрудники Отдела службы "одного окна" в течение одного дня:
- вносят в электронную базу данных сведения об ответственных исполнителях и сроках исполнения поручений;
- осуществляют передачу обращений заявителей и прилагаемых комплектов документов в соответствующие структурные подразделения префектуры и согласующие организации.
14.4.2. Порядок внутреннего прохождения документов, обязанности структурных подразделений по их согласованию и оформлению, сроки исполнения определяются резолюциями префекта или руководителя аппарата префектуры, Регламентами подготовки документов, утвержденными правовыми актами Правительства Москвы, и распоряжениями префекта.
Срок исполнения документа исчисляется со следующего дня после подписания резолюции (поручения).
Передача документов между структурными подразделениями префектуры осуществляется через Отдел службы "одного окна" с внесением промежуточных сведений в автоматизированную систему документооборота и делопроизводства "Гран-Док".
14.4.3. Согласование или мотивированный отказ в согласовании оформляется письменно.
Срок рассмотрения структурными подразделениями префектуры и согласующими организациями документов заявителя исчисляется со дня, следующего за днем поступления комплекта документов из Отдела службы "одного окна" префектуры.
Ответственность за соблюдением сроков согласования документов возлагается на руководителей согласующих структурных подразделений.
14.5. Порядок выдачи запрашиваемого документа заявителю
14.5.1. Запрашиваемые документы, выдаваемые в режиме "одного окна", оформляются на бумажном носителе.
Запрашиваемый документ или мотивированный отказ выдается сотрудником Отдела службы "одного окна" при наличии документа, удостоверяющего личность, либо представителю заявителя при наличии оформленной в установленном порядке доверенности и документа, удостоверяющего личность.
14.5.2. Заявитель подтверждает получение документов личной подписью на электронной выписке.
14.5.3. Информация о выдаче запрашиваемого документа или мотивированного отказа вводится в автоматизированную систему документооборота и делопроизводства "Гран-Док".
14.5.4. Причинами мотивированного отказа в выдаче запрашиваемого заявителем документа могут служить:
- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;
- отсутствие права у заявителя на запрашиваемый документ;
- невозможность подготовки запрашиваемого документа в силу обстоятельств, ранее неизвестных при приеме документов;
- требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установлено для данного вида документа в Едином реестре документов.
Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем у префекта, в Комитете государственных услуг г. Москвы, либо в суде.
14.5.5. Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент рассмотрения, согласования или подготовки документа Отделом службы "одного окна". При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на бланке ранее поданного заявления.
14.5.6. Ответственность за качественное и своевременное исполнение обращений заявителей, обратившихся в Отдел службы "одного окна" префектуры, возлагается на должностные лица префектуры, исполняющие документ в соответствии с поручением префекта или руководителя аппарата префектуры.
Отдел службы "одного окна" префектуры осуществляет контроль и аналитическую деятельность по исполнению обращений заявителей с информированием об этом должностных лиц префектуры.
14.6. Порядок работы с обращениями граждан и юридических лиц, поступившими через информационную систему "Электронная приемная" города Москвы
14.6.1. Служба "одного окна" префектуры осуществляет работу с обращениями граждан и юридических лиц, поступившими через информационную систему "Электронная приемная" города Москвы на официальном портале префектуры Южного административного округа города Москвы.
14.6.2. Обращения граждан и юридических лиц, поступившие через "Электронную приемную", выводятся сотрудниками службы "одного окна" префектуры на бумажный носитель.
Сотрудники службы "одного окна" регистрируют документ в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док" и готовят проект резолюции префекта или руководителя аппарата префектуры.
После получения резолюции с подписью префекта или руководителя аппарата префектуры документ направляется в соответствующее структурное подразделение для исполнения.
Получив исполненный документ с подписью руководителя структурного подразделения, сотрудники службы "одного окна" направляют ответ заявителю по электронной почте.
14.7. Хранение документов
14.7.1. Невостребованный запрашиваемый документ хранится в течение установленного срока его действия, но не более одного года от даты его изготовления. Затем подлежит уничтожению в установленном порядке в соответствии с номенклатурой дел.
14.7.2. Срок хранения документов, полученных от заявителя для подготовки запрашиваемого документа, подлежащего выдаче в режиме "одного окна", и иных документов по исполненным заявлениям, установлен три года от даты регистрации обращения.
-
Приложение 1. Правила оформления распорядительных документов о внесении изменений и (или) дополнений в ранее выпущенный распорядительный документ
-
Приложение 2. Правила написания слов и словосочетаний
-
Приложение 3. Образец листа согласования распоряжения префекта по основной деятельности
-
Приложение 4. Образец листа согласования распоряжения префекта по жилищным вопросам
-
Приложение 5. Образец листа согласования приказа префекта по административно-хозяйственной деятельности
-
Приложение 6. Образец листа согласования приказа префекта по кадровым вопросам
-
Приложение 7. Лист разногласий к проекту распорядительного документа
-
Приложение 8. Основные требования к содержанию и оформлению ответов на контрольные поручения по обращениям граждан
-
Приложение 9. Образец оформления доверенности на ведение дел в суде
-
Приложение 10. Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных префекту ЮАО г. Москвы, в префектуру ЮАО г. Москвы
-
Приложение 11. Перечень информации, содержащейся в распорядительных документах префектуры ЮАО г. Москвы по кадровым вопросам, подлежащей ограничению доступа