Приказ Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 16 сентября 2016 г. N 234 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органов"

Приказ Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 16 сентября 2016 г. N 234
"Об утверждении Инструкции о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органов"

В целях совершенствования порядка обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее - Роскомнадзор) приказываю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения.

2. Признать утратившими силу:

приказ Роскомнадзора от 05.10.2009 N 509 "О порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций";

приказ Роскомнадзора от 13.04.2012 N 368 "Об утверждении Перечня сведений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, являющихся информацией "Для служебного пользования".

3. Руководителям территориальных органов Роскомнадзора назначить ответственных за организацию работы с документированной служебной информацией ограниченного распространения.

4. Начальникам управлений Роскомнадзора, руководителям территориальных органов Роскомнадзора ознакомить с настоящим приказом государственных гражданских служащих, допущенных к работе с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", под роспись.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

А.А. Жаров

Инструкция
о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения
(утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 16 сентября 2016 г. N 234)

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио-пленки, машинные носители информации) (далее - документами с грифом "ДСП"), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее - Роскомнадзор) и ее территориальных органах.

2. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой устанавливаются служебной необходимостью,

4. Необходимость присвоения документам грифа "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") определяется должностным лицом Роскомнадзора, подписывающим или утверждающим документ (приложение N 1), в соответствии с Перечнем сведений, являющихся информацией "Для служебного пользования" (приложение N 2).

5. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

- описание структуры Роскомнадзора (территориального органа), функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения.

6. Руководители структурных подразделений Роскомнадзора, руководители территориальных органов Роскомнадзора, принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование копировальных и приёмопередающих устройств при подготовке этих документов.

7. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа Роскомнадзора) или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник Роскомнадзора (территориального органа Роскомнадзора) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

8. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом "ДСП" возлагается на отдел документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан Административного управления Роскомнадзора (далее - Отдел документооборота) (соответствующее структурное подразделение территориального органа).

9. Сотрудники Роскомнадзора (территориального органа Роскомнадзора), работающие с документами, делами и изданиями с грифом "ДСП", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей Инструкцией о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в Роскомнадзоре.

10. Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями "ДСП", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

II. Порядок приема и учета документов и изданий

11. Прием и учет (регистрация) документов и изданий с грифом "ДСП" осуществляется Отделом документооборота (соответствующим структурным подразделением территориального органа).

12. Вся поступающая в Роскомнадзор (территориальные органы) корреспонденция с грифом. "ДСП" принимается и вскрывается сотрудниками Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа). При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом "ДСП" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и издания с грифом "ДСП" возвращаются отправителю.

13. В нерабочее время документы и издания с грифом "ДСП" принимаются дежурным Роскомнадзора (при наличии - дежурным сотрудником территориального органа), который, не вскрывая эту корреспонденцию, передает ее сотрудникам Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа).

14. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом "ДСП". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.

15. Документы с грифом "ДСП" учитываются отдельно oт несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

16. Требование однократности регистрации распространяется на документы и издания с грифом "ДСП".

17. Учет документов и изданий с грифом "ДСП" ведется в журналах (приложение N 3, 4) и в Системе электронного документооборота Единой информационной системы Роскомнадзора (далее - СЭД).

При регистрации документа с грифом "ДСП" в СЭД заполняется только регистрационная карточка.

17.1. Для центрального аппарата Роскомнадзора регистрационный номер формируется в следующем порядке:

- входящий "хххх" - ДСП, где хххх - валовый порядковый номер, "ДСП" вид входящего документа;

- исходящий "ааФИ-хххх" - ДСП, где "аа" - номер структурного подразделения по номенклатуре дел, подготовившего документ, "ФИ" - первые буквы фамилии и имени, в случае, если документ подписывается руководителем или заместителями руководителя Роскомнадзора, "хххх" - валовый порядковый номер, "ДСП" - вид исходящего документа.

17.2. Для территориальных органов Роскомнадзора регистрационный номер формируется в следующем порядке:

- входящий "хххх/nn" - ДСП, где хххх - валовый порядковый номер, "nn" - код территориального органа, "ДСП" - вид входящего документа;

- исходящий "ххх-аа/nn" - ДСП, где "ххх" - валовый порядковый номер, "аа"- номер по номенклатуре дел структурного подразделения, подготовившего документ, "nn" - код территориального органа, "ДСП" - вид исходящего документа.

17.3. Регистрация внутренних документов (служебные и докладные записки, приказы по основной деятельности) в центральном аппарате Роскомнадзора и территориальных органах осуществляется сотрудником Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа) в СЭД в порядке общего делопроизводства с добавлением к регистрационному номеру индекса "ДСП".

Электронные копии зарегистрированных внутренних документов с грифом "ДСП" в СЭД не создаются.

На зарегистрированные служебные и докладные записки с грифом "ДСП" заводится отдельное номенклатурное дело и ведется журнал учета внутренних документов с грифом "ДСП".

В случае регистрации приказов территориального органа с грифом "ДСП" отдельно от других приказов также заводится отдельное номенклатурное дело, и ведется журнал учета приказов по основной деятельности с грифом "ДСП" (приложение N 4).

18. Запрещается:

- создавать электронную копию бумажного документа с грифом "ДСП" в регистрационной карточке СЭД;

- готовить проект документа с грифом "ДСП", проводить согласование и подписывать документ в СЭД электронной подписью.

19. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям с грифом "ДСП" проставляется штамп, в котором указываются наименование Роскомнадзора (территориального органа), регистрационный номер документа и дата его регистрации.

20. Движение документов и изданий с грифом "ДСП" должно своевременно отражаться в соответствующих журналах учета и СЭД.

В СЭД вносятся указания об исполнении поручений и сведения об исполнителях. После исполнения указаний исполнителями в СЭД вносятся отметки об исполнении.

21. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

III. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий

22. Документы с грифом "ДСП" печатаются сотрудником Роскомнадзора или территориального органа, которому поручена подготовка документа с грифом "ДСП".

23. Подготовка документов с грифом "ДСП" производится только на автоматизированных рабочих местах обработки конфиденциальной информации (далее - АРМ ДСП) с использованием учетных съемных носителей.

23.1. Доступ к АРМ ДСП предоставляется структурным подразделением Роскомнадзора (территориального органа), ответственным за обеспечение информационной безопасности в соответствии с матрицей доступа после ознакомления с данной инструкцией.

23.2. Хранение документов с грифом "ДСП" производится на учетных съемных носителях информации. Учетные съемные носители информации хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах).

23.3. Запрещается хранение документов с грифом "ДСП" на жестких дисках АРМ.

23.4. Выдача и учет съемных носителей информации осуществляется Отделом документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа).

Учет и движение съемных носителей информации осуществляется в журнале учета съемных носителей информации для хранения документов с грифом "ДСП" (приложение N 5).

24. Документы с грифом "ДСП" печатаются с указанием на лицевой стороне в правом верхнем углу первой страницы документа грифа "ДСП" и номера экземпляра. На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Указываются также дата печатания, инициалы имени и фамилии сотрудника, печатавшего документ (приложения N 6, 7).

Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа), осуществляющему их учет.

25. Зарегистрированные документы с грифом "ДСП" передаются сотрудникам структурных подразделений Роскомнадзора (территориального органа) под расписку в соответствующем журнале учета.

26. Передача документов с грифом "ДСП" и дел, содержащих такие документы, от одного сотрудника другому осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения Роскомнадзора (территориального органа).

27. Документы с грифам "ДСП" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями.

28. Документы с грифом "ДСП" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерной, модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.

29. При необходимости направления документов с грифом "ДСП" нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения Роскомнадзора (территориального органа), готовившего документ.

30. Исходящие документы с грифом "ДСП" регистрируются в СЭД. На исходящий документ с грифом "ДСП" заполняется регистрационная карточка, и указываются адресаты согласно указателю рассылки.

Создавать в регистрационной карточке электронную копию документа запрещается.

31. Дополнительное размножение документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" (сверх указателя рассылки) осуществляется только с письменного разрешения руководителя (заместителя руководителя) Роскомнадзора (территориального органа) и под контролем Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа). Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

32. Отправляемые, документы, дела и издания "Для служебного пользования" должны быть помещены в конверты (пакеты) без прозрачных "окошек".

На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП".

33. Запрещается указывать на упаковке документов и изданий "ДСП" фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений Роскомнадзора (территориального органа).

IV. Группировка исполненных документов в дела

34. Документы с грифом "ДСП" после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

35. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все журналы учета документов и изданий с грифом "Для служебного пользования".

36. Документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела отдельно от других несекретных документов. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами "ДСП" добавляется отметка "ДСП". В случае образования небольшого количества документов "Для служебного пользования" номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы "ДСП" (кроме организационно-распорядительных документов).

37. Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЦЭК" (Центральная экспертная комиссия - для центрального аппарата Роскомнадзора), либо "ЭК" (экспертная комиссия - для территориального органа).

38. По окончании делопроизводственного года дело "Документы "ДСП" просматривается Центральной экспертной комиссией Роскомнадзора (экспертной комиссией территориального органа) полистно, и в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (деда), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

39. Если в дело "Документы "ДСП" включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка "ЦЭК" ("ЭК") в графе номенклатуры дел "Срок хранения" зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.

40. Дела с документами "ДСП" постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

V. Использование документов, дел и изданий.
Снятие с дел грифа "Для служебного пользования"

41. К работе с делами "ДСП" допускаются сотрудники, имеющие к ним непосредственное отношение, а к документам - лица согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителя (заместителя руководителя) Роскомнадзора (территориального органа).

42. Категории сотрудников, допускаемых к работе с изданиями "ДСП" (отчеты по научно-исследовательским или проектно-изыскательским работам и т.д.), определяются руководителем (заместителями руководителя) Роскомнадзора (территориального органа).

43. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий "ДСП" для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

44. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями "ДСП" с разрешения руководителя (заместителей руководителя) Роскомнадзора (территориального органа), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

45. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом "ДСП" периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив Роскомнадзора (территориального органа), в процессе хранения дел в архиве Роскомнадзора (территориального органа), а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в Государственный архив Российской Федерации (соответствующий региональных архив).

46. Решение вопроса о снятии грифа "ДСП" возлагается на Центральную экспертную комиссию Роскомнадзора (экспертную комиссию территориального органа).

47. Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем Роскомнадзора (территориального органа). В акте перечисляются дела, с которых гриф "ДСП" снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив Роскомнадзора (территориального органа), а на дела постоянного срока хранения - в Государственный архив Российской Федерации (соответствующий региональный архив).

На обложках дел гриф "ДСП" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

При снятии грифа "ДСП" на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки, и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

VI. Отбор документов, дел и изданий для архивного хранения и к уничтожению

48. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел "ДСП", рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с порядком, установленным для несекретных материалов (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях").

49. Дела из структурных подразделений в архив Роскомнадзора (территориального органа) передаются в обработанном виде.

Дела "ДСП" постоянного срока хранения передаются в Государственный архив Российской Федерации (соответствующий региональный архив) в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.

50. Отобранные к уничтожению дела "ДСП", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе "Заголовки дел" после номеров этих дел проставляется отметка "ДСП". В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

VII. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий.
Проверка их наличия

51. Документы, дела и издания "ДСП" должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

52. Выданные для работы дела "ДСП" подлежат возврату в Отдел документооборота или архив Роскомнадзора (соответствующее структурное подразделение территориального органа).

53. Отдельные дела "ДСП" с разрешения руководителя структурного подразделения Роскомнадзора (территориального органа) могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

54. Передача документов, дел и изданий "ДСП" другим сотрудникам Роскомнадзора производится только через Отдел документооборота (соответствующем структурном подразделении территориального органа).

55. Запрещается выносить документы, дела и издания "ДСП" из служебных помещений для работы с ними на дому.

56. При смене в Отделе документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа) специалиста, ответственного за учет документов с грифом "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.

57. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом "ДСП", проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом Роскомнадзора (территориального органа). В состав комиссий включается специалист Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа), ответственный за учет и хранение этих документов.

58. В архиве Роскомнадзора (территориального органа) проверка наличия документов с грифом "ДСП" в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

59. О фактах утраты документов, изданий с грифом "ДСП" и дел, содержащих эти документы, а также о фактах разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий заместитель руководителя Роскомнадзора (территориального органа) согласно распределению обязанностей между заместителями руководителя Роскомнадзора (территориального органа) и руководителем Роскомнадзора (территориального органа); назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

Результаты расследования докладываются руководителю Роскомнадзора (территориального органа).

60. Об утрате документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом "ДСП", составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.