Приказ Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 2 марта 2017 г. N 114 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования"

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства, в соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования;

образцы оформления и формы документов Федеральной службы по надзору в сфере природопользования.

2. Признать утратившим силу приказ Росприроднадзора от 11.08.2005 N 192 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования".

3. Заместителям руководителя, начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росприроднадзора обеспечить строгое и неукоснительное соблюдение требований Инструкции всеми работниками центрального аппарата.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

А.Г. Сидоров

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федеральной службы по
надзору в сфере природопользования
от 02.03.2017 N 114

Инструкция
по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной службе по надзору в сфере природопользования (далее - Федеральная служба) документов, совершенствования делопроизводства и документационного обеспечения Федеральной службы и повышения его эффективности.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Федеральной службе.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 г. N 356 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

Положением о Федеральной службе по надзору в сфере природопользования, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 400;

постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти";

постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти";

Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере природопользования, утвержденным приказом Федеральной службы от 29 июня 2007 г. N 191 "Об утверждении Регламента Федеральной службы по надзору в сфере природопользования" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 12 июля 2007 г., регистрационный N 9824) (далее - Регламент Росприроднадзора);

Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК признаны не нуждающимися в государственной регистрации);

Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754;

ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенным в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. N 65-ст;

ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст.

1.3. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются отдельными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем Федеральной службы по надзору в сфере природопользования (далее - Руководитель).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Организация делопроизводства в Федеральной службе осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭД).

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Росприроднадзоре осуществляет отдел делопроизводства Управления делами и государственной службы (далее - отдел делопроизводства), в соответствии с Положением об Управлении делами и государственной службы, утвержденным приказом Росприроднадзора от 12.12.2016 N 783 "Об утверждении положений о структурных подразделениях центрального аппарата Росприроднадзора".

1.8. Функции, задачи, права и ответственность отдела делопроизводства регламентируются положением о нем и настоящей Инструкцией. Должностные обязанности работников отдела делопроизводства, работников приемных Руководителя и заместителей Руководителя, устанавливаются должностными регламентами.

1.9. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников Федеральной службы.

1.10. Работники Федеральной службы несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

1.11. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе в другое подразделение или в случае увольнения служащий обязан передать все находящиеся у него документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, или другому служащему по указанию руководителя подразделения. При увольнении служащего или его переводе в другое подразделение передача документов и дел осуществляется по акту.

1.13. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения Руководителя или заместителей Руководителя.

1.14. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке Руководителем, его заместителями, в отдельных случаях - иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Руководителя.

1.15. Вести переписку между структурными подразделениями (отделами) Федеральной службы по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.

1.16. Внесение изменений и дополнений в настоящую Инструкцию осуществляется по согласованию с Федеральным архивным агентством.

2. Основные понятия

В настоящей Инструкции устанавливаются следующие термины и определения:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

оформление дела - подготовка документа к хранению;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Бланки документов и электронные шаблоны документов

3.1.1. Документы Федеральной службы должны оформляться на бланках или в виде электронных шаблонов документов и иметь установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм).

3.1.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for WiNdows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New RomaN Cyr размером N 14 (для оформления текстовых материалов) и N 12 (для оформления табличных материалов), через интервалы:

"Одинарный" - для основного текста;

"Точно" 12 пт - для оформления адресатов, заголовков, приложений и должности подписавшего.

3.1.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь следующие размеры полей:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.1.4. В Федеральной службе применяются следующие бланки:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма Федеральной службы;

бланк письма должностного лица (руководителя Федеральной службы).

3.1.5. Отдел делопроизводства при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне по заказу Федеральной службы. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются только полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Федеральной службы, средствами оперативной полиграфии.

3.1.6. Документы Федеральной службы, как правило, заверяются печатями и штампами.

3.1.7. Порядок изготовления, использования и хранения бланков, печатей и штампов Федеральной службы, ее структурных подразделений и территориальных органов утверждается отдельным приказом.

Порядок изготовления, а также использования и хранения гербовой печати Федеральной службы определяется приказом Федеральной службы.

3.1.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.2. Общие требования к оформлению реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые Федеральной службой, имеют следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Федеральной службы;

наименование должности;

справочные данные о Федеральной службе;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о контроле;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа;

ссылка на документ.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Федеральную службу, отметки "Контроль", "Срочно", "Сверхсрочно", "Подлежит возврату в отдел делопроизводства Росприроднадзора" и др.

3.3. Порядок оформления реквизитов в процессе подготовки документов в центральном аппарате Федеральной службы

3.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

На бланках документов Федеральной службы изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Федеральной службы по надзору в сфере природопользования".

3.3.2. Наименование федерального органа исполнительной власти

Под изображением Государственного герба Российской Федерации располагается полное наименование Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации, в ведении которого находится Федеральная служба.

Наименование Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2015 г. N 1219, и оформляться прописными буквами.

Наименование Федеральной службы по надзору в сфере природопользования

Наименование Федеральной службы по надзору в сфере природопользования - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Федеральной службе по надзору в сфере природопользования (далее - Положение о Федеральной службе), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 400.

Сокращенное наименование Федеральной службы по надзору в сфере природопользования помещается в скобках под полным наименованием (Росприроднадзор).

3.3.3. Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Росприроднадзора).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федеральной службы по надзору в сфере природопользования.

3.3.4. Справочные данные о Федеральной службе

Справочные данные о Федеральной службе указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты.

3.3.5. Вид документа

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) включается в бланк соответствующего вида документа.

Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и другие), а также переписка между подразделениями оформляются на листах формата А4.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Дата документа проставляется: должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ; при регистрации документа в СЭД; непосредственно исполнителем (докладная, служебная записка, заявление и другие документы).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например:

18.01.2010

Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например:

09.09.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

1 октября 2011 г.

Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

3.3.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Федеральной службе в СЭД.

Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).

Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, входящие и исходящие документы, внутренние документы, протоколы и другие виды документов).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, дополненного индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.3.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.9. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти и органы местного самоуправления, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Адресат печатается через межстрочный интервал "Точно" (12 пт), например:

Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации Департамент управления делами и кадров Минприроды России

При направлении документа конкретному должностному лицу, его должность и фамилия указывается в дательном падеже, например:

Директору Департамента управления делами и кадров Минприроды России А.В. Чернову

При выборе того или иного варианта написания адресата следует иметь в виду, что:

а) должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;

б) не допускается указывать только должность без фамилии и инициалов лица, к которому обращаются.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов (организаций).

При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например:

Руководителям территориальных органов Росприроднадзора

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание, например:

Министерство внутренних дел Российской Федерации Начальнику Департамента обеспечения правопорядка на транспорте генерал-майору полиции М.Т. Кравченко

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (Зарегистрировано в Минюсте России 26.12.2014 N 35442) (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

При адресовании документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций ул. Ильинка, 23, Москва, 103132

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393

Если документ адресован физическому лицу, указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес, например:

Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264

Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы и постоянным корреспондентам или письмо направляется нарочным (Правительство Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации и другие высшие государственные органы власти).

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Реквизит "Адресат" печатается ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 2 межстрочных интервала.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа (для каждого из адресатов) и 1 визовый экземпляр с перечислением всех адресатов.

При большем числе адресатов готовится необходимое количество экземпляров документа по числу адресатов и 1 визовый экземпляр, который также оформляется на соответствующем бланке и подписывается. При этом в адресной части визового экземпляра указывается, например "Руководителям федеральных органов исполнительной власти (по списку)", а визы проставляются на лицевой стороне последнего листа. Список рассылки документа подписывается начальником (заместителем начальника) управления Федеральной службы, ответственного за подготовку и рассылку данного документа. В списке рассылки наименования организаций располагаются в следующей последовательности: вышестоящие органы; органы одного уровня (в алфавитном порядке), например:

Правительство Российской Федерации

Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации

Министерство экономического развития Российской Федерации

Министерство юстиции Российской Федерации

Федеральное агентство по государственным резервам

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

Федеральное агентство по управлению государственным имуществом

Федеральная регистрационная служба

Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

3.3.10. Ссылка на номер и дату входящего документа.

Данный реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка и т. д.).

Ссылка на номер и дату входящего документа, на который дается ответ, указывается в специально отведенном для этого месте бланка письма.

Ссылка на номер и дату поручения вышестоящего номера, при наличии заголовка к тексту документа, дается после него ниже черты. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты входящего документа в тексте ответа, например:

О финансировании строительства газопровода Нюксеница-Плесецк
поручение Правительства Российской Федерации от 24.06.2005 N МФ-П13-3101

3.3.11. Наименование документа

Наименование документа - заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа, - составляется ко всем документам, за исключением ответов на обращения граждан, телеграмм, телефонограмм, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок печатается центрованно, обычным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не проставляется. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием, например:

О рассмотрении обращения

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту письма печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой). Заголовок к тексту может занимать до 4-5 строк по 28-30 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

3.3.12. Текст документа

В Федеральной службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия постановила...; Росприроднадзор не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали... выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя Росприроднадзора или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа (словесно-цифровой способ), его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Страницы текста (кроме первой) нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. Размер шрифта нумерации страниц должен соответствовать размеру шрифта текста.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

3.3.13. Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют шрифтом N 14 через межстрочный интервал "Точно" (12 пт).

Слово "Приложение" печатается без абзаца, например:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если направляется один экземпляр, то количество экземпляров не указывается, например:

Приложение: на 5 л.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Минприроды России от 20.03.2015 N 01-07-18/2338 и приложение к нему, всего на 5 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в первый адрес

Приложения к правовым актам, распорядительным документам и письмам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера, например:

Приложение к письму Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 23.09.2005 N АА-01-02-28/911

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом, например:

Приложение: справка о.., для служебного пользования, от 12.05.2015 N 1 дсп экз. N 1 на 2 л.

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку "Для служебного пользования".

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: согласно описи на 5 л.

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении, например:

Приложение: копия приказа Минприроды России от 23.12.2013 N 45 на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение 1, приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение 2 к приказу Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 24.10.2016 N 682

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу первого листа приложения проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение к приказу Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 17.08.2016 N 474

Допускается оформление реквизита "Приложение" с переходом на отдельный лист (без текста письма).

3.3.14. Гриф согласования (внешнее согласование)

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра финансов Российской Федерации
(личная подпись) 08.02.2015	И.О. Фамилия

или

СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 24.10.2015 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Федеральной службы;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости, с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (горный, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий с согласия этих органов.

3.3.15. Виза (внутреннее согласование)

Согласование проекта документа с должностными лицами и работниками Федеральной службы оформляется визой.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальником подразделения, где готовился проект документа. Документы, в подготовке которых принимали участие несколько управлений, должны быть завизированы их начальниками.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник Правового управления
(личная подпись)	И.О. Фамилия
дата

На отправляемых проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации визы проставляются на лицевой стороне проекта отправляемого документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Федеральной службы, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне копии документа, помещаемой в дело Федеральной службы.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний, замечания прилагаются и др.)

Начальник Правового управления 06.11.2015

(личная подпись)

И.О. Фамилия

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему документ.

3.3.16. Подпись должностного лица

Документы, направляемые в вышестоящие органы, руководителям федеральных органов исполнительной власти, руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации подписываются Руководителем или по его поручению заместителем Руководителя.

Документы, направляемые заместителям руководителей органов власти, указанных выше, подведомственным и другим организациям, а также гражданам подписываются заместителями Руководителя, или руководителями подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании бланка письма полное название Федеральной службы в наименовании должности не указывается.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

Наименование должности печатается через межстрочный интервал "Точно" (12 пт), например:

Заместитель Руководителя

А.М. Амирханов

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за отсутствующее должностное лицо, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ (например, исправление знаков препинания).

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом Федеральной службы исполняющим обязанности, подпись оформляется следующим образом, например:

Временно исполняющий обязанности Руководителя

А.М. Амирханов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании документа, имеющего приложения, подпись располагается ниже реквизита "приложение".

3.3.17. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

	УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере природопользования
	(личная подпись) 23.10.2015	И.О. Фамилия

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Федеральной службы.

УТВЕРЖДЕНО приказом Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 23.09.2015 N 121

3.3.18. Оттиск печати

Федеральная служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии подлиннику документа на последнем листе копии, на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слова "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии документа в другую организацию), например:

КОПИЯ ВЕРНА Заместитель начальника управления - начальник отдела делопроизводства Управления делами и государственной службы Росприроднадзора	(личная подпись) А.В. Фишер
дата	печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Копии кадровых документов заверяются в отделе государственной службы и кадров Управления делами и государственной службы.

3.3.20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу оборотной или лицевой (при подготовке писем подведомственным организациям, подлежащих тиражированию) стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, которые печатаются шрифтом N 12, например:

Иванова Мария Петровна

(499) 254-0581

или

Иванова М.П.

(499) 254-0581

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка также может содержать иную служебную информацию (например: адрес электронной почты и т.д.).

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, их предназначение: первый (первые) - адресату (адресатам), последний экземпляр - в отдел делопроизводства, фамилию исполнителя и номер телефона, например:

Отп. 2 экз.

Экз. N 1 - адресату;

Экз. N 2 - отдел делопроизводства Управления делами и государственной службы

Иванова М.П.
(499) 254-0581

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.3.21. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляется на бланке.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, номер и дату документа.

3.3.22. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле проставляется на бланках указаний по исполнению документов, поставленных на контроль, с помощью штампа.

Если документ ставится на контроль начальником структурного подразделения, контроль осуществляется работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство структурного подразделения.

3.3.23. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих данную информацию, имеет вид "Для служебного пользования".

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа, располагаемого под отметкой.

3.3.24. Нумерация страниц

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

На первой странице документа номер не ставится. Номера второй и последующих страниц печатаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Федеральная служба издает следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, инструкция, регламент.

Приказы издаются по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности Федеральной службы, а также по основным, организационным и кадровым вопросам.

Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Федеральной службы.

Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Федеральной службы.

Распоряжениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Федеральной службы, не имеющие нормативного характера.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Регламент принимается в том случае, если необходимо устанавливать правила взаимодействия между структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к компетенции Федеральной службы.

Инструкция (регламент) принимается как индивидуальный правовой акт, который подписывается руководителем Федеральной службой (далее - Руководитель) (заместителем Руководителя), или как акт, утверждаемый Федеральной службой; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия инструкции (регламента) находится в ведении Федеральной службы.

3.5. Приказ, распоряжение

3.5.1. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляют структурные подразделения на основании поручений Руководителя, его заместителей либо в инициативном порядке в пределах компетенции Федеральной службы.

Приказы (распоряжения) подписываются Руководителем или по его поручению заместителем Руководителя.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовят отдел кадров и государственной службы и отдел по профилактике коррупционных и иных правонарушений Управления делами на основании соответствующих представлений начальников структурных подразделений.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

3.5.2. Проекты приказов (распоряжений) Федеральной службы печатаются на бланках установленного образца и, при необходимости, дополняются справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу, распоряжения нумеруются отдельно.

3.5.3. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры Управление делами заверяет печатью и направляет адресатам в соответствии со схемой рассылки, которая составляется исполнителем и подписывается начальником структурного подразделения.

Схема рассылки готовится исполнителем одновременно с подготовкой проекта приказа (распоряжения) в двух экземплярах.

При определении тиража исполнитель исходит из того, чтобы документ рассылался только заинтересованным организациям.

3.5.4. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование Федеральной службы.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера, например:

08.02.2005

N 21

Регистрационные номера распоряжений дополняются через дефис индексом "р".

Регистрационные номера приказов Федеральной службы по личному составу (о приеме, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, внесении изменений в персональные данные, поощрении, награждении, оплате труда, премировании, различных выплатах, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения денежного содержания и другие) дополняются через дефис индексом "лс".

Регистрационные номера приказов Федеральной службы по личному составу о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением дополняются через дефис индексом "к".

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом, состоящий из двух и более строк - через межстрочный интервал "Точно" (12 пт), выравнивается по центру. Количество знаков в строке заголовка должна составлять примерно две трети от количества знаков в строке текста. Перенос слов в заголовке недопустим.

Например:

Об утверждении образцов бланков, печатей и штампов

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Заголовок приказа (распоряжения), изданного с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), оформляется следующим образом.

Например:

О признании утратившим силу приказа
Росприроднадзора от 31.12.2015 N 1082

или

Например:

О внесении изменении в приказ
Росприроднадзора от 15.08.2016 N 461

В случае если отменяемых или изменяемых приказов (распоряжений) несколько, заголовок может быть сформулирован обобщенно.

Например:

О внесении изменений в некоторые приказы Росприроднадзора

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через межстрочный интервал "Одинарный" от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула приказа завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку. Если вступительной части нет, то слово "приказываю" не пишется.

Текст приказа (распоряжения) должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения, может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. При необходимости в последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Названия организаций и структурных подразделений, упоминаемых в приказе, должны точно соответствовать их полным наименованиям. Если организация или структурное подразделение упоминается один раз, то дается их полное наименование. В случаях неоднократного упоминания - в первый раз дается полное наименование организации или структурного подразделения и в скобках установленное сокращенное название. В дальнейшем указывается сокращенное название.

В распоряжениях допускается применять узаконенные сокращенные названия организаций и структурных подразделений без приведения их полных наименований.

Визы внутреннего согласования проекта приказа (распоряжения) включают фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования и проставляются в верхней части оборотной стороны подписного листа проекта. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.

Проект приказа (распоряжения) представляемый на подпись Руководителю, должен быть завизирован в следующем порядке:

исполнитель;

начальник подразделения, подготовившего документ;

начальники заинтересованных структурных подразделений;

заинтересованные заместители Руководителя;

корректор (редактор);

начальник Правового управления;

заместитель Руководителя, курирующий структурное подразделение, которым документ подготовлен.

Имеющиеся возражения по проекту приказа (распоряжения) излагаются в отдельной справке, которая подписывается начальником структурного подразделения и прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения, то он подлежит перепечатке, повторной проверке правильности оформления и пересогласованию.

Недосогласованные или неправильно согласованные или оформленные проекты приказов не принимаются к регистрации и подлежат возврату ответственному исполнителю для переоформления.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Исправления и дополнения в приказах (распоряжениях) после их подписания не допускаются.

Согласование проектов приказов (распоряжений) в структурных подразделениях осуществляется как через СЭД, так и на бумажном носителе в 5-дневный срок со дня их поступления.

На оборотной стороне последнего листа подлинника проекта приказа (распоряжения) указываются: наименование структурного подразделения, подготовившего проект, фамилии курирующего заместителя Руководителя и начальников заинтересованных структурных подразделений, фамилия исполнителя и его телефон.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается через межстрочный интервал "Точно", между инициалами и фамилией ставится пробел, например:

Руководитель

А.Г. Сидоров

или

Заместитель Руководителя

А.М. Амирханов

Приказ (распоряжение) подписывает Руководитель, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Приложения к приказу (распоряжению) подписываются начальником структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Первая страница приложения к приказу оформляется в следующем виде:

а)

Приложение к приказу Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 23.09.2005 N 100

(если пункт приказа оканчивается словами "... согласно приложению.". В этом случае применяется сквозная нумерация страниц приказа вместе с приложением.);

б)

УТВЕРЖДЕНО приказом Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 23.09.2010 N 120

(если пункт приказа начинается словами "Утвердить прилагаемое... .". В этом случае нумерация приложения начинается с его первой страницы).

3.5.5. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка, с указанием названия Федеральной службы, других федеральных органов исполнительной власти или организаций.

При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ (распоряжение); располагается по центру страницы;

дата совместного приказа (распоряжения) - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру страницы;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне и заверяются гербовыми печатями.

Проекты совместных приказов (распоряжений) должны готовиться в нескольких экземплярах (из расчета получения каждым Федеральной службой или ведомством, подписавшим документ, по одному подлиннику).

3.5.6. Снятие копий и досылка приказов (распоряжений) структурным подразделениям и другим организациям производится только с разрешения руководителя Управления делами или его заместителя. В случае досылки документа делается соответствующая отметка в схеме рассылки.

3.5.7. Приказы Федеральной службы подлежат государственной регистрации, если они:

устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему Федеральной службы, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.

3.5.8. В случае необходимости регистрации приказа в Министерстве юстиции Российской Федерации подлинник приказа получается исполнителем в отделе делопроизводства под роспись.

В случае, если приказ Федеральной службы подписан лицом, исполняющим обязанности Руководителя Федеральной службы, копия приказа о возложении соответствующих обязанностей прилагается к направляемому на регистрацию приказу Федеральной службы.

Копии нормативных правовых актов должны быть заверены в установленном порядке, а также четкими для прочтения, текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.

На обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта проставляется виза начальника Правового управления.

3.6. Инструкция, регламент

3.6.1. Порядок подготовки проекта инструкции (регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

3.6.2. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту инструкции (регламента) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому? " (должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью инструкции (регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения инструкции (регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.7. Протокол, подготовка и оформление документов совещания (заседания)

3.7.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 5 дней до даты, предусмотренной планом работы. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.

Ведение записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на секретаря - работника структурного подразделения, готовившего вопрос к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются структурным подразделением, ответственным за подготовку.

3.7.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в структурное подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.7.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

3.7.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у Руководства, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.7.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со схемой рассылки, которую составляет и подписывает секретарь заседания. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами.

3.7.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке Федеральной службы формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через интервал "Точно" (12 пт) и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал "Одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно через межстрочный интервал "Точно" (12 пт) и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии также печатаются через межстрочный интервал "Точно" (12 пт).

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "Точно" (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через межстрочный интервал "Полуторный" и центруется по отношению к нему.

3.8. Служебная переписка

3.8.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсимильное сообщение (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

3.9. Служебные письма

3.9.1. Служебные письма Федеральной службы готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федеральной службы;

ответы о выполнении поручений Министра природных ресурсов и экологии Российской Федерации и его заместителей по вопросам, относящимся к компетенции Федеральной службы;

ответы на запросы должностных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и должностных лиц государственных и муниципальных органов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные письма по вопросам компетенции Федеральной службы, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов, служб и учреждений.

3.9.2. Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписываются исключительно Руководителем Федеральной службы.

3.9.3. Служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения, подписываются: руководством Федеральной службы; руководителями подразделений.

Служебные письма на бланке письма Руководителя подписывает только Руководитель Федеральной службы.

3.9.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя или его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководителя или его заместителей. Срок подготовки инициативного письма Федеральной службы определяется ее Руководством (далее - Руководство) или начальником подразделения.

3.9.5. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; самостоятельное изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись". Регистрационные номера проставляются под подписями.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Федеральной службы, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов.

3.9.6. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "О чем? ". Например: "Об изменении...", "Об исполнении "О выделении... "; "О пересмотре... " и т.п.

На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", начиная от специальной ограничительной отметки.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения, например:

Уважаемый Иван Петрович!

Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1 межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением, ...

3.9.7. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект... " и др.), от 3-го лица единственного числа ("Федеральная служба не считает возможным...", "Федеральная служба предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

3.9.8. Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Федеральной службы.

3.9.9. Дата письма - датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается Положением Федеральной службы и должностными регламентами работников Федеральной службы.

3.10. Телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.10.1. Телеграммы

Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях и по срочным вопросам. Запрещается передача информации ограниченного распространения.

Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5-2 интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке: отметка о категории телеграммы; адрес получателя; должность получателя; Ф.И.О. получателя; текст;

регистрационный номер и дата регистрации; подпись.

В нижней части под чертой указываются адрес и наименование структурного подразделения, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.

Категория телеграмм (правительственная, срочная и т. д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс "визовой" экземпляр для отдела делопроизводства и экземпляр для исполнителя, подготовившего документ.

В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы.

3.10.2. Телефонограммы

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов, а также содержать трудно выговариваемые слова.

В телефонограмме должны быть указаны:

наименование организации, передавшей телефонограмму;

фамилия лица, которому адресована телефонограмма;

номер телефона для передачи;

номер телефонограммы;

текст;

подпись;

время и дата передачи;

фамилии и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму. Телефонограммы на имя Руководителя, его заместителей и руководителей структурных подразделений принимаются и печатаются в соответствующих секретариатах.

3.10.3. Электронные сообщения

Электронным сообщением (письмом) называется информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Электронные сообщения в Федеральную службу поступают по МЭДО, на официальный электронный адрес Федеральной службы в сети Интернет, доступ к которому установлен в Управлении делами, через раздел "Отправить обращение" официального сайта Федеральной службы.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.

Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в Управлении делами в СЭД.

3.10.4. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

3.10.5. Факсограммы

Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Федеральной службы по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах структурных подразделений, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства Федеральной службы.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.

Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются.

Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.

Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и начальника управления, подписавшего данный документ.

4. Организация документооборота и исполнения документов

4. 1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в Федеральной службе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В Федеральной службе существует смешанная система делопроизводства при соблюдении основного принципа - однократности регистрации документов.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Федеральной службе, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

4.1.3. В документообороте Федеральной службы выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

4.1.4. Учет количества документов по Федеральной службе в целом и по отдельным подразделениям ведется с помощью СЭД.

4.2. Доставка документов

4.2.1. Доставка документов в Федеральную службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе межведомственного документооборота (далее - МЭДО).

С помощью почтовой, курьерской и фельдъегерской связи в Федеральную службу доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсимильные сообщения, электронные сообщения, в том числе электронные сообщения системы МЭДО.

4.2.2. Документы, переданные по почте, поступают в Отделение почтовой связи ФГУП "Почта России" и один раз в день (в 8.00) передаются в экспедицию Федеральной службы. Работники экспедиции расписываются в накладной и извещении с указанием своей фамилии, даты и времени получения.

Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес Федеральной службы, возвращается работникам Отделения почтовой связи ФГУП "Почта России", роспись о получении в накладной не проставляется.

4.2.3. Документы, поступающие по каналам фельдъегерской связи, доставляются в отдел делопроизводства.

4.2.4. Телеграммы (телетайпограммы) поступают в ОАО "Центральный телеграф" и немедленно передаются в отдел делопроизводства.

Правительственные телеграммы и телефонограммы принимаются отделом делопроизводства.

Факсограммы, поступающие в приемные заместителей Руководителя и начальников управлений, передаются в отдел делопроизводства.

4.2.5. Сообщения электронной почты, поступающие на электронные адреса работников Федеральной службы, и электронные сообщения, размещаемые гражданами на официальном сайте Федеральной службы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (www.rpn.gov.ru), принимаются работниками отдела делопроизводства, распечатываются, регистрируются и доводятся в установленном порядке до сведения руководства Федеральной службы и начальников структурных подразделений в соответствии с направлениями деятельности.

4.2.6. Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, принимаются работниками отдела делопроизводства и обрабатываются в установленном порядке.

4.2.7. В ночное (после 21.00) и нерабочее время документы, поступающие по каналам Федеральной фельдъегерской связи, принимаются оперативным дежурным Федеральной службы, который передает их в дальнейшем в отдел делопроизводства.

4.2.8. Документы, полученные работниками Федеральной службы от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в отдел делопроизводства.

4.3. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов

4.3.1. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение документов на бумажных носителях и в электронном виде, поступающих в Федеральную службу, осуществляет отделом делопроизводства.

4.3.2. При приеме документов работниками отдела делопроизводства проверяются правильность адресования, правильность доставки и комплектности документов.

Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

При отсутствии документов (отдельных их листов) или приложений к ним проставляется соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке и на документе.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

В случае, если адрес отправителя и дата отправки могут быть установлены только по конверту, в котором поступил документ, конверт прилагается к документу.

Конверты и упаковки с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.

При первичной обработке проводится сортировка документов на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

Учитываются без регистрации:

а) пригласительные билеты;

б) научные труды.

Не учитываются и не регистрируются:

а) поздравительные письма и телеграммы, соболезнования;

б) первичные документы бухгалтерского учета;

в) плакаты, рекламные извещения, проспекты;

г) печатные издания (журналы, газеты, сборники, альманахи, бюллетени);

д) формы статистической отчетности;

е) прейскуранты (прайс-листы, расценки).

Документы, поступившие в Федеральную службу в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.

4.3.3. Предварительное рассмотрение документов осуществляется работниками отдела делопроизводства в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, подлежащих рассмотрению Руководителем Федеральной службы. Документы, поступившие в Федеральную службу по вопросам, не требующим рассмотрения Руководителем, направляются непосредственно в приемные заместителей Руководителя и структурные подразделения.

4.3.4. На полученный документ в СЭД Федеральной службы работниками отдела делопроизводства заводится регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

4.3.5. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы в ее нижней правой части и содержит регистрационный номер.

4.3.6. Прием, первичную обработку и регистрацию корреспонденции, поступающей по системе МЭДО, осуществляют работники отдела делопроизводства.

4.3.7. После регистрации документа готовится указание Руководителя Федеральной службы. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях - срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция "оперативно" означает срок - 10 дней, "срочно" - 3 дня, "сверхсрочно" - 1 день. Если срок исполнения не указан, документ должен быть выполнен в срок, не превышающий 30 дней.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе формата А4 (210 х 297), А5 (148 х 210 мм), А6 (148 х 105 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Указание по исполнению документа также может быть написано руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв."). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В случае, если первым среди нескольких исполнителей указывается заместитель Руководителя, ответственным исполнителем считается должностное лицо, помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв.").

Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя Руководителя или его заместителей с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях указываются исполнитель, подпись автора указания, дата.

Оформление указания по исполнению документа исполнителям центрального аппарата и территориального органа Федеральной службы может проводиться средствами системы электронного документооборота.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями Федеральной службы, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С содержанием приложений соисполнители знакомятся в СЭД.

4.3.8. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение нерегистрируемой корреспонденции осуществляют работники отдела делопроизводства.

4.3.9. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение телеграмм (телетайпограмм) и факсимильных сообщений, поступающих в Федеральную службу, осуществляют работники отдел делопроизводства.

4.3.10. Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Федеральной службы, устанавливаются в отделе делопроизводства.

4.3.11. Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение, направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.

4.3.12. Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

4.4.1. Отправку исходящих документов Федеральной службы осуществляет экспедиция Федеральной службы. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в экспедицию полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

4.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

4.4.3. Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

4.4.4. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на визовом экземпляре, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.

4.4.5. Отправка документов, подписанных руководством Федеральной службы и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется почтовой связью или по системе МЭДО.

4.4.6. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

4.4.7. При отправке документа почтой в Управлении делами осуществляются конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.

На заказную корреспонденцию составляются реестры (накладные). После отправки документов реестры (накладные) с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Управление делами.

Исходящие документы регистрируются в отделе делопроизводства в день подписания.

4.4.8. Документы, подписанные Руководителем и заместителями Руководителя, представляются в отдел делопроизводства в двух экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату, второй - помещается в соответствующее дело в отделе делопроизводства.

4.4.9. В случае, если документ передается адресату по системе МЭДО, его первый экземпляр хранится в соответствующем деле отдела делопроизводства (совместно с визовым экземпляром).

4.4.10. Отправка документов за подписью Руководителя, заместителей Руководителя осуществляется работниками отдела делопроизводства.

При самостоятельной доставке исполнителями документов Руководителя или заместителей Руководителя на визовом экземпляре документа, остающемся в отделе делопроизводства, проставляется отметка:

	"Подлинник получен на руки" И.О.Ф. работника, осуществляющего доставку документа
	Подпись	Дата

4.4.11. Документы отправляются работниками отдела делопроизводства:

по почте, нарочными - по мере накопления, но не реже одного раза в день;

по системе МЭДО - по мере поступления в отдел делопроизводства.

4.4.12. Передачу факсограмм осуществляют работники подразделений Федеральной службы.

4.4.13. Оформление и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит Руководителю, его заместителям и в особых случаях (по поручению Руководителя или лица, исполняющего его обязанности) - начальникам подразделений.

Телеграмма печатается в 2 экземплярах и передается в отдел делопроизводства для регистрации в РКК и отправки.

Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются аналогично другой исходящей корреспонденции.

Передачу телеграмм осуществляют работники телетайпной Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации.

4.4.14. Соглашения (с государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и федеральными органами исполнительной власти); планы, планы-графики, утвержденные Руководителем, регистрируются как исходящие документы в отделе делопроизводства и рассылаются в соответствии с разнарядкой, подписанной руководством подразделений Федеральной службы, которое готовило соглашение.

Соглашения должны иметь собственные номера по журналам регистрации (планов, отчетов, протоколов и т.д. - внутренняя регистрация), а отправляться сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем.

4.5. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.5.2. Внутренняя переписка (служебные, докладные и объяснительные записки) за подписью руководства подразделений создается и регистрируется в отделе делопроизводства.

Внутренние документы (служебные записки, докладные записки, поручения и т.д.) за подписью Руководителя регистрируются и сканируются в отделе делопроизводства.

Докладная записка - документ, составляемый работником структурного подразделения, адресованный Руководителю или его заместителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, требующими принятия управленческих решений.

Служебная записка - документ, используемый для оперативного обмена информацией между подразделениями Федеральной службы.

4.6. Учет и анализ объемов документооборота

4.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) проводится по данным РКК в отделе делопроизводства.

4.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделе делопроизводства на основе принятой системы регистрации и учета документов.

Учет количества документов проводится по Федеральной службе в целом или по отдельным подразделениям Федеральной службы.

Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.

4.6.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4.6.4. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Федеральную службу и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений, а также в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом делопроизводства и представляются руководству Федеральной службы в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) производственного, статистического и аналитического характера.

4.7. Работа исполнителей с документами

4.7.1. Организация работы с документами в подразделениях Федеральной службы осуществляется на основании указаний по исполнению документов Руководителя, его заместителей, начальников подразделений, иных должностных лиц.

4.7.2. Начальники структурных подразделений Федеральной службы обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

4.7.3. При рассмотрении документов начальник структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения, которые немедленно передает исполнителю.

4.7.4. Документы в подразделения-исполнители поступают по СЭД. Доставка документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, в подразделения-исполнители - осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

4.7.5. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

согласование проекта документа:

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

создание временной РК проекта документа;

прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;

представление на подпись (утверждение) руководству Федеральной службы или руководству подразделения;

подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;

проставление отметки об исполнении документа.

4.7.6. В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв", "свод" или "ответственный", если не оговорено иное.

4.7.7. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством подразделения.

Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

4.7.8. Передача документов на исполнение из одного структурного подразделения в другое производится только с разрешения того должностного лица, чья резолюция имеется на документе. Передачу документов осуществляют работники структурных подразделений, ответственных за делопроизводство. При этом вводится соответствующая запись в РК документа.

4.7.9. Вся информация о ходе исполнения документа, о решении вопроса и подшивке в дело вносится соответствующая отметка в СЭД работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

4.7.10. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.

4.7.11. На время отсутствия ответственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) передача всех исполняемых документов другому исполнителю, осуществляется по указанию начальника (заместителя начальника) подразделения.

В случае увольнения специалиста или перехода на другой участок работы находящиеся у него на исполнении документы передаются по акту приема-передачи начальнику подразделения или по его указанию вновь назначенному работнику.

4.7.12. В случае, если у исполнителя отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки, он готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя, давшего поручение. Руководитель (или лицо, его замещающее) вправе принять решение о переносе срока исполнения. В случае положительного решения новый срок исполнения фиксируется работниками отдела делопроизводства по представлению исполнителя поручения.

4.7.13. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей.

4.7.14. Документы представляются на подпись Руководителю через помощников Руководителя.

4.8. Работа с обращениями и запросами депутатов

4.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется Федеральной службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

4.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в Федеральную службу должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Законом Российской Федерации "О государственной тайне".

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

4.8.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в трехдневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется в срок не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

4.8.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

4.8.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется Управлением делами в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

4.8.6. В структурных подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указаниями Руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

4.8.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел в Управлении делами.

4.8.8. В Управлении делами анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом Руководство.

5. Поисковая система по документам

5.1. Порядок регистрации входящих документов, поступающих в Федеральную службу

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрации подлежат все входящие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации:

факсы, являющиеся ответами на запросы Федеральной службы, направленные территориальным органам или подведомственным организациям;

документы без подписи;

материалы информационно-справочного характера (справочники, программы совещаний и конференций, рекламные буклеты, брошюры), присланные для сведения;

поздравительные письма, телеграммы, открытки;

пригласительные билеты;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия).

5.1.3. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

исходящие реквизиты;

наименование вида документа (номенклатура);

количество листов;

дата поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, по системе МЭДО, факсом и т.д.) и др.

5.1.4. Входящие документы регистрируются один раз в день поступления. На входящем документе Управлением делами проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.

Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее - РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.

РК имеет следующие реквизиты:

вид документа;

отметка об ограничении доступа к документу;

номер экземпляра;

корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ, для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;

номер документа - исходящий номер документа, присвоенный организацией - автором документа;

дата документа;

подпись - фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;

содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;

состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);

количество экземпляров;

рубрики;

примечание.

5.1.5. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой "Для служебного пользования"; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований действующего законодательства.

5.1.6. Регистрационный штамп ставится на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.

5.1.7. Руководство Федеральной службы дает указания по исполнению документов только в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Федеральной службы.

Проекты указаний Руководителя по исполнению документов оформляются работниками Управления делами, обеспечивающими деятельность Руководителя.

Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес подразделений, осуществляется в самих подразделениях.

После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).

Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Управление делами для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный по системе МЭДО.

Документы поступают исполнителям по СЭД.

Ответственным исполнителем считается заместитель Руководителя или начальник структурного подразделения, фамилия которого стоит первой.

5.2. Регистрация исходящих документов

5.2.1. Исходящие и внутренние документы регистрируются один раз в день подписания или утверждения.

5.2.2. Документы, подписанные руководством Федеральной службы, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Управление делами.

5.2.3. Для получения регистрационного номера на исходящее письмо исполнитель обязан представить на регистрацию следующий пакет документов, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией:

1) первый экземпляр письма с подписью, приложение (при наличии), подписанное ответственным должностным лицом;

2) второй экземпляр письма с визами, приложение (при наличии) с визой, основание (входящий документ);

3) третий экземпляр письма (при необходимости).

5.2.4. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы с подписью руководства Федеральной службы сканируются и их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на визовом экземпляре.

5.2.5. Визовые экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.

5.2.6. В Федеральной службе применяется сквозная регистрация по отдельности: исходящих писем; приказов Федеральной службы по основной деятельности; приказов по личному составу; распоряжений; служебных записок; договоров; протоколов совещаний, поручений Руководства, телеграмм.

5.2.7. Регистрация всех исходящих писем, приказов, распоряжений, служебных записок и протоколов совещаний за подписью Руководства, поручений Руководства, договоров, телеграмм производится в Управлении делами.

Регистрация служебных записок и протоколов совещаний за подписью начальников структурных подразделений производится в соответствующих подразделениях.

5.2.8. Регистрационный номер документа.

Номера исходящих писем Федеральной службы, подписанных Руководством, состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего письмо (далее - буквенный индекс), через тире - индекс подразделения, подготовившего письмо (далее - подразделение), через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: АС-01-02-28/760.

Номера исходящих писем, подписанных начальниками структурных подразделений, состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: ТА-01-02-31/22203.

Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.

Номера кадровых приказов имеют индекс "к", например: 133-к.

Номера распоряжений имеют индекс "р", например: 99-р.

Номера служебных записок заместителей Руководителя состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через дробь - порядковый исходящий номер, например: 05-00/453.

Номера договоров (контрактов, соглашений) состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "д", например: АС-2-д.

Номера протоколов совещаний у Руководства состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: АС-11-пр.

Номера протоколов совещаний у руководителей подразделений состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: ОД-9-пр.

Номера поручений Руководства состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "п", например: АС-55-п.

Номера исходящих телеграмм состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: АС-01-03-34/654.

5.2.9. Перед регистрацией приказа (распоряжения) они в обязательном порядке визируется начальником отдела делопроизводства.

5.3. Организация поисковой системы по документам

5.3.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Федеральной службе действует поисковая система по документам в рамках существующей системы автоматизированного документооборота и делопроизводства.

5.3.2. Поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в аннотации искомого документа).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста аннотации.

5.3.3. Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Федеральной службы, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

6. Организация контроля исполнения документов

6.1. Организация контроля исполнения документов

6.1.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Федеральной службе определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти", Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти", Регламентом Правительства Российской Федерации и Регламентом Федеральной службы.

6.1.2. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

6.1.3. Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие конкретные задания Федеральной службе и требующие исполнения:

поручения Президента Российской Федерации и его Администрации в адрес Федеральной службы;

поручения в адрес Федеральной службы, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации;

поручения Правительства Российской Федерации и его Аппарата;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий;

обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (парламентские и депутатские запросы);

поручения, содержащиеся в документах Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации;

поручения, содержащиеся в приказах и распоряжениях Федеральной службы;

поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Руководителя или его заместителей.

При постановке документа на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль", а в СЭД ставится конкретный срок исполнения в поле "Контроль".

Руководитель либо его заместитель, которому передан документ, определяют исполнителей и сроки исполнения поручений в своей резолюции.

6.1.4. Исполнение документов, поставленных на контроль Руководством или по поручению Руководителя, руководством Управления делами, контролируется Управлением делами.

Управление делами контролирует:

своевременность и полноту исполнения контрольных поручений руководителя Федеральной службы и его заместителей по реализации заданий, содержащихся в контролируемых документах.

Своевременность и полнота исполнения приказов и распоряжений, контроль за исполнением которых Руководитель оставил за собой, контролируется помощником Руководителя.

Помощники заместителей Руководителя контролируют своевременность и полноту исполнения:

приказов, постановлений и распоряжений, контроль за исполнением которых возложен на заместителей Руководителя;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Руководства;

разовых поручений заместителей Руководителя;

решений, принятых заместителями Руководителя при рассмотрении служебной корреспонденции;

своевременность рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, направленных заместителем Руководителя для рассмотрения и принятия мер в структурные подразделения или организации Федеральной службы;

своевременность и полноту исполнения принятых заместителями Руководителя решений при приеме граждан по личным вопросам.

Документы, поставленные на контроль начальником структурного подразделения, контролируются в самом структурном подразделении.

Руководители структурных подразделений Федеральной службы обеспечивают контроль за своевременным и полным исполнением:

поручений Руководства по подготовке проектов документов во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

поручений Руководства по входящей корреспонденции, поступившей на исполнение в структурное подразделение;

приказов, постановлений и распоряжений Федеральной службы, подготовленных структурным подразделением;

предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших на исполнение в структурное подразделение.

Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в организации, осуществляется непосредственно исполнителями.

Лица, ответственные за контроль исполнения документов в структурных подразделениях центрального аппарата Федеральной службы, выполняют основную работу по проверке исполнения, заблаговременно докладывают руководству структурных подразделений о наступлении срока исполнения, а также о документах, не исполненных в установленный срок; готовят за подписью руководителя структурного подразделения информацию о ходе исполнения документов для представления в Управление делами.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.

6.1.5. Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях:

из Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Администрации Президента Российской Федерации - с даты подписания (утверждения) документа;

из других организаций - с даты их поступления в Федеральную службу.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "сверхсрочно" - исполняются в однодневный срок; имеющие пометку "срочно" - исполняются в трехдневный срок; "оперативно" - в десятидневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня регистрации в Федеральной службе;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатские запросы) - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации в Федеральной службе;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Федеральной службе по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного ведомства-исполнителя на согласование - до 10 дней;

по обращениям граждан, поступившим в Федеральную службу и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным - не более 15 дней;

срочные телеграммы по основной деятельности Федеральной службы исполняются в течение суток;

поручения Руководителя и его заместителей с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

неконтрольная корреспонденция должна исполняться в течение 1 месяца.

В срок исполнения документа входит весь цикл обработки и подготовки документа, начиная с момента поступления на регистрацию в Федеральную службу до его подписания и регистрации на исходящем участке.

В случае, если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Руководителя или курирующего заместителя Руководителя, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Министра природных ресурсов и экологии Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, Руководитель представляет Министру мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами для внесения изменений в электронную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать или отменять исполнение документов (поручений, резолюций по ним), имеют право только их автор.

6.1.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник структурного подразделения, ответственного за исполнение документов, обязан передать другому работнику по согласованию с Управлением делами, все контролируемые документы.

6.1.8. Управление делами еженедельно составляет справку о ходе исполнения структурными подразделениями контролируемых документов для информирования Руководства о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Федеральной службы.

6.1.9. Документ и поручение Руководителя считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения Руководителя исполненным.

6.1.10. Снятие документа и поручения Руководителя с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в СЭД.

6.2. Снятие исполненного документа с контроля

6.2.1. Снятие исполненного документа с контроля осуществляет Управление делами.

6.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения Руководителя исполненным.

6.2.3. Снятие документа и поручения Руководителя с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в СЭД.

7. Обязанность работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях

7.1. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, возлагаются следующие обязанности:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭД, руководством подразделения и контроль их доведения до сведения исполнителей;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях, с пометками о срочности - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

контроль прохождения документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в СЭД информации о ходе и исполнении документов служащими подразделения;

ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";

составление номенклатуры дел подразделения, согласование в Управлении делами и ее хранение;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел подразделения в РК;

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;

подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив Федеральной службы, в том числе с пометкой "Электронные документы";

хранение печатей (штампов) и правильное их использование;

хранение бланков Федеральной службы, ведение журнала учета и выдачи бланков, контроль за использованием бланков, а также их уничтожение;

иные обязанности.

8. Особенности работы с электронными документами

8.1. Создание и оформление электронных документов

8.1.1. В Федеральной службе создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

8.1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

8.1.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Федеральной службы.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Федеральной службы.

8.1.4. Документы, создаваемые в Федеральной службе и (или) поступившие в Федеральную службу на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

8.1.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Федеральной службы могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

8.2. Организация работы с электронными документами

8.2.1. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Руководителя или заместителей Руководителя в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

8.2.2. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

8.2.3. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Руководителем по согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.2.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом делопроизводства.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

8.2.5. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Руководителя, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

8.2.6. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

8.2.7. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

8.2.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Руководителем.

9. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Федеральной службы (далее - Архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федеральной службы.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатур дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Федеральной службе и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Федеральной службы, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В Федеральной службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел Федеральной службы.

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с Управлением делами, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Управление делами.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Управление делами.

9.1.5. Номенклатура дел Федеральной службы (далее - номенклатура дел) составляется Управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.

9.1.6. Номенклатура дел подписывается начальником Управления делами, согласовывается с центральной экспертной комиссией Федеральной службы, с экспертной проверочной комиссией федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается Руководителем. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Федеральной службе.

9.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.8. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй - используется в Управлении делами в качестве рабочего. Третий - применяется в Архиве. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

9.1.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.10. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Федеральной службы.

9.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Федеральной службы являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федеральной службы.

9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федеральной службы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Федеральной службе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-05, где 07 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Федеральной службы или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного
фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по
вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ВНИИДАДом по вопросам научно-методической работы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с губернаторами субъектов Российской Федерации
о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара)
об использовании архивных документов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о
работе автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой (примерной) номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

9.1.14. Если в течение года в Федеральной службе возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.1.16. Отдел делопроизводства Федеральной службы обеспечивает методическую помощь и осуществляет контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях, проверки наличия и состояния дел в структурных подразделениях в целом.

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела формируются в Федеральной службе, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в службу Управление делами или работнику структурного подразделения, ответственному за ведение делопроизводства, в зависимости от индекса номенклатуры дел для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами.

9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Правовые акты и другие распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.7. Дела Федеральной службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи. Оформление дел проводится работниками Управления делами и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и оформление дел, при методической помощи и под контролем Архива.

9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Федеральной службы; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Федеральной службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Федеральной службы; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Федеральной службы, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих правовые акты и другую распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номеклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Федеральной службы, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Федеральной службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3. Организация оперативного хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив.

9.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководства Управления делами. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Руководителя, курирующего Управление делами, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

10. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Федеральной службы являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Федеральная служба образует Архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в Архив включает работу работников Управления делами и структурных подразделений, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

10.1. Экспертиза ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в Федеральной службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Федеральной службе создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.

10.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Руководителем (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Федеральной службы непосредственно работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством работника Управления делами, ответственного за Архив.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Федеральной службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Федеральной службы.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.11. В Федеральной службе в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника Управления делами, ответственного за Архив. По этим описям документы сдаются в Архив.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Федеральной службы, которую готовит Архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же". При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

10.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются Руководителем только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого Федеральная служба имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Федеральной службы. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.

10.2. Подготовка и передача документов в Архив

10.2.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.

10.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив работником Управления делами, ответственным за Архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федеральной службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

10.2.6. Прием каждого дела производится работником Управления делами, ответственным за Архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего Архивом и работника, передавшего дела.

Вместе с делами в Архив передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой базы данных включается в опись.

10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Федеральной службы, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федеральной службы по
надзору в сфере природопользования
от 02.03.2017 N 114

Образцы оформления и формы документов Федеральной службы по надзору в сфере природопользования

См. Образцы оформления и формы документов Федеральной службы по надзору в сфере природопользования в редакторе Adobe Reader