Приложение N 1. Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и ведении его личного дела

1. Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и ведении его личного дела (далее - Положение) определяет порядок организации учета персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее - сотрудник), документы учета персональных данных сотрудников, порядок ведения, учета, хранения, пересылки и передачи в архив личных дел сотрудников, порядок изъятия документов и предоставления сведений, находящихся в личных делах сотрудников, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований, а также ответственность за соблюдение настоящего Положения.

2. Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

3. Учет персональных данных сотрудника (далее - учет) ведется в соответствии со схемой учета персональных данных сотрудников (приложение N 1 к Положению) в кадровых подразделениях центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России), территориальных органов МЧС России и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России (в том числе подчиненных территориальным органам МЧС России) (далее - учреждения и организации МЧС России).

4. Учет осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России и настоящим Положением.

5. К ведению учета предъявляются следующие требования:

учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику;

учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России, учреждений и организаций МЧС России.

6. Централизованный учет персональных данных сотрудника (далее - централизованный учет) осуществляют кадровые подразделения центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России, учреждений и организаций МЧС России.

7. Централизованный учет осуществляется с использованием средств автоматизации посредством использования единой автоматизированной информационной системы (сервиса) в системе МЧС России (далее - автоматизированная система) с обязательным условием соблюдения законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных.

8. Порядок сбора, обобщения, предоставления персональных данных при централизованном учете с использованием средств автоматизации устанавливается техническими и эксплуатационными документами на автоматизированную систему, а также отдельными нормативными правовыми актами МЧС России.

9. Документами учета персональных данных сотрудника являются:

10. Ведение и хранение документов учета персональных данных сотрудников осуществляется лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, в помещении кадрового подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа МЧС России, учреждения и организации МЧС России в соответствии с требованиями к обработке персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации.

11. Документы учета персональных данных сотрудников ведутся на бумажных носителях, в том числе в электронном виде с использованием средств вычислительной техники.

12. При заполнении документов учета персональных данных сотрудников не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств (последнее - при наличии), названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, учреждений и организаций, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

13. Уничтожение документов учета персональных данных сотрудника, указанных в подпунктах 9.1 - 9.4 пункта 9 настоящего Положения, осуществляется в соответствии с пунктами 17 - 19 настоящего Положения.

14. Служебная карточка предназначена в отсутствии личного дела обеспечить получение основных данных о прохождении службы (трудовой деятельности), а также иных биографических данных.

Первоначальное заполнение служебной карточки осуществляется с использованием средств вычислительной техники, последующее ведение записей допускается от руки шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета).

Ведение (актуализация данных) служебной карточки осуществляется в случае выдачи (пересылки) личного дела для временного пользования.

Хранение служебной карточки осуществляется в картотеке в алфавитном порядке на бумажном носителе, а также в электронном виде.

15. Справка-объективка предназначена для оперативного получения персональных данных. Формируется с момента назначения сотрудника на должность и ведется до момента его увольнения.

Справка-объективка формируется и ведется на печатных устройствах с использованием средств вычислительной техники и может хранится как в электронном виде, так и на бумажном носителе (в картотеке).

Операторы обработки персональных данных*(1) (далее - операторы) вправе запрашивать справки-объективки сотрудников, проходящих службу в подчиненных им учреждениях и организациях МЧС России.

16. Штатно-должностная книга предназначена для оперативного контроля над укомплектованностью штатных должностей сотрудников, а также качественным составом кадров.

Штатно-должностная книга должна быть прошита, пронумерована и иметь инвентарный номер. Штатно-должностная книга изготавливается в виде книги, состоящей из отдельных листов в виде карточек на плотной бумаге.

Ведение штатно-должностной книги осуществляется чернографитным карандашом.

Допускается дополнительное ведение штатно-должностной книги в электронном виде с использованием средств вычислительной техники.

Уничтожение штатно-должностной книги осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами МЧС России по делопроизводству.

17. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

18. Уничтожение выделенных документов на бумажных носителях осуществляется с помощью бумагорезательной машины путем измельчения на куски, гарантирующее невозможность восстановления текста.

19. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

20. Личное дело состоит из шести частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью.

21. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться в отдельной папке с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

22. Каждая часть личного дела должна содержать опись приобщаемых документов (приложение N 6 к Положению).

23. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о государственной тайне*(2).

24. Сотрудник имеет право на ознакомление с отзывами о его служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов, и материалов по его просьбе, выраженной в письменной форме.

25. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения и в присутствии лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

26. Ознакомление с материалами личного дела третьих лиц не допускается без согласия сотрудника, выраженного в письменной форме, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

В случае ознакомления с личным делом третьих лиц, отметка об ознакомлении делается в контрольной карточке личного дела (приложение N 7 к Положению).

27. В первой части личного дела хранятся: послужной список (приложение N 8 к Положению) и документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

28. Во второй части личного дела учитываются следующие документы: заявление о приеме на службу в федеральную противопожарную службу, заключение о приеме на службу в федеральную противопожарную службу, документы о прохождении испытательного срока, контракт о службе в федеральной противопожарной службе, представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики, выписки из приказов о назначении, откомандировании и увольнении, копии документов о прохождении стажировок и иные документы, связанные с прохождением службы.

Документы, хранящиеся во второй части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

29. В третьей части личного дела учитываются следующие документы: заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в федеральную противопожарную службу, анкета, автобиография (написанная от руки, в том числе и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу в федеральную противопожарную службу (кроме тех, которые указаны в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе, результаты психофизиологического обследования, обязательство сотрудника о неразглашении сведений, ставших известными ему при исполнении служебных обязанностей, подписанный сотрудником бланк с текстом присяги, копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговый орган, копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, копии документов об окончании образовательных организаций, копии свидетельств о повышении квалификации, согласие на обработку персональных данных.

Документы, хранящиеся в третьей части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

30. В четвертой части личного дела содержатся следующие документы: архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы), копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего службу по контракту, копия паспорта, копии документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу, копии документов медицинских организаций, подтверждающих сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей, копии заключений по результатам служебных проверок в отношении сотрудника (если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, копии соответствующих заключений к документам личного дела не приобщаются).

31. В пятой части личного дела содержатся следующие документы: план проведения проверки по учетам и месту жительства, материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел, его жены (мужа) и их детей, а также проверок органами внутренних дел по месту жительства и заключение проверки (дополнительной проверки) кандидата по учетам органов внутренних дел и месту жительства.

32. В шестой части личного дела содержатся следующие документы: подлинники справок о доходах (расходах), об имуществе и обязательствах имущественного характера*(4).

33. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных, и используются в повседневной деятельности только для внутреннего пользования.

34. Приобщаемые к личному делу документы подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке документов к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются.

35. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

36. На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт (приложение N 9 к Положению), в котором хранятся трудовая книжка и устаревшие фотографии. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

37. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк (приложение N 10 к Положению), который подклеивается под конвертом.

38. На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть фотография в цветном или черно-белом исполнении размером 9x12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас без головного убора, в установленной повседневной форме одежды (китель (жакет) шерстяной серо-синего цвета, рубашка (блузка) с галстуком (галстуком-бантом) серо-синего цвета). Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию. На оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) сотрудника, которые подписываются лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, и заверяются печатью кадрового подразделения.

39. В случае увольнения сотрудника из федеральной противопожарной службы ему выдается трудовая книжка, заполненная в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.

40. Личные дела подлежат регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность.

41. Личные дела сотрудников хранятся в специально оборудованном помещении (архиве) в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования, либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и целостность.

42. Учет и хранение личных дел сотрудников ведется по журналу учета и регистрации личных дел сотрудников (приложение N 11 к Положению). Количество номеров в нем должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой части и корешке обложки личного дела, а также в служебной карточке сотрудника. Личные дела хранятся по порядку номеров.

43. Учет личных дел ведется:

44. В кадровых подразделениях, где на хранении находится свыше 500 личных дел, могут вестись алфавитные карточки личных дел (приложение N 12 к Положению).

45. Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в журнале учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в год, о чем составляется соответствующий акт.

46. Выдача (пересылка) личных дел для временного пользования производится на основании запроса на личное дело по контрольной карточке личного дела, находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указываются регистрационные реквизиты письма о направлении личного дела.

47. При откомандировании сотрудника к новому месту службы, его личное дело высылается к новому месту службы в срок не позднее 5 суток со дня издания приказа об откомандировании. В журнале учета и регистрации личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело.

48. Передача в архив и хранение личных дел сотрудников, уволенных со службы, осуществляется в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах МЧС России, учреждениях и организациях МЧС России в соответствии с нормативными правовыми актами МЧС России.

49. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Положением, запрещаются, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

При изъятии документов личное дело расшивается, об этом составляется акт об изъятии, а в описи делается отметка черным графитным карандашом (дата изъятия документа и подпись).

50. Изъятие документов из личного дела производится в следующем порядке.

51. В случае направления изъятого документа почтой (заказным письмом) составляется письмо, копия которого подшивается в личное дело вместе с корешком об уведомлении о вручении заказного письма. Производится перенумерация листов. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. Вносятся исправления во внутреннюю опись соответствующей части личного дела. Переформированные документы в личном деле прошиваются.

52. При возвращении ранее изъятых из личного дела документов, они вновь помещаются в личное дело, из которого изымаются их копии, акт об изъятии, и иные документы, на основании которых производилось изъятие и прошиваются. Документы, на основании которых производилось изъятие документов, подшиваются в дело согласно номенклатуре.

53. При изъятии личного дела по решению судебного органа составляется акт изъятия. Кроме того, с послужного списка, находящегося в личном деле, снимается копия, которая заверяется руководителем кадрового подразделения.

54. Подготовка и выдача заверенных копий документов, оригиналы которых не являются исходящими документами территориального органа МЧС России, учреждений и организаций МЧС России, запрещена.

55. Сведения, находящиеся в личных делах, представляются в виде справок (выписок из приказов и иных подтверждающих документов), заверенных подписью руководителя кадрового подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа МЧС России, учреждения и организации МЧС России и гербовой печатью.

56. Ответственность за организацию и состояние учета персональных данных сотрудников возлагается на операторов.

57. Ответственность за работу по учету персональных данных в системе МЧС России несет лицо, непосредственно осуществляющее обработку персональных данных, назначаемое распорядительным документом, подписанным уполномоченным руководителем или его заместителем.

58. За нарушение установленного настоящим Положением порядка учета, хранения и ведения персональных данных сотрудников лица, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, а также операторы обработки персональных данных несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

59. В случае отсутствия лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, хранение, ведение, прием-передачу персональных данных, а также других необходимых документов, вычислительной техники (с помощью которой осуществляется обработка персональных данных), ключей от помещений и сейфов (металлических шкафов) производится по акту приема-передачи.