Приложение N 1. Порядок организации централизованного хранения документов

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от "___" _________2017 г.
N___________________

Порядок
организации централизованного хранения документов

1. Сокращения и термины

АИС "Налог-3"		Единая информационная система ФНС России, обеспечивающая автоматизацию деятельности ФНС России по всем выполняемым функциям, определяемым Положением о Федеральной налоговой службе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506
АИС3 "Налог-ЦОД"		Подсистема массового ввода, массовой печати и рассылки АИС "Налог-3"
Архивная тара		Маркированная тара, предназначенная для размещения объектов хранения в Архивохранилище и обеспечивающая фиксацию размещаемых в ней объектов хранения
Архивохранилище		Специально оборудованное здание (помещение) для хранения документов, образующихся в деятельности налоговых органов и/или филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, в т.ч. расположенных вне территории субъекта Российской Федерации, на территории которого находится указанное здание (помещение)
Владелец объектов хранения		НО, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище объекты хранения
Дело		Совокупность документов в отношении одного юридического лица, организации, индивидуального предпринимателя или физического лица
ЕКП		Единое клиентское приложение АИС "Налог-3"
Инвентарный номер		Уникальный набор символов, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения (GUID)
ИФНС		инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня
Комплект		Совокупность документов одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ и года образования документов
МИ ФНС России по КН		Межрегиональные инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам
НО		инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, управление Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, осуществляющие передачу документов на централизованное хранение в Архивохранилище
Объект хранения		Комплект или Дело
План-график		Документ, определяющий для НО сроки (даты) и планируемые объемы передачи на централизованное хранение объектов хранения
ПО		Программное обеспечение, используемое при централизованном хранении документов: АИС3 "Налог-ЦОД", АИС "Налог-3"
Сопроводительные документы		Документы, используемые при приеме-передаче объектов хранения между Сторонами
Стороны		НО и Филиал ФКУ
СЭД		Система электронного документооборота ФНС России
Уполномоченный сотрудник		Сотрудник НО или Филиала ФКУ, ответственный за доставку, прием-передачу и размещение объектов хранения на централизованное хранение
Упрощенная технология учета архивных документов АИС "Налог-3"		Технология хранения АИС "Налог-3", позволяющая в качестве объектов хранения учитывать совокупности документов (дела, комплекты) без учета и регистрации отдельных документов дела, комплекта
УФНС		Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации
Филиал ФКУ ФКУ		Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации Центральный аппарат ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
Централизованная обработка		Обработка документов, осуществляемая с использованием программного обеспечения АИС "Налог-ЦОД", АИС3 "Налог-ЦОД" в условиях взаимодействия НО и Филиалов ФКУ
Централизованное хранение		Хранение документов в Архивохранилище
ЭК НО	Экспертная комиссия Владельца объектов хранения

2. Общие положения

2.1. Настоящий порядок определяет регламент взаимодействия между НО и Филиалом ФКУ при передаче на централизованное хранение документов в Архивохранилище (в т.ч. расположенное вне субъекта РФ, на территории которого находится Владелец объектов хранения) и получении документов из Архивохранилища с применением упрощенной технологии учета архивных документов АИС "Налог-3".

2.2. Перечень УФНС и МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения документов, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.

2.3. Участниками взаимодействия являются Филиал ФКУ, УФНС, ИФНС, МИ ФНС России по КН.

2.4. Централизованному хранению в соответствии с настоящим Порядком подлежат следующие документы на бумажном носителе, образующиеся в деятельности Владельца объектов хранения:

- документы прекращенных юридических лиц, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей;

- документы по учету в налоговых органах организаций и физических лиц;

- иные документы, за исключением документов, прошедших централизованную обработку и документов, ранее переданных на централизованное хранение и учтенных в ИС ЦОХД.

2.5. Срок централизованного хранения документов определяется в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями и дополнениями).

2.6. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

2.7. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом ФКУ осуществляет ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

2.8. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД.

2.9. Подготовка архивных тар и маркировочных этикеток, включая их приобретение, транспортировка объектов хранения к месту хранения в Архивохранилище и транспортировка объектов хранения, изъятых из Архивохранилища, осуществляется Владельцем объектов хранения. Сохранность объектов хранения при транспортировке в или из Архивохранилища обеспечивается Владельцем объектов хранения.

По согласованию Сторон может быть определён иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается УФНС (МИ ФНС России по КН) и ФКУ.

2.10. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:

2.10.1. В НО - АИС "Налог-3";

2.10.2. В Филиале ФКУ - АИС3 "Налог-ЦОД".

2.11. Единицей хранения является совокупность документов (комплект, дело), размещенных в архивной таре.

2.11.1. По решению Владельца объектов хранения в Дела комплектуются следующие виды документов:

- документы прекращенного юридического лица, прекратившего деятельность индивидуального предпринимателя;

- документы по учету организаций, физических лиц в налоговых органах на бумажных носителях.

2.11.2. Документы, за исключением указанных в п.2.11.1, передаются на хранение Комплектами.

2.12. Сотрудники Сторон, участвующие в выполнении работ в соответствии с настоящим Порядком, несут ответственность за полноту и актуальность вносимой в ПО учетной информации об объектах хранения, ее соответствие сведениям, содержащимся в документах, а также за своевременность выполнения работ в соответствии с настоящим Порядком.

3. Подготовительные и организационные мероприятия

3.1. Назначение ответственных лиц

УФНС, МИ ФНС России по КН, ИФНС и Филиал ФКУ назначают координаторов взаимодействия (основной и замещающий) и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются (в части ИФНС через УФНС) информацией о них по форме, установленной приложением N 1 к настоящему Порядку, не позднее 2 (двух) рабочих дней до начала взаимодействия и не позднее 2 (двух) рабочих дней после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.

3.2. Разработка Плана-графика передачи документов на централизованное хранение

3.2.1. УФНС, МИ ФНС России по КН в течение 2 (двух) недель с даты утверждения настоящего Порядка, а также ежегодно не позднее 15 ноября, направляет в Филиал ФКУ сводные данные о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение, в электронном виде в формате MS Excel (приложение N 2 к настоящему Порядку).

3.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 3.2.1 настоящего Порядка, Филиалом ФКУ разрабатывается План-график (приложение N 3 к настоящему Порядку). Филиал ФКУ совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН согласовывают и утверждают План-график в течение 6 (шести) недель с даты утверждения настоящего Порядка, а также ежегодно не позднее 15 декабря.

3.3. Предоставление доступа в здание (помещение) Филиала ФКУ

Доступ в здание (помещения) Филиала ФКУ сотрудников НО осуществляется в порядке, установленном Филиалом ФКУ.

3.4. Включение в справочник СНОН сведений о закреплении за Филиалом ФКУ НО и процессов централизованного хранения документов

3.4.1. Сведения о закреплении за Филиалом ФКУ НО и процессов централизованного хранения объектов хранения включаются в Справочник "Налоговые органы, для которых осуществляет деятельность ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и его территориальные подразделения" (СНОН)", утвержденный приказом ФНС России от 28.11.2013 N ММВ-7-1/529@ (далее - Справочник СНОН).

3.4.2. УФНС и МИ ФНС России по КН оперативно направляют ФКУ сведения о территориальных органах ФНС России, уполномоченных осуществлять передачу объектов хранения на централизованное хранение для учета в Справочнике СНОН.

3.5. Топографирование помещений, используемых для хранения документов

Топографирование помещений Архивохранилища, используемых для хранения документов осуществляется Филиалом ФКУ, обслуживающим данное Архивохранилище средствами АИС3 "Налог-ЦОД".

4. Подготовка в НО документов для передачи на централизованное хранение

4.1. Общие требования к комплектованию архивных тар

При комплектовании архивных тар с целью передачи на хранение:

4.1.1. Не допускается включение листов одного документа в разные объекты хранения;

4.1.2. Включение в архивную тару объектов хранения с истекшим или истекающим в течение 1 календарного года сроком хранения;

4.1.3. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа "Дело" либо только один объект хранения типа "Комплект";

4.1.4. В одну архивную тару для документов, указанных в пункте 2.11.1 настоящего Порядка, размещаются объекты хранения, содержащие документы одного вида;

4.1.5. В одну архивную тару для документов, указанных в пункте 2.11.2 настоящего Порядка, размещаются объекты хранения, содержащие документы одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@, и года образования документов;

4.1.6. Архивная тара должна быть заполнена не менее чем на 90%;

4.1.7. Допускается использование архивных тар шириной 75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 500 мм и высотой не более 325 мм, глубиной не более 290 мм;

4.1.8. Ответственность за соответствие количества и содержания передаваемых архивных тар сопроводительным документам несёт НО.

4.2. Подготовка объектов хранения для передачи на централизованное хранение

4.2.1. Подготовка архивных тар

НО выполняет следующие действия:

4.2.1.1. Средствами СЭД НО направляет в Филиал ФКУ, осуществляющий централизованное хранение, запрос на получение этикеток для маркировки архивных тар с указанием их типоразмера (75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 500 мм), в количестве не более годового объема, заявленного в Плане-графике на текущий год.

4.2.1.2. Получает от Филиала ФКУ средствами СЭД образы этикеток для маркировки архивных тар.

4.2.1.3. Распечатывает и наклеивает этикетки на архивные тары в верхней части торцевой стороны тары в соответствии с типоразмером тары.

4.2.2. Подбор документов

НО выполняет следующие действия:

4.2.2.1. Сортирует документы по видам документов.

4.2.2.2. Определяет сроки хранения документов и сортирует документы по срокам хранения.

4.2.2.3. Группирует документы, указанные в пункте 2.11.1 настоящего Порядка, по видам документов. Наносит на обложку Дела заголовок дела/наименование юридического лица (организации)/ФИО индивидуального предпринимателя (физического лица), ИНН/ОГРН/ОГРНИП. Документы по учёту в налоговых органах организаций, прекративших деятельность, физических лиц, снятых с учёта в связи со смертью, группируются и комплектуются отдельно.

4.2.2.4. Группирует документы, указанные в пункте 2.11.2 настоящего Порядка, в Комплекты в соответствии с номенклатурой дел в разрезе видов документов, сроков хранения и года образования документов.

4.2.3. Комплектование архивных тар и подготовка к передаче в Филиал ФКУ

НО выполняет следующие действия:

4.2.3.1. Регистрирует объект хранения в ЕКП с указанием соответствующего типа объекта.

4.2.3.2. Печатает и наклеивает на объект хранения маркировочную этикетку, содержащую инвентарный номер объекта хранения в виде двухмерного штрих-кода (GUID).

Маркировочная этикетка наклеивается на свободное место обложки каждого объекта хранения параллельно верхнему краю (с отклонением не более чем на 10 градусов) и не должна закрывать значимую информацию обложки объекта хранения.

4.2.3.3. С использованием ЕКП комплектует объект(ы) хранения в архивную тару.

4.2.3.4. Наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, срок хранения объектов хранения, содержащихся в архивной таре.

4.2.3.5. Формирует средствами ЕКП и распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к настоящему Порядку) для последующей передачи в Филиал ФКУ.

5. Прием-передача документов на централизованное хранение

5.1. Архивные тары доставляются в Архивохранилище в соответствии с Планом-графиком.

5.2. Архивные тары не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО, представивший документы, в следующих случаях:

5.2.1. Архивная тара не соответствует размерам, указанным в пункте 4.1 настоящего Порядка;

5.2.2. Архивная тара укомплектована не в полном объеме (менее 90%);

5.2.3. Архивная тара находится в состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней объектов хранения в течение всего срока хранения;

5.2.4. Архивная тара либо объекты хранения не зарегистрированы в АИС "Налог-3".

5.3. Филиал ФКУ на этапе разгрузки архивных тар имеет право провести выборочную предварительную проверку исполнения требований пункта 5.2 настоящего Порядка. При выявлении нарушений в ходе выборочной предварительной проверки процесс разгрузки и приема архивных тар прекращается, а архивные тары подлежат возврату в НО.

5.4. Приём-передача объектов хранения осуществляется путём сопоставления Акта приема-передачи партии тар наличию архивных тар. При выявлении расхождений в Акте приема-передачи партии тар делаются соответствующие отметки.

Акт приема-передачи партии тар в двух экземплярах подписывается уполномоченным сотрудником Филиала ФКУ, один экземпляр возвращается в НО, а второй остается в Филиале ФКУ.

5.5. Филиал ФКУ в течение 3 рабочих дней со дня поступления архивных тар, осуществляет:

- учет объектов хранения;

- размещение на хранение объектов хранения (принятых архивных тар).

5.6. При приеме документов на хранение проверка содержимого архивных тар Филиалом ФКУ на предмет соответствия описи (при ее наличии), вложенной в тару, не осуществляется.

6. Централизованное хранение объектов хранения

Для обеспечения сохранности документов Филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утверждёнными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, N 38830) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Право доступа в помещение Архивохранилища документов имеют должностные лица Филиала ФКУ, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.

Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещённых на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.

Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учёт и хранение, а также оперативный поиск.

6.1. Функции филиала ФКУ при осуществлении централизованного хранения объектов хранения

6.1.1. Приём и размещение на централизованное хранение объектов хранения.

6.1.2. Обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения.

6.1.3. Топографирование архива, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения.

6.1.4. Выдача объектов хранения по запросу Владельца объектов хранения.

6.1.5. Приём и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения.

6.1.6. Осуществление учёта, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение с использованием ПО.

6.1.7. Организация уничтожения объектов хранения на бумажных носителях, технологических данных с истекшими сроками хранения.

6.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение

6.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение, проводится в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПО.

В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения в архивной таре и учётной информации в ПО;

- выявляются и устраняются недостатки в учёте объектов хранения;

- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

6.2.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников Филиала ФКУ не реже одного раза в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся:

- после перемещения объектов хранения в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещёнными на централизованное хранение, посторонних лиц;

- при реорганизации или ликвидации Филиала ФКУ, осуществляющего централизованное хранение.

6.2.3. Физическое состояние объектов хранения определяется путём визуального просмотра объектов хранения.

6.2.4. В случаях выявления объектов хранения, не учтённых в ПО, Филиал ФКУ возвращает неучтённый объект хранения Владельцу объектов хранения.

6.2.5. В ПО должны отображаться даты и номера Актов выдачи объектов хранения, которыми подтверждается отсутствие объекта хранения, и результаты проверки ("есть в наличии", "отсутствует").

По завершении обработки всех заданий и проверки наличия документов в ПО выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 5 к настоящему Порядку).

6.2.6. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки, наличия и состояния объектов хранения (приложение N 6 к настоящему Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала ФКУ, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения. К Акту проверки наличия и состояния объектов хранения прилагается Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения.

6.2.7. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом ФКУ организуется их розыск.

6.2.8. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная