Приложение N 2. Правила заполнения форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния

1. Настоящие Правила устанавливают порядок заполнения форм справок и извещений о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - справки) и являются обязательными для всех органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния (далее - органы ЗАГС).

2. Справки заполняются (в том числе формируются в федеральной государственной информационной системе ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния) в соответствии с содержанием записи акта гражданского состояния. В случае отсутствия соответствующих сведений в записи акта гражданского состояния в соответствующей строке справки ставится прочерк.

Наличие исправлений в справке не допускается.

3. Справка подписывается руководителем органа ЗАГС или уполномоченным им работником органа ЗАГС, который выдает документ, и заверяется оттиском печати органа ЗАГС. Подпись должна иметь расшифровку (фамилия и инициалы).

4. В верхнем левом углу справки указывается полное наименование органа ЗАГС, который выдает справку.

5. В справке проставляется номер, формируемый в федеральной государственной информационной системе ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.

6. Во всех формах справок и извещений фамилия, имя и отчество (при наличии) гражданина, наименование органа ЗАГС, которым была произведена государственная регистрация акта гражданского состояния, указываются в именительном падеже.

7. Если у лица, в отношении которого вносятся сведения, отсутствует фамилия, имя и (или) отчество, напротив соответствующих слов ставится прочерк.

При заполнении (формировании) справки о смерти (формы N 11, N 12) в отношении неизвестного лица в соответствующей строке вместо фамилии указывается слово "неизвестный" или "неизвестная" согласно полу умершего.

8. При написании дат в справке число указывается цифрами (два знака), наименование месяца - словом в родительном падеже, год - цифрами (четыре знака), затем - "г.". При указании цифр от 1 до 9 слева ноль не проставляется. Пример написания полной даты - "7 августа 2017 г.".

При отсутствии полных сведений о дате указываются следующие сведения:

если отсутствуют сведения о дне, указывается месяц в именительном падеже, год указывается цифрами (четыре знака), затем - "г.";

если отсутствуют сведения о дне и месяце, указывается год (четыре знака), затем - "г.". Примеры написания неполной даты - "апрель 2016 г.", "2016 г.".

9. В строках "Место рождения", "Место жительства" и "Место смерти" сведения вносятся в именительном падеже.

10. Время смерти в справке о смерти указывается цифрами (часы, минуты); при отсутствии сведений о времени смерти в записи акта о смерти ставится прочерк ("в - ч. - мин.").

11. В строке "Иные сведения" справок (формы N 2, N 4 - N 10, N 12) при наличии письменного заявления лица указываются сведения, содержащиеся в записи акта гражданского состояния, которые не предусмотрены соответствующей формой справки (сведения из разных граф записи акта гражданского состояния разделяются знаком ";"). Сведения указываются следующим образом: наименование сведений или графы записи акта гражданского состояния (например, "основание восстановления записи акта о рождении:", "реквизиты свидетельства, выданного при государственной регистрации:", "последнее место жительства умершего:"), затем запрашиваемые лицом сведения идентично содержанию записи акта гражданского состояния.

В строке "Иные сведения" не подлежат указанию:

сведения об усыновлении (удочерении) в справке о рождении (формы N 2, N 4);

сведения о заявителе, если о государственной регистрации акта гражданского состояния заявляло уполномоченное лицо, а также сведения о физическом лице, заявившем о смерти.

12. В извещении об отсутствии записи акта гражданского состояния (форма N 13) указываются сведения о лице, в отношении которого проведена проверка наличия записи акта гражданского состояния.

13. В извещении (форма N 14) указывается причина отказа заявителю в государственной регистрации акта гражданского состояния или совершении иного юридически значимого действия со ссылками на соответствующие положения нормативных правовых актов Российской Федерации.

14. В справке об отсутствии факта государственной регистрации акта гражданского состояния (форма N 15), в том числе об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака, указываются сведения о лице, в отношении которого была проведена проверка.