Методические рекомендации по порядку предоставления федеральными государственными бюджетными и автономными учреждениями, подведомственными Федеральному агентству научных организаций, сведений о проводимых научных мероприятиях, в том числе для получения целевой субсидии Федерального агентства научных организаций на организацию научного мероприятия (конференции, семинара, съезда, конгресса)

Методические рекомендации по порядку предоставления федеральными государственными бюджетными и автономными учреждениями, подведомственными Федеральному агентству научных организаций, сведений о проводимых научных мероприятиях, в том числе для получения целевой субсидии Федерального агентства научных организаций на организацию научного мероприятия (конференции, семинара, съезда, конгресса)
(утв. Федеральным агентством научных организаций 26 октября 2017 г.)

I. Общие положения

1. Настоящие методические рекомендации (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 2 раздела I Регламента работы структурных подразделений центрального аппарата Федерального агентства научных организаций при подготовке и принятии решения о предоставлении из федерального бюджета федеральным государственным бюджетным и автономным учреждениям, подведомственным Федеральному агентству научных организаций, бюджетных ассигнований на организацию научных мероприятий (конференций, семинаров, съездов, конгрессов), утвержденного руководителем ФАНО России от 25 октября 2017 г. (далее - Регламент).

Методические рекомендации определяют формат и порядок представления сведений федеральными государственными бюджетными и автономными учреждениями, подведомственными Федеральному агентству научных организаций (далее - Учреждения), о проводимых научных мероприятиях (конференциях, семинарах, съездах, конгрессах), в том числе для получения целевой субсидии на организацию научного мероприятия (конференции, семинара, съезда, конгресса) (далее - Мероприятие).

2. Выделение целевой субсидии Учреждениям на проведение Мероприятия осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным законом Российской Федерации о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год и плановый период, и лимитов бюджетных обязательств, утвержденных в установленном порядке ФАНО России на указанные цели.

Рассмотрение вопроса о выделении целевой субсидии структурными подразделениями ФАНО России проводится на основании Регламента.

II. Порядок предоставления сведений Учреждениями

3. Сведения о планируемых к проведению на следующий финансовый год Мероприятиях направляются в ФАНО России в срок до 15 ноября текущего года для включения в перечень научных конференций, симпозиумов, съездов, семинаров и школ на очередной год, формируемый ФАНО России (далее - Перечень).

Сведения направляются с сопроводительным письмом, содержащим информацию о лице, уполномоченном Учреждением для осуществления взаимодействия с ФАНО России: ФИО, должность, номер телефона, адрес электронной почты (далее - Уполномоченное лицо), и о планируемом Мероприятии в виде таблицы в формате Excel (форма для заполнения и образец заполнения указаны в приложениях N 1 и N 2 к Методическим рекомендациям).

4. В срок до 1 декабря текущего года Перечень размещается на официальном сайте ФАНО России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в разделе рубрики "Документы".

5. Учреждение может претендовать на выделение ФАНО России целевой субсидии на проведение Мероприятия при соблюдении следующих условий:

а) основным организатором Мероприятия является Учреждение, подведомственное ФАНО России;

б) Мероприятие проводится на территории Российской Федерации. Местом проведения Мероприятия для Федерального государственного бюджетного учреждения науки Научная станция Российской академии наук в г. Бишкеке может быть Кыргызская Республика;

в) Мероприятие соответствует одному из следующих уровней:

мировому уровню (Мероприятие проводится под эгидой международных профессиональных сообществ с большим количеством участников (не менее 500 человек), в том числе иностранных представителей; в составе организаторов могут быть международные научные организации либо научные организации нескольких государств; в составе организационного комитета могут быть представители иностранных государств);

международному уровню (в Мероприятии принимают участие иностранные представители; в составе организаторов могут быть международные научные организации либо научные организации нескольких государств; в составе организационного комитета могут быть представители иностранных государств);

федеральному уровню (Мероприятие имеет всероссийское значение, относится ко всем субъектам Российской Федерации; в составе организаторов могут быть научные и образовательные организации федерального уровня, органы государственной власти федерального уровня);

региональному уровню (Мероприятие относится к отдельному субъекту Российской Федерации; в составе организаторов могут быть научные и образовательные организации субъекта Российской Федерации, органы государственной власти субъекта Российской Федерации);

уровню учреждения (Мероприятие проводится Учреждением для сотрудников Учреждения).

III. Оформление подтверждения и пояснительной записки

6. Порядок принятия решения ФАНО России о предоставлении средств целевой субсидии регламентируют пункты 8-13 раздела III Регламента.

ФАНО России информирует Учреждение, Мероприятие которого поддержано Научно-координационным советом ФАНО России (далее - НКС), о решении НКС и о предварительном размере целевой субсидии, рассчитанном по методике расчёта объёма финансового обеспечения научных мероприятий (конференций, семинаров, съездов, конгрессов) в соответствии с требованиями Регламента, также о необходимости направления Учреждением в адрес ФАНО России письма-подтверждения проведения Мероприятия (далее - Подтверждение).

7. Учреждение незамедлительно после информирования ФАНО России о поддержке НКС и выделения целевой субсидии направляет в ФАНО России Подтверждение, на бланке Учреждения с исходящим номером документа, заверенное гербовой печатью синего цвета и подписью руководителя Учреждения (иного уполномоченного им лица). К Подтверждению прилагается пояснительная записка.

Подтверждение и пояснительная записка направляются по почтовому адресу ФАНО России (119334, г. Москва, Ленинский пр-т, д. 32а) с одновременным направлением в электронном виде (скан-копия) по адресу электронной почты: info@fano.gov.ru одним файлом в формате PDF.

Форма для заполнения Подтверждения и пояснительной записки представлена в приложении N 3 к Методическим рекомендациям; образец заполнения Подтверждения и пояснительной записки - в приложении N 4 к Методическим рекомендациям.

8. Учреждению необходимо обеспечить строгое соответствие представленных в Подтверждении сведений о Мероприятии (полное название Мероприятия на русском языке в именительном падеже, даты и места проведения мероприятия, количество участников, суммы целевой субсидии) фактическим данным Мероприятия.

9. Не допускается изменение названия проводимого Мероприятия, сроков и места проведения Мероприятия после направления в ФАНО России Подтверждения и пояснительной записки в установленном Регламентом порядке.

10. Ошибки, неточности в оформлении Подтверждения устраняются Учреждением в течение 5 рабочих дней после информирования Федеральным агентством научных организаций уполномоченного лица Учреждения о выявленных несоответствиях.

11. В случае непредставления Учреждением в адрес ФАНО России Подтверждения в течение 10 рабочих дней с даты информирования о решении НКС и предварительном расчете размера целевой субсидии, целевая субсидия не предоставляется.

IV. Организационные вопросы по предоставлению отчетности Учреждениями, получившими целевую субсидию

12. ФАНО России организует подготовку и заключение соглашения о порядке и условиях предоставления целевой субсидии между ФАНО России и Учреждением (далее - соглашение). В соглашении указывается точное название Мероприятия на русском языке, сумма предоставляемой целевой субсидии.

Учреждению необходимо обеспечить точное соответствие данных, указанных в соглашении, с фактическими данными Мероприятия по названию, датам проведения, сумме одобренной целевой субсидии. Несоответствие указанных данных может повлечь за собой возврат средств целевой субсидии в бюджет Российской Федерации.

13. Сумма целевой субсидии, выделенная на Мероприятие, может расходоваться Учреждением на следующие статьи расходов:

1) аренда зала: включает в себя расходы по аренде помещения для проведения Мероприятия;

2) аренда оборудования (видео): включает в себя расходы на фото и видеосъемку мероприятия, техническую аппаратуру, интерактивное оборудование;

3) синхронный перевод: включает в себя расходы: на оплату труда специалистов, техническую аппаратуру;

4) изготовление раздаточного материала и информационное обеспечение научного мероприятия.

14. По итогам проведения Мероприятия Учреждение, получившее целевую субсидию ФАНО России, предоставляет в ФАНО России научную информацию о результатах Мероприятия, по фактическим данным прошедшего Мероприятия, предусмотренным Подтверждением и пояснительной запиской согласно Приложению N 3 не позднее 10 дней после проведения Мероприятия по адресу электронной почты: info@fano.gov.ru одним файлом в формате PDF.

15. Отчет о расходовании средств целевой субсидии на организацию научного мероприятия (конференции, семинара, съезда, конгресса) представляется в ФАНО России на бумажном носителе с сопроводительным письмом одновременно с представлением бухгалтерской отчетности за соответствующий отчетный период.

16. Расхождение отчетных данных о Мероприятии: в названии Мероприятия, датах, месте проведения, количество участников в Подтверждении и представляемых Учреждением документов, может повлечь за собой возврат средств целевой субсидии в федеральный бюджет.