2. К мероприятиям с участием Министра относятся следующие:
1) совещания и рабочие встречи, проводимые под руководством Министра, организуемые/созываемые структурными подразделениями Министерства по инициативе Министра или курирующего направление деятельности Министерства заместителя Министра, в том числе выездные;
2) включающие вопросы по направлениям деятельности Министерства совещания, заседания правительственных и президентских комиссий, другие мероприятия, проводимые Президентом Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, руководителями Администрации Президента Российской Федерации, министерств и ведомств, иными должностными лицами, в том числе выездные, на которые Министр приглашен в качестве участника;
3) мероприятия международного формата (двух- и многосторонние рабочие встречи, переговоры, заседания комиссий, комитетов), проводимые под руководством Министра, а также международные рабочие встречи на высшем уровне с участием Министра, в том числе выездные;
4) мероприятия, связанные с конгрессно-выставочной деятельностью, в том числе на международном уровне, под руководством или с участием Министра;
5) заседания Правительства Российской Федерации.
5. В зависимости от формата мероприятия итоговый комплект материалов, представляемый ответственным структурным подразделением в отдел секретариата Административного департамента Министерства, должен включать следующие документы*(1):
1) перечень материалов
Перечень материалов оформляется согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту. В верхнем правом углу первой страницы оставляется место для согласования итогового комплекта материалов, в нижнем левом углу последней страницы перечня материалов указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, его номер телефона и наименование ответственного структурного подразделения;
2) список участников
Список участников составляется на основании данных об участниках, подтвердивших свое участие, для мероприятий под руководством Министра - обязательно, а для мероприятий, на которые Министр приглашен в качестве участника, - по возможности. Список участников оформляется:
к внутренним совещаниям и рабочим встречам, а также к совещаниям с участием приглашенных лиц - согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту;
к международным рабочим встречам и переговорам - согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.
Фамилии, имена, отчества и должности участников мероприятий указываются полностью, без сокращений и аббревиатур. Имена иностранных участников при необходимости дублируются на английском языке (латиницей);
3) повестка
Повестка должна содержать название мероприятия, указание места, даты, времени его проведения, перечень вопросов для обсуждения, а также фамилии, имена, отчества и должности докладчиков. Повестка совещаний и рабочих встреч оформляется согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту.
При проведении совещаний, в ходе которых запланировано обсуждение двух и более вопросов/докладов, повестка может быть оформлена в виде регламента согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту;
4) краткая справка к мероприятию/совещанию
Готовится при необходимости, в максимально лаконичной форме. Должна содержать информацию по теме совещания или по вопросам повестки с отражением проблемных моментов и позиции Министерства. Справка готовится на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал от 1 до 1,3, абзацный отступ 1,25, левое поле - 2 см, остальные поля - 1 см, наименование справки указывается в верхнем правом углу. При оформлении справки на двух и более листах вверху страницы по центру проставляются номера страниц, первая страница не нумеруется.
Краткая справка к мероприятию/совещанию оформляется согласно приложению N 6 к настоящему Регламенту;
5) проект выступления Министра
Готовится ко всем мероприятиям, проводимым под руководством Министра*(2), а также к мероприятиям с участием Министра (внешним мероприятиям), на которых предусмотрено выступление Министра. К проектам выступлений Министра относятся проекты докладов, вступительного и приветственного слова, тезисы выступления и другие публичные речи Министра.
Требования к оформлению проекта выступления:
шрифт Times New Roman, размер шрифта 18, межстрочный интервал от 1 до 1,3, абзацный отступ 1,25, поля 1 см;
наименование проекта выступления выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру страницы относительно левого и правого полей;
обращение располагается через один межстрочный интервал после наименования проекта выступления и выравнивается по центру страницы относительно левого и правого полей;
основной текст проекта выступления располагается через один межстрочный интервал после обращения и выравнивается по ширине страницы относительно левого и правого полей;
ключевые положения или отдельные фразы в проекте выступления, на которых целесообразно акцентировать внимание, могут быть выделены полужирным шрифтом;
в тексте проекта выступления может быть представлена краткая справочная информация, которая выделятся курсивным шрифтом 16-го размера;
номера станиц проставляются вверху страницы по центру, указывается общее количество страниц (например: Страница 1 из 15), первая страница не нумеруется;
выступление печатается на плотной бумаге (плотность 200 гр/м2) формата А5*(3).
Проект выступления Министра оформляется согласно приложению N 7 к настоящему Регламенту;
6) презентация к выступлению
Готовится при необходимости, в максимально лаконичной форме на слайдах с белым фоном. Кроме презентации к выступлению готовится слайд с названием мероприятия (заставочный слайд на синем фоне). Формат презентации определяется исходя из технических требований места где будет показываться презентация (формат 16:9 или 3:4). К мероприятиям международного формата готовятся презентации на английском языке.
Требования к оформлению презентации к выступлению:
презентация должна содержать основные сведения по тематике выступления, иметь доступные для восприятия, четкие формулировки, не допускающие двусмысленности трактовок;
презентация не должна содержать объемных текстов и больших таблиц с данными, быть перегружена многочисленными иллюстрациями;
оптимальный объем презентации составляет 10-20 страниц, ее показ должен занимать не более 20 минут, при необходимости готовятся приложения и/или дополнительные материалы;
структура презентации должна отражать связь между выдвигаемыми инициативами, предлагаемыми действиями и стратегией развития транспорта, отраслевого направления, и лучшей международной практикой, должна быть учтена связь между фактически достигнутыми результатами и предлагаемыми инициативами (новыми проектами, инновационными решениями);
шрифт презентации Arial (размер шрифта заголовков - 22, полужирный; текст - 18, комментарии - 14.);
иллюстративные и видеоматериалы в презентации должны быть высокого разрешения;
таблицы и графики в презентации должны быть выполнены в едином стиле.
Презентация к выступлению оформляется согласно приложению N 8 к настоящему Регламенту;
7) справочные материалы
Могут быть представлены к мероприятиям любого формата и содержать дополнительную информацию по темам обсуждения, статистические данные, а также отражать позиции заинтересованных организаций. Справочные материалы готовятся на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал от 1 до 1,3, абзацный отступ 1,25, левое поле - 2 см, остальные поля - 1 см или на листах формата A3 с размером шрифта 12 (для таблиц), наименование справки в верхнем правом углу обязательно. Копии документов должны легко читаться.
При определении объема справочного материала необходимо учитывать формат мероприятия и степень предварительной проработки вопроса.
В справочные материалы, как правило, не включаются ответы на запросы Министерства из переписки с организациями. При необходимости позиции организаций излагаются тезисно в отдельном справочном документе со ссылками на реквизиты источников;
8) биографическая справка
Готовится к мероприятиям международного формата, а также к рабочим встречам Министра с руководителями субъектов Российской Федерации и с иными высшими должностными лицами. Должна содержать общие биографические данные, может отражать информацию о личных интересах и увлечениях, а также информацию об особом мнении собеседника по тем или иным вопросам. Биографическая справка готовится на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал от 1 до 1,3, абзацный отступ 1,25, левое поле - 2 см, остальные поля - 1 см.
Биографическая справка оформляется согласно приложению N 9 к настоящему Регламенту;
9) программа рабочей поездки Министра
Программы рабочих поездок Министра по территории Российской Федерации с целью посещения объектов транспортной инфраструктуры, проведения отраслевых совещаний, участия в торжественных мероприятиях по случаю отраслевых дат, форумах, выставках и т.д. прорабатываются отделом протокола Административного департамента совместно со структурными подразделениями Министерства во взаимодействии с органами государственной власти субъектов Российской Федерации и заинтересованными организациями.
Предварительный проект программы, подготовленный ответственным структурным подразделением по итогам совещаний и обсуждений у Министра, передается в отдел протокола Административного департамента Министерства для последующего оформления и дополнения.
Программы участия Министра в мероприятиях, проводимых за рубежом, а также в мероприятиях международного уровня, проводимых на территории Российской Федерации, прорабатываются отделом протокола Административного департамента Министерства совместно с Департаментом международного сотрудничества Министерства.
Программы поездок Министра по территории Российской Федерации и за рубеж в рамках рабочих мероприятий Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации прорабатываются отделом протокола Административного департамента Министерства с учетом информации, полученной из Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации.
Программа рабочей поездки оформляется согласно приложению N 10 к настоящему Регламенту.
*(1) Все шаблоны (образцы) документов размещены на внутриведомственном портале Министерства в разделе "Документы".
*(2) Исключением могут быть рабочие встречи Министра в узком составе, носящие неформальный характер.
*(3) Справочно: для того чтобы перевести проект выступления из формата А4 в формат А5, необходимо совершить следующие действия в MS Word: открыть вкладку "Размер бумаги" в разделе "Параметры страницы" и поменять размер бумаги на А5; открыть вкладку "Поля" в разделе "Параметры страницы" и установить необходимые поля; выделить весь текст (Ctrl+A), перейти в раздел "Шрифты" и установить необходимый размер шрифта (18); добавить нумерацию страниц (например: Страница 1 из 15).
*(4) Наличие папки установленного образца уточнять в отделе секретариата Административного департамента.
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Регламенту подготовки и
представления материалов к
мероприятиям с участием Министра
транспорта Российской Федерации
Образец
СОГЛАСОВАНО
Статс-секретарь - заместитель
Министра транспорта Российской
Федерации
______________ С.А. Аристов
"___" _____________ 2017 г.
МАТЕРИАЛЫ
к совещанию (тема совещания полностью) под председательством Министра транспорта Российской Федерации М.Ю. Соколова
1 августа 2017 года (вторник)
Минтранс России, зал Коллегии
Начало в 10.30
4. Краткая справка к совещанию.
5. Проект приветственного слова.
6. Презентация к выступлению.
7. Справочные материалы.
7.1. Справка (краткое наименование справки).
7.2. Справка (краткое наименование справки).
8. Биографическая справка.
