Приложение N 1. Административный регламент государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" предоставления государственной услуги "Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц"

Информация об изменениях:

Приказом Управления государственной архивной службы Новосибирской области от 21 ноября 2011 г. N 228-од в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к приказу управления государственной
архивной службы Новосибирской области
от 26 ноября 2010 г. N 139-од

Административный регламент
государственного казенного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" предоставления государственной услуги "Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц"

С изменениями и дополнениями от:

21 ноября 2011 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент государственного казенного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" предоставления государственной услуги "Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц" разработан в целях повышения эффективности и качества предоставления государственной услуги и определяет сроки, последовательность действий государственного казенного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" (далее - архив), а также порядок взаимодействия управления архива с федеральными органами государственной власти, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями Новосибирской области.

2. Основные понятия, используемые в административном регламенте:

1) архив - учреждение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

2) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

3) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

4) архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

5) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

6) заявители - юридические или физические лица, обращающиеся в архив за получением сведений по интересующим их вопросам;

7) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

3. Заявители государственной услуги:

1) российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

2) юридические лица, общественные организации Российской Федерации, ближнего и дальнего зарубежья.

При предоставлении государственной услуги по запросам, поступившим из-за границы, архив осуществляет взаимодействие с управлением государственной архивной службой Новосибирской области (далее - управление ГАС), Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

4. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги:

1) информация о предоставляемой государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении архива при личном обращении, по письменным обращениям, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на страничке архива на официальном интернет-сайте управления ГАС www.sibarchives.ru;

2) место нахождения архива и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007;

3) электронный адрес архива: kok@obladm.nso.ru;

4) телефоны архива: (383)223-53-01 (приемная), 223-99-41 (заместитель директора), 223-57-24 (начальник отдела). Факс (383)223-53-01;

5) официальный интернет-сайт управления ГАС: www.sibarchives.ru;

6) график работы архива по информированию заявителей:

понедельник - четверг: 8.00 - 16.45;

пятница: 8.00 - 15.30;

суббота, воскресенье - выходные дни;

7) информация о месте нахождения архива и его почтовом адресе, адресе электронной почты, контактных телефонах, официальном интернет-сайте, сведения о графике работы размещаются:

а) на страничке архива на официальном интернет-сайте управления ГАС: www.sibarchives.ru;

б) на информационном стенде в архиве.

Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в архив;

8) по телефону специалисты архива обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги;

9) консультации по телефону (383)223-57-24 по вопросам предоставления государственной услуги проводят сотрудники отдела по вопросам:

а) наличия документов на хранении;

б) документов, представляемых для получения информации по запросам, и предъявляемых к ним требований;

в) времени консультативного приема граждан;

г) сроков предоставления государственной услуги.

10) по письменным обращениям информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве;

11) по электронной почте информация направляется на электронный адрес заявителя в срок, не позднее 3-х рабочих дней со дня поступления обращения;

12) при личном обращении прием осуществляет директор архива либо заместитель директора, курирующий данное направление, по рабочим дням:

понедельник, среда: 13.00 - 16.00;

вторник, четверг: 9.00 - 12.00.

Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

5. Наименование государственной услуги: "Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц" (далее - государственная услуга).

Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц включает в себя регистрацию, изучение тематики поступивших запросов, выявление документов по теме запроса, составление справки установленной формы.

6. Наименование учреждения, предоставляющего государственную услугу, - государственное казенное учреждение Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области".

Непосредственное предоставление государственной услуги осуществляют сотрудники отдела документально-справочного обслуживания (далее - отдел) архива.

7. Результаты предоставления государственной услуги:

1) архивная справка, архивная выписка, архивная копия;

2) уведомление о пересылке запроса в другие органы и организации, государственные и муниципальные архивы;

3) уведомление об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений).

8. Срок предоставления государственной услуги:

1) запросы, поступившие в архив, в течение 3 рабочих дней рассматриваются начальником отдела и передаются специалисту отдела для регистрации в БД "Автоматизированный контроль исполнения запросов" (далее - БД "АКИЗ");

2) срок исполнения запроса по документам архива не должен превышать 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях руководитель архива либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с письменным уведомлением об этом заявителя;

3) запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильный запрос), в течение 10 рабочих дней со дня его регистрации направляется по принадлежности в органы государственной власти, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные органы и организации (далее - органы, организации), где могут храниться необходимые документы, с письменным уведомлением об этом заявителя.

9. Правовые основания для предоставления государственной услуги:

Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.93, N 237; 31.12.2008, N 267);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 2010, N 168);

перечень сведений конфиденциального характера (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 23.09.2005 N 1111; "Собрание законодательства Российской Федерации", 2005, N 39, ст. 3925);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007; "Российская газета", 2009, N 89);

Закон Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области" (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов N 40, 30.09.2005; N 65, 12.12.2008; N 66, 19.12.2008);

устав государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области", утвержденный приказом департамента имущества и земельных отношений Новосибирской области от 17.11.2008 N 1885.

10. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос или запрос заявителя по электронной почте, поступивший в адрес архива.

Запрос должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

2) фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дату рождения;

3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

4) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения:

а) о рождении, браке, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

б) об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

в) о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

г) о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название органа, организации, представивших к награде, их ведомственная подчиненность;

д) иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

5) личную подпись и дату;

6) для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

11. Оснований для отказа в приеме заявлений не установлено.

12. Перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги либо отказа в предоставлении государственной услуги.

Отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения является основанием для приостановления предоставления государственной услуги. Возобновление предоставления государственной услуги возможно после получения от заявителя необходимых сведений.

Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

1) отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

2) отсутствие в запросе фамилии, почтового адреса заявителя;

3) не поддающийся прочтению текст запроса;

4) содержание ненормативной лексики и оскорбительных высказываний в запросе.

13. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.

Поступившие запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно, кроме срочных (в течение 5 рабочих дней).

14. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата государственной услуги не должен превышать 20 минут.

15. Регистрация запроса производится не позднее следующего рабочего дня после его поступления.

16. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга:

1) требования к размещению и оформлению помещений:

а) прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах);

б) присутственные места включают места для ожидания, информирования и приема заявителей;

в) в присутственных местах размещаются стенды с информацией для заявителей;

г) у входа в каждое из помещений размещается вывеска с наименованием помещения;

д) помещение архива должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности;

е) присутственные места оборудуются системой кондиционирования воздуха либо вентиляторами;

ж) наличие средств оказания первой медицинской помощи и доступных мест общего пользования (туалетов);

2) требования к парковочным местам.

При наличии технической возможности на территории, прилегающей к архиву, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов выделяется не менее 2 парковочных мест, которые не должны занимать иные транспортные средства.

Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным;

3) требования к оформлению входа в здание.

Центральный вход в здание архива должен быть оборудован вывеской, содержащей следующую информацию:

а) наименование;

б) режим работы;

4) требования к местам для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов.

Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

а) визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах;

б) стульями и столами (стойками) для возможности оформления документов.

Информационные стенды, столы (стойки) размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.

Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями;

5) требования к местам ожидания для заявителей.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

Места ожидания должны быть оборудованы стульями (кресельными секциями) и (или) скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

Место ожидания должно находиться в холле или ином специально приспособленном помещении;

6) требования к местам для приема заявителей.

В архиве выделяются помещения для приема заявителей.

Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием:

а) номера кабинета;

б) фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;

в) времени приема.

Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, а также принтером.

Специалисты, осуществляющие прием, обеспечиваются личными и (или) настольными идентификационными карточками.

Места для приема заявителей оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов.

17. Показатели доступности и качества государственных услуг:

1) равные права заявителей на получение государственной услуги независимо от места проживания;

2) доступность информации о наличии и составе документов, ходе исполнения запроса;

3) своевременное исполнение запроса;

4) степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке или архивной копии, сведениям, изложенным в запросе заявителя;

5) отсутствие обоснованных претензий заявителя по исполненному запросу.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

18. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры архива:

1) регистрацию запросов и передачу их на исполнение;

2) анализ тематики поступивших запросов и поиск необходимых сведений в документах, находящихся на хранении;

3) подготовку архивных справок, выписок, копий, а также уведомлений о пересылке запроса в другой орган или организацию по принадлежности, либо ответа об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений);

4) направление ответов заявителям.

Ответственность за предоставление государственной услуги несут начальник отдела и директор архива, а в случае его отсутствия - заместитель директора архива, курирующий данное направление.

Блок-схема последовательности действий архива при предоставлении государственной услуги дана в приложении N 1 к Административному регламенту.

19. Регистрация социально-правовых запросов:

1) поступившие по почте и в ходе консультативного приема заявителей запросы регистрируются отделом в БД "АКИЗ" не позднее следующего за приемом (получением) рабочего дня;

2) запросы, полученные по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном порядке. При необходимости по электронному адресу запрашиваются недостающие сведения в день получения электронного обращения;

3) регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

20. Анализ тематики поступившего запроса:

1) анализ тематики поступивших запросов осуществляется начальником отдела в день поступления с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и иного информационного материала. При этом определяются:

а) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

б) наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

в) местонахождение, адрес конкретного органа или организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение, в случаях отсутствия в архиве необходимых документов либо когда решение содержащихся в запросе вопросов не входит в компетенцию архива.

При необходимости отдельные запросы докладываются директору архива, после чего с резолюцией направляются специалистам отдела;

2) по итогам анализа тематики поступивших запросов, в случае отсутствия на хранении необходимых документов, специалисты отдела в течение 10 рабочих дней со дня регистрации направляют их со своим письмом по принадлежности в органы и организации, в которых может находиться необходимая для исполнения запросов информация;

3) в случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, специалисты отдела направляют в их адрес копии запроса с просьбой о направлении ответа заявителю;

4) одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие органы и организации архив письменно уведомляет об этом заявителя;

5) при отсутствии в запросе достаточных сведений, специалисты отдела в течение 10 рабочих дней с момента регистрации запроса направляют заявителю письмо с просьбой об уточнении либо дополнении необходимых для исполнения запроса сведений;

6) при наличии в архиве необходимых для ответа на запрос архивных документов или информации осуществляется подготовка соответствующих архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

21. Подготовка архивных справок, выписок, копий, а также уведомлений о пересылке запроса в другой орган или организацию по принадлежности, либо ответа об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений).

Требования к порядку подготовки и оформления архивной справки, архивной выписки и архивной копии определяются п. 5.9. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

22. Направление заявителю ответа, архивной справки, архивной выписки и архивной копии:

1) при отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, архивом в течение 10 дней составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать архивную справку;

2) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте простым письмом непосредственно в адрес заявителя, о чем делается отметка в БД "АКИЗ";

3) архивная справка, архивная выписка и архивная копия при личном обращении в архив может быть выдана заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения;

4) рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением
государственной услуги

23. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений, осуществляет начальник отдела, директор архива, а в случае его отсутствия - заместитель директора, курирующий данное направление.

Текущий контроль осуществляется путем ежедневного проведения контроля качества и сроков подготовки ответов заявителям.

24. Проверки могут быть плановыми (ежедневный контроль), а также внеплановыми (при поступлении претензии от заявителя).

Ежедневный контроль проводится начальником отдела и директором, а в случае его отсутствия заместителем директора, при подписании подготовленных ответов.

Для проведения внеплановой проверки полноты и качества предоставления государственной услуги при поступлении претензии заявителя приказом директора формируется, под руководством заместителя директора архива, курирующего данное направление, комиссия, в состав которой включаются специалисты архива, а при необходимости представители управления ГАС (по согласованию).

Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.

По результатам проведения проверки, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки и принятые меры доводятся до сведения заявителя.

Управление ГАС проводит проверки полноты и качества предоставления государственной услуги в соответствии с планом работы управления.

Заявители могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц

25. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее - заявители):

1) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц архива - директору архива, начальнику управления ГАС, а также в судебном порядке;

2) заявитель вправе обратиться с жалобой в письменной (устной) форме лично или направить жалобу уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам по почте;

3) запись заявителей на личный прием директора архива осуществляется при личном обращении или при обращении по номерам телефонов, которые размещаются на официальном интернет-сайте: www.sibarchives.ru и информационных стендах архива.

Сотрудник архива, осуществляющий запись заявителя на личный прием директора архива, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием;

4) при обращении заявителя в письменной форме, обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в соответствии с положениями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

26. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги в судебном порядке.

Заявитель вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции по месту своего жительства или по месту нахождения архива, должностного лица, решение, действия (бездействие) которых оспариваются.

Заявитель вправе обратиться в суд с заявлением в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.