Приложение N 1 Административный регламент государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" предоставления государственной услуги "Досрочный приём документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение"

Информация об изменениях:

Приказом Управления государственной архивной службы Новосибирской области от 21 ноября 2011 г. N 228-од в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к приказу управления государственной
архивной службы Новосибирской области
от 26 ноября 2010 г. N°141-од

Административный регламент
государственного казенного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" предоставления государственной услуги "Досрочный приём документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение"

С изменениями и дополнениями от:

21 ноября 2011 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент государственного казенного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" (далее - государственный архив) предоставления государственной услуги "Досрочный приём документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение" разработан в целях повышения эффективности и качества предоставления государственной услуги и определяет сроки, последовательность действий государственного архива, а также порядок его взаимодействия с государственными учреждениями и унитарными предприятиями Новосибирской области, негосударственными организациями при предоставлении данной услуги.

2. Основные понятия, используемые в административном регламенте:

1) Архивный фонд Новосибирской области - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Новосибирской области, относящихся к ее информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

2) государственный архив - государственное учреждение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, отнесённых к составу Архивного фонда;

3) досрочный приём документов - передача документов из архивов организаций на постоянное государственное хранение до истечения законодательно установленного срока временного хранения документов;

4) организация - источник комплектования государственного архива Новосибирской области - государственные органы, учреждения и организации, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Новосибирской области.

3. Заявителями государственной услуги (далее - организация - источник комплектования) являются:

1) государственные учреждения и унитарные предприятия Новосибирской области;

2) негосударственные организации - владельцы документов, отнесённых к составу Архивного фонда Новосибирской области.

4. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги:

1) информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении государственного архива при личном обращении, по телефону, по письменным обращениям, в том числе посредством электронной почты, а также путём размещения её на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС Новосибирской области);

2) место нахождения государственного архива, его почтовый адрес:

ул. Свердлова, 16, Новосибирск, 630007;

3) график работы государственного архива:

понедельник - четверг: 8.00-16.45

пятница:                       8.00-15.30

суббота, воскресенье - выходные дни;

4) справочные телефоны государственного архива: тел./факс (383) 223-53-01 (приемная), (383) 223-99-41 (заместитель директора);

5) адрес электронной почты директора государственного архива: kok@obladm.nso.ru;

6) телефоны структурных подразделений, непосредственно осуществляющих предоставление услуги:

а) отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (383) 223-92-61 (начальник отдела);

б) архивохранилище документов новейшей истории (383) 222-44-02 (заведующий архивохранилищем);

в) архивохранилище документов общественно-политических организаций и движений (383) 223-58-09 (заведующий архивохранилищем);

г) юрист государственного архива (383) 223-87-98;

7) официальный сайт управления ГАС Новосибирской области: www.sibarchives.ru;

8) порядок получения информации по вопросам предоставления услуги:

а) при личном обращении приём осуществляет заместитель директора государственного архива по рабочим дням в рабочее время;

б) по телефону специалисты государственного архива обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги;

в) по письменным обращениям информация направляется по почте в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

г) по электронной почте информация направляется на электронный адрес обратившегося в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;

9) информация о месте нахождения государственного архива, его почтовом адресе и адресе электронной почты, контактных телефонах, сведения о графике работы размещаются на официальном сайте управления ГАС Новосибирской области (дополнительно график работы размещён при входе в помещение государственного архива).

II. Стандарт предоставления государственной услуги

5. Наименование государственной услуги: "Досрочный приём документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение".

Досрочный приём документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение (далее - государственная услуга) включает в себя передачу документов, отнесённых к составу Архивного фонда Новосибирской области, из архивов организаций - источников комплектования на постоянное государственное хранение до истечения законодательно установленного срока временного хранения документов.

6. Предоставление государственной услуги осуществляется должностными лицами и структурными подразделениями государственного архива (далее - структуры государственного архива):

1) организацию предоставления государственной услуги и оформления её результатов в установленном порядке осуществляет заместитель директора государственного архива, ответственный за организацию хранения документов;

2) непосредственное предоставление услуги осуществляют специалисты отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (далее - ОКВАиД), архивохранилищ документов новейшей истории и документов общественно-политических организаций и движений (далее - архивохранилище), юрист государственного архива.

Сроки и последовательность действий (административных процедур) государственного архива, а также порядок его взаимодействия с организациями - источниками комплектования государственного архива при предоставлении данной государственной услуги определяет настоящий Административный регламент.

7. Результатом предоставления государственной услуги являются:

1) опись дел постоянного хранения с отметкой об осуществлённом приёме;

2) акт приема-передачи документов.

8. Сроки предоставления государственной услуги:

1) поступившее в государственный архив официальное письмо организации - источника комплектования о необходимости предоставления государственной услуги, составленное в произвольной форме, рассматривается в течение 3-х рабочих дней со дня регистрации;

2) конкретный срок досрочного приёма документов на государственное хранение оговаривается сторонами в договоре.

9. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993 N 237, 31.12.2008 N 267; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009 г. N 1, ст. 1,2; N 4 ст., 445);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 30.07.2010 N 168);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007; "Российская газета", 2009, N 89);

Законом Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области" (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов N 40, 30.09.2005; N 65, 12.12.2008; N 66, 19.12.2008);

Основными правилами работы ведомственных архивов (утверждены приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 N 263);

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

приказом управления государственной архивной службы Новосибирской области от 22.11.2010 N 136-од "Об утверждении методики расчета цены на оказание государственной платной услуги в сфере архивного дела" (размещен на официальном сайте управления ГАС Новосибирской области).

10. Основанием для предоставления государственной услуги являются следующие документы:

1) официальное письмо от организации - источника комплектования в адрес государственного архива с указанием причины досрочной передачи документов на государственное хранение (к письму могут прилагаться документы или их копии, подтверждающие данную необходимость);

2) договор по досрочному приему документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение, подписанный сторонами.

11. Поступившее от организации - источника комплектования официальное письмо регистрируется в день поступления.

12. Основанием для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие (или невозможность прочтения) в официальном письме, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, или в договоре обязательных реквизитов организации - источника комплектования архива.

13. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является:

1) отсутствие в государственном архиве свободных площадей для хранения документов;

2) необоснованность требований организации - источника комплектования в сокращении законодательно установленного срока временного хранения документов до передачи их в государственный архив;

3) отказ организации - источника комплектования от подписания двухстороннего договора.

14. Размер платы, взимаемой с организации - источника комплектования за предоставление услуги, рассчитывается согласно Методики расчёта цены на оказание государственной услуги по досрочному приёму документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение и не может превышать экономически обоснованных расходов на её оказание, установленных расчётным методом в соответствии с настоящей методикой. Порядок взимания платы определяется двухсторонним договором.

15. Требования к местам предоставления государственной услуги:

1) центральный вход в здание государственного архива должен быть оборудован вывеской, содержащей наименование учреждения и режим его работы;

2) прием представителей организации - источника комплектования осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях, соответствующих комфортным условиям работы, санитарно-эпидемиологическим нормам и правилам противопожарной безопасности, с наличием средств оказания первой медицинской помощи и доступных мест общего пользования (туалетов);

3) кабинеты лиц, ведущих приём представителей организации - источника комплектования, должны быть оборудованы вывесками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, времени перерыва на обед;

4) рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, а также принтером;

5) места для оформления документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями;

6) при наличии технической возможности на территории, прилегающей к государственному архиву, оборудуются бесплатные места для парковки автотранспортных средств, в том числе для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов (не менее одного), которые не должны занимать иные транспортные средства.

16. Показателем доступности и качества предоставления государственной услуги является отсутствие фактов обжалования в досудебном и судебном порядке действия (бездействия) и решения должностных лиц государственного архива, ответственных за предоставление данной государственной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

17. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрацию официального письма от организации - источника комплектования и направление его копии в структурные подразделения государственного архива, ответственные за предоставление государственной услуги;

2) анализ обстоятельств возникновения необходимости в досрочной передаче дел на государственное хранение;

3) направление официального ответа организации - источнику комплектования;

4) оформление договора по досрочному приему документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение;

5) организация передачи дел на государственное хранение;

6) передача дел на хранение в государственный архив;

7) подготовка и оформление результатов предоставления государственной услуги.

Ответственность за соблюдение вышеперечисленных административных процедур несёт заместитель директора государственного архива, ответственный за организацию хранения документов. Блок-схема последовательности действий государственного архива при предоставлении государственной услуги приводится в Приложении N 1 к Административному регламенту.

18. Поступившее от организации - источника комплектования официальное письмо регистрируется секретарём директора в приёмной государственного архива в день поступления. Регистрация письма является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Копия письма с резолюцией директора государственного архива в течение 2-х дней со дня регистрации направляется в структурные подразделения государственного архива, ответственные за предоставление государственной услуги.

19. Анализ обстоятельств возникновения необходимости в досрочной передаче дел на государственное хранение в течение 5-ти дней осуществляют специалисты ОКВАиД (далее - куратор организации) и архивохранилищ под руководством заместителя директора, ответственного за организацию хранения документов. При этом определяются:

1) степень полноты сведений, содержащихся в официальном письме, для оценки необходимости предоставления государственной услуги;

2) наличие в государственном архиве свободных площадей для осуществления услуги в заявленном объёме;

3) степень подготовленности документов организации - источника комплектования для передачи дел на государственное хранение.

20. По итогам проведённого анализа в течение 3-х дней куратором организации оформляется и направляется официальное письмо о результатах рассмотрения обращения.

В случае положительного решения о досрочном приёме документов официальное письмо должно содержать общие сведения о порядке передачи дел и уведомление о платности государственной услуги.

21. В случае договорённости сторон о начале процедур по проведению приема-передачи документов юристом государственного архива осуществляется оформление договора по досрочному приему документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение при содействии куратора организации (Приложение N 2).

22. Организацию передачи дел на государственное хранение осуществляют куратор организации и ответственное лицо организации - источника комплектования.

23. Ответственное лицо организации - источника комплектования обеспечивает формирование комплекса документов, необходимых для осуществления передачи на государственное хранение в соответствии с п. 4.4. "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и "Основных правил работы ведомственных архивов" в сроки, зафиксированные двухсторонним договором.

24. Куратор организации оказывает организации - источнику комплектования консультативную помощь при формировании необходимого комплекса документов.

25. После окончания данного вида работ куратором организации и ответственным лицом организации - источника комплектования проводится проверка наличия дел, подготовленных к передаче, в порядке и с конечным результатом (актом), определённом п. 5.5. "Основных правил работы ведомственных архивов".

26. Передача дел на хранение в государственный архив производится в присутствии ответственного лица организации - источника комплектования в соответствии с п. 4.4. "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

27. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организации - источника комплектования, передающей указанные документы.

28. Приём документов от организации - источника комплектования осуществляется по утверждённым описям дел, где в день передачи документов сотрудники архивохранилища государственного архива делают отметки о приёме дел на всех экземплярах описей, три из которых передаются в государственный архив вместе с документами.

29. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составленной в произвольной форме. Организация - источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов.

30. Заведующий архивохранилищем в день передачи документов оформляет в двух экземплярах акт приема-передачи архивных документов на государственное хранение по форме, установленной "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

Один экземпляр акта остается в государственном архиве, другой - в организации - источнике комплектования. Акт приёма-передачи архивных документов является основанием для оплаты организацией - источником комплектования предоставленной государственным архивом государственной услуги.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

31. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами структурных подразделений государственного архива положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляют начальник ОКВАиД и заведующий архивохранилищем.

Текущий контроль осуществляется путем проверки осуществления административной процедуры или их комплекса согласно Административному регламенту, а также путём проверки составленных документов на их соответствие установленным нормативным требованиям.

32. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы государственного архива), а также внеплановыми (осуществляться на основании приказа директора государственного архива в связи с обращением получателя услуги или выявлением должностными лицами государственного архива факта некачественного оказания услуги).

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги приказом директора государственного архива формируется комиссия из специалистов государственного архива под руководством заместителя директора, ответственного за организацию хранения документов.

Результаты проверки соблюдения порядка и полноты административных процедур, правильности формирования и оформления нормативно установленного комплекса документов по приёму-передаче архивных дел на государственное хранение оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.

По результатам проведения проверки в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

33. Формой контроля качества и соблюдения сроков работ, необходимых для осуществления данной государственной услуги, в том числе и со стороны получателя услуги, является соблюдение положений двухстороннего договора, нарушение которых ведёт к законодательно закреплённым санкциям в отношении виновной стороны.

34. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги (в плановом и внеплановом порядке) может осуществляться управлением ГАС Новосибирской области.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц, предоставляющих государственную услугу

35. Действия (бездействие) и решения должностных лиц государственного архива, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее - представители организаций).

36. Представители организации вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц государственного архива директору государственного архива, директора государственного архива - начальнику управления ГАС Новосибирской области (далее - уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица), а также в судебном порядке.

37. Представители организаций вправе обратиться с жалобой в письменной или устной форме лично или направить жалобу уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам по почте.

Приём представителей организаций директором государственного архива осуществляется без предварительной записи в рабочее время.

Письменное (почтовое) обращение представителей организаций к уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам рассматривается в течение 30-ти дней со дня его регистрации.

38. Представители организаций в своем письменном обращении в обязательном порядке указывают либо наименование органа (организации), в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование своей организации, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагают суть предложения, заявления или жалобы. Должностное лицо организации - источника комплектования ставит личную подпись и дату.

Представители организаций в подтверждение своих доводов вправе прилагать документы и материалы либо их копии к своему обращению.

39. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного архива, направляется в течение 7-ми дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением представителей организаций, направивших письмо, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

40. При проведении проверки, а также в случае направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с письменным уведомлением об этом представителей организации.

41. По результатам рассмотрения обращения уполномоченными на рассмотрение обращений должностными лицами принимается решение об удовлетворении требований представителей организаций либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется представителям организаций по почтовому адресу, указанному в обращении.

42. Если в письменном обращении представителей организаций содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу, о чём представители организаций уведомляются письменно.

43. Если в письменном обращении представителей организаций к уполномоченному на рассмотрение обращений должностному лицу не указаны или не поддаются прочтению почтовый адрес, контактный телефон, а также содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов.

44. Представители организаций вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги в судебном порядке.

Представители организаций вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции по месту своего нахождения или по месту нахождения государственного архива, должностного лица, решение, действия (бездействие) которых оспариваются.

Представители организаций вправе обратиться в суд с заявлением в течение 3-х месяцев со дня, когда им стало известно о нарушении его прав и свобод.