Постановление Губернатора Новосибирской области от 1 ноября 2010 г. N 345 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области"

В целях совершенствования документационного обеспечения, упорядочения работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - Инструкция).

2. Заместителям Губернатора Новосибирской области, заместителям Председателя Правительства Новосибирской области, руководителям исполнительных органов государственной власти Новосибирской области при подготовке проектов законов Новосибирской области, проектов правовых актов и иных документов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области руководствоваться требованиями Инструкции.

3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Новосибирской области на основе Инструкции и Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 разработать и утвердить инструкцию по делопроизводству соответствующего исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, согласовав ее с управлением государственной архивной службы Новосибирской области.

4. Признать утратившими силу:

постановление главы администрации Новосибирской области от 03.02.2003 N 61 "О документационном обеспечении администрации области";

постановление Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 N 700 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению администрации Новосибирской области";

постановление Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 N 465 "О внесении изменений в постановление Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 N 700";

постановление Губернатора Новосибирской области от 07.12.2009 N 513 "О внесении изменений в постановление Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 N 700".

5. Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.

В.А.Юрченко

Инструкция
по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области
(утв. постановлением Губернатора Новосибирской области от 1 ноября 2010 г. N 345)

I. Общие положения

1. Инструкция по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 (далее - Правила), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 (далее - Методические рекомендации), Уставом и законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

Приведенные в Инструкции понятия соответствуют понятиям, изложенным в Методических рекомендациях.

3. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

4. Организацию работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области осуществляет администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - администрация).

5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в администрации возлагается на канцелярию администрации и ответственных за делопроизводство структурных подразделений администрации, определяемых приказом руководителя администрации.

6. Требования, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников администрации и исполнительных органов государственной власти Новосибирской области.

Работники несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.

7. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку или увольнением работник обязан передать по акту находящиеся у него на исполнении документы в канцелярию администрации, ответственному за делопроизводство или другому работнику по указанию непосредственного руководителя.

9. В случае утраты документа или разглашения работником сведений, содержащихся в документе для служебного пользования, начальник канцелярии администрации обязан провести служебное расследование и о его результатах проинформировать руководителя администрации.

10. Правила и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, персональные данные, с обращениями граждан, с запросами пользователей информации о предоставлении информации о деятельности Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - запрос), организации контроля за исполнением документов, подготовки документов к заседаниям Правительства Новосибирской области, подготовки долгосрочных целевых программ устанавливаются специальными правовыми актами.

11. Требования Инструкции к бухгалтерской и другой специальной документации распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.

II. Состав и правила оформления реквизитов документов

12. Документ состоит из отдельных реквизитов - обязательного элемента оформления документа.

При оформлении документов используются следующие реквизиты:

1) герб Новосибирской области;

2) наименование органа, издавшего документ (наименование организации);

3) должность лица, подписавшего документ (для должностных бланков);

4) подпись должностного лица;

5) вид документа (наименование вида документа);

6) место составления (издания) документа (г. Новосибирск);

7) справочные данные об органе, издавшем документ;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа (заголовок к тексту);

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (ссылка на регистрационный номер и дату документа);

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования (гриф согласования документа);

16) гриф утверждения (гриф утверждения документа);

17) виза (виза согласования документа);

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа (отметка об исполнении документа и направлении его в дело);

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа в администрацию (отметка о поступлении документа в организацию.)

13. Герб Новосибирской области:

Размещается на бланках документов в соответствии с Законом Новосибирской области "О гербе Новосибирской области".

Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита наименование организации и отделяется от него одним межстрочным интервалом.

14. Наименование органа, издавшего документ (наименование организации):

Наименование органа (организации), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному законодательными и иными правовыми актами Новосибирской области.

Например:

          ПРАВИТЕЛЬСТВО

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

В случае если автором документа является структурное подразделение администрации, то под наименованием Администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области размещается наименование структурного подразделения:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ДЕПАРТАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ

Наименование организации печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов бланка.

Наименование дается в именительном падеже.

15. Должность лица, подписавшего документ:

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки, например:

ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

или:

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ -
МИНИСТР ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И ИННОВАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА

16. Подпись должностного лица:

Обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

Заместитель Председателя Правительства Новосибирской области - министр строительства и жилищно-коммунального хозяйства Новосибирской области	Подпись	В.А. Анисимов
или:
	Подпись	В.А. Анисимов

Инициалы имени и отчества указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель, имеющий право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности (исполняющим обязанности должностного лица), при этом перед наименованием должности указывается:

Исполняющий обязанности

Губернатора Новосибирской области                        Подпись                           А.Б. Хомлянский

или сокращенно:

И.о. Губернатора Новосибирской области                 Подпись                           А.Б. Хомлянский

Реквизит печатается через два межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Допускается центрирование наименования должности относительно самой длинной строки.

В наименовании должности может быть указана должность, занимаемая в координационном или совещательном органе, например:

Заместитель Губернатора Новосибирской области, председатель рыбохозяйственного совета Новосибирской области

Подпись

В.А. Гергерт

При подписании документов несколькими руководителями, равными по должности, но представляющими разные органы, их подписи располагают на одном уровне, например:

Министр финансов и налоговой политики Новосибирской области Подпись                 Л.В. Горнин                  Дата

Министр культуры Новосибирской области Подпись               Н.В. Ярославцева                   Дата

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Подпись

М.Ф. Жиганов

Члены комиссии

Подпись Подпись Подпись

Г.Ф. Васильчикова И.М. Гуськова Н.Д. Инина

Расшифровка подписи в реквизите подпись располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

17. Вид документа (наименование вида документа):

Определяет принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита наименование организации и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и другие.

Реквизит выделяется полужирным шрифтом.

18. Место составления (издания) документа (г. Новосибирск):

Реквизит указывается на всех бланках документов, кроме писем.

Располагается ниже реквизита вид документа.

19. Справочные данные об органе, издавшем документ:

Справочные данные об органе, издавшем документ, включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете.

Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита наименование организации.

20. Адресат:

Реквизит располагается в правом верхнем углу на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление.

Реквизит должен содержать точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.

Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

При направлении документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или ее структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

	Министерство экономического развития Российской Федерации
или:
	Министерство природных ресурсов Российской Федерации Департамент экономики и финансов

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя органа, организации наименование органа, организации входит в наименование должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Полномочному представителю Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе В.А. Толоконскому

При направлении документа руководителям нескольких органов или организаций их следует указывать следующим образом:

	Руководителям областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области
или:
	Главам муниципальных образований Новосибирской области

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

В состав реквизита, при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для гражданина);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики края, области, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

или:	Председателю Новосибирской областной ассоциации врачей С.Б. Дорофееву Серебренниковская ул., д. 42, г. Новосибирск, 630099 Аникиной А.В. Мира ул., д. 23, с. Новотырышкино, Колыванский район, Новосибирская обл., 633167

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области, постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

21. Дата документа:

Датой документа является:

дата его подписания (распорядительные документы, письма, телеграммы);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Датой документа, изданного совместно двумя или более органами, является дата проставления более поздней подписи.

При написании даты используются способы словесно-цифровой (9 апреля 2010 года) и цифровой (06.02.2010 - день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами).

Реквизит обязателен для всех видов документов.

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в установленном для этого реквизита месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

22. Регистрационный номер документа:

Реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты и является цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа, присвоенным при регистрации. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

23. Наименование документа (заголовок к тексту документа):

Наименование документа (заголовок к тексту документа) реквизит документа, выражающий краткое содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объёма (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Постановление, распоряжение, письмо (о чём-)

Правила (чего-).

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, оформляется с прописной буквы, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актах заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

24. Текст документа:

Документы составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Текст документа должен содержать достоверную и объективную информацию, не допускать двоякого толкования.

Содержание документа должно излагаться кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части, преамбуле, указываются факты, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др.

Текст документа может содержать только одну заключительную часть.

В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование органа или организации - автора документа, дата, регистрационный номер, наименование документа (заголовок к тексту).

Текст документа можно разбивать на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы в таблице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Тексты документов излагаются от:

от первого лица единственного числа - в постановлениях, распоряжениях, докладных (служебных) записках, письмах:

постановляю, предлагаю, прошу, считаю;

от первого лица множительного числа - в совместных документах, в письмах:

постановляем; просим; направляем; слушали; решили; выступили;

от третьего лица единственного числа - в постановлениях, протоколах, письмах, актах:

Правительство Новосибирской области постановляет; министерство считает.

При указании фамилии, имени и отчества в тексте инициалы пишутся после фамилии: Горнин Л.В., Никонов В.А., Сёмка С.Н.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами в поле верхнего колонтитула, по центру.

25. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта:

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем письма при подготовке письма-ответа.

Располагается на бланке письма ниже реквизитов дата документа и регистрационный номер документа.

Реквизит включает регистрационный номер и дату документа адресанта, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся исполнителем с поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

26. Отметка о наличии приложений:

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах, договорах, приложениях к правовым актам.

Отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах печатается от левой границы текстового поля через два интервала ниже текста документа.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложения не названы, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Проект закона Новосибирской области на 3 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка к проекту закона на 1 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Минфина России от 10.07.2009 N 19-70/24-2 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

справка о финансовой задолженности предприятия, для служебного пользования, рег. N 51, на 3 л. в 1 экз.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут ПРИЛОЖЕНИЕ N. Ниже - наименование вида правового акта, на следующей строке - дата и регистрационный номер правового акта. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению Правительства Новосибирской области от 03.07.2010 N 24-п

27. Гриф согласования:

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Реквизит включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи и дату согласования.

                 СОГЛАСОВАНО

Заместитель Председателя Правительства 

              Новосибирской области

         Подпись          И.В. Шмидт

                        Дата 

или:

                      СОГЛАСОВАНО

Письмо Губернатора Новосибирской области

                   от 31.08.2009 N Т/145

или:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правительства Новосибирской области от 20.05.2010 N 2

Гриф согласования располагается ниже реквизита подпись должностного лица ближе к нижнему полю документа.

При наличии нескольких грифов согласования реквизиты располагают на одном уровне.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких должностных лиц, согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается запись: Лист согласования прилагается.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

28. Гриф утверждения:

Реквизит, придающий документу юридическую силу, располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Утверждаются, как правило, положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания и т.д.

В случае утверждения документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности, подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Новосибирской области Подпись          В.А. Юрченко                              Дата

При утверждении документа правовым актом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Новосибирской области от 03.07.2010 N 24-п

При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ Министр сельского хозяйства Новосибирской области Подпись           Г.И. Иващенко                                  Дата

УТВЕРЖДАЮ Министр экономического развития Новосибирской области Подпись          А.Н. Струков                               Дата

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа, утверждающего документ, которые центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ.

29. Виза:

Визирование (согласование) проекта документа с должностными лицами проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям и оформляется визой.

Представляемые на подпись Губернатору Новосибирской области документы визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения администрации или областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, где готовился проект документа, заместителем Губернатора Новосибирской области или заместителем Председателя Правительства Новосибирской области, курирующим соответствующее направление работы.

Документы, содержащие поручения руководителям органов государственной власти, государственных органов Новосибирской области, должны быть завизированы ими.

На проекте правового акта виза проставляется в левой нижней части оборотной стороны последнего листа документа и включает должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Руководитель

департамента по тарифам

   Подпись       Н.Н. Жудикова

                Дата

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Визу оформляют следующим образом:

Имеются замечания (с учетом замечаний)

Руководитель

департамента по тарифам

   Подпись       Н.Н. Жудикова

                Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа (письмо) виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом подпись должностного лица, в его левой нижней части и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты, например:

    Подпись      С.И. Ащеулов

                Дата

Допускается полистное визирование документа и его предложений.

30. Оттиск печати:

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами (на документах, содержащих сведения финансового характера, сертификатах, лицензиях, грамотах и благодарностях, а также документах, удостоверяющих права граждан). Печати проставляется таким образом, чтобы оттиск печати захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая личной подписи должностного лица.

На документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается буквами МП.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым синего или фиолетового цвета.

31. Отметка о заверении копии:

Заверенная копия документа - копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу оригинального документа.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита подписи должностного лица оформляется реквизит отметка о заверении копии.

Реквизит включает: указание о месте нахождения подлинника документа, слово Верно, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии документа в другие организации или выдаче ее на руки), например:

Подлинник документа находится в отделе корреспонденции - канцелярии в деле N      за      год.

Верно

Начальник отдела

корреспонденции - канцелярии      Подпись                 Н.Н. Аноди на

                                          Оттиск печати    Дата         

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): Всего в копии _____ л.

Допускается заверять отметкой Верно каждый лист многостраничной копии документа.

32. Отметка об исполнителе:

Реквизит включает инициалы (имя, отчество), фамилию исполнителя и номер его телефона. Он располагается в нижней части на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа от левой границы текстового поля, например:

И.М. Гуськова

(383) 222 69 30

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, номер телефона и дату печатания документа.

33. Указания по исполнению документа:

Указания по исполнению документа (резолюция) включает следующие элементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (ей), содержание поручения (при необходимости), срок его исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Жиганову М.Ф. Прошу подготовить проект распоряжения к 23.09.2010       Подпись                     Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное первым. Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Реквизит оформляется на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция может быть написана непосредственно на лицевой стороне первого листа на документе (в заголовочной части) на свободном от текста месте.

34. Отметка о контроле документа:

Реквизит оформляется на всех документах, исполнение которых контролируется; обозначается буквой К или штампом Контроль; располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).

В копиях правовых актов отметка может проставляться на левом поле напротив контролируемого пункта документа.

35. Отметка об исполнении документа:

Реквизит включает краткие сведения об исполнении документа и направлении его в дело.

Если отсутствует документ, свидетельствующий о его исполнении, то приводятся краткие сведения об исполнении, отметка В дело (возможно указание N дела), подпись (исполнителя или руководителя, давшего указание по исполнению документа, или руководителя подразделения, в котором документ исполнен) и дата.

Проведено совещание 28.05.2010

В дело

Жукова

Дата

При наличии документа, свидетельствующего об исполнении указания (правовой акт, служебное письмо), указывается его N, дата и оформляется отметка В дело, подпись и дата.

Принято распоряжение N 32-р от 21.06.2010

В дело

Жукова

Дата

Реквизит располагается в левой нижней части исполненного документа, подлежащего формированию в дело.

36. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации и имеет вид Для служебного пользования.

Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра.

Регистрационный номер документа в этом случае дополняется указанием ДСП.

37. Отметка о поступлении документа:

Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита являются: наименование организации; порядковый номер, который дополняется индексом структурного подразделения, и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты), например:

Администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области К а н ц е л я р и я Вх. N 3561/1 01.05.2010

III. Требования к бланкам документов

38. Документы, создаваемые для обеспечения деятельности Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, а также документы администрации оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Применяются следующие виды бланков документов:

1) бланки Губернатора Новосибирской области:

бланк постановления;

бланк распоряжения;

бланк письма;

общий бланк (доверенность, заключение, протокол).

2) бланки Правительства Новосибирской области:

бланк постановления;

бланк распоряжения;

общий бланк (протокол, доверенность, выписка из протокола);

бланк письма;

3) бланк письма заместителя Губернатора Новосибирской области;

4) бланк письма заместителя Председателя Правительства Новосибирской области;

5) бланки администрации:

бланк приказа;

бланк письма руководителя администрации;

бланк письма администрации;

общий бланк (протокол, доверенность, записки);

бланк письма структурного подразделения администрации;

общий бланк структурного подразделения администрации (протокол, акт, докладные и другие записки, справка);

6) бланки координационных и совещательных органов:

бланк письма;

общий бланк (протокол, решение).

39. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

40. Бланки документом могут изготавливаться на основе продольного и углового расположения реквизитов.

При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

На основе продольного расположения реквизитов изготавливаются следующие бланки документов:

постановлений и распоряжений Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

приказов;

бланки писем Губернатора Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области, заместителей Председателя Правительства Новосибирской области;

общие бланки.

На основе углового расположения реквизитов изготавливаются следующие бланки документов:

бланк письма Правительства Новосибирской области;

бланки писем администрации и структурных подразделений администрации;

бланки писем координационных или совещательных органов.

41. Состав реквизитов бланков документов:

герб Новосибирской области (кроме бланков писем координационных или совещательных органов);

наименование органа, издавшего документ (наименование организации);

должность лица, подписавшего документ (для должностных бланков);

справочные данные об органе, издавшем документ (для письма);

вид документа, кроме письма;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа (г. Новосибирск), кроме письма;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (для письма).

42. Разработка и изготовление бланков:

1) образцы бланков документов разрабатываются отделом подготовки документов администрации (постановлений, распоряжений, приказов), канцелярией администрации (служебных писем и иных документов) и утверждаются руководителем администрации;

2) бланки постановлений, распоряжений, приказов воспроизводятся непосредственно при изготовлении документов в отделе подготовки документов администрации;

3) бланки писем Губернатора Новосибирской области, Председателя Правительства Новосибирской области воспроизводятся непосредственно при подготовке писем в канцелярии администрации;

4) бланки писем заместителей Губернатора Новосибирской области, заместителей Председателя Правительства Новосибирской области, изготавливаются типографским способом.

Бланки письма Правительства Новосибирской области нумеруются и выдаются исполнителям канцелярией администрации под подпись в журнале учета выдачи бланков.

Бланки писем заместителей Губернатора Новосибирской области, заместителей Председателя Правительства Новосибирской области нумеруются ответственными за делопроизводство и выдаются исполнителям под подпись в журнале учета выдачи бланков.

5) администрация, структурные подразделения администрации, координационные или совещательные органы имеют бланки (далее - бланки писем), если это предусмотрено соответствующими положениями.

Бланки писем воспроизводятся непосредственно при изготовлении письма исполнителями.

Бланки писем размещаются в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) в подсистеме "Исходящие документы".

43. Порядок изготовления, использования, хранения бланков документов определяется руководителем администрации.

44. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

45. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

IV. Порядок подготовки законопроектов

46. Подготовка законопроектов производится в соответствии с планом законопроектных работ на соответствующий календарный год, утверждаемым Губернатором Новосибирской области или в соответствии с поручением Губернатора Новосибирской области.

47. Требования к оформлению проектов законов Новосибирской области устанавливаются Законом Новосибирской области от 25 декабря 2006 года N 80-ОЗ "О нормативных правовых актах Новосибирской области"и приложением N 1 к Инструкции.

Требования к оформлению проекта федерального закона устанавливаются Регламентом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума).

48. Законопроекты вносятся в администрацию не позднее чем за 30 дней до истечения установленного срока подготовки и включают в себя следующие документы:

1) текст законопроекта, завизированный заместителем Губернатора Новосибирской области или заместителем Председателя Правительства Новосибирской области, в ведении которых находятся вопросы, нормативно-правовое регулирование которых предусматривается данным законопроектом, руководителем органа, подготовившего данный проект;

2) пояснительную записку, подписанную руководителем органа, подготовившего данный проект, содержащую цель принятия закона, предмет правового регулирования, концепцию законопроекта, общую характеристику его структуры и комментарии к структурным единицам;

3) финансово-экономическое обоснование, завизированное руководителем органа и согласованное с министерством финансов и налоговой политики Новосибирской области;

перечень законов Новосибирской области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в случае принятия данного закона;

4) проект сопроводительного письма в Законодательное Собрание Новосибирской области с указанием представителя Губернатора Новосибирской области на всех стадиях рассмотрения указанного законопроекта.

49. Государственно-правовой департамент администрации в течение 15 дней проводит экспертизу законопроекта и готовит заключение о соответствии законопроекта действующему законодательству и требованиям Инструкции.

50. В случае положительного заключения законопроект вносится на рассмотрение Губернатора Новосибирской области. Если рассмотрение законопроекта включено в план заседаний Правительства Новосибирской области, законопроект вносится на рассмотрение Губернатора Новосибирской области после рассмотрения Правительством Новосибирской области в соответствии с регламентом Правительства.

51. Для внесения законопроекта в Законодательное Собрание Новосибирской области законопроект, включая все документы и материалы к нему на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, передаётся в канцелярию администрации для оформления сопроводительного письма Губернатора Новосибирской области в соответствии с требованиями Инструкции.

52. Подписанное Губернатором Новосибирской области сопроводительное письмо регистрируется в установленном порядке и в тот же день направляется вместе с прилагаемыми документами Председателю Законодательного Собрания Новосибирской области.

Законопроект, документы и материалы к нему в электронном виде направляются электронной почтой в отдел корреспонденции - канцелярию Законодательного Собрания Новосибирской области по адресу: kanc@sovet-nso.ru.

V. Порядок рассмотрения законопроектов, поступивших на заключение Губернатору Новосибирской области

53. Законопроекты, направленные на заключение Губернатору Новосибирской области, поступают в государственно-правовой департамент администрации, который в течение 20 календарных дней с момента поступления законопроекта в администрацию совместно с заинтересованными областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области готовит заключение Губернатора Новосибирской области на представленный законопроект.

54. Заключение на проект закона подписывается Губернатором Новосибирской области и не позднее 25 календарных дней со дня поступления направляется канцелярией администрации в Законодательное Собрание Новосибирской области.

VI. Порядок работы над законопроектами, принятыми Законодательным Собранием Новосибирской области в первом чтении

55. Постановление Законодательного Собрания Новосибирской области с законопроектом, принятым в первом чтении, поступающие в администрацию, в тот же день направляются членам Правительства Новосибирской области, в ведении которых находятся вопросы, нормативно-правовое регулирование которых, предусматривается данным законопроектом.

Постановление по законопроекту, внесенному в Законодательное Собрание Новосибирской области Губернатором Новосибирской области, направляется также представителю Губернатора Новосибирской области по данному законопроекту.

56. Члены Правительства Новосибирской области, представитель Губернатора Новосибирской области по законопроекту, внесенному в Законодательное Собрание Новосибирской области Губернатором Новосибирской области, не позднее чем за 7 дней до истечения установленного срока подачи поправок к данному законопроекту направляют свои предложения и замечания в государственно-правовой департамент администрации.

57. Государственно-правовой департамент администрации на основании поступивших предложений и замечаний готовит поправки к проекту закона и сопроводительное письмо Губернатора Новосибирской области.

58. Подписанное Губернатором Новосибирской области сопроводительное письмо вместе с поправками к проекту закона направляется канцелярией администрации в Законодательное Собрание Новосибирской области не позднее срока, установленного для подачи поправок.

VII. Порядок подписания законов Новосибирской области

59. Принятый закон Новосибирской области и соответствующее постановление Законодательного Собрания Новосибирской области в двух экземплярах поступают в администрацию и в течение 10 календарных дней со дня поступления проходят юридическую экспертизу в государственно-правовом департаменте администрации.

60. По результатам экспертизы государственно-правовой департамент администрации готовит заключение о возможности подписания закона или проект письма Губернатора Новосибирской области в Законодательное Собрание Новосибирской области с мотивированным обоснованием отклонения поступившего закона либо с предложениями о внесении в него изменений и дополнений.

В случае возвращения закона в письме указывается представитель Губернатора Новосибирской области при рассмотрении закона в Законодательном Собрании Новосибирской области.

61. Заключение или проект письма с двумя экземплярами законов передаются Губернатору Новосибирской области, который не позднее 14 календарных дней со дня поступления законов в администрацию подписывает закон либо отклоняет закон, подписывая письмо в Законодательное Собрание Новосибирской области.

62. Подписанные Губернатором Новосибирской области законы поступают в отдел подготовки документов администрации, где они регистрируются, проставляется дата подписания. Первый экземпляр закона, заверенный гербовой печатью, не позднее следующего дня направляется в Законодательное Собрание Новосибирской области, второй остается в отделе подготовки документов администрации.

63. Отклоненный Губернатором Новосибирской области закон вместе с письмом Губернатора Новосибирской области направляется канцелярией администрации в Законодательное Собрание Новосибирской области.

VIII. Подготовка отзывов Правительства Новосибирской области на проекты федеральных законов

64. Выписка из протокола заседания Совета Государственной Думы с материалами по проекту федерального закона, поступающие в администрацию, в тот же день направляются членам Правительства Новосибирской области, в ведении которых находятся вопросы, нормативно-правовое регулирование которых, предусматривается данным законопроектом.

65. Члены Правительства Новосибирской области в течение 15 дней со дня получения законопроекта направляют свои предложения и замечания в государственно-правовой департамент администрации.

66. Государственно-правовой департамент администрации на основании поступивших предложений и замечаний готовит официальный отзыв на проект федерального закона.

Официальный отзыв оформляется на бланке письма Правительства Новосибирской области за подписью Губернатора Новосибирской области или временно исполняющего его обязанности в срок, установленный в выписке из протокола заседания Совета Государственной Думы.

IX. Порядок подготовки проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области

67. Правовые акты издаются высшим должностным лицом Новосибирской области - Губернатором Новосибирской области, постоянно действующим высшим исполнительным органом государственной власти Новосибирской области - Правительством Новосибирской области в виде постановлений и распоряжений.

Постановление - нормативный правовой акт Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, содержащий правовые нормы (правила поведения), рассчитанные на многократное применение, устанавливающие права, обязанности, ответственность персонально не определенного круга лиц и (или) предусматривающие утверждение, введение в действие, толкование, приостановление либо прекращение действия нормативного правового акта.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый Губернатором Новосибирской области, Правительством Новосибирской области для решения оперативных, организационных, и других текущих вопросов, не имеющих нормативного характера, содержащий индивидуальные предписания, рассчитанные на однократное применение и адресованные конкретному лицу (лицам).

68. Правовые акты разрабатываются на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Устава Новосибирской области, законов Новосибирской области, иных нормативных правовых актов Новосибирской области, планов работы Правительства Новосибирской области, поручений Губернатора Новосибирской области, его заместителей, а также в инициативном порядке областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области. При разработке проекта правового акта в инициативном порядке готовится пояснительная записка, в которой указывается обоснование необходимости принятия и (или) внесения изменений и дополнений в действующий правовой акт и перечень органов, принявших участие в разработке проекта.

69. Разработка проектов правовых актов осуществляется областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области, администрацией. При наличии в областном исполнительном органе государственной власти Новосибирской области юридической службы (юриста), в подготовке проекта правового акта в обязательном порядке участвуют юристы данного органа. Для разработки проектов наиболее важных правовых актов по распоряжению Губернатора Новосибирской области могут создаваться рабочие группы.

70. Ответственными за разработку правового акта являются заместители Губернатора Новосибирской области, заместители Председателя Правительства Новосибирской области, руководители соответствующего областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, структурного подразделения администрации.

71. Одновременно с разработкой проекта правового акта разработчиками проекта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей в соответствии с данными систематизации правовых актов органов государственной власти Новосибирской области.

72. Если при подготовке правового акта появилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или выявилось наличие по одному и тому же вопросу нескольких правовых актов, а также если в правовой акт неоднократно вносились изменения, затрудняющие чтение и применение правового акта, то разрабатывается новый единый правовой акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных правовых актах предписания.

73. Проект правового акта должен соответствовать действующему законодательству Российской Федерации и Новосибирской области, а также правилам русского языка.

74. Правовой акт состоит из содержательной части (текст документа) и иных реквизитов.

Содержательная часть правового акта (текст документа) - выраженное в письменном виде языковое, знаковое, графическое, словесно-терминологическое закрепление содержащихся в нем норм права или индивидуальных предписаний, а также иных положений, в том числе разъясняющих цели и мотивы его принятия.

Содержательная часть правового акта должна соответствовать общим требованиям к тексту документа, изложенным в пункте 24 Инструкции.

Слова и выражения в правовом акте используются в значении, обеспечивающем их точное понимание и единство с терминологией, применяемой в федеральном законодательстве и законодательстве Новосибирской области.

Не допускается обозначение в правовом акте разных понятий одним термином или одного понятия разными терминами, если это специально не оговорено в правовом акте.

В правовом акте даются определения используемых в нем юридических, технических и других специальных терминов, если без этого невозможно или затруднено их понимание.

В случае, когда необходимо разъяснить цели и мотивы издания правового акта, дать ссылку на документы, во исполнение которых или в соответствии с которыми принимается правовой акт, в него включается вступительная часть - преамбула. Нормативные предписания в преамбулу не включаются. Постановляющая (распорядительная) часть постановления начинается со слова "п о с т а н о в л я ю" в постановлениях Губернатора Новосибирской области, со слов "Правительство Новосибирской области п о с т а н о в л я е т" в постановлениях Правительства Новосибирской области, после которых ставится двоеточие.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты подразделяются на абзацы, обозначаемые строчными буквами русского алфавита. Пункты, которые включают поручения, управленческие действия, носят распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме - "создать, утвердить, представить".

В том случае, если поручение или действие предполагают конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен содержать указание должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, также его инициалов, которые ставятся после фамилии. Если в качестве исполнителя указаны орган, организация или структурные подразделения, то в этом случае фамилия руководителя пишется после наименования органа, организации или подразделения в скобках, в именительном падеже. Поручения, данные одному исполнителю, перечисляются в одном пункте, например:

1. Министерству образования, науки и инновационной политики Новосибирской области (Никонов В.А.):

1) подготовить предложения...;

2) провести конкурс...

В тексте правового акта должны быть указаны сроки исполнения поручения.

В тексте правового акта употребляются полные официальные наименования органов, организаций и структурных подразделений. В приложении к правовому акту допускается применение сокращенных наименований органов, организаций и структурных подразделений.

Ссылки в правовом акте на структурные элементы его текста, а также на иные действующие правовые акты или структурные элементы их текстов применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь нормативных предписаний либо избежать повторений.

Положения, предусматривающие изменение, дополнение, признание утратившими силу ранее принятых правовых актов, включаются непосредственно в текст правового акта либо оформляются в виде отдельных проектов.

В случае необходимости последним пунктом в проекте правового акта должен быть пункт о возложении контроля за его исполнением.

Грамматический строй предложений должен быть краток - без лишних конструкций. Стиль - характерный для официально-деловой речи. Краткость текста правового акта достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления устойчивых (стандартизированных) языковых оборотов, например:

В целях дальнейшего совершенствования...

Во исполнение статьи 2 Федерального от 25.10.2001 N 137-ФЗ

В соответствии с постановлением Правительства Новосибирской области от 17.05.2010 N 11-п "О....

Утвердить прилагаемый Порядок...

Заместителю Губернатора Новосибирской области Гергерту В.А. принять меры по ...

Признать утратившим силу постановление...

Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.

Таблицы, графики, схемы, карты, являющиеся неотъемлемой составной частью правового акта, как правило, прилагаются к нему. Нумерация приложений производится в порядке упоминания их в тексте правового акта.

Реквизиты правового акта - обязательные сведения, включаемые в правовой акт для признания его действительным. Правовые акты оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты:

наименование вида правового акта;

место составления или издания документа (г. Новосибирск);

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту;

текст документа;

подпись должностного лица;

виза;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа;

отметка о наличии приложений.

Правовой акт может иметь пометку ограничения доступа к документу.

Структура правового акта и необходимость включения в него тех или иных структурных элементов определяются исходя из объема и содержания акта. Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие его содержания.

Требования к оформлению проекта правового акта с использованием редактора WORD 2003 или 2007 годов приведены в приложении N 2 к Инструкции.

75. Согласование проекта правового акта оформляется визой согласования в соответствии с пунктом 29 Инструкции.

Проект правового акта в обязательном порядке согласовывается в следующей последовательности:

1) лицом, возглавляющим юридическую службу областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, ответственного за подготовку проекта правового акта, а при его отсутствии - специалистом по правовым вопросам;

2) руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, ответственного за подготовку проекта правового акта (руководителем структурного подразделения администрации в случае подготовки проекта администрацией);

3) руководителями областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, которым в проекте правового акта предусматриваются поручения;

4) министром финансов и налоговой политики Новосибирской области (если проект правового акта предусматривает финансирование из областного бюджета Новосибирской области, либо принятие, изменение, прекращение расходных обязательств Новосибирской области);

5) заместителем Губернатора Новосибирской области, заместителем Председателя Правительства Новосибирской области, осуществляющим общее руководство и координацию деятельности соответствующего областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области в соответствии с распределением полномочий между заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области.

Разработчик правового акта осуществляет обобщение поступивших замечаний и предложений, вносит изменения в проект правового акта по принятым поправкам.

Устранение разногласий с авторами замечаний и предложений подтверждается при визировании проекта в окончательном варианте руководителем областного исполнительного органа государственной власти новосибирской области (структурного подразделения администрации), подготовившего проект.

Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию всеми ранее согласовавшими данный проект. Повторное визирование не требуется, если при согласовании проекта правового акта в него внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Срок согласования проекта правового акта у каждого согласовывающего лица не должен превышать три рабочих дня. При согласовании проекта в обязательном порядке указывается дата согласования.

Для осуществления процедуры согласования проекта правового акта заместитель Губернатора Новосибирской области, заместитель Председателя Правительства Новосибирской области, ответственный за его подготовку, при необходимости, может созывать совещания с участием представителей заинтересованных органов и организаций, уполномоченных визировать проект правового акта. Проект правового акта и необходимые материалы направляются участникам совещания не позднее чем за три дня до его проведения.

X. Правовая экспертиза проектов правовых актов

76. В целях обеспечения соответствия правовых актов Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области, а также правильности применения в принимаемых правовых актах норм материального права и соблюдения правил юридической техники все проекты правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области после осуществления процедуры согласования должны проходить правовую экспертизу в государственно-правовом департаменте администрации.

77. К проекту правового акта, представленному для проведения правовой экспертизы прилагаются:

1) перечень правовых актов и других документов, послуживших основанием для подготовки проекта;

2) пояснительная записка, содержащая необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений;

3) копии учредительных документов организаций, упоминаемых в проекте правового акта (заверенные областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, разработавшим проект правового акта);

4) перечень правовых актов, подлежащих изменению, дополнению, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта;

5) перечень органов, организаций и лиц, участвовавших в разработке проекта.

78. В случае если проект правового акта, представленный на правовую экспертизу, не прошел процедуру согласования или представлены не все необходимые материалы, то такие проекты возвращаются разработчику проекта для устранения выявленных недостатков.

79. Правовая экспертиза проектов правовых актов осуществляется в порядке их поступления.

Решение об изменении порядка рассмотрения проектов правовых актов принимает руководитель государственно-правового департамента администрации.

80. Правовая экспертиза проектов правовых актов проводится в течение семи рабочих дней со дня поступления проекта на экспертизу.

По решению руководителя администрации срок проведения правовой экспертизы наиболее объемных и сложных проектов может быть продлен, но не должен превышать 30 дней со дня поступления проекта акта на экспертизу.

81. При проведении правовой экспертизы проект правового акта подлежит оценке с точки зрения:

1) соответствия Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области;

2) соответствия содержания и вида акта компетенции Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области;

3) отсутствия внутренних противоречий, взаимоисключающих положений;

4) наличия норм, позволяющих определить порядок реализации проекта;

5) необходимости изменения или отмены положений действующих правовых актов в случаях противоречия представленному проекту;

6) соблюдения правил юридической техники;

82. Содержание проекта при проведении правовой экспертизы может подвергаться корректировке правового и редакционного характера.

83. По результатам правовой экспертизы проекта правового акта в его текст вносятся замечания, готовятся предложения по его доработке или составляется экспертное заключение, которое подписывается руководителем государственно-правового департамента администрации или уполномоченным им лицом. При отсутствии замечаний по проекту правового акта руководитель государственно-правового департамента администрации или его заместитель визирует проект.

84. Замечания, предложения или экспертное заключение подлежат обязательному рассмотрению руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, должностным лицом, подготовившим проект правового акта. Возникшие в процессе правовой экспертизы проекта правового акта разногласия рассматриваются руководителем государственно-правового департамента администрации или его заместителем и руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, должностным лицом, подготовившим проект.

85. При наличии замечаний, предложений или экспертного заключения по результатам правовой экспертизы проект правового акта, дорабатывается областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, должностным лицом, подготовившим проект, и представляется на повторную правовую экспертизу.

Повторная правовая экспертиза проектов правовых актов проводится в порядке, аналогичном проведению первичной правовой экспертизы.

XI. Антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов

86. Под антикоррупционной экспертизой нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - антикоррупционная экспертиза) для целей настоящего Положения понимается деятельность, направленная на выявление в нормативных правовых актах или проектах нормативных правовых актов коррупциогенных факторов и их последующего устранения.

87. Антикоррупционная экспертиза действующих нормативных правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области проводится в государственно-правовом департаменте администрации по поручению Губернатора Новосибирской области, руководителя администрации.

88. Антикоррупционной экспертизе подлежат проекты законов Новосибирской области, вносимые в Законодательное Собрание Новосибирской области Губернатором Новосибирской области, проекты постановлений Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области.

Антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов проводится в государственно-правовом департаменте администрации после проведения правовой экспертизы согласно методике, определенной Правительством Российской Федерации (далее - Методика).

89. Антикоррупционная экспертиза проектов иных нормативных правовых актов проводится в государственно-правовом департаменте администрации по поручению Губернатора Новосибирской области, руководителя администрации, руководителя государственно-правового департамента администрации.

90. Антикоррупционная экспертиза нормативного правового акта (проекта нормативного правового акта) проводится в течение семи рабочих дней со дня поступления акта (проекта акта) на экспертизу. К проектам нормативных правовых актов прилагается информация о его размещении на официальном сайте разработчика проекта нормативного правового акта в сети Интернет с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы (далее - экспертиза) и приложением поступивших заключений по результатам экспертизы. По решению руководителя администрации срок проведения экспертизы наиболее объемных и сложных нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) может быть продлен, но не должен превышает 30 дней со дня поступления проекта акта на экспертизу.

91. Выявленные в нормативном правовом акте (проекте нормативного правового акта) коррупциогенные факторы отражаются в заключении, составляемом при проведении антикоррупционной экспертизы.

В заключении отражаются следующие сведения:

1) наименование органа и его структурного подразделения, проводившего антикоррупционную экспертизу;

2) дата и регистрационный номер заключения;

3) основание для проведения антикоррупционной экспертизы;

4) реквизиты нормативного правового акта или проекта нормативного правового акта (наименование вида документа, дата, регистрационный номер и заголовок);

5) выявленные положения нормативного правового акта, проекта нормативного правового акта, содержащие коррупциогенные факторы, с указанием структурных единиц проекта документа (раздела, главы, статьи, части, пункта, подпункта, абзаца);

6) предложения по устранению коррупциогенных факторов.

В заключении также отражаются возможные негативные последствия сохранения в проекте нормативного правового акта выявленных коррупциогенных факторов.

Заключение подписывается руководителем государственно-правового департамента администрации или уполномоченным им лицом.

92. Заключение подлежит рассмотрению соответствующим органом, должностным лицом, подготовившим нормативный правовой акт или проект нормативного правового акта.

93. Проекты нормативных правовых актов, содержащие коррупциогенные факторы, подлежат доработке и повторной антикоррупционной экспертизе.

Повторная антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов проводится в порядке, установленном Инструкцией.

94. При отсутствии замечаний по проекту нормативного правового акта руководитель государственно-правового департамента администрации или его заместитель визирует проект.

95. Проекты нормативных правовых актов, не прошедшие антикоррупционную экспертизу в соответствии с Инструкцией, не передаются на подпись Губернатору Новосибирской области.

XII. Подписание, регистрация и рассылка правовых актов

96. Подготовленный в соответствии с требованиями Инструкции проект правового акта передается в отдел подготовки документов администрации на бумажном носителе и в электронном виде по электронной почте на адрес: doc@obladm.nso.ru. Проект правового акта на бумажном носителе должен быть полностью идентичен электронному варианту. Ответственность за соответствие бумажного и электронного варианта возлагается на разработчика проекта.

97. Отдел подготовки документов администрации регистрирует проект правового акта, проставляя номер, дату и время поступления проекта. Регистрация проектов производится в пределах календарного года.

98. Отдел подготовки документов администрации проверяет:

1) комплектность правового акта (текст и приложения к нему);

2) наличие необходимых виз согласования, замечаний, заключений по проекту;

3) комплектность сопроводительных документов (пояснительная записка, письма, справки, заявления, ходатайства и другие поясняющие документы, копии ранее принятых правовых актов, в которые вносятся изменения данным проектом, перечень рассылки правового акта);

4) соответствие оформления проекта правового акта требованиям Инструкции;

5) наличие полного текста правового акта и приложений к нему в электронном виде.

99. Отдел подготовки документов администрации имеет право:

1) вернуть разработчику проект правового акта, оформленный с нарушением требований Инструкции;

2) редактировать текст проекта правового акта в соответствии с правилами и нормами русского языка и требованиями Инструкции;

3) запрашивать дополнительную информацию и документы.

100. Отдел подготовки документов администрации осуществляет подготовку проекта правового акта на подпись и не позднее трех рабочих дней с момента поступления проекта передает проект правового акта, оформленный на бланке установленной формы, на визирование руководителю государственно-правового департамента администрации. К проекту правового акта прилагается сопроводительная записка начальника отдела подготовки документов администрации, в которой указываются фамилии и инициалы всех лиц, завизировавших данный проект. При наличии разногласий, не урегулированных в установленном порядке, эти замечания прилагаются к проекту.

101. Проект правового акта с визой руководителя государственно-правового департамента администрации передается руководителю администрации:

1) для передачи на подпись Губернатору Новосибирской области;

2) для рассмотрения Правительством Новосибирской области в соответствии с его регламентом.

102. Подписанный правовой акт возвращается в отдел подготовки документов администрации для регистрации и рассылки. Регистрация правового акта производится в день передачи его в отдел подготовки документов администрации. Дата регистрации правового акта считается датой его принятия. Регистрация правового акта производится с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).

103. Дата и регистрационный номер проставляются на подлиннике правового акта шрифтом N 14 по центру через два межстрочных интервала от наименования правового акта. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками (день, месяц, год). Номер проставляется через пробел после даты и состоит из знака N и порядкового номера правового акта из арабских цифр. К порядковому номеру через дефис могут добавляться буквы, соответствующие виду документа ("п", "р", "рк", "рп", "к", "пк").

Регистрация правовых актов производится в пределах календарного года. Сведения о правовом акте заносятся в перечень правовых актов. Перечни ведутся по видам правовых актов.

104. Информация о правовом акте, полученная при его регистрации вместе с электронной версией, поступает в СЭДД.

105. После размещения в СЭДД нормативный правовой акт помещается на Web-сервере Правительства Новосибирской области.

106. Неподписанный правовой акт передается в отдел подготовки документов администрации для возврата разработчику проекта правового акта согласно резолюции. Отдел подготовки документов администрации заносит неподписанный правовой акт в базу возвращенных проектов и в день поступления неподписанного проекта правового акта передает его разработчику под подпись.

107. В течение двух дней после регистрации копии правового акта передаются отделом подготовки документов администрации в канцелярию администрации для отправки адресатам согласно рассылке.

В обязательном порядке копия нормативного правового акта Губернатора Новосибирской области (Правительства Новосибирской области) передается в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, прокуратуру Новосибирской области, Законодательное Собрание Новосибирской области, государственно-правовой департамент администрации, министерство общественных связей и информации Новосибирской области.

XIII. Порядок оформления делового (служебного) письма

108. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

109. Деловые (служебные) письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных министерств и ведомств; на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как сопроводительные письма к проектам законодательных и правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Новосибирской области и другим видам документов;

как инициативные письма.

110. Обязательные реквизиты делового (служебного) письма:

герб Новосибирской области;

наименование органа, издавшего документ;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе, издавшем документ;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

отметка о конфиденциальности.

111. Первая страница письма, как правило, оформляется на установленных в пункте 38 Инструкции бланках письма, остальные - на листах бумаги формата А4.

При оформлении писем устанавливаются следующие границы текстового поля:

верхнее поле - 2 см;

нижнее поле - 2 см;

левое поле - 2,5 см;

правое поле - 1 см.

Размер шрифта: текст - 14, отметка об исполнителе - 10, расстановка страниц - 10. Текст печатается через один межстрочный интервал.

112. В письмах указывается точное наименование адресата, который оформляется в соответствии с пунктом 20 Инструкции.

113. Наименование документа (заголовок к тексту) печатается через межстрочный интервал от реквизита ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

114. Текст письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

При наборе текста устанавливается выравнивание текста по ширине.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим..., направляем) или от третьего лица единственного числа (Правительство Новосибирской области считает..., комиссия рассмотрела...).

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: предлагаю..., прошу.. , направляю....

Текст письма может начинаться с обращения, которое выравнивается по центру и заканчивается восклицательным знаком, например:

Уважаемый Михаил Петрович!

Госпожа Петрова!

Господин Президент!

Уважаемые коллеги!

Письмо, как правило, составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Текст письма не должен превышать, как правило, одной страницы.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний.

Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Текст письма-просьбы обычно строится по следующей форме: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой, изложение самой просьбы, в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы, обычно, выражаются словами: прошу, просим:

Просим оказать содействие...;

Просим выслать в наш адрес...;

Просим принять участие...;

Прошу довести до сведения...;

Прошу ликвидировать задолженность...;

Прошу принять меры....

Главная цель данного письма - убедить, доказать необходимость исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания.

Письма-приглашения начинаются со слов:

Приглашаю...;

Приглашаем...;

Правительство Новосибирской области приглашает...;

Позвольте пригласить...;

прошу направить представителя...

В тексте письма-приглашения указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, и, при необходимости, форма одежды.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий. Гарантироваться может плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения:

Правительство гарантирует;

гарантируем;

просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии);

оплату гарантируем;

возврат гарантируем...

В гарантийном письме обычно указываются платежные реквизиты, подпись заверяется печатью.

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Тексты ответных писем должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководителей.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения).

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

Направляю информацию...;

Возвращаем справочные материалы...;

Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...

115. Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему.

116. Подпись должностного лица отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах.

Перед реквизитом может располагаться формула вежливости:

С уважением,... С наилучшими пожеланиями,... . и другие.

Формула вежливости печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:

С уважением, заместитель Губернатора Новосибирской области

Подпись

В.А. Гергерт

117. Визы оформляются на экземпляре письма, остающегося в деле. Визы проставляются в нижней части листа письма. Допускается расшифровку подписи производить вручную при визировании.

118. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левой части письма.

119. Количество экземпляров письма зависит от количества адресатов.

120. После подписания деловое (служебное) письмо регистрируется в СЭДД.

Датой письма является дата его подписания.

121. Образцы оформления различных видов писем приведены в приложении N 3 к Инструкции.

122. Порядок подготовки проекта делового (служебного) письма Губернатора Новосибирской области, Председателя Правительства Новосибирской области приведен в приложении N 4 к Инструкции.

XIV. Порядок оформления международного письма

123. Переписка Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

124. В стандартах Международной организации по стандартам - ИСО определено 12 типовых составов зон (реквизитов письма):

заголовок письма (Issuer Field);.

ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line);

дата (Date);

адресат (Address);

указание на конкретное лицо (Attention Line);

обращение (Salution);

общее содержание письма (Subject Line);

текст письма (Body of the Letter);

завершающая формула вежливости (Complimentary Close);

подпись (Siqnature);

приложение (Enclosure);

указание на рассылку копий (CC Notation).

Письмо оформляется на бланке письма Губернатора Новосибирской области или Правительства Новосибирской области, печатается с использованием шрифта Times New Roman N 14.

125. Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит адресат включает титул, инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности. Все составные части реквизита печатаются прописными буквами.

ГУБЕРНАТОРУ ПРОВИНЦИИ ЧОЛЛАНАМ-ДО господину ПАК ЧУН ЕН

При направлении писем другим зарубежным адресатам адресат включает инициал и фамилию (имя и фамилию) адресата, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При направлении письма в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит располагается в правом верхнем углу листа. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется прописными буквами писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Если письмо адресуется в организацию, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

The Municipal Court of Seattle 600 Third Avenue /MS SEATTLE, WASHINGTON 98104 USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес, например:

Mr. A.Widmar, Chairman, D.Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:

Mr. Luis Serrano Correcher 34 Call Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA

126. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется цифровым способом.

127. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения переносятся с поступившего документа.

128. Текст письма начинается, как правило, с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц, например:

Ваше Превосходительство, Ваше Величество, Уважаемый Андрей Иванович, Уважаемые господа, Уважаемый господин Блэк, Уважаемая госпожа Смит, Уважаемый господин Председатель (Директор) - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна. Обращение выравнивается по центру. В письме - ответе целесообразно употреблять аналогичное обращение.

В персональных обращениях имя (инициал имени) обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста разбиваются на абзацы.

В качестве заключительной формулы вежливости используются следующие фразы:

С уважением;

Искренне Ваш;

С наилучшими пожеланиями;

С глубоким уважением.

Текст письма печатается с абзаца в установленных границах полей.

129. Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется и указывается на копии письма, остающегося в деле.

130. Пример оформления международного письма приведен в приложении N 5 к Инструкции.

XV. Оформление отдельных видов документов

131. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние).

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Акт оформляется на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Акт содержит следующие реквизиты:

наименование органа, издавшего документ (наименование организации);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа (г. Новосибирск);

наименование документа (заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений (при необходимости);

подпись должностного лица;

гриф утверждения (при необходимости).

Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Наименование документа обычно начинается со слов: "О проведении проверки...", "О состоянии...".

Через два межстрочных интервала оформляется реквизит текст.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть начинается словом Основание, которое печатается с абзаца, ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от границ левого текстового поля пишутся слова:

Составлен комиссией: и перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Если акт составлялся в присутствии проверяемых или других лиц, то пишется Присутствовали: и перечисляются должности и их фамилии.

Слова: Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.

Через два межстрочных интервала оформляется запись: "Составлен в экз.". Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании должности не указываются.

С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются руководителем.

Образец оформления акта приведен в приложении N 6 к Инструкции.

132. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность содержит следующие реквизиты:

герб Новосибирской области;

наименование органа, издавшего документ (наименование организации);

должность лица, подписавшего доверенность (при оформлении на должностном бланке);

вид документа;

дата документа;

место составления (издания) документа (г. Новосибирск);

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

виза;

оттиск печати.

Доверенность оформляется на общем бланке формата А4.

Текст доверенности обычно содержит:

наименование доверителя, представителя: (наименование организации, структурного подразделения, исполнительного органа, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные);

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенности составляются в двух экземплярах.

На копии доверенности оформляется реквизит виза. Проект доверенности визируются в государственно-правовом департаменте администрации.

Подпись должностного лица заверяется печатью.

В канцелярии администрации регистрируются следующие подписанные доверенности:

1) от имени Губернатора Новосибирской области;

2) от имени Правительства Новосибирской области;

3) от имени администрации.

Экземпляр доверенности с визами остается в канцелярии администрации. Другой экземпляр передается доверителю.

Образец оформления доверенности приведен в приложении N 7 к Инструкции.

133. Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.

Договоры (соглашения), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

вид документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

дата документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения;

подписи должностных лиц каждой из сторон;

оттиски печатей каждой из сторон;

виза.

Реквизит вид документа - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ) - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Ниже через два межстрочных интервала по центру оформляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос: "О чем"?

Текст договора состоит из преамбулы и статей (разделов).

В преамбуле даются ссылки на документы (Устав Новосибирской области, доверенность Губернатора Новосибирской области, правовой акт Губернатора Новосибирской области или Правительства Новосибирской области), наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор.

Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами и имеют самостоятельные заголовки.

Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор.

Реквизит подпись должностного лица оформляется на одном уровне.

Подлинность подписей заверяется оттиском печати.

Проект договора (соглашения), подготовленный областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, визируются их юридическими службами, руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, заместителем Губернатора Новосибирской области или заместителем Председателя Правительства Новосибирской области, курирующим указанное в договоре направление работы, а также руководителями предприятий и организаций, являющихся сторонами договора.

Проекты договоров (соглашений), составленные для подписания и направленные сопроводительным письмом из сторонних организаций, регистрируются в канцелярии администрации и направляются на согласование заместителю Губернатора Новосибирской области или заместителю Председателя Правительства Новосибирской области, курирующему данное направление работы.

Все договоры (соглашения), связанные с финансовыми обязательствами Новосибирской области, должны быть завизированы министром финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Если проект договора (соглашения) предусматривает его подписание не Губернатором Новосибирской области, а уполномоченным лицом, то к проекту договора (соглашения) прилагается копия документа (доверенность или правовой акт), наделяющее должностное лицо полномочиями заключать такой договор (соглашение).

Срок согласования у каждого согласовывающего лица не должен превышать трех дней.

Все договоры (соглашения) от имени Губернатора Новосибирской области или Правительства Новосибирской области, руководителя администрации после визирования должностными лицами передаются в государственно-правовой департамент администрации для правовой экспертизы.

Проекты договоров (соглашений), завизированные руководителем или заместителем руководителя государственно-правового департамента администрации, передаются в канцелярию администрации для передачи на подписание Губернатором Новосибирской области или временно исполняющим обязанности.

Подписанные договоры (соглашения) передаются в канцелярию администрации.

Подпись заверяется печатью.

Договор (соглашение), заключаемый Губернатором Новосибирской области, Правительством Новосибирской области или руководителем администрации, подписанный всеми субъектами, указанными в договоре (соглашении), регистрируется в канцелярии администрации в СЭДД.

Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашения). Один экземпляр подлинника зарегистрированного договора (соглашения) с визами согласования остается в канцелярии администрации, остальные направляются другим сторонам соглашения.

Канцелярией администрации для исполнителей в случае необходимости изготавливается копия договора (соглашения), которая заверяется реквизитом отметка о заверении копии.

Договор (соглашение), подписанный в одностороннем порядке Губернатором Новосибирской области, уполномоченным лицом, руководителем администрации направляется другим субъектам договора (соглашения) сопроводительным письмом для подписания и регистрации. После подписания передается в канцелярию администрации для регистрации.

Порядок подготовки дополнительных договоров (соглашений) проводится в соответствии с установленным для договоров (соглашений) порядком. Для проведения согласования проекта дополнительного договора (соглашения) к нему прилагается копия заключенного договора (соглашения).

При регистрации дополнительного договора (соглашения) ему присваивается регистрационный номер основного договора (соглашения) и номер дополнительного договора (соглашения), например: 50-1; 50-2. Договоры (соглашения) формируются в одно дело и передаются на постоянное хранение после истечения сроков дополнительных договоров (соглашений).

134. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение оформляется на общем бланке или стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:

герб Новосибирской области (при оформлении на бланке с наименованием органа, издавшего документ);

наименование органа, издавшего документ (наименование организации);

вид документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

текст документа;

подпись должностного лица;

дата документа;

регистрационный номер документа;

отметка об исполнителе.

Наименование органа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида документа ЗАКЛЮЧЕНИЕ печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Ниже указывается наименование документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заголовок выделяется полужирным шрифтом.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается, например: С проектом ...согласны. или По проекту ... замечаний нет.

Заключение может содержать только одну заключительную часть.

После подписания заключения регистрируются в подразделениях, их подготовивших. При регистрации заключения проставляется входящий номер зарегистрированного в СЭДД (учтенного в подразделениях) поступившего на экспертизу проекта документа.

Образец оформления заключения приведен в приложении N 8 к Инструкции.

135. Записки - документы справочно-информационного характера, которые используются для информационного обмена между должностными лицами, органами государственной власти Новосибирской области и структурными подразделениями администрации.

Различают следующие виды записок:

1) докладная записка;

2) служебная записка;

3) пояснительная (аналитическая) записка;

4) объяснительная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю высшего ранга по отношению к составителю записки. Докладная записка информирует адресата о сложившейся ситуации, явлении, факте и служит основанием для принятия им решений.

Служебная записка - документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей.

Пояснительная (аналитическая) записка - записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (проекта закона области, правового акта, программы, плана, отчета).

Объяснительная записка - записка, объясняющая причины какого-либо факта, поступка, невыполнения должностных обязанностей.

Записки оформляются на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4.

Оформление записки зависит от ее адресата.

Записка имеет следующие реквизиты:

наименование организации (структурного подразделения администрации) - автора документа;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

наименование документа (заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений (при наличии);

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Текст записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй - излагаются выводы, предложения, просьбы.

Образцы оформления записок приведены в приложении N 9 к Инструкции.

136. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений, предметов, лиц, объектов, работ, мероприятий.

Перечень оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

вид документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

текст документа;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

виза;

отметка об исполнителе.

Реквизит вид документа располагается по центру, ниже оформляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту).

Реквизиты выделяются полужирным шрифтом.

В тексте формулируются поручения, сроки их исполнения и ответственные исполнители.

Перечни поручений (далее - перечень) подписываются должностными лицами, составляющими их.

Отдельные перечни могут утверждаться Губернатором Новосибирской области.

Подписанные (утвержденные) перечни сопроводительным письмом руководителя государственно-правового департамента или его заместителя направляются исполнителям по СЭДД.

Образец оформления перечня приведен в приложении N 10 к Инструкции.

137. Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основе записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Используются следующие формы протоколов:

1) полный;

2) краткий.

Полный протокол содержит запись всех выступлений докладчиков и участников.

Протокол печатается на бланке протокола, общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Полный протокол имеет следующие реквизиты:

наименование органа, издавшего документ (наименование организации);

вид документа;

вид заседания;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место проведения совещания;

текст документа;

подпись должностного лица;

гриф утверждения (при необходимости).

Краткий протокол содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения. Краткая форма протокола используется при наличии материалов заседания (совещания), когда прилагаются тексты докладов и выступлений, а также для протоколирования оперативных совещаний.

Требования к отдельным видам протоколов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области.

При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом:

наименование органа - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру;

вид документа - слово ПРОТОКОЛ печатается через два межстрочных интервала, ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру;

через один межстрочный интервал ниже строчными буквами печатается вид заседания (правительства, конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом;

место проведения совещания - указывается, где или у кого проходило совещание. Реквизит печатается после реквизита вид заседания и выравнивается по центру (г. Новосибирск; г. Бердск; и др.);

дата протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания;

номер протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания Правительства Новосибирской области, протоколы заседания Президиума Правительства Новосибирской области, протоколы координационного или совещательного органа, экспертного советов, оперативного совещаний и др. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части полного протокола оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

В вводной части краткого протокола оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали.

Слова Председатель, Секретарь, Присутствовали оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы.

После слов Председатель, Секретарь ставится тире, после слова Присутствовали - двоеточие.

Реквизит секретарь не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится службой делопроизводства или лицом, ответственным за ведение протокола.

Реквизит присутствовали состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, например:

Присутствовали: список прилагается.

Фамилии и инициалы членов присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую (Анисимов В.А., Никонов В.А., Пыхтин С.И.).

В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке и указываются наименования должностей.

Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены Правительства, министры, руководители органов исполнительной власти), например:

руководители   областных исполнительных   органов государственной   власти Новосибирской  области		Дядченко Л.Н., Кошелев А.В., Яров В.В.
главы     муниципальных образований Новосибирской области		Баев А.В., Воробьев А.Н., Терепа А.Г., Шубников В.Н., Функ В.А.

Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки по каждому вопросу.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами О ... или Об .... Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом Разное.

Реквизит повестка дня можно не указывать, если в основной части протокола указывается наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом.

Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом.

В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления, но вместо слов вопрос, ответ указываются фамилии и инициалы.

В разделе РЕШИЛИ излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов.

При необходимости приводятся итоги голосования: За - ___, против - ___, воздержалось - ___.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Реквизит подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии только председателем.

Основная часть краткого протокола включает номера вопросов в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога О, Об.

Ниже оформляются реквизиты: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ аналогично оформлению в полном протоколе.

Образец оформления протоколов приведен в приложении N 11 к Инструкции.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, подписанным ответственным исполнителем.

Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок из протокола или решений.

Выписка из протокола - это точная копия части протокола.

При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты:

наименование органа, издавшего документ (наименование организации);

вид документа;

вид заседания;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место проведения совещания;

текст документа;

подпись должностного лица;

отметка о заверении копии;

оттиск печати.

Дата, регистрационный номер документа, заголовок переносятся из протокола.

Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке).

Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта.

Реквизит подпись оформляется без указания личных подписей.

Для придания юридической силы выписке оформляется реквизит отметка о заверении копии.

При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати.

Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении N 12 к Инструкции.

138. Решение координационного или совещательного органа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование координационного, совещательного органа;

вид документа;

вид заседания;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место проведения совещания;

текст документа;

подпись;

оттиск печати.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса, которые проставляются через дробь.

139. Справка - документ информационно-справочного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают двух видов:

1) для представления руководству (внутренние) с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2) для представления в другую организацию (внешние), удостоверяющие какой-либо юридический факт: о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т.п.

Справки оформляются на бланке справки или на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

герб Новосибирской области - для внешних справок;

наименование организации (структурного подразделения администрации) - для внешних справок;

вид документа;

дата документа;

место составления (издания) документа (г. Новосибирск) - для внешних справок;

регистрационный номер документа - для внешних справок;

адресат;

наименование документа (заголовок к тексту);

текст документа;

приложение (при наличии);

подпись должностного лица (или составителя);

оттиск печати (для внешних справок);

отметка об исполнителе.

Внутренняя справка оформляется на стандартном листе бумаги, на месте наименования организации может быть указано структурное подразделение администрации. Справка подписывается составителем, проставляется дата которая, указывается ниже подписи цифровым способом. Например: 23.04.2010.

В тексте внутренней справки могут быть приведены статистические данные, сравнительные аналитические материалы, таблицы, приложения.

Внешняя справка оформляется на общем бланке или на бланке справки.

Текст справки, подтверждающей юридический факт, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не должно быть архаических оборотов - "настоящая справка", "действительно работает". В конце справки может быть указано название учреждения, куда она представляется. В таком случае не оформляется реквизит адресат.

Внешняя справка подписывается руководителем.

Справка, направляемая Губернатору Новосибирской области, в сторонние организации, подписывается руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, структурного подразделения администрации, направляющего справку.

Внешняя справка регистрируется в установленном порядке, проставляется дата.

Образец оформления справок приведен в приложении N 13 к Инструкции.

140. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по каналам телеграфной сети общего пользования.

Подготовка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 10.04.2005 N 222.

Виды телеграмм: внутренние телеграммы и международные телеграммы.

Внутренние телеграммы по приоритетности обработки разделены на категории: "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная", "обыкновенная".

Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу доставки разделяются на следующие виды: "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное", "с доставкой в срок, указанный отправителем", "на художественном бланке (ЛЮКС)", "на художественном музыкальном бланке", "схемная".

Телеграмма печатается на бумаге формата А4 или на общем бланке и имеет следующие реквизиты:

отметка о категории телеграммы;

отметка о виде (видах) телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

текст;

регистрационный номер;

дата документа;

подпись должностного лица.

Дополнительными реквизитами считаются:

наименование организации;

справочные данные об органе, издавшем документ (почтовый адрес);

виза;

оттиск печати.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14. Основные реквизиты в телеграмме печатаются прописными буквами.

В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес и наименование организации.

Адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адрес может быть включен номер телефона адресата.

В телеграммах в реквизите адресат перед номерами домов, строений, квартир указываются соответствующие слова полностью или сокращенно: "дом" - "д", "строение" - "стр", "квартира" - "кв". Слова: "край", "область", "район", "село", "деревня" можно писать полностью или сокращенно - "кр.", "обл.", "рн.", "с.", "дер.". В тех случаях, когда это не приведет к неточности адреса, допускается не указывать эти слова.

Например:	МОСКВА 102 ул. КОРОЛЕНКО, д. 12 КОРПОРАЦИЯ "ЮНИКС"
Условный адрес:	САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 "ВОСХОД" КУЛИКОВУ

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого значения или населенном пункте, то в адресе необходимо указывать наименование соответствующего района, области или края. Наименование организации и улицы печатается в именительном падеже, а наименование края, области, района - в родительном, например:

с. КАЗАНКА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ БАГАНСКОГО РАЙОНА ул. ПЕТРОВСКАЯ, д. 81 ГЛАВЕ КРЕСТЬЯНСКОГО ХОЗЯЙСТВА С.М. ВАСИЛЬЕВУ

Телеграмма может быть адресована в несколько адресов (многоадресная телеграмма).

При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить столько экземпляров телеграмм, сколько адресов в телеграмме указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить.

Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, но не более 20. Список адресов должен быть представлен в канцелярию вместе с телеграммой.

ГЛАВАМ РАЙОНОВ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия (имя, отчество и фамилия или инициалы и фамилия) получателя печатаются в дательном падеже и отделяются от телеграфного адреса двумя межстрочными интервалами, например:

МОСКВА 324 КРАНОПРЕСНЕНСКАЯ НАБЕРЕЖНАЯ, д. 2 ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В.В.ПУТИНУ

При отправке телеграммы за границу необходимо указывать страну, например:

УКРАИНА                                       

КИЕВ-18                                            

Подаваемая телеграмма должна быть напечатана четко и разборчиво, не иметь подчисток и исправлений.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов.

Текст от адресата отделяются двумя межстрочными интервалами.

Текст телеграммы может начинаться с обращения.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Т/264 от 25 марта 2010.

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, без сокращений слов.

Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо полностью.

Знаки препинания "точка", "запятая", "кавычки", "скобка"могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("тчк", "зпт", "квч", "скб"), либо соответствующими символьными знаками.

"Вопросительный знак", "тире (минус)", "плюс"могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "номер", "двоеточие", "восклицательный знак"могут быть написаны полными словами или сокращенно ("нр", "двтч", вскл").

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Все знаки, написанные полным или сокращенным способом, должны быть написаны с интервалом предшествующими и последующими словами и цифрами.

Текст телеграммы заканчивается точкой - тчк.

Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.

Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных реквизитов сплошной чертой.

Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Наименование и адрес отправителя (Правительство Новосибирской области), подпись и ее расшифровка проставляются в нижней части телеграммы под чертой и печатаются строчными буквами от левого поля.

Международная телеграмма составляется на любом языке, разрешенном страной назначения, латинскими буквами.

Фамилия, имя и адресные данные отправителя (дополнительные реквизиты), указанные после содержания телеграммы, могут быть написаны буквами русского или латинского алфавита.

Телеграмма составляется в одном экземпляре, визируется руководителем того подразделения администрации области, в котором она была составлена, и передается в канцелярию для подписания Губернатором области.

Подписанная телеграмма регистрируется в канцелярии. Регистрационный номер телеграммы и дата ставятся после текста.

Поздравительные телеграммы не регистрируются.

Телеграмма, подписанная должностным лицом, должна быть заверена печатью.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 14 к Инструкции.

141. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:

вид документа;

адресат;

текст документа;

регистрационный номер документа;

дата документа;

подпись должностного лица;

должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму;

должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

время передачи (приема) телефонограммы.

Телефонограммы записываются в журнал, могут печататься на листах бумаги формата А4 или специальных бланках.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Принятые телефонограммы передаются руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются, при необходимости, исполнителю.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложении N 15 к Инструкции.

142. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил:

1) объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;

2) текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета и контрастным изображением на одной стороне листа;

3) не допускается волнистость и деформация листов бумаги.

143. Электронное письмо (сообщение) - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Электронное сообщение состоит из адреса электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, текста, подписи, регистрационного номера документа и даты документа.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

документы готовятся либо с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel либо в формате PDF с использованием шрифта Times New Roman размером 14 и не должны содержать изображение герба Новосибирской области и других графических изображений.

XVI. Организация работы с поступающими (входящими) документами

144. Работу с поступающими (входящими) документами для Губернатора Новосибирской области, в Правительство Новосибирской области и администрацию организует канцелярия администрации, которая производит прием, первоначальную обработку, распределение и регистрацию поступающих документов.

145. Доставка документов в администрацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

Корреспонденция, поступившая почтовой связью, канцелярия администрации получает в почтовом отделении связи.

Телеграммы и другие документы канцелярия администрации принимает от доставщиков под подпись в расписках, разносных книгах, на копиях документов с проставлением фамилии специалиста, получившего документ, даты и времени приема.

Факсимильные сообщения принимаются в канцелярии администрации и приемной Губернатора Новосибирской области.

Электронное письмо поступает на адрес электронной почты администрации - pochta@obladm.nso.ru.

Все документы на имя Губернатора Новосибирской области, в адрес Правительства Новосибирской области, независимо от способа доставки должны быть переданы в канцелярию администрации.

146. В процессе первоначальной обработки поступающих документов канцелярия администрации проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф лично. При обнаружении значительных повреждений документа, неполного комплекта документов, отсутствия документов или приложений к ним, составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй - остается в канцелярии администрации.

Конверты уничтожаются кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату отправки и получения документа, а также, если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте отсутствует гриф лично.

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажный носитель.

Первоначальная обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Порядок приема корреспонденции в нерабочее время, выходные и праздничные дни устанавливается руководителем администрации.

147. Поступившие документы распределяются на: регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

Регистрации подлежат документы, требующие исполнения.

К учитываемым документам относятся факсимильные сообщения; документы, поступившие по заказной почте: передаваемые для рассмотрения в областные исполнительные органы государственной власти области и обращения граждан.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем администрации.

Для оперативного рассмотрения по существу вопроса документы на имя Губернатора Новосибирской области распределяется:

на требующие обязательного рассмотрения Губернатором Новосибирской области;

на требующие обязательного рассмотрения заместителями Губернатора Новосибирской области или заместителями Председателя Правительства Новосибирской области;

направляемые непосредственно в структурные подразделения администрации.

Распределение поступающей корреспонденции осуществляется начальником канцелярии администрации в соответствии с утвержденным Губернатором Новосибирской области распределением полномочий между заместителями Губернатора Новосибирской области и заместителями Председателя Правительства Новосибирской области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сфере деятельности структурных подразделений администрации.

Губернатору Новосибирской области обязательно направляются следующие документы:

федеральные законы, указы, поручения и другие документы, поступающие от Президента Российской Федерации, его помощников и Администрации Президента Российской Федерации;

правовые акты Правительства Российской Федерации, другие документы Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, Председателя Законодательного Собрания Новосибирской области;

документы, направленные полномочным представителем Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, руководителями федеральных исполнительных органов государственной власти, территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области;

протесты, представления и требования прокуратуры;

обращения руководителей органов местного самоуправления Новосибирской области;

жалобы на действия членов Правительства Новосибирской области, руководителей органов государственной власти Новосибирской области.

148. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Регистрация документов производится в день поступления или в первый рабочий день, при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

При регистрации документа оформляется реквизит отметка о поступлении документа в соответствии с п. 37 Инструкции.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, автора и содержания документа.

Поступившие документы регистрируются в подсистеме "Входящее документы"СЭДД канцелярией администрации, за исключением документов, которые передается на регистрацию в общественную приемную Губернатора Новосибирской области (далее - общественная приемная).

В общественной приемной регистрируются:

письменные обращения граждан;

письма депутатов всех уровней по обращениям граждан;

письма, направляемые из Аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти по обращениям граждан;

переписка по вопросам личного приема граждан;

обращения членов общественных объединений;

запросы от физических лиц;

обращения (заявления) сотрудников администрации.

Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которой заполняются следующие реквизиты:

входящий номер документа;

дата поступления документа;

адресант (полное или сокращенное наименование организации или должности, перенесенные с бланка документа);

адресат (кому направлен документ);

вид документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

наименование документа (заголовок к тексту);

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

количество листов основного документа;

наличие приложений и количество листов приложения;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами.

После заполнения РКК документа осуществляется преобразование текста (сканирование) документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ), кроме документов, не подлежащих сканированию.

Перечень входящих документов, не подлежащих сканированию, утверждается руководителем администрации.

Электронная форма документа прикрепляется к РКК.

Документы, поступившие в канцелярию администрации в электронной форме, распечатываются на бумажный носитель, оформляется реквизит отметка о поступлении документа в организацию, электронная форма документа прикрепляется к РКК.

Поступившие факсимильные сообщения учитываются в подсистеме "СМ-Факс" СЭДД.

Сотрудник канцелярии создает РКК, прикрепляет к ней электронную форму документа.

Структура регистрационного номера входящего документа включает порядковый номер, который дополняется делопроизводственным индексом пользователей, включенных СЭДД (далее - делопроизводственный индекс), номером дела по номенклатуре дел (для правительственных документов).

Структура учитываемого номера факсимильного сообщения включает порядковый номер, делопроизводственный индекс с добавлением буквы Ф.

Документы, зарегистрированные в подсистемах "Входящие документы" и "СМ-Факс" повторно в подразделениях администрации и областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области не регистрируются.

XVII. Порядок рассмотрения зарегистрированных в СЭДД документов

149. Зарегистрированные документы для рассмотрения Губернатором Новосибирской области передаются на бумажном носителе начальником канцелярии администрации в день регистрации помощнику Губернатора Новосибирской области.

Документы, поступившие с пометкой срочно или весьма срочно, передаются немедленно после регистрации.

Документы, не зарегистрированные в канцелярии администрации, Губернатору Новосибирской области не передаются.

Документы, рассмотренные Губернатором Новосибирской области, возвращаются в канцелярию администрации.

150. Канцелярия администрации вносит в РКК указания (резолюцию) Губернатора Новосибирской области по исполнению документа.

СЭДД производит переадресацию документа лицам, указанным в резолюции Губернатора Новосибирской области, и ставит исполнение документа на контроль (в том случае, если документ контрольный).

Документы с отметкой о конфиденциальности передаются под подпись.

Не сканируемые документы предаются соответствующему руководителю (адресату), ответственным за делопроизводство.

Подлинники зарегистрированных документов Губернатору Новосибирской области, заместителям Губернатора Новосибирской области, заместителям Председателя Правительства Новосибирской области, администрации хранятся в канцелярии администрации.

151. Зарегистрированные документы, не требующие обязательного рассмотрения Губернатором Новосибирской области, автоматически поступают по СЭДД на имя соответствующего руководителя (адресата), о чем на его персональном компьютере появляется уведомление.

Руководители (адресаты), получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения, с помощью СЭДД создают карточку резолюции с указанием следующих реквизитов: автор резолюции, исполнитель, текст резолюции, дата резолюции, срок исполнения. После создания карточки резолюции документ поступает по СЭДД исполнителю этой резолюции.

152. Исполнители, получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения. Для получения поступающих документов и резолюций они просматривают базу данных "Уведомления" СЭДД.

Исполнители осуществляют исполнение документа в соответствии с резолюциями руководителя в установленный им срок.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель или исполнитель, указанный первым, координирует работу всех исполнителей, имеет право созыва остальных исполнителей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя вышестоящий руководитель должен определить другого исполнителя. Фамилия нового исполнителя заносится в РКК.

153. После исполнения поручения исполнитель создает в СЭДД карточку исполнения, в которой записывается результат исполнения поручения.

Документ считается исполненным, если выполнены действия или приняты решения, указанные в резолюции.

154. Исполненные документы списываются в дело соответствующим руководителем или начальником канцелярии администрации.

Канцелярия администрации, ответственные за делопроизводство указывают в РКК номер дела по номенклатуре дел, в которое помещен документ.

XVIII. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

155. Подготовку отправляемых (исходящих) документов осуществляют исполнители в соответствии с требованиями Инструкции.

Проекты документов готовятся на бланках установленной формы.

К документам, не имеющим адресной формы (протоколы, договоры, решения, иные документы), готовятся сопроводительные письма.

Канцелярия администрации и ответственные за делопроизводство проверяют правильность оформления представленных на подпись исходящих документов, их комплектность, и возвращает исполнителю документы, оформленные с нарушением требований Инструкции.

156. Подписанные исходящие документы подлежат регистрации.

В отделе подготовки документов администрации регистрируются:

Законы Новосибирской области;

правовые акты и распоряжения Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

протоколы заседаний Правительства Новосибирской области и президиума Правительства Новосибирской области;

приказы руководителя администрации.

В канцелярии администрации регистрируются документы, подписанные Губернатором Новосибирской области, Председателем Правительства Новосибирской области.

Ответственные за делопроизводство регистрируют документы, подписанные заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области и руководителями структурных подразделений администрации.

Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года.

Регистрационный номер документа и дата документа проставляется в установленных на бланках документа местах.

Регистрационный номер документов состоит из порядкового номера, который может дополняться делопроизводственными индексами, буквенными обозначениями, индексами дел по номенклатуре дел.

Регистрация исходящих писем, записок производится в подсистеме "Исходящие документы"СЭДД путем создания РКК.

РКК исходящего документа создается канцелярией администрации или ответственным за делопроизводство. В РКК заполняются необходимые реквизиты (вид документа, заголовок, адресат, инициалы и фамилию руководителя, подписывающего письмо, записку, взаимосвязь с входящим документом), прикрепляется электронная форма письма с приложениями к нему.

Если письмо является ответным на ранее поступивший документ, канцелярия или ответственные за делопроизводство создают карточку ответного документа к РКК входящего документа.

Письму - ответу присваивается тот же регистрационный номер, который дополняется номером поступившего ответа: 65-02/14-1; 65-02/14-2.

Письма-ответы на правительственные документы и факсимильные сообщения регистрируются как инициативные письма.

157. Отправку документов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации осуществляет канцелярия администрации не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации документа.

Отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.

Исполнитель, подготовивший документ, определяет способ отправки документа.

При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку.

Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, отправляемые почтовой связью, упаковывает канцелярия администрации.

Документы, подписанные заместителями Губернатора Новосибирской области или Председателя Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений администрации, для отправки почтовой связью передают в канцелярию администрации ответственные за делопроизводство упакованными, с указанием адресата на конверте и соблюдением следующих требований:

документы, направляемые в один адрес, упаковываются в один конверт;

в левой нижней части конверта указываются регистрационные номера документов, вложенных в конверт;

почтовый адрес корреспондента пишется на конверте в нижней правой части почтового конверта;

на международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами (допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке).

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных государств, на документы с пометкой "Для служебного пользования"составляются реестры в двух экземплярах, на которые проставляется оттиск печати.

Почтовые отправления депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации представляются в канцелярию администрации упакованными, с написанным почтовым адресом и реестром в двух экземплярах на отправляемую корреспонденцию.

Канцелярия администрации маркирует адрес Правительства Новосибирской области верхней части конверта на франкировальной машине и передает корреспонденцию в почтовое отделение связи.

Отправка документов фельдъегерской связью осуществляются канцелярией администрации ежедневно в соответствии с перечнем организаций, утвержденным руководителем администрации.

Документы для отправки фельдъегерской связью представляются в канцелярию неупакованными. В канцелярии администрации отправляемые документы формируются в конверты, составляется реестр в двух экземплярах. На конверты и реестры проставляется оттиск печати.

Канцелярия администрации осуществляет отправку телеграммы немедленно после получения подписанной телеграммы от исполнителя. Отправка телеграмм производится в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Телефонограммы, передаются исполнителями, уполномоченными соответствующими руководителями.

Передача документа по факсу осуществляется в случае срочного доведения информации до адресата. Переданные документы с протоколом об отправке документа возвращается исполнителю.

Направляемые электронной почтой документы должны быть подготовлены в соответствии с п. 143 Инструкции. Электронная форма документа должна быть подтверждена подписанным оригиналом документа. При направлении документа нескольким адресатам представляется список на его рассылку

В одном электронном сообщении, как правило, пересылается один документ. Если необходимо переслать несколько документов, они подлежат обязательной упаковке в архивах. Документ, объемом более 50 кБайт, архивируются. Архивы не должны быть самораскрывающимися. Упаковка архивов запрещается. В архивах не должно быть директорий. Файлы не должны содержать пробелов в названии, при необходимости, их можно заменить на подчеркивание, символы в названии должны быть написаны латинскими буквами, и не превышать восьми букв.

Перед отправкой документа по электронной почте необходимо проверить его на наличие вирусов.

В канцелярии администрации производится учет всех отправляемых документов.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Канцелярия или ответственные за делопроизводство делают в РКК отметку об отправке письма, заполняя способ и дату отправки.

Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется этими подразделениями самостоятельно.

ХIX. Разработка и ведение номенклатуры дел

158. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

Номенклатура дел служит основой для формирования документов в делопроизводстве Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и администрации.

159. В номенклатуру дел включаются документы Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области, заместителей Председателя Правительства Новосибирской области, администрации.

160. Номенклатура дел администрации состоит из номенклатуры дел структурных подразделений администрации.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения составляют лица, ответственные за делопроизводство или другие специалисты, назначенные руководителем структурного подразделения администрации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, его штатным расписанием, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года (далее - Перечень), перечнем документов, образующихся в деятельности структурного подразделения.

Основными разделами номенклатуры дел являются названия структурных единиц (отделов) подразделения (например: отдел корреспонденции - канцелярия, отдел подготовки документов, организационный отдел).

В номенклатуре дел порядок расположения дел должен соответствовать номерам статей Перечня и отражать все документируемые участки работы подразделения, в том числе справочные и контрольные базы данных, картотеки, журналы учета документов.

Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру, который состоит из делопроизводственного индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 14-02 .

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных единиц подразделения (отделов), в том числе, если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Рекомендуется использовать формулировку соответствующей статьи по Перечню. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (материалы, общая переписка), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин документы, а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:

Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических выставок

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

Переписка Губернатора Новосибирской области с Правительством Российской Федерации по вопросам реализации национальных проектов

Переписка Правительства Новосибирской области с муниципальными образованиями Новосибирской области по вопросам межбюджетных отношений

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статьей по Перечню.

При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне - по типовой или примерной номенклатуре дел или срок их хранения устанавливается экспертной проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - ЭПК) по представлению экспертной комиссии администрации (далее - ЭК).

В графе 5 указывается название перечней документов, использованных при определении срока хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), об ответственных за формирование дел, месте хранения, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения.

В номенклатуре дел в конце каждого раздела или подраздела должны оставаться резервные номера для дополнительно заводимых дел.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения администрации визируется составителем, начальником канцелярии администрации, подписывается руководителем структурного подразделения администрации и представляется в канцелярию администрации.

Примерная номенклатура дел структурного подразделения администрации приведена в приложение N 16 к Инструкции.

161. На основе проектов номенклатуры дел структурных подразделений канцелярия администрации составляет сводную номенклатуру дел.

Сводная номенклатура дел состоит из сводной таблицы, включающей делопроизводственные индексы и наименования структурных подразделений администрации, а также номенклатуры дел этих структурных подразделений. Последним листом является итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел постоянного и временного (свыше 10 лет хранения), выполненная виде таблицы и заполняемая ежегодно по итогам подсчета количества дел, образованных в делопроизводстве за год с учетом томов и частей.

Сводная номенклатура дел подписывается начальником канцелярии администрации, согласовывается с ЭК, ЭПК и утверждается руководителем администрации.

Сводная номенклатура дел приведена в приложении N 17 к Инструкции.

162. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки соответствующих её разделов, заверенные начальником канцелярии администрации.

163. После получения выписок канцелярия администрации и ответственные за делопроизводство вносят номенклатуру дел в СЭДД.

164. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

165. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

XX. Формирование дел и их текущее хранение

166. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

167. В администрации используется децентрализованный принцип формирования дел, при котором дела формируются как в структурных подразделениях администрации, так и в канцелярии администрации.

В канцелярии администрации формируются в дела:

документы Правительства Российской Федерации;

переписка по документам, поставленным на контроль, в соответствии с установленными правилами.

В структурных подразделениях администрации формируются в дела:

переписка и иные документы, созданные в процессе деятельности структурных подразделений.

168. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при этом соблюдаются следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры;

в дело включается только один экземпляр каждого документа, запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

на документах должна быть оформлена отметка о направлении его в дело;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2";

при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с проставлением на каждом томе с добавлением обозначений: Т.1, Т.2;

дело не должно содержать более 250 листов.

Внутри дела документы могут располагаться в следующей последовательности:

хронологической (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления);

предметно-вопросной последовательности (с учетом тем или вопросов, которых касается содержание документов);

структурный (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

алфавитный (по фамилии, имени, отчеству при формировании дел по кадровой работе или запросам граждан).

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении;

дела с перепиской формируются, как правило, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;

при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

Нормативные правовые документы группируются по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

Протоколы и документы к ним формируются в деле по порядку номеров в хронологической последовательности.

169. Сведения о списании документа в дело в РКК вносятся в канцелярии администрации (если дело формируется в канцелярии администрации) или в структурном подразделении администрации (если дело формируется в структурном подразделении администрации).

170. Дела хранятся по месту их формирования.

Начальник канцелярии администрации и руководители структурных подразделений администрации несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях.

Для удобства работы и быстрого поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Изъятие документов из дел во временное пользование допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения администрации с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника.

XXI. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

171. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

172. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и включения их в состав архивного фонда Новосибирской области.

Экспертиза ценности документов проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации ответственными за делопроизводство совместно с членами ЭК и под методическим руководством Государственного архива Новосибирской области.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

173. По завершении делопроизводственного года, по результатам экспертизы ценности документов, в зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

174. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа - заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя, наименование структурного подразделения администрации, индекс дела (том N), заголовок, начальная и конечная даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения и номер статьи по Перечню.

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел, и проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты).

Даты на обложке дела соответствуют году заведения и его окончания, и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Надпись на обложке дела производится светостойкими чернилами.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу согласовываются с ЭК, проходят согласование (утверждение) ЭПК и утверждаются руководителем администрации.

Выдача дел постоянного хранения, включенных в опись, производится с разрешения руководителя структурного подразделения, сторонним организациям - с разрешения руководителя администрации.

Документы, включенные в дело постоянного хранения, временно требуемые сотруднику, выдаются с вкладыванием листа-заверителя, с указанием: когда, кому, и на какой срок выдан документ.

175. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению - не подшиваются, документы хранятся в папках (скоросшивателях), внутренняя опись не составляется.

XXII. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

176. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.

177. Акт о выделении документов к уничтожению составляется ответственными за делопроизводство структурного подразделения администрации.

Акт оформляется на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.

В акт включаются дела, если установленный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 года).

Один экземпляр зарегистрированного акта передается в канцелярию администрации, второй экземпляр остается в структурном подразделении администрации.

Образец оформления примерного акта структурного подразделения администрации приведен в приложении N 18 к Инструкции.

178. Сводный акт о выделении документов к уничтожению составляется в канцелярии администрации по форме, указанной в приложении N 19 к Инструкции, на основе актов структурных подразделений администрации.

Акт включает в себя порядковый номер, наименование структурного подразделения администрации и итоговое количество документов, подлежащих уничтожению (переносится из акта структурного подразделения).

179. Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих отметку "ЭПК" в номенклатуре дел, согласовываются с ЭК и подлежат утверждению ЭПК.

180. После проведения необходимых согласований и утверждений актов, документы, включенные в акт, подлежат уничтожению.

181. В акте структурного подразделения администрации производится запись: кто, когда, какое количество и каким способом уничтожил документы.

XXIII. Передача документов на архивное хранение

182. На постоянное хранение в фонд Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и администрации передаются дела постоянного хранения, образовавшиеся в делопроизводстве в результате деятельности Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и администрации.

183. В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством Российской Федерации, дела постоянного срока хранения передаются на хранение в Государственный архив Новосибирской области по истечении 10 лет после их завершения в делопроизводстве. До истечения этого срока дела временно хранятся в администрации.

По согласованию с Государственным архивом Новосибирской области дела постоянного срока хранения могут быть переданы на государственное хранение досрочно до истечения срока временного хранения в администрации.

184. Документы передаются в Государственный архив Новосибирской области по описям дел, составленным в трех экземплярах и утвержденным ЭПК.

185. Факт приема-передачи дел оформляется актом.

186. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации документы передаются по акту правопреемникам, а при их отсутствии в канцелярию администрации.

XXIV. Копирование (тиражирование) документов

187. Копирование (тиражирование) документов производится средствами оперативной полиграфии в администрации.

Копирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 4000 листов формата А4, производится типографским способом.

188. В отделе подготовки документов производится копирование следующих документов:

правовых актов Губернатора Новосибирской области;

правовых актов Правительства Новосибирской области;

правовых актов администрации;

документов, утвержденных или подписанных Губернатором Новосибирской области;

Копирование иных документов производится с разрешения руководителя администрации.

189. Основанием для выполнения копировальных работ в отделе подготовки документов является заказ на копирование документов, оформленный на бланке по форме, приведенной в приложении N 20 к Инструкции.

190. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными на листах бумаги, размер которой не превышает формат А3. Копии изготавливаются, как правило, с подлинников документов.

191. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочное копирование выполняется вне очереди. Решение о внеочередном копировании принимает руководитель администрации.

192. Работники отдела подготовки документов, выполняющие копирование документов, несут ответственность за своевременное и качественное выполнение работы. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под подпись.

193. Отдел подготовки документов ведет учет выполненных копировальных работ на основании заказов на копирование документов.

XXV. Порядок применения печатей и штампов

194. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам применяются следующие печати:

гербовая печать Правительства;

гербовая печать администрации;

простая круглая печать администрации;

195. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

196. Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Новосибирской области или его заместителей, а также порядок их применения определяются Губернатором Новосибирской области или его заместителями соответственно.

197. Ответственность и контроль за применением и хранением печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений администрации.

198. Гербовая печать Правительства Новосибирской области изготавливается в трех экземплярах.

Печать хранится:

основная - в канцелярии администрации;

с цифрой 2 - в постоянном представительстве администрации в городе Москве.

с цифрой 3 - в отделе государственной службы и кадров администрации.

199. Гербовая печать администрации изготавливается в двух экземплярах.

Печать хранится:

основная - в канцелярии администрации;

с цифрой 2 - в отделе государственной службы и кадров администрации.

200. Простая круглая печать администрации изготавливаются в четырех экземплярах.

Печать хранится:

N 1 - в отделе подготовки документов администрации;

N 2, N 3 - в канцелярии администрации;

N 4 - в отделе государственной службы и кадров администрации.

201. Для получения разрешения на изготовление печатей и угловых штампов руководителю администрации представляются следующие документы:

заявление;

эскизы печатей и угловых штампов в двух экземплярах, заверенные подписью соответствующего руководителя.

202. Разрешение на изготовление печатей и штампов регистрируется в специальном журнале.

203. На основании разрешения на изготовление печатей и штампов структурные подразделения заказывают печати и штампы через управление делами администрации.

204. Гербовые печати хранятся у руководителей соответствующих структурных подразделений администрации.

Простые печати и штампы хранятся у руководителей структурных подразделений или передаются в соответствии с порядком, принятым в подразделении, под подпись работникам, которые обеспечивают их применение и сохранность.

205. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати сдаются в государственно-правовой департамент администрации на уничтожение, о чем выдается квитанция.

В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

206. При смене руководителя структурного подразделения администрации или лица, ответственного за хранение и применение печати и штампов, они передаются по акту.

207. Гербовой печатью Правительства Новосибирской области заверяются следующие документы:

Почетные грамоты Губернатора Новосибирской области, Благодарности Губернатора Новосибирской области;

наградные листы;

договоры, контракты, заключаемые Губернатором Новосибирской области и Правительством Новосибирской области с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним;

характеристики, командировочные и другие удостоверения подписанные Губернатором Новосибирской области.

совместные документы Губернатора Новосибирской области (Правительства Новосибирской области) и других органов государственной власти и местного самоуправления;

доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности Губернатора Новосибирской области (Правительства Новосибирской области);

акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным Правительством Новосибирской области;

иные документы, подписанные Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области.

208. Гербовой печатью администрации заверяется подпись руководителя администрации или его заместителя на документах администрации.

209. Перечень документов, заверяемых гербовой печатью Правительства Новосибирской области и администрации, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает руководитель администрации.

210. Простые печати администрации проставляются на следующих документах:

Печать N 1:

на копиях правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

на выписках из правовых актов, протоколов заседаний Правительства и Президиума Правительства Новосибирской области.

Печать N 2:

на копиях писем, решениях координационных и совещательных органов, подписанных Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, Заместителями Председателя Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений администрации;

на отправляемых телеграммах;

на письмах, полученных по электронной почте;

на командировочных удостоверениях;

на реестрах почтовых отправлений, отправляемых заказной почтой;

на ежедневных списках франкированных почтовых отправлений;

в реестрах и журналах доставки документов.

Печать N 3:

в реестрах отправляемых и получаемых документов фельдсвязью, пакетах с документами.

Печать N 4:

на справках, характеристиках, доверенностях личного характера, документах личного состава администрации.

Порядок проставления печатей и штампов в структурных подразделений администрации определяется руководителями этих подразделений.

XXVI. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

211. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

212. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

213. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования"на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, руководителем администрации или Губернатором Новосибирской области.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

214. Пометка "Для служебного пользования"с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке титульного листа издания, а также на первой странице сопроводительного листа, содержащего информацию ограниченного распространения.

Пометка помещается в правом верхнем углу, номер экземпляра проставляется ниже пометки ограничения.

Для служебного пользования Экз. N 1

215. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". На обратной стороне листа подлинника и копии отправляемого документа указывается количество экземпляров документа, фамилия исполнителя, номер его телефона и дата, например:

отп. 2 экз.

экз. N 1 - адресату

экз. N 2 - в дело

исп. А.С. Петров

223 81 54

Дата

Передача таких документов осуществляется под подпись.

216. Документы "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной связи.

217. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в разделе XVIII Инструкции. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем.

218. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации области.

219. В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения администрации проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает руководителю администрации.

Приложения
к Инструкции

Приложение N 1
к п. 47 Инструкции

Рекомендации
по оформлению проектов законов Новосибирской области с использованием текстового редактора MS WORD

1. Проект закона Новосибирской области, подготавливаемый для внесения в областной Совет, печатается шрифтом Times New Roman размером шрифта 14 через один межстрочный интервал на листах бумаги формата А 4.

Устанавливаются следующие границы текстового поля:

левое поле - 2,5 см;

правое поле - 1,0 см;

верхнее поле - 2,0 см;

нижнее поле - 2,0 см.

Страницы проекта нумеруются размером шрифта 10 арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. На первой странице нумерация не проставляется.

В правом углу от верхнего поля с прописной буквы курсивом проставляется пометка о субъекте права законодательной инициативы "Вносится Губернатором Новосибирской области"в две строки и выравнивается по правому краю поля.

На расстоянии одного межстрочного интервала с прописной буквы в две строки печатается пометка "Проект N ______" и выравнивается по правому краю.

2. Первая страница проекта закона Новосибирской области должна содержать следующие реквизиты:

Наименование вида нормативного правового акта - ЗАКОН НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается на расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки "Проект N ______" в две строки прописными буквами шрифтом 20, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование законопроекта отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце наименования законопроекта не ставится.

Наименование проекта закона должно отражать его содержание и основной предмет правового регулирования, излагаться точно, четко и быть максимально информационно насыщенным.

При внесении изменений в одну или две статьи закона Новосибирской области наименование законопроекта конкретизируется указанием на изменяемую статью.

О внесении изменений в Закон Новосибирской области
"О наградах Новосибирской области"

или:

О внесении изменений в статьи 1.3 и 15.3 Закона Новосибирской области
"Об административных правонарушениях в Новосибирской области"

или:

"О внесении изменений в законы Новосибирской области, устанавливающие и изменяющие границы муниципальных образований Новосибирской области"

3. Текст отделяется от наименования проекта закона Новосибирской области двумя межстрочными интервалами и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см. от левой границы поля. Выравнивание текста устанавливается "по ширине".

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Преамбула не имеет наименования, не содержит нормативных предписаний, не нумеруется и не содержит ссылок на другие нормативных правовых акты.

В зависимости от предмета регулирования и объема текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи, имеющие единую сквозную нумерацию.

Разделы текста проекта обозначаются римскими цифрами, имеют наименования, которые печатаются полужирным шрифтом прописными буквами по центру страницы. Точка в конце наименования раздела не ставится.

Главы текста законопроекта обозначаются арабскими цифрами, имеют наименования, которые печатаются полужирным шрифтом с прописной буквы по центру страницы. Точка в конце наименования главы не ставится.

Статьи проекта закона обозначаются арабскими цифрами и, как правило, имеют наименования, которые печатаются полужирным шрифтом с прописной буквы в одну строку с обозначением номера статьи. Если статья не имеет наименования, точка после номера статьи не ставится. Точка в конце наименования статьи не ставится.

В зависимости от содержания, текст статьи может подразделяться на части, части могут подразделяться на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты. Части, пункты, подпункты в исключительных случаях подразделяются на абзацы, количество которых, как правило, не должно превышать пяти.

Части статьи обозначаются арабскими цифрами с точкой.

Пункты статьи обозначаются арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой.

Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

При внесении изменений в закон Новосибирской области применяется действующее в нем деление на структурные единицы.

Если в тексте статьи содержится ссылка на нормативный правовой акт, указываются его реквизиты: вид нормативного правового акта, дата подписания, регистрационный номер и наименование.

Проект закона может иметь приложения, о чем делается указание в статьях "согласно приложению". При наличии нескольких приложений они нумеруются. В каждом приложении устанавливается самостоятельная нумерация страниц.

Приложение заканчивается чертой, расположенной по центру на расстоянии двух межстрочных интервала от текста приложения. Длина черты 2-3 см.

Приложения визируются руководителем структурного подразделения администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области или областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, подготовившего проект, на оборотной стороне последнего листа.

4. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности "Губернатор Новосибирской области", которое печатается в две строки от левой границы поля, и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилия), которая располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля.

Реквизит "Место подписания" отделяется от реквизита "Подпись" двумя межстрочными интервалами и печатается от левого поля.

Реквизиты "Дата" и "Регистрационный номер" отделяются от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом и печатаются от левого поля.

Визы согласования проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта закона Новосибирской области у нижней границы поля.

5. Файл с электронным вариантом законопроекта записывается в формате RTF. Имя файла должно совпадать с идентификатором электронной копии на странице законопроекта.

Образец оформления законопроекта:

Вносится Губернатором
Новосибирской области

Проект
N ________

ЗАКОН
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Наименование законопроекта

Статья 1. Заголовок статьи

               продолжение заголовка статьи

1. (часть 1).

1) (пункт 1 части 1);

а) (подпункт "а"пункта 1 части 1).

или:

Статья 1

Текст статьи

Продолжение текста статьи.

Статья 2

Настоящий Закон вступает в силу через 10 дней после дня его официального опубликования.

Губернатор Новосибирской области

И.О. Фамилия

г. Новосибирск

"___"___________ 201_ г.

N ________________ ОЗ

Приложение N 2
к п. 74 Инструкции

Требования
к оформлению проекта правового акта

I. Основные установки

1. Параметры страницы для текста правового акта:

размер А4 210х297 мм, вид - "разметка страницы",

"ориентация - книжная":

левое поле                           - 2,5 см;

правое поле                         - 1,0 см;

верхнее поле                       - 2,0 см;

нижнее поле                        - 2,0 см.

2. Параметры страницы для приложений:

для страницы "ориентация - книжная":

левое поле                           - 2,5 см;

правое поле                         - 1,0 см;

верхнее поле                       - 2,0 см;

нижнее поле                        - 2,0 см;

для страницы "ориентация - альбомная":

левое поле                          - 2,0 см;

правое поле                        - 2,0 см;

верхнее поле                      - 2,5 см;

нижнее поле                       - 1,0 см.

3. Шрифт - Times New Roman.

4. Размер шрифта:

для текста - 14;

для нумерации страниц - 10;

для указания исполнителя - 10;

для идентификатора электронной копии документов - 8.

5. Межстрочный интервал - одинарный.

II. Оформление проекта правового акта

2. Проект правового акта печатается на листах бумаги формата А4. На первом листе в верхней правой части листа на расстоянии 2 см от верхнего поля проставляется отметка: "Проект постановления (распоряжения) Губернатора Новосибирской области" или "Проект постановления (распоряжения) Правительства Новосибирской области". Оформление проекта правового акта без отметки "Проект" не допускается.

3. Заголовок печатается на расстоянии 10 см от верхнего края листа и центрируется.

4. Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами.

5. Слово "п о с т а н о в л я ю" (в тексте постановлении Губернатора Новосибирской области), слово "п о с т а н о в л я е т" (в тексте постановлении Правительства Новосибирской области) печатается строчными буквами полужирным шрифтом, буквы разделяются жестким пробелом (одновременное нажатие трех клавиш Ctrl+Shift+пробел).

6. При нумерации пунктов, подпунктов арабскими цифрами с точкой после точки ставится жесткий пробел. Автоматическая нумерация не используется.

7. Размер денежных средств указывается цифрами с точностью до десятой после запятой. Перед первой цифрой и после последней цифры ставится жесткий пробел.

8. При оформлении состава комиссии (рабочей группы, оргкомитета) используется режим "таблица (обрамление отсутствует)" с тремя колонками согласно образцу. Сначала указывается председатель комиссии, его заместитель, секретарь комиссии, потом члены комиссии (располагаются в алфавитном порядке, без указания нумерации). Сокращение наименования должности, места работы не допускается.

Если комиссия создается в большом составе, то состав комиссии оформляется в виде приложения к правовому акту, например:

СОСТАВ
комиссии при Губернаторе Новосибирской области по освобождению и перепрофилированию используемых не по целевому назначению помещений дошкольных образовательных учреждений

Хомлянский А.Б.	-	первый заместитель Губернатора Новосибирской области, председатель комиссии;
Никонов В.А.	-	заместитель председателя Правительства Новосибирской области - министр образования, науки и инновационной политики Новосибирской области, заместитель председателя комиссии;
Анисимов В.А.	-	заместитель председателя Правительства Новосибирской области - министр строительства и жилищно-коммунального хозяйства Новосибирской области;
Горнин Л.В.	-	министр финансов и налоговой политики Новосибирской области;
Гунькин С.Ю.	-	представитель движения "Российским детям - доступное дошкольное образование"(по согласованию);
Захаров Г.П.	-	глава администрации Новосибирского района Новосибирской области (по согласованию);

9. Реквизит подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит:

для постановлений и распоряжений Губернатора Новосибирской области - из инициалов и фамилии Губернатора области, которые печатаются от правого поля;

для постановлений и распоряжений Правительства Новосибирской области - из слов "Губернатор Новосибирской области", инициалов и фамилии Губернатора Новосибирской области или при подписании исполняющим обязанности Губернатора Новосибирской области - "И.о. Губернатора Новосибирской области", инициалов и фамилии исполняющего обязанности;

10. Реквизит отметка об исполнителе размещается на лицевой стороне последнего листа правового акта.

11. Идентификатором электронной копии документа является нижний колонтитул, который располагается на первой странице в левом нижнем углу от левого поля без отступа. Колонтитул должен содержать имя файла, дату, время, например:

Proekt_Ivan.rtf, 27.07.2005, 10:00

III. Оформление приложений к правовому документу

12. Приложения к проектам постановлений и распоряжений печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текста.

13. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

14. Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ"и дается ссылка на правовой акт. Реквизит оформляется в соответствии с п. 25 Инструкции. При этом размер самой длинной строки не должен превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое Положение... (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения слово "УТВЕРЖДЕН"("УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ") согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения, например:

регламент - УТВЕРЖДЕН;

положение - УТВЕРЖДЕНО;

программа - УТВЕРЖДЕНА;

мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Расстояние от реквизита приложение до заголовка текста приложения должно быть не менее двух интервалов.

15. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое слово заголовка приложения может печататься прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.), например:

ПОЛОЖЕНИЕ
о министерстве ...

16. В положениях, программах, уставах и других подобных документах, имеющих разделы и главы, оформление их производится так же как и в тексте законопроекта (см. приложение N 1).

17. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, которую допускается выполнять с помощью табличного редактора Excel. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. В таблицах допускается использовать шрифты N 12, 11, 10. Цифры в колонках таблиц выравниваются по правому полю.

Если таблицы печатают более чем на одной странице, заголовочная часть (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

18. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой *. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

19. Приложения к проектам постановлений и распоряжений визируются исполнителями (начальник отдела или управления) на оборотной стороне последнего листа приложения.

20. В каждом приложении устанавливается самостоятельная нумерация страниц.

21. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты 2-3 см.

IV. Подготовка файла

22. Проект правового акта создается с использованием редактора WORD 2003 или 2007 годов и сохраняется в формате RTF. Имя файла должно соответствовать заголовку проекта правового акта и совпадать с именем файла, указанного в колонтитуле. Файл по электронной почте передается в отдел подготовки документов администрации.

Приложение N 3
к п. 121 Инструкции

Образец оформления письма-приглашения

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630011

тел.: (383) 223-47-34, факс: (383) 223-69-72,

E-mail: pochta@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

20.10.2010        N 98-05/07 На N __________ от _________ |1 межстр. интервал О международной научно- практической конференции

Заместителю Министра регионального развития Российской Федерации |1 межстр. интервал С.Ю. Юрпалову

     3 межстр. интервала |

                         |

                         |

Уважаемый Сергей Юрьевич!

                            1 межстр. интервал |

27-29 июня 2010 года в Новосибирске проводится международная научно-практическая конференция "Местное самоуправление и стратегии устойчивого развития крупных городов (опыт Новосибирска)".

В ходе конференции предполагается рассмотреть опыт Новосибирска по проектированию стратегического плана устойчивого развития города и комплексных целевых программ как инструментов реализации стратегий.

В рамках конференции проводится инвестиционный форум с презентацией перспективных проектов и инновационных предложений для потенциальных инвесторов.

Приглашаю Вас, Сергей Юрьевич, и сотрудников Вашего аппарата принять участие в конференции.

     |2 межстр. интервал

Приложение: программа конференции на 2 л. в 1 экз.

|1,25 см  |2 межстр. интервала    |3 межстр. интервала

|                                |

--С уважением,                            

                                                                     Подпись                                А.Б. Хомлянский 

В.С. Королев

221 35 68

Образец оформления сопроводительного письма

ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630011

тел.: (383) 222-25-15, 223-72-14, факс: (383) 223-69-72,

E-mail: pochta@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

15.09.2010            N Ю /807 На N ____________от ______________ О направлении отчета о переселении граждан из аварийного жилья

Генеральному директору государственной корпорации - Фонд содействии реформированию жилищно-коммунального хозяйства К.Г. Цицину

Уважаемый Константин Георгиевич!

В соответствии с договором от 24.12.2008 N 15-НП о долевом финансировании региональных адресных программ по переселению граждан из аварийного жилищного фонда с учетом необходимости стимулирования развития рынка жилья направляю Вам отчет Новосибирской области по итогам завершения программы по переселению граждан из аварийного жилищного фонда с учетом необходимости стимулирования развития рынка жилья.

Приложение:	1. Отчет об исполнении государственных контрактов на приобретение жилых помещений в строящихся многоквартирных домах в рамках реализации региональной адресной программы по переселению граждан из аварийного жилищного фонда с учетом необходимости стимулирования развития рынка жилья на 4 л. в 1 экз.
	2. Реестр аварийных домов, расселяемых на основании заключенных государственных контрактов, на 4 л. в 1 экз.
С уважением,		Подпись                 В.А. Юрченко

В.А. Анисимов

223 06 06

Образец оформления писем-ответов

ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА

Красный проспект, д. 18, г. Новосибирск, 630011

тел./факс: (383) 210-29-89

E-mail:styu@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

20.10.2010      N 1698-13/43 На N 2226-ТЗ     от  12.05.2010 О ходе реализации мероприятий Программы

Руководителю Федеральной службы по труду и занятости Ю.В. Герцию

Уважаемый Юрий Викторович!

В соответствии с Вашим запросом направляю информацию о ходе реализации мероприятий Программы по оказанию содействия добровольному переселению в Новосибирскую область соотечественников, проживающих за рубежом, за 2009 год.

Приложение: на 6 л. в 1 экз.

С уважением,

                                                                            Подпись                                И.В. Шмидт

Н.Д. Инина

222 34 48

ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630011 тел.: (383) 222-25-15, 223-72-14, факс: (383) 223-69-72, E-mail: pochta@obladm.nso.ru http://www.adm.nso.ru 12.10.2010    N 2184/1 На N 336510-5  от 19.03.2010
		Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Б.В. Грызлову

Отзыв на проект федерального закона

Уважаемый Борис Вячеславович!

Правительство Новосибирской области поддерживает проект федерального закона N 336510-5 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", внесенный Правительством Российской Федерации.

Губернатор Новосибирской области

Подпись

В.А. Юрченко

Д.Н. Шипунов

218 29 55

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630011

тел.: (383) 223-47-34, факс: (383) 223-69-72,

E-mail: pochta@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

20.10.2010         N   4450/2 На N  445-09/ПП      от  01.06.2010 О праздновании 150-летия со дня рождения П.А. Столыпина

Заместителю Министра экономического развития Российской Федерации А.Н. Клепачу

Уважаемый Андрей Николаевич!

Правительство Новосибирской области, рассмотрев план мероприятий по подготовке и проведению празднования 150-летия со дня рождения П.А. Столыпина, выражает заинтересованность в проведении Всероссийской конференции "Развитие промышленного производства в контексте опыта реформ П.А. Столыпина" в Новосибирской области совместно с Минпромторгом России в 2011 году.

Со своей стороны Правительство Новосибирской области готово оказать организационную и информационную поддержку запланированной конференции, предоставить помещение и обеспечить техническое сопровождение ее проведения.

Подпись

А.Б. Хомлянский

В.П. Морозов

227 66 10

Образец оформления письма-просьбы

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630011

тел.: (383) 223-47-34, факс: (383) 223-69-72,

E-mail: pochta@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

20.10.2010    N  48-05/2 На N __________от ____________ О презентации Новосибирской области

Статс-секретарю - заместителю Министра иностранных дел Российской Федерации Г.Б. Карасину

Уважаемый Григорий Борисович!

Губернатор Новосибирской области придает большое значение расширению прямых региональных торговых, инновационных, приграничных и образовательных связей с Республикой Казахстан, в связи с чем, в апреле 2010 года планирует организовать визит делегации Новосибирской области в г. Астану Республики Казахстан.

Для Новосибирской области важно предусмотреть в программе визита проведение презентации Новосибирской области в Акимате г. Астаны, встречи с рядом министров Республики Казахстан и руководителями крупных государственных и коммерческих корпораций, подписание Протоколов о намерениях.

Прошу Вас оказать содействие в организации данного визита и дать соответствующие рекомендации Посольству Российской Федерации в Республике Казахстан.

Приложение: проект программы на 1 л. в 1 экз.

Подпись

А.Б. Хомлянский

Т.Е. Юхимович

223 89 22

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ДЕПАРТАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ Красный проспект, 18, г.Новосибирск, 630011 тел./факс (383) 223-87-47 E-mail: savl@obladm.nso.ru          22.10.2010           N     371-07/13 На N _____________ от ___________ Об участии в селекторном совещании

Главам муниципальных районов и городских округов Новосибирской области

Прошу принять участие в селекторном совещании, проводимом Губернатором Новосибирской области Юрченко В.А., которое состоится 30 октября 2010 года в 9.30 часов.

Приложение: повестка совещания на 1 л. в 1 экз.

Руководитель департамента

Подпись

М.Ф. Жиганов

Ю.В. Тоичкин

223 88 14

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОГО СОТРУДНИЧЕСТВА Красный проспект, 18, г. Новосибирск, 630011 тел.: (383) 223-95-65, факс: (383) 223-45-14 E-mail: plts@obladm.nso.ru					Ректору Новосибирского государственного университета В.А. Собянину
	30.09.2010	N	271-35/18
На N		от

О визите Генерального консула Республики

Корея в Новосибирскую область

Уважаемый Владимир Алексеевич!

С 03 по 06 октября 2010 года в Новосибирской области будет находиться Генеральный консул Республики Корея в Иркутске господин Чой Сок Ин.

Целью визита является ознакомление с экономическим, научно-техническим и образовательным потенциалом Новосибирской области, развитие двусторонних контактов.

Просим Вас рассмотреть возможность Вашей встречи с членами делегации.

Председатель комитета

Подпись

Д.В. Микитченко

Ю.А. Давыдова

222 17 42

Образец оформления поздравительного письма

ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д. 18, г. Новосибирск, 630011

тел.: (383) 222-25-15, 223-72-14, факс: (383) 223-69-72,

E-mail: pochta@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

29.09.2010      N      Ю/274 На N ___________ от _________

Председателю Совета министров Автономной Республики Крым В.Т. Пакида Председателю Верховной Рады Автономной Республики Крым А.П. Гриценко

Уважаемый Виктор Тарасович!

Уважаемый Анатолий Павлович!

Выражаю Вам искреннюю признательность за приглашение принять участие в международной научной конференции, посвященной 65-й годовщине Крымской (Ялтинской) конференции 1945 года.

Высоко ценю усилия руководства Автономной Республики Крым по сохранению памяти о Великой Отечественной войне. Одним из важных мероприятий в этом плане, безусловно, станет эта научная конференция, тематика которой особенно важна в юбилейный год Великой Победы.

Уверен, работа конференции будет интересной и плодотворной, она внесет большой вклад в утверждение исторической истины, даст достойную оценку международного значения победы над фашизмом и роли советского народа в борьбе с фашистской Германией.

Поздравляю всех участников международной конференции с 65-й годовщиной Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов!

Желаю счастья, здоровья и успехов во всех делах.

С уважением,

Подпись

В.А. Юрченко

Приложение N 4
к п. 122 Инструкции

Порядок
подготовки проекта делового (служебного) письма Губернатора Новосибирской области, Председателя Правительства Новосибирской области

1. Подготовка проекта служебного (делового) письма Губернатора Новосибирской области (далее - письма) производится на компьютере с использованием редактора WORD 2003 или 2007 годов.

2. Проект письма печатается на листах бумаги формата А4. На первой странице в верхней правой части на расстоянии 2 см от верхнего поля проставляется отметка: "Проект письма".

3. Проект письма готовится в соответствии с требованиями, изложенных в главе ХШ и правилами оформления реквизитов, изложенными в главе II Инструкции.

4. При оформлении проекта письма реквизит адресат располагается в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от левого поля и 5 см от верхнего поля, выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

5. В письме-ответе реквизит ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта печатается на расстоянии 1 см от левого поля и 6 см от верхнего поля.

6. Проект письма визируются руководителем структурного подразделения администрации, областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, подготовившего письмо (далее - исполнитель), заместителем Губернатора Новосибирской области, заместителем Председателя Правительства Новосибирской области, координирующим работу исполнителя и руководителем администрации. Письма, направляемые в Законодательное Собрание Новосибирской области, в прокуратуру визируются в государственно-правовом департаменте администрации.

7. Подготовленный и согласованный проект письма передается на бумажном носителе в канцелярию администрации (комната 83). Файл с проектом письма направляется по электронной почте на адрес pglav@obladm.nso.ru.

Имя файла должно совпадать с именем файла, указанным в колонтитуле. Файл записывается в формате RTF. Размер файла, присылаемого по электронной почте, не должен превышать 1 МВ. Название файла не должно превышать 12 знаков, содержать пробелы и другие разделительные знаки. Исполнители, не имеющие возможности передачи файлов по электронной почте, записывают файл на электронный носитель, который передается в канцелярию с проектом соответствующего письма.

8. Канцелярия администрации проверяет правильность оформления проекта письма, сверяет его с электронной копией, редактирует в соответствии с требованиями Инструкции и правилами правописания, производит оформление проекта письма на бланк письма Губернатора Новосибирской области. Оформление на бланк производится в день поступления письма.

9. Письмо, оформленное на бланке, вместе с проектом письма передаются на подпись Губернатору Новосибирской области.

10. Подписанное письмо передается в канцелярию администрации для регистрации и отправки адресату. Регистрация письма производится в день передачи его в канцелярию администрации. Первый экземпляр письма направляется адресату в течение суток с момента регистрации. Электронная версия письма заносится в СЭДД. Копия письма помещается в дело.

11. Неподписанное письмо передается канцелярией администрации исполнителю согласно резолюции Губернатора Новосибирской области в день поступления от Губернатора Новосибирской области.

Приложение N 5
к п. 130 Инструкции

Образец оформления международных писем

ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д. 18, г. Новосибирск, 630011

тел.: (383) 222-25-15, 223-72-14, факс: (383) 223-69-72,

E-mail: pochta@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

25.08.2010     N     Х/504 На N _________ от ______________ О форуме "Интерра-2010"

ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ РЕСПУБЛИКИ КОРЕЯ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ господину ЛИ ГЮ ХЁНУ

Уважаемый господин ЛИ ГЮ ХЁН!

Позвольте засвидетельствовать Вам свое почтение и сообщить, что в 2009 году в Новосибирске состоялся I Международный молодёжный инновационный форум "Интерра", участниками которого стали более 1000 молодых ученых со всего мира, известных политиков, представителей крупнейших инновационных компаний, деятелей культуры.

В 2010 году II Международный молодёжный инновационный форум "Интерра" состоится в период с 23 по 25 сентября.

В программе "Интерра-2010" будет усилена бизнес-составляющая за счет появления Конгресса предпринимателей и Конгресса Технопарков. Расширяется научный сектор. Помимо Экспертного симпозиума будет проведен Фестиваль науки и инноваций, Саммит Университетов с участием университетов стран ШОС. Фестивальная составляющая преобразована в масштабный Фестиваль Актуальной культуры.

Я был бы рад, уважаемый господин Ли Гю Хён, Вашей поддержке нашего мероприятия, присутствию на Форуме, а также участию в работе Форума молодых корейских ученых.

Пользуясь случаем, прошу принять мои заверения в самом высоком уважении.

Исполняющий обязанности Губернатора Новосибирской области

Подпись

А.Б. Хомлянский

ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630011

тел.: (383) 222-25-15, 223-72-14, факс: (383) 223-69-72,

E-mail: pochta@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

29.09.2010      N      Ю/274 На N ___________ от ___________

ПОСЛУ ФЕДЕРАТИВНОЙ РЕСПУБЛИКИ ГЕРМАНИЯ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ господину ВАЛЬТЕРУ ЮРГЕНУ ШМИДУ

Уважаемый господин Посол!

Примите искреннюю благодарность и глубокую признательность за совместную работу. Благодаря высокому уровню Вашего профессионализма Вы внесли огромный вклад в развитие дружеских отношений и всесторонних связей между Новосибирской областью и Федеративной Республикой Германия.

От всей души желаю Вам творческих успехов, претворения в жизнь намеченных планов, здоровья, благополучия и душевного тепла!

Пользуясь случаем, уважаемый господин Посол, примите уверения в моем высоком к Вам уважении.

Подпись

В.А. Юрченко

ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630011

тел.: (383) 222-25-15, 223-72-14, факс: (383) 223-69-72,

E-mail: pochta@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

08.09.2010         N    Ю/311 На N ___________от _____________

ЗАМЕСТИТЕЛЮ МИНИСТРА ЭКОНОМИКИ ПРАВИТЕЛЬСТВА КАНТОНА ЦЮРИХ господину БРУНО САУТЕРУ

Уважаемый господин Саутер!

Позвольте поблагодарить Вас за содействие в организации визита делегации Новосибирской области в Швейцарскую Конфедерацию и присутствие на презентации.

Предварительные итоги показывают, что визит делегации прошел весьма успешно. Презентация Новосибирской области позволила деловому сообществу Швейцарии более четко представить возможности взаимовыгодного торгово-экономического, научно-технического и образовательного сотрудничества.

Договоренности, достигнутые во время визита, позволяют с уверенностью отметить, что подписанное Совместное заявление о сотрудничестве между кантоном Цюрих и Новосибирской областью поможет в достижении реальных результатов.

Пользуясь случаем, прошу принять мои уверения в самом высоком уважении.

Подпись

В.А. Юрченко

Образец оформления служебного письма

ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630011

тел.: (383) 222-25-15, 223-72-14, факс: (383) 223-69-72,

E-mail: pochta@obladm.nso.ru, http://www.adm.nso.ru

02.10.2010     N  Ю/182 На N MOS7066-19 от 02.02.2010 О визите в Новосибирскую область

МИНИСТРУ ВНЕШНЕЙ ТОРГОВЛИ И РАЗВИТИЯ МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ ФИНЛЯНДИИ господину ПААВО ВЯЮРЮНЕНУ

Уважаемый господин Министр!

Позвольте засвидетельствовать Вам свое уважение и сообщить, что Новосибирская область придает большое значение развитию экономического сотрудничества и приветствует расширение взаимовыгодных отношений с Республикой Финляндия.

Готов принять Вас и сопровождающую Вас делегацию деловых кругов Финляндии в Новосибирской области в предложенные Вами сроки. Надеюсь, что Ваш визит закрепит положительные тенденции в развитии сотрудничества между Новосибирской областью и Республикой Финляндия и создаст предпосылки для дальнейшего развития торгово-экономических, культурных и иных связей.

Позвольте выразить Вам, господин Министр, уверения в своём самом высоком уважении.

Подпись

В.А. Юрченко

Приложение N 6
к п. 131 Инструкции

Образец оформления акта

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ АКТ 15.05.2010 N 2 г. Новосибирск

УТВЕРЖДАЮ Руководитель администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области       Подпись                           И.О. Фамилия                    Дата

О приеме в эксплуатацию системы

электронного документооборота

Основание: распоряжение администрации Новосибирской области от 03.04.2009 N 101-ра "О создании рабочей группы по внедрению системы электронного документооборота в администрации Новосибирской области"

Составлен рабочей группой:

Руководитель государственно-правового департамента, руководитель рабочей группы	-	Кривощеков В.Г.
Начальник отдела корреспонденции - канцелярии, заместитель руководителя рабочей группы,	-	Анодина Н.Н.
Члены рабочей группы:
Заместитель председателя комитета компьютерных технологий	-	Гусев В.В.
Консультант-технолог ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь"	-	Коленко Е.А.

Рабочая группа отмечает, что в целях выполнена распоряжения администрации области от 03.04.2008 N 101-ра проделана следующая работа: система электронного документооборота и делопроизводства "Соmpany Media" прошла тестовую эксплуатацию в отделах корреспонденции - канцелярии, подготовки документов, в отделе контроля государственно-правового департамента администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, а также в приемных первого заместителя Губернатора области Юрченко В.А. и других структурных подразделений администрации.

В рамках тестовой эксплуатации системы проведено обследование существующей системы документооборота, сформированы визуальные схемы прохождения документов.

Система "Сотрапу МесПа" установлена на рабочий сервер, проведены приемо-сдаточные испытания, установлены и настроены 12 рабочих мест, обучены специалисты указанных подразделений администрации области по работе в новой системе, а также выполнены доработки новой системы в соответствии с требованиями специалистов государственно-правового департамента. Ход внедрения системы обсуждался на заседаниях рабочей группы.

Итоговое испытание новой системы электронного документооборота проведено в отделе корреспонденции - канцелярии 29.07.2008.

В соответствии с государственным контрактом от 31.03.2008 N 30, заключенным между исполнителем ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь" и администрацией Новосибирской области исполнитель выполнил весь объем работ. Замечаний и претензий к качеству выполненных работ рабочая группа не имеет.

Рекомендуем систему электронного документооборота и делопроизводства "Соmpany Media" к внедрению в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - управление делами администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

2-й экземпляр - комитет компьютерных технологий администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

3-й экземпляр - ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь".

Руководитель рабочей группы

Подпись

В.Г. Кривощеков

Члены комиссии:

Подпись Подпись Подпись

Н.Н. Анодина В.В. Гусев Е.А. Коленко

Приложение N 7
к п. 132 Инструкции

Образец оформления доверенности

ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ДОВЕРЕННОСТЬ

25 сентября 2010 года

N 17

г. Новосибирск

Выдана Шмидту Игорю Викторовичу, заместителю Председателю Правительства Новосибирской области, (приводятся паспортные данные), на представление интересов Правительства Новосибирской области в Федеральной службе по труду и занятости.

Шмидт Игорь Викторович от Правительства Новосибирской области наделяется правом подписания протокола заседания Комиссии Федеральной службе по труду и занятости по проведению сверки исходных данных для расчета объема субвенций Новосибирской области на осуществление полномочий по реализации государственной политики занятости населения.

Доверенность действительна до 23 августа 2010 года.

Личную подпись Шмидта И.В.      Подпись    удостоверяю.

Губернатор Новосибирской области

Подпись

В.А. Юрченко

                      Оттиск печати

Приложение N 8
к п. 134 Инструкции

Образец оформления заключения

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И
ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОЙ ДЕПАРТАМЕНТ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

20.04.2010

N 734/14

О законах Новосибирской области

В администрацию Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области поступили для подписания Губернатором Новосибирской области принятые на первой сессии Законодательного Собрания Новосибирской области следующие Законы Новосибирской области:

1) "О внесении изменения в статью 6 Закона Новосибирской области "О физической культуре и спорте в Новосибирской области";

2) "О внесении изменений в Закон Новосибирской области "О приватизации государственного имущества Новосибирской области";

3) "О внесении изменений в статьи 3 и 9 Закона Новосибирской области "О противопожарной службы Новосибирской области и обеспечении пожарной безопасности в Новосибирской области".

Представленные Законы Новосибирской области не противоречат действующему законодательству и рекомендуются для подписания и опубликования.

Руководитель департамента

Подпись

В.Г. Кривощёков

С.А.Лебедев

218 29 55

Приложение N 9
к п. 135 Инструкции

Образец оформления докладной записки

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 30.10.2010 N 3

Первому заместителю Губернатора Новосибирской области А.Б. Хомлянскому

О техническом обеспечении комитета

Уважаемый Алексей Борисович!

Довожу до Вашего сведения, что комитет не обеспечен необходимыми служебными помещениями для хранения документов, создаваемых в процессе своей деятельности. Документы комиссий, организационно-техническое обеспечение которых возложено на комитет, подлежат систематизации и длительному хранению.

Прошу Вас, Алексей Борисович, оказать помощь в выделении необходимых помещений и оснащении их необходимым оборудованием.

Председатель комитета

Подпись

В.А. Брушневский

Татьяна Алексеевна Войнова

223 76 50

Образец оформления пояснительной записки

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОЙ ДЕПАРТАМЕНТ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Новосибирской области "О внесении изменений в Закон Новосибирской области "Об административных правонарушениях в Новосибирской области"

Разработка проекта закона Новосибирской области "О внесении изменений в Закон Новосибирской области "Об административных правонарушениях в Новосибирской области" обусловлена необходимостью приведения областного законодательства в соответствие с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (деле - Кодекс), а также необходимостью уточнения компетенции административных комиссий.

Проект закона состоит из 2 статей.

Статьёй 1 проекта предлагается упрощенную форму производства по делам об административных правонарушениях привести в соответствие с Кодексом в части исключения взыскания административного штрафа на месте совершения административного правонарушения.

Статьей 2 определяется порядок вступления закона в силу.

Руководитель департамента

Подпись

В.Г. Кривощеков

Татьяна Геннадьевна Семененко

218 15 86

Приложение N 10
к п. 136 Инструкции

Образец оформления перечня поручений

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Новосибирской области Подпись         В.А. Юрченко                               Дата

ПЕРЕЧЕНЬ
поручений Губернатора Новосибирской области Юрченко В.А., данных во время рабочей поездки по Маслянинскому и Сузунскому районам 05.09.2010

N п/п	Поручения	Срок исполнения	Ответственный за исполнение
1	Внести предложение по приобретению Сузунскому району школьного автобуса	до 21.10.2010	Флек А.А.
2	Подготовить письмо проектным, подрядным организациям, органам государственной власти и местного самоуправления Новосибирской области о перспективах использования в строительстве и капитальном ремонте полиэтиленовых труб для холодного и горячего водотеплоснабжения	до 21.10.2010	Анисимов В.А.
3	Внести предложение о дополнительном стимулировании сельскохозяйственных предприятий, крестьянско-фермерских хозяйств, владельцев личных подсобных хозяйств при приобретении маточного поголовья крупнорогатого скота	до 21.10.2010	Иващенко Г.В.

Руководитель департамента организации управления и государственной гражданской службы

Подпись

М.Ф. Жиганов

Баталов

52 66, 223 34 89

Приложение N 11
к. п. 137 Инструкции

Образец оформления краткого протокола

ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ
заседания Правительства

07.06. 2010

N 3

г. Новосибирск

Председатель	-	Юрченко В.А.
Присутствовали:
члены Правительства Новосибирской области	-	фамилии и инициалы в алфавитном порядке
руководители структурных подразделений администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области	-	фамилии инициалы в алфавитном порядке
руководители областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области	-	фамилии и инициалы в алфавитном порядке
федеральный инспектор аппарата полномочного представителя Президента РФ в Сибирском федеральном округе	-	Головко В.М.
Мэр города Новосибирска	-	Городецкий В.Ф.

1. Об основных показателях и приоритетах социально-экономической политики Новосибирской области на 2011 год и на период до 2013 года

СЛУШАЛИ:

Струкова А.Н. - министра экономического развития Новосибирской области.

ВЫСТУПИЛИ:

Никонов В.А., Гергерт В.А., Юрченко В.А.

РЕШИЛИ:

Министру экономического развития Новосибирской области Струкову А.Н. до 17.10.2010 доработать проект распоряжения Правительства Новосибирской области "Об основных показателях и приоритетах социально-экономического развития Новосибирской области на 2011 год и на период до 2013 года" с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании Правительства Новосибирской области.

2. О выделении средств

СЛУШАЛИ:

Симонова Н.Н. - министра транспорта и дорожного хозяйства Новосибирской области.

ВЫСТУПИЛИ:

Юрченко В.А..

РЕШИЛИ:

Принять распоряжение Правительства Новосибирской области "О выделении средств".

Председатель

Подпись

В.А. Юрченко

Образец оформления полного протокола

УТВЕРЖДАЮ                     

Руководитель администрации       

Губернатора Новосибирской области   

и Правительства Новосибирской области

Подпись            И.О. Фамилия       

                         Дата                                   

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии

14 августа 2010 года

N 1

г. Новосибирск

Председатель	-	Кривощеков В.Г.
Секретарь	-	Бельских Г.И.
Присутствовали:		Анодина Н.Н., Баранова Н.М., Томина В.А., Гусев В.В., Мифтахутдинова Р.В.
Приглашенные:		Ответственные за делопроизводство структурных подразделений администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об организации экспертизы документов администрации Новосибирской области за 2007 год и отбора их на постоянное хранение.

Доклад начальника отдела корреспонденции - канцелярии государственно-правового департамента администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области Анодиной Н.Н.

2. О сводной номенклатуре дел Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области на 2010 год.

Доклад главного специалиста отдела корреспонденции - канцелярии государственно-правового департамента администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области Бельских Г.И.

______________________________________________________________

1. СЛУШАЛИ:

Анодину Н.Н. - текст доклада прилагается (или краткая запись выступления от третьего лица единственного числа).

ВЫСТУПИЛИ:

Томина В.А. - краткая запись выступления.

Кривощеков В.Г. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1. Утвердить прилагаемый график сдачи дел постоянного хранения в канцелярию государственно-правового департамента администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - канцелярия администрации).

2. Рекомендовать начальнику канцелярии администрации Анодиной Н.Н. провести семинар совместно Государственным архивом Новосибирской области"со специалистами структурных подразделений администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - администрация) по вопросам экспертизы и передачи документов на постоянное хранение.

2. СЛУШАЛИ:

Бельских Г.И. - текст доклада прилагается (или краткая запись выступления).

ВЫСТУПИЛИ:

Анодина Н.Н. - краткая запись выступления.

Гусев В.В. - краткая запись выступления.

Войнова Т.А. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

Утвердить:

1. Прилагаемые делопроизводственные индексы подразделений, включенных в систему электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов власти Новосибирской области, на 2010 год.

2. Список структурных подразделений администрации, включенных в сводную номенклатуру дел на 2007 год (приложение).

Председатель

Подпись

В.Г. Кривощеков

Секретарь

Подпись

Г.И. Бельских

Приложение N 12
к п. 137 Инструкции

Образец оформления выписки из протокола

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания экспертной комиссии

07.06.2010

N 3

г. Новосибирск

Председатель	-	Кривощеков В.Г
Секретарь	-	Бельских Г.И.
Присутствовали:		Анодина Н.Н., Баранова Н.М., Томина В.А., Гусев В.В. Мифтахутдинова Р.В.
Приглашенные:		Ответственные за делопроизводство структурных подразделений администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (список прилагается)

____________________________________________________________________ ___________

2. СЛУШАЛИ:

Бельских Г.И. - текст доклада прилагается (или краткая запись выступления).

ВЫСТУПИЛИ:

Анодина Н.Н. - краткая запись выступления.

Войнова Т.А. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

Утвердить:

1. Прилагаемые делопроизводственные индексы структурных подразделений администрации, областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области на 2010 год, включенных в систему электронного документооборота и делопроизводства.

2. Список структурных подразделений администрации, включенных в сводную номенклатуру дел на 2007 год (приложение),

Председатель	В.Г. Кривощеков
Секретарь	Г.И. Бельских

Верно
Секретарь	Подпись	Г.И. Бельских

Дата

Приложение N 13
к п. 139 Инструкции

Образец оформления внешней справки

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ДЕПАРТАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ СПРАВКА 21.07.2010             N 34	Управление пенсионного фонда Российской Федерации в Чановском районе Новосибирской области
г. Новосибирск

Об Иванове С.П.

Иванов Сергей Петрович принят на должность консультанта комитета компьютерных технологий администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области 10 марта 2010 года (приказ руководителя администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области от 09.03.2010 N 4) и работает в этой должности по настоящее время.

Заместитель руководителя департамента - начальник отдела государственной гражданской службы и кадров                          Подпись

И.М. Гуськова

               Оттиск печати

Раиса Владимировна Мифтахутдинова

222 69 30

Образец оформления внутренней справки

ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОЙ ДЕПАРТАМЕНТ

ОТДЕЛ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ - КАНЦЕЛЯРИЯ

СПРАВКА

о работе с входящими и исходящими документами в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области
на 01.07.2010

Документооборот областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области с входящими и исходящими документами, включенных в систему электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) за текущий период 2010 года составил 66515 документов.

Зарегистрировано 38083 входящих документа и 28432 исходящих письма.

В отделе корреспонденции - канцелярии государственно-правового департамента (далее - канцелярия) зарегистрировано 10393 документа, в том числе 6993 входящих их и 3460 исходящих документа.

В связи с оптимизацией схем прохождения документов в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области произошло уменьшение количества документов, зарегистрированных в СЭДД, на 5 процентов.

Для организации работы с документами в СЭДД осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной постановлением администрации Новосибирской области от 19.01.2009 N 9-па.

В СЭДД установлено 967 рабочих мест для пользователей сети и делопроизводителей. На рабочих местах делопроизводителей установлено 30 сканеров для преобразования документов с бумажного носителя в электронный вид.

В настоящее время в СЭДД работают с документами в соответствии с установленными правилами в государственно-правовом департаменте, в комитете компьютерных технологий, в комитете административных органов, в комитете внешнеэкономического развития и туризма, в министерстве социальной защиты населения Новосибирской области, в министерстве сельского хозяйства Новосибирской области, в министерстве промышленности, торговли и развития предпринимательства Новосибирской области.

В остальных областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области работают с документами на бумажном носителе.

Начальник канцелярии

Подпись                     Дата

Н.Н. Анодина

Приложение N 14
к п. 140 Инструкции

Образец оформления телеграммы

р.п. ЧИСТООЗЕРНОЕ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ул. ПОКРЫШКИНА, д. 11 ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЧИСТООЗЕРНОГО РАЙОНА А.В. АППЕЛЮ

УВАЖАЕМЫЕ УЧАСТНИКИ И ГОСТИ XXXI ЛЕТНИХ СЕЛЬСКИХ СПОРТИВНЫХ ИГР вск знак ПОЗДРАВЛЯЮ ВАС С БОЛЬШИМ СПОРТИВНЫМ ПРАЗДНИКОМ - ПРОВЕДЕНИЕМ ФИНАЛЬНЫХ СТАРТОВ ОДНОГО ИЗ САМЫХ МАССОВЫХ СОРЕВНОВАНИЙ НАШЕГО РЕГИОНА вск знак СОСТЯЗАНИЯ КОМАНД СЕЛЬСКИХ СПОРТСМЕНОВ СТАЛИ ДОБРОЙ ТРАДИЦИЕЙ И ПРЕВРАТИЛИСЬ В НАСТОЯЩИЙ ПРАЗДНИК СПОРТА И ЗДОРОВЬЯ тчк ЖЕЛАЮ ВСЕМ УЧАСТНИКАМ ИГР НАСТОЯЩЕГО СПОРТИВНОГО АЗАРТА зпт СИЛ зпт ВОЛИ К ПОБЕДЕ зпт БОЛЕЛЬЩИКАМ - ЯРКОГО ЗРЕЛИЩА И ТОЛЬКО ХОРОШЕГО НАСТРОЕНИЯ тчк

ГУБЕРНАТОР НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

В.А. Юрченко

Правительство Новосибирской области Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630011

Губернатор Новосибирской области Оттиск печати

Подпись

В.А. Юрченко

Приложение N 15
к п. 141 Инструкции

Образец оформления телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА 14.08.2010         N 5

Заместителю Председателя Правительства Новосибирской области И.В. Шмидту Тел. 8 383 210 29 89

Об участии в видеоконференции

Прошу Вас принять участие в видеоконференции по вопросам реализации федерального законодательства по труду и занятости, которая состоится 27.08.2010 в 9 часов 30 минут по московскому времени.

Контактный телефон: 8 495 698 89 29.

Руководитель федеральной службы по труду и занятости

Ю.В. Герций

Передал: Советник руководителя Роструда Малахова И.М. 14.08.2010     10:00

Принял:      Помощник заместителя      Председателя Правительства      Чикинев П.Г.      14.08.2010       13:10

Приложение N 16
к п. 158 Инструкции

Примерная номенклатура дел структурного подразделения

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                N
г. Новосибирск

  На __________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
19-01	Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления, распоряжения) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Копии		ДМН ст. 1 б
19-02	Законы Новосибирской области, постановления Законодательного Собрания Новосибирской области. Копии		ДМН ст. 1 б
19-03	Постановления Губернатора, Новосибирской области, Правительства Новосибирской области. Копии		ДМН ст. 1 б
19-04	Распоряжения Губернатора, Новосибирской области, Правительства Новосибирской области. Копии		ДМН ст. 1 б
19-05	Проекты законов Новосибирской области; документы (справки, заключения, переписка) по их разработке		ДМН ст. 2 б	В электронном виде
19-06	Копии поручений Губернатора Новосибирской области и документы (информации, справки, заключения) к ним		ДМН	Постоянно в комитете экспертно- контрольной работы
19-07	Приказы руководителя администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области по основной (профильной) деятельности. Копии		ДМН ст. 19 а	Постоянно в отделе подготовки документов
19-08	Приказы руководителя администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области по личному составу. Копии		ДМН ст. 19 б
19-09	Положение о (департаменте, комитете). Копия		ДЗН ст. 55	Приложение к правовому акту
19-10	Административный регламент (департамента, комитета) предоставления государственных услуг и исполнения государственных услуг		ДЗН 54	Приложение к правовому акту
19-11	Протоколы совещаний у руководителя (департамента, комитета); документы (справки, информации, докладные записки) к ним		Пост. ст. 18 е
19-12	Оперативные планы работы (департамента, комитета, отделов)		ДМН ст. 288
19-13	Должностные регламенты государственных гражданских служащих (департамента, комитета)		3 г. ст. 80 б	После замены новыми
19-14	Отчеты по основным направлениям деятельности (департамента, комитета);  документы (информации, справки и др.) к ним		Пост. ст.198 б
19-15	Протоколы координационного совещательного органа (название) документы (справки, информации, докладные записки) к ним		Пост. ст. 18 б
19-16	Переписка руководителя (департамента, комитета) с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) вопросам деятельности		5 л. ЭПК ст. 32
19-17	Переписка с подведомственными организациями по основным (профильным) направлениям деятельности		5 л. ЭПК ст. 34
19-18	Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по основной (профильной) деятельности, предоставляемые вышестоящие организации		Пост. ст. 86	По оперативно- хозяйственным вопросам 5 лет
19-20	Обращения граждан (заявления, жалобы); документы (переписка, справки) по их рассмотрению. Копии		ДМН ст. 183	Постоянно в общественной приемной
19-21	Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрения современных информационных технологий, защите информации		5 л. ЭПК ст. 212	В электронном виде
19-22	Номенклатура дел (департамента, комитета)		ДЗН ст. 200	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных в номенклатуре дел документов
19-23	Журнал учета телефонограмм		3 г. ст. 258 ж.	В электронной форме
19-24	Журнал учета документов, не подлежащих регистрации в канцелярии		5 л. ст. 258 г.
19-25
19-26
19-27
19-28

Руководитель (департамента, комитета)

Подпись

Расшифровка подписи

                                                                                Дата 

Виза начальника канцелярии администрации

Приложение N 17
к п. 161 Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ____________    N _________ г. Новосибирск              На ________  год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области Подпись         И.О. Фамилия               Дата

Индексы	Наименования структурных подразделений
1	2

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник отдела корреспонденции - канцелярии администрации

Подпись

Н.Н. Анодина

            Дата

Итоговые сведения переданы в архив Главный специалист отдела корреспонденции - канцелярии администрации

Подпись

Г.И. Бельских

            Дата

Согласовано Протокол ЭК администрации от               N

Приложение N 18
к п. 177 Инструкции

Образец оформления примерного акта о выделении к уничтожению
документов структурного подразделения

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АКТ		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись         И.О. Фамилия              Дата
_____________N_____________

               г. Новосибирск

 О выделении к уничтожению документов,

 не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N___________________                        (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел	Сроки хранения дела (тома, части) и N ст. по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	Переписка руководителя департамента с органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	2007	13-07	2	5 л. ЭПК 12
2

 Итого ___________________________________ дел                 за _______ ___________ годы

                        (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата                                     

Приложение N 19
к п. 178 Инструкции

Образец оформления сводного акта о выделении
к уничтожению документов

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ СВОДНЫЙ АКТ ____________ N __________ г. Новосибирск

УТВЕРЖДАЮ Руководитель администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области Подпись           И.О. Фамилия Дата

 О выделении к уничтожению документов

 не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____________ следующих структурных подразделений:

N п/п	Наименование структурного подразделения	Кол-во дел
1	2	3
1
2

 Итого _______________________________________  дел               за ____ ______ годы

                             (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области (протокол от _____________ N ________).

Начальник отдела корреспонденции - канцелярии

Подпись

Расшифровка подписи

Дата      

 СОГЛАСОВАНО

 Протокол ЭК

 от___________ N_________

Приложение N 20
к п. 189 Инструкции

Форма заказа на копирование документов

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И
ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОЙ ДЕПАРТАМЕНТ

ЗАКАЗ НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

от _____________ N ________

Наименование документа

______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

Формат

Кол-во страниц

Кол-во листов

Копирование:

Тираж

Срок исполнения

Масштаб

Печать

односторонняя

двусторонняя

Брошюровка

Должность, подпись, дата и фамилия заказчика

Изготовлено:

Кол-во страниц

Кол-во листов формата А4

Копии получил ________________________________________________________________

(подпись, дата и фамилия лица, получившего копии документов)