Приложение N 1 Административный регламент государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" предоставления государственной услуги "Выполнение тематических запросов юридических лиц на основе архивных документов, находящихся на государственном хранении"

Приложение N 1
к приказу управления государственной
архивной службы Новосибирской области
от 26 ноября 2010 г. N°140-од

Административный регламент
государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" предоставления государственной услуги "Выполнение тематических запросов юридических лиц на основе архивных документов, находящихся на государственном хранении"

I. Общие положения

1. Административный регламент государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" (далее - государственный архив) предоставления государственной услуги "Выполнение тематических запросов юридических лиц на основе архивных документов, находящихся на государственном хранении" разработан в целях повышения эффективности и качества предоставления государственной услуги и определяет сроки, последовательность действий государственного архива, а также порядок его взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными учреждениями и организациями, определёнными федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области при предоставлении данной услуги.

2. Основные понятия, используемые в административном регламенте:

1) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

2) архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

3) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

4) государственный архив - государственное учреждение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов, прошедших экспертизу и отнесённых к составу Архивного фонда;

5) тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц);

6) тематический обзор - систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме;

7) тематический перечень - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, дел по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров.

3. Заявителями государственной услуги (далее - пользователь) являются государственные научные и образовательные учреждения.

4. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги:

1) информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении государственного архива при личном обращении, по телефону, по письменным обращениям, в том числе посредством электронной почты, а также путём размещения её на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС Новосибирской области);

2) место нахождения государственного архива, его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, Новосибирск, 630007;

3) график работы государственного архива:

понедельник - четверг: 8.00-16.45

пятница:                       8.00-15.30

суббота, воскресенье - выходные дни;

4) справочные телефоны государственного архива: тел./факс (383) 223-53-01 (приемная), (383) 223-99-41 (заместитель директора);

5) адрес электронной почты директора государственного архива: kok@obladm.nso.ru;

6) телефон и адрес электронной почты отдела использования и публикации документов, непосредственно осуществляющего оказание услуги: (383) 223-63-34 эл. почта: siv@obladm.nso.ru;

7) официальный сайт управления ГАС Новосибирской области: www.sibarchives.ru;

8) порядок получения информации по вопросам предоставления услуги:

а) при личном обращении приём осуществляет заместитель директора государственного архива по рабочим дням в рабочее время, без предварительной записи в порядке очередности;

б) по телефону специалисты государственного архива обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги;

в) по письменным обращениям информация направляется по почте в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

г) по электронной почте информация направляется на электронный адрес обратившегося в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;

9) информация о месте нахождения государственного архива, его почтовом адресе и адресе электронной почты, контактных телефонах, сведения о графике работы размещаются на официальном сайте управления ГАС Новосибирской области: www.sibarchives.ru (дополнительно график работы размещён при входе в помещение государственного архива).

II. Стандарт предоставления государственной услуги

5. Наименование государственной услуги: "Выполнение тематических запросов юридических лиц на основе архивных документов, находящихся на государственном хранении".

Выполнение тематических запросов включает в себя поиск архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту и предоставление её получателям услуги в установленной форме. Государственная услуга оказывается на безвозмездной основе.

6. Наименование учреждения предоставляющего государственную услугу - государственное бюджетное учреждение Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области".

Непосредственное предоставление государственной услуги осуществляет отдел использования и публикации документов государственного архива.

7. Результатом предоставления государственной услуги являются:

1) архивная справка;

2) архивная копия;

3) тематический перечень архивных документов;

4) тематический обзор архивных документов;

5) уведомление об отсутствии документов, содержащих запрашиваемые сведения с рекомендацией о дальнейших путях поиска необходимой информации.

8. Сроки предоставления государственной услуги:

1) поступивший в государственный архив тематический запрос рассматривается в течение 3 рабочих дней;

2) тематические запросы пользователей исполняются в 30-дневный срок со дня регистрации запроса, в случае необходимости проведения масштабного исследования или привлечения дополнительного комплекса документов директор государственного архива вправе продлить срок исполнения не более, чем на 30 дней;

3) на тематический запрос, требующий привлечения только научно-справочного аппарата государственного архива, ответ даётся в 15-дневный срок;

4) при поступлении в государственный архив тематического запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

9. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237, 31.12.2008, N 267; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 1, ст. 1, 2; N 4, ст., 445);

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" ("Российская газета" от 29.07.2006 N 165);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета" от 30.07.2010 N 168);

Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925);

Законом Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области" (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов N 40, 30.09.2005; N 65, 12.12.2008; N 66, 19.12.2008);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007; "Российская газета", 2009, N 89);

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

10. Основанием для предоставления государственной услуги являются следующие документы:

1) официальное письмо-запрос от пользователя по определённой тематике (далее - тематический запрос), составленное в произвольной форме и содержащее суть обращения с изложением необходимых сведений для проведения историко-архивного исследования; пользователь может сам определить форму предоставления результата исследования, а также приложить к письменному запросу документы и материалы либо их копии, дополняющие изложенную информацию;

2) документы, подтверждающие право пользователя на истребование сведений, распространение и использование которых охраняется законом.

11. Основанием для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие или невозможность прочтения в официальном письме, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, обязательных реквизитов пользователя.

12. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является отсутствие в запросе пользователя сведений, необходимых для его исполнения, о чём специалисты уведомляют пользователя в установленные настоящим Административным регламентом сроки.

13. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

1) отсутствие у пользователя документов, подтверждающих его право на истребование сведений, распространение и использование которых охраняется законом, о чём специалисты уведомляют пользователя в установленные настоящим Административным регламентом сроки;

2) наличие в письме-запросе нецензурных либо оскорбительных выражений.

14. Поступившее в государственный архив письмо-запрос регистрируется в отделе использования и публикации документов после рассмотрения его директором. Указанные процедуры осуществляются в 3-х дневный срок со дня поступления письма-запроса.

15. Требования к местам предоставления государственной услуги:

1) центральный вход в здание государственного архива должен быть оборудован вывеской, содержащей наименование учреждения и режим его работы;

2) прием пользователей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях, соответствующих комфортным условиям работы, санитарно-эпидемиологическим нормам и правилам противопожарной безопасности, с наличием средств оказания первой медицинской помощи и доступных мест общего пользования (туалетов);

3) кабинеты лиц, ведущих приём пользователей, должны быть оборудованы вывесками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, времени перерыва на обед;

4) рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, а также принтером;

5) места для оформления документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями;

6) при наличии технической возможности на территории, прилегающей к государственному архиву, оборудуются бесплатные места для парковки автотранспортных средств, в том числе для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов, которые не должны занимать иные транспортные средства.

16. Показателем доступности и качества предоставления государственной услуги являются:

1) доступность информации о наличии и составе документов, ходе исполнения запроса;

2) своевременное исполнение запроса;

3) степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной копии, тематическом обзоре архивных документов, тематическом перечне архивных документов, сведениям, изложенным в запросе;

4) отсутствие фактов обжалования в досудебном и судебном порядке действия (бездействия) и решения должностных лиц государственного архива, ответственных за предоставление данной государственной услуги.

17. Государственный архив предоставляет пользователям государственную услугу в объеме, необходимом для осуществления их полномочий, оговоренных в официальном письме-запросе.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

18. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация письма-запроса и передача его на исполнение;

2) анализ тематики поступившего письма-запроса;

3) проведение историко-архивного исследования по заявленной пользователем теме;

4) организация копирования запрашиваемых документов;

5) подготовка ответа пользователю и оформление его в установленном порядке;

6) отметка об исполнении и направление (передача) ответа пользователю.

Ответственность за соблюдение вышеперечисленных административных процедур несёт заместитель директора государственного архива, ответственный за организацию использования архивных документов.

Блок-схема последовательности действий государственного архива при предоставлении государственной услуги приводится в Приложении N 1 к Административному регламенту.

19. Поступившее в государственный архив письмо-запрос рассматривается директором, после чего с резолюцией направляется на исполнение в отдел использования и публикации документов, где запрос регистрируется. Указанные процедуры осуществляются в 3-х дневный срок со дня поступления тематического запроса.

Регистрация тематического запроса в отделе использования и публикации документов является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

20. При поступлении Интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты пользователю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном настоящим Административным регламентом порядке.

21. Начальник отдела использования и публикации документов в день регистрации письма-запроса осуществляет анализ его тематики с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архиве научно-справочного аппарата. При этом определяются:

1) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

2) место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

22. По итогам анализа тематики поступившего запроса начальник отдела определяет конкретного исполнителя и форму предоставления результата государственной услуги, если она не оговорена пользователем в письме-запросе. Форма предоставления результата государственной услуги согласовывается с пользователем.

23. В случае отсутствия в государственном архиве документов, необходимых для исполнения запроса, пользователю в течение 7 дней со дня регистрации направляется ответ с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации.

На основании данных рекомендаций пользователь самостоятельно направляет запрос в органы и организации на исполнение по принадлежности.

24. Проведение историко-архивного исследования осуществляется в срок, не превышающий 25 дней со дня регистрации, по всему имеющемуся комплексу документов, где может содержаться требуемая информация.

25. В случае необходимости вовлечения в исследование большого комплекса документов исполнение тематического запроса продлевается на срок, не превышающий 30 дней. Конкретный срок продления оказания услуги согласовывается с пользователем в письменной форме.

26. При наличии в письме-запросе обязательного условия копирования выявленных в ходе историко-архивного исследования документов, исполнитель - специалист отдела использования и публикации документов государственного архива осуществляет или организует копирование требуемых документов в срок до 5 дней.

При выявлении документов с затухающим текстом, пользователь уведомляется о невозможности изготовления копии (качественной копии) данного документа.

Оформление копий осуществляется в соответствии с п. 5.9 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

27. Результат историко-архивного исследования (ответ пользователю) оформляется в 2-х экземплярах в соответствии с пп. 5.9 и 5.10 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

Подготовку ответа пользователю осуществляет специалист отдела использования и публикации документов государственного архива (при необходимости могут привлекаться специалисты других структурных подразделений, имеющие необходимую информацию по запросу и высокую профессиональную квалификацию).

Подготовка ответа пользователю и оформление его в установленном порядке должны быть осуществлены к общему сроку исполнения всех административных процедур по данной услуге, определённому в 30 дней, либо не превышать срока, оговоренного в п. 24 настоящего Административного регламента.

28. По завершению процедуры оформления ответа пользователю специалист отдела использования и публикации документов государственного архива, ответственный за регистрацию и направление (передачу) ответа пользователю, в тот же день проставляет в журнале регистрации тематических запросов отметку об исполнении запроса и способе направления ответа пользователю.

29. Направление (передача) ответа пользователю может быть осуществлено отправкой по почте простого письма в адрес пользователя либо непосредственно через представителя пользователя.

30. В случае непосредственного получения ответа представителем пользователя подготовленный результат историко-архивного исследования выдаётся государственным архивом при наличии у представителя доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего его личность.

31. Представитель пользователя расписывается о получении ответа (с расшифровкой фамилии и указанием даты) на экземпляре, остающемся в государственном архиве. К данному экземпляру ответа специалистом отдела использования и публикации документов государственного архива прикрепляется документ - основание передачи данному лицу ответа пользователю с указанием на нём вида и номера документа, предъявленного в качестве удостоверения личности получателя.

32. Сведения, содержащие персональные данные третьих лиц, предоставляются пользователю на основании документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

33. Рассмотрение тематического запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и пользователь проинформирован о результатах его рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

34. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами отдела использования и публикации документов государственного архива положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляют начальник отдела использования и публикации документов и директор государственного архива (далее - должностные лица).

Текущий контроль осуществляется путем проверки процесса осуществления административной процедуры или их комплекса согласно Административному регламенту, а также путём проверки должностными лицами перед подписанием ответа пользователю на соответствие его заявленной в письме-запросе теме, полноты использования имеющегося документального массива, обоснованности в отказе или в приостановлении оказания государственной услуги, а также правильности оформления результатов историко-архивного исследования установленным нормативным требованиям.

35. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы государственного архива), а также внеплановыми (осуществляться на основании приказа директора государственного архива в связи с обращением получателя услуги или выявлением должностными лицами государственного архива факта некачественного оказания услуги).

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги приказом директора государственного архива формируется комиссия из специалистов государственного архива под руководством заместителя директора, ответственного за организацию использования архивных документов.

Результаты проверки соблюдения порядка и полноты административных процедур, правильности оформления результатов историко-архивного исследования оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.

По результатам проведения проверки в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

36. Пользователь может контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте.

37. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги (в плановом и внеплановом порядке) может осуществляться управлением ГАС Новосибирской области.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц, предоставляющих государственную услугу

38. Действия (бездействие) и решения должностных лиц государственного архива, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее - пользователи).

39. Пользователи вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц государственного архива директору государственного архива, директора государственного архива - начальнику управления ГАС Новосибирской области (далее - уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица), а также в судебном порядке.

40. Пользователи вправе обратиться с жалобой в письменной (устной) форме лично или направить жалобу уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам по почте.

Приём пользователей директором государственного архива осуществляется без предварительной записи в рабочие дни в рабочее время.

Письменное (почтовое) обращение пользователей к уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

41. Пользователи в своем письменном обращении в обязательном порядке указывают либо наименование органа (организации), в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование своей организации, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть предложения, заявления или жалобы. Должностное лицо органа или организации - получателя услуги (пользователя) ставит личную подпись и дату.

Пользователи в подтверждение своих доводов вправе прилагать документы и материалы либо их копии.

42. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного архива, направляется в течение 7-ми дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением пользователя, направившего письмо, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

43. При проведении проверки, а также в случае направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с письменным уведомлением об этом пользователя.

44. По результатам рассмотрения обращения уполномоченными на рассмотрение обращений должностными лицами принимается решение об удовлетворении требований пользователя либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется пользователю по почтовому адресу, указанному в обращении.

45. Если в письменном обращении пользователя содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу, о чём пользователь уведомляется письменно.

46. Если в письменном обращении пользователя к уполномоченному на рассмотрение обращений должностному лицу не указаны или не поддаются прочтению почтовый адрес, контактный телефон, а также содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов.

47. Пользователи вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги в судебном порядке.

Пользователи вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции по месту своего жительства или по месту нахождения государственного архива, должностного лица, решение, действия (бездействие) которых оспариваются.

Пользователи вправе обратиться в суд с заявлением в течение трех месяцев со дня, когда им стало известно о нарушении их прав и свобод.