Приложение N 1 Административный регламент государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" предоставления государственной услуги "Досрочный приём документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение"

Приложение N 1
к приказу управления государственной
архивной службы Новосибирской области
от 26 ноября 2010 г. N°141-од

Административный регламент
государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" предоставления государственной услуги "Досрочный прием документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение"

I. Общие положения

1. Административный регламент государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" (далее - государственный архив) предоставления государственной услуги "Досрочный прием документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение" разработан в целях повышения эффективности и качества предоставления государственной услуги и определяет сроки, последовательность действий государственного архива, а также порядок его взаимодействия с государственными учреждениями и унитарными предприятиями Новосибирской области, негосударственными организациями при предоставлении данной услуги.

2. Основные понятия, используемые в административном регламенте:

1) Архивный фонд Новосибирской области - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Новосибирской области, относящихся к ее информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

2) государственный архив - государственное учреждение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда;

3) досрочный прием документов - передача документов из архивов организаций на постоянное государственное хранение до истечения законодательно установленного срока временного хранения документов;

4) организация - источник комплектования государственного архива Новосибирской области - государственные органы, учреждения и организации, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Новосибирской области.

3. Заявителями государственной услуги (далее - организация - источник комплектования) являются:

1) государственные учреждения и унитарные предприятия Новосибирской области;

2) негосударственные организации - владельцы документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области.

4. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги:

1) информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении государственного архива при личном обращении, по телефону, по письменным обращениям, в том числе посредством электронной почты, а также путем размещения ее на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС Новосибирской области);

2) место нахождения государственного архива, его почтовый адрес:

ул. Свердлова, 16, Новосибирск, 630007;

3) график работы государственного архива:

понедельник - четверг: 8.00-16.45

пятница:                       8.00-15.30

суббота, воскресенье - выходные дни;

4) справочные телефоны государственного архива: тел./факс (383) 223-53-01 (приемная), (383) 223-99-41 (заместитель директора);

5) адрес электронной почты директора государственного архива: kok@obladm.nso.ru;

6) телефоны структурных подразделений, непосредственно осуществляющих предоставление услуги:

а) отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (383) 223-92-61 (начальник отдела);

б) архивохранилище документов новейшей истории (383) 222-44-02 (заведующий архивохранилищем);

в) архивохранилище документов общественно-политических организаций и движений (383) 223-58-09 (заведующий архивохранилищем);

г) юрист государственного архива (383) 223-87-98;

7) официальный сайт управления ГАС Новосибирской области: www.sibarchives.ru;

8) порядок получения информации по вопросам предоставления услуги:

а) при личном обращении прием осуществляет заместитель директора государственного архива по рабочим дням в рабочее время;

б) по телефону специалисты государственного архива обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги;

в) по письменным обращениям информация направляется по почте в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

г) по электронной почте информация направляется на электронный адрес обратившегося в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;

9) информация о месте нахождения государственного архива, его почтовом адресе и адресе электронной почты, контактных телефонах, сведения о графике работы размещаются на официальном сайте управления ГАС Новосибирской области (дополнительно график работы размещен при входе в помещение государственного архива).

II. Стандарт предоставления государственной услуги

5. Наименование государственной услуги: "Досрочный прием документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение".

Досрочный прием документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение (далее - государственная услуга) включает в себя передачу документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области, из архивов организаций - источников комплектования на постоянное государственное хранение до истечения законодательно установленного срока временного хранения документов.

6. Предоставление государственной услуги осуществляется должностными лицами и структурными подразделениями государственного архива (далее - структуры государственного архива):

1) организацию предоставления государственной услуги и оформления ее результатов в установленном порядке осуществляет заместитель директора государственного архива, ответственный за организацию хранения документов;

2) непосредственное предоставление услуги осуществляют специалисты отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (далее - ОКВАиД), архивохранилищ документов новейшей истории и документов общественно-политических организаций и движений (далее - архивохранилище), юрист государственного архива.

Сроки и последовательность действий (административных процедур) государственного архива, а также порядок его взаимодействия с организациями - источниками комплектования государственного архива при предоставлении данной государственной услуги определяет настоящий Административный регламент.

7. Результатом предоставления государственной услуги являются:

1) опись дел постоянного хранения с отметкой об осуществленном приеме;

2) акт приема-передачи документов.

8. Сроки предоставления государственной услуги:

1) поступившее в государственный архив официальное письмо организации - источника комплектования о необходимости предоставления государственной услуги, составленное в произвольной форме, рассматривается в течение 3-х рабочих дней со дня регистрации;

2) конкретный срок досрочного приема документов на государственное хранение оговаривается сторонами в договоре.

9. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993 N 237, 31.12.2008 N 267; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009 г. N 1, ст. 1,2; N 4 ст., 445);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 30.07.2010 N 168);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007; "Российская газета", 2009, N 89);

Законом Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области" (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов N 40, 30.09.2005; N 65, 12.12.2008; N 66, 19.12.2008);

Основными правилами работы ведомственных архивов (утверждены приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 N 263);

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

приказом управления государственной архивной службы Новосибирской области от 22.11.2010 N 136-од "Об утверждении методики расчета цены на оказание государственной платной услуги в сфере архивного дела" (размещен на официальном сайте управления ГАС Новосибирской области).

10. Основанием для предоставления государственной услуги являются следующие документы:

1) официальное письмо от организации - источника комплектования в адрес государственного архива с указанием причины досрочной передачи документов на государственное хранение (к письму могут прилагаться документы или их копии, подтверждающие данную необходимость);

2) договор по досрочному приему документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение, подписанный сторонами.

11. Поступившее от организации - источника комплектования официальное письмо регистрируется в день поступления.

12. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие (или невозможность прочтения) в официальном письме, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, или в договоре обязательных реквизитов организации - источника комплектования архива.

13. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является:

1) отсутствие в государственном архиве свободных площадей для хранения документов;

2) необоснованность требований организации - источника комплектования в сокращении законодательно установленного срока временного хранения документов до передачи их в государственный архив;

3) отказ организации - источника комплектования от подписания двухстороннего договора.

14. Размер платы, взимаемой с организации - источника комплектования за предоставление услуги, рассчитывается согласно Методики расчета цены на оказание государственной услуги по досрочному приему документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение и не может превышать экономически обоснованных расходов на ее оказание, установленных расчетным методом в соответствии с настоящей методикой. Порядок взимания платы определяется двухсторонним договором.

15. Требования к местам предоставления государственной услуги:

1) центральный вход в здание государственного архива должен быть оборудован вывеской, содержащей наименование учреждения и режим его работы;

2) прием представителей организации - источника комплектования осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях, соответствующих комфортным условиям работы, санитарно-эпидемиологическим нормам и правилам противопожарной безопасности, с наличием средств оказания первой медицинской помощи и доступных мест общего пользования (туалетов);

3) кабинеты лиц, ведущих прием представителей организации - источника комплектования, должны быть оборудованы вывесками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, времени перерыва на обед;

4) рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, а также принтером;

5) места для оформления документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями;

6) при наличии технической возможности на территории, прилегающей к государственному архиву, оборудуются бесплатные места для парковки автотранспортных средств, в том числе для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов (не менее одного), которые не должны занимать иные транспортные средства.

16. Показателем доступности и качества предоставления государственной услуги является отсутствие фактов обжалования в досудебном и судебном порядке действия (бездействия) и решения должностных лиц государственного архива, ответственных за предоставление данной государственной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

17. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрацию официального письма от организации - источника комплектования и направление его копии в структурные подразделения государственного архива, ответственные за предоставление государственной услуги;

2) анализ обстоятельств возникновения необходимости в досрочной передаче дел на государственное хранение;

3) направление официального ответа организации - источнику комплектования;

4) оформление договора по досрочному приему документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение;

5) организация передачи дел на государственное хранение;

6) передача дел на хранение в государственный архив;

7) подготовка и оформление результатов предоставления государственной услуги.

Ответственность за соблюдение вышеперечисленных административных процедур несет заместитель директора государственного архива, ответственный за организацию хранения документов. Блок-схема последовательности действий государственного архива при предоставлении государственной услуги приводится в Приложении N 1 к Административному регламенту.

18. Поступившее от организации - источника комплектования официальное письмо регистрируется секретарем директора в приемной государственного архива в день поступления. Регистрация письма является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Копия письма с резолюцией директора государственного архива в течение 2-х дней со дня регистрации направляется в структурные подразделения государственного архива, ответственные за предоставление государственной услуги.

19. Анализ обстоятельств возникновения необходимости в досрочной передаче дел на государственное хранение в течение 5-ти дней осуществляют специалисты ОКВАиД (далее - куратор организации) и архивохранилищ под руководством заместителя директора, ответственного за организацию хранения документов. При этом определяются:

1) степень полноты сведений, содержащихся в официальном письме, для оценки необходимости предоставления государственной услуги;

2) наличие в государственном архиве свободных площадей для осуществления услуги в заявленном объеме;

3) степень подготовленности документов организации - источника комплектования для передачи дел на государственное хранение.

20. По итогам проведенного анализа в течение 3-х дней куратором организации оформляется и направляется официальное письмо о результатах рассмотрения обращения.

В случае положительного решения о досрочном приеме документов официальное письмо должно содержать общие сведения о порядке передачи дел и уведомление о платности государственной услуги.

21. В случае договоренности сторон о начале процедур по проведению приема-передачи документов юристом государственного архива осуществляется оформление договора по досрочному приему документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение при содействии куратора организации (Приложение N 2).

22. Организацию передачи дел на государственное хранение осуществляют куратор организации и ответственное лицо организации - источника комплектования.

23. Ответственное лицо организации - источника комплектования обеспечивает формирование комплекса документов, необходимых для осуществления передачи на государственное хранение в соответствии с п. 4.4. "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и "Основных правил работы ведомственных архивов" в сроки, зафиксированные двухсторонним договором.

24. Куратор организации оказывает организации - источнику комплектования консультативную помощь при формировании необходимого комплекса документов.

25. После окончания данного вида работ куратором организации и ответственным лицом организации - источника комплектования проводится проверка наличия дел, подготовленных к передаче, в порядке и с конечным результатом (актом), определенном п. 5.5. "Основных правил работы ведомственных архивов".

26. Передача дел на хранение в государственный архив производится в присутствии ответственного лица организации - источника комплектования в соответствии с п. 4.4. "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

27. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организации - источника комплектования, передающей указанные документы.

28. Прием документов от организации - источника комплектования осуществляется по утвержденным описям дел, где в день передачи документов сотрудники архивохранилища государственного архива делают отметки о приеме дел на всех экземплярах описей, три из которых передаются в государственный архив вместе с документами.

29. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составленной в произвольной форме. Организация - источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов.

30. Заведующий архивохранилищем в день передачи документов оформляет в двух экземплярах акт приема-передачи архивных документов на государственное хранение по форме, установленной "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

Один экземпляр акта остается в государственном архиве, другой - в организации - источнике комплектования. Акт приема-передачи архивных документов является основанием для оплаты организацией - источником комплектования предоставленной государственным архивом государственной услуги.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

31. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами структурных подразделений государственного архива положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляют начальник ОКВАиД и заведующий архивохранилищем.

Текущий контроль осуществляется путем проверки осуществления административной процедуры или их комплекса согласно Административному регламенту, а также путем проверки составленных документов на их соответствие установленным нормативным требованиям.

32. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы государственного архива), а также внеплановыми (осуществляться на основании приказа директора государственного архива в связи с обращением получателя услуги или выявлением должностными лицами государственного архива факта некачественного оказания услуги).

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги приказом директора государственного архива формируется комиссия из специалистов государственного архива под руководством заместителя директора, ответственного за организацию хранения документов.

Результаты проверки соблюдения порядка и полноты административных процедур, правильности формирования и оформления нормативно установленного комплекса документов по приему-передаче архивных дел на государственное хранение оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.

По результатам проведения проверки в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

33. Формой контроля качества и соблюдения сроков работ, необходимых для осуществления данной государственной услуги, в том числе и со стороны получателя услуги, является соблюдение положений двухстороннего договора, нарушение которых ведет к законодательно закрепленным санкциям в отношении виновной стороны.

34. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги (в плановом и внеплановом порядке) может осуществляться управлением ГАС Новосибирской области.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц, предоставляющих государственную услугу

35. Действия (бездействие) и решения должностных лиц государственного архива, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее - представители организаций).

36. Представители организации вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц государственного архива директору государственного архива, директора государственного архива - начальнику управления ГАС Новосибирской области (далее - уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица), а также в судебном порядке.

37. Представители организаций вправе обратиться с жалобой в письменной или устной форме лично или направить жалобу уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам по почте.

Прием представителей организаций директором государственного архива осуществляется без предварительной записи в рабочее время.

Письменное (почтовое) обращение представителей организаций к уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам рассматривается в течение 30-ти дней со дня его регистрации.

38. Представители организаций в своем письменном обращении в обязательном порядке указывают либо наименование органа (организации), в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование своей организации, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагают суть предложения, заявления или жалобы. Должностное лицо организации - источника комплектования ставит личную подпись и дату.

Представители организаций в подтверждение своих доводов вправе прилагать документы и материалы либо их копии к своему обращению.

39. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного архива, направляется в течение 7-ми дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением представителей организаций, направивших письмо, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

40. При проведении проверки, а также в случае направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с письменным уведомлением об этом представителей организации.

41. По результатам рассмотрения обращения уполномоченными на рассмотрение обращений должностными лицами принимается решение об удовлетворении требований представителей организаций либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется представителям организаций по почтовому адресу, указанному в обращении.

42. Если в письменном обращении представителей организаций содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу, о чем представители организаций уведомляются письменно.

43. Если в письменном обращении представителей организаций к уполномоченному на рассмотрение обращений должностному лицу не указаны или не поддаются прочтению почтовый адрес, контактный телефон, а также содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов.

44. Представители организаций вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги в судебном порядке.

Представители организаций вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции по месту своего нахождения или по месту нахождения государственного архива, должностного лица, решение, действия (бездействие) которых оспариваются.

Представители организаций вправе обратиться в суд с заявлением в течение 3-х месяцев со дня, когда им стало известно о нарушении его прав и свобод.