Приложение N 29. Требования к оформлению записки Минпросвещения России

Приложение N 29
к п. 3.8.5.5 Инструкции

Требования к оформлению записки Минпросвещения России

1. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) Минпросвещения России печатается на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297) шрифтом размером N 14.

2. Записка Минпросвещения России (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) имеет следующие реквизиты: гриф (пометка ограничения доступа к документу (если это необходимо); адресат; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту (если это необходимо); текст документа; отметка о приложении (если оно имеется); подпись; отметка об исполнителе; виза.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа служебного письма Минпросвещения России. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки ограничения доступа к документу) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297). Реквизит "Адресат" содержит только фамилию и инициалы (исключение кадровые и личные вопросы работников) и пишется шрифтом N 14 большими буквами. Отроки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю. В отдельных случаях центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Особенности оформления реквизита "Адресат" указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Дата записки соответствует дате его подписания. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.

Способы датирования документов указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Регистрационный номер записки - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе по кадровым или личным вопросам, составленном работником, регистрационный номер не ставится.

К записке Минпросвещения России может быть составлен заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма. Если текст записки составляет не более 4-5 строк, заголовок к записке не указывается.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается: от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста записки на одной странице.

Текст записки может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В записках используются формы изложения:

от первого лица единственного числа ("прошу направить...", "представляю на рассмотрение...");

от третьего лица единственного числа ("департамент не возражает...", "Департамент считает возможным...");

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий должностных или физических лиц инициалы указываются после фамилии.

Текст записки, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст записки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления записки, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В записках используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале, над текстом и "С уважением," в заключительной части, этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта служебного письма.

Допускается фразу этикетного характера "С уважением," писать от руки должностным лицом, подписавшим записку.

Приложения к запискам оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста служебного письма (за исключением текста законопроекта, указа или распоряжения Президента Российской Федерации, постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации).

Приложениями могут быть положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение". При наличии нескольких приложений они нумеруются без проставления знака номера: "Приложение 1", "Приложение 2"...Если приложение одно, то оно не нумеруется, в этом случае слово "Приложение" допустимо не указывать.

В записках Минпросвещения России отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля через 1 интервал следующим образом:

если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

            на 5 л. в 1 экз.

            2. Справка о кадровом составе Управления регионального

            кредитования на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо Росархива от 5 июня 2018 г. N 02-6/172 и приложения к

            нему, всего на 5 л.

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD-диск в 1 экз.

Подпись включает: инициалы, фамилию и его собственноручную подпись.

Пример:

                                       Подпись               И.О. Фамилия

Особенности оформления подписи на записках Минпросвещения России указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Пример:

Забелин И.А.

(495) 924-45-67

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта записки. Визой оформляется внутреннее согласование записки.

Представляемая на подпись записка визируется исполнителем и руководством структурного подразделения Минпросвещения России, ответственными за ее подготовку в рамках поручения.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Особенности согласования и визирования указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

3. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

4. Образец служебной записки Минпросвещения России прилагается.

ФАМИЛИЯ И.О.

О согласовании кандидатуры

докладчика

_____________________________

На N НТ-2034 от 1 октября 2018 г.

Уважаемый (ая)...!

В связи с проведением очередного заседания Правительственной комиссии........

(далее текст не приводится).

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

И.О. Фамилия

Иванов И.И.

(495) 629-00-00

Образец оформления служебной записки Минпросвещения России