Приложение N 1. Положение об архиве администрации Хабезского сельского поселения

Приложение N 1

к постановлению

N 59 от 03.06.2019

Положение
об архиве администрации Хабезского сельского поселения

I. Общие положения

1. Положение распространяется на архив администрации Хабезского сельского поселения, выступающего источником комплектования муниципального архива Хабезского района (далее - Архив администрации Хабезского сельского поселения).

2. Архив администрации Хабезского сельского поселения создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Хабезского сельского поселения, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Хабезского района, источником комплектования которого выступает администрация Хабезского сельского поселения.

3. Администрация Хабезского сельского поселения разрабатывает положение об Архиве администрации Хабезского сельского поселения. Положение об Архиве администрация Хабезского сельского поселения подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению (приказ ФАА от 11.04.18 N 43) с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве администрации Хабезского сельского поселения.

4. Администрация Хабезского сельского поселения, выступающая источником комплектования муниципального архива Хабезского района, согласовывает положение об архиве с уполномоченным органом исполнительной власти КЧР в сфере архивного дела - Управлением КЧР по делам архивов.

После согласования положение об Архиве администрации Хабезского сельского поселения утверждается главой администрации Хабезского сельского поселения.

Архив администрации Хабезского сельского поселения в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, КЧР в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [1], локальными нормативными актами Росархива и Управления КЧР по делам архивов.

II. Состав документов Архива администрации Хабезского сельского поселения

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1. Архив администрации Хабезского сельского поселения хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации Хабезского сельского поселения;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения [2] (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) [3] (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации Хабезского сельского поселения.

III. Задачи Архива администрации Хабезского сельского поселения

6. К задачам Архива администрации Хабезского сельского поселения относятся:

6.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

6.2. Комплектование Архива администрации Хабезского сельского поселения документами, образовавшимися в деятельности администрации Хабезского сельского поселения.

6.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации Хабезского сельского поселения.

6.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве администрации Хабезского сельского поселения.

6.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив Хабезского района.

6.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации Хабезского сельского поселения и своевременной передачей их в архив администрации Хабезского сельского поселения.

IV. Функции Архива администрации Хабезского сельского поселения

7. Архив администрации Хабезского сельского поселения осуществляет следующие функции:

7.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Хабезского сельского поселения, в соответствии с утвержденным графиком.

7.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве администрации Хабезского сельского поселения.

7.3. Представляет в муниципальный архив Хабезского района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации Хабезского сельского поселения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации [4].

7.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации Хабезского сельского поселения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации Хабезского сельского поселения.

7.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации Хабезского сельского поселения описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии при Управлении КЧР по делам архивов (далее - ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов) - описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов - описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов - акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе администрации Хабезского сельского поселения - описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов.

7.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение муниципальный архив Хабезского района.

7.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации Хабезского сельского поселения в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

7.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации Хабезского сельского поселения.

7.9. Организует информирование руководства и работников администрации Хабезского сельского поселения о составе и содержании документов Архива администрации Хабезского сельского поселения.

7.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

7.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

7.12. Ведет учет использования документов Архива администрации Хабезского сельского поселения.

7.13. Создает фонд пользования Архива администрации Хабезского сельского поселения и организует его использование.

7.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации Хабезского сельского поселения.

7.15. Участвует в разработке документов администрации Хабезского сельского поселения по вопросам архивного дела и делопроизводства.

7.16. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства администрации Хабезского сельского поселения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации Хабезского сельского поселения в подготовке документов к передаче в Архив администрации Хабезского сельского поселения.

V. Права Архива администрации Хабезского сельского поселения

8. Архив организации имеет право:

а) представлять главе администрации Хабезского сельского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве администрации Хабезского сельского поселения;

б) запрашивать в структурных подразделениях администрации Хабезского сельского поселения сведения, необходимые для работы Архива администрации Хабезского сельского поселения;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации Хабезского сельского поселения;

г) информировать структурные подразделения администрации Хабезского сельского поселения о необходимости передачи документов в Архив администрации Хабезского сельского поселения в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов.