Постановление Администрации Козловского района Чувашской Республики от 15 марта 2019 г. N 130 "Об утверждении Положения об архиве администрации Козловского района Чувашской Республики"

В соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" в целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в деятельности администрации Козловского района Чувашской Республики:

1. Утвердить Положение об архиве администрации Козловского района Чувашской Республики.

2. Настоящее Положение вступает в силу после его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы по социальным вопросам - начальника отдела организационно-контрольной правовой и кадровой работы администрации Козловского района Чувашской Республики Дмитриева Е.Ю.

И.о. главы администрации Козловского района

И.В. Рожков

Утверждено
постановлением администрации
Козловского района
от 15 марта 2019 г. N 130

Положение
об архиве администрации Козловского района Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Положение об архиве администрации Козловского района Чувашской Республики (далее - Положение) разработано в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42.

1.2. Архив администрации Козловского района Чувашской Республики (далее - Архив учреждения) создается для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Чувашской Республики, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности учреждения, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.

1.3. Архив администрации Козловского района Чувашской Республики в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Чувашской Республики от 30.03.2006 N 3 "Об архивном деле в Чувашской Республике", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики в области делопроизводства и архивного дела, решениями органов местного самоуправления Козловского района и настоящим Положением.

II. Состав документов Архива учреждения

2.1. Архив учреждения хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности учреждения;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива учреждения.

III. Задачи Архива учреждения

К задачам Архива учреждения относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего Положения.

3.2. Комплектование Архива учреждения документами, образовавшимися в деятельности учреждения.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве учреждения.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве учреждения.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Чувашской Республики на постоянное хранение в муниципальный архив.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях учреждения и своевременной передачей их в Архив учреждения.

IV. Функции Архива учреждения

Архив учреждения осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности учреждения.

4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве учреждения.

4.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве учреждения документов Архивного фонда Чувашской Республики.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив учреждения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности учреждения.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии учреждения описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее - ЭПК Минкультуры Чувашии) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Минкультуры Чувашии описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Минкультуры Чувашии акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе администрации района описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Минкультуры Чувашии.

4.6. Организует передачу документов на постоянное хранение в муниципальный архив.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве учреждения в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве учреждения.

4.9. Организует информирование руководства и работников учреждения о составе и содержании документов Архива учреждения.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведет учет использования документов Архива учреждения.

4.14. Создает фонд пользования Архива учреждения и организует его использование.

4.15. Участвует в разработке документов учреждения по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.16. Оказывает методическую помощь работникам учреждения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, а также в подготовке документов к передаче в Архив учреждения.

V. Права Архива учреждения

5.1. Архив учреждения имеет право:

а) представлять руководству учреждения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве учреждения;

б) запрашивать от работников учреждения сведения, необходимые для работы Архива учреждения;

в) давать рекомендации структурным подразделениям учреждения по вопросам, относящимся к компетенции Архива учреждения;

г) информировать структурные подразделения учреждения о необходимости передачи документов в Архив учреждения в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях экспертно-проверочной комиссии администрации Козловского района.