Решение Избирательной комиссии Воронежской области от 18 июня 2019 г. N 105/681-6 "Об архиве Избирательной комиссии Воронежской области"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42, Избирательная комиссия Воронежской области решила:

1. Утвердить Положение об архиве Избирательной комиссии Воронежской области, согласованное с казенным учреждением Воронежской области "Государственный архив Воронежской области" (прилагается).

2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на секретаря Избирательной комиссии Воронежской области.

3. Разместить настоящее решение на официальном сайте Избирательной комиссии Воронежской области в сети Интернет - www.voronezh.izbirkom.ru.

Председатель комиссии

С.В. Канищев

Секретарь комиссии

С.Н. Хорунжий

Утверждено
решением
Избирательной комиссии
Воронежской области
от 18.06.2019 г. N 105/681-6

Положение
об архиве Избирательной комиссии Воронежской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Избирательной комиссии Воронежской области (далее - ИКВО) разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами на основе приказа Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении Примерного положения об архиве организации".

1.2. Архив ИКВО создан для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в ходе деятельности ИКВО, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в казенное учреждение Воронежской области "Государственный архив Воронежской области" (далее - КУВО "ГАВО"), агитационных материалов, представленных кандидатами и политическими партиями, участвующими в избирательных кампаниях (далее - агитационные материалы), - в казенное учреждение Воронежской области "Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области" (далее - КУВО "ГАОПИ ВО").

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, производятся силами ИКВО.

1.3. ИКВО формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов. Документы ИКВО, имеющие научно-историческую ценность и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются государственной собственностью и подлежат передаче на постоянное хранение в КУВО "ГАВО", а в части агитационных материалов - в КУВО "ГАОПИ ВО".

До передачи на постоянное хранение указанные документы временно, в пределах сроков, установленных действующим законодательством, хранятся в архиве ИКВО.

1.4. Ответственные за ведение архива ИКВО (далее - сотрудники архива ИКВО) назначаются распоряжением председателя ИКВО.

1.5. Сотрудники архива ИКВО работают в соответствии с регламентом ИКВО.

1.6. В своей работе сотрудники архива ИКВО руководствуются законодательством Российской Федерации, законодательством Воронежской области, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, нормативными правовыми актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, решениями ИКВО, методическими рекомендациями управления делами Воронежской области, КУВО "ГАВО", КУВО "ГАОПИ ВО" и настоящим Положением.

1.7. Контроль за деятельностью работы сотрудников архива ИКВО осуществляет секретарь ИКВО.

1.8. Сотрудники архива ИКВО осуществляют взаимодействие с КУВО "ГАВО" по вопросам отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на государственное хранение, по упорядочению документов по личному составу, по ведению учета документов, находящихся во временном хранении в ИКВО, по подготовке нормативных и методических документов по вопросам архивного дела.

2. Состав документов архива ИКВО

Архив ИКВО хранит:

документы, связанные с подготовкой и проведением выборов федерального, регионального уровня, в соответствии с порядками хранения, утвержденными Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, ИКВО;

законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности ИКВО;

справочные и учетные средства к документам архива ИКВО.

3. Задачи и функции сотрудников архива ИКВО

3.1. Основными задачами сотрудников архива ИКВО являются:

организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

учет, комплектование, использование, подготовка, своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в КУВО "ГАВО", КУВО "ГАОПИ ВО";

своевременное выделение к уничтожению документов временного срока хранения.

3.2. Сотрудники архива ИКВО выполняют следующие функции:

организуют в соответствии с порядками хранения, утвержденными Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, ИКВО, прием документов, связанных с подготовкой и проведением выборов федерального, регионального уровня;

организуют прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в результате деятельности ИКВО;

ведут учет документов, находящихся на хранении в архиве ИКВО;

представляют в КУВО "ГАВО" учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве ИКВО документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

систематизируют и размещают документы, поступающие на хранение в архив ИКВО, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности ИКВО;

осуществляют подготовку и представляют на рассмотрение и согласование экспертной комиссии ИКВО описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, номенклатуру дел, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов; на утверждение экспертно-проверочной комиссии управления делами Воронежской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения; на согласование ЭПК описи дел по личному составу, номенклатуру дел, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

осуществляют подготовку и представляют на утверждение председателю ИКВО описи дел постоянного хранения, описи временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе описи дел по личному составу, номенклатуру дел, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК;

организуют передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в КУВО "ГАВО", КУВО "ГАОПИ ВО".

организуют проведение экспертизы ценности документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, находящихся на хранении в архиве ИКВО, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

проводят мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве ИКВО;

организуют информирование руководства и работников ИКВО о составе и содержании документов архива ИКВО;

информируют пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

организуют выдачу документов и дел во временное пользование;

исполняют запросы пользователей, выдают архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

участвуют в разработке документов ИКВО по вопросам архивного дела и делопроизводства;

оказывают методическую помощь работникам ИКВО в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, а также территориальным избирательным комиссиям Воронежской области в подготовке документов к передаче в архивы.

4. Права сотрудников архива ИКВО

Для выполнения возложенных функций на архив ИКВО сотрудники архива ИКВО имеют право:

представлять председателю ИКВО предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве ИКВО;

давать рекомендации территориальным избирательным комиссиям Воронежской области по вопросам, относящимся к их компетенции;

информировать территориальные избирательные комиссии Воронежской области о необходимости передачи документов в упорядоченном состоянии в ИКВО в соответствии с графиком;

принимать участие в заседаниях ЭПК по поручению председателя ИКВО.

5. Ответственность

5.1. Руководитель структурного подразделения аппарата ИКВО, в полномочия которого входит организация работы архива ИКВО, и сотрудники архива ИКВО несут ответственность за выполнение возложенных на архив ИКВО задач и функций.

5.2. Обязанности и персональная ответственность сотрудников архива ИКВО устанавливаются распоряжением председателя ИКВО.