Постановление Администрации Усть-Ивановского сельсовета Благовещенского района Амурской области от 29 июля 2019 г. N 159 "Об утверждении административного регламента администрации Усть-Ивановского сельсовета по исполнению муниципальной функции "Формирование архивных фондов администрации Усть-Ивановского сельсовета"

В целях повышения доступности и качества исполнения услуг, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при оказании услуг, в рамках проведения административной реформы в администрации Усть-Ивановского сельсовета и Федеральным законом от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

постановляю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент администрации Усть-Ивановского сельсовета по исполнению муниципальной функции "Формирование архивных фондов администрации Усть-Ивановского сельсовета".

2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации Благовещенского района в разделе "Усть-Ивановский сельсовет" в сети интернет.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Усть-Ивановского сельсовета

А.В. Лимайкин

УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
Усть-Ивановского сельсовета
от 29 июля 2019 г. N 159

Административный регламент
администрации Усть-Ивановского сельсовета по исполнению муниципальной функции "Формирование архивных фондов администрации Усть-Ивановского сельсовета"

1. Общие положения

1. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Формирование архивных фондов администрации Усть-Ивановского сельсовета" (далее - административный регламент), определяет порядок, сроки и последовательность действий при формировании архивных фондов администрации Усть-Ивановского сельсовета (далее - администрация сельсовета).

2. Уполномоченным лицом администрации сельсовета, осуществлять муниципальную функцию по формированию архивных фондов администрации сельсовета является специалист администрации сельсовета.

3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции, размещен в сети Интернет на официальном сайте Благовещенского района в разделе "Сельсоветы" на странице "Усть-Ивановский сельсовет".

4. Результатом исполнения муниципальной функции является:

- системное пополнение архивных фондов;

- комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования;

- обеспечение сохранности архивных документов в нормальном физическом состоянии, исключающее их хищение и утрату.

Юридическим фактом, которым заканчивается исполнение муниципальной функции, является организация формирования архива документами.

2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

5. Специалист администрации сельсовета, уполномоченный на осуществление муниципальной функции (далее - специалист администрации сельсовета), при ее исполнении руководствуется положениями настоящего Административного регламента.

Специалист администрации сельсовета несет персональную ответственность за исполнение административных процедур и соблюдение сроков, установленных настоящим Административным регламентом.

6. Информирование о правилах исполнения муниципальной функции осуществляется администрацией сельсовета посредством:

а) размещения текста настоящего Административного регламента на официальном сайте администрации Благовещенского района в разделе "Усть-Ивановский сельсовет" в сети Интернет;

б) предоставления специалистом администрации сельсовета должностным лицам территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления и организаций текста настоящего Административного регламента по их запросу;

в) устного информирования должностных лиц территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления и организаций о правилах исполнения муниципальной функции специалистом администрации сельсовета по справочным телефонам;

г) письменного информирования должностных лиц территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления и организаций о правилах исполнения муниципальной функции специалистом администрации сельсовета на основании обращений должностных территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления и организаций, в том числе поступивших по электронной почте.

7. Сведения о месте нахождения, почтовый адрес, график работы администрации Усть-Ивановского сельсовета, номер справочного телефона, номер телефона-автоинформатора, адреса официального сайта и электронной почты размещены на официальном сайте Благовещенского района в разделе "Сельсоветы" на странице "Усть-Ивановский сельсовет" в сети Интернет.

8. Информация о правилах исполнения муниципальной функции предоставляется бесплатно.

9. Письменные обращения о правилах исполнения муниципальной функции, включая обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются специалистом администрации сельсовета в срок, не превышающий 15 дней с момента регистрации обращения.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения, специалист администрации сельсовета подробно и в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности работника администрации сельсовета, принявшего телефонный вызов. Время разговора не должно превышать 10 минут.

10. Полномочия по исполнению муниципальной функции осуществляются в течение всего календарного года.

3. Административные процедуры

11. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) формирование архивных фондов поселения;

2) формирование дел;

3) оформление дел;

4) экспертиза ценности документов;

5) составление описей дел;

6) использование документов;

7) порядок передачи документов на хранение в муниципальный архив.

Ответственный за исполнения муниципальной функции является специалист администрации сельсовета, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение архива.

11.1. Формирование архивных фондов поселения.

Документы в текущем делопроизводстве администрации сельсовета формируются в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве администрации сельсовета, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Номенклатура дел администрации сельсовета на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. При ее составлении следует руководствоваться Уставом сельсовета, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации сельсовета, их виды, состав и содержание.

Если в течение года в администрации сельсовета образуются новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Номенклатура дел утверждается главой сельсовета. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению в случае коренных изменений функций и структуры администрации сельсовета. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается главой сельсовета и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел специалистом администрации сельсовета делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

Критерием принятия решений при формировании архивных фондов поселения является создание номенклатуры дел в администрации сельсовета.

Результатом административного действия является утверждение номенклатуры дел главой сельсовета.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более 10 календарных дней.

11.2. Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела с документами постоянного хранения и по личному составу формируются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации сельсовета.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в сельсовете; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, похозяйственные книги и др.;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Критерием принятия решения при формировании дела является группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Результатом административного действия является формирование дела специалистом администрации сельсовета, ответственным за исполнением муниципальной функции.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более 10 календарных дней.

11.3. Оформление дел

Оформление дел - это подготовка их к последующему хранению. Дела органов местного самоуправления, муниципальных учреждений подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года.

Оформление дел проводится специалистом, ответственным за делопроизводство и архив.

В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Критерием принятия решения является при оформлении дел, завершении календарного года, проводится анализ документов, согласно сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Результатом административного действия является оформление дел согласно требованиям настоящего административного регламента.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более 10 календарных дней.

11.4. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение в архиве администрации сельсовета и установления сроков хранения при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в процессе деятельности администрации сельсовета, распоряжением администрации сельсовета создается экспертная комиссия (ЭК).

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации сельсовета путем полистного просмотра дел. В делах подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации сельсовета.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Критерием принятия решения при экспертизе ценности документов является создание экспертной комиссии в администрации сельсовета.

Результатом административного действия является решение (заключение) экспертной комиссии.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более 10 календарных дней.

11.5. Составление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерные только для сельсовета (похозяйственные книги и т.п.).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Опись дел составляется в 4-х экземплярах, подписывается ответственным за делопроизводство и архив, председателем ЭК и утверждается главой сельсовета.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭК.

Критерием принятия решений при составлении описей дел является решение (заключение) экспертной комиссии.

Результатом административного действия является составление описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более 10 календарных дней.

11.6. Использование документов

Использование документов - применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Основными формами использования документов являются:

- информационное обеспечение администрации сельсовета, муниципальных учреждений, организаций в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- исполнение запросов социально-правового характера (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной форме);

- выдача документов во временное пользование.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Критерием принятия решения при использовании документов является прием и регистрация запроса на предоставление информации из документов, хранящихся в архиве.

Результатом административного действия является направление ответа в соответствии с запросом или ответа об отказе в представлении информации.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более 30 календарных дней.

11.7. Порядок передачи документов на хранение в муниципальный архив

Документы по истечении сроков их временного хранения в архиве администрации сельсовета (5 лет) передаются на постоянное хранение в муниципальный архив Благовещенского района.

Администрация сельсовета обеспечивает в соответствии с установленными правилами отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение в муниципальный архив Благовещенского района. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств сельского бюджета.

Передача документов постоянного хранения осуществляется в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом по истечении сроков ведомственного хранения. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе администрации сельсовета на договорной основе.

Сроки временного хранения документов могут быть продлены в случае необходимости практического использования документов по согласованию с муниципальным архивом Благовещенского района.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документы по личному составу (распоряжения по личному составу, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета работников и т.д.) хранятся в течение 75 лет в архиве администрации сельсовета.

Документы передаются по утвержденным описям дел.

Критерием принятия решений при осуществлении административной процедуры является истечении сроков их временного хранения.

Результатом административного действия является передача дел на постоянное хранение в муниципальный архив Благовещенского района и в архив администрации сельсовета.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более 5 календарных дней.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции

12. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением специалистом администрации положений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению муниципальной функции, а также принятием ими решений.

Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистом администрации сельсовета, ответственным за исполнение муниципальной функции, положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования исполнению муниципальной функции, осуществляется главой сельсовета (далее - текущий контроль).

В ходе текущего контроля проверяется:

- соблюдение сроков исполнения административных процедур;

- соблюдение последовательности исполнения административных процедур;

- правильность принятых решений (расчётов) при исполнении муниципальной функции.

По результатам текущего контроля в случае выявления нарушений глава сельсовета дает указания по устранению выявленных нарушений и контролирует их устранение.

Текущий контроль осуществляется в соответствии с периодичностью, устанавливаемой главой сельсовета, но не реже одного раза в квартал.

13. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной функции.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников администрации сельсовета, принятие по данным обращениям решений и подготовку ответов заявителям по результатам рассмотрения обращений.

Плановые и внеплановые проверки проводятся должностными лицами администрации сельсовета, уполномоченными главой сельсовета на их проведение.

Результаты плановых и внеплановых проверок оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Акт подписывается должностными лицами администрации сельсовета, уполномоченными главой сельсовета на проведение проверок.

Плановые проверки осуществляются на основании планов работы администрации сельсовета, но не реже 1 раза в год.

Внеплановая проверка проводится по конкретному письменному обращению заявителя в администрацию сельсовета на решения, действия (бездействие) работников администрации сельсовета, ответственных за исполнение муниципальной функции, либо в связи с истечением сроков, установленных для устранения ранее выявленных нарушений.

При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением муниципальной функции (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением той или иной административной процедуры (тематические проверки).

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителя, виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

О мерах, принятых в отношении виновных лиц, в течение 10 дней со дня принятия таких мер, администрация сельсовета сообщает в письменной форме заявителю, права и (или) законные интересы которого нарушены.

14. Ответственность должностных лиц за решения, действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения муниципальной функции.

Специалист администрации сельсовета, ответственный за исполнение муниципальной функции, несет ответственность за соблюдение сроков исполнения муниципальной функции и правильность оформления документов.

Ответственность должностных лиц администрации сельсовета за решения, действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения муниципальной функции, закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

15. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением муниципальной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

Требования к порядку и формам контроля за исполнением муниципальной функции включают в себя:

- рассмотрение всех вопросов, связанных с исполнением муниципальной функции при проведении текущего контроля и плановых проверок;

- рассмотрение отдельных вопросов при проведении внеплановых проверок;

- выявление и устранение нарушений прав заявителей;

- рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц;

Физические и юридические лица в рамках контроля за исполнением муниципальной функции:

- вправе предоставлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

- знакомиться с документами и материалами по вопросам исполнения муниципальной функции, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) ими при исполнении муниципальной функции

16. Должностные лица органов местного самоуправления и организаций имеют право на обжалование решений, принятых в ходе исполнения муниципальной функции, действий или бездействия специалиста администрации сельсовета в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения к главе сельсовета или в суд в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Решения главы сельсовета могут быть обжалованы в суде в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

17. Жалоба на действия (бездействие) уполномоченного специалиста администрации сельсовета подается в письменной форме и должна содержать:

наименование должности, фамилию, имя и отчество уполномоченного специалиста администрации сельсовета, действия (бездействие) которого обжалуются;

фамилию, имя, отчество должностного лица органа местного самоуправления или организации, подающего жалобу, его подпись и дату;

существо обжалуемого действия (бездействия).

18. В жалобе указываются причины несогласия с обжалуемыми действиями (бездействием) и решением, обстоятельства, на основании которых должностное лицо органа местного самоуправления или организации считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования об отмене решения, о признании незаконным действий (бездействия) и решения, а также иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

19. Жалоба рассматривается администрацией сельсовета в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации.

В случае если по жалобе требуется проведение служебного расследования, срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней по решению главы сельсовета. О продлении срока рассмотрения должностные лица органов местного самоуправления или организации уведомляются письменно с указанием причин продления.

20. Должностные лица, уполномоченные на рассмотрение жалоб:

обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием должностного лица органа местного самоуправления или организации, направившего жалобу или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов должностного лица органа местного самоуправления или организации;

дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

21. По результатам рассмотрения жалобы глава сельсовета принимает решение об удовлетворении требований должностного лица органа местного самоуправления или организации и о признании неправомерными обжалованных действий (бездействия) и решения либо об отказе в удовлетворении требований.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется должностному лицу органа местного самоуправления или организации.

22. Жалоба должностного лица органа местного самоуправления или организации не рассматривается в следующих случаях:

текст обращения не поддается прочтению;

если предметом жалобы является решение, принятое в судебном порядке.

Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 7 календарных дней с момента ее регистрации.