Решение Избирательной комиссии Калининградской области от 16 сентября 2019 г. N 223/1356-7 "Об утверждении Положения об Архиве Избирательной комиссии Калининградской области"

В соответствии с пунктами 10, 11 статьи 70 Федерального закона от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42, Избирательная комиссия Калининградской области решила:

1. Утвердить положение об Архиве Избирательной комиссии Калининградской области (прилагается).

2. Разместить настоящее решение на официальном сайте Избирательной комиссии Калининградской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

3. Контроль за исполнением данного решения возложить на секретаря Избирательной комиссии Калининградской области - Баязитова О.Р.

Заместитель Председателя Избирательной комиссии Калининградской области

Я.В. Орлова

Секретарь Избирательной комиссии Калининградской области

О.Р. Баязитов

Утверждено
решением Избирательной
комиссии Калининградской области
от 16 сентября 2019 г. N 223/1356-7

Положение
Об архиве Избирательной комиссии Калининградской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Избирательной комиссии Калининградской области (далее - Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.

1.2. Архив Избирательной Комиссии Калининградской области (далее - Архив ИККО) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Избирательной Комиссии Калининградской области (далее - ИККО), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Калининградской области".

1.3. Архив Комиссии в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Калининградской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами ИККО.

2. Состав документов Архива ИККО

Архив ИККО хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

2.2. Документы по личному составу ИККО;

2.3. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива ИККО.

3. Задачи Архива Комиссии

К задачам Архива ИККО относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.2. Комплектование Архива ИККО документами, образовавшимися в процессе её деятельности;

3.3. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в Архиве ИККО;

3.4. Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением установленных требований;

3.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в Калининград - Ленинградской, Калининград - Московской и Калининград - Центральной территориальных избирательных комиссий и своевременной передачей их в Архив ИККО.

4. Функции Архива ИККО

Архив ИККО осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности ИККО и Калининград - Ленинградской, Калининград - Московской и Калининград - Центральной территориальных избирательных комиссий, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу;

4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве ИККО;

4.3. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Комиссии, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Комиссии;

4.4. Осуществляет подготовку и представляет:

4.4.1. На рассмотрение и согласование Экспертной комиссии Избирательной комиссии Калининградской области (далее - ЭК) описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

4.4.2. На утверждение Экспертно-проверочной комиссии Министерства по культуре и туризму Калининградской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

4.4.3. На согласование ЭПК описи дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

4.4.4. На утверждение председателю ИККО описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК;

4.5. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Калининградской области";

4.6. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве ИККО, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

4.7. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве ИККО;

4.8. Организует информирование руководства и работников Комиссии о составе и содержании документов Архива ИККО;

4.9. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

4.10. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование;

4.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов;

4.12. Ведет учет использования документов Архива ИККО;

4.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива ИККО;

4.14. Участвует в разработке документов ИККО по вопросам архивного дела и делопроизводства;

4.15. Оказывает методическую помощь:

4.15.1. Аппарату ИККО в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

4.15.2. Председателям Калининград - Ленинградской, Калининград - Московской и Калининград - Центральной территориальных избирательных комиссий в подготовке документов к передаче в Архиве ИККО.

5. Права Архива ИККО

Для выполнения возложенных задач и функций Архив ИККО имеет право:

5.1. Представлять Председателю ИККО предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве ИККО;

5.2. Запрашивать сведения, необходимые для работы Архива ИККО;

5.3. Давать рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции Архива ИККО;

5.4. Информировать о необходимости передачи документов в Архив ИККО в соответствии с утвержденным графиком;

5.5. Принимать участие в заседаниях ЭК.

6. Ответственность

6.1. Члены ИККО, работники Аппарата ИККО и другие пользователи несут ответственность за утрату и порчу документов, полученных ими в Архиве ИККО, в соответствии с действующим законодательством и должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

6.2. Лица, ответственные за организацию и ведение Архива ИККО, несут ответственность за выполнение возложенных на Архив ИККО задач, за утрату и порчу документов, находящихся в Архиве ИККО, в соответствии с обязанностями действующим законодательством и должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.