Распоряжение Главного управления территориальной политики Московской области от 21 августа 2019 г. N 6 "Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Главном управлении территориальной политики Московской области" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Главного управления территориальной политики Московской области
от 21 августа 2019 г. N 6
"Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Главном управлении территориальной политики Московской области"

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан в Российской Федерации", Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращении граждан" и в целях организации объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращения граждан в Главном управлении территориальной политики Московской области:

1. Утвердить прилагаемый Регламент рассмотрения обращений граждан в Главном управлении территориальной политики Московской области.

2. Первому заместителю руководителя Главного управления территориальной политики Московской области, заместителям руководителя Главного управления территориальной политики Московской области, руководителям структурных подразделений Главного управления территориальной политики Московской области обеспечить рассмотрение обращений граждан в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в Главном управлении территориальной политики Московской области.

3. Общему отделу разместить распоряжение в подразделе "Обращение граждан" раздела "Документы" официального сайта Главного управления территориальной политики Московской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Заместитель Председателя Правительства Московской области - руководитель Главного управления территориальной политики Московской области

М.Н. Нагорная

Утвержден

Распоряжением Главного

управления территориальной политики

Московской области

от 21.08.2019 г. N 6

Регламент
рассмотрения обращений граждан в Главном управлении территориальной политики Московской области

1. Общие положения

1.1. Регламент рассмотрения обращений граждан в Главном управлении территориальной политики Московской области (далее - Регламент ГУТП Московской области) разработан в целях организации объективного и всестороннего рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение, заявитель) в ГУТП Московской области и определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений заявителей, правила ведения делопроизводства по обращениям заявителей в ГУТП Московской области, в том числе с использованием межведомственной системы электронного документооборота (далее - МСЭД).

1.2. Рассмотрение обращений в ГУТП Московской области осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Уставом Московской области;

- Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

- постановлением Правительства Московской области от 08.11.2013 N 924/46 "О формировании Главного управления территориальной политики Московской области".

1.3. Рассмотрение обращений заявителей осуществляется заместителем Председателя Правительства Московской области - руководителем Главного управления территориальной политики Московской области (далее - руководитель ГУТП Московской области), первым заместителем и заместителями руководителя ГУТП Московской области в соответствии с возложенными функциями.

1.4. В ГУТП Московской области осуществляется рассмотрение обращений заявителей по вопросам, относящимся к компетенции ГУТП Московской области.

1.5. Рассмотрение обращений включает рассмотрение устных и письменных обращений, а также обращений, поступивших в форме электронного документа.

1.6. Результатом рассмотрения обращения, поступившего в ГУТП Московской области в письменной форме или в форме электронного документа, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю ответа соответственно в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, или в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении.

1.7. Результатом рассмотрения устного обращения, поступившего в ходе личного приема, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, направление ответа заявителю в письменной форме, либо в случае, установленном в пункте 5.13 настоящего Регламента ГУТП Московской области - ответ в устной форме.

2. Порядок предоставления гражданам информации по рассмотрению граждан

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений предоставляется общим отделом ГУТП Московской области (далее - общий отдел):

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.2. Сведения о местонахождении ГУТП Московской области, полный почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок, требования к письменному обращению заявителей и обращению, направляемому по электронной почте, график личного приема граждан размещаются в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте ГУТП Московской области (https://gutp.mosreg.ru/).

Фактическое место нахождения ГУТП Московской области: г. Москва, ул. Кулакова, д. 20, стр. 1.

Почтовый адрес для направления обращений: 143407, Московская область, г. Красногорск, б-р. Строителей, д. 1.

Электронный адрес ГУТП Московской области: gutp@mosreg.ru.

Интернет-сайт: (http://www.gutp.mosreg.ru).

Часы работы по приему заявлений:

понедельник - четверг с 9.00 до 13.00 и с 13.45 до 18.00;

пятница, предпраздничные дни с 9.00 до 13.00 и с 13.45 до 16.45;

суббота, воскресенье и праздничные дни - выходные дни.

2.3. При ответах на телефонные звонки государственные гражданские служащие Московской области, замещающие должности государственной гражданской службы Московской области в ГУТП Московской области (далее - гражданские служащие), и лица, работающие в ГУТП Московской области на должностях, не являющихся должностями государственной гражданской службы Московской области и государственными должностями Московской области (далее - работники), подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности гражданского служащего, работника, принявшего телефонный звонок. Справочная информация предоставляется по телефонам для справок по обращениям граждан:

- 8-498-602-83-70.

Если гражданский служащий или работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер гражданского служащего, работника или органа государственной власти Московской области, государственного органа Московской области, по которому можно получить необходимую информацию.

2.4. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и, если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.5. Справочную работу по рассмотрению зарегистрированных в МСЭД обращений осуществляет общий отдел.

2.6. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение по принадлежности;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

2.7. Телефонные звонки от заявителей (представителей заявителей) по вопросу получения справки о рассмотрении обращений принимаются ежедневно с 9.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней, в пятницу и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00.

2.8. При получении запроса по телефону работник общего отдела:

- называет наименование органа, в который позвонил заявитель (представитель заявителя);

- представляется, назвав свои фамилию, имя, отчество, должность;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом абоненту перезвонить в конкретный день и в определенное время; к назначенному сроку работник общего отдела осуществляет подготовку ответа.

2.9. Во время разговора работник общего отдела, ответственный за предоставление справок, должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

2.10. Общий отдел еженедельно осуществляет подготовку информационно-аналитических материалов по рассмотрению обращений для доклада на оперативных совещаниях, проводимых руководителем ГУТП Московской области или его заместителями.

Ежемесячно, а также по соответствующим запросам, общий отдел представляет информацию о результатах рассмотрения обращений в ГУТП Московской области в Администрацию Губернатора Московской области.

2.11. Результатом представления справочной информации при личном обращении гражданина (представителя заявителя) или по справочному телефону является информирование по существу обращения в устной форме.

3. Срок рассмотрения обращений

3.1. Поступившие в ГУТП Московской области обращения, в том числе в форме электронного документа по электронной почте и каналам межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), регистрируются в МСЭД в общем отделе в течение 3 дней с даты поступления.

3.2. Рассмотрение письменных обращений осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

Обращения, поступившие на имя Губернатора Московской области, первого Вице-губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области, и направленные на рассмотрение в ГУТП Московской области, рассматриваются в установленные поручением к обращению сроки. Если срок исполнения не определен, то обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

Письменное обращение, поступившее на имя Губернатора Московской области и направленное на рассмотрение в ГУТП Московской области и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения.

Рассмотрение обращений, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Губернатору Московской области с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, если текс письменного обращения не поддается прочтению.

Если последний день рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, оно подлежит рассмотрению не позднее предшествующего ему рабочего дня.

Рассмотрение обращений, поступивших в ГУТП Московской области в форме электронного документа, осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом ГУТП Московской области.

3.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию ГУТП Московской области, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения.

3.4. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о представлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной орган государственной власти, государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен по решению руководителя ГУТП Московской области (должностного лица, исполняющего обязанности руководителя ГУТП Московской области), но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение.

3.5. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель осуществляет подготовку служебной записки с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения. Служебная записка о продлении срока рассмотрения обращения подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения ГУТП Московской области или заместителем руководителя ГУТП Московской области, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения ГУТП Московской области в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем руководителя ГУТП Московской области и заместителями руководителя ГУТП Московской области, и направляется посредством МСЭД на рассмотрение руководителю ГУТП Московской области (должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя ГУТП Московской области).

3.6. Решение о продлении срока рассмотрения обращения оформляется соответствующей резолюцией руководителя ГУТП Московской области (должностного лица, исполняющего обязанности руководителя ГУТП Московской области) к служебной записке руководителя структурного подразделения ГУТП Московской области, указанной в пункте 3.5 настоящего Регламента ГУТП Московской области.

3.7. В случае, если контроль за рассмотрением обращения установлен Губернатором Московской области, первым Вице-губернатором Московской области, Вице-Губернатором Московской области, первым заместителем Председателя Правительства Московской области, заместителем Председателя Правительства Московской области, Администрацией Губернатора Московской области, федеральным органом исполнительной власти, исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения.

3.8. В случае принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения.

3.9. Руководитель ГУТП Московской области, первый заместитель руководителя ГУТП Московской области, заместители руководителя ГУТП Московской области и руководители структурных подразделений ГУТП Московской области вправе устанавливать исполнителю сокращенные сроки рассмотрения обращений.

4. Требования к обращениям, поступившим в письменной форме или в форме электронного документа

4.1. Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать наименование ГУТП Московской области, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) обращающегося, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

4.2. Обращение, поступившее в ГУТП Московской области в форме электронного документа, должно содержать наименование ГУТП Московской области, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение сути предложения, заявления или жалобы, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) обращающегося, адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения.

Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

5. Личный прием граждан в ГУТП Московской области

5.1. Личный прием граждан в ГУТП Московской области ведут первый заместитель руководитель ГУТП Московской области, заместители руководителя ГУТП Московской области.

Прием граждан в общественных приемных исполнительных органов государственной власти Московской области, в том числе в режиме видеосвязи, ведут должностные лица ГУТП Московской области, уполномоченные в соответствии с приказом руководителя ГУТП Московской области.

5.2. Непосредственную организацию личного приема граждан в ГУТП Московской области осуществляет общий отдел.

5.3. Руководители ведут личный прием граждан в соответствии с графиком личного приема граждан.

5.4. График личного приема граждан составляется ежемесячно, утверждается руководителем ГУТП Московской области. Замена руководителя, заявленного в графике, проводится по согласованию с руководителем ГУТП Московской области.

5.5. Запись на личный прием граждан производится работниками общего отдела ежедневно с 09.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00. Личный прием граждан ведется в рабочих кабинетах первого заместителя руководителя ГУТП Московской области, заместителей руководителя ГУТП Московской области.

5.6. Личный прием граждан производится с таким расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием не превышало 30 минут.

5.7. Места ожидания личного приема граждан должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационным стендом.

5.8. Работники общего отдела при организации личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.

5.9. Личный прием граждан в ГУТП Московской области осуществляется в порядке очередности. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ветераны и инвалиды Великой Отечественной войны, ветераны и инвалиды боевых действий, инвалиды I и II групп и (или) их законные представители, лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также беременные женщины принимаются вне очереди в дни и часы, установленные для приема граждан. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

5.10. Работник общего отдела уточняет дату и время приема у руководителя, осуществляющего личный прием граждан, заполняет Карточку личного приема граждан по форме согласно приложению, к настоящему Регламенту ГУТП Московской области и передает ее руководителю, ведущему личный прием.

5.11. В случае повторного обращения гражданина в ГУТП Московской области работник общего отдела осуществляет подборку всех имеющихся в ГУТП Московской области материалов, касающихся данного заявителя.

Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием граждан.

5.12. Во время личного приема гражданин вправе изложить свое обращение устно либо подать обращение в письменной форме. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.

Письменное обращение, поступившее в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом ГУТП Московской области.

5.13. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.14. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию ГУТП Московской области, при записи на прием или в ходе приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

5.15. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда заявитель получит ответ, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение, по существу.

5.16. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.17. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращения принимает решение о постановке его на контроль. Поручения, данные к обращению, фиксируются в карточке личного приема.

5.18. Карточка личного приема и, если имеется, письменное обращение, принятое в ходе личного приема, передаются на регистрацию в общий отдел.

6. Требования к помещениям и местам, предназначенным для рассмотрения обращений

6.1. Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений заявителей, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

6.2. Рабочие места гражданских служащих и работников, осуществляющих рассмотрение обращений, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать (осуществить) рассмотрение обращения в полном объеме.

Структурным подразделениям, ответственным за исполнение функции по рассмотрению обращений, обеспечивается доступ в информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет", выделяются бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения функции по рассмотрению обращений.

7. Порядок рассмотрения отдельных обращений

7.1. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

7.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7.3. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, ГУТП Московской области (руководитель) вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

7.4. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

7.5. В случае, если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение.

7.6. В случае если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы но существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель ГУТП Московской области (должностное лицо, исполняющее его обязанности), либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в ГУТП Московской области, либо одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

7.7. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

7.8. На поступившее в ГУТП Московской области обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" на официальном сайте ГУТП Московской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

В случае поступления в ГУТП Московской области письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте ГУТП Московской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", заявителю, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта ГУТП Московской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

7.9. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в ГУТП Московской области или соответствующему должностному лицу.

8. Рассмотрение обращений

8.1. Рассмотрение обращений заявителей включает в себя:

- прием и первичную обработку обращений заявителей, поступивших в письменной форме или в форме электронного документа;

- регистрацию и аннотирование поступивших обращений посредством МСЭД;

- постановку обращений на контроль;

- направление обращений на рассмотрение в структурные подразделения ГУТП Московской области;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях ГУТП Московской области;

- личный прием граждан;

- продление срока рассмотрения обращений;

- оформление и направление ответа на обращения;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- контроль за рассмотрением обращений.

9. Прием и первичная обработка письменных обращений

9.1. Основанием для начала рассмотрения обращений является поступление обращения непосредственно от заявителя (его представителя) в ГУТП Московской области или поступление обращения с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения (в том числе посредством МЭДО, МСЭД).

9.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем (представителем заявителя - объединения граждан, в том числе юридического лица), поступить по почте, по электронной почте, в ходе личного приема граждан в ГУТП Московской области или в Общественной приемной исполнительных органов государственной власти Московской области.

9.3. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, поступают на регистрацию в общий отдел. Прием документов осуществляется в соответствии с требованиями правового акта ГУТП Московской области, регламентирующего требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности ГУТП Московской области документов.

9.4. Работник, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

- прикладывает впереди обращения поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес ГУТП Московской области нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- составляет акт в двух экземплярах на обращения, в которых обнаруживается недостача документов, упомянутых в описях или в тексте обращения, а также на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками. Один экземпляр акта приобщается к поступившему обращению, второй направляется отправителю письма.

Прием письменных обращений, доставленных в ГУТП Московской области непосредственно гражданами, производится работниками общего отдела. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса или адреса электронной почты, по которому должен быть направлен ответ.

По просьбе заявителя (его представителя) на копии или втором экземпляре принятого обращения делается отметка о получении обращения с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан либо выдается расписка.

9.5. Обращения, поступившие по факсу и по электронной почте, принимаются и учитываются работниками общего отдела в порядке, установленном для приема письменных обращений.

9.6. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя руководителя ГУТП Московской области, первого заместителя руководителя ГУТП Московской области, заместителя руководителя ГУТП Московской области, не вскрываются работниками общего отдела и передаются адресату (получателю).

9.7. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в общий отдел.

9.8. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений является определение комплектности и целостности поступивших обращений и приложений к ним и передача обращения на регистрацию.

9.9. На обращения, являющиеся стандартными поздравлениями, соболезнованиями, письмами, присланными для сведения, и т.д., ответы, как правило, не даются.

10. Регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений

10.1. Работники общего отдела, ответственные за регистрацию входящих документов, регистрируют в МСЭД обращения, поступившие в ГУТП Московской области в письменной форме или форме электронного документа:

1) производят сканирование всех обращений на бумажных носителях;

2) в регистрационной карточке МСЭД указывают фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес или адрес электронной почты. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого будет направлен ответ. Общее число авторов (граждан, подписавших письмо) указывается в примечании. Такое обращение считается коллективным. Коллективными также считаются обращения от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

3) отмечают тип доставки (Почта России, нарочным, электронная почта, МЭДО и т.п.);

4) проверяют обращение на повторность, при необходимости сверяют с предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени направления заявителем первого обращения истек срок рассмотрения либо заявитель не удовлетворен полученным ответом;

5) составляют и вводят аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

6) заполняют тематику в соответствии с классификатором МСЭД;

7) проставляют в карточке МСЭД контроль исполнения обращения;

8) осуществляют ввод необходимых резолюций и регистрируют обращение в МСЭД;

9) для писем на бумажных носителях в правом нижнем углу первой страницы письма проставляют регистрационный штамп с указанием присвоенного средствами МСЭД регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

10.2. Результатом выполнения действий по регистрации обращений в МСЭД является присвоение регистрационного номера обращению посредством МСЭД и направление обращения руководителю ГУТП Московской области для принятия решения о передаче обращения на рассмотрение.

11. Направление обращений на рассмотрение

11.1. Руководитель ГУТП Московской области принимает решение о передаче обращения на рассмотрение первому заместителю руководителя ГУТП Московской области, заместителям руководителя ГУТП Московской области в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителям структурных подразделений ГУТП Московской области.

11.2. Первый заместитель руководителя ГУТП Московской области, заместители руководителя ГУТП Московской области, руководители структурных подразделений ГУТП Московской области, которым поручено рассмотрение обращения, направляют обращение посредством МСЭД исполнителю для рассмотрения и подготовки проекта ответа.

12. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях ГУТП Московской области

12.1. Обеспечение рассмотрения обращения осуществляется в структурных подразделениях ГУТП Московской области. Поступившие в структурные подразделения ГУТП Московской области обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в МСЭД, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

12.2. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее трех дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить ответственному исполнителю служебную записку с предложениями по рассмотрению обращения с приложением всех необходимых материалов для обобщения и подготовки проекта ответа.

12.3. В ходе рассмотрения обращения руководитель структурного подразделения ГУТП Московской области может принять решение о необходимости выезда на место. Указанное решение в обязательном порядке согласовывается с первым заместителем руководителя ГУТП Московской области, заместителем руководителя ГУТП Московской области, осуществляющим координацию деятельности соответствующего структурного подразделения.

12.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы, получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц, имеющих отношение к обращению;

2) осуществляет подготовку:

- предложений по принятию мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- проекта ответа по существу поставленных в обращении вопросов;

- проекта уведомления заявителя о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

12.5. Результатом рассмотрения обращения в структурных подразделениях ГУТП Московской области является разрешение поставленных в обращении вопросов, подготовка проекта ответа заявителю, либо подготовка проекта письма о перенаправлении обращения по компетенции в уполномоченный государственный орган, должностному лицу для рассмотрения обращения и принятия мер по разрешению содержащихся в обращении вопросов и ответа заявителю.

Обращение считается рассмотренным, если по всем поставленным в нем вопросам в соответствии с законодательством приняты необходимые меры и заявителю дан исчерпывающий ответ и разъяснение.

13. Постановка обращений заявителей на контроль

13.1. Постановка обращений заявителей на контроль осуществляется руководителем ГУТП Московской области, первым заместителем руководителя ГУТП Московской области, заместителем руководителя ГУТП Московской области при направлении обращения на рассмотрение.

13.2. На контроль ставятся поручения Губернатора Московской области, первого Вице-губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области о рассмотрении обращений.

В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Губернатора Московской области и Вице-губернаторов Московской области, Председателя Московской областной Думы о рассмотрении обращений граждан.

13.3. Текущий контроль за соблюдением установленных сроков рассмотрения обращений осуществляет общий отдел, посредством сообщения исполнителю информации об обращениях, срок рассмотрения которых истекает через 3 дня.

13.4. В случае принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения, соответственно продлевается контрольный срок его рассмотрения.

Изменение контрольного срока рассмотрения обращения осуществляется должностным лицом ГУТП Московской области, принимающим решение о продлении срока рассмотрения обращения, одновременно с принятием такого решения.

14. Оформление ответа на обращение граждан

14.1. Исполнитель осуществляет рассмотрение обращения и подготовку проекта ответа заявителю. Ответ направляется посредством МСЭД для подписания уполномоченному лицу.

14.2. Ответы на обращения подписывает руководитель ГУТП Московской области, первый заместитель руководителя ГУТП Московской области, заместители руководителя ГУТП Московской области.

14.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие по обращению приняты меры.

14.4. Доклады об исполнении поручений Губернатора Московской области представляются в Управление по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Московской области за 3 дня до даты, указанной в резолюции. В ответе в Администрацию Губернатора Московской области, в федеральные органы власти должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

14.5. Подготовка специального ответа на обращение не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт. Копия данного правового акта направляется заявителю.

14.6. К копии ответа на обращение прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

14.7. Ответ заявителю печатается на бланке установленной формы, в левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

14.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается предполагаемый срок окончательного разрешения вопроса.

14.9. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом ГУТП Московской области и правовым актам ГУТП Московской области.

14.10. После подписания ответа в МСЭД исполнитель распечатывает ответ заявителю на бланке и передает для собственноручного подписания соответствующему должностному лицу ГУТП Московской области, уполномоченному на подписание ответов заявителям. Подписанный ответ передается в общий отдел для регистрации в МСЭД.

14.11. После регистрации ответа в МСЭД, он направляется общим отделом в адрес заявителя.

14.12. Отправление ответов без регистрации в общем отделе не допускается.

14.13. На обращение, поступившее в ГУТП Московской области на бумажном носителе, ответ направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

14.14. На обращение, поступившее в ГУТП Московской области в форме электронного документа, заявителю по адресу электронной почты, указанному в обращении, направляется скан образ ответа, подписанного собственноручной подписью уполномоченного должностного лица ГУТП Московской области.

В случае наличия в обращении, поступившем в форме электронного документа, просьбы о направлении ответа по указанному в обращении почтовому адресу, ответ направляется в письменной форме.

14.15. Результатом выполнения действия по подготовке ответа на обращение является подписание ответа на бланке установленного образца соответствующим должностным лицом.

14.16. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, списываются в дело. В правом нижнем углу на копии ответа работник общего отдела, делает надпись: "В дело", проставляет дату, указывает свои фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью.

14.17. Контроль за правильностью списания обращения в дело осуществляет заведующий общим отделом.

15. Порядок и формы контроля за исполнением регламента по рассмотрению обращений

15.1. Руководитель ГУТП Московской области, первый заместитель руководителя ГУТП Московской области, заместители руководителя ГУТП Московской области осуществляют контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

15.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по рассмотрению обращений осуществляется руководителями структурных подразделений ГУТП Московской области.

16. Ответственность при рассмотрении обращений граждан

16.1. Гражданские служащие (работники) ГУТП Московской области несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с рассмотрением, а также за своевременным исполнением поручений по данным обращениям.

Ответственность гражданских служащих и работников закрепляется соответственно в их должностных регламентах и должностных инструкциях.

16.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

16.3. При утрате исполнителем обращений руководителем ГУТП Московской области назначается служебная проверка.

16.4. При уходе в отпуск исполнитель обязан обеспечить подготовку ответов заявителю до окончания срока рассмотрения обращения, решение которого приходится на период его отсутствия. В случае, если по объективным причинам подготовка ответа не представляется возможным до ухода в отпуск, исполнитель информирует об этом руководителя структурного подразделения, для принятия решения о передаче на исполнение указанного обращения другому гражданскому служащему или работнику, передав все имеющиеся у него документы по данному обращению.

В случае временной нетрудоспособности исполнителя руководитель структурного подразделения обеспечивает передачу обращения другому исполнителю для рассмотрения.

При переводе на другую работу или освобождении от замещаемой должности в ГУТП Московской области исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения руководителю соответствующего структурного подразделения, или гражданскому служащему, или работнику, ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении.

16.5. Ответственность за своевременное исполнение поручения по рассмотрению обращения в структурном подразделении ГУТП Московской области несет руководитель соответствующего структурного подразделения ГУТП Московской области.

17. Порядок обжалования решений и действий (бездействия) по рассмотрению обращений

17.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц ГУТП Московской области по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

17.2. Решения и действия (бездействие) должностных лиц ГУТП Московской области, осуществляемые (принимаемые) в ходе рассмотрения обращений, могут быть обжалованы руководителю ГУТП Московской области.

17.3. Жалоба подается в письменной форме (в том числе при личном приеме) или в форме электронного документа. Жалоба оформляется с учетом требований, предусмотренных настоящим Регламентом ГУТП Московской области.

17.4. Жалоба рассматривается в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации в МСЭД. В случае необходимости длительных действий, связанных с рассмотрением жалобы, по решению руководителя ГУТП Московской области срок может быть продлен не более чем на 30 календарных дней. Об этом уведомляется заявитель, направивший жалобу.

17.5. Жалоба не рассматривается в случаях, установленных настоящим Регламентом ГУТП Московской области для принятия решения об оставлении обращений без рассмотрения.

Приложение

к Регламенту рассмотрения обращений

граждан в Главном управлении

территориальной политики

Московской области

Карточка
личного приема граждан

Регистрационный N ______

Дата приема "__" __________ 20____ г.

Ф.И.О., должность руководителя, ведущего прием

Ф.И.О. гражданина (представителя):

Адрес:

Контактный телефон: ___________

Краткое содержание обращения:

Предыдущие обращения:

Содержание предыдущего обращения:

Результаты рассмотрения обращения:

Подпись гражданина: