Приложение. Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой городского округа "город Якутск", иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска

Приложение
к постановлению Окружной
администрации города Якутска
от 09 октября 2019 г. N 273п

Положение
о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой городского округа "город Якутск", иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой городского округа "город Якутск", иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска (далее - Положение) разработано в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 08 декабря 2016 года N 2004-ст, ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 декабря 2001 года N 573-ст, Законом Республики Саха (Якутия) от 15 июля 2004 года 151-3 N 313-III "Об официальной символике в Республике Саха (Якутия), Уставом городского округа "город Якутск", утвержденным решением Окружного Совета города Якутска от 25 июня 2007 года N РОС-51-1, Положением о порядке использования официальных символов городского округа "город Якутск", утвержденным решением Якутской городской Думы от 20 ноября 2013 года N 161-НПА.

1.2. Настоящее Положение устанавливает общие требования к изготовлению, учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей с символикой городского округа "город Якутск", используемых в Окружной администрации города Якутска и ее структурных подразделениях, подведомственных учреждениях и предприятиях, а также иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска.

Требования, предусмотренные Положением, являются обязательными для всех работников Окружной администрации города Якутска, ее структурных подразделений, подведомственных учреждений и предприятий.

1.3. Окружная администрация города Якутска имеет печать с изображением герба города Якутска - официального символа городского округа "город Якутск" (далее - гербовая печать).

1.4. Структурные подразделения Окружной администрации города Якутска, подведомственные учреждения и предприятия могут иметь печати с воспроизведением герба города Якутска, иные печати и штампы, необходимые для осуществления деятельности.

1.5. Штампы, используемые в Окружной администрации города Якутска и ее структурных подразделениях, не являются печатями.

1.6. Список должностных лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых печатей, иных печатей и штампов, состав Комиссии по проведению проверок наличия, правильности хранения и использования гербовых печатей, иных печатей и штампов, их отбору и уничтожению утверждаются распоряжением заместителя главы городского округа - руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска (далее - руководитель аппарата).

II. Порядок изготовления гербовых печатей, иных печатей и штампов

2.1. Гербовые печати изготавливаются в ограниченном количестве (в одном или нескольких экземплярах) строго в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 декабря 2001 года N 573-ст.

2.2. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей (их дубликатов) для использования в Окружной администрации города Якутска принимает руководитель аппарата.

2.3. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей, иных печатей и штампов (и их дубликатов) для использования в структурных подразделениях Окружной администрации принимает руководитель аппарата по заявке руководителя структурного подразделения.

2.4. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей для использования в подведомственных учреждениях и предприятиях принимает руководитель аппарата по заявке руководителя учреждения или предприятия.

2.5. При служебной необходимости по решению руководителя аппарата могут быть изготовлены другие печати Окружной администрации города Якутска и ее структурных подразделений.

2.6. Решение руководителя аппарата об изготовлении печатей с воспроизведением герба города Якутска, иных печатей и штампов направляется в Муниципальное казенное учреждение "Управление делами" городского округа "город Якутск".

Заказ на изготовление гербовых печатей, иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска оформляется за подписью руководителя Муниципального казенного учреждения "Управление делами" городского округа "город Якутск" с учетом требований действующего законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

2.7. Оформление заказа на изготовление гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также контроль за своевременностью их изготовления осуществляется руководителем Муниципального казенного учреждения "Управление делами" городского округа "город Якутск". Эскизы печатей предварительно согласовываются с руководителем аппарата либо руководителем структурного подразделения, учреждения или предприятия.

2.8. Правом получения изготовленных гербовых печатей, иных печатей и штампов обладает руководитель Муниципального казенного учреждения "Управление делами" городского округа "город Якутск", который незамедлительно передает гербовые печати, иные печати и штампы руководителю Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска (далее - руководитель Управления обеспечения деятельности).

2.9. Документация по изготовлению гербовых печатей, иных печатей и штампов подшивается в отдельное номенклатурное дело и хранится в Муниципальном казенном учреждении "Управление делами" городского округа "город Якутск".

III. Требования к изготовлению гербовых печатей, иных печатей и штампов

3.1. Изготовление гербовых печатей, иных печатей и штампов должно осуществляться полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

3.2. Гербовая и иная печати могут изготавливаться в одном или нескольких экземплярах по решению руководителя аппарата. При этом на клише экземпляра N 1 гербовой или иной печати номер экземпляра не проставляется, на других экземплярах гербовой или иной печати последующий номер обозначается арабскими цифрами (в нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише гербовой или иной печати).

3.3. Изготовление дубликата гербовой или иной печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению руководителя аппарата в порядке, установленном разделом II настоящего Положения.

В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише гербовой печати размещается буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати.

Например, запись "2Д-1" означает, что оттиск произведен первым дубликатом второй гербовой печати.

3.4. Надпись на гербовой печати Окружной администрации города Якутска оформляется на государственном языке Российской Федерации - русском языке, а также на государственном языке Республики Саха (Якутия) - якутском языке

3.5. Надпись на гербовой печати структурного подразделения, подведомственного учреждения или предприятия оформляется на государственном языке Российской Федерации - русском языке. По усмотрению может быть включена надпись на государственном языке Республики Саха (Якутия) - якутском языке.

3.6. Наименование Окружной администрации города Якутска, либо структурного подразделения Окружной администрации указывается в точном соответствии с наименованием, указанным в нормативном правовом акте Якутской городской Думы от 21 марта 2012 года N 59-НПА "О структуре Окружной администрации города Якутска".

3.7. При воспроизведении герба города Якутска на гербовой печати допускаются его изменения только в части линейного масштаба.

3.8. Вокруг герба города Якутска располагается по окружности микротекст, который включает информацию, указанную в пункте 3.6 настоящей Инструкции, а также основной государственный регистрационный номер (ОГРН). По усмотрению может включаться идентификационный налоговый номер (ИНН ХХХХХХХХХХ) и код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО ХХХХХХХХ).

3.9. Для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений Окружной администрации города Якутска также могут применяться иные печати и штампы без воспроизведения герба города Якутска.

На иных печатях структурных подразделений Окружной администрации города Якутска идентификационный налоговый номер (ИНН) и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) не указываются.

В середине иной печати указывается порядковый номер печати или сокращенное наименование структурного подразделения, либо ее предназначение (например, "N 2", "ДЖКХиЭ", "Для пакетов", "Для документов" и пр.).

IV. Порядок учета гербовых печатей, иных печатей и штампов

4.1. В Окружной администрации города Якутска, ее структурных подразделениях, подведомственных учреждениях и предприятиях гербовые печати, иные печати и штампы подлежат учету в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов (приложение N 1), находящемуся у руководителя Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска, а также у руководителей структурных подразделений, подведомственных учреждений и предприятий.

При учете гербовых печатей, иных печатей и штампов в обязательном порядке в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов проставляются их оттиски, записываются дата и номер заявки об их изготовлении.

Вновь изготовленные гербовые печати, иные печати и штампы подлежат незамедлительному учету в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов.

4.2. Руководитель Управления обеспечения деятельности обеспечивает надлежащий учет и хранение гербовых печатей, иных печатей и штампов до вынесения распоряжения руководителя аппарата об утверждении списка должностных лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых печатей, иных печатей и штампов.

4.3. Гербовые печати, иные печати и штампы выдаются под расписку в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов лицам, определенным соответствующим распоряжением руководителя аппарата.

4.4. В журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов делается отметка о принятии лицом, ответственным за учет, хранение и выдачу гербовой печати, иной печати и штампа, имеющихся гербовых печатей, иных печатей и штампов (с указанием их количества), указываются его фамилия и инициалы, номер и дата распоряжения руководителя аппарата, ставится подпись данного лица.

Журнал учета гербовых печатей, иных печатей и штампов прошивается, листы нумеруются, количество листов в журнале заверяется на последней странице подписью руководителя Управления обеспечения деятельности и скрепляется оттиском гербовой печати Окружной администрации города Якутска.

Журнал учета гербовых печатей, иных печатей и штампов хранится в личном (индивидуальном) металлическом хранилище (сейфе) руководителя Управления обеспечения деятельности в условиях, исключающих его порчу и хищение.

4.5. Акт о приеме-передаче гербовой печати, иной печати и штампа (приложение N 2) подписывается руководителем Управления обеспечения деятельности и лицом, получившим гербовую печать, иную печать и штамп.

4.6. При возврате (изъятии) гербовой печати, иной печати и штампа руководителем Управления обеспечения деятельности делается отметка в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов с указанием даты сдачи, причины сдачи, соответствия сдаваемой гербовой печати, иной печати и штампа имеющемуся в журнале оттиску, должности, фамилии и инициалов сдающего лица, ставятся подписи принимающего и сдающего лиц.

V. Порядок хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов

5.1. Гербовые печати, иные печати и штампы должны храниться в личных (индивидуальных) металлических хранилищах (сейфах) лиц, ответственных за учет, использование, хранение и выдачу гербовых печатей, иных печатей и штампов в условиях, исключающих их порчу и хищение.

5.2. По окончании рабочего дня места гербовые печати, иные печати и штампы запираются в личном (индивидуальном) металлическом хранилище (сейфе) ответственного лица.

5.3. Запрещается хранить гербовые печати, иные печати и штампы в иных местах, кроме служебного помещения, передавать их на хранение иным лицам, а также носить в карманах одежды.

Вынос гербовых печатей, иных печатей и штампов из служебного помещения осуществляется только на основании письменного разрешения руководителя аппарата.

5.4. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) лица, ответственного за учет, использование и хранение гербовой печати, иной печати и штампа, решением руководителя структурного подразделения Окружной администрации города Якутска его полномочия могут быть возложены на другого работника.

5.5. При увольнении, уходе в отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и иных случаях длительного отсутствия лица, ответственного за использование гербовой печати, иной печати и штампа, гербовая печать, иная печать и штамп сдаются руководителю Управления обеспечения деятельности под роспись в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов.

5.6. При увольнении, уходе в отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и иных случаях длительного отсутствия лица, ответственного за учет, хранение и выдачу гербовой печати, иной печати и штампа, распоряжением руководителя аппарата его полномочия возлагаются на вновь принятого работника, либо исполняющего обязанности с обязательным разъяснением требований Положения под роспись.

5.7. Контроль соблюдения порядка учета, использования и хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов в структурных подразделениях Окружной администрации города Якутска, подведомственных учреждениях и предприятиях проводится Комиссией по проведению проверок наличия, правильности хранения и использования гербовых печатей, иных печатей и штампов, их отбору и уничтожению.

VI. Использование гербовых печатей, иных печатей и штампов

6.1. Гербовая печать Окружной администрации города Якутска заверяет подлинность подписи должностных лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. Печатями структурных подразделений, учреждений и предприятий, как правило, заверяются подписи их руководителей и сотрудников, уполномоченных подписывать документы, заверять подлинность копий документов, находящихся на хранении.

6.3. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "М.П." ("Место печати").

6.4. На бланке письма Окружной администрации города Якутска, бланке письма структурного подразделения администрации города, как правило, печать не ставится.

6.5. Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов.

6.6. Примерный перечень документов, на которых ставятся гербовая печать, приведен в приложении N 6 к настоящему Положению. Данный перечень не является исчерпывающим.

6.7. Список сотрудников, ответственных за учет, использование и хранение гербовых печатей, утверждается распоряжением руководителя аппарата.

6.8. Лицом, ответственным за учет, использование и хранение гербовой печати Окружной администрации города Якутска распоряжением руководителя аппарата назначается руководитель Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска.

Руководитель Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска:

- является ответственным за ведение журнала учета гербовых печатей, иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска;

- передает гербовые печати, иные печати и штампы ответственным за их учет, использование и хранение в структурных подразделениях Окружной администрации города Якутска под роспись в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов;

6.9. Руководители, назначенные ответственными за обеспечение надлежащего учета, использования и хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов:

- являются ответственными за ведение журнала учета гербовых печатей, иных печатей и штампов в соответствующем структурном подразделении Окружной администрации города Якутска, подведомственном учреждении или предприятии;

- имеют право самостоятельно определять порядок учета, использования, хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов, исключающий их утрату, хищение и нарушения в их использования, в соответствии с настоящим Положением.

VII. Порядок уничтожения гербовых печатей, иных печатей и штампов

7.1. Пришедшие в негодность, изношенные, поврежденные, неисп