Приложение. Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой городского округа "город Якутск", иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска

Приложение
к постановлению Окружной
администрации города Якутска
от 09 октября 2019 г. N 273п

Положение
о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой городского округа "город Якутск", иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой городского округа "город Якутск", иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска (далее - Положение) разработано в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 08 декабря 2016 года N 2004-ст, ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 декабря 2001 года N 573-ст, Законом Республики Саха (Якутия) от 15 июля 2004 года 151-3 N 313-III "Об официальной символике в Республике Саха (Якутия), Уставом городского округа "город Якутск", утвержденным решением Окружного Совета города Якутска от 25 июня 2007 года N РОС-51-1, Положением о порядке использования официальных символов городского округа "город Якутск", утвержденным решением Якутской городской Думы от 20 ноября 2013 года N 161-НПА.

1.2. Настоящее Положение устанавливает общие требования к изготовлению, учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей с символикой городского округа "город Якутск", используемых в Окружной администрации города Якутска и ее структурных подразделениях, подведомственных учреждениях и предприятиях, а также иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска.

Требования, предусмотренные Положением, являются обязательными для всех работников Окружной администрации города Якутска, ее структурных подразделений, подведомственных учреждений и предприятий.

1.3. Окружная администрация города Якутска имеет печать с изображением герба города Якутска - официального символа городского округа "город Якутск" (далее - гербовая печать).

1.4. Структурные подразделения Окружной администрации города Якутска, подведомственные учреждения и предприятия могут иметь печати с воспроизведением герба города Якутска, иные печати и штампы, необходимые для осуществления деятельности.

1.5. Штампы, используемые в Окружной администрации города Якутска и ее структурных подразделениях, не являются печатями.

1.6. Список должностных лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых печатей, иных печатей и штампов, состав Комиссии по проведению проверок наличия, правильности хранения и использования гербовых печатей, иных печатей и штампов, их отбору и уничтожению утверждаются распоряжением заместителя главы городского округа - руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска (далее - руководитель аппарата).

II. Порядок изготовления гербовых печатей, иных печатей и штампов

2.1. Гербовые печати изготавливаются в ограниченном количестве (в одном или нескольких экземплярах) строго в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 декабря 2001 года N 573-ст.

2.2. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей (их дубликатов) для использования в Окружной администрации города Якутска принимает руководитель аппарата.

2.3. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей, иных печатей и штампов (и их дубликатов) для использования в структурных подразделениях Окружной администрации принимает руководитель аппарата по заявке руководителя структурного подразделения.

2.4. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей для использования в подведомственных учреждениях и предприятиях принимает руководитель аппарата по заявке руководителя учреждения или предприятия.

2.5. При служебной необходимости по решению руководителя аппарата могут быть изготовлены другие печати Окружной администрации города Якутска и ее структурных подразделений.

2.6. Решение руководителя аппарата об изготовлении печатей с воспроизведением герба города Якутска, иных печатей и штампов направляется в Муниципальное казенное учреждение "Управление делами" городского округа "город Якутск".

Заказ на изготовление гербовых печатей, иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска оформляется за подписью руководителя Муниципального казенного учреждения "Управление делами" городского округа "город Якутск" с учетом требований действующего законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

2.7. Оформление заказа на изготовление гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также контроль за своевременностью их изготовления осуществляется руководителем Муниципального казенного учреждения "Управление делами" городского округа "город Якутск". Эскизы печатей предварительно согласовываются с руководителем аппарата либо руководителем структурного подразделения, учреждения или предприятия.

2.8. Правом получения изготовленных гербовых печатей, иных печатей и штампов обладает руководитель Муниципального казенного учреждения "Управление делами" городского округа "город Якутск", который незамедлительно передает гербовые печати, иные печати и штампы руководителю Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска (далее - руководитель Управления обеспечения деятельности).

2.9. Документация по изготовлению гербовых печатей, иных печатей и штампов подшивается в отдельное номенклатурное дело и хранится в Муниципальном казенном учреждении "Управление делами" городского округа "город Якутск".

III. Требования к изготовлению гербовых печатей, иных печатей и штампов

3.1. Изготовление гербовых печатей, иных печатей и штампов должно осуществляться полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

3.2. Гербовая и иная печати могут изготавливаться в одном или нескольких экземплярах по решению руководителя аппарата. При этом на клише экземпляра N 1 гербовой или иной печати номер экземпляра не проставляется, на других экземплярах гербовой или иной печати последующий номер обозначается арабскими цифрами (в нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише гербовой или иной печати).

3.3. Изготовление дубликата гербовой или иной печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению руководителя аппарата в порядке, установленном разделом II настоящего Положения.

В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише гербовой печати размещается буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати.

Например, запись "2Д-1" означает, что оттиск произведен первым дубликатом второй гербовой печати.

3.4. Надпись на гербовой печати Окружной администрации города Якутска оформляется на государственном языке Российской Федерации - русском языке, а также на государственном языке Республики Саха (Якутия) - якутском языке

3.5. Надпись на гербовой печати структурного подразделения, подведомственного учреждения или предприятия оформляется на государственном языке Российской Федерации - русском языке. По усмотрению может быть включена надпись на государственном языке Республики Саха (Якутия) - якутском языке.

3.6. Наименование Окружной администрации города Якутска, либо структурного подразделения Окружной администрации указывается в точном соответствии с наименованием, указанным в нормативном правовом акте Якутской городской Думы от 21 марта 2012 года N 59-НПА "О структуре Окружной администрации города Якутска".

3.7. При воспроизведении герба города Якутска на гербовой печати допускаются его изменения только в части линейного масштаба.

3.8. Вокруг герба города Якутска располагается по окружности микротекст, который включает информацию, указанную в пункте 3.6 настоящей Инструкции, а также основной государственный регистрационный номер (ОГРН). По усмотрению может включаться идентификационный налоговый номер (ИНН ХХХХХХХХХХ) и код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО ХХХХХХХХ).

3.9. Для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений Окружной администрации города Якутска также могут применяться иные печати и штампы без воспроизведения герба города Якутска.

На иных печатях структурных подразделений Окружной администрации города Якутска идентификационный налоговый номер (ИНН) и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) не указываются.

В середине иной печати указывается порядковый номер печати или сокращенное наименование структурного подразделения, либо ее предназначение (например, "N 2", "ДЖКХиЭ", "Для пакетов", "Для документов" и пр.).

IV. Порядок учета гербовых печатей, иных печатей и штампов

4.1. В Окружной администрации города Якутска, ее структурных подразделениях, подведомственных учреждениях и предприятиях гербовые печати, иные печати и штампы подлежат учету в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов (приложение N 1), находящемуся у руководителя Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска, а также у руководителей структурных подразделений, подведомственных учреждений и предприятий.

При учете гербовых печатей, иных печатей и штампов в обязательном порядке в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов проставляются их оттиски, записываются дата и номер заявки об их изготовлении.

Вновь изготовленные гербовые печати, иные печати и штампы подлежат незамедлительному учету в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов.

4.2. Руководитель Управления обеспечения деятельности обеспечивает надлежащий учет и хранение гербовых печатей, иных печатей и штампов до вынесения распоряжения руководителя аппарата об утверждении списка должностных лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых печатей, иных печатей и штампов.

4.3. Гербовые печати, иные печати и штампы выдаются под расписку в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов лицам, определенным соответствующим распоряжением руководителя аппарата.

4.4. В журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов делается отметка о принятии лицом, ответственным за учет, хранение и выдачу гербовой печати, иной печати и штампа, имеющихся гербовых печатей, иных печатей и штампов (с указанием их количества), указываются его фамилия и инициалы, номер и дата распоряжения руководителя аппарата, ставится подпись данного лица.

Журнал учета гербовых печатей, иных печатей и штампов прошивается, листы нумеруются, количество листов в журнале заверяется на последней странице подписью руководителя Управления обеспечения деятельности и скрепляется оттиском гербовой печати Окружной администрации города Якутска.

Журнал учета гербовых печатей, иных печатей и штампов хранится в личном (индивидуальном) металлическом хранилище (сейфе) руководителя Управления обеспечения деятельности в условиях, исключающих его порчу и хищение.

4.5. Акт о приеме-передаче гербовой печати, иной печати и штампа (приложение N 2) подписывается руководителем Управления обеспечения деятельности и лицом, получившим гербовую печать, иную печать и штамп.

4.6. При возврате (изъятии) гербовой печати, иной печати и штампа руководителем Управления обеспечения деятельности делается отметка в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов с указанием даты сдачи, причины сдачи, соответствия сдаваемой гербовой печати, иной печати и штампа имеющемуся в журнале оттиску, должности, фамилии и инициалов сдающего лица, ставятся подписи принимающего и сдающего лиц.

V. Порядок хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов

5.1. Гербовые печати, иные печати и штампы должны храниться в личных (индивидуальных) металлических хранилищах (сейфах) лиц, ответственных за учет, использование, хранение и выдачу гербовых печатей, иных печатей и штампов в условиях, исключающих их порчу и хищение.

5.2. По окончании рабочего дня места гербовые печати, иные печати и штампы запираются в личном (индивидуальном) металлическом хранилище (сейфе) ответственного лица.

5.3. Запрещается хранить гербовые печати, иные печати и штампы в иных местах, кроме служебного помещения, передавать их на хранение иным лицам, а также носить в карманах одежды.

Вынос гербовых печатей, иных печатей и штампов из служебного помещения осуществляется только на основании письменного разрешения руководителя аппарата.

5.4. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) лица, ответственного за учет, использование и хранение гербовой печати, иной печати и штампа, решением руководителя структурного подразделения Окружной администрации города Якутска его полномочия могут быть возложены на другого работника.

5.5. При увольнении, уходе в отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и иных случаях длительного отсутствия лица, ответственного за использование гербовой печати, иной печати и штампа, гербовая печать, иная печать и штамп сдаются руководителю Управления обеспечения деятельности под роспись в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов.

5.6. При увольнении, уходе в отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и иных случаях длительного отсутствия лица, ответственного за учет, хранение и выдачу гербовой печати, иной печати и штампа, распоряжением руководителя аппарата его полномочия возлагаются на вновь принятого работника, либо исполняющего обязанности с обязательным разъяснением требований Положения под роспись.

5.7. Контроль соблюдения порядка учета, использования и хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов в структурных подразделениях Окружной администрации города Якутска, подведомственных учреждениях и предприятиях проводится Комиссией по проведению проверок наличия, правильности хранения и использования гербовых печатей, иных печатей и штампов, их отбору и уничтожению.

VI. Использование гербовых печатей, иных печатей и штампов

6.1. Гербовая печать Окружной администрации города Якутска заверяет подлинность подписи должностных лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. Печатями структурных подразделений, учреждений и предприятий, как правило, заверяются подписи их руководителей и сотрудников, уполномоченных подписывать документы, заверять подлинность копий документов, находящихся на хранении.

6.3. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "М.П." ("Место печати").

6.4. На бланке письма Окружной администрации города Якутска, бланке письма структурного подразделения администрации города, как правило, печать не ставится.

6.5. Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов.

6.6. Примерный перечень документов, на которых ставятся гербовая печать, приведен в приложении N 6 к настоящему Положению. Данный перечень не является исчерпывающим.

6.7. Список сотрудников, ответственных за учет, использование и хранение гербовых печатей, утверждается распоряжением руководителя аппарата.

6.8. Лицом, ответственным за учет, использование и хранение гербовой печати Окружной администрации города Якутска распоряжением руководителя аппарата назначается руководитель Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска.

Руководитель Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска:

- является ответственным за ведение журнала учета гербовых печатей, иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска;

- передает гербовые печати, иные печати и штампы ответственным за их учет, использование и хранение в структурных подразделениях Окружной администрации города Якутска под роспись в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов;

6.9. Руководители, назначенные ответственными за обеспечение надлежащего учета, использования и хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов:

- являются ответственными за ведение журнала учета гербовых печатей, иных печатей и штампов в соответствующем структурном подразделении Окружной администрации города Якутска, подведомственном учреждении или предприятии;

- имеют право самостоятельно определять порядок учета, использования, хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов, исключающий их утрату, хищение и нарушения в их использования, в соответствии с настоящим Положением.

VII. Порядок уничтожения гербовых печатей, иных печатей и штампов

7.1. Пришедшие в негодность, изношенные, поврежденные, неиспользуемые и устаревшие в ходе использования гербовые печати, иные печати и штампы, а также гербовые печати, иные печати и штампы ликвидированного структурного подразделения Окружной администрации города Якутска, либо содержащие устаревшее наименование структурного подразделения Окружной администрации города Якутска, подлежат сдаче руководителю Управления обеспечения деятельности для последующего централизованного уничтожения и списания с учета.

7.2. Проведение проверок наличия, правильности хранения и использования гербовых печатей, иных печатей и штампов, их отбору и уничтожению производится комиссией, создаваемой распоряжением руководителя аппарата. Комиссия формируется в составе не менее трех работников.

7.3. На все отобранные к уничтожению гербовые печати, иные печати и штампы составляется акт об уничтожении гербовых печатей (приложение N 4).

Акт об уничтожении гербовых печатей, иных печатей и штампов с приложением оттисков уничтожаемых гербовых печатей, иных печатей и штампов составляется в двух экземплярах председателем комиссии в присутствии не менее двух членов комиссии и утверждается руководителем аппарата.

7.4. В акте об уничтожении гербовых печатей, иных печатей и штампов в обязательном порядке указываются время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения, наименования гербовых печатей, иных печатей и штампов, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета гербовых печатей, иных печатей и штампов, способ уничтожения, оттиски уничтожаемых гербовых печатей, иных печатей и штампов, заключение комиссии о невозможности дальнейшего использования и восстановления, подписи председателя и членов комиссии.

Внесение в акт об уничтожении гербовых печатей, иных печатей и штампов исправлений не допускается.

Комиссия проверяет наличие всех гербовых печатей, иных печатей и штампов, включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых гербовых печатей, иных печатей и штампов не могли оказаться какие-либо другие гербовые печати, иные печати и штампы, не включенные в акт, или не были допущены расхождения между записями в акте, соответствие гербовых печатей, иных печатей и штампов записям в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов.

По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью все листы акта.

Акт об уничтожении гербовых печатей, иных печатей и штампов хранится вместе с журналом учета гербовых печатей, иных печатей и штампов.

7.5. В суточный срок с момента прекращения деятельности структурного подразделения Окружной администрации города Якутска находящиеся в пользовании гербовые печати, иные печати и штампы передаются в Управление обеспечения деятельности для их последующего уничтожения.

7.6. Гербовые печати, иные печати и штампы, отобранные для уничтожения и включенные в акт, хранятся до уничтожения в металлическом хранилище (сейфе) лица, ответственного за уничтожение гербовых печатей.

7.7. Уничтожение гербовых печатей, иных печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте гербовых печатей, иных печатей и штампов.

7.8. К месту уничтожения гербовые печати, иные печати и штампы доставляются в опечатанном виде.

Уничтожение мастичных гербовых печатей, иных печатей и штампов производится путем сожжения (измельчения), а металлических - путем спиливания (уничтожения другим способом) всего текста.

Об уничтожении гербовых печатей, иных печатей и штампов все члены комиссии расписываются в акте.

7.9. Лицо, ответственное за учет, хранение и выдачу гербовой печати, иной печати и штампа, на основании акта об уничтожении делает отметки об уничтожении в журнале учета гербовых печатей, иных печатей и штампов.

VIII. Ответственность за утрату гербовых печатей, иных печатей и штампов или нарушение их использования

8.1. В случае утраты гербовой печати, иной печати и штампа руководитель структурного подразделения, учреждения или предприятия сообщает об этом руководителю Управления обеспечения деятельности.

По фактам утраты гербовой печати, иной печати и штампа или нарушения в их использовании руководитель Управления обеспечения деятельности незамедлительно информирует руководителя аппарата.

8.2. По фактам утраты, хищения, порчи гербовой печати, иной печати и штампа или нарушений их использования проводится служебная проверка Комиссией по проведению проверок наличия, правильности хранения и использования гербовых печатей, иных печатей и штампов, их отбору и уничтожению в составе не менее трех членов из всех утвержденных членов комиссии. По результатам служебного расследования (проверки) составляется акт (приложение N 5).

8.3. Материалы служебной проверки направляются руководителю аппарата для принятия мер по обеспечению надлежащего учета, использования и хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов.

8.4. Неправомерное использование гербовых печатей, иных печатей и штампов при осуществлении Окружной администрацией города Якутска, ее структурными подразделениями, подведомственными учреждениями и предприятиями юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати или штампа и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

8.5. За нарушение порядка учета, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей, иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска, определяемого настоящим Положением, виновное лицо может быть привлечено к дисциплинарной, административной, а также к уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

IX. Порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов

9.1. Наличие гербовых печатей, иных печатей и штампов, правильность их хранения и использования проверяются не реже одного раза в год комиссией, руководителем аппарата в составе не менее трех человек, о чем составляется акт (приложение N 3).

9.2. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также их незаконного использования работниками структурного подразделения Окружной администрации города Якутска проводится служебная проверка в порядке, установленном разделом VIII настоящей Инструкции.

9.3. В акте проверки должны быть перечислены все гербовые печати, иные печати и штампы, имеющиеся в структурном подразделении Окружной администрации города Якутска, с указанием их количества согласно журналу учета гербовых печатей, иных печатей и штампов (приложение N 1). В случае выявления фактов утраты, хищения или порчи гербовых печатей, иных печатей и штампов, нарушения порядка их хранения и использования также должна быть сделана соответствующая отметка в акте проверки (приложение N 3).

Акт проверки подписывается членами комиссии и руководителем аппарата.

X. Заключительные положения

10.1. Контроль за соблюдением порядка учета, использования и хранения гербовых печатей, иных печатей и штампов в структурном подразделении Окружной администрации города Якутска осуществляет руководитель данного подразделения.

10.2. Лица, ответственные за учет, использование и хранение гербовой печати, иной печати и штампа, и лица, ответственные за уничтожение гербовой печати, иной печати и штампа, несут персональную ответственность.

Исполняющий обязанности руководителя аппарата

Н.Р. Степанова