Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 20 декабря 2018 г. N 115 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству"

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

В целях совершенствования организации работы с документами в Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга.

2. Признать утратившими силу:

2.1. Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 29.04.2013 N 48 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству".

2.2. Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 08.05.2014 N 70 "О внесении изменений в приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 29.04.2013 N 48".

2.3. Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 12.05.2014 N 75 "О внесении изменений в приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 29.04.2013 N 48".

2.4. Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 23.12.2015 N 126 "О внесении изменений в приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 29.04.2013 N 48".

2.5. Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 12.02.2016 N 15 "О внесении изменений в приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 29.04.2013 N 48".

2.6. Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 15.08.2016 N 70 "О внесении изменений в приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 29.04.2013 N 48".

2.7. Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 26.02.2018 N 18 "О внесении изменений в приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 29.04.2013 N 48".

2.8. Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 14.06.2018 N 43 "О внесении изменений в приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 29.04.2013 N 48".

3. Контроль за выполнением приказа остается за начальником Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга - главным государственным жилищным инспектором Санкт-Петербурга.

Начальник Инспекции - главный государственный
жилищный инспектор Санкт-Петербурга

В.М. Зябко

Утверждена
приказом
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга
от 20 декабря 2018 г. N 115

Инструкция
по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга (далее - Инспекция).

1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в Инспекции.

1.3. Методическое руководство Инспекцией и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляют Администрация Губернатора Санкт-Петербурга, Архивный комитет Санкт-Петербурга и Отдел контроля исполнения, работы с обращениями граждан и служебной корреспонденции в соответствии с их компетенцией.

1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДЦ).

1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.

1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.8. Работники Инспекции несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают руководителю структурного подразделения Инспекции или его заместителю об утрате документов.

1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Инспекции или его заместителя.

1.9-1. Порядок прохождения документов и организация контроля за исполнением документов в Инспекции осуществляется в соответствии с разделами 7, 8, 9, 10, 11 Инструкции.

1.10. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.

2. Общие требования к оформлению документов

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Инспекции, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности Инспекции, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Инспекции, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

2.1.3. Наименование исполнительного органа - автора документа

Наименование Инспекции является собирательным обозначением автора документа и соответствует наименованию, закрепленному Положением о Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга. Авторами документа могут быть начальник Инспекции или его заместители.

Если документ подготавливается совместно двумя и более исполнительными органами, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования исполнительных органов следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне.

2.1.4. Справочные данные об исполнительном органе

Справочные данные об Инспекции включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.1.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами Инспекции.

2.1.6. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя и более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 15 июня 2018 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну Цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в зависимости от документа может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) дела но номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования документа.

Регистрации подлежат все создающиеся в Инспекции документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов, организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем, согласно Приложению N 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документов каждого из этих исполнительных органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок.

Место составления (издания) в документе не указывается, если оно включено в состав наименования исполнительного органа.

Например: Государственная жилищная инспекция Санкт-Петербурга.

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями.

2.1.10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу), на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в Инспекции грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

2.1.11. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок).

Адресатом документа может быть организация, исполнительный орган, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

При адресовании документа организации, исполнительному органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Администрация Губернатора

Санкт-Петербурга

Секретариат

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, его инициалы указываются после фамилии.

Например:

Председателю Законодательного Собрания Санкт-Петербурга

Макарову B.C.

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько исполнительных органов или в несколько структурных подразделений одной организации или одного исполнительного органа их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрациям районов

Санкт-Петербурга

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (далее - Правила), а также Реестром наименований элементов улично-дорожной сети (за исключением автомобильных дорог федерального значения), элементов планировочной структуры, расположенных на территории Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 N 117.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об исполнительном органе"):

наименование адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется организации или исполнительному органу, в реквизите "Адресат" указывается их наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Комитет по благоустройству Санкт-Петербурга

Караванная ул., д. 9, литера А, Санкт-Петербург, 191023

При адресовании документа должностному лицу указывают наименование организации или исполнительного органа, фамилию и инициалы, почтовый адрес; при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Председателю Архивного комитета Санкт-Петербурга

Соколову С.А.

Таврическая ул., д. 39, Санкт-Петербург, 191015

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Комитет по информатизации и связи

kis@gov.spb.ru

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: (по списку).

2.1.12. Гриф утверждения документа

Утверждение документа - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только с даты его утверждения.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова Утверждаю (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты утверждения.

Например:

Утверждаю

Начальник Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

Личная подпись

12.10.2018

В.М. Зябко

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Утверждаю

Начальник Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

Утверждаю

Председатель Комитета по информатизации и связи

Личная подпись

В.М. Зябко

17.05.2018

Личная подпись

17.05.2018

Д.П. Чамара

При утверждении документа (устава, инструкции, положения, правил) постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено, Утверждены) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера.

Например:

Утверждено

распоряжением Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 12.10.2018 N 100-р

Наименование исполнительного органа, включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, содержится в Приложении N 2 к Инструкции.

2.1.13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), что?

Например:

О создании аттестационной комиссии;

Должностной регламент главного специалиста.

2.1.14. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. Отдельные правила написания официальных наименований приведены в Приложении N 3 к Инструкции. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В подписи документа инициалы ставятся перед фамилией.

2.1.15. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, справках, актах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого ноля.

Если приложение названо в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

Приложение:

1. Положение о Координационном совете при Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга на 3 л. в 1 экз.

2. Состав Координационного совета при Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор от 31.03.2018 N 27 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывается. Количество экземпляров указывается одним из двух способов в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, дополнительно может указываться объем в байтах.

В приложении к правовому акту на нервом его листе в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", выравнивается по левому краю и указываются данные распорядительного документа в дательном падеже (его вид, дата и регистрационный номер).

Например:

Приложение N 3 к распоряжению Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 14.01.2017 N 8-p

Если распорядительный документ имеет только одно приложение, то оно не нумеруется. При наличии двух и более приложений они нумеруются с использованием знака N.

2.1.16. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных исполнительными органами, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Согласовано

Начальник Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

Личная подпись

09.02.2018

В.М. Зябко

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, то оформляется по следующей форме:

Согласовано

Письмо Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 26.02.2018 N 01-456/18-0-1

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом:

Лист согласования Положение о ...
Согласовано		Согласовано
Председатель Комитета финансов Санкт-Петербурга		Начальник Государственной жилищной Инспекции Санкт-Петербурга
Личная подпись 14.04.2018	А.А. Корабельников	Личная подпись 14.04.2018	В.М. Зябко

2.1.17. Виза

Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа. Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица исполнительного органа с содержанием проекта документа.

Проект документа визируется исполнителем и заинтересованными в издании документа должностными лицами.

Виза включает должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату подписания.

Например:

Начальник Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

Личная подпись

25.02.2018

В.М. Зябко

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Допускается полистное визирование документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования, при этом указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

При наличии замечаний но документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

Личная подпись

25.02.2018

В.М. Зябко

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.1.18. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа, под отметкой о наличии приложения.

Например:
Начальник Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга - главный государственный жилищный инспектор Санкт-Петербурга	Личная подпись	В.М. Зябко

При использовании бланка документа этот же реквизит оформляется следующим образом:

Начальник Инспекции - Главный государственный жилищный инспектор Санкт-Петербурга

Личная подпись

В.М. Зябко

Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:
Начальник Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга	Личная подпись	В.М. Зябко

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:
Председатель Комитета финансов Санкт-Петербурга		Начальник Государственной жилищной Инспекции Санкт-Петербурга
Личная подпись	А.А. Корабельников	Личная подпись	В.М. Зябко

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:
Заместитель начальника Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга - заместитель главного государственного жилищного инспектора Санкт-Петербурга	Личная подпись	Ю.Э. Кузин
Начальник Аналитического отдела Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга	Личная подпись	Ю.В. Волога

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе комиссии.

Например:
Председатель комиссии	Личная подпись	А.С. Тихашин
Заместитель председателя комиссии	Личная подпись	В.В. Матюхин
Секретарь комиссии	Личная подпись	И.Ю. Фризен
Члены комиссии	Личная подпись	Т. Ю. Здобникова
	Личная подпись	Т.В. Коваленко
	Личная подпись	С.А. Матюшева

Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

Например:
Исполняющий обязанности начальника отдела по взаимодействию с населением	Личная подпись	Э.В. Шавкунова

2.1.19. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба Санкт-Петербурга в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Заместитель начальника Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга - заместитель главного государственного жилищного инспектора Санкт-Петербурга	Герб Санкт-Петербурга	Документ подписан электронной подписью	Ю.Э. Кузин
		Сертификат 00000000
		Владелец Кузин Юрий Эдуардович
		Действительно с 01.01.2017 по 31.12.2018

2.1.20. Печать

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга (далее - гербовая печать) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Проставление гербовой печати осуществляется на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно Приложению N 4 к Инструкции.

Оттиск печати без изображения герба проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительного органа, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати проставляется так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается "МП") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

2.1.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. При адресовании документов иногородним организациям в отметке об исполнителе возможно проставление кода Санкт-Петербурга для упрощения связи.

Например:

Волога Ю.В.

(812) 576-07-20

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием структурного подразделения, должности и электронным адресом исполнителя.

Например:

Волога Юрий Викторович, Аналитический отдел, начальник отдела

(812) 576-07-20, vologa@gzhi.gov.spb.ru

Отметка об исполнителе может печататься шрифтом меньшего размера.

2.1.22. Отметка о заверении копии

На копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "ВЕРНО", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Например:

Верно

Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

30.05.2018

Личная подпись

С.А. Матюшева

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии".

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5x6 см) с заверительной надписью, которая затем заверяется печатью.

Например:

В данном документе прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов

Верно

Начальник Отдела контроля исполнения, работы с обращениями граждан и служебной корреспонденции Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

Личная подпись

"__" ____________ 2018 г.

МП

С.А. Матюшева

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

Копия электронного документа представляется в виде копии на бумажном носителе, заверенной в порядке, установленном в настоящем пункте, с указанием, в какой государственной информационной системе Санкт-Петербурга хранится электронный документ.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"), заверяются электронной подписью руководителя исполнительного органа или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в электронной форме.

Копии электронных документов, представляемых на физически обособленных носителях информации, высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование государственной информационной системы Санкт-Петербурга, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием формата файла;

объем каждого файла в байтах.

При этом на физически обособленном носителе информации или на прикрепляемом к нему листе указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Для представления в другой исполнительный орган, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом (в электронной форме, если копия представляется по сети "Интернет", или на бумажном носителе, если копия представляется на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера (при его наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе).

2.1.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Инспекцию проставляется в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа.

В отметку о поступлении документа в Инспекцию входят номер документа, дата поступления документа (при необходимости - время поступления).

На копии, предъявляемой заявителем в окно приема корреспонденции, проставляется штамп о поступлении документа в Инспекцию с указанием даты приема и контактного телефона.

На документах, поступивших в Инспекцию после 17 часов текущего дня (в пятницу - после 16 часов), проставляется регистрационный штамп с указанием даты рабочего дня, следующего за днем поступления документов.

2.1.24. Резолюция

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа.

В резолюции определяются исполнительный орган, структурные подразделения или должностные лица, которым дается указание по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровка подписи, дата.

Например:

Сидоровой О.А.

Жукову П.К.

Прошу подготовить проект распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга к 24.06.2018 Личная подпись Расшифровка подписи 17.05.2018

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.

Основной исполнитель и другие исполнители вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.

2.1.25. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, установленными правовыми актами Российской Федерации или Санкт-Петербурга, распорядительным документом и (или) резолюцией руководителя.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль".

2.1.26. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает следующие элементы: слова "В дело", индекс дела но номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, расшифровки подписи, даты. Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Инспекции, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен факс 05.04.2018

В дело N 07-139 Главный специалист отдела документационного обеспечения Личная подпись Ю.А. Ермакова 05.04.2018

или

Издан приказ от 17.03.2016 N 9

"Об экспертной комиссии Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга"

В дело N 07-140

Главный специалист сектора служебной корреспонденции

Личная подпись

12.04.2018

Л.В. Маркова

2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование

2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты документов указаны в Приложении N 5 к Инструкции.

2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов A3 (297x420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

Бумага, применяемая для изготовления бланков формата А4 и А5, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки документов могут изготавливаться как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов. Схема применения углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4 приведена в Приложении N 6 к Инструкции.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или вручную учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.

3. Текст документа

3.1. Общие требования к составлению текста документа

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.

Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости).

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов" ...

В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.

Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст документа излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ( "постановляет ", "решил " и т.п.).

В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" и т.п. употребляются в форме множественного числа.

Оформление рукописного текста документа должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

3.2. Порядок оформления и рассылки распоряжения (приказа)

3.2.1. Распоряжение (приказ) Инспекции (далее - правовой акт) оформляется на гербовом бланке установленного образца.

Обязательными реквизитами правового актов являются наименование исполнительного органа, название вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись.

Заголовок к тексту правового акта печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с одинарным межстрочным интервалом и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок печатается с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

Текст правового акта отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст правового акта может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

Преамбула приказа заканчивается словом "Приказываю", которое печатается полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек.

Образец оформления приказа представлен в Приложении N 7 к Инструкции.

3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или об (о чем распоряжение (приказ)).

3.2.3. Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ...".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения согласно пункту 2.1.12 Инструкции.

3.2.4. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу ...".

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

3.2.5. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

3.2.6. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за его выполнением, например:

6. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя начальника

Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга - заместителя главного государственного жилищного инспектора Санкт-Петербурга Кузина Ю.Э.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Начальник Инспекции" и печатается через один межстрочный интервал полужирным шрифтом.

Например:
Начальник Инспекции	В.М. Зябко

Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов. Листы приложений нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Образец оформления распоряжения представлен в Приложении N 8 к Инструкции.

3.2.7. Правовой акт после подписания начальником Инспекции регистрируется в Отделе контроля исполнения, работы с обращениями граждан и служебной корреспонденции (далее - Отдел контроля исполнения) и рассылается согласно списку рассылки, оформляемом разработчиком правового акта на оборотной стороне последнего листа документа через ЕСЭДД.

Каждый вид правового акта имеет самостоятельную регистрацию в пределах календарного года.

При регистрации правовых актов используется буквенно-цифровая индексация. Регистрационный номер дополняется соответствующими буквами:

в распоряжении Инспекции - "р".

Например:

"Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 15.04.2018 N 10"

"Распоряжение Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 15.04.2018 N 5-р".

3.2.8. Правовые акты, разрабатываемые Отделом лицензирования Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга (далее - Отдел лицензирования) в рамках работы по обеспечению деятельности Лицензионной комиссии Санкт-Петербурга по лицензированию деятельности по управлению многоквартирными домами регистрируются в Отделе лицензирования и рассылаются согласно списку рассылки, оформляемом разработчиком акта на оборотной стороне последнего листа документа.

Каждый вид правового акта имеет самостоятельную регистрацию в пределах календарного года.

в приказе - "л";

в распоряжении - "рл".

Например:

"Приказ Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 02.02.2018 N 25-л".

"Распоряжение Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга от 02.02.2018 N 15-рл".

3.2.9. Электронные копии правовых актов рассылаются в соответствии со списком рассылки посредством ЕСЭДД.

3.3. Порядок оформления иных документов

3.3.1. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.

Протоколы совещаний, проводимых в Инспекции, оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование исполнительного органа, наименование вида протокола, дату заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), время начала и окончания заседания (совещания), фамилии, инициалы и должности председательствующего, присутствующих, повестку дня, перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих, а также принятых решений. Протокол подписывается председательствующим, датой протокола заседания (совещания) считается дата его проведения. Образец оформления протокола представлен в Приложении N 9 к Инструкции.

В разделе "Присутствовали" при количестве участников более пяти человек, как правило, указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей.

В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".

Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания).

Разделы строятся по единой Схеме:

1. слушали... выступили... решили...

2. Слушали... выступили... решили и т.д.

В разделе "Слушали" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается".

В разделе "Выступили" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе "Решили" излагается текст принятых на заседании (совещании) решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании).

После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку Отделом по взаимодействию с населением либо структурным подразделением Инспекции - организатором заседания (совещания).

3.3.2. Акт

Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя.

Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном надеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

3.4. Таблица

Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют:

на цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

на текстовые (содержат только текст);

на смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа).

Структура таблицы представлена ниже.

Головка (шапка) таблицы
Заголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
Боковик	Прографка (графы)

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования показателей.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и графы, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

расположение текстовой содержательной части таблицы в прографке (не в головке или боковике);

правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, подзаголовков нижнего яруса головки (шапки) - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы.

При составлении номенклатуры дел исполнительного органа головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа, кроме случаев, когда подзаголовки грамматически подчинены заголовку. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг).

Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят. Правила оформления приложений в виде таблиц даны в Приложении N 10 к Инструкции.

4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж

4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны, оформляются на гербовых бланках писем Инспекции.

Текст документа, как правило, печатается на русском языке.

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.

Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например:

Его величеству

Харальду V,

Королю Норвегии

г. Осло

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением".

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

4.2. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны иными должностными лицами, предусматриваются следующие реквизиты:

4.2.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:

American National Social Institute

15 Noth 32.nd Street

NEW YORK, N.Y. 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес. Например:

Mr.A. Widmar, Chairman,

D.Coke and Son Ltd

LONDON SWK48C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Calle Alcala 6a pi.

(servicio de prenca)

MADRID 28071

ESPANA

4.2.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

4.2.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

4.2.4. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

4.2.5. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "С наилучшими пожеланиями".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

4.2.6. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

4.2.7. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

4.2.8. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля.

4.3. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:

инициалы и фамилия адресата или название фирмы;

название улицы (площади, шоссе и т.п.);

номер дома;

номер квартиры;

название города;

название штата;

название страны;

почтовый индекс;

повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в США).

Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образец оформления конверта международных почтовых отправлений дан в Приложении N 11 к Инструкции.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта.

Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.

Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ отправки:

REGISTERED - ЗАКАЗНОЕ;

AIR MAIL - АВИА;

EXPRESS DELIVERY (MAIL) - Co срочной доставкой;

POSTE RESTANTE - До востребования.

Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "Лично" ("PRIVATE", "PERSONAL", "CONFIDENTINAL").

Для того чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт мог бы вскрыть другой ответственный сотрудник, необходимо указывать должность адресата.

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

5.1. Печатание документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

соблюдение установленных размеров полей;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное построение таблиц.

5.2. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

5.3. Правовые акты и документы Инспекции изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники в виде файлов текстового процессора в форматах *.docx, *.doc, *.rtf, в виде файлов электронной таблицы в форматах *.xls, *.xlsx.

Правовые акты и документы Инспекции печатаются шрифтом Times New Roman размера N 12 через один межстрочный интервал.

5.4. Текст документов, размещаемый на бланках формата А4, А5 и А6, печатается через один межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

5.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.

5.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

Согласовано	(1,5 интервала)
Начальник Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга	(межстрочный интервал)
В.М. Зябко	(1,5 интервала)

5.7. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

5.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги, имеющих собственную нумерацию и систему сокращений.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (Перечень, список, состав и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:

Состав
Координационного совета...

Председатель
Зябко Владимир Михайлович	- начальник Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга
Заместитель председателя
Кузин Юрий Эдуардович	- заместитель начальника Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга
Члены совета:
Волога Юрий Викторович (и далее алфавитном порядке)	- начальник Аналитического отдела

5.9. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала, например:

Кузин

Юрий Эдуардович

- заместитель начальника Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

Волога

Юрий Викторович

- начальник Аналитического отдела Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

5.10. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Заместитель начальника Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга - заместитель главного государственного жилищного инспектора Санкт-Петербурга

Ю.Э. Кузин

5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового ноля.

5.12. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

5.13. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков):

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "Приказываю", "постановляет", "слушали", "выступили", "решили", "предлагаю";

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат"-,

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу"-,

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Прописными буквами, полужирным шрифтом и в разрядку печатаются слова: "Приказываю", "постановляю", "постановляет"

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

5.14. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

5.15. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла.

5.16. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа.

5.17. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1 см. В строке между словами не допускается наличие больших пробелов.

5.18. Проекты документов, подготовленные с использованием средств электронно-вычислительной техники в структурных подразделениях, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов.

5.19. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков.

5.20. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

Числа, в написании которых используется больше четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы по три цифры в каждом.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 рублей),

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк.

Не рекомендуется оставлять часть слова "не" в начале строки и отрицание "не" в конце строки, например:

...гражда-

не хотят...;

...многие

не хотят... .

5.21. Количественные числительные не имеют падежных наращений.

В порядковых числительных надежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре. Например:

в двух экземплярах;

1-я очередь;

2-й этаж;

на 1, 2 и 3-й линиях.

5.22. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например:

Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург.

5.23. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочного интервала, например:

Председателю Комитета

по здравоохранению

Дубине М.В.

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал. Фамилия отделяется от адреса 1,5 межстрочного интервала, например:

Иванову И.П.

ул. Ленина, д. 6, кв.22,

г. Псков, 301264

Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый Иван Петрович!

Слово "Приложение" отделяется от текста 2 межстрочными интервалами. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через один межстрочный интервал.

6. Особенности оформления документов, передаваемых но коммуникационным каналам связи

6.1. Телеграмма

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена в соответствии с образцом оформления телеграммы согласно Приложению N 12 к Инструкции.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дата регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер HP", "Ваш" или " На Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКВ, восклицательный знак - BCKЛ, вопросительный знак - ВПРС.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер или HP, минус, плюс и т.д.

Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

В подписи должна быть указана фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.

Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.

Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.

6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле).

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.).

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами.

6.3. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

При отсутствии бланков телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

дата, номер телефонограммы;

время телепередачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

6.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой

Электронное сообщение - это документ, переданный электронной почтой по системе связи между электронно-вычислительными машинами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @, например:

gubemator@gov.spb.ru

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети "Интернет" допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ - коммерческие организации;

EDU - учебные и научные заведения;

GOV - правительственные учреждения;

MIL - военные организации;

NET - сетевые узлы Интернет;

ORG - прочие организации.

Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

7. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

7.1. Прием и обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих в Инспекцию документов осуществляется работниками Отдела контроля исполнения.

Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой; через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами; с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты.

Документы, передаваемые через окно приема корреспонденции, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник Отдела контроля исполнения проставляет на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Инспекцию с указанием даты приема и контактного телефона.

При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

При обнаружении недостачи документов работниками Отдела контроля исполнения составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли) но форме согласно Приложению N 13 к Инструкции в двух экземплярах: 1-й экземпляр с сопроводительным письмом посылается отправителю документов, 2-й экземпляр остается в Отделе контроля исполнения.

Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и др.) не принимаются и возвращаются исполнителю с указанием причины возврата.

На документах, поступивших после 17 часов текущего дня (в пятницу - после 16 часов), проставляется регистрационный штамп с указанием даты рабочего дня, следующего за днем поступления документов.

Документы, которые работники Инспекции получили, минуя прохождение в Отделе контроля исполнения, подлежат обязательной передаче в данное структурное подразделение для дальнейшей регистрации.

Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.

Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

Документы, поступившие но электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись автора (далее - ЭЦП).

7.2. Порядок прохождения входящих документов

Документы на бумажных носителях и присланные по электронной почте, адресованные Инспекции, после регистрации в Отделе контроля исполнения поступают к начальнику Инспекции или его заместителям для рассмотрения и принятия решения о направлении их исполнителям по принадлежности вопросов.

Поручение об исполнении документа дается в форме резолюции. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение документа считается работник, указанный в резолюции первым (ответственный исполнитель).

После рассмотрения документ возвращается в Отдел контроля исполнения для фиксации резолюции в регистрационных формах ЕСЭДД и передачи исполнителям. Оригинал документа с резолюцией направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям - копии.

Ответственный исполнитель организует сбор необходимой информации и готовит обобщенный ответ, предварительно согласовав его с остальными исполнителями. К обобщенному ответу ответственный исполнитель должен приложить подлинник документа с поручением.

Документ с резолюцией, полученной на приеме у должностного лица, подлежит регистрации в Отделе контроля исполнения. Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.

Срок исполнения документа устанавливается с учетом срока, указанного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня поступления (регистрации) документа.

Если срок исполнения документа не указан в поручении, то это означает, что его исполнение предусмотрено в течение одного месяца (30 календарных дней). В случае если окончание срока приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Если исполнитель считает, что исполнение документа не входит в его компетенцию, то он обязан в двухдневный срок вернуть документ в Отдел контроля исполнения с объяснением причины возврата, предварительно получив резолюцию заместителя начальника Инспекции, непосредственно курирующего структурное подразделение.

Ответственность за сохранность документа несет его исполнитель.

Исходящим номером документа-ответа на входящий документ является регистрационный номер входящего документа. Инициативное письмо регистрируется исходящим номером в соответствии с номенклатурой дел.

Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки.

Выдача оригинала подписанного документа на руки допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, указанных в документе. В этом случае на копии документа делается запись о выдаче его на руки, дате получения, ставится подпись получателя с ее расшифровкой, указывается контактный телефон.

7.3. Передача документов на исполнение и их отправка

Зарегистрированные документы передаются на исполнение Отделом контроля исполнения в структурные подразделения Инспекции на основании резолюций начальника Инспекции или его заместителей.

Принимая документ на отправку, работник Отдела контроля исполнения проверяет правильность его оформления: наличие обязательных реквизитов и приложений, если они указаны в документе. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

Для оперативной предпраздничной рассылки поздравительных открыток установлены следующие сроки их поступления в Отдел контроля исполнения: при отправке через отделение почтовой связи - не позднее чем за пять дней до наступления праздничной даты; при отправке курьерской связью - не позднее чем за три дня.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в общий конверт.

Работники структурных подразделений Инспекции, участвующие в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за их сохранность.

8. Регистрация обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения

8.1. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения) ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в Инспекции на сектор писем и контроля исполнения обращений граждан Отдела контроля исполнения, работы с обращениями граждан и служебной корреспонденции (далее - сектор писем).

8.2. Все поступившие в Инспекцию обращения первоначально поступают в Отдел контроля исполнения, который в день их поступления проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений и в расконвертованном виде вместе с конвертом передает в сектор писем для регистрации.

На обращениях, поступивших в Инспекцию после 17 часов текущего дня (в пятницу - после 16 часов), проставляется регистрационный штамп с указанием даты рабочего дня, следующего за днем поступления обращений.

Все обращения, поступившие непосредственно в структурные подразделения Инспекции, должны быть в тот же день переданы в сектор писем для регистрации.

Сектор писем регистрирует обращения, поступившие в Инспекцию, в течение трех дней с момента их поступления в сектор писем.

Копии обращений граждан, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности, на основании резолюции начальника Инспекции. Обращения, поступившие по электронной почте, направляются в Комитет в распечатанном и электронном виде.

При регистрации обращения заполняется регистрационная карта с приложением электронного образа документа.

8.3. Входящий регистрационный номер обращения состоит из регистрационного номера заявителя, порядкового номера заявителя, года регистрации обращения, а также из порядковых номеров исходящих и входящих документов, связанных с обращением, например: N ОБ - 10849-1/18-0-1, где:

ОБ - префикс, обозначающий, что текст автора является обращением;

10849 - регистрационный номер заявителя;

1 - порядковый номер заявителя;

18 - год регистрации обращения;

0 - порядковый номер входящих документов, связанных с обращением;

1 - порядковый номер исходящих документов, связанных с обращением.

Обращения в форме электронного документа направляются гражданами при помощи сервиса "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга в сети Интернет.

8.4. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, обращение списывается "В дело". Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение семи дней со дня регистрации обращения возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данных судебных решений.

8.6. Должностное лицо Инспекции при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

8.7. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем в течение семи дней со дня регистрации такого обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

8.8. Регистрация обращений производится в ЕСЭДД.

8.9. Все зарегистрированные обращения проверяются сектором писем на повторность поступления.

При поступлении повторных обращений исполнителю подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторными обращениями считаются обращения от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

Повторные обращения, а также обращения от одного и того же гражданина (групп граждан), направленные им (ими) в различные адреса, а затем поступившие в Инспекцию, учитываются под регистрационным номером первого обращения.

8.10. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Инспекции и его заместители вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что:

указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу;

гражданин предупреждался о возможности принятия решения о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки.

О принятом решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.11. Поступившие в Инспекцию обращения, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов, после регистрации направляются структурными подразделениями, ответственными за рассмотрение обращения, в соответствующие исполнительные органы но принадлежности вопросов для разрешения вопросов и ответа авторам.

Обращение, содержание вопросов и решение которых не относится к компетенции Инспекции, в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется по компетенции структурным подразделением, ответственным за рассмотрение обращения, в соответствующий орган, либо соответствующему должностному лицу, либо в учреждение и организацию, осуществляющие публично значимые функции, и их должностным лицам с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

При направлении обращения по компетенции подлинник обращения направляется в соответствующий орган либо соответствующему должностному лицу, либо в указанные учреждения и организацию.

Копии обращений, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня их получения направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Обращения, поступившие в Инспекцию из отдела приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - отдел приема обращений Управления), должны рассматриваться в порядке и сроки, установленные Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга.

Срок рассмотрения таких обращений исчисляется с даты регистрации обращений в отделе приема обращений Управления.

Обращения, имеющие в тексте отметку "ВЕСЬМА СРОЧНО", исполняются в течение 24 часов.

Обращения, имеющие в тексте отметку "СРОЧНО", исполняются в трехдневный срок.

Обращения, имеющие в тексте отметку "ОПЕРАТИВНО", исполняются в десятидневный срок.

8.12. Сектор писем несет в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам Инспекции по их запросам.

8.13. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае, если в соответствии с этим запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

8.14. Рассмотрение поступивших в Инспекцию обращений и принятие по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется начальником Инспекции и его заместителями, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращений в Отделе контроля исполнения.

Результаты рассмотрения обращений начальником Инспекции и его заместителями отражаются в резолюциях, которые оформляются в соответствии с Инструкцией.

8.15. Все рассмотренные начальником Инспекции и его заместителями обращения возвращаются для фиксации информации, содержащейся в резолюциях, в сектор писем, откуда они передаются согласно резолюции исполнителям.

8.16. Если исполнение поручения по обращению было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым.

В этом случае сектор писем снимает с подлинника обращения и резолюции к нему необходимое количество копий и направляет их соисполнителям, а сам подлинник обращения и резолюцию к нему направляет ответственному исполнителю.

8.17. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее, чем за пять дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции.

8.18. Срок рассмотрения исполнителями обращений, исполнения поручений но ним не должен превышать 30 календарных дней. Сроки рассмотрения запросов и обращений депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга определяются законами Санкт-Петербурга.

8.19. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен начальником Инспекции либо лицом, его замещающим, но не более чем на 30 дней, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 60 дней со дня регистрации обращения.

В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день

8.20. Ответы на обращения даются в письменном виде посредством направления простыми почтовыми отправлениями, если иное не установлено законодательством.

В случае если в Инспекцию поступило обращение гражданина с просьбой не рассматривать его обращение, направленное ранее, либо имеется письменное подтверждение гражданина о том, что письменного ответа на его обращение не требуется, ответ гражданину не дается. При этом заполняется Справка о результатах рассмотрения согласно Приложению N 14 к Инструкции.

Подготовленные ответы из структурных подразделений Инспекции по исполнению поручений, содержащихся в резолюциях к обращениям, зарегистрированным в секторе писем, направляются должностному лицу, давшему соответствующее поручение.

Копии письменных ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности одновременно с направлением ответа заявителю.

Если обращение (исполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это обращение с контроля может должностное лицо, давшее поручение.

8.21. Ответ на обращение должен содержать информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено,

например:

Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.; Ваше письмо рассмотрено по поручению Губернатора Санкт-Петербурга и т.д.;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты; в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.

8.22. Руководители структурных подразделений Инспекции несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.

Ответы на обращения подписываются начальником Инспекции либо его заместителями.

Копии ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга одновременно с ответом заявителю.

8.23. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами и Справкой прохождения и закрытия обращения согласно Приложению N 15 к Инструкции передаются в сектор писем, где вся информация вводится в базу данных ЕСЭДД.

Работники сектора писем проверяют все подготовленные ответы на соответствие действующих норм и правил делопроизводства и настоящей Инструкции.

В случае несоответствия требованиям подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).

8.24. На бланках ответов на обращение проставляются дата отправки и регистрационный номер обращений. Исходящим номером ответа на обращение является входящий регистрационный номер обращения.

Сектор писем осуществляет отправку подлинников ответов гражданам. Ответы направляются заявителям простыми почтовыми отправлениями, если иное почтовое отправление не указано в адресате.

Например:

Иванову М.М.

Садовая ул., д. 20 кв.57,

Санкт-Петербург, 190023

либо

Иванову ММ

Садовая ул., д. 20 кв.57,

Санкт-Петербург, 190023

(заказным)

Копии ответов подшиваются сектором писем в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В случае если гражданин просит выдать ответ на руки, ответ выдается по мере готовности, но не позднее 30 дней с момента регистрации. Если гражданин не явился за ответом в указанный срок, ответ направляется гражданину по почте.

8.25. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

Ответ на обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, может быть размещен на веб-странице Инспекции официального сайта Администрации Санкт-Петербурга в сети Интернет.

В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на веб-странице Инспекции официального сайта Администрации Санкт-Петербурга в сети Интернет, гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

Ответ на коллективное обращение граждан направляется лицу, указанному в обращении в качестве получателя ответа или представителя коллектива граждан, подписавших коллективное обращение. Если получатель ответа в коллективном обращении не определен, ответ направляется на имя гражданина, чья фамилия в коллективном обращении указана первой, с пометкой "для сведения созаявителей (заинтересованных лиц).

8.26. Сектор писем представляет ежеквартально в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с обращениями по установленной форме, а также предложения но совершенствованию этой работы.

9. Личный прием граждан

9.1. Личный прием граждан проводится заместителями начальника Инспекции, уполномоченными руководителями структурных подразделений Инспекции в соответствии с графиком личного приема, утвержденным начальником Инспекции, и с учетом подведомственности разрешения вопросов.

9.2. Прием граждан заместителями начальника Инспекции осуществляется в здании Инспекции по адресу: Санкт-Петербург, Малоохтинский пр., д. 68, лит. А, кабинет N 401.

Прием граждан уполномоченными руководителями структурных подразделений Инспекции проводится на своих рабочих местах.

Выделенные для приема граждан помещения должны обеспечивать доступность для заявителей с ограниченными физическими возможностями, общественную и пожарную безопасность, недопущение разглашения сведений, содержащихся в устных обращениях, а также отвечать санитарно-эпидемиологическим требованиям.

Личный прием граждан заместителями начальника Инспекции проводится по предварительной записи.

Личный прием граждан уполномоченными руководителями структурных подразделений Инспекции проводится в порядке очередности.

При проведении личного приема граждан должностные лица Инспекции, осуществляющие прием, вправе привлекать сотрудников профильных структурных подразделений Инспекции.

Сотрудники Отдела по взаимодействию с населением Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга (далее - Отдел по взаимодействию с населением) и сектора писем, осуществляющие организацию личного приема граждан, осуществляют по справочным телефонам консультирование граждан о личном приеме.

9.3. Организацию приема граждан заместителями начальника Инспекции обеспечивает Отдел по взаимодействию с населением и сектор писем.

Организацию приема граждан уполномоченными руководителями структурных подразделений Инспекции обеспечивают уполномоченные руководители структурных подразделений.

Организация личного приема граждан включает в себя:

составление графика личного приема граждан заместителями начальника Инспекции, уполномоченными руководителями структурных подразделений Инспекции и обеспечение его соблюдения;

предварительную запись граждан на личный прием к заместителям начальника Инспекции, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов;

участие в проводимых заместителями начальника Инспекции личных приемах граждан и их документационное обеспечение;

осуществление контроля за выполнением решений, принятых лицом, проводившим личный прием граждан.

9.4. Предварительная запись граждан на личный прием к заместителями начальника Инспекции осуществляется в целях объективного и всестороннего рассмотрения вопросов, поставленных гражданином, и проработки возможных вариантов их решения.

К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан о записи на личный прием к заместителям начальника Инспекции (далее - заявление о записи на личный прием), содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Инспекции.

Подача заявлений о записи на личный прием осуществляется одним из способов:

при помощи сервиса "Электронная приемная" на веб-странице Инспекции официального сайта Администрации Санкт-Петербурга в сети Интернет;

при помощи факсимильной связи;

в окно приема корреспонденции в часы работы Инспекции.

Прием заявлений о записи на личный прием прекращается за 2 (два) рабочих дня до даты личного приема.

Сектор писем регистрирует заявления о записи на личный прием в день их подачи. Заявления о записи на личный прием, поступившие после 16 часов текущего дня (в пятницу - после 15 часов), регистрируются на следующий рабочий день.

Учет заявлений о записи на личный прием осуществляется в ЕСЭДД.

Предварительная запись гражданина на личный прием не производится в случаях, если:

отсутствует письменное заявление о записи на личный прием;

в указанном заявлении отсутствует информация, предусмотренная в абзаце втором настоящего пункта;

решение поставленного гражданином вопроса не входит в компетенцию Инспекции (с разъяснением гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться);

по поставленному гражданином вопросу ему ранее давались мотивированные ответы и в ходе предварительной записи на личный прием он не приводит новых доводов или обстоятельств;

гражданин обжалует судебное решение;

у гражданина отсутствуют документы на представление интересов граждан, в чьих интересах он обратился с заявлением о предварительной записи на личный прием.

9.5. Для принятия решения заместителем начальника Инспекции о проведении личного приема гражданина сотрудники сектора писем формируют дело, в которое включают заявление гражданина о записи на личный прием, переписку по предыдущим обращениям гражданина, хранящуюся в Инспекции, и иные документы по данному вопросу (при их наличии).

Сектор писем передает по реестру сформированное дело (дела) в Отдел по взаимодействию с населением не позднее, чем за 2 (два) рабочих дня до даты личного приема.

Отдел по взаимодействию с населением в день получения реестра из сектора писем передает сформированное дело (дела) заместителю начальника Инспекции с учетом подведомственности разрешения вопросов для принятия решения о проведении личного приема гражданина (граждан).

На основании полученных материалов заместителем начальника Инспекции принимается одно из следующих решений:

о проведении личного приема гражданина;

об отказе в проведении личного приема.

Решение о проведении личного приема оформляется в виде резолюции, содержащей поручение, подписывается заместителем начальника Инспекции и передается исполнителям.

Информация об исполнителе фиксируется в ЕСЭДД.

Сотрудники Отдела по взаимодействию с населением информируют граждан о дате и времени проведения личного приема по телефону, указанному в заявлении о записи на личный прием, не позднее, чем за 1 (один) рабочий день до даты личного приема.

В случае принятия решения заместителем начальника Инспекции об отказе в проведении личного приема, дается письменный ответ по существу поставленных в заявлении вопросов.

9.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

9.7. В помещении проведения личного приема граждан осуществляется видео- и (или) аудиопротоколирование личного приема граждан.

При несогласии гражданина с видео- и (или) аудиопротоколированием личного приема личный прием проводится без видео- и (или) аудиопротоколирования, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема граждан.

Видео- и (или) аудиозапись личного приема гражданином может осуществляться исключительно с согласия должностного лица, проводящего личный прием.

9.8. Личный прием не проводится, а начатый личный прием прекращается в случаях, если:

гражданин осуществляет видео- и (или) аудиозапись личного приема без согласия должностного лица, проводящего личный прием;

гражданин имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии;

гражданин нарушает общественный порядок, оскорбляет должностных лиц, проводящих личный прием, угрожает насилием либо иными опасными действиями.

9.9. Учет устных обращений осуществляет сектор писем в ЕСЭДД.

9.10. Решение, принятое заместителем начальника Инспекции либо уполномоченным руководителем структурного подразделения Инспекции на личном приеме гражданина, заносится в карточку личного приема граждан согласно Приложению N 16 к Инструкции, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям (далее - поручения), и подписывается должностным лицом, проводившим личный прием.

9.11. Поручения записываются в карточки личного приема граждан, ставятся на контроль и передаются в Отдел по взаимодействию с населением непосредственно в день личного приема.

Отдел по взаимодействию с населением передает поручения по реестру в сектор писем непосредственно в день личного приема.

Сектор писем регистрирует поручения и направляет их исполнителю.

9.12. Поручения должны исполняться в срок, установленный в поручении. В случае, если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней.

9.13. Сроки выполнения поручений могут быть продлены должностным лицом, установившем срок его исполнения, либо по его поручению начальником Отдела контроля исполнения.

Информация о продлении сроков исполнения поручений фиксируется в ЕСЭДЦ.

9.14. Ответы на обращения, подготовленные исполнителями в соответствии с поручениями, направляются должностному лицу, давшему поручение.

Рассмотренные поручения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в сектор писем, где вся информация фиксируется в ЕСЭДД.

Если ответ на обращение не соответствует требованиям действующих норм и правил делопроизводства и настоящей Инструкции, сотрудники сектора писем возвращают исполнителю ответ для доработки (без продления срока рассмотрения).

Ответы на поручения даются в письменном виде посредством направления простыми почтовыми отправлениями, если иное не установлено законодательством.

9.15. Поручение снимается с контроля в случаях, если:

вопрос решен;

исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение, согласно с доводами исполнителя.

9.16. В целях информирования начальника Инспекции о состоянии и характере обращений граждан и представителей организаций начальник сектора писем при подготовке отчетов по работе с обращениями граждан в Инспекции (ежемесячных, годовых) включает в него статистическую информацию о количестве граждан, принятых заместителями начальника Инспекции и уполномоченными руководителями структурных подразделений Инспекции.

10. Порядок регистрации и рассмотрения служебной документации

10.1. Регистрация служебной документации (обращения юридических лиц, организаций и ответы на них, инициативные исходящие документы, запросы, поручения вышестоящих организаций и пр.) - это фиксация фактов поступления документов в Инспекцию путем проставления на документе регистрационного номера и даты, с последующей записью необходимых сведений о документе (в регистрационных формах) в ЕСЭДД.

Запись сведений о документе в компьютер производится путем заполнения электронной регистрационной карты.

10.2. Прием, регистрация и отправка служебных документов осуществляется сектором служебной корреспонденции Отдела контроля исполнения, работы с обращениями граждан и служебной корреспонденции (далее - сектор служебной корреспонденции).

Служебные документы, поступившие в Инспекцию, регистрируются в течение трех дней с момента их поступления в сектор служебной корреспонденции.

10.2.1. При приемке и отправке служебных документов проверяется правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).

10.2.2. Неправильно оформленные служебные документы возвращаются исполнителям для доработки.

10.2.3. На служебных документах, поступивших после 17 часов текущего дня (в пятницу - после 16 часов), проставляется регистрационный штамп с указанием даты рабочего дня, следующего за днем поступления служебных документов.

10.2.4. Специалисты сектора служебной корреспонденции производят сортировку полученных документов но следующим группам: почта начальника Инспекции; почта заместителей начальника Инспекции; почта подразделений Инспекции; нормативные правовые акты; документы для служебного пользования.

10.3. Регистрации подлежит все служебные документы, требующие учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях.

Телефаксы, поступившие в Инспекцию, регистрируются так же, как служебные документы в, за исключением тех случаев, когда они поступают на иностранном языке. В этом случае они предварительно переводятся, а затем возвращаются на регистрацию. Датой их регистрации является день поступления текста на русском языке.

10.4. Регистрационный номер входящего служебного документа проставляется в регистрационном штампе в нижнем правом углу документа (нормативно-правового акта - в верхнем правом углу).

Регистрационный номер служебного документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел, валового номера документа, года регистрации, а также из порядковых номеров входящих и исходящих документов, связанных со служебным документом, например:

N 08-11-200/18-0-1 от 18.02.2018,

где: 08-11 - индекс дела по номенклатуре дел;

200 - валовый номер служебного документа;

18 - год регистрации;

0 - порядковый номер входящих документов, связанных со служебным документом;

1 - порядковый номер исходящих документов, связанных со служебным документом;

18.02.2018 - дата регистрации

Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.

Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации.

В целях удобства работы со служебными документами и комплексного решения вопросов, в них поставленных, за одним и тем же номером могут регистрироваться и служебные документы, не являющиеся повторными, но поступившие из разных организаций но одному и тому же вопросу.

10.5. Все служебные документы, зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции, направляются исполнителям, а также из подразделения в подразделение Инспекции только через сектор служебной корреспонденции для фиксации информации, содержащейся в резолюциях.

10.6. Сроки исполнения служебных документов, поступивших из других организаций, устанавливаются начальником Инспекции с учетом срока, установленного организацией, направившей служебный документ, и сроков, установленных законодательством. Сроки исполнения таких документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления (регистрации).

Служебные документы, имеющие в тексте штамп "ВЕСЬМА СРОЧНО", исполняются в течение 24 часов.

Служебные документы, имеющие в тексте штамп "СРОЧНО", исполняются в трехдневный срок.

Служебные документы, имеющие в тексте отметку "ОПЕРАТИВНО", исполняются в десятидневный срок.

10.7. Служебные документы с реквизитом "Для служебного пользования" направляются для рассмотрения в соответствии с правилами работы с документами, имеющими реквизит "Для служебного пользования".

10.8. Ответы на входящие служебные документы даются в письменном виде, посредством направления простыми почтовыми отправлениями, если иное не установлено законом.

Ответ на коллективное обращение юридических лиц, организаций направляется лицу, указанному в обращении в качестве получателя ответа или представителя коллектива, подписавших коллективное обращение. Если получатель ответа в коллективном обращении не определен, ответ направляется в адрес юридического лица, организации, чья фамилия (должность) в коллективном обращении указана первой, с пометкой "для сведения созаявителей (заинтересованных лиц).

10.9. Сектор служебной корреспонденции осуществляют отправку подлинников ответов заявителям. Ответы направляются простыми почтовыми отправлениями, если иное почтовое отправление не указано в адресате.

10.10. Исходящим инициативным служебным документам (кроме ответов на входящие служебные документы) присваиваются самостоятельные регистрационные номера в соответствии с номенклатурой дел.

Исходящие служебные документы передаются в сектор служебной корреспонденции для отправки адресатам. Отправка производится простыми почтовыми отправлениями, если иное почтовое отправление не указано в адресате.

В случае если организация-заявитель просит выдать ответ на руки, ответ выдается по мере готовности, но не позднее 30 дней с момента регистрации. Если представитель организации-заявителя не явился за ответом в указанный срок, ответ направляется по почте.

11. Организация контроля за исполнением документов

11.1. Основной целью системы контроля является обеспечение высокой эффективности работы Инспекции на основе систематической проверки хода исполнения распоряжений, правовых актов и других документов, поступивших от Правительства Санкт-Петербурга; приказов, распоряжений и документов руководства Инспекции и принятие своевременных мер по безусловному их выполнению в установленные сроки.

11.1.1. Контролю подлежит исполнение:

правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга;

письменных указаний Губернатора Санкт-Петербурга;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний (заседаний) с участием Губернатора Санкт-Петербурга, протоколах совещаний (заседаний) с участием вице-губернаторов Санкт-Петербурга;

письменных указаний вице-губернаторов Санкт-Петербурга;

планов работы Правительства Санкт-Петербурга;

поручений должностных лиц Администрации Губернатора Санкт-Петербурга по обращениям граждан;

письменных обращений граждан, на которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга или начальника Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

поручений, приказов, распоряжений и указаний начальника Инспекции.

11.1.2. Контролю также подлежит исполнение поручений Губернатора Санкт-Петербурга по депутатским запросам депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, поступившим в установленном порядке. Депутатские запросы подлежат исполнению в сроки, установленные законодательством.

11.2. Контроль за исполнением всех документов и организационно-распорядительных актов, поступающих в Инспекцию, или издающихся в Инспекции, осуществляет Отдел контроля исполнения.

Исключение составляет контроль поручений, данных начальником Инспекции на оперативных совещаниях в Инспекции и включенных в протоколы оперативных совещаний (далее - поручения данные начальником Инспекции на оперативных совещаниях в Инспекции). Контроль указанных поручений осуществляет Отдел по взаимодействию с населением. Порядок данного контроля осуществляется в соответствии с пунктом 11.10 Инструкции.

11.3. Контроль за исполнением включает: постановку на контроль; контроль за сроками исполнения; непосредственную проверку хода исполнения; проверку качества исполнения; учет и анализ результатов исполнения.

11.4. На каждое контролируемое решение оформляется дело, в которое подшивается прошедший регистрацию документ, контрольные карты со справками исполнителей о выполнении задания и другие материалы, характеризующие исполнение.

11.5. Предупреждение о наступлении сроков исполнения Отдел контроля исполнения осуществляет с помощью справок предупредительного контроля, которые направляются начальнику Инспекции, его заместителям и руководителям структурных подразделений еженедельно. Справка содержит сведения о мероприятиях, которые должны быть выполнены в течение ближайшего времени.

Исполнитель обязан представлять в Отдел контроля исполнения заполненные контрольные карты: по документам Инспекции не позднее, чем за один рабочий день до наступления срока исполнения; поступившие из Сектора контроля исполнения Отдела координации и контроля Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, не позднее, чем за 5 дней до наступления срока исполнения.

Допускается прилагать к контрольной карте документы, объясняющие причины невыполнения соответствующего поручения в установленный срок.

11.6. Снятие документов (поручений) с контроля производится после полного исполнения документов (поручений) и проверки качества исполнения либо при отсутствии возможности их исполнения.

Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа (если исполнение документировалось) или справки об исполнении (например, отметки об отправлении ответа на письмо гражданина). Контрольная карта с отметкой об исполнении документа (поручения) и приложенные документы подшиваются в дело.

Снять документ (поручение) с контроля может должностное лицо, поставившее его на контроль, или другое должностное лицо по его поручению.

Поручения, в исполнении которых отпала необходимость, снимаются с контроля начальником Отдела контроля исполнения по указанию лица, давшего поручение.

11.7. Сроки исполнения заданий указываются в тексте документов либо поручениях (резолюциях) руководителей.

11.7.1. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение 30 дней.

11.7.2. Сроки исполнения заданий могут изменяться должностными лицами или органами, установившими сроки исполнения.

11.7.3. Если исполнение поручения было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

11.8. Замена исполнителя может быть осуществлена только с разрешения или по указанию руководителя или органа, давшего поручение.

11.9. Контроль за сроками и качеством рассмотрения обращений граждан, поступивших в Инспекцию, осуществляется сектором писем.

Для осуществления контроля ответы из Инспекции, куда были направлены для рассмотрения обращения граждан, зарегистрированные ранее в Отделе приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, должны вновь направляться в Отдел приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, где фиксируется исполнение и в случае удовлетворительного исполнения делается отметка о снятии с контроля.

11.9.1. Каждый из исполнителей (если в резолюции указано несколько исполнителей) несет ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения.

11.9.2. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен и должностное лицо, давшее поручение, согласно с доводами исполнителя. Одновременно со снятием поручения с контроля в ЕСЭДД делается отметка об исполнении.

11.10 Контроль за исполнением поручений, данных начальником Инспекции на оперативных совещаниях в Инспекции, включает: постановку на контроль в виде электронного учета, путем заполнения электронного журнала контроля исполнения поручений, данных на оперативных совещаниях Инспекции (далее - электронный журнал); контроль за сроками исполнения поручений - предупреждение начальника Инспекции о наступлении сроков исполнения путем направления ему выписки из электронного журнала; учет результатов исполнения - отметка о снятии с контроля.

Сроки исполнения поручений, данных начальником Инспекции на оперативных совещаниях в Инспекции, указываются в тексте протоколов оперативных совещаний.

Срок исполнения поручения может быть изменен или продлен начальником Инспекции.

Если исполнение поручения было поручено нескольким лицам, ответственным за подготовку итоговой информации об исполнении поручения является лицо, указанное в резолюции первым.

Каждый из исполнителей несет ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений.

Снять поручение с контроля может начальник Инспекции, или другое должностное лицо по его поручению.

Снятие с контроля поручений, данных начальником Инспекции на оперативных совещаниях в Инспекции, в электронном журнале осуществляет Отдел по взаимодействию с населением после отметки о снятии с контроля начальником Инспекции в выписке из электронного журнала.

12. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию

12.1. Номенклатура дел

12.1.1. Номенклатура дел Инспекции (далее - номенклатура дет) представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве.

12.1.2. Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях Инспекции (далее - структурные подразделения) и содержит полный перечень всех дел, заводимых структурными подразделениями.

12.1.3. В номенклатуру дел структурных подразделений, осуществляющих организационно-техническое обеспечение деятельности коллегиальных совещательных органов (комиссий, советов), включаются документы, образующиеся в ходе работы указанных органов.

12.1.4. Номенклатура дел составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений и оформляется по форме согласно Приложению N 17 к Инструкции. Также оформляется номенклатура дел структурных подразделений.

12.1.5. Номенклатура дел составляется не реже чем один раз в пять лет и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - ЦЭПМК Архивного комитета), а затем утверждается начальником Инспекции. В случае коренного изменения структуры Инспекции номенклатура дел составляется заново независимо от срока предыдущего согласования, а при отсутствии изменений - автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

12.1.6. Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в номенклатуру дел.

12.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

12.1.8. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке.

В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении цифрового обозначения (кода) этого структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела но номенклатуре дел. Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре

Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки.

Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к решению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура дел структурного подразделения;

резервные номера.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих исполнительных органов, документация Инспекции.

Сначала в номенклатуре дел указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами Инспекции.

Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, например "разные материалы", "общая переписка", а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

В номенклатуру дел могут включаться заголовки дел с грифом "Для служебного пользования" (далее - гриф "ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);

автор документа (название исполнительного органа, структурного подразделения);

корреспондент (название исполнительного органа, которому адресуют и от которого получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на то, что документ представлен копией.

Состав элементов заголовка дела, располагаемый в указанной последовательности, определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия).

Например:

"Журнал учета выдачи удостоверений";

"Протоколы заседаний Общественного совета при Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга".

При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке.

Например:

"Протоколы и стенограммы заседаний Общественного совета при Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга".

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются разновидности документов, из которых будет формироваться дело.

Например:

"Документы, представляемые в судебные органы и полицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки ) ".

Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:

"Протоколы заседаний Общественного совета при Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга и документы к ним".

Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких исполнительных органов.

Например:

"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".

Для внутренних документов используется краткое название исполнительного органа либо структурного подразделения или приводится общее видовое название:

"Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

При указании корреспондента в заголовке дела используется конкретное наименование исполнительного органа или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

"Переписка с Росархивом о...";

"Переписка с международными организациями о...".

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:

"Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров".

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

"Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

"Распоряжения Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2017 год".

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

"Бизнес-планы на октябрь-декабрь 2017 года";

"Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2018 года".

Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке дела указывается их номер (шифр):

"Личные карточки (форма Т-2)".

В заголовке дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:

"Распоряжения Комитета по промышленной политике и инновациям Санкт-Петербурга. Копии".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Третья графа "Количество дел" заполняется в конце календарного года.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерством культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

При включении в номенклатуру дел заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, срок их хранения устанавливается ЦЭПМК Архивного комитета по представлению экспертной комиссии исполнительного органа (далее - ЭК).

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение, месте хранения.

По окончании года в утвержденную номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в соответствующем году в исполнительном органе, составляется по форме согласно Приложению N 18 к Инструкции.

12.2. Формирование дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовкам дел, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных).

Дела в структурных подразделениях формируются децентрализовано, то есть в каждом структурном подразделении.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

12.2.1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные

дела.

12.2.2. В дело включается один экземпляр каждого документа.

12.2.3. Каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

12.2.4. В дело помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовку дела по номенклатуре дел.

12.2.5. В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в Инспекции, документы выборных органов и их постоянных комиссий).

12.2.6. Дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т.1", "т.2".

12.2.7. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

12.2.8. В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении.

12.2.9. При необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая и подшивается в дело.

12.2.10. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, цветовыделитель, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА.

12.2.11. Не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

12.3. Группировка отдельных категорий документов

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:

12.3.1. Нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

12.3.2. Положения, инструкции, правила и другие документы, являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

12.3.3. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируются в дело, внутри дела их располагают по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки), формируются отдельно.

12.3.4. Постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.

12.3.5. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний Инспекции, протоколы собраний). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний могут формироваться в отдельные дела.

12.3.6. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дело документов, подлежащих возврату.

12.3.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, подшивается в дело 2004 года, а не 2005 года; план на 2006 год, составленный в 2005 году, - в дело 2006 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

12.3.8. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы Правительства Санкт-Петербурга и их заявления и жалобы по личным вопросам. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке.

12.3.9. Договоры, соглашения (постоянного хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, исполнительных органов.

12.3.10. Законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных сотрудников) формируются на каждого государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее - государственный гражданский служащий) отдельно, документы группируются в последовательности в соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773 "О Типовом положении о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга".

12.3.11. Законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных сотрудников) формируются на каждого работника отдельно, документы группируются в хронологической последовательности.

12.3.12. Личные карточки на уволенных сотрудников формируются в дело по году увольнения, внутри дела - по фамилиям в алфавитном порядке. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.

12.3.13. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Лицевые счета внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности лицевых счетов необходимо в конце календарного года делать распечатку единого лицевого счета за полный календарный год отдельно на каждого работника (с помощью лазерного принтера на бумаге высшего сорта). Запрещается формирование дела с использованием ежемесячных расчетных листков взамен единого лицевого счета.

12.3.14. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления.

12.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу в течение трех лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в Отдел по вопросам государственной службы и кадров, который осуществляет дальнейшее хранение этих документов. Порядок и сроки передачи документов согласовываются с Отделом по вопросам государственной службы и кадров.

Дела временного хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту сотрудниками Отдела по вопросам государственной службы и кадров в установленном порядке. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно сотрудниками Отдела по вопросам государственной службы и кадров, и включает следующее:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Подготовленные к сдаче дела постоянного хранения и по личному составу проверяются сотрудниками Отдела но вопросам государственной службы и кадров. Все выявленные при приеме недостатки в формировании и оформлении дел, должны быть устранены сотрудником структурного подразделения, сдающего дела.

12.5. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов постоянного хранения и документов по личному составу в структурных подразделениях осуществляется членами ЭК и сотрудниками структурных подразделений для установления научной, исторической и практической значимости документов.

Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.

Для проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного хранения для подготовки к передаче в Отдел по вопросам государственной службы и кадров для дальнейшего хранения;

отбор документов временного хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсограммы, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

12.6. Оформление дела

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче из структурных подразделений на архивное хранение и подлежат оформлению и описанию.

Оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивку и переплет документов дела;

составление внутренней описи документов дела согласно Приложению N 19 к Инструкции (при необходимости);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела согласно Приложению N 20 к Инструкции;

оформление обложки дела.

Все листы дела, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации листов дела запрещается.

При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам.

Например: 1а; 16.

В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Лист-заверитель составляется в конце дела на отдельном листе. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается в конце дела за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа.

Сложенный лист формата A3 или А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверение личности, трудовая книжка, военный билет) эти документы вкладываются в конверт.

Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем описи. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и новый лист-заверитель.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак "+".

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов и утверждения описи дел.

Документы, составляющие дело, подшиваются через четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дела.

Дела постоянного хранения и дела по личному составу должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

12.7. Оформление обложки дела

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются но установленной форме согласно Приложению N 21 к Инструкции.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

наименование государственного архива;

наименование исполнительного органа (Государственная жилищная инспекция Санкт-Петербурга);

наименование структурного подразделения, где оформлялось дело;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части)

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Наименование Инспекции и ее структурного подразделения приводятся полностью в именительном падеже. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество в именительном надеже.

На обложках дел постоянного хранения и дел по личному составу предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут приняты на государственное хранение дела Инспекции.

При изменении наименования исполнительного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа (структурного подразделения), а прежнее наименование исполнительного органа (структурного подразделения) заключается в скобки.

При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома.

Например:

"Распоряжения Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга N 1-100, т.1".

На обложке дела указывается дата дела - год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Например:

09.04.2018

Дата дела не указывается на обложке дела, содержащего годовые планы и Отчеты, так как она отражается в заголовке дела.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов и распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например:

(не ранее 2009 г.); (не ранее апреля - не позднее мая 2008 г.); (не ранее 25) июня 2009 г.; 15 (января) 2008 г.; 16 августа (2007 г.); (22 сентября 2003 г.?).

Если в дело включены документы (например приложение), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год (годы)".

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, черными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

12.8. Составление и оформление описей и актов

Ежегодно но результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Опись - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются сотрудниками этих структурных подразделений в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Отделе по вопросам государственной службы и кадров, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в структурное подразделение.

При составлении описи необходимо соблюдать следующие требования:

систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации дел в описи - валовой). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и заголовку дела в номенклатуре дел;

заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи но дате заведения дела. В конце годового раздела описи дел за последующие годы делается ссылка: "документы за данный год см. также в разделе описи за ... .год, дело N ...", которая помещается после последнего заголовка в описи за данный годовой раздел. Эта особенность оговаривается в предисловии к описи;

в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера);

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям в соответствии с актом передачи, наличии копий.

12.8.1. Опись дел постоянного хранения

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Инспекции.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно Приложению N 22 к Инструкции.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в соответствующий годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и о структуре Инспекции за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы описи; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о вышестоящих исполнительных органах; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются, хранятся в папках.

После утверждения годового раздела ЦЭПМК Архивного комитета опись утверждается начальником Инспекции, затем три экземпляра описей в бумажной форме и один экземпляр описей в электронной форме передаются в Санкт-петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" (ЦГА СПб), а один экземпляр описи в бумажной и электронной форме остается в Инспекции.

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения. Опись электронных дел документов постоянного хранения оформляется согласно Приложению N 23 к Инструкции.

12.8.2. Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

В годовой раздел сводной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел указанной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Годовой раздел сводной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляется по форме согласно Приложению N 24 к Инструкции.

При необходимости к годовому разделу указанной описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляется в двух экземплярах.

Отдельные описи могут составляться на единицы хранения электронных дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения по форме согласно Приложению N 25 к Инструкции.

12.8.3. Опись дел по личному составу

Годовой раздел описи дел по личному составу составляется по форме согласно Приложению N 26 к Инструкции. Порядок заполнения граф в указанной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела, личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, личная карточка, и систематизируются по алфавиту.

На личные дела государственных гражданских служащих (далее - личные дела) составляется отдельная опись.

После личных дел в опись включаются документы о приеме-передаче личных дел уволенных в год составления описи (при их наличии). Документы о приеме-передаче личных дел (акты, переписка) формируются в хронологическом порядке по дате выдачи личных дел. В опись личных дел включаются документы о приеме-передаче личных дел без указания количества листов в деле, так как это дело будет окончательно закрыто и пронумеровано только при сдаче его на государственное хранение. Особенности формирования документов приема-передачи личных дел оговариваются в предисловии к описи.

Независимо от того, что личные дела хранятся в течение 10 лет в Отделе по вопросам государственной службы и кадров, опись личных дел представляется в Архивный комитет Санкт-Петербурга на согласование через три года после увольнения государственных гражданских служащих.

Годовой раздел описи дел по личному составу составляется в трех экземплярах, подписывается составителем указанной описи и сотрудником Отдела по вопросам государственной службы и кадров, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией Центрального государственного архива Санкт-Петербурга и утверждается начальником Инспекции.

12.8.4. Акт об утрате документов

При обнаружении утраты документов в структурном подразделении организуется розыск данных документов сотрудниками указанного структурного подразделения. Розыск документов организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. Если розыск не даст результатов, то сотрудники структурного подразделения, в котором обнаружена утрата документов, составляют акт об утрате документов, утверждаемый начальником Инспекции. Акт об утрате документов оформляется согласно Приложению N 27 к Инструкции в четырех экземплярах. К акту об утрате документов прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная сотрудником структурного подразделения, производившим розыск документов.

12.8.5. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

После составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и дел по личному составу производится отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения.

Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, находятся в структурных подразделениях до истечения срока хранения, после чего уничтожаются сотрудниками Отдела по вопросам государственной службы и кадров по акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее - акт о выделении к уничтожению), который согласовывается с ЭК, оформляется согласно Приложению N 28 к Инструкции и утверждается начальником Инспекции.

Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт о выделении к уничтожению под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению. Так, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 году, могут быть включены в акт о выделении к уничтожению, который будет составлен не ранее 01.01.2015 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 01.01.2017 года.

12.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга и (или) ее структурных подразделений

12.9.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов при ликвидации или реорганизации Инспекции и упразднении или преобразовании структурных подразделений регулируется действующим законодательством.

12.9.2. При ликвидации Инспекции:

документы постоянного хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи архивных документов на хранение, оформленному согласно Приложению N 29 к Инструкции (далее - акт приема-передачи);

документы по личному составу должны быть переданы на хранение в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга" по акту приема-передачи в соответствии с Приложением N 29 к Инструкции;

документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в ЦГА СПб по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению отдельно за каждый год, подготовленных ликвидационной комиссией Инспекции;

документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации Инспекции, уничтожаются ликвидационной комиссией Инспекции.

Передача документов осуществляется ликвидационной комиссией Инспекции. В состав ликвидационной комиссии Инспекции должны входить представители ЦГА СПб.

Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Примерный перечень
видов документов, не подлежащих регистрации*

1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки, благодарственные письма и телеграммы.

3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.

4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.

5. Документы без подписи, а также документы, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.

6. Документы с пометкой "Лично".

7. Копии счетов на оплату.

8. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.

9. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

10. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

___________

* Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Примерный перечень
видов документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; о ликвидации исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга).

2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические задания).

3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка).

4. Номенклатура дел.

5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности работников).

6. Описи дел.

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, ученого совета).

10. Положения (об исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга; о структурном подразделении исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга; о премировании).

11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов, использования средств; на капитальное строительство).

14. Структура и штатная численность.

15. Штатные расписания и изменения к ним.

16. Уставы организаций.

17. Формы унифицированных документов.

18. Тарифные ставки.

19. Методические рекомендации, методические указания и методики.

20. Регламенты.

Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Отдельные правила
написания официальных наименований

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Санкт-Петербурга:

Правительство Санкт-Петербурга;

Законодательное Собрание Санкт-Петербурга.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Губернаторе Санкт-Петербурга, Правительстве Санкт-Петербурга:

Противоэпизоотическая комиссия при Правительстве Санкт-Петербурга;

Совет по инвестициям при Губернаторе Санкт-Петербурга.

1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга:

Управление делами;

Секретариат.

1.4. Наименования отделов, секторов, входящих в состав управлений, иных структурных подразделений пишутся со строчной буквы:

отдел документационного обеспечения Секретариата.

При отсутствии полного названия слова "управление", "комиссия", употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

1.5. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях органов государственной власти Санкт-Петербурга:

Комитет финансов Санкт-Петербурга;

Служба государственного строительного надзора и экспертизы Санкт-Петербурга;

Администрация Губернатора Санкт-Петербурга,

но:

администрация Выборгского района Санкт-Петербурга.

2. Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее - организации) единичного типа:

Дом книги;

Санкт-Петербургский государственный институт культуры.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации.

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

акционерное общество "Восток";

публичное акционерное общество "Газпром".

3. Написание названий документов

С прописной буквы пишется первое слово в следующих видах законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, принятых органами государственной власти, а также в названиях указанных видов документов:

Конституция Российской Федерации;

Указ Президента Российской Федерации от 17.04.2017 N 171 "О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций";

Устав Санкт-Петербурга;

Закон Санкт-Петербурга "Об административных правонарушениях".

Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Примерный перечень
видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах).

3. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта).

6. Командировочные удостоверения.

7. Описи дел.

8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями).

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные: сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; на перевод валюты; на импорт).

11. Учредительные документы организаций.

12. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

13. Сметы расходов.

14. Справки (архивные; лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы).

15. Спецификации (изделий, продукции).

16. Удостоверения.

17. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Реквизиты документов

N п/п	Наименование реквизита документа	Код реквизита документа
1	2	3
1	Герб Санкт-Петербурга	01
2	Код формы документа	02
3	Наименование исполнительного органа - автора документа	03
4	Наименование структурного подразделения исполнительного органа - автора документа	04
5	Наименование должностного лица - автора документа	05
6	Справочные данные об исполнительном органе	06
7	Наименование вида документа	07
8	Дата документа	08
9	Регистрационный номер документа	09
10	Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа	10
11	Место составления (издания) документа	11
12	Гриф ограничения доступа к документу	12
13	Адресат	13
14	Гриф утверждения документа	14
15	Заголовок к тексту	15
16	Текст документа	16
17	Отметка о приложении	17
18	Гриф согласования документа	18
19	Виза	19
20	Подпись	20
21	Отметка об электронной подписи	21
22	Печать	22
23	Отметка об исполнителе	23
24	Отметка о заверении копии	24
25	Отметка о поступлении документа	25
26	Резолюция	26
27	Отметка о контроле	27
28	Отметка о направлении документа в дело	28

Принятое сокращение.

Исполнительный орган - исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга

Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Схема
применения углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4

Принятые сокращения:

исполнительный орган - исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга

структурное подразделение - структурное подразделение исполнительного органа

Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

                Правительство Санкт-Петербурга

      Государственная жилищная инспекция Санкт-Петербурга

 наб. кан. Грибоедова, д. 88-90, литера А, Санкт-Петербург, 190068

          Тел. (812) 576-07-01, Факс (812) 576-07-02

                            Протокол

______________ 20__ года                              N ____________

совещания по вопросу завершения оформления

постоянных договоров на теплоснабжение

жилого дома 9 корп. 1 по пр. Непокоренных

Совещание началось в 15:00

Совещание вел заместитель начальника Государственной жилищной

инспекции Санкт-Петербурга - заместитель главного государственного

жилищного инспектора Санкт-Петербурга В.В. Матюхин

   Присутствовали:

Матюхин Владимир Владиславович - заместитель начальника Инспекции;

Каракулина Инга Анатольевна - начальник Отдела контроля

Калининского, Невского районов;

Иванов Петр Петрович - глава администрации Калининского района

Санкт-Петербурга;

Сидоров Иван Иванович - председатель ТСЖ "Непокоренных-9-1"

   Выступали:

   Матюхин В.В., Иванов П.П., Сидоров И.И.

   Решили:

   1. Информацию принять к сведению.

   2. Представить в Государственную жилищную инспекцию

Санкт-Петербурга...

   Срок: (дата исполнения решения).

   Ответственный: фамилия и инициалы.

   (3 интервала)

Заместитель начальника

Государственной жилищной

инспекции Санкт-Петербурга                              В.В. Матюхин

Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Правила
оформления приложений в виде таблиц

В целях правильного оформления материалов, представленных в виде таблиц, необходимо соблюдать требования, изложенные в настоящих Правилах.

Общие понятия, относящиеся к оформлению таблиц, приводятся в подразделе 3.5 настоящей Инструкции.

1. Оформление заголовка таблицы

Тематический заголовок определяет тему и содержание таблицы. Он должен быть точным, кратким, соответствовать содержанию и назначению таблицы.

Тематический заголовок располагается над таблицей, выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размера N 12, точка в конце заголовка не ставится. Ключевые слова заголовка пишутся прописными буквами и выделяются отдельной строкой. Сокращение слов в заголовках не допускается. Заголовок центрируется с разбивкой текста на логически осмысленные фрагменты.

Например:

Сводный расчет
стоимости Территориальной программы государственных гарантий оказания гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи в Санкт-Петербурге на 2018 год

Недопустимо оформлять заголовки таблиц следующим образом:

2. Оформление таблицы

Структура таблицы представлена в подразделе 3.4 настоящей Инструкции. Верхняя часть таблицы, содержащая обобщенные наименования показателей (головка (шапка) таблицы), печатается центрированным способом без сокращений полужирным шрифтом размера N 12. В исключительных случаях в одной таблице допускается использование шрифта меньшего размера для размещения объемного текста. При оформлении заголовков граф допустимы переносы и общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м и т.д.).

Заголовки граф следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. В одноярусной таблице все заголовки пишутся с прописной буквы.

Например

N п/п	Наименование спортивного мероприятия	Срок проведения	Ответственный за проведение мероприятия
1	2	3	4

В двух- и многоярусной головке (шапке) таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Источник и объем финансирования		Исполнитель работ
N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.	из прочих источников, тыс. руб.	Исполнитель работ
1	2	3	4	5	6

Подзаголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Объем финансирования по годам					Всего
		Период финансирования мероприятий
		2013 г.	2014 г.	2015 г.	2016 г.	2017 г.
1	2	3	4	5	6	7	8

Графа "Номер по порядку" обязательна. Заголовок графы оформляется в виде: N п/п.

Нумерация граф проставляется в таблице во всех случаях на каждом листе. При этом нумерация граф печатается центрированным способом полужирным шрифтом.

Если таблица расположена на двух и более листах, то головка (шапка) таблицы на втором и последующем листах не повторяется.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. В конце текстовой части точка не ставится. Внутри текста знаки препинания расставляются по правилам современного русского языка. Текст каждой позиции боковика выравнивается по левому краю.

Расположение текста в строках боковика должно быть логически завершенным, то есть таким, чтобы тесно связанные между собой словосочетания и элементы, а также пояснения в скобках не находились на разных строках.

В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Заголовок "Итого" относится к строке с частным итогом, а заголовок "Всего" - к строке с общим итогом, включающим частные итоги. Эти заголовки принято выделять полужирным шрифтом прописными буквами.

При расположении чисел в графах таблицы необходимо соблюдать следующие требования.

Числовые значения располагают в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки - под десятками, сотни - под сотнями и т.д.

Например:

Прибыль, млн. руб.	Уровень рентабельности, %
3999 17,2	17,2
8447,3	7,3
13887 22,8	22,8

В случае одновременного употребления целых и дробных десятичных чисел к целым числам добавляется через запятую необходимое количество нулей.

Например:

250,12

15,01

150,00

1,10

Одинаковые текстовые элементы и числа, повторяющиеся в графах, кавычками и другими знаками не заменяются.

Цифровые и текстовые значения в строках располагаются на уровне первой или центральной строки боковика. При отсутствии сведений в соответствующей строке проставляется тире.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Источник и объем финансирования		Исполнитель работ
N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.	из прочих источников, тыс. руб.	Исполнитель работ
1	2	3	4	5	6
1. Создание условий для повышения безопасности дорожного движения детей и подростков
1.1	Разработка и реализация адресной программы установки дорожных знаков, светофорных постов, "лежачих полицейских" вблизи школьных и дошкольных учреждений, детских поликлиник, учреждений дополнительного образования	2016 г. 2017 г.	13300,0 18500,0		Комитет по транспорту Комитет по образованию
1.2	Обеспечение первоклассников катафотами, фликерами или скотч-лайтами	2016 г. 2017 г.	1485,0 1485,0	-	Комитет по образованию
2. Улучшение качества обучения детей правилам дорожного движения и навыкам безопасного поведения на дороге
2.1	Разработка региональной программы основ безопасности жизнедеятельности с включением обязательного изучения правил дорожного движения в 1-9-х классах и ее внедрение в общеобразовательные учреждения	2015 - 2017 гг.	34,2		Комитет но образованию
2.2	Разработка и внедрение в дошкольные образовательные учреждения программы обучения навыкам безопасного поведения на дороге	2015 - 2017 гг.	12,0		Комитет по образованию
2.3	Разработка учебного плана для учреждений дополнительного образования, работающих с детьми по обучению правилам дорожного движения	2015 - 2017 гг.	1,3		Комитет по образованию

В зависимости от объема словесный текст в строках может располагаться по центру или смещаться к левому краю.

Например:

N п/п	Наименование образовательного учреждения	Район Санкт-Петербурга	Адрес образовательного учреждения	Год постройки	Площадь, кв. м
1	Государственное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа N 117 Выборгского района	Выборгский	пр. Пархоменко, Д.17	1959 г.	3917,9
2	Государственное дошкольное образовательное учреждение Детский сад N 1 Кронштадтского района	Кронштадтский	г. Кронштадт, Посадская ул., Д.43	До 1917 г.	1091,4
3	Государственное общеобразовательное учреждение гимназия N 66 Приморского района Санкт-Петербурга	Приморский	Аэродромная ул., д. 13, корп.2, литера А	1975 г.	1770,1
	Всего				6779,4

При использовании одинаковой единицы измерения во всех графах таблицы единица измерения ставится в сокращенном виде в скобках над правым верхним углом таблицы.

Например:

(тыс. руб.)
N п/п	Наименование мероприятия	Объем финансирования по годам													Объем финансирования в период с 2004 по 2016 гг.
N п/п	Наименование мероприятия	2004 г.	2005 г.	2006 г.	2007 г.	2008 г.	2009 г.	2010 г.	2011 г.	2012 г.	2013 г.	2014 г.	2015 г.	2016 г.	Объем финансирования в период с 2004 по 2016 гг.
1	Погашение кредитов	0,00	0,00	0,00	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,67	76,52
2	Выплата процентов, комиссий и других обязательных платежей	0,09	1,24	4,78	5,61	5,06	4,47	3,89	3,32	2,75	2,16	1,59	1,01	0,43	36,40
	Всего	0,09	1,24	4,78	13,26	12,71	12,12	11,54	10,97	10,40	9,81	9,24	8,66	8,10	112,92

3. Сноски и примечания

Текст сноски - это поясняющий текст, помещенный под таблицей и связанный с пей значком сноски (*).

Текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Если к тексту таблицы имеется несколько примечаний, то они выносятся после таблицы (после текста сноски) под заголовком "Примечания", после которого ставится двоеточие и по порядку под номерами перечисляются все примечания. Если примечание единственное, то оно выносится после таблицы под заголовком "Примечание", после которого ставится точка и излагается текст примечания без нумерации.

Например:

Наименование должности обслуживающего персонала учреждения	Общая численность обслуживаемых лиц
	до 100	101-200	201-300	301-400	401-500
Заведующий прачечной*, рабочий по стирке и ремонту спецодежды, кастелянша, швея	6	8	12	15	17

______________

* При численности обслуживаемых лиц свыше 500 может вводиться должность заведующего прачечной.

Примечания.

1. Должность заведующего прачечной устанавливается при наличии прачечной и за счет штатной численности рабочих но стирке и ремонту спецодежды.

2. При наличии двух прачечных штатная численность устанавливается для каждой прачечной отдельно.

Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Образец
оформления конверта международных почтовых отправлений


Адрес отправителя: Государственная жилищная инспекция Санкт-Петербурга Малоохтинский пр., д. 68, литера А, Санкт-Петербург, Россия, 195112 Russia
	Адрес получателя: Corinne Lemallier 5 rue Marineau Paris France 72004 Франция

Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

                              Образец

                       оформления телеграммы

                              Образец

                       оформления телеграммы

Дата отправления:

Время отправления:

Номер оператора:

                            Телеграмма

              С уведомлением о вручении телеграфом

   Сидоровой Елене Николаевне

   Улица Моховая дом 32 кв. 1

   Санкт-Петербург

                 Уважаемая Елена Николаевна вскл

   Прошу прибыть 10 октября 2018 года в 15 часов 00 минут в

Государственную жилищную инспекцию Санкт-Петербурга по адресу

Санкт-Петербург Малоохтинский проспект дом 68 зал 417 для участия в

рассмотрении дела об административном правонарушении по протоколу

01/77777 от 05 октября 2018 тчк

   При себе иметь паспорт зпт справку об устранении выявленных

нарушений тчк

Заместитель начальника

инспекции - заместитель

главного государственного

жилищного инспектора

Санкт-Петербурга________________________________________В.В. Матюхин

Малоохтинский пр., д. 68, литера А

Санкт-Петербург 195112

Государственная жилищная инспекция

Санкт-Петербурга

Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

        Государственная жилищная инспекция Санкт-Петербурга

                             Акт

_____________ 20 г.

об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте

(пакете, бандероли)

Мы, работники ______________________________________________________

                   (Наименование структурного подразделения)

____________________________________________________________________

       (Должности, фамилии, инициалы не менее трех работников)

составили настоящий акт о нижеследующем:

__ ___________ 20__ г. в Государственную жилищную инспекцию

Санкт-Петербурга от ________________________________________________

                               (Наименование адресата)

Поступило ____________________________ с ___________________________

          (Письмо, бандероль, посылка)   (Письмо, заявление и т.п.)

исходящий регистрационный N ______________ от __ ___________ 20__ г.

При вскрытии почтового отправления обнаружено ______________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

 (Отсутствие основного документа, отсутствие приложения, отсутствие

    материалов, указанных в документе или приложении, перечислить

                     недостающие материалы)

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:

Должность           ____________

                     (подпись)

Должность           ____________

                     (подпись)

Должность           ____________

                     (подпись)

Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

                Государственная жилищная инспекция

                         Санкт-Петербурга

                              Справка

             на N __________ от _____________ 20__ г.

По письму __________________________________________________________

                    (Ф.И.О., коллективному, без подписи)

Адрес ______________________________________________________________

Район ______________________________________________________________

____________________________________________________________________

             (вопросы, поставленные в письме)

____________________________________________________________________

                        Результат рассмотрения

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Примечание: В справке необходимо указать: в какие организации

обращался автор ранее, почему не решены поставленные им вопросы,

какие меры приняты к виновным в этом, с выездом ли на место

рассматривалось письмо, кем, когда и как дан ответ автору.

Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

                Государственная жилищная инспекция

                         Санкт-Петербурга

                               Справка

       прохождения и закрытия заявления   N ______________

Адрес ______________________________________________________________

Район ______________________________________________________________

телефон (факс) _____________________________________________________

Ф.И.О. заявителя ___________________________________________________

              Последовательность прохождения заявления

Поступило в инспекцию

Ф.И.О., работавших с заявлением	Дата

Ответ заявителю направлен: _________________________________________

Контроль осуществляет отдел ________________________________________

Срок контроля __________________    Срок контроля __________________

              __________________                  __________________

              __________________                  __________________

В дело _____________________________________________________________

Начальник отдела ___________________________________________________

Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

                          Карточка

                  личного приема граждан

"__" ______________ 20__ г.                         N ______________

Фамилия, имя, отчество заявителя	Должностное лицо, ведущее прием



Место жительства, телефон	Результаты рассмотрения



Категория заявителя

Содержание обращения

Я, _______________________________________________, выражаю согласие

                 (Расшифровка подписи)

на предоставление мне устного ответа в ходе личного приема по

существу поставленных в устном обращении вопросов. Письменного

ответа не требуется.

_____________ ___________________ __________________________________

    (Дата)    (Подпись заявителя)       (Расшифровка подписи)

Я, _______________________________________________, выражаю согласие

          (Фамилия, имя, отчество заявителя)

на видео- и (или) аудиопротоколирование личного приема.

_____________ ___________________ __________________________________

    (Дата)    (Подпись заявителя)       (Расшифровка подписи)

Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Государственная жилищная        Утверждаю

инспекция Санкт-Петербурга      Начальник Государственной жилищной

                                инспекции Санкт-Петербурга - главный

                                государственный жилищный инспектор

                                Санкт-Петербурга

                                _________________________ В.М. Зябко

                                "__" ____________________ 20__ года

   Номенклатура дел

на ___________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы делопроизводства

исполнительного органа государственной

власти Санкт-Петербурга              _________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано                      Согласовано

Протокол Экспертной комиссии     Протокол Центральной экспертно-

Государственной жилищной         проверочной методической комиссии

инспекции Санкт-Петербурга       Архивного комитета Санкт-Петербурга

от ____________ N __________     от ______________ N _____________

Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

                       Итоговая запись

     о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году

      в Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности лица,

ответственного за делопроизводство

в структурном подразделении

Государственной жилищной инспекции

Санкт-Петербурга                     _________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата

Итоговые сведения переданы

в архив Государственной жилищной инспекции Санкт-Петербурга

Наименование должности лица,

передавшего сведения                 _________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата

Принятое сокращение.

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия

Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

                         Внутренняя опись

                   документов дела N ___________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________ документов.

                    (Цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________.

                                         (Цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                      _________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

                   Лист-заверитель дела N

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов

                                   (Цифрами и прописью)

с N __________ по N ______________, в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________;

пропущенные номера листов __________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________.

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего лист-заверитель дела  _________ _______________________

                                   (Подпись)  (Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

	Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга"
	Фонд N	Дело N	Опись N

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный

             государственный архив Санкт-Петербурга"

________Государственная жилищная инспекция Санкт-Петербурга_________

            (Наименование структурного подразделения)

            Дело N _____________ Том N ______________

            _________________________________________

                       (Заголовок дела)

            _________________________________________

                        (Крайние даты)

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга"

На ________ листах

Хранить ___________

Фонд N

Дело N

Опись N

Приложение N 22
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Государственная жилищная        Утверждаю

инспекция Санкт-Петербурга      Начальник Государственной жилищной

                                инспекции Санкт-Петербурга - главный

                                государственный жилищный инспектор

                                Санкт-Петербурга

                                _________________________ В.М. Зябко

                                "__" ____________________ 20__ года

Фонд N _________________

Опись N ________________

дел постоянного хранения

за _________________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел.

                                   (Цифрами и прописью)

с N ____________ по N ______________, в том числе:

(Подпись) (Расшифровка подписи)

литерные номера: __________________________________________________,

пропущенные номера: _______________________________________________.

Наименование должности

составителя описи           ___________ ____________________________

                             (Подпись)     (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов ________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Утверждено                       Согласовано

Протокол Экспертной комиссии     Протокол Центральной

Государственной жилищной         экспертно-проверочной комиссии

инспекции Санкт-Петербурга       Архивного комитета Санкт-Петербурга

от ____________ N __________     от ______________ N _____________

Приложение N 23
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Государственная жилищная        Утверждаю

инспекция Санкт-Петербурга      Начальник Государственной жилищной

                                инспекции Санкт-Петербурга - главный

                                государственный жилищный инспектор

                                Санкт-Петербурга

                                _________________________ В.М. Зябко

                                "__" ____________________ 20__ года

Фонд N _________________

Опись N ________________

электронных дел документов

постоянного хранения

за _________________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

с N __________________________ по N ________________________________

       (Цифрами и прописью)              (Цифрами и прописью)

объемом _______________________ Мб.

Наименование должности

составителя описи         _____________ ____________________________

                            (Подпись)      (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов ________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано                      Утверждено

Протокол Экспертной комиссии     Протокол Центральной

Государственной жилищной         экспертно-проверочной комиссии

инспекции Санкт-Петербурга       Архивного комитета Санкт-Петербурга

от ____________ N __________     от ______________ N _____________

Приложение
к описи N ___________

электронных дел, документов
постоянного хранения

за ______________ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:*

N ед. хр. по описи ________________ Индекс дела ____________________

Заголовок дела _____________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи         ___________ _____________________________

                           (Подпись)      (Расшифровка подписи)

_____________

* Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 24
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Государственная жилищная        Утверждаю

инспекция Санкт-Петербурга      Начальник Государственной жилищной

                                инспекции Санкт-Петербурга - главный

                                государственный жилищный инспектор

                                Санкт-Петербурга

                                _________________________ В.М. Зябко

                                "__" ____________________ 20__ года

Фонд N _________________

Опись N ________________

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за _________________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                     (Цифрами и прописью)

с N ____________ по N ____________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________,

пропущенные номера: _______________________________________________.

Наименование должности

составителя описи         _____________ ____________________________

                            (Подпись)      (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов ________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол Экспертной комиссии

Государственной жилищной

инспекции Санкт-Петербурга

от ____________ N __________

Приложение N 25
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Государственная жилищная        Утверждаю

инспекция Санкт-Петербурга      Начальник Государственной жилищной

                                инспекции Санкт-Петербурга - главный

                                государственный жилищный инспектор

                                Санкт-Петербурга

                                _________________________ В.М. Зябко

                                "__" ____________________ 20__ года

Фонд N _________________

Опись N ________________

электронных дел документов

временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за _________________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

с N __________________________ по N ________________________________

       (Цифрами и прописью)              (Цифрами и прописью)

объемом _______________________ Мб.

Наименование должности

составителя описи         _____________ ____________________________

                            (Подпись)      (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов ________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол Экспертной комиссии

Государственной жилищной

инспекции Санкт-Петербурга

от ____________ N __________

Приложение
к описи N ________

электронных дел документов

временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за ______________ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:*

N ед. хр. по описи ________________ Индекс дела ____________________

Заголовок дела _____________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи         ___________ _____________________________

                           (Подпись)      (Расшифровка подписи)

__________

* Составляется на каждое электронное дело. N ед. хр. но описи Индекс дела

Приложение N 26
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Государственная жилищная        Утверждаю

инспекция Санкт-Петербурга      Начальник Государственной жилищной

                                инспекции Санкт-Петербурга - главный

                                государственный жилищный инспектор

                                Санкт-Петербурга

                                _________________________ В.М. Зябко

                                "__" ____________________ 20__ года

Фонд N _________________

Опись N ________________

дел по личному составу

за _________________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                     (Цифрами и прописью)

с N ____________ по N ____________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________,

пропущенные номера: _______________________________________________.

Наименование должности

составителя описи         _____________ ____________________________

                            (Подпись)      (Расшифровка подписи)

Наименование должности сотрудника

Отдела по вопросам государственной

службы и кадров Государственной

жилищной инспекции Санкт-Петербурга  _________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано                      Согласовано

Протокол Экспертной комиссии     Протокол Экспертно-проверочной

Государственной жилищной         методической комиссии

инспекции Санкт-Петербурга       Санкт-Петербургского

                                 государственного казенного

                                 учреждения "Центральный

                                 государственный архив

                                 Санкт-Петербурга

от ____________ N __________     от ______________ N _____________

Приложение N 27
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Государственная жилищная        Утверждаю

инспекция Санкт-Петербурга      Начальник Государственной жилищной

                                инспекции Санкт-Петербурга - главный

                                государственный жилищный инспектор

                                Санкт-Петербурга

                                _________________________ В.М. Зябко

                                "__" ____________________ 20__ года

              Акт

___________ N _____________

об утрате документов

Фонд N _____________________________________________________________

                            (Название фонда)

   В результате _____________________ установлено отсутствие в фонде

перечисленных ниже дел, предпринятые Государственной жилищной

инспекцией Санкт-Петербурга меры по розыску дел положительных

результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

Итого _____________________________________________ единиц хранения.

                  (Цифрами и прописью)

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено

следующими единицами хранения: _____________________________________

                   (Номера единиц хранения и их групповые заголовки)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов ________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано*                      Согласовано

Протокол Центральной экспертно-   Протокол Экспертной комиссии

проверочной комиссии Архивного    Государственной жилищной инспекции

комитета Санкт-Петербурга         Санкт-Петербурга

от ____________ N __________      от ______________ N _____________

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности лица,

ответственного за учет и

хранение документов            _________ _______________________

                               (Подпись)  (Расшифровка подписи)

________

* Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Приложение N 28
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Государственная жилищная        Утверждаю

инспекция Санкт-Петербурга      Начальник Государственной жилищной

                                инспекции Санкт-Петербурга - главный

                                государственный жилищный инспектор

                                Санкт-Петербурга

                                _________________________ В.М. Зябко

                                "__" ____________________ 20__ года

              Акт

___________ N _____________

о выделении к уничтожению архивных

документов, не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________

                (Название и выходные данные перечня документов с

                          указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы _________________________

___________________________________________________________________.

    (Наименование исполнительного органа государственной власти

Санкт-Петербурга)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________________________________ единиц хранения.

                  (Цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены

Центральной экспертно-проверочной комиссией Архивного комитета

Санкт-Петербурга (протокол от ________________ N ________).

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов ________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол Экспертной комиссии

Государственной жилищной инспекции

Санкт-Петербурга

от _______________ N ________

Документы в количестве __________________________ единиц хранения:

на бумажном носителе весом ____________ кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение ______________________.

                                              (Способ уничтожения)

Наименование должности

сотрудника, сдавшего документы   ___________ _______________________

                                  (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

сотрудника, внесшего изменения

в учетные документы              ___________ _______________________

                                  (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 29
к Инструкции
по делопроизводству в
Государственной жилищной
инспекции Санкт-Петербурга

Утверждаю                           Утверждаю

Начальник Государственной жилищной  Директор государственного архива

инспекции Санкт-Петербурга -        Санкт-Петербурга

главный государственный жилищный

инспектор Санкт-Петербурга

_________ ______________________    _________ ______________________

(Подпись) (Расшифровка подписи)     (Подпись) (Расшифровка подписи)

  Дата       Гербовая печать          Дата       Гербовая печать

                  Акт

_______________ N ________________

приема-передачи архивных

документов на хранение

____________________________________________________________________

                     (Основание передачи)

____________________________________________________________________

                 (Название передаваемого фонда)

______________________________________________________________ сдал,

      (Наименование организации, передающей документы)

____________________________________________________________________

         (Наименование организации, принимающей документы)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за

_________________ годы и справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято _____________________________________ единиц хранения.

                       (Цифрами и прописью)

Передачу произвели:                  Прием произвели:

Должность _________ _______________  Должность ________ ____________

          (Подпись)  (Расшифровка             (Подпись) (Расшифровка

                        подписи)                           подписи)

Дата                                 Дата

Фонду присвоен номер _______________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность   ___________ __________________________

             (Подпись)    (Расшифровка подписи)

Дата

Единиц хранения N

Заголовок единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

Предполагаемые причины отсутствия

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.