Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 10 сентября 2019 г. N 375 "Об утверждении Положения об архиве Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия"

Руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 7 февраля 2005 г. N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Администрация Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава Большеигнатовского муниципального района

Т.Н. Полозова

Положение
об архиве Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия
(утв. постановлением Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 10 сентября 2019 г. N 375)

I. Общие положения

1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия (далее - Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат передаче в муниципальный архив в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к муниципальной собственности, до передачи их на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, предусмотренных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Администрации.

3. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в Администрации создается архив.

4. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 7 февраля 2005 г. N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Мордовия в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия, настоящим Положением.

5. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Администрации.

6. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

7. Функции архива Администрации возлагаются на лицо, ответственное за архив.

Лицо, ответственное за архив, назначается распоряжением Администрации из числа работников Администрации.

Круг обязанностей лица, ответственного за архив, определяется должностной инструкцией и настоящим Положением.

8. Положение об архиве Администрации разрабатывается на основании Примерного положения об архиве и утверждается постановлением Администрации муниципального района после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет муниципальный архив.

II. Состав документов архива

10. Архив Администрации хранит:

10.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации, в том числе электронные документы.

10.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.

10.3. Документы по личному составу Администрации.

10.4. Печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие документы архива, а также материалы, необходимые для научно-исследовательской, информационно-справочной и другой работы.

10.5. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Администрации.

III. Задачи архива

11. К задачам архива Администрации относятся:

11.1. Комплектование архива документами, образовавшимися в процессе деятельности Администрации.

11.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в архиве Администрации.

11.3. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

11.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством в муниципальный архив.

11.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации и своевременной передачей их в архив Администрации.

IV. Функции архива

12. Архив Администрации осуществляет следующие функции:

12.1. Организует не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, в соответствии с утвержденным графиком.

12.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

12.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

12.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации.

12.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии (далее - ЭК) Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главы муниципального района описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

12.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

12.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

12.9. Организует информирование руководства и работников Администрации о составе и содержании документов архива Администрации.

12.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

12.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

12.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

12.13. Ведет учет использования документов архива Администрации.

12.14. Создает фонд пользования архива Администрации и организует его использование.

12.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Администрации.

12.16. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

12.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Администрации в подготовке документов к передаче в архив Администрации.

V. Права архива

13. Архив Администрации имеет право:

а) представлять руководству Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях Администрации сведения, необходимые для работы архива;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива;

г) информировать структурные подразделения о необходимости передачи документов в архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭК Администрации.

VI. Ответственность архива

14. Ответственный за архив совместно с руководителем Администрации несет ответственность за:

14.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

14.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

14.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации.

14.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.