Постановление Администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области от 30 июня 2017 г. N 553 "Об утверждении Положения о порядке учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области"

В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области, постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области (далее читать - Положение).

2. Начальникам Финансового отдела администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области и отдела по образованию администрации Николаевского муниципального района обеспечить исполнение требований, установленных Положением.

3. Считать утратившим силу постановление главы Николаевского муниципального района от 27.06.2008 N 588 "Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей воспроизведения герба Николаевского муниципального района".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Николаевского муниципального района - начальника отдела организационно-правового обеспечения Пшеничную С.И.

Глава Николаевского муниципального района

Ю.Ю. Чувашин

Утверждено
постановлением администрации
Николаевского муниципального района
от 30 июня 2017 г. N 553

Положение
о порядке учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке учета, хранения и использования печатей и штампов в администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области (далее читать - Положение) разработано с учетом Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации", Устава Николаевского муниципального района Волгоградской области, Положения об официальных символах Николаевского муниципального района и порядке официального использования указанных символов, утвержденного Решением Николаевской районной Думы Волгоградской области от 16.03.2007 N 26/157 (в редакции от 09.10.2007 N 32/231, от 15.05.2009 N 55/396).

1.2. Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей, печатей структурных подразделений, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области (далее читать - администрация).

Требования, предусмотренные настоящим Положением, являются обязательными для всех работников администрации.

2. Виды печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в отделе ЗАГС администрации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать РФ).

Гербовая печать РФ изготавливается в строго ограниченном количестве.

2.2. Гербовая печать РФ должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.

2.3. Изготовление гербовой печати РФ должно осуществляться полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

2.4. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации являются следующие печати с воспроизведением герба и флага Николаевского муниципального района Волгоградской области (далее - гербовые печати):

- гербовая мастичная печать администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области;

- гербовая мастичная печать Отдела по образованию администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области;

- гербовая мастичная печать Финансового отдела администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области;

- гербовая мастичная печать отдела по управлению имуществом и землепользованию администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области.

2.5. Гербовая мастичная печать должна соответствовать требованиям Положения об официальных символах Николаевского муниципального района Волгоградской области и порядке официального использования указанных символов, утвержденным Решением Николаевской районной Думы Волгоградской области от 16.03.2007 N 26/157 (в редакции от 09.10.2007 N 32/231, от 15.05.2009 N 55/396).

2.6. Изготовление гербовой печати администрации должно осуществляться полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

2.7. Для документационного обеспечения деятельности администрации применяется мастичная печать "Отдел организационно-правового обеспечения".

2.8. Печать структурного подразделения должна содержать краткое наименование соответствующего структурного подразделения, изображенное в центре печати.

Минимальный диаметр печати структурного подразделения - 37 мм, максимальный - 40 мм.

2.9. Иные печати, используемые в администрации:

металлическая печать с идентификационным учетным номером (далее - номерная печать).

2.10. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы, оттиски которых указываются в книге учета печатей и штампов.

2.11. Изготовление печатей и штампов осуществляется через отдел бухгалтерского обслуживания администрации по заявкам начальников структурных подразделений на основании решения главы Николаевского муниципального района.

Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы Николаевского муниципального района Волгоградской области определяется непосредственно главой Николаевского муниципального района.

Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению первого заместителя главы Николаевского муниципального района.

Дополнительное изготовление печатей с идентификационным учетным номером производится по возрастанию идентификационных номеров.

3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности

3.1. Учет, хранение и выдача всех печатей и штампов администрации осуществляется через отдел бухгалтерского обслуживания администрации. С этой целью все изготовленные печати и штампы должны изначально поступать в отдел бухгалтерского обслуживания администрации для обязательного их учета и проставления их оттиска в книге учета печатей и штампов (приложение N 1). Листы книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

3.1.1. Финансовый отдел администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области, отдел по образованию администрации Николаевского муниципального района и отдел по управлению имуществом и землепользованию администрации Николаевского муниципального района учет, хранение, выдачу и уничтожение печатей и штампов осуществляет самостоятельно с соблюдением требований настоящего Положения.

3.2. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей (штампов), их выдачи распоряжением назначается ответственное лицо.

3.3. Выдача печатей (штампов) должностным лицам производится под расписку в книге учета печатей и штампов.

3.4. Начальники структурных подразделений администрации своими распоряжениями назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей (штампов), устанавливают персональную ответственность этих работников за полученные печати (штампы), а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании.

3.5. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику через отдел бухгалтерского обслуживания администрации под роспись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

3.6. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания, кроме номерных печатей, не допускается.

3.7. В случае утраты печати (штампа) работники администрации немедленно сообщают об этом руководителю соответствующего структурного подразделения администрации.

По фактам утраты печатей (штампов) или нарушений в их использовании начальник структурного подразделения администрации проводит служебное расследование, о результатах которого информирует отдел бухгалтерского обслуживания администрации. Отдел бухгалтерского обслуживания администрации материалы расследования вместе с выводами и предложениями докладывает главе Николаевского муниципального района для принятия решения.

3.8. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год, как правило, комиссией, назначаемой для проверки наличия секретных документов. В состав этой комиссии обязательно включается работник отдела бухгалтерского обслуживания администрации, ответственный за учет и хранение печатей и штампов. Результаты проверки отражаются в акте.

3.9. Гербовые печати, закрепленные за должностными лицами, хранятся в их личных сейфах.

Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках).

4. Порядок использования печатей (штампов)

4.1. В администрации используются гербовая мастичная печать РФ в одном экземпляре, которая закреплена за начальником отдела ЗАГС администрации и используется для проставления оттиска гербовой печати РФ на следующие документы:

- свидетельство о рождении;

- свидетельство о смерти;

- свидетельство о заключении брака;

- свидетельство о расторжении брака;

- свидетельство об установлении отцовства;

- свидетельство об усыновлении (удочерении);

- свидетельство о перемене имени;

- записи актов гражданского состояния;

- извещение записи актов гражданского состояния;

- книга регистрации актов гражданского состояния.

4.2. В администрации используются гербовая мастичная печать администрации Николаевского муниципального района Волгоградской области в двух экземплярах.

Первый экземпляр гербовой мастичной печати закрепляется за первым заместителем главы Николаевского муниципального района и используется для проставления оттиска гербовой печати на следующие документы:

- доверенности, выдаваемые администрацией;

- договоры, заключаемые администрацией;

- акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.);

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);

- представления и ходатайства (о награждении наградами и т.д.);

- гарантийные письма (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);

- удостоверения личности;

- трудовые книжки;

- иные документы для удостоверения подписи должностного лица, имеющего право действовать от имени администрации, а также документы, требующие наличия оттиска гербовой печати РФ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Второй экземпляр гербовой мастичной печати для финансово-хозяйственных операций закрепляется за начальником отдела - главным бухгалтером отдела бухгалтерского обслуживания администрации и используется для проставления оттиска гербовой печати РФ на следующие документы:

- доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

- поручения (бюджетные, банковские, платежные);

- реестры (бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства и т.д.);

- бухгалтерские и статистические отчеты;

- сметы расходов;

- справки (лимитные, о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);

- извещения по централизованным выплатам;

- уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;

- иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности администрации, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.

4.3. Гербовые мастичные печати структурных подразделений администрации отдела по образованию, Финансового отдела и отдела по управлению имуществом и землепользованию проставляется только на документах данного отдела.

4.4. Гербовой печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.

4.5. Оттиск мастичной печати "Отдел организационно-правового обеспечения" проставляется на следующие документы:

- копии постановлений и распоряжений администрации;

- выписки из журнала регистрации входящих документов;

- различные справки и документы кадрового характера;

- иные документы, требующие наличия оттиска печати "Отдел организационно-правового обеспечения".

4.6. Номерная металлическая печать применяется для опечатывания сейфов, хранилищ, металлических шкафов и опечатывания дверей помещений, которые сдаются под охрану.

4.7. Мастичные штампы применяются в делопроизводстве для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

4.8. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы Николаевского муниципального района Волгоградской области используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись главы Николаевского муниципального района, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более, чем в четыре адреса. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является первый заместитель главы Николаевского муниципального района.

4.9. При заверении документа гербовой печатью РФ ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

4.10. Применение других печатей и штампов, не указанных в данном Положении, не допускается.

5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче в отдел бухгалтерского обслуживания администрации для централизованного уничтожения и списания с учета.

5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой распоряжением администрации. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов.

5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (приложение N 2). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

5.4. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается главой Николаевского муниципального района.

5.5. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в папку (чемодан) и опечатываются председателем комиссии. Папка (чемодан) хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану.

5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

5.7. К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических - путем спиливания. Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте. Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

5.8. Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей книге учета.

5.9. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах отдела бухгалтерского обслуживания администрации, а затем уничтожаются в установленном порядке.

6. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение в их использовании

6.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении действий администрации или ее структурным подразделением юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.

Приложение N 1

                  Книга учета печатей и штампов

N п/п	Наименование печатей и штампов	Кол-во печатей и штампов	При каком исходящем (входящем) номере получены	Оттиск печатей и штампов	Дата и расписка лица, получившего печать (штамп)	Дата и расписка лица в обратном приеме печати (штампа)	Отметка об уничтожении печати (штампа)
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 2

                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                                    Глава Николаевского

                                                    муниципального района

                                                    _____________________

                                                    "___" ______ 20 __ г.

                                  Акт

              о выделении к уничтожению печатей и штампов

     Комиссия,   назначенная  распоряжением  администрации  Николаевского

муниципального  района  от  "___"  _____________  20  __  г.  N _____ , в

составе:

________________________________________________________________________,

     (должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии)

произвела   отбор  к  уничтожению   утративших   практическое    значение

и пришедших в негодность следующих печатей и штампов:

N п/п	Регистрационный номер печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Кол-во печатей (штампов)	Основание для уничтожения
1	2	3	4	5	6

     Всего подлежит уничтожению ___________________________ наименований.

                                   (количество прописью)

     Записи с учетными данными сверены:

     Председатель комиссии _____________     ____________________________

                             (подпись)           (фамилия и инициалы)

     Члены комиссии        _____________     ____________________________

                             (подпись)           (фамилия и инициалы)

                           _____________     ____________________________

                             (подпись)           (фамилия и инициалы)

                           _____________     ____________________________

                             (подпись)           (фамилия и инициалы)

     После  утверждения  акта  перечисленные документы перед уничтожением

сверили    с    записями    в    акте    и   полностью  уничтожили  путем

___________________________ (способ уничтожения)   "___" _______ 20 __ г.

     Председатель комиссии _____________     ____________________________

                             (подпись)           (фамилия и инициалы)

     Члены комиссии        _____________     ____________________________

                             (подпись)           (фамилия и инициалы)

                           _____________     ____________________________

                             (подпись)           (фамилия и инициалы)

                           _____________     ____________________________

                             (подпись)           (фамилия и инициалы)

     Отметки в книге  учета об уничтожении  печатей  и  штампов  произвел

_________________________________________________________________________

                      (подпись) (фамилия и инициалы)

"___" _____________ 20 __ г.