Приложение 2. Положение о секторе документооборота и контроля муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым

Приложение 2
к распоряжению Администрации
города Симферополя
Республики Крым
от 26.07.2019 N 380-р

Положение
о секторе документооборота и контроля муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Сектор документооборота и контроля муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - сектор) является структурным подразделением муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Департамент).

1.2. Сектор возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации города Симферополя по представлению начальника департамента и согласованию курирующего заместителя главы администрации города Симферополя в соответствии с распределением обязанностей.

1.3. В своей деятельности сектор руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, нормативными правовыми актами муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, положением о департаменте и настоящим Положением.

1.4. Положение о секторе утверждается распоряжением администрации города Симферополя и пересматривается при изменении действующего законодательства, внедрении новых форм и методов организации труда, новых технологий обработки и подготовки документов, иных случаях, требующих пересмотра положения.

2. Основные задачи

Основными задачами сектора являются:

2.1. Ведение приема, регистрации, распределения и передачи всех поступивших в департамент документов, обращений граждан, иной корреспонденции для исполнения согласно резолюции начальника департамента, его заместителя;

2.2. Осуществление контроля за своевременным и качественным рассмотрением документов, обращений граждан;

2.3. Формирование дел в соответствии с номенклатурой;

2.4. Подготовка информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов.

2.5. Хранение документов, образовавшихся в ходе деятельности сектора.

3. Функции

В соответствии с возложенными задачами сектор осуществляет следующие функции:

3.1. Прием, регистрацию, распределение и передачу всех поступивших в департамент документов, обращений граждан и другой корреспонденции (в т.ч. в электронном виде) для исполнения согласно резолюции начальника Департамента, его заместителя.

3.2. При наличии резолюции руководства о передаче документов нескольким исполнителям обеспечивает их тиражирование (копирование) и передачу по назначению, осуществляет контроль за исполнением документов, обращений граждан.

3.3. Ведет прием, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции и документов (в т.ч. в электронном виде), подписанных начальником Департамента, его заместителем, иными уполномоченными должностными лицами.

3.4. Предупредительный контроль по документам, находящимся на исполнении.

3.5. Обеспечивает сохранность документов, поступивших в департамент, служебных бланков и соблюдение необходимых условий для использования документов в процессе делопроизводства.

3.6. Использует в работе программные продукты обработки документов.

3.7. Составляет сводную номенклатуру дел, контролирует правильное формирование дел в департаменте, его структурных подразделениях;

3.8. Формирует дела в соответствии с номенклатурой и передает их в установленные сроки архивным органам на хранение.

3.9. Производит регистрацию и учет приказов по основной деятельности, в том числе обеспечивает ознакомление работников департамента с приказами.

3.10. Осуществляет просмотр и рассылку электронной почты департамента.

3.11. Осуществляет работу по организации личного приема граждан, юридических лиц руководством департамента, организационно-техническую работу по подготовке заседаний, совещаний и иных мероприятий.

4. Права и ответственность

Сектор имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от структурных подразделений департамента, администрации города Симферополя, подведомственных предприятий и учреждений данные, необходимые для выполнения возложенных на сектор задач.

4.2. Привлекать в установленном порядке работников структурных подразделений департамента, администрации города Симферополя, учреждений и предприятий к подготовке документов по выполнению поручений главы администрации города, заместителей главы администрации города Симферополя.

4.3. Формировать в случае служебной необходимости рабочие группы с привлечением в них работников других структурных подразделений департамента, администрации города Симферополя, учреждений и предприятий, для решения вопросов, находящихся в компетенции сектора.

4.4. Представлять интересы департамента и администрации города Симферополя в учреждениях и организациях в пределах компетенции и полномочий сектора.

4.5. Давать разъяснения, рекомендации, указания по вопросам, входящим в компетенцию сектора.

4.6. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города Симферополя, департамента для выполнения возложенных задач и функций.

4.7. Вносить предложения о совершенствовании деятельности сектора, администрации города.

4.8. За качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на сектор, ответственность несет заведующий сектором.

4.9. Ответственность работников сектора устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

5. Руководство

5.1. Сектор возглавляет заведующий сектором, который является муниципальным служащим (далее - заведующий сектором).

5.2. Заведующим сектором назначается лицо, имеющее высшее образование; требования к стажу муниципальной (государственной) службы и стажу работы по специальности, направлению