Приложение 2. Положение о секторе документооборота и контроля муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым

Приложение 2
к распоряжению Администрации
города Симферополя
Республики Крым
от 26.07.2019 N 380-р

Положение
о секторе документооборота и контроля муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Сектор документооборота и контроля муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - сектор) является структурным подразделением муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Департамент).

1.2. Сектор возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации города Симферополя по представлению начальника департамента и согласованию курирующего заместителя главы администрации города Симферополя в соответствии с распределением обязанностей.

1.3. В своей деятельности сектор руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, нормативными правовыми актами муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, положением о департаменте и настоящим Положением.

1.4. Положение о секторе утверждается распоряжением администрации города Симферополя и пересматривается при изменении действующего законодательства, внедрении новых форм и методов организации труда, новых технологий обработки и подготовки документов, иных случаях, требующих пересмотра положения.

2. Основные задачи

Основными задачами сектора являются:

2.1. Ведение приема, регистрации, распределения и передачи всех поступивших в департамент документов, обращений граждан, иной корреспонденции для исполнения согласно резолюции начальника департамента, его заместителя;

2.2. Осуществление контроля за своевременным и качественным рассмотрением документов, обращений граждан;

2.3. Формирование дел в соответствии с номенклатурой;

2.4. Подготовка информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов.

2.5. Хранение документов, образовавшихся в ходе деятельности сектора.

3. Функции

В соответствии с возложенными задачами сектор осуществляет следующие функции:

3.1. Прием, регистрацию, распределение и передачу всех поступивших в департамент документов, обращений граждан и другой корреспонденции (в т.ч. в электронном виде) для исполнения согласно резолюции начальника Департамента, его заместителя.

3.2. При наличии резолюции руководства о передаче документов нескольким исполнителям обеспечивает их тиражирование (копирование) и передачу по назначению, осуществляет контроль за исполнением документов, обращений граждан.

3.3. Ведет прием, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции и документов (в т.ч. в электронном виде), подписанных начальником Департамента, его заместителем, иными уполномоченными должностными лицами.

3.4. Предупредительный контроль по документам, находящимся на исполнении.

3.5. Обеспечивает сохранность документов, поступивших в департамент, служебных бланков и соблюдение необходимых условий для использования документов в процессе делопроизводства.

3.6. Использует в работе программные продукты обработки документов.

3.7. Составляет сводную номенклатуру дел, контролирует правильное формирование дел в департаменте, его структурных подразделениях;

3.8. Формирует дела в соответствии с номенклатурой и передает их в установленные сроки архивным органам на хранение.

3.9. Производит регистрацию и учет приказов по основной деятельности, в том числе обеспечивает ознакомление работников департамента с приказами.

3.10. Осуществляет просмотр и рассылку электронной почты департамента.

3.11. Осуществляет работу по организации личного приема граждан, юридических лиц руководством департамента, организационно-техническую работу по подготовке заседаний, совещаний и иных мероприятий.

4. Права и ответственность

Сектор имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от структурных подразделений департамента, администрации города Симферополя, подведомственных предприятий и учреждений данные, необходимые для выполнения возложенных на сектор задач.

4.2. Привлекать в установленном порядке работников структурных подразделений департамента, администрации города Симферополя, учреждений и предприятий к подготовке документов по выполнению поручений главы администрации города, заместителей главы администрации города Симферополя.

4.3. Формировать в случае служебной необходимости рабочие группы с привлечением в них работников других структурных подразделений департамента, администрации города Симферополя, учреждений и предприятий, для решения вопросов, находящихся в компетенции сектора.

4.4. Представлять интересы департамента и администрации города Симферополя в учреждениях и организациях в пределах компетенции и полномочий сектора.

4.5. Давать разъяснения, рекомендации, указания по вопросам, входящим в компетенцию сектора.

4.6. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города Симферополя, департамента для выполнения возложенных задач и функций.

4.7. Вносить предложения о совершенствовании деятельности сектора, администрации города.

4.8. За качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на сектор, ответственность несет заведующий сектором.

4.9. Ответственность работников сектора устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

5. Руководство

5.1. Сектор возглавляет заведующий сектором, который является муниципальным служащим (далее - заведующий сектором).

5.2. Заведующим сектором назначается лицо, имеющее высшее образование; требования к стажу муниципальной (государственной) службы и стажу работы по специальности, направлению подготовки не предъявляются.

5.3. Заведующий сектором подчиняется непосредственно главе администрации города, курирующему заместителю главы администрации города, начальнику департамента.

5.4. На период временного отсутствия заведующего сектором его обязанности возлагаются на главного специалиста сектора в установленном порядке.

5.5. На заведующего сектором возлагается:

5.5.1. Осуществление исполнительно-распорядительных функций по руководству сектором, контроль выполнения работниками сектора должностных обязанностей, плановых и отдельных поручений, в том числе качество и соблюдение сроков, а также состояние трудовой дисциплины.

5.5.2. Обеспечение выполнения возложенных на сектор задач и функций.

5.5.3. Распределение обязанностей между работниками сектора в пределах их должностных инструкций.

5.5.4. Представление интересов сектора в отношениях с другими структурными подразделениями департамента по вопросам компетенции сектора.

5.5.5. Разработка положения о секторе, должностных инструкций работников сектора и других документов по вопросам, входящим в компетенцию сектора.

5.5.6. Обеспечение соблюдения муниципальными служащими сектора общих требований, ограничений и запретов, установленных действующим законодательством.

5.6. Заведующий сектором имеет право:

5.6.1. Получать для исполнения должностных обязанностей необходимое материально-техническое, программное обеспечение.

5.6.2. Вносить предложения о приеме (согласовании) на должности работников сектора.

5.6.3. Вносить предложения о поощрении, применении дисциплинарных взысканий к работникам сектора в установленном порядке.

5.6.4. Готовить проекты постановлений, распоряжений, иные документы и визировать их в пределах своей компетенции.

5.7. Заведующий сектором несет ответственность за:

- ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;

- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

- организацию работы, соблюдения работниками сектора правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности, правил противопожарной безопасности и охраны труда;

- составление документации, ее соответствие нормативным требованиям;

- разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- соблюдение ограничений и запретов, выполнение обязанностей, установленных действующим законодательством о муниципальной службе;

- соблюдение Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города.

Руководитель аппарата администрации города Симферополя

Р.Л. Глухий

Начальник департамента городского хозяйства администрации города

Э.В. Евтухова