Постановление Администрации Среднеахтубинского муниципального района Волгоградской области от 10 октября 2019 г. N 636 "Об утверждении положения об архиве администрации Среднеахтубинского муниципального района"

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42 "Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации", в целях усовершенствования архива администрации Среднеахтубинского муниципального района, постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Среднеахтубинского муниципального района.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами - начальника общего отдела Н.В. Малиновскую.

Глава администрации Среднеахтубинского муниципального района

Г.А. Шевцов

Утверждено
постановлением
администрации
Среднеахтубинского
муниципального района
от 10 октября 2019 г. N 636

Положение
об архиве администрации Среднеахтубинского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве администрации Среднеахтубинского муниципального района (далее - Положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства".

1.2. Архив администрации Среднеахтубинского муниципального района (далее - архив администрации) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в результате деятельности администрации Среднеахтубинского муниципального района, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Среднеахтубинского муниципального района (далее - архивный отдел), источником комплектования которого выступает администрации Среднеахтубинского муниципального района.

1.3. Положение об архиве утверждается постановлением администрации Среднеахтубинского муниципального района и подлежит согласованию с архивным отделом на предмет учета состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве администрации.

1.4. Архив администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, Волгоградской области, Среднеахтубинского муниципального района.

2. Состав документов архива администрации

2.1. Архив администрации хранит:

- документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности администрации Среднеахтубинского муниципального района;

- справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива администрации.

3. Задачи архива администрации

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 данного Положения.

3.2. Комплектование архива администрации документами, образовавшимися в результате деятельности администрации Среднеахтубинского муниципального района.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда на постоянное хранение в архивный отдел.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел специалистами администрации и своевременной передачей их в архив администрации.

4. Функции архива администрации

4.1. Организует прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в результате деятельности администрации Среднеахтубинского муниципального района.

4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве администрации.

4.3. Представляет в архивный отдел учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации документов архивного фонда Российской Федерации других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации Среднеахтубинского муниципального района.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

- на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации Среднеахтубинского муниципального района описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного отдела (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

- на согласование ЭПК, в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

- на согласование ЭПК в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение управляющему делами - начальнику общего отдела описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации в архивный отдел.

4.7. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся в архиве администрации.

4.8. Организует информирование руководства и администрации Среднеахтубинского муниципального района о составе и содержании документов архива администрации.

4.9. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.10. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

4.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.12. Ведет учет использования документов архива администрации.

4.13. Создает фонд пользования архива администрации и организует его использование.

4.14. Участвует в разработке документов администрации Среднеахтубинского муниципального района по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.15. Оказывает методическую помощь специалистам администрации Среднеахтубинского муниципального района:

- в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

- в подготовке и передаче документов в архив администрации.

5. Права архива администрации

5.1. Архив администрации имеет право:

- представлять главе администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве администрации;

- запрашивать у специалистов администрации сведения, необходимые для работу архива администрации;

- давать рекомендации специалистам администрации Среднеахтубинского муниципального района по вопросам, относящимся к компетенции архива администрации;

- информировать специалистов администрации Среднеахтубинского муниципального района о необходимости передачи документов в архив администрации;

- принимать участие в заседаниях ЭПК.