Приложение 2. Методические рекомендации по подготовке сводного плана-графика этапов и мероприятий регионального/ведомственного проекта

Приложение 2

Утверждена
приказом департамента инвестиций
и развития малого и среднего
предпринимательства Краснодарского, края
от 06.11.2019 г. N 141

Методические рекомендации
по подготовке сводного плана-графика этапов и мероприятий регионального/ведомственного проекта

1. Общие положения

Настоящие методические рекомендации по подготовке сводного плана - графика этапов и мероприятий регионального/ведомственного проекта (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, утвержденным постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 12 марта 2018 г. N 98 "Об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края" (далее - Положение).

Понятия, используемые в методических рекомендациях, соответствуют терминам и определениям, приведенным в Положении.

Подготовка сводного плана-графика этапов и мероприятий регионального/ведомственного проекта (далее - сводный план-график проекта) осуществляется в соответствии с разделом 8 Положения.

2. Рекомендации по подготовке сводного плана-графика проекта

2.1. Сводный план-график проекта разрабатывается руководителем проекта по форме, утверждаемой департаментом инвестиций и развития малого и среднего предпринимательства Краснодарского края с учетом предложений исполнителей проекта.

2.2. Гриф утверждения документа содержит фамилию, имя, отчество куратора проекта - заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, определенного региональным проектным комитетом.

2.3. В реквизите наименование документа указывается вид проекта - региональный или ведомственный. В графе "Наименование проекта" приводится полное наименование проекта, в целях реализации которого разрабатывается сводный план-график.

2.4. В разделе 1 "Детализированный план контрольных точек проекта" указываются наименования результатов, мероприятий и контрольных точек проекта, в соответствии с приложением 1 к форме паспорта проекта "План мероприятий по реализации регионального/ведомственного проекта", утвержденной приказом департамента инвестиций и развития малого и среднего предпринимательства от 31 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении форм паспорта проекта, паспорта программы и методических рекомендаций по подготовке и защите паспорта проекта и паспорта программы" и содержит перечень мероприятий проекта, направленных на достижение результатов и соответствующих им контрольных точек.

При подготовке детализированного плана контрольных точек проекта указываются наименования результата проекта, затем мероприятия, которые необходимо реализовать для достижения этого результата. Каждое мероприятие, детализируется на мероприятия более низкого уровня. Для каждого мероприятия указывается контрольная точка.

По итогам выполнения всех мероприятий одного результата проекта указывается контрольная точка, соответствующая получению данного результата.

По каждому результату, мероприятию и контрольной точке указываются: дата начала и окончания в формате ДД.ММ.ГГГГ. Для контрольных точек указывается только дата окончания;

фамилия и инициалы лиц, являющихся ответственными исполнителями, количество которых на одно мероприятие или контрольную точку не может превышать одно должностное лицо;

вид документа и характеристика результата - документальное подтверждение факта получения результата, достижения контрольной точки или выполнения мероприятия в форме соответствующего документа (вида документа), утвержденного, согласованного и (или) одобренного в установленном порядке, а также качественные и количественные характеристики и иные требования к результату, контрольной точке или мероприятию, позволяющие однозначно определить их достижение или выполнение;

уровень контроля с учетом функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, утвержденной постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 12 марта 2018 г. N 98 "Об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края". Указывается один из следующих уровней контроля: региональный проектный комитет, куратор, руководитель проекта, ведомственный проектный офис.

2.5. В случае, если реализация проекта осуществляется при участии двух и более органов исполнительной власти Краснодарского края, а также органов местного самоуправления Краснодарского края указываются контрольные точки для всех участников проекта, при этом для каждого участника проекта необходимо предусмотреть отдельную строку в таблице.

Допускается вынесение информации органов местного самоуправления в отдельное приложение к сводному плану-графику проекта. В этом случае в графе плана проекта по мероприятиям и контрольным точкам, в которой указана контрольная точка каждого участника проекта, указывается номер приложения к сводному плану-графику проекта.

2.6. Раздел 2 "План управления проектом" содержит следующие подразделы:

Подраздел 2.1 "План коммуникаций по проекту";

Подраздел 2.2 "Управление рисками проекта";

Подраздел 2.3 "Управление возможностями проекта".

В подразделе 2.1 "План коммуникаций по проекту" указываются основные способы и методы коммуникаций между членами команды проекта.

План коммуникаций по проекту содержит описание информации, которая передается в ходе реализации проекта, информацию о члене команды проекта (роль в проекте), осуществляющего ее передачу, получателе (адресате) информации, а также периодичность и способы ее передачи.

Рекомендации по заполнению плана коммуникации по проекту содержатся в методических рекомендациях по формированию, утверждению и работе команд проектов или программ, разработанных региональным проектным офисом Краснодарского края.

Подраздел 2.2 "Управление рисками проекта" включает перечень рисков проекта с указанием возможных негативных последствий от их наступления, мероприятий по реагированию на реализовавшийся риск, а также вероятности наступления риска и уровня влияния риска на реализацию проекта. Оценка вероятности наступления риска и уровня влияния риска на реализацию проекта осуществляется экспертным путем в следующей градации: низкий, средний, высокий.

Подраздел "Управление рисками проекта" заполняется в соответствии с Приложением 5 "Реестр рисков регионального/ведомственного проекта" к паспорту проекта с учетом детализированных мероприятий.

Рекомендации по идентификации, анализу, реагированию и контролю рисковых событий при реализации проектов на территории Краснодарского края содержится в методических рекомендациях по управлению рисками проектов, разработанных региональным проектным офисом Краснодарского края.

При идентификации рисков необходимо учитывать как внешние, так и внутренние факторы, способные негативно повлиять на реализацию проекта.

В подразделе 2.3 "Управление возможностями проекта" указываются процессы идентификации возможностей проекта, анализа и реагирования на них с целью повышения вероятности наступления и последующей реализации возможностей.

Подраздел "Управление возможностями проекта" соответствии с Приложением 6 "Реестр регионального/ведомственного проекта" к заполняется в возможностей паспорту регионального/ведомственного проекта с учетом детализированных мероприятий.

При идентификации возможностей необходимо учитывать факторы и обстоятельства, возникновение которых будет способствовать реализации проекта в сжатые сроки, с экономией ресурсов или с лучшим качеством.

На основании имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта проводится оценка актуальности его целей, задач и способов реализации.

Результаты оценки и соответствующие предложения, в том числе по внесению изменений в сводный план-график проекта, рассматриваются региональным проектным комитетом в отношении региональных проектов и проектным комитетом по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края в отношении ведомственных проектов.

2.7. Согласование сводного плана-графика проекта с региональным проектным офисом осуществляется путем визирования на листе согласования.

2.8 Образец заполнения сводного плана-графика проекта приводится в приложении 1 к настоящим методическим рекомендациям.

3. Рекомендации по подготовке рабочего (оперативного) плана этапов и мероприятий проекта

3.1. В целях повышения эффективности контроля и управляемости проектов рекомендуется (в случае необходимости) разрабатывать рабочие (оперативные) планы этапов и мероприятий проекта.

Рабочие (оперативные) планы этапов и мероприятий проекта разрабатываются на основе сводного плана-графика проекта по каждому этапу или мероприятию. Рекомендуемая форма рабочего (оперативного) плана этапов и мероприятий проекта приводится в приложении 2 к настоящим методическим рекомендациям.

Этапы и мероприятия детализируются до уровня исполнителя отдельного этапа или мероприятия.

Рабочие (оперативные) планы этапов и мероприятий проекта разрабатываются и подписываются руководителем проекта в соответствии с приложением 2 к настоящим методическим рекомендациям либо в свободной форме, при этом рекомендуется указывать следующую информацию:

титульный лист содержит краткое наименование проекта, наименование детализируемого этапа или мероприятия регионального/ведомственного проекта согласно паспорту проекта;

календарный план-график мероприятий и контрольных точек содержит таблицу, в которой приводится структурированный список взаимосвязанных этапов, мероприятий и контрольных точек проекта с указанием даты начала, даты окончания, ответственного исполнителя, вид документа и характеристику результата;

мероприятия и контрольные точки рабочего (оперативного) плана этапов и мероприятий проекта необходимо указывать в соответствии с детализированным планом проекта по мероприятиям и контрольным точкам сводного плана-графика соответствующего проекта;

контактная информация членов команды проекта - по каждому участнику команды проекта указываются фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона, в том числе номер мобильного телефона, адрес электронной почты, юридический адрес представителя нанимателя (работодателя), почтовый адрес (при наличии).

3.2. Информацию, содержащуюся в рабочем (оперативном) плане этапов и мероприятий проекта, необходимо актуализировать в ходе реализации проекта. В этих целях руководителем проекта принимаются решения о внесении изменений в рабочий (оперативный) план этапов и мероприятий проекта.

3.3. С целью соблюдения требований Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" публикация персональных данных содержащихся в рабочих (оперативных) планах этапов и мероприятий проекта в открытых источниках информации не допускается.

Заместитель руководителя департамента, начальник отдела проектного управления

С.А. Герих