Правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета в министерстве труда и социального развития Новосибирской области

Правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета в министерстве труда и социального развития Новосибирской области
(далее - правила)
(утв. приказом министерства труда и социального развития Новосибирской области от 11 января 2019 г. N 3)

1. Общие вопросы

1.1. Для организации бюджетного учета, а также своевременной сдачи установленной финансовой, статистической и налоговой отчетности руководители структурных подразделений и другие ответственные лица министерства труда и социального развития Новосибирской области (далее - министерство) представляют в отдел бухгалтерского учета и отчетности управления комплексного планирования, финансирования и учета (далее - отдел) документы и отчеты по своей деятельности в соответствии с Правилами.

1.2. Контроль за правильностью составления учетных документов, отражающих факты хозяйственной жизни и обеспечивающих сохранность материальных ценностей, иного имущества (имущественных прав) министерства, осуществляется отделом.

1.3. Требования начальника и (или) сотрудников отдела, выставляемые к лицам, ответственным за составление и оформление соответствующих документов при совершении операции, по приведению документов, представленных для отражения в бюджетном учете, в соответствие с установленными правилами их заполнения обязательны к выполнению не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

1.4. Обеспечение сохранности документов, отражающих факты хозяйственной жизни, возлагается на:

а) лиц, ответственных за составление и оформление соответствующих документов при совершении операции, до момента их предоставления в отдел;

б) сотрудников отдела, ответственных за осуществление соответствующих учетных блоков, до передачи их в архив.

1.5. Сохранность документов должна быть обеспечена как на бумажных носителях, так и на магнитных носителях информации, если формирование производится с применением средств автоматизации.

1.6. Данные принятых к учету и проверенных первичных документов вносятся сотрудниками отдела в программу "1С: Бухгалтерия государственного учреждения" ("1С: Зарплата и кадры").

1.7. В соответствии с периодичностью, установленной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению", учетной политикой министерства, сотрудник отдела, ответственный за ведение соответствующего раздела бюджетного учета, формирует в программе "1С: Бухгалтерия государственного учреждения" и выводит на бумажные носители регистры бюджетного учета.

В случае, если действующим законодательством и учетной политикой министерства не установлена иная периодичность формирования регистров бюджетного учета, сотрудник отдела, ответственный за ведение соответствующего раздела бюджетного учета, формирует в программе "1С: Бухгалтерия государственного учреждения" и выводит на бумажные носители регистры бюджетного учета с периодичностью 1 раз в год.

1.8. По истечении года (если иное не установлено действующим законодательством) первичные учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются сотрудником отдела, ответственным за ведение соответствующего раздела бюджетного учета.

2. Порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете

2.1. Государственные контракты (договоры) предоставляются в отдел после проверки и согласования управлением казначейского исполнения бюджета министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области (далее - казначейское управление) согласно служебным запискам с указанием номера и суммы государственных контрактов (договоров) не позднее 10 дней после заключения.

В случае если кассовые расходы по государственному контракту (договору) запланированы в текущем месяце, то их регистрацию, внесение в автоматизированную систему "Бюджет" и предоставление в отдел необходимо обеспечить не позднее чем за 4 рабочих дня до окончания текущего месяца. Документы, подтверждающие исполнение государственного контракта (договора), кассовые расходы по которому запланированы в текущем месяце, должны быть представлены в отдел не позднее чем за 2 рабочих дня до окончания текущего месяца. В декабре вышеназванные документы представляются в отдел в соответствии со сроками завершения финансового года, установленными министерством финансов и налоговой политики Новосибирской области.

2.2. Соглашения предоставляются в отдел не позднее 2 дней после заключения.

2.3. Акты приемки оказанных услуг по санаторно-курортному лечению и оздоровлению и отдыху детей предоставляются в отдел по реестру, подписанному специалистом структурного подразделения, курирующего соответствующее направление, после подписания министром труда и социального развития Новосибирской области (далее - министр), в сроки, установленные государственными контрактами (договорами).

2.4. Товарные накладные для оприходования путевок предоставляются в отдел по реестру, подписанному специалистом структурного подразделения, курирующего соответствующее направление, после получения путевок материально ответственным лицом, в сроки, установленные государственными контрактами (договорами), но не позднее чем за 5 календарных дней до начала оказания услуг.

2.5. Требования-накладные для учета путевок предоставляются в отдел по реестру, подписанному начальником структурного подразделения, курирующего соответствующее направление, ежемесячно до 5 числа.

2.6. Акты выполненных работ (оказанных услуг), счета-фактуры, счета, прочие документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни по содержанию и обеспечению деятельности министерства, предоставляются в отдел после подписания министром в течение 3 рабочих дней.

2.7. Акты о приеме-передаче объектов основных средств, акты о списании материальных запасов предоставляются в отдел до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

2.8. Акты о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств), акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря предоставляются в отдел после утверждения министром.

2.9. Списки на выплату пенсии за выслугу лет, ежемесячных доплат предоставляются в отдел согласно служебным запискам ежемесячно до 10 числа.

2.10. Списки на выплату материальной помощи предоставляются в отдел по приказу в течение 2 дней после подписания приказа министром.

2.11. Табели учета использования рабочего времени предоставляются в отдел ежемесячно не позднее 14 числа и за 3 дня до окончания месяца.

2.12. Документы (копии документов), подтверждающие данные о выполнении работниками внутреннего распорядка дня за соответствующий месяц (приказы на отпуска, на замену отпуска денежной выплатой, о выходе во внерабочее время (выходные дни) на работу, приказ о приеме работника на работу, приказ об увольнении работника), приказы на премирование предоставляются в отдел по мере составления не позднее 2 рабочих дней.

2.13. Листок временной нетрудоспособности предоставляется в отдел по мере поступления в отдел кадровой и мобилизационной работы не позднее 2 рабочих дней.

2.14. Отчеты о выполнении служебного задания в период командирования (оправдательные документы) предоставляются в отдел в течение 3 дней с момента возвращения из командировки.