Приказ Министерства строительства и архитектуры Ульяновской области от 27 августа 2019 г. N 146-пр "Об утверждении Положения об архиве Министерства строительства и архитектуры Ульяновской области"

В целях обеспечения сохранности, учёта, упорядочения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Министерства строительства и архитектуры Ульяновской области, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства строительства и архитектуры Ульяновской области (далее - Положение).

2. Руководителям подразделений, образуемых в Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области, обеспечить соблюдение Положения об архиве при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Положения осуществляет ответственное должностное лицо, на которого возложена функция организации и ведения делопроизводства в Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ответственное должностное лицо, на которого возложена функция организации и ведения делопроизводства в Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области.

Заместитель Председателя Правительства Ульяновской области - Министр

А.М. Садретдинова

Утверждён
приказом Министерства
строительства и архитектуры
Ульяновской области
от 27.08.2019 N 146-пр

Положение
об архиве Министерства строительства и архитектуры Ульяновской области

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства строительства и архитектуры Ульяновской области (далее - Министерство) и имеющие историческое, культурное, социальное, экономическое значения, прошедшие экспертизу ценности, относятся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области".

1.2. Положение Министерства разработано на основании "Примерного положения об архиве", утверждённого приказом Росархива от 11.04.2018 N 42.

1.3. Архив Министерства в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативно-правовыми актами Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, указаниями Министра Министерства, методическими документами Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области" и настоящим положением.

1.4. Министерство обеспечивает сохранность, учёт, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности.

В соответствии с Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивает своевременную передачу документов постоянного срока хранения на государственное хранение. До передачи на государственное хранение эти документы временна в пределах, установленных Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, хранятся в архиве Министерства.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счёт Министерства.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.5. Ответственность за сохранность архивных документов возлагается на лицо, ответственное за архив.

1.6. Организационно-методическое руководство за деятельностью сохранности документов Министерства осуществляет ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области".

2. Состав документов Министерства

2.1. Архив Министерства хранит:

2.1.1. Документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Министерства;

2.1.2. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание хранящихся в архиве документов.

3. Задачи архива Министерства

3.1. К задачам архива Министерства относятся:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего положения.

3.1.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Министерства.

3.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве Министерства.

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Министерства.

3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области".

3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в архив Министерства.

4. Функции архива Министерства

4.1. Архив Министерства осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организует приём документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, в соответствии с утверждённым графиком.

4.1.2. Ведёт учёт документов, находящихся на хранении в архиве Министерства.

4.1.3. Представляют в ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области" учётные сведения об объёме и составе хранящихся в архиве Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.1.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Министерства.

4.2. Осуществляет подготовку и представляет:

4.2.1. На рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акт о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.2.2. На утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области:

- описи дел постоянного хранения.

4.2.3. На согласование экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области:

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.3. На утверждение Генеральному директору Министерства после утверждения с ЭПК Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области:

- описи дел постоянного хранения.

После согласования:

- описи дел по личному составу;

- описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.4. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области".

4.5. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранение в архиве Министерства в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.6. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Министерства.

4.7. Организует информирование руководства и работников Министерства о составе и содержании документов архива Министерства.

4.8. Ведёт учёт использования документов архива Министерства.

4.9. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Министерства.

4.10. Участвует в разработке документов Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.11. Оказывает методическую помощь:

- службе делопроизводства Министерства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

- структурным подразделениям и работникам Министерства в подготовке документов к передаче в архив Министерства.

5. Права архива Министерства

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5. Архив Министерства имеет право:

- представлять руководству Министерства предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в архиве Министерство;

- запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы архива Министерства;

- давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции архива, относящимся к компетенции архива Министерства;

- информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в архив Министерства в соответствии с утверждённым графиком;

- принимать участие в заседаниях экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;

- в семинарах, проводимых архивистами ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области".