Приложение N 1. Методические рекомендации по оформлению бланков документов администрации города

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Муравленко

Методические рекомендации
по оформлению бланков документов администрации города

I. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации определяют состав, расположение и принципы форматирования (размер используемого шрифта, его начертание и цвет) реквизитов бланков документов, в том числе с воспроизведением герба муниципального образования город Муравленко, предназначенных для изготовления средствами копировально-множительной и компьютерной техники.

1.2. Целью настоящих Методических рекомендаций является:

- формирование единого стиля бланков документов Администрации города, структурных подразделений, а также учреждаемых ими коллегиальных органов как с воспроизведением герба муниципального образования, так и без него;

- обеспечение выполнения установленных требований к использованию изображения герба муниципального образования город Муравленко, к оформлению документов и бланков документов.

1.3. Настоящие Методические рекомендации подготовлены в соответствии с:

- государственным стандартом (ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов");

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76;

а также сложившейся практикой подготовки бланков документов с воспроизведением герба муниципального образования город Муравленко и технических возможностей средств их воспроизведения.

1.4. Бланков документов разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов.

1.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

II. Герб муниципального образования город Муравленко

2.1. Изображение герба муниципального образования город Муравленко высотой 13+/-2 мм размещается на расстоянии 3 - 4 мм от верхнего края листа и центруется относительно полей (без абзацного отступа). Допускается только пропорциональное (с сохранением соотношения высоты и ширины) изменение размера изображения герба муниципального образования.

При подготовке бланков документов с воспроизведением герба муниципального образования город Муравленко для изготовления средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники в связи с техническими ограничениями используемых средств расстояние до верхнего края листа может быть увеличено, но не более чем до 10 мм.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.4. На совместных бланках документов органов различных уровней соответствующие гербы указанного размера располагаются над наименованиями соавторов документа и центруются относительно их. Одинаковые изображения гербов не дублируются.

III. Наименование автора документа

3.1. Наименование автора документа выводится шрифтом насыщенного начертания прописными символами с выравниванием по центру в пределах полей (без абзацного отступа) без переносов, в т.ч. и составных слов, с одним межстрочным интервалом.

Все слова наименования набираются шрифтом одного размера, начертания, цвета и форматирования.

Наименование юридического лица - автора документа должно полностью соответствовать наименованию, указанному в утвержденном Положении о нем.

3.2. Рекомендованным размером наименования "Администрация города Муравленко" является 20 мм - для гербовых бланков писем, 16 мм - для правовых актов и бланков писем структурных подразделений.

3.3. Наименования структурных подразделений не должны занимать более двух строк. Рекомендованный размер шрифта - 18 мм.

3.4. Над наименованием автора документа располагается наименование вышестоящего органа, набранного шрифтом меньшего размера насыщенного начертания. Разделение наименований может осуществляться пропуском одной строки с параметрами форматирования предыдущего реквизита.

3.5. Сокращенное наименование структурного подразделения на бланках не приводится.

3.6. Совместные бланки документов создаются на основе продольного варианта.

Наименования структурных подразделений, должностей должностных лиц одного уровня располагаются на одном уровне в алфавитном порядке.

Реквизиты соавторов, оформленные в соответствии с угловым вариантом, располагаются в зонах, определяемых количеством соавторов, с расстоянием по горизонтали не менее 10 мм между ними.

     УПРАВЛЕНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ                 УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

     ЗАЩИТЫ  АДМИНИСТРАЦИИ                       АДМИНИСТРАЦИИ

            ГОРОДА                                   ГОРОДА

IV. Графический разделитель

4.1. Графический разделитель используется только в бланках для писем и представляет собой горизонтальную линию, разделяющую наименование автора документа от его реквизитов.

Толщина линии составляет 1+/-0,5 мм.

4.2. Графический разделитель проводится в пределах полей бланка (без абзацного отступа):

_________________________________________________________________________

V. Справочные данные

5.1. Справочные данные указываются только на бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номера контактных телефонов и/или факсимильных аппаратов (с кодом населенного пункта), официального адреса электронной почты в едином доменном пространстве и адреса официального сайта и другие сведения по усмотрению органа.

Все справочные данные оформляются с использованием шрифта N 10-12, центруются относительно полей бланка (без абзацного отступа). Выбор размера шрифта определяется набором размещаемой информации в целях наиболее оптимального ее размещения.

5.2. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), а именно:

- вид структуры населенного пункта (улица, проспект, микрорайон) и его наименование;

- номер дома и корпуса (при наличии);

- наименование населенного пункта;

- субъект Российской Федерации (опускается при сокращенном варианте);

- почтовый индекс,

которые разделяются запятыми.

5.3. На бланках писем, используемых для переписки между структурными подразделениями, можно использовать сокращенный набор справочных данных (почтовый адрес, номера контактных телефонов и факсимильных аппаратов).

5.4. Почтовый адрес выводится непосредственно под графическим разделителем полностью в одной строке. Размер используемого шрифта определяется длиной выводимой строки.

Например:

ул. Ленина, д. 80, г. Муравленко, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629603

5.5. Контактные координаты полностью выводятся в нижележащей строке в следующем порядке:

5.5.1. номера телефонов с разделяющим символом "-", с указанием в скобках кода междугородней связи населенного пункта с предшествованием слова "Телефон" (для единственного номера), "Телефоны" (при указании нескольких номеров, но не более трех) или в сокращенном варианте "Тел." с последующим двоеточием;

5.5.2. номера факсимильных аппаратов (при наличии) в аналогичном формате (код населенного пункт в случае его указания ранее можно опустить) с предшествованием слов "Тел./факс" (при совмещении функций) или слова "Факс" с последующим двоеточием;

5.5.3. официальный адрес электронной почты в едином почтовом домене "muravlenko.yanao.ru" с предшествованием слов "E-mail" с последующим двоеточием и без подчеркивания. Не допускается указывать в качестве официального адреса адрес электронной почты, размещенный в иных доменах.

В связи с тем, что при обмене сообщениями электронной почты написание адреса прописными или строчными символами не оказывает влияния, предпочтительным с точки зрения распознавания и запоминания является использование при написании символов смешанного регистра;

5.5.4. адрес официального сайта с предшествованием слова "Сайт" с последующим двоеточием. Отсутствие данного контактного реквизита на бланке является неисполнением Федерального закона Российской Федерации от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

Например:

     Тел.: (34938) 55-1-24,  55-1-22,  55-1-00.  Факс:  55-0-93.  E-mail:

admn@muravlenko.yanao.ru. Сайт: www.muravlenko.yanao.ru

5.6. Для бланков писем, направляемых адресатам вне системы Администрации города, в целях информирования получателя о статусе автора документа предпочтительным является указание через запятую данных государственной регистрации юридического лица - автора документа:

ОКПО - код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;

ОГРН - основной государственный регистрационный номер юридического лица в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

ИНН/КПП - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например:

     ОКПО  12502405,  ОГРН  1028900508724,  ИНН/КПП  8901012609/890101001

5.7. Указание на бланке письма полных банковских реквизитов остается на усмотрение руководителя органа.

VI. Вид документа

6.1. Вид документа указывается только на бланках конкретного вида документа.

При использовании общих бланков для правовых актов наименование вида правового акта включается в текст правового акта и выводится на бланк при его оформлении.

6.2. Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОРУЧЕНИЕ, ПРИКАЗ) выводится прописными символами насыщенного начертания с пропуском одной пустой строки от предыдущего реквизита и центруется в пределах полей бланка (без абзацного отступа).

Допускается наименование вида документа печатать вразрядку.

Размер шрифта устанавливается не менее чем на две единицы больше, чем был использован для наименования автора документа, но размером шрифта не более N 22.

VII. Места проставления реквизитов "Дата документа" и "Номер документа"

7.1. Место проставления реквизита "Дата документа" предназначено для проставления даты документа при его регистрации, формируется с учетом словесно-цифрового способа указания даты и состоит из набора символов нижнего подчеркивания ("_") и шаблона указания года в формате "20___ г." . Добавление в набор символов нижнего подчеркивания иных символов (пробелы, кавычки) с целью разделения мест написания компонентов даты (день месяца, месяц) не допускается.

Место проставления реквизита "Номер документа" предназначено для проставления номера документа при его регистрации, состоит из символа "N" и набора символов нижнего подчеркивания ("_").

7.2. Места проставления реквизитов "Дата документа" и "Номер документа" оформляются шрифтом размерами N 11-12 при общей длине не более 73+/-2 мм.

Расположение мест проставления реквизитов "Дата документа" и "Номер документа" осуществляется с пропуском одной строки с форматированием предыдущего реквизита.

Место проставления реквизита "Дата документа" устанавливается от левого поля (без абзацного отступа) бланка.

Место проставления реквизита "Номер документа" устанавливается для:

- бланка письма - непосредственно после места проставления реквизита "Дата документа" с разделительным пробелом:

________________ 20___ (г.) N __________

- бланка конкретного вида документа и общего бланка - в одной строке с местом проставления реквизита "Дата документа" с выравниванием по правому полю:

________________ 20___ (г.)                                  N __________

VIII. Место проставления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа"

8.1. Место проставления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" предназначено для проставления на бланках писем ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ, формируется с учетом цифрового способа указания даты и состоит из слов "На N", набора символов нижнего подчеркивания ("_") для написания номера документа, слова "от" набора символов нижнего подчеркивания ("_") для написания даты документа. Использование иных символов не допускается.

8.2. Место проставления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" оформляется шрифтом размерами 11-12 при общей длине не более 73+/-2 мм, осуществляется от левого поля (без абзацного отступа) бланка с пропуском одной строки с форматированием предыдущего реквизита:

На N _______________ от ___________

8.3. Для эскизов бланков, предназначенных для оформления документов в автоматизированном режиме, в т.ч. с использованием СЭДД, место проставления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" специально не оформляется. Формирование и печать реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" осуществляется в момент оформления документа на бланк средствами используемого программного обеспечения, а при отсутствии необходимости в нем пропускается.

IX. Место составления (издания)

9.1. Место составления (издания) документа указывают на бланке конкретного вида документа и общем бланке. Место составления (издания) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

9.2. Место составления (издания) документа оформляется шрифтом размерами N 12-14 в строке ниже предыдущего реквизита по центру относительно полей (без абзацного отступа):

                            г. Муравленко