Постановление Администрации Великолукского района Псковской области от 4 сентября 2019 г. N 820 "Об утверждении Положения об архивном отделе Управления делами (муниципальном архиве) Администрации Великолукского района"

Руководствуясь решением Собрания депутатов Великолукского района от 20.02.2019 N 125 "Об утверждении структуры Администрации Великолукского района", Администрация района постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе Управления делами (муниципальном архиве) Администрации Великолукского района.

2. Постановление Администрации Великолукского района от 15.08.2014 N 1114 "Об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации Великолукского района" считать утратившим силу.

3. Разместить настоящее постановление в сети Интернет на официальном сайте Администрации Великолукского района.

Глава района

С.А. Петров

Положение
об архивном отделе Управления делами (муниципальном архиве) Администрации Великолукского района Псковской области
(утв. постановлением Администрации Великолукского района от 4 сентября 2019 г. N 820)

1. Общие положения

1.1. В соответствии со ст. 4 Федерального Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской федерации" Администрация Великолукского района в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:

- хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов:

а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений;

- решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности в собственность Российской Федерации, Псковской области, иных муниципальных образований.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация Великолукского района образует в своем составе архивный отдел Управления делами (далее архивный отдел), выполняющий одновременно функции муниципального архива.

1.3. Архивный отдел является структурным подразделением Управления делами Администрации Великолукского района без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке, имеет печать, угловой штамп и бланки со своим наименованием.

1.4. Полное наименование отдела: архивный отдел Управления делами Администрации Великолукского района.

1.5. Местонахождение Архивного отдела: Гагарина пр., д. 6, г. Великие Луки Псковской области, 182110.

1.6. Архивный отдел создан для решения задач по реализации полномочий местного самоуправления в области архивного дела и, который осуществляет хранение, комплектование, учет, использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

1.7. Архивный отдел осуществляет постоянное (вечное) хранение архивных документов, тем самым выполняет функции муниципального архива. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.

1.8. В своей деятельности архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Псковской области, Уставом муниципального образования, решениями Собрания депутатов Великолукского района, постановлениями и распоряжениями Администрации Великолукского района и настоящим положением.

1.9. Положение об архивном отделе Управления делами утверждается постановлением Администрации района.

2. Цели и функции архивного отдела

2.1. Архивный отдел создается в целях сохранения документальной истории Великолукского района и качественного пополнения Архивного фонда Российской Федерации документами, отражающими материальную и духовную жизнь района, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющимися неотъемлемой частью историко-культурного наследия жителей района, относящимися к информационным ресурсам и муниципальной собственности района и подлежащих постоянному хранению.

2.2. Архивный отдел осуществляет следующие функции организации архивного дела:

2.2.1. Управление и совершенствование архивного дела на территории муниципального образования "Великолукский район".

2.2.2. Организует методическое руководство и контроль за деятельностью архивов органов местного самоуправления и организаций, отнесенных к муниципальной собственности.

2.2.3. Выполняет функции муниципального архива:

2.2.3.1. Комплектование архивными документами органов местного самоуправления, в том числе сельских поселений, муниципальных учреждений и предприятий; документами юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документами личного происхождения; документами общественных организаций и объединений; фотодокументами, отражающими историю развития района;

Документами по личному составу ликвидированных, реорганизованных муниципальных организаций, учреждений, предприятий.

2.2.3.2. Обеспечение хранения поступивших в архив документов;

2.2.3.3. Учет хранящихся архивных документов, в том числе автоматизированный с использованием программного комплекса "Архивный фонд";

2.2.3.4. Организация использования архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.

2.3. В целях выполнения основных задач Архивный отдел:

2.3.1. Составляет и систематически уточняет списки организаций - источников комплектования, согласовывает их с экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного архивного управления Псковской области. Списки утверждает Глава Великолукского района.

2.3.2. Осуществляет контроль и организационно-методическое руководство архивами органов местного самоуправления, муниципальных организаций, предприятий и учреждений, содействует организациям других форм собственности в реализации их полномочий в хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов.

2.3.3. Рассматривает и дает заключения на Положения об архивах, экспертных комиссиях, на инструкции по делопроизводству, номенклатуры и описи дел организаций - источников комплектования. Представляет их на утверждение или согласование экспертно-проверочной, методической комиссии Государственного архивного управления Псковской области.

2.3.4. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по проведению экспертизы ценности документов в организациях - источниках комплектования муниципального архива.

2.3.5. Осуществляет проверку правильности формирования дел и их упорядочение в организациях.

2.3.6. Производит прием документов от организаций и частных лиц, размещение их в архивохранилищах, принимает меры по соблюдению нормативных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

2.3.7. Осуществляет государственный учет хранящихся в архиве документов, ведет фондовую картотеку и учет поступивших и выбывших документов.

2.3.8. Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива.

2.3.9. Проводит мероприятия по использованию документов архива.

Представляет документы архивных фондов учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам с целью их научного и практического использования. Исполняет запросы по определенной тематике и социально-правовые запросы юридических лиц и граждан. Выдает заверенные начальником архивного отдела архивные справки, копии, выписки из документов.

2.3.10. Проводит прием юридических лиц и граждан по вопросам, отнесенных к компетенции архива, рассматривает их заявления, предложения и жалобы.

2.3.11. Информирует органы местного самоуправления о состоянии архивного дела, составе и содержании документов поступивших на хранение, составляет годовые планы работы и отчеты об их выполнении.

3. Права и ответственность Архивного отдела

3.1. Для выполнения основных задач и функций Архивный отдел имеет право:

3.1.1. Представлять Администрацию Великолукского района по вопросам, входящим в компетенцию архива.

3.1.2. Получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии их архивов.

3.1.3. Требовать от организаций - источников комплектования своевременного упорядочения документов и передачи их на постоянное хранение в архив.

3.1.4. Контролировать выполнение правил работы с документами в архивах организаций, выполнения ими Законодательства РФ, правовых актов Псковской области и органов местного самоуправления в области архивного дела.

3.1.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий при ликвидации учреждений, организаций, предприятий для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.1.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах по вопросам работы архивов организаций, участвовать в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования.

3.2. Архивный отдел совместно с руководителем несет ответственность за:

3.2.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

3.2.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

3.2.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу учреждений, организаций, предприятий при их ликвидации или изменении формы собственности.

3.2.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к архивным документам.

4. Организация деятельности Архивного отдела

4.1. Работа Архивного отдела организуется в соответствии с настоящим Положением.

4.2. Отдел возглавляет начальник архивного отдела Управления делами Администрации Великолукского района, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенным Уставом района, настоящим положением, обязанности по муниципальной должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.

По усмотрению Главы района специалисты Архивного отдела также могут являться муниципальными служащими и входить в Реестр муниципальных должностей.

4.3. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности Главой района, подотчетен ему и несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и заключенным с ним трудовым договором.

4.4. На имеющиеся в архивном отделе должности, согласно штатному расписанию, с учетом требований архивных правил и нормативов рабочего времени, составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ и обязанности архивных работников. Должностные инструкции утверждаются Главой района.

4.5. Деятельность Архивного отдела организуется в соответствии с Правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основании годового плана работы и во взаимодействии с органами местного самоуправления района.

4.6. Создание необходимых условий для работы отдела осуществляется Администрацией района за счет средств местного бюджета. Финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставление архиву помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников обеспечивает Администрация Великолукского района.

4.7. При смене руководителя Архивного отдела прием-передача дел, имущества и материалов производится с участием специально созданной комиссии. Акт приема-передачи утверждается Главой района.

График приема граждан

В связи с большим количеством запросов граждан и организаций, поступающих в Архивный отдел и в целях регулирования выполнения плановых показателей работы архивного отдела Управления делами, Администрацией Великолукского района установлен следующий график приема граждан для получения справок социально-правового характера.

Дни приема: понедельник, вторник.

Время приема: с 09.00 до 17.00

Перерыв: с 13.00 до 14.00