Распоряжение Правительства Сахалинской области от 26 ноября 2019 г. N 663-р "Об утверждении Методических рекомендаций по оформлению презентационных материалов к докладам, представляемым на заседаниях и совещаниях в Правительстве Сахалинской области"

Распоряжение Правительства Сахалинской области от 26 ноября 2019 г. N 663-р
Об утверждении Методических рекомендаций по оформлению презентационных материалов к докладам, представляемым на заседаниях и совещаниях в Правительстве Сахалинской области

В целях унификации оформления презентационных материалов, представляемых в рамках докладов на заседаниях и совещаниях, проводимых в Правительстве Сахалинской области:

1. Утвердить Методические рекомендации по оформлению презентационных материалов к докладам, представляемым на заседаниях и совещаниях в Правительстве Сахалинской области (далее - Методические рекомендации) (прилагаются).

2. Руководителям областных органов исполнительной власти, структурных подразделений Правительства области, выступающим с докладами в рамках вопросов, рассматриваемых на заседаниях и совещаниях в Правительстве Сахалинской области, осуществлять подготовку презентационных материалов к докладам с учетом Методических рекомендаций, утвержденных настоящим распоряжением.

3. Рекомендовать руководителям органов местного самоуправления, других органов и организаций и иным лицам при подготовке материалов к заседаниям и совещаниям в Правительстве Сахалинской области соблюдать требования, установленные Методическими рекомендациями, утвержденными настоящим распоряжением.

Председатель Правительства Сахалинской области

А.В. Белик

Утверждены
распоряжением Правительства
Сахалинской области
от 26 ноября 2019 г. N 663-р

Методические рекомендации
по оформлению презентационных материалов к докладам, представляемым на заседаниях и совещаниях в Правительстве Сахалинской области

1. Общие положения

1.1. Электронная презентация - электронный документ, являющийся составляющей частью доклада при рассмотрении вопросов на заседаниях и совещаниях в Правительстве Сахалинской области, представляет собой набор слайдов, предназначенных для демонстрации докладчиками аналитической части доклада с целью ее визуального представления, максимально удобного для восприятия.

1.2. В основе содержания докладов и презентаций на заседаниях и совещаниях в Правительстве Сахалинской области следует отражать информацию:

- анализ достижения плановых значений на отчетную дату (план, факт, анализ), анализ проблемных вопросов/объектов, требующих решения Губернатора, Правительства области;

- иные сведения, подлежащие визуализации для раскрытия содержания доклада;

- предложения для включения в протокольную часть заседания (совещания).

1.3. Подготовка презентаций осуществляется с учетом требований, установленных Межгосударственным стандартом ГОСТ 7.32-2017 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу".

Основная программа для работы по подготовке презентаций - это Microsoft Office PowerPoint с использованием шаблона презентации из Книги официальных стандартов Сахалинской области (далее - Брендбук Правительства области)*.

1.4. По желанию можно раздать участникам заседания (совещания) бумажные копии электронной презентации.

_____________________________

* Книга официальных стандартов Сахалинской области утверждена распоряжением Правительства Сахалинской области от 10 декабря 2010 г. N 923-р, в электронном формате размещена в информационной сети Правительства на сетевом диске: H(h:)/Common/книга официаьных стандартов

2. Основные требования к оформлению презентации

2.1. Дизайн презентации должен быть простым и лаконичным, оформление не должно отвлекать внимание слушателей от ее содержательной части, необходимо избегать использования лишней анимации, картинок и фотографий, если это не является фактом подтверждения выполненных работ (услуг), поручений, выданных в установленном порядке.

2.2. Не рекомендуется перегружать слайды, заполняя их большим количеством текстовой информации, или повторять текст доклада. На слайде в виде текста должна представляться только ключевая информация в лаконичном изложении: тезисы и ключевые фразы.

2.3. Графическая информация (рисунки, графики, диаграммы и т.п.) должна сопровождать подробное изложение мыслей докладчика.

При докладе рассчитывать, что на показ одного слайда должно уходить в среднем 1,5 минуты доклада. Максимальное время доклада, приходящееся на один слайд презентации, не более 3 минут.

В презентации рекомендуется использовать не более 20 слайдов (схема презентации указана в приложении к настоящим Методическим рекомендациям).

2.4. Требования к оформлению элементов презентации.

2.4.1. Слайды должны быть пронумерованы и иметь заголовки.

2.4.2. Титульный слайд

Титульный слайд (соответствует титульному листу доклада) оформляется в соответствии с Брендбуком Правительства области и содержит следующие реквизиты:

- заголовок презентации (наименование рассматриваемого вопроса);

- Ф.И.О., наименование должности докладчика;

- атрибуты презентации (число, месяц, год, место и т.п.).

2.4.3. Оформление заголовков слайдов

Назначение заголовка - однозначное информирование аудитории о содержании слайда. В заголовке можно указать основную мысль слайда в кратком формате.

Все заголовки должны быть выполнены в едином стиле (цвет, шрифт, размер, начертание).

Текст заголовков должен быть размером от 14 до 18 пунктов. Заголовок презентации, слайда обычно выделяется более крупным шрифтом, чем основной текст презентации. Точка в конце заголовков не ставится.

2.4.4. Содержание и расположение информационных блоков на слайде

Логика представления информационных блоков на слайде должна соответствовать логике изложения информации.

Рекомендуется располагать не более 6 информационных блоков на слайде.

Желательно присутствие блоков с разнотипной, дополняющей друг друга информацией, вместо текстовых слайдов рекомендуется использовать структурные слайды, где информационные блоки представляют из себя блок-схемы, изображения, графики, диаграммы, списки, т.е. элементы, позволяющие отобразить ключевые тезисы выступления, структурировать представленную информацию, лучше запоминать (воспринимать) выступление.

Информационные блоки на слайде лучше располагать горизонтально в направлении слева направо, а затем сверху вниз (в направлении чтения обычного текста).

Наиболее важную информацию следует поместить в центр слайда.

2.4.5. Оформление графической информации

Графические элементы (рисунки, фотографии, диаграммы и т.п.) используются, чтобы дополнить текстовую информацию или передать ее в более наглядном виде.

Все изображения (рисунки, фотографии, диаграммы и т.п.) должны быть наглядными и нести смысловую нагрузку, сопровождаться заголовками и/или пояснительным текстом.

Не допускается использование в презентации графических элементов, рисунков, не несущих смысловой нагрузки, если они не являются частью стилевого оформления.

Необходимо рассматривать каждый графический элемент как отдельный информационный блок. Это определяет максимальное рекомендуемое количество представляемых на одном слайде графических элементов.

При отображении графических элементов количество информационных блоков, располагаемых на слайде, желательно уменьшать.

2.4.6. Оформление таблиц

В качестве информационных блоков для наглядности и удобства сравнения показателей применяют таблицы.

В виде таблиц должен оформляться цифровой материал.

Не рекомендуется использовать таблицы с большим количеством ячеек (строк и столбцов).

Если исходный материал доклада содержит таблицы больших размеров, то можно рассмотреть следующие варианты:

- вариант разбивки одной большой таблицы на несколько отдельных, меньших по размеру, таблиц, представленных на отдельных слайдах;

- вариант замены табличного представления данных на представление графическое, в виде графика, диаграммы и т.п.;

- вариант уменьшения представляемой на слайде таблицы за счет удаления не ключевых (второстепенных) показателей (строк, столбцов).

Наименование таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким, его следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа.

Рекомендуется для таблиц использовать только однотонный фон. При необходимости акцентирования внимания на отдельных данных (показателя) допускается выделение отдельных ячеек, строк и/или столбцов таблицы с помощью изменения цвета фона.

2.4.7. Оформление показателей

Если невозможно использовать генеральную совокупность (полную выборку), то значения показателей должны вычисляться с использованием репрезентативных выборок.

Сравниваемые величины должны быть приведены к одной размерности (например, не допускается сравнивать тонны и килограммы, часы и минуты, рубли и доллары и т.д.).

Необходимо осмысленно выбирать использование для сравнения относительных или абсолютных величин.

При сравнении величин на временных участках (обычно это показ динамики во времени) необходимо использовать сопоставимые временные интервалы. При этом выбор таких интервалов должен зависеть от логики представляемого материала и того, на какие аспекты делается акцент в самом выступлении.

2.4.8. Правила шрифтового оформления

Рекомендуется использовать в презентации один тип шрифта, допускается использование не более двух типов (один тип для заголовков и один тип для основного текста).

Размер шрифта для обычного текста должен составлять от 12 до 14 пунктов.

Жирный шрифт, курсив и прописные буквы используются только для смыслового выделения ключевой информации.

2.4.9. Правила выбора цветовой гаммы и фона

Цветовая гамма должна быть выдержана в соответствии с Брендбуком Правительства области во всей презентации.

Цвет шрифта и цвет фона должны иметь достаточный контраст между собой (текст должен хорошо читаться, белый текст на черном фоне читается плохо).

Для отображения менее важных элементов могут использоваться базовые цвета текста, но с уменьшенной контрастностью.

Для визуализации анализа исполнения показателей при отображении данных в виде таблицы, диаграммы, графика использовать следующую индикацию:

- негативные показатели - красный;

- средние показатели - желтый;

- позитивные показатели - зеленый;

- плановые значения - синий.

2.4.10. Эффекты анимации

При создании презентации использование анимации допускается только при смене слайдов либо для демонстрации логики каких-либо процессов (например, если слайд представляет схему движения документа между исполнителями, то может быть анимировано пошаговое перемещение документа от одного исполнителя к другому).

Рекомендуется использовать только простые эффекты анимации.

Приложение
к Методическим рекомендациям
по оформлению презентационных материалов к докладам,
представляемым на заседаниях и совещаниях
в Правительстве Сахалинской области,
утвержденным распоряжением Правительства
Сахалинской области
от 26 ноября 2019 г.N663-р

Схема презентации