Приказ управления архивного дела Алтайского края от 29 декабря 2007 г. N 173 "Административный регламент по предоставлению управлением архивного дела Алтайского края государственной услуги по исполнению запросов, связанных с реализацией прав и свобод граждан" (утратил силу)

Приказ управления архивного дела Алтайского края от 29 декабря 2007 г. N 173
"Административный регламент
по предоставлению управлением архивного дела Алтайского края
государственной услуги по исполнению запросов, связанных
с реализацией прав и свобод граждан"

ГАРАНТ:

Приказом Управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 17 февраля 2011 г. N 32 настоящий приказ признан утратившим силу

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Административный регламент по предоставлению управлением архивного дела Алтайского края государственной услуги по исполнению запросов, связанных с реализацией прав и свобод граждан (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее - Управление).

Нормативно-правовое регулирование
предоставления государственной услуги

2. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов, связанных с реализацией прав и свобод граждан, поступивших в Управление, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Законом РСФСР от 18 октября 1991 г N 1761 "О реабилитации жертв политических репрессий" (Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР. 1991. N 44. Ст. 1428);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер Закона от 18 октября 1991 г. следует читать как "N 1761-I"

Федеральным законом от 22 октября 2004 г N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 19. Ст. 2060);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (в редакции от 8 октября 2001 г. N 65-ЗС и от 12 октября 2005 г. N 66-ЗС);

законом Алтайского края от 29 декабря 2006 г. N 152-ЗС "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

приказом Росархива от 8 декабря 1993 г. N 10 "Об утверждении номенклатуры платных работ и услуг и методических рекомендаций по расчету свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями и организациями";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату приказа N 10 следует читать как "8 февраля 1993 г."

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 августа 2007 г. N 1251 Приказ Росархива от 8 февраля 1003 г. N 10 признан утратившим силу

Положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. N 57 "Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края" (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.).

Орган по предоставлению государственной
услуги

3. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов, связанных с реализацией прав и свобод граждан, осуществляет Управление.

Непосредственное исполнение запросов российских граждан осуществляют: центр хранения Архивного фонда Алтайского края (далее - ЦХАФ АК) через отдел социально-правовых запросов (далее - ОСПЗ) и отдел специальной документации Управления (далее - ОСД).

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги
Порядок информирования о государственной услуге

4. Государственная услуга по исполнению запросов российских граждан предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок и архивных копий, писем об отсутствии сведений, выдаваемых ЦХАФ АК и ОСД.

5. Место нахождения Управления и его почтовый адрес; ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.

6. Электронный адрес Управления: archiv@ab.ru

7. Место нахождения и телефоны структурных подразделений Управления, предоставляющих государственные услуги:

ЦХАВ АК - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-48-28.

ОСД - ул. 5-я Западная, д. 85, г. Барнаул, 656023,(385-2)33-36-41.

8. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

по письменным обращениям;

по телефону;

по электронной почте;

при личном обращении граждан;

на стенде в уголке для посетителей.

9. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

10. По телефону должностные лица Управления дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

11. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

12. Прием граждан осуществляется:

ОСПЗ - начальником отдела, заместителем начальника отдела, иным уполномоченным должностным лицом отдела в понедельник, среду и четверг с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 16-00 в кабинете N 3 по ул. Анатолия, д. 72.

ОСД - начальником отдела, лицом его замещающим, иным уполномоченным должностным лицом отдела по рабочим дням с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-30 в кабинете N 2 отдела по ул. 5-я Западная, д. 85, 4 этаж.

В случае изменения режима работы Управления в целом приказом Управления может быть установлен иной режим приема граждан.

13. Место ожидания граждан (холл Управления, ОСД) оборудуется местами для сидения (кресла, диваны), столами для оформления необходимых документов, оснащается информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответственных за предоставление государственной услуги;

- фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;

- номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование граждан;

- номера телефонов, адрес электронной почты Управления;

- перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- перечень платных услуг;

- образец заполнения заявления.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

14. При приеме граждан лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации в документах ЦХАФ АК или ОСД, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие в заявлении сведений, дающих право на получение архивных справок (выписок, копий):

- паспортных данных заявителя,

- данных свидетельства о браке (в случае изменения фамилии заявителя),

- данных, подтверждающих родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке),

- доверенности (при запросе сведений на других лиц, с целью соблюдения ограничений в использовании документов, предусмотренных архивным законодательством, если исполнение запроса заявителя требует обращения к документам, содержащим информацию конфиденциального характера).

15. Для приема заявлений граждан предусмотрены для заполнения следующие формы заявлений в ЦХАФ АК:

форма заявления о выдаче архивной справки о рождении (браке, смерти) (приложение 1);

форма заявления о подтверждении стажа работы (приложение 2);

форма заявления о подтверждении льготного стажа работы (приложение 3);

форма заявления о подтверждении размеров заработной платы (приложение 4);

форма заявления о подтверждении награждения (приложение 5);

форма заявления о выдаче архивной справки о раскулачивании и выселении семьи (приложение 6);

в ОСД:

форма заявления о выдаче архивной справки (копии, выписки) (приложение 7).

Основание для предоставления государственной услуги

16. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Управления, ЦХАФ АК, ОСД.

В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении граждане (юридические лица) указывают следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;

- фамилия, имя, отчество заявителя (полное наименование юридического лица);

- почтовый адрес места жительства заявителя (юридический или фактический адрес юридического лица),

- перечень запрашиваемых сведений;

- дата;

- личная подпись.

Интернет-обращения граждан должны содержать следующие реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

- изложение существа обращения,

- фамилию, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства;

- электронный адрес;

- дату отправления письма.

17. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Условия и сроки предоставления государственной услуги

18. Запросы граждан, поступившие в Управление, ЦХАФ АК, ОСД, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Управления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

19. Запросы депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания, связанные с реализацией прав и свобод граждан, исполняются в течение 15 дней, письма Администрации Алтайского края - в течение 10 дней (поставленные на контроль).

Перечень оснований для отказа
в предоставлении государственной услуги

20. По запросам, поступившим в Управление, ЦХАФ АК, ОСД, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.

21. Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения, не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению государственной услуги

22. Запросы социально-правового характера, связанные с реализацией прав и социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

III. Административные процедуры
Описание последовательности действий
при предоставлении государственной услуги

23. Ответственными за предоставление государственной услуги являются начальники ОСПЗ, ОСД, осуществляющие организацию работы по предоставлению государственной услуги.

24. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение;

- подготовка, оформление и направление ответов гражданам и юридическим лицам (заявителям).

25. Порядок предоставления Управлением государственной услуги по исполнению запросов, связанных с реализацией прав и свобод граждан, через ЦХАФ АК осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 8).

Регистрация запросов и передача их на исполнение

26. Поступившие в Управление, ЦХАФ АК и ОСД письменные запросы (заявления) регистрируются в течение 3 дней со дня поступления должностным лицом в базе данных "Учет запросов учреждений и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового характера".

Депутатские запросы, обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, иных федеральных органов государственной власти, запросы депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания, письма Администрации Алтайского края, связанные с реализацией прав и свобод граждан, регистрируются в день поступления.

27. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

28. После регистрации запросы передаются на рассмотрение начальнику ЦХАФ АК, ОСД.

Рассмотренные заявления с резолюцией начальника ЦХАФ АК поступают к начальнику ОСПЗ для распределения по исполнителям.

Рассмотренные заявления с резолюцией начальника ОСД поступают непосредственно исполнителям.

29. Запросы, поступившие на имя начальника Управления, рассматриваются им непосредственно, после чего с его резолюцией направляются в соответствующее структурное подразделение (ОСПЗ, ОСД).

30. Депутатские запросы, обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, иных федеральных органов государственной власти, запросы депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания, письма Администрации Алтайского края с резолюцией начальника Управления и поступившие непосредственно в ЦХДФ АК и ОСД рассматриваются начальником ЦХАФ АК, ОСД в день поступления.

31. При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почти и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке.

Анализ тематики поступивших запросов

32. Начальник ОСПЗ, ОСД или лица их замещающие осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в ЦХАФ АК, ОСД научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса,

- возможность исполнения запроса;

Направление запросов на исполнение

33. По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.

34. При необходимости ЦХАФ АК и ОСД направляют запросы на исполнение в соответствующие организации, муниципальные архивы.

35. В случае, если исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, ЦХАФ АК, ОСД направляют в соответствующие организации для исполнения копии запроса, указывая в сопроводительном письме, что ответ необходимо направить в адрес заявителя.

Подготовка, оформление и направление ответов гражданам

36. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации, муниципальные архивы ЦХАФ АК, ОСД письменно уведомляет об этом граждан.

37. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке ЦХАФ АК, ОСД с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия", при изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной справки (выписки) приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов). Все листы архивной справки нумеруются, на втором и последующих листах справки в верхнем правом углу печатается следующая отметка: "продолжение архивной справки N ___". Каждый лист справки, составленной на бланке ЦХАФ АК, подписывается начальниками ЦХАФ АК и ОСПЗ и заверяется печатью ЦХАФ АК, составленной на бланке ОСД - начальником ОСД и заверяется печатью ОСД. Архивное копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью структурного подразделения Управления, предоставляющего государственную услугу (ЦХАФ АК, ОСД), и подписями начальников соответствующих структурных подразделений.

При отсутствии в ЦХАФ АК, ОСД документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке ЦХАФ АК, ОСД составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Отрицательные ответы, архивные справки, архивные копии, архивные выписки высылаются в адрес заявителей почтой. При отправке ответа заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, архивной выписки, архивной копии, подготовленной ЦХАФ АК, ОСД, и первый экземпляр сопроводительного письма.

38. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля за совершением
действий и принятием решений

39. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению государственной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется начальниками ОСПЗ, ОСД.

40. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальниками ОСПЗ, ОСД проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

41. Контроль за непосредственным исполнением государственной услуги ОСПЗ и ОСД осуществляют заместители начальника Управления в соответствии с распределением обязанностей.

42. Контроль за полнотой и качеством государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

43. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

44. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

45. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги начальником Управления формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.

46. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия)
и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента

47. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

48. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

49. Начальник Управления:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

50. Ответ на жалобу подписывается начальником Управления, его заместителями.

51. Ответ на жалобу, поступившую в Управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

52. Письменная жалоба, поступившая в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

53. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

54. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.