Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
- Главная
- Приказ Министерства финансов Ростовской области от 19 декабря 2019 г. N 264 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве финансов Ростовской области"
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов Ростовской области
Приложение. Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов Ростовской области
Приложение
к приказу министерства
финансов Ростовской области
от 19 декабря 2019 г. N 264
Инструкция
по делопроизводству в министерстве финансов Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов Ростовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в министерстве финансов Ростовской области (далее - министерство финансов).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44; Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по применению ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТом Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, Регламентом Правительства Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, Положением о министерстве финансов.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в министерстве финансов применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело") и система хранения документов в ведомственных архивах (архивах организации) (далее - система "Архивное дело").
Порядок работы с системой "Дело" и "Архивное дело" определяется распоряжением Правительства Ростовской области от 15.03.2017 N 131 "О межведомственном электронном документообороте" и приказом министерства информационных технологий и связи Ростовской области от 02.02.2017 N 64 "Об утверждении методических рекомендаций по работе в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело".
1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в системе "Дело", включая подготовку, регистрацию, прохождение, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) определяется Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в министерстве финансов.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.8. Организация и порядок работы с обращениями граждан, объединениями граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения) определяются федеральными и областными законами, постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 N 555 "Об утверждении Порядка организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Ростовской области", Порядком организации работы по рассмотрению обращений граждан в министерстве финансов.
1.9. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в министерстве финансов, оказание консультативной помощи в организации внутреннего документооборота в структурных подразделениях министерства финансов (далее - структурные подразделения) осуществляет общий отдел министерства финансов (далее - общий отдел). Инструктивные материалы общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях министерства финансов.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях министерства финансов возлагается на их руководителей.
1.10. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота министерства финансов возлагается на отдел информатизации. Инструктивные материалы отдела информатизации по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях министерства финансов.
1.11. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех государственных гражданских служащих, проходящих службу в министерстве финансов (далее - сотрудники). Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены руководителем структурного подразделения с настоящей Инструкцией.
1.12. Сотрудники министерства финансов несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов иным лицам без разрешения руководителя структурного подразделения министерства финансов.
1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении сотрудника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения передаются другому сотруднику.
1.14. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.
1.15. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача сторонним организациям какой-либо информации или документов и их копий определено Регламентом Правительства Ростовской области.
1.16. Об утрате служебных документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), проектов правовых актов Правительства Ростовской области, правовых актов министерства финансов, служебной корреспонденции незамедлительно сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который инициирует проведение служебного расследования. Результаты служебной проверки представляются заместителю Губернатора Ростовской области - министру финансов (далее - министру финансов), для принятия мер.
2. Документация министерства финансов Ростовской области. Общие правила оформления управленческой документации
2.1. Деятельность министерства финансов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией министерства финансов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между министерством финансов и иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, а также гражданами.
2.2. Функции управления в министерстве финансов реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя:
правовые акты - приказы, постановления и распоряжения министерства финансов;
распорядительные документы - решения координационных и совещательных органов, договоры, соглашения, поручения должностных лиц министерства финансов;
организационные документы - положения о структурных подразделениях министерства финансов, должностные регламенты, правила, планы, инструкции (методические рекомендации);
информационно-справочные документы - протоколы, служебные письма, акты, докладные, объяснительные и служебные записки, отчеты, журналы регистрации и т.д.
2.3. Документация министерства финансов Ростовской области. Документация министерства финансов - это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях министерства финансов.
2.4. Общие правила оформления организационно-распорядительной документации.
2.4.1. Документы создаются на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
2.4.2. При подготовке документов в министерстве финансов применяется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, черного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа - 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров - 10 - 12 пт.
Выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Текст документа печатается через один или 1,5 межстрочного интервала и выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей). Используется автоматическая расстановка переносов. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, их составные части могут разделяться дополнительным интервалом.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длинной строки. Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см. Длина строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.
Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовской области.
2.4.3. При оформлении документов, как на бланке, так и без него устанавливаются следующие размеры полей, не менее:
левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
2.4.4. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа (за исключением документов, оформленных на бланке). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
2.4.5. Для выделения заголовков правовых актов, приложений к ним, а также отдельных фрагментов текста (заголовков разделов, подразделов, отдельных слов и другое) не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.
2.4.6. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть единой и сквозной. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
2.4.7. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.
2.4.8. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.
2.4.9. Реквизиты "подпись" и/или "гриф согласования" должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов на отдельный лист (исключением является Лист согласования) На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.
2.4.10. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения - текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов. Могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF; PDF/А-1.
2.5. Оформление проектов правовых актов.
2.5.1. При подготовке проектов правовых актов используется шрифт, с начертанием - обычный, размером 14 пт. (при оформлении таблиц допускается 12 пт.); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца - по ширине с отступом первой строки 1,25 см, интервал между словами - один пробел. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правового полей документа).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
параметров для книжной страницы: левое - 30 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.
Параметров для альбомной страницы: левое - 20 мм; правое - 20 мм; верхнее - 30 мм; нижнее - 10 мм.
2.5.2. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм. На первой странице документа номер страницы не проставляется.
2.5.3. Заголовок к тексту в краткой форме отражает содержание правового акта.
Заголовок к тексту печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом и центрируется относительно самой длинной строки. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
Заголовок к тексту формируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".
Заголовок к тексту может занимать до пяти строк.
2.5.4. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 - 2 межстрочными интервалами.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.
Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению N 2 или: (приложение N 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера.
ГАРАНТ:
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
2.5.6. В приложениях к правовым актам размещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и прочее.
Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.
Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.
На первой странице приложения печатается слово "Приложение", ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см - при книжных параметрах страницы, 19 см - при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака "N". Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Например:
Приложение N 1
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от_____ N___
Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово или словосочетание выделяется прописными буквами (Положение, перечень и так далее).
Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты - арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более четырех чисел через точку, не рекомендуется. Наименования разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.
2.6. Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области.
2.6.1. Документы, создаваемые для доклада Губернатору Ростовской области, печатаются с использованием гарнитуры шрифта, входящего в стандартный пакет офисного программного обеспечения, черного цвета. Размер шрифта 16 пт, объем информации должен быть изложен на 1 странице (в исключительных случаях - на 2).
Для выделения части документа, наименования, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, прописные буквы, полужирное начертание, курсив, подчеркивание и так далее.
2.6.2. Содержание документа должно быть предельно ясным и иметь краткую исчерпывающую информацию по существу вопроса.
При оформлении документа в тексте необходимо указывать реквизиты поручения текущего и, при необходимости уточнения, первоначального (номер, дата), применять полужирное начертание для формулировки поручения Губернатора Ростовской области, ключевых и важных сведений, а также выводов (сути, предложений).
2.6.3. На вопросы, поставленные в поручениях Губернатора Ростовской области, должны быть даны исчерпывающие ответы, с конкретными предложениями.
2.6.4. К документу о выполнении поручения Губернатора Ростовской области в обязательном порядке прилагаются:
первичный документ (в случае необходимости - переписка); резолюция Губернатора Ростовской области; ответ заявителю (в случае необходимости). Других документов в подборке быть не должно.
Документ, подготовленный в электронном виде, должен быть оформлен одним файлом, содержать "связку" с первичным документом (либо перечнем поручений) и всеми направленными ранее в адрес Губернатора Ростовской области письмами по его исполнению. Документ должен быть согласован (завизирован) со всеми должностными лицами, определенными поручением (резолюцией) Губернатора Ростовской области, курирующими соответствующее направление, а также контрольным управлением.
2.6.5. В случае утери документа с резолюцией Губернатора Ростовской области ответственность несет исполнитель согласно должностному регламенту.
2.6.6. Письма на имя Губернатора Ростовской области подписываются министром финансов или лицом его замещающим.
2.7. Требования к составу и оформлению реквизитов документа. При подготовке и оформлении документов в министерстве финансов используются следующие реквизиты:
а) Герб Ростовской области;
б) наименование органа исполнительной власти - автора документа;
в) наименование структурного подразделения - автора документа;
г) справочные данные об органе исполнительной власти;
д) наименование вида документа;
е) дата документа;
ж) регистрационный номер документа;
з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
и) место составления или издания документа; к) гриф ограничения доступа к документу;
л) адресат;
м) гриф утверждения документа;
н) заголовок к тексту;
о) текст документа;
п) отметка о приложении;
р) гриф согласования документа;
с) виза;
т) подпись должностного лица;
у) отметка об электронной подписи;
ф) печать;
х) отметка об исполнителе;
ц) отметка о заверении копии;
ч) отметка о поступлении документа.
ш) резолюция;
щ) отметка о контроле;
э) отметка о направлении документа в дело
Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и другие), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
2.7.1. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
2.7.2. Герб Ростовской области помещают на бланках документов посередине верхнего поля бланка над реквизитами органа исполнительной власти, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.7.3. Наименование областного органа исполнительной власти - автора документа, должно соответствовать наименованию, указанному в положении о министерстве финансов.
Наименование структурного подразделения - автора документа указывается под наименованием исполнительного органа государственной власти Ростовской области.
2.7.4. Справочные данные о министерстве финансов указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес; номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта.
Почтовый адрес в справочных данных указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"), а именно: название улицы, номер дома, название населенного пункта, почтовый индекс.
2.7.5. Наименование вида документа (например: приказ, протокол, акт) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.
Вид документа располагается под реквизитами автора документа. Наименование вида документа печатается прописными буквами, а также допускается писать слитно или вразрядку (например: Приказ, Акт).
2.7.6. Оформление реквизита "Дата документа". Датой документа является дата его подписания (правовые акты министерства финансов, письма, докладные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент), события, зафиксированного в документе (протокол).
Рекомендуется документам, изданным двумя или более органами исполнительной власти, присваивать одну (единую) дату. В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений);
словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня. Дата проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).
При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте. Например, на бланке письма:
|
17.03.2018 N 21/07-10 |
|
В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля. Например:
|
Министерство финансов Ростовской области Акт 02.03.2020 N 15 г. Ростов-на-Дону |
|
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы. Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.
2.7.7. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера. В системе "Дело" регистрационный номер присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации в соответствии с заданным шаблоном номенклатуры.
Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил синего цвета.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
2.7.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки "На N ... от ..." в бланке письма. В системе "Дело" в регистрационной карте (далее - РК) документа должна быть указана связка с документом, на который дается ответ.
2.7.9. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов, кроме бланков деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование.
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или 10 и размещать в две строки.
2.7.10. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если документ, содержащий информацию ограниченного доступа, оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов, гриф ограничения доступа к документу проставляется справа над реквизитами бланка.
Гриф ограничения доступа к документу (пометка "Для служебного пользования") проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые располагаются ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравниваются по отношению к ней по центру. Например:
|
|
Для служебного пользования |
|
|
|
Экз. N 1 |
|
2.7.11. Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и другое).
В качестве адресата могут быть органы государственной власти Ростовской области, органы местного самоуправления Ростовской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части первого листа документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). При наличии грифа ограничения доступа к документу "адресат" размещается под ним.
Строки реквизита печатаются через один интервал. Длина строки реквизита не превышает 7,5 см и ограничивается правым полем. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или по центру относительно самой длинной строки в границах, отведенных для реквизита "адресат".
При адресовании документа в исполнительные органы государственной власти Ростовской области, иные государственные органы, орган местного самоуправления или организацию (без указания должностного лица) указывается полное или сокращенное наименование соответствующего органа власти (организации) в именительном падеже. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными):
|
|
Комитет по управлению архивным делом Ростовской области |
или
|
|
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), и фамилия, инициалы должностного лица. Например:
|
|
Директору департамента потребительского рынка Ростовской области Фамилия И.О. |
При адресовании документа в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), ниже - наименование структурного подразделения. Например:
|
|
Министерство финансов Ростовской области Управление бюджетной политики |
Во всех видах написания реквизита фамилия и инициалы адресата оформляются ниже предыдущего текста на один (два) одинарных межстрочных интервала. Инициалы ставятся после фамилии.
Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите "адресат" можно указать соответствующее звание или ученую степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией. Например:
|
|
Ректору ФГБОУ ВО "Донской государственный технический университет" доктору технических наук, профессору Фамилия И.О. |
Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения государственного органа его работниками, наименование организации не указывается. Например:
|
|
Начальнику управления документационного обеспечения Фамилия И.О. |
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), ниже в дательном падеже - наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы. Например:
|
|
Министерство финансов Ростовской области Начальнику управления бюджетной политики Фамилия И.О. |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина. Например:
|
|
г-ну Иванову И.И. |
|
г-же Павловой П.П. |
При рассылке документа группе исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления Ростовской области или организаций одного типа или в структурные подразделения одного исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) адресат указывается обобщенно. Например:
|
|
Органам исполнительной власти Ростовской области |
или должностным лицам:
|
|
Руководителям органов исполнительной власти Ростовской области |
или:
|
|
Главам администраций муниципальных образований Ростовской области |
При рассылке документа не всем исполнительным органам государственной власти Ростовской области, иным государственным органам (организации) или их структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:
|
|
Руководителям органов исполнительной власти Ростовской области (по списку) |
Список рассылки составляется исполнителем, содержит фамилию, инициалы получателей, их должности, при необходимости - адреса получателя и помещается в дело со вторым экземпляром документа.
Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким исполнительным органам государственной власти Ростовской области, иным государственным органам (организациям) или должностным лицам, общее количество адресатов не должно быть более четырех, за исключением документов, подготовленных с учетом требований процессуального законодательства Российской Федерации. Основной адресат указывается первым, слово "копия" перед вторым - четвертым адресатами не печатается. При этом каждый экземпляр документа (если направляется на бумажном носителе) должен быть подписан, а наименование адресата, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнуто.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
Почтовый адрес в реквизите "адресат" оформляется ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала. Элементы почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи в следующей последовательности: наименование адресата (для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия и инициалы); название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры; название населенного пункта (города, поселка); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес. Например:
|
|
Кирееву И.П. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Новочеркасск, Ростовская обл., 344018 |
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, федеральные органы исполнительной власти, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, в исполнительные органы государственной власти Ростовской области, подведомственные организации, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес также не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
|
|
Администрация Железнодорожного района г. Ростова-на-Дону admingel@rostov-gorod.ru |
Почтовый адрес на конверте оформляется также в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес получателя располагается в правой нижней части, а адрес отправителя - в левой верхней части почтового конверта (почтового пакета, почтовой карточки)
2.7.12. Гриф утверждения документа - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются министром финансов или лицом его замещающим.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).
При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова Утверждаю (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
|
|
Утверждаю Первый заместитель Губернатора Ростовской области |
|
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Дата | ||
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), согласованного с наименованием вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
|
|
Регламент |
|
Утвержден |
|
|
Правила |
|
Утвержден |
|
|
Инструкция |
|
Утвержден |
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:
|
|
(Положение) |
Утверждено Общественным советом при министерстве финансов Ростовской области (протокол от 19.09.2018 N 5) |
При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне. Гриф утверждения может входить в состав отметки о приложении к правовому акту.
2.7.13. Заголовок к тексту - краткое содержание документа может составляться ко всем документам, за исключением телеграмм, извещений, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчеркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длина строки заголовка к тексту должна составлять не более 7,5 см. Возможно выделение заголовка полужирным шрифтом.
Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?", он начинается с предлога "о" ("об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с наименованием вида документа. Например:
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
письмо (о чем?) о выделении средств;
акт (чего?) приема-передачи дел;
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.
В системе "Дело" заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.
2.7.14. Текст документа составляется на русском языке - государственном языке Российской Федерации, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть актуальным, кратким, логичным, содержать полную, достоверную (проверенную) информацию, однозначные формулировки. Если документ готовится в ответ на письмо, запрос, объем информации и аспекты содержания в ответном письме должны соответствовать запросу.
Текст документа, помимо связного текста, может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 N 635-ЗС "О Правительстве Ростовской области".
Тексты документов излагаются:
от 1-го лица единственного числа - в постановлениях, приказах, изданных единолично ("прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов", "предлагаю...");
от 3-го лица единственного числа ("правовое управление при Губернаторе Ростовской области не считает возможным.");
в совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа ("слушали", "решили");
в протоколах заседаний - с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили" или "решили");
в деловых письмах, оформленных на бланках исполнительного органа государственной власти Ростовской области, - от 1-го лица множественного числа ("просим", "направляем", "предлагаем") или от 3-го лица единственного числа ("Правительство Ростовской области не возражает ...", "департамент считает возможным ...");
в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, - от 1-го лица единственного числа ("прошу ...", "предлагаю.", и другое);
в докладных и служебных записках, заявлениях - от 1-го лица единственного числа ("прошу ...", "считаю необходимым ...");
в документах, устанавливающих права и обязанности министерства финансов, структурных подразделений министерства финансов (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции.", "в состав объединения входят.", "комиссия установила.").
В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:
инициалы имени и отчества от фамилии;
дату от наименования месяца;
знак "N" от его цифрового значения;
цифры, обозначающие количество, от слов "процент", "метр", "километр", "тонна" и так далее;
код города и цифры телефонного номера;
наименования структурных единиц и заголовок таблицы от основного текста; заканчивать страницу заголовком (после него должно быть не менее двух строк текста);
начинать строку со знака "тире".
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Структура документа обусловлена его видом.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной орган, учреждение или объект (круг объектов) или неоднократно употребить то или иное понятие, следует в первый раз давать полное наименование, а затем в скобках привести сокращенный вариант: "(далее - ...)", который далее будет употребляться в тексте. Если сокращение наименования объекта сделано по форме: "(далее также - ...)", то в последующем тексте употребляется как сокращенное, так и полное наименование.
Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.
Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом. Например:
в феврале 2018 г.;
в первом полугодии (I полугодии) 2017 г.; в первом квартале 2017 г.;
с 1999 по 2001 годы,
в 2015 - 2017 годах.
Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров; второе полугодие.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением. Например:
8-й ряд; 90-е годы; в 20-х числах апреля. Но: до 20 мая 2017 г., с 1 января 2018 г.
Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы, I квартал.
Имя существительное после дробного числительного согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 36,7 процента; 28,5 метра.
Сложные имена существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 150-летие, 3-дневный, двухнедельный.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов без цифр. При написании цифр словами знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами. Например: 50%, но пятьдесят процентов.
Знаки "N", "%" при нескольких числах (если они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30 - 40%, N 5 - 7.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати). Исключение: День Победы.
В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации - автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
2.7.15. Отметка о наличии приложений содержит сведения о документе (документах), прилагаемых к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других документах или свидетельствует о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).
Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы, употребляется в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении отделяется от текста документа двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля следующим образом:
Если приложение названо в тексте:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если приложение не названо в тексте (указывают его наименование, количество листов и экземпляров) или если приложений несколько (их нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются относительно начала первого предложения):
|
Приложения: |
1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. 2. Список школ на 3 л. в 2 экз. |
Если приложение (приложения) сброшюровано(ы), то количество листов не указывается:
|
Приложение: |
отчет о проведении Форума в 2 экз. |
Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
|
Приложение: |
договор возмездного оказания услуг от 5 мая 2018 г. N 32-18/72 и приложения к нему, всего на 7 л. |
Если документ направляется нескольким адресатам, а приложение только первому адресату:
|
Приложение: |
на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. |
Если приложениями к письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера:
|
Приложение: |
Справка о неплатежеспособных предприятиях на 2 л. в 1 экз., рег. N 26-дсп, для служебного пользования. |
Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другое):
|
Приложение: |
DVD-R в 1 экз. |
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.
Если необходимо направить электронную копию на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке:
|
Приложение: |
на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес dpchsro2@donpac.ru |
Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов - приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:
|
Приложение: |
опись приложений на 2 л. в 1 экз. |
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 N 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз. |
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа.
Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа. Если документ издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.
Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения. Например:
Приложение
Регламент
Утвержден
Приказом министра
от 12.08.2019 N 45
2.7.16. Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения (при одновременном согласовании и утверждении документа) или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
на последнем листе документа под текстом, ниже реквизита "подпись";
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа (если содержание документа затрагивает интересы нескольких исполнительных органов государственной власти Ростовской области, иных государственных органов и (или) организаций).
Гриф согласования состоит из слова Согласовано (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа, организации), его подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:
|
Согласовано |
|
|
|
Первый заместитель Губернатора Ростовской области | ||
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
23.06.2018 | ||
Слово Согласовано печатается прописными буквами. Гриф согласования выравнивается по левому краю или по центру текста реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 7,5 см.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:
|
Согласовано коллегией министерства здравоохранения Ростовской области (протокол от __ N __) |
|
Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, официальное полное или сокращенное наименование исполнительного органа государственной власти, иного государственного органа (организации) - автора документа, дата и номер письма. Например:
|
Согласовано письмом Росархива от __ N __ |
|
Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.
Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: "Лист согласования прилагается".
2.7.17. Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Виза включает подпись (или электронную подпись в системе "Дело"), расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Допускается полистное визирование документа и его приложений - с проставлением визы на оборотной стороне листа.
Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе "Дело" в регистрационной карте проекта документа (далее - РКПД) с применением ЭП.
В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.
2.7.18. Реквизит "подпись" включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Подписание правовых актов, служебных писем и другой корреспонденции в министерстве финансов осуществляется министром финансов или лицом его замещающим.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.
Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
|
Первый заместитель Губернатора Ростовской области |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Заместитель Губернатора Ростовской области - министр финансов |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
|
Министр образования Ростовской области |
Министр здравоохранения Ростовской области |
||
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
|
Председатель комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Секретарь комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии: |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
2.7.19. Отметка об электронной подписи (ЭП) используется для визуализации ЭП получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП.
В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:
|
Заместитель министра |
Документ подписан электронной подписью Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020 |
И.И. Иванов |
Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.
2.7.20. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
2.7.21. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом). Например:
|
Петров Виктор Александрович +7 (863) 262-41-46 |
|
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки ("Исп.:" или "Тел.:", "Телефон:") не ставятся.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места - на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом N 11 пт Например:
|
Петров Виктор Александрович, ведущий специалист отдела обеспечения +7 (863) 262-41-46, v.a.petrov@ donland.ru |
|
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
2.7.22. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись". Отметка о заверении копии оформляется штампом "Копия верна" министра финансов или лица его замещающего. Штамп включает в себя:
заверительную надпись: "Копия верна"; наименование должности лица, заверившего копию; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.
Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги с указанием количества страниц "Всего в копии 5 (пять) л.". Удостоверяющие копию штамп и печать должны заходить на приклеенный лист.
Если копия документа выдается для представления в другой государственный орган, организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью исполнительного органа государственной власти. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Например:
|
Подлинник документа находится в Правительстве Ростовской области в деле N 26.09-02 за 2017 год. |
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются.
Министерство финансов выдает копии тех документов, которые создаются в министерстве финансов и копии иных документов, предоставляемых в соответствии с действующим законодательством, в государственные органы и иные организации в целях обеспечения деятельности министерства финансов (если по месту предоставления данных копий не требуется заверение документов нотариально).
2.7.23. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в министерство финансов Ростовской области и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа.
2.7.24. Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота "Дело".
Резолюция включают фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа); при необходимости - срок исполнения (в том числе отметку "срочно" или "весьма срочно", "контроль"); подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции.
Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа, и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом "отв." ("ответственный"). В системе "Дело" ответственный исполнитель отмечается знаком "!" красного цвета.
Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в системе "Дело" для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.
Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.
2.7.25. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется с помощью штампа "Контроль" справа на верхнем поле первой страницы документа. Отметка о контроле в системе "Дело" в РК документа обозначается буквой "К".
2.7.26. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера").
2.7.27. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова: "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Электронные документы подлежат списанию в дело в системе "Дело" согласно утвержденной номенклатуре дел.
2.7.28 Таблицы оформляются с использованием шрифта размером 14 пт (размер 12 пт допускается только в случае, если количество граф в таблице больше 10 либо количество знаков в цифрах более 8).
Таблицы оформляются на листе формата А4. В случае, если количество граф превышает 10, таблица оформляется на листе формата А3.
В таблицах не допускается наличие "скрытых" формул.
В "Свойствах таблицы" в окне "Параметры" таблицы необходимо убрать отметку об автоподборе размеров по содержимому. В "Свойствах таблицы" размер таблицы должен составлять по ширине 100 процентов, выравнивание - слева, отступ слева - 0 см, обтекание - нет. Во вкладке "Ячейка" вертикальное выравнивание должно быть сверху.
Если таблица размещается более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, в заголовках печатаются только номера этих граф.
В таблицах не должно быть пустых граф, нолей.
Знак "%" не ставится в тексте, а пишется словом. Исключение составляют формулы.
Цифры в графе размещаются в одну строку, несмотря на количество знаков.
При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире "-".
При повторе текста или цифр в графе таблицы нельзя ставить знак "-//-". Необходимо повторить текст или цифры.
Текст в таблицах выравнивается по левому краю, исключая цифровые показатели.
Оформление заголовка таблицы и заголовка граф.
Например: тематический заголовок
Перечень
имущества, передаваемого из государственной собственности в муниципальную собственность
|
|
Заголовки граф |
||||
|
Голо в к а |
N п/п |
Наименование организации |
Наименование имущества |
Адрес места нахождения имущества |
Индивидуализирующие характеристики имущества |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
Боковик |
Прографка |
|||
В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.
Заголовки граф следует писать в единственном числе. Например: "наименование имущества", "единица измерения", "срок поставки", "форма документа".
В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено ("перечисляется на счет"; "в том числе"), знаки препинания не ставятся.
В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например:
Таблица N 1
|
N |
Наименование продукции |
Единица измерения |
2019 год, всего |
В том числе первое полугодие |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например:
Таблица N 2
|
N п/п |
Наименование предприятия |
Объем капитальных вложений (млн рублей) |
Наименование генерального подрядчика |
|||
|
2018 год, всего |
в том числе объем работ |
2019 год, всего |
в том числе объем работ |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например:
Таблица N 3
|
N п/п |
Наименование оборудования |
Исполнитель и срок выполнения работ |
|
|
Разработка технической документации |
Производство первой промышленной серии |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Оформление боковика таблицы и элементов граф
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.
В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.
Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.
В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, в скобках. Например:
Таблица N 4
|
N |
Наименование имущества |
Количество (штук) |
Изготовитель |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. |
Комплект школьной мебели, всего |
4 |
открытое акционерное общество (наименование в кавычках) |
|
|
в том числе с интерактивной доской |
2 |
|
|
2. |
Комплект учебников для начальных классов |
12 |
|
|
|
Итого |
16 |
|
Оформление сносок и примечания
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками. Например:
Таблица N 5
|
N |
Наименование тракторов |
2018 год |
2019 год |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. |
Тракторы, всего |
60 |
65* |
|
|
из них: |
|
|
|
|
гусеничные тракторы Т-74 |
42 |
35 |
|
|
тракторы Т-150, всего |
18 |
30 |
|
|
в том числе колесные тракторы: |
|
|
|
|
Т-150К |
17 |
20 |
|
|
Т-150 |
1 |
2 |
Примечание.
1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.
2. Срок поставки тракторов может быть уточнен министерством.
_______________________
* Включая производство по кооперации.
Оформление элементов таблицы
Числа, одно-, двух- или многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковика. Например:
Таблица N 6
|
(штук) | ||||
|
N |
Наименование оборудования |
2018 год |
2019 год |
Изготовитель |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1. |
Агрегатные станки |
5 |
5 |
открытое акционерное общество (наименование в кавычках) |
|
2. |
Линии для обработки редукторов рулевого управления |
2 |
2 |
|
При употреблении в тексте фамилий с инициалами, населенных пунктов и их наименований и прочего следует использовать неразрывный пробел.
При наличии графы "период" или "срок" таблица оформляется в хронологической последовательности.
Под "периодом" подразумевается промежуток времени, например: январь 2019 г. - июнь 2020 г.
Под "сроком" рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2019 г.
При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово "год" пишется полностью, например: в 2019 году.
При указании периода в неполный календарный год пишется "г.", например: 5 января 2019 г.
3. Бланки документов
3.1. Документы в министерстве финансов печатаются на бланках министерства финансов, бланках заместителя Губернатора Ростовской области - министра финансов (далее - министр финансов) изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210х297 мм), при соблюдении правил машинописных работ или электронных шаблонах бланков при использовании системы "Дело".
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утвержденных министром финансов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Документы, адресованные Губернатору Ростовской области и его заместителям, подписанные министром финансов, оформляются без использования бланка.
Документы, порядок оформления которых не установлен настоящей Инструкцией, оформляются по форме и (или) в порядке, установленных соответствующими правовыми актами.
3.2. Для министерства финансов, его структурных подразделений, должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков документов:
бланк письма (приложение N 1); бланк приказа (приложение N 2); бланк распоряжения (приложение N 3); бланк постановления (приложение N 4).
3.3. Бланки документов, применяемые в министерстве финансов, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Структурные подразделения министерства финансов при направлении писем, как правило, используют бланк "Министерство финансов Ростовской области".
3.4. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области.
3.4.1. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) министра финансов.
3.4.2. Правила применения изображения Герба Ростовской области на бланках определены Областным законом от 28.10.1996 г. N 32-ЗС "О Гербе Ростовской области".
3.4.3. Гербовые бланки министерства финансов являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографии по заявкам общего отдела и подлежат учету.
3.4.4. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведутся в общем отделе раздельно по видам бланков. Книга по учету бланков строгой отчетности (ф.0504045), утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".
3.4.5. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений министерства финансов.
3.4.6. Самостоятельное изготовление и использование неучтенных в установленном порядке бланков запрещается.
3.5. Сотрудники министерства финансов представляют в общий отдел отчеты об использовании номерных бланков министерства финансов не позднее 30 числа текущего месяца, с приложением испорченных бланков.
3.6. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, назначаемой распоряжением министерства финансов. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и докладываются министру финансов.
4. Организация документооборота
4.1. Движение документов в министерстве финансов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы (разрабатываемые в структурных подразделениях министерства финансов и не направляемые за его приделы).
4.2. Порядок прохождения документов на бумажных носителях и электронных документов и операции, производимые с ними в министерстве финансов, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.
4.3. В министерстве финансов используются электронные документы, созданные без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.
Документооборот осуществляется с использованием системы "Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карте системы "Дело". При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа:
для электронных документов: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1);
для электронных копий документа на бумажном носителе: Portable Document
Format (PDF; PDF/A-1);
Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
Электронные документы являются официальными документами министерства финансов. Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.
4.4. Для подтверждения подлинности электронных документов, направляемых в другие органы исполнительной власти и организации, в министерстве финансов используется электронная подпись должностного лица, подписавшего документ.
4.5. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций или катастроф, повлекших прекращение функционирования системы "Дело", передача документов между участниками осуществляется с использованием всех доступных каналов связи и (или) на бумажном носителе до момента восстановления работоспособности системы "Дело". После восстановления работоспособности участники вносят информацию о документах, переданных по каналам связи и (или) на бумажном носителе, в систему "Дело".
4.6. Требования к электронному документу.
4.6.1. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Передача документов из системы "Дело" в "Архивное дело" осуществляется вместе с их регистрационными данными.
4.6.2. Документы, создаваемые в министерстве финансов и (или) поступившие в министерство финансов на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в системы "Дело" и "Архивное дело" допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронной копии документа несет сотрудник общего отдела министерства финансов - пользователь систем "Дело" и "Архивное дело", внесший (зарегистрировавший) РК (РКПД) документа в системах "Дело" и "Архивное дело".
Сканированию не подлежат: уставы организаций; прошитые документы; документы на бумаге формата А3.
В случае необходимости передачи таких документов нескольким исполнителям, сотрудниками общего отдела делается бумажная копия.
4.6.3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
4.6.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
4.6.5. Для подтверждения подлинности электронных документов в министерстве финансов используются ЭП.
4.6.6. При создании электронных документов в системе "Дело" используются электронные шаблоны документов.
Электронный шаблон документа не используется при создании электронных документов:
министра финансов, направляемых на имя Губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области;
первых заместителей министра финансов, направляемых на имя Губернатора Ростовской области;
для внутренней переписки в министерстве финансов.
4.7. Единицей учета электронного документа является документ, зарегистрированный в системе "Дело". Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.
4.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
4.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе "Дело".
5. Прием, регистрация, отправка документов
5.1. Доставка документов в министерство финансов области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи, посредством различных видов электронной связи (факсимильная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), а также нарочными, курьерами, гражданами.
5.2. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающей корреспонденции на бумажных носителях производятся общим отделом.
Все поступившие на бумажном носителе документы подлежат первичной обработке, включающей: проверку правильности адресования и доставки документов; проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов); вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично"); проверку целостности входящих документов, включая приложения, а также правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати); проставление отметки о поступлении документа.
Корреспонденция, проходит первоначальную обработку, регистрируется и передается помощнику - главному специалисту заместителя Губернатора Ростовской области - министра финансов (далее помощник министра финансов).
Документы с резолюцией министра финансов, адресованные первым заместителям министра финансов, заместителям министра финансов, руководителям структурных подразделений министерства финансов сотрудниками общего отдела передаются на рассмотрение по назначению.
5.3. Регистрация документов производится в день поступления документа.
5.3.1. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в систему "Дело". Регистрационный номер очередному документу присваивается системой "Дело".
На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов (и электронных копий документов), в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка (регистрационный штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера. Штамп не должен наноситься на текстовую часть документа.
5.3.2. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера. При регистрации ответа в системе "Дело" на поручение по ранее зарегистрированному документу в РК делается связка с этим документом.
5.3.3. Документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы обрабатываются регистрируются незамедлительно.
Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются и передаются по назначению.
Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", не вскрываются, на конверте (пакете) проставляется штамп "Министерство финансов Ростовской области", на котором указывается дата поступления, и он передается непосредственно адресату. Если при вскрытии конверта обнаруживается отметка "Лично" на самом документе, такой документ регистрируется в рабочем порядке.
5.3.4. Конверты (пакеты, упаковка) являются неотъемлемой частью входящих документов.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.
5.3.5. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению.
При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему составляется акт (приложение N 5) в трех экземплярах на бумажном носителе, подписываемый сотрудником общего отдела, ответственным за регистрацию документа, начальником общего отдела и курирующим заместителем министра. Акт регистрируется в журнале (приложение N 6).
Один экземпляр акта высылается отправителю, второй вместе с входящим документом регистрируется и передается ответственному исполнителю, третий остается в общем отделе.
При регистрации поврежденного документа или отсутствии вложений в РК документа в системе "Дело" в поле "Примечание" делается соответствующая отметка.
5.3.6. Приложения к документам, поступающие позднее, отдельно не регистрируются (проставляется штамп "к входящему" основного документа).
5.3.7. Документы, не зарегистрированные в общем отделе, сотрудниками структурных подразделений не рассматриваются.
5.3.8. При регистрации входящего документа в системе "Дело" в РК документа вносятся следующие сведения:
регистрационный номер (входящий) поступления (проставляется автоматически);
дата поступления документа (проставляется автоматически);
корреспондент (организация - автор документа);
регистрационный номер поступившего документа;
дата поступившего документа;
фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
файл документа (электронная копия документа);
вид доставки;
адресат;
содержание (заголовок к тексту).
5.3.9. Если входящий документ поступил в бумажной форме, то для получения электронной копии документа он должен быть отсканирован. К РК прикрепляется электронная копия документа с приложениями (при их наличии).
Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным картам следующие документы:
содержащие информацию ограниченного доступа: с отметкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна";
содержащие персональные данные о работниках государственных органов и других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;
приложения к сопроводительным письмам, содержащие сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных служащих, лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц;
документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;
документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;
несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним большого объема;
документы, оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 30 г/м2 или более 200 г/м2).
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК документа делается соответствующая ссылка (связка).
5.3.10. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе "Дело" в электронный кабинет министра финансов.
Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы "Дело" работниками приемной министра финансов, внесших эту резолюцию.
Экземпляр на бумажном носителе передается исполнителю, указанному в резолюции первым (если не оговорено иное).
5.3.11. Зарегистрированные документы, корреспонденция с отметкой "Лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - незамедлительно.
Документы на бумажном носителе, зарегистрированные в системе "Дело", передается исполнителю, указанному в резолюции первым (если не оговорено иное) под подпись в журнале учета входящих документов на бумажном носителе (приложение N 7).
5.4. Рассылка документов.
5.4.1. Все исходящие документы министерства финансов на бумажном носителе в обязательном порядке регистрируются в общем отделе в журнале регистрации исходящих документов министерства финансов Ростовской области (приложение N 8) и системе "Дело" (за исключением доверенностей и соглашений).
Доверенности регистрируются в журнале регистрации (учета) выданных доверенностей (приложение N 9).
5.4.2. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы "Дело" и доступна сотрудникам в соответствии с заданными правами доступа.
5.4.3. Подписанные письма передаются исполнителем в общий отдел для отправки. При этом на письме исполнителем проставляется номенклатурный номер, к письму прилагаются полный почтовый адрес получателя, а при ответе на входящий документ - также его номер и дата. Корреспонденция для отправки принимается до 15.00 часов.
Отправка документов фиксируется в системе "Дело".
5.5. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе "Дело", подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе "Дело" в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.
При подготовке РКПД исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц.
Отправка электронных документов, подписанных министром финансов, первыми заместителями министра финансов, заместителями министра финансов, осуществляется сотрудниками общего отдела.
Перед отправкой исходящего документа проверяется правильность его оформления. Сотрудник общего отдела проверяет наличие адресата, наличие прикрепленного электронного образа документа, подписанного ЭП, наличие визы согласования всех должностных лиц, указанных в РКПД, и только после этого приступает к регистрации документа, созданного на основе проекта.
В момент отправки документа в его РК вносится признак отправки (проставляется дата и время отправки).
Отправка документа завершается сохранением РК.
5.6. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях министерства финансов для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные копии документов) изымаются из системы "Дело" и в дальнейшем хранятся с использованием системы "Архивное дело".
5.7. Архивом министерства финансов осуществляются:
сохранность документов, выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений министерства финансов;
организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе "Архивное дело";
выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
В своей работе архив министерства финансов руководствуется положением об архиве, согласованным с комитетом по управлению архивным делом Ростовской области и утвержденным министром финансов.
5.8. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем "Дело" и "Архивное дело" и доступна работникам министерства финансов в соответствии с заданными правами доступа.
6. Прием и передача служебных документов по официальным каналам электронной почты и с помощью услуг почтовой связи
6.1. Если адресат не является пользователем системы "Дело" допускается передача документов почтовым отправлением, нарочно, факсом, по электронной почте, а также в случаях, когда федеральными или областными законами, либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе.
6.2. В общем отделе обработка исходящей документации, подготовленной для отправки с помощью услуг почтовой связи на бумажных носителях, включает в себя ее регистрацию, сортировку, адресование и вложение в конверты, заклеивание, составление списка на заказную почту и передачу в отделение почтовой связи.
6.3. Поступившие в общий отдел документы, отправляемые в конвертах с помощью услуг почтовой связи через почтовое отделение, регистрируются до 15 час. 00 мин.
6.4. Принятые сотрудниками общего отдела исходящие документы сортируются по корреспондентам и видам почтовых отправлений. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Исходящий документ, отправляемый в четыре и более адреса, представляется в общий отдел вместе с реестром отправки.
Заказной корреспонденцией сотрудники общего отдела отправляют документы в федеральные государственные органы власти, органы судебной власти, ответы на обращения граждан и другие (контракты на выполнение работ и оказание услуг, акты о приемке выполненных работ и оказанных услуг от сторонних организаций и т.д.). Остальные документы отправляются простыми почтовыми отправлениями.
Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью министерства финансов, к отправке не принимаются.
Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель по согласованию с непосредственным руководителем.
6.5. Исходящие документы, отправляемые по электронной почте, нарочно, факсом регистрируются сотрудниками общего отдела в обычном порядке и передаются исполнителю.
Зарегистрированные в общем отделе исходящие документы, подлежащие отправке по электронной почте, направляются исполнителем в отдел информатизации вместе с информацией об электронном адресе получателя.
Отправляемый посредством электронной почты электронный документ (электронная копия документа) должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения министерства финансов.
Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой "Для служебного пользования".
Электронные сообщения, поступившие в министерство финансов и имеющие соответствующие реквизиты письма, регистрируются в системе "Дело".
6.6. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты в министерстве финансов обеспечивает отдел информатизации.
7. Подготовка и оформление правовых актов министерства финансов
7.1. Правовые акты издаются министерством финансов в форме приказов, распоряжений, постановлений.
7.2. В министерстве финансов осуществляется подготовка приказов по двум направлениям:
по кадровым вопросам (готовит отдел кадров);
по оперативным и другим текущим вопросам министерства финансов (готовят структурные подразделения министерства финансов в пределах своей компетенции).
Приказы по кадровым вопросам оформляются только на бумажных носителях по формам и в сроки, указанным в графике документооборота Учетной политики министерства финансов.
Правовые акты подписываются министром финансов или лицом, его замещающим, и заверяются гербовой печатью министерства финансов.
7.3. Подготовка проектов правовых актов.
7.3.1. Подготовка и издание правовых актов министерства финансов осуществляется в соответствии с утвержденным приказом министерства финансов порядком подготовки и опубликования правовых актов министерства финансов, порядком подготовки и согласования проектов правовых актов Ростовской области в министерстве финансов.
7.3.2. Подготовка проектов правовых актов осуществляется на основании зарегистрированных в системе "Дело":
поручений министра финансов или лица, его замещающего, в том числе оформляемых резолюцией на обращение первого заместителя министра финансов, заместителя министра финансов, руководителя структурного подразделения с просьбой о подготовке соответствующего правового акта или на других документах;
поручений, определенных ранее принятыми правовыми актами.
7.3.3. Ответственным за качество, своевременность подготовки, согласование и визирование проектов правовых актов, определение круга лиц - адресатов, которым правовой акт будет направлен после подписания и регистрации, определения необходимости опубликования правового акта на сайте министерства финансов является исполнитель.
7.4. Требования к оформлению проектов правовых актов.
7.4.1. При создании РКПД правового акта исполнитель выбирает группу документов "Приказы министерства финансов области" ("Распоряжения министерства финансов области", "Постановления министерства финансов области"). Заполняет информационные поля "Исполнитель", "Содержание", "Состав".
В поле "Примечание" указывается необходимость (отсутствие необходимости) размещения текста правового акта на официальном сайте министерства финансов.
В поле "Файлы" прикреплен шаблон проекта правового акта. Файл имеет название "Основной_Минфин_приказ" (распоряжение, постановление). Переименование шаблона не допускается.
В поле "Связки" устанавливаются связки с поручением (разрешением), при необходимости с карточкой правового акта в который вносится изменение или с карточкой правового акта, который признается утратившим силу.
В поле "Адресаты" исполнитель указывает адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.
7.4.2. При подготовке проектов правовых актов применяется правила оформления документов, указанные в разделе 2 настоящей инструкции.
ГАРАНТ:
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
7.4.4. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с подпунктом 2.7.1 пункта 2.7 раздела 2 настоящей Инструкции.
7.4.5. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих - допускается сокращенное.
7.4.6. Правовой акт должен содержать пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей министра финансов (в том числе первых), руководителей структурных подразделений министерства финансов, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания и т.п.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
7.4.7. Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 2.7.8 пункта 2.7 раздела 2 настоящей Инструкции.
7.5. Согласование проектов правовых актов.
7.5.1. На основании поручения (разрешения) подготовленный проект правового акта со всеми необходимыми документами, с визой инициатора внесения проекта правового акта направляется по системе "Дело" в общий отдел министерства финансов Ростовской области.
Общий отдел министерства финансов:
проверяет наличие поручения (разрешения) в РКПД, правильность оформления проекта правового акта;
проверяет правильность заполнения РКПД в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;
проверяет список лиц, визирующих проект правового акта;
проверяет наличие информации о необходимости опубликования правового акта;
проверяет наличие связок в РКПД с документами, взаимосвязанными с подготавливаемым правовым актом;
визирует проект правового акта в системе "Дело".
7.5.2. Согласование проекта правового акта организует исполнитель. Передача проектов правовых актов на согласование (визирование) осуществляется c использованием системы "Дело".
Проект правового акта, направленный должностному лицу на визу, рассматривается им течение 5 рабочих дней с даты его поступления, при этом срок визирования не должен превышать срок подготовки проекта правового акта. Срочные проекты визируются в течение 3 часов.
За нарушение сроков согласования проекта правового акта несет ответственность должностное лицо, которому данный проект направлен на согласование.
7.5.3. Правовая экспертиза проекта правового акта проводится правовым отделом министерства финансов (далее - правовым отделом) в соответствии с утвержденным министерством финансов порядком подготовки и опубликования правовых актов министерства финансов, порядком подготовки и согласования проектов правовых актов Ростовской области в министерстве финансов.
В РКПД должны быть визы всех должностных лиц, определенных для данного проекта.
7.5.4. Ответственность за внесение всех правок и наличие всех необходимых виз в РКПД возлагается на исполнителей.
7.5.5. Согласованные проекты правовых актов оформляются исполнителем на бланках установленного образца и передаются в общий отдел, с приложением регистрационной карточки и листа согласования, распечатанные из системы "Дело".
7.6. Регистрация правовых актов.
7.6.1. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях, так и в электронном виде с использованием системы "Дело".
7.6.2. Регистрация правового акта производится после поступления в общий отдел подписанного министром финансов или лицом его замещающим подлинного экземпляра правового акта на бумажном носителе и при наличии в РКПД его электронной подписи. К регистрационной карточке правового акта в обязательном порядке присоединяется файл электронного образа правового акта подписанного министром финансов или лицом его замещающим.
7.6.3. Регистрация правовых актов производится по каждому виду правового акта отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.
7.6.4. Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы "Дело", структурные подразделения представляют заверенную копию правового акта с сопроводительным письмом в общий отдел с указанием полного почтового адреса получателей.
7.6.5. Первые экземпляры правовых актов хранятся в общем отделе. Правовые акты формируются в дела и располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу.
Правовые акты хранятся в общем отделе до окончания текущего года и передаются на постоянное хранение в архив министерства финансов.
7.6.6. Приказы регистрируются в журнале регистрации приказов министерства финансов Ростовской области по оперативным и текущим вопросам (приложение N 10).
7.6.7. Распоряжения регистрируются в журнале регистрации распоряжений министерства финансов Ростовской области (приложение N 11).
7.6.8. Постановления регистрируются в журнале регистрации постановлений министерства финансов Ростовской области (приложение N 12).
7.6.9. Журналы регистрации приказов министерства финансов по оперативным и другим текущим вопросам, распоряжений, постановлений хранятся постоянно, в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел министерства финансов. Срок ведения каждого журнала один год. Журналы должны быть сшиты, сшив заверен печатью, подписью начальника общего отдела, страницы пронумерованы в верхнем правом углу.
8. Особенности оформления отдельных видов организационно-распорядительной документации в министерстве финансов
8.1. Протокол
8.1.1. По поручению министра финансов, первых заместителей министра финансов, заместителей министра финансов, решения, принятые на совещании (заседании), оформляются протоколом.
8.1.2. Организационно-техническое обеспечение деятельности совещания (заседания) возлагается на структурное подразделение министерства финансов, сотрудники которого подготавливают документы к совещанию (заседанию) в соответствии с повесткой дня совещания (заседания). Данные документы должны содержать материалы по обсуждаемому вопросу (в том числе в необходимых случаях с проектами правовых актов), подготовленные в установленном порядке, завизированные руководителем соответствующего структурного подразделения и первыми заместителями министра финансов, заместителями министра финансов (в соответствии с распределением обязанностей).
8.1.3. Протокол совещания (заседания) оформляется соответствующим структурным подразделением и представляется министру финансов в суточный срок (если им не установлен иной срок подготовки документа) после окончания совещания (заседания).
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
8.1.4. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;
вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается стандартным шрифтом полужирного начертания с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;
заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется, отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;
дата и номер протокола пишутся на одной строке; дата оформляется словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;
основная часть (текст) протокола;
подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания). Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
8.1.5. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:
Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 25 человек (список прилагается).
Лица, которых пригласили в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова "Приглашенные:" с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других органов власти и организаций. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании, если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения, печатаются от границы левого поля и формулируются с предлогом "О" ("Об"). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Словосочетание "Повестка дня" рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру.
Основная часть протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:
Слушали:
Выступили: (если оформляется полный протокол);
Постановили: (или решили:).
В части "Слушали" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".
В части "Выступили" последовательно указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Инициалы и фамилия выступающих печатаются с красной строки в именительном падеже. Содержание выступлений записывается в форме от третьего лица единственного или множественного числа: "считает", "предлагает" или "считают", "предлагают". При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику и его ответы.
В части Постановили: (или Решили:) отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками:
1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания,
1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и так далее.
Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: "доработать...", "поручить...", "проинформировать...".
Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: "за - против воздержалось -...", а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись "Особое мнение Петрова А.А. прилагается".
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
8.1.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Регистрируются протоколы в общем отделе министерства финансов.
Датой протокола является дата заседания.
8.1.7. Копии решений в виде выписок из протоколов рассылаются в соответствии с указателем рассылки исполнителям в суточный срок, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".
Указатель рассылки подписывается руководителем структурного подразделения, ответственного за проведение совещания (заседания).
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение N 13). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.
8.1.8. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Например:
Присутствовали:
|
Заместитель министра культуры области |
|
И.О. Фамилия |
|
Заместители министра труда и социального развития области |
|
И.О. Фамилия |
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
8.1.9. Допускается форма составления протокола (перечня поручений) в виде таблицы (приложение N 14). В этом случае в графах таблицы указываются содержание поручения, ответственный исполнитель, срок исполнения.
Подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол).
8.2. Служебные письма изготавливаются на стандартных бумажных бланках и/или в форме электронных документов и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях - отметка о приложении.
8.2.1. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы "Дело" или печатаются на фирменных бланках министерства финансов, бланках должностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении N 15.
8.2.2. Проект служебного письма в системе "Дело" создается исполнителем в электронном виде, подготовленном на основе электронного шаблона. Подготовленный электронный документ направляется на согласование. Согласованный проект документа в соответствии с выбранным исполнителем видом доставки документа адресату подписывается либо электронной подписью, либо собственноручной подписью соответствующего подписанта.
Служебные письма на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью, если они адресованы в организации, не являющиеся участниками межведомственного электронного документооборота.
Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе, принимаются на регистрацию в системе "Дело" при наличии заполненной регистрационной карты, прикрепленного (ых) файла (ов) документа и указанных в тексте приложений.
Неотъемлемой частью электронного служебного письма является регистрационная карта, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, краткое содержание документа, сведения о приложении к документу, список адресатов.
При необходимости применяются пометки "Срочный", "ДСП".
В поле регистрационной карты "Краткое содержание" необходимо кратко и точно раскрывать основную смысловую нагрузку документа.
Если подготовленное в системе "Дело" служебное письмо является ответом на поступивший через систему "Дело" электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе "Дело" связывается с регистрационной картой письма-запроса.
При наличии нескольких исполнителей по документу ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.
Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и других документов) в установленные сроки.
Исполнитель обязан контролировать в системе "Дело" ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.
8.2.3. Для рассылки документа на бумажном носителе исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит список рассылки с почтовыми адресами.
Отправка подготовленных исполнителем служебных писем на бумажном носителе производится общим отделом при наличии необходимого количества копий и списка рассылки (при необходимости), подготовленных исполнителем.
Датой письма является дата его регистрации в системе "Дело".
8.3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка - документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти или руководителями, не находящимися в прямом подчинении.
Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков должностного лица по требованию руководителя. Как правило, объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденции ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.
Пояснительная записка - документ, разъясняющий содержание представленных на рассмотрение руководителю или вышестоящему органу документов.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст аналитической, докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
8.4. Положение, правила, инструкция.
Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются министром финансов или лицом его замещающим, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.
Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "о чем?".
Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.
8.5. План.
Составляющими пунктами планов являются: наименование (содержание) работы или мероприятия; исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
Министерство финансов в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы министерства финансов на год (приложение N 16), планами мероприятий министерства финансов на квартал (приложение N 17), а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на год, квартал, месяц.
8.6. Акт.
Акт - документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, списания и другое).
Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.
8.6.1. При составлении акта используются реквизиты:
наименование исполнительного органа государственной власти - автора документа (если необходимо);
наименование вида документа; дата документа;
регистрационный номер документа; место составления (издания) документа; гриф утверждения (если необходимо); заголовок к тексту; подпись.
Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.
Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.
Заголовок к тексту акта формулируется с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопросы "о чем?" (акт технической комиссии о приеме работ ...) или "чего?" (акт приема-передачи материальных ценностей). Заголовок к тексту печатается обычным шрифтом, располагается ниже реквизита "место составления (издания) документа" слева, от границы левого поля.
8.6.2. Текст акта состоит из двух частей - вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.
В вводной части акта в именительном падеже указываются:
основание составления акта (правовой или локальный акт; факт или событие, послужившее основанием для составления акта);
составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований исполнительных органов государственной власти Ростовской области, если составители являются представителями другого органа власти, фамилий и инициалов).
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, а затем членов комиссии в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.
Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила ...", "проверка показала ...").
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
8.6.3. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и при необходимости присутствовавшими лицами.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.
Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием на наличие особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.
При необходимости акты подлежат утверждению.
8.7. Отчет.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
8.8. Телеграмма.
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.
Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах) с указанием почтовых и телеграфных адресов.
При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе.
8.9. Телефонограмма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
8.10. Материалы к выступлению Губернатора Ростовской области.
Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом "точно 20", на бумаге формата А5.
Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного или вступительного слова.
Тезисы выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);
основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);
заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).
Информационные справки для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
точное наименование темы совещания, его цели и задачи;
фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;
сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;
перечень проблемных вопросов, негативные примеры;
существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;
предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.
Текст приветственного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);
основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);
заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).
Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
важность и актуальность темы;
краткую характеристику проблем (достижений);
краткий перечень задач, которые будут поставлены;
обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.
9. Печати, штампы, используемые в министерстве финансов. Изготовление и применение печатей и штампов
9.1. Изготовление, применение и хранение печатей и штампов. Порядок применения печатей и штампов.
9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.
Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица или в месте обозначенном "МП" ("Место печати") Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
9.1.2. Применение гербовой печати.
В министерстве финансов применяется гербовая печать:
"Министерство финансов Ростовской области" - ставится на документах, подписанных министром финансов, или лицом его замещающим, хранится у начальника управления бюджетного учета, отчетности и кадровой работы - главного бухгалтера.
9.1.3. Применение негербовых печатей. Негербовые печати министерства финансов ставятся:
"Министерство финансов Ростовской области. Отдел кадров" - на документах, регламентирующих работу отдела;
"Министерство финансов Ростовской области. Спецчасть" - на документы, регламентирующие работу главного специалиста по мобилизационной работе;
"Министерство финансов Ростовской области. Общий отдел" - на копии правовых актов министерства финансов для отдела правовой работы.
9.1.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы (приложение N 18).
9.1.5. Отметка о заверении копии оформляется штампом "Копия верна" министра финансов, или лица его замещающего.
9.2. Изготовление печатей и штампов.
9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности министерства финансов, производится по разрешению министра финансов.
Образцы печатей и штампов согласовывается с общим отделом.
Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией первых заместителей министра финансов, заместителей министра финансов, согласованные министром финансов направляются в общий отдел для исполнения заказа.
Изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе в специальном журнале (приложение N 19).
Изготовленные печати и штампы выдаются сотрудником общего отдела под роспись сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
9.2.2. В структурных подразделениях печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на их руководителей.
Сотрудник, которому были выданы печать и штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в общий отдел.
9.2.3. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в общий отдел и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.
Для уничтожения пришедших в негодность и аннулирования печатей и штампов в министерстве финансов создается комиссия.
9.2.4. Об утере печати, штампа должностное лицо, ответственное за надлежащее хранение и использование, незамедлительно ставит в известность министра финансов.
9.3. При передаче электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами по системе "Дело" в министерстве финансов и структурных подразделениях могут использоваться различного вида ЭП на основании Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
9.3.1. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при соблюдении условий, определенных правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области.
9.3.2. Ключ ЭП является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
10. Организация ведения архивного дела в министерстве финансов
10.1. Организация документооборота в делопроизводстве с использованием системы "Дело" и системы "Архивное дело" представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, комитета по управлению архивным делом Ростовской области, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству министерства финансов.
10.2. В министерстве финансов для хранения документов постоянного срока хранения, временного срока хранения применяется система "Архивное дело".
10.2.1. В системе "Архивное дело" хранятся:
электронные документы постоянного срока хранения, временного срока хранения;
электронные копии документов постоянного срока хранения, временного срока хранения, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.
10.2.2. Порядок архивного хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения определяется правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".
10.3. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
10.3.1. Составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве министерства финансов, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию, индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел разрабатывается с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее - перечни).
В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений министерства финансов и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов (если копия - единственный экземпляр документа или если она необходима для организации деятельности подразделения).
Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе (в графе "Примечания" делается отметка "ЭД").
10.3.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях министерства финансов, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в министерстве финансов, их виды, состав и содержание.
10.3.3. В министерстве финансов составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 20), сводная номенклатура дел министерства финансов (приложение N 21).
10.3.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием сотрудника, ответственного за архив министерства финансов, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.
10.3.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом при методическом руководстве квалифицированного сотрудника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений.
10.3.6. Сводная номенклатура дел министерства финансов подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и министром финансов.
Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее - ЭПК) не реже одного раза в 5 лет, если в министерстве финансов не было структурных изменений.
10.3.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы "Дело" и "Архивное дело". Структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.3.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве министерства финансов. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области.
10.3.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
10.3.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства финансов.
10.3.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства финансов.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.3.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в министерстве финансов цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название министерства финансов или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, переписка и т.д.).
Например:
|
Документы о проведении министерством проверок организации работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений в органах исполнительной власти Ростовской области (планы, запросы, справки) |
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
|
Переписка министерства с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации по вопросам основной деятельности |
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:
|
Переписка управления об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности |
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
|
Переписка министерства с министерством общего и профессионального образования Ростовской области по вопросам основной деятельности |
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
|
Годовая отчетность министерства об исполнении областного бюджета |
|
Квартальная отчетность министерства об исполнении областного бюджета |
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно - аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, а в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года.
По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов том закрывается и открывается новый том.
Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по действующему перечню.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2000 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения, исполнительные органы государственной власти Ростовской области.
Если дело формируется в системе "Дело" и включает электронные документы (ЭД), в графе "Примечание" проставляется отметка "ЭД". Для дел постоянного хранения, формирующихся в системе "Дело" в графе "Примечание" делается отметка: ЭД и на бумажном носителе.
10.3.13. Если в течение года в министерстве финансов возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
10.3.14. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о категории и количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
10.4. Формирование и оформление дел.
10.4.1 В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
10.4.2. Дела формируются в министерстве финансов, как правило, в структурных подразделениях.
10.4.3. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 15 дней, помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе "Дело". Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Документы постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) создаются и хранятся в форме электронных документов и на бумажном носителе с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления документов.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе "Дело".
Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
10.4.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в министерстве финансов.
10.4.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
10.4.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10.4.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях сотрудниками при методической помощи общего отдела.
10.4.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
10.4.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Министерство финансов Ростовской области" - указывается полностью в именительном падеже; "наименование структурного подразделения" - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; "индекс дела" - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел министерства финансов; "заголовок дела" переносится из номенклатуры дел министерства финансов, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом области; "дата дела" - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.
Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией комитета по архивному делу Ростовской области.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
10.4.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.4.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.5. Организация оперативного хранения документов.
10.5.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
10.5.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
10.5.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
10.6. Порядок и сроки хранения электронных документов.
Документы подлежат хранению в установленном порядке в системе "Дело" ("Архивное дело") в течение сроков, определенных соответствующей номенклатурой дел.
Завершенные делопроизводством документы постоянного и временного хранения подлежат хранению в системе "Дело" до передачи в систему "Архивное дело".
Дела постоянного и временного срока хранения с документами передаются в систему "Архивное дело" не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел. Передача дел производится на основании описей дел постоянного и временного срока хранения, формируемых в структурных подразделениях министерства финансов.
Документы, своевременно не включенные в дело, хранятся в системе "Дело" в течение 2 лет с даты регистрации РК документа.".
11. Порядок передачи документов на хранение в архив министерства
11.1. Документы министерства финансов являются его собственностью. После проведения экспертизы их ценности, в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", по истечении срока ведомственного хранения (10 лет) дела постоянного хранения подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
11.2. Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив министерства финансов.
Сотрудником общего отдела, ответственным за ведение архива министерства финансов, осуществляется:
сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений министерства финансов;
организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе "Архивное дело";
выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем "Дело" и "Архивное дело" и доступна работникам министерства финансов в соответствии с заданными правами доступа.
11.3. Экспертиза ценности документов.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
11.3.1. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.
11.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в министерстве финансов создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее пяти человек.
Председателя комиссии назначает министр финансов.
11.3.3. Задачи, функции и права экспертной комиссии экспертной комиссии министерства финансов определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются приказом министерства финансов.
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции: рассматривает сводную номенклатуру дел министерства финансов; рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области;
рассматривает описи дел по личному составу;
определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области;
рассматривает акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе представленные структурными подразделениями министерства финансов.
11.3.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении календарного года.
11.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
11.3.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов (приложение N 25) с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.
11.3.7. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях министерства финансов составляются описи.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.
По этим описям документы передаются в архив министерства финансов.
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, (приложение N 26) служат основой для подготовки сводной описи.
11.3.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний";
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий и другое.
При составлении описи электронных дел в опись включаются: порядковый номер электронного дела по описи; индекс электронного дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела; объем электронного дела в Мб; примечания.
В составе описи электронных дел в системе "Дело" формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
11.3.9. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив министерства финансов, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений представляются в архив министерства финансов не ранее чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи дел структурных подразделений являются основой для составления сводных описей дел министерства финансов.
Сводная опись дел постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, опись дел по личному составу составляется в двух экземплярах. Описи представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения N 27, 28, 29).
11.3.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела министерства финансов (приложение N 30).
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г.).
11.3.11. Описи представляются в комитет по управлению архивным делом Ростовской области с необходимым научно-справочным аппаратом: предисловие к описи, титульный лист и др.
11.4. Порядок уничтожения электронных документов.
11.4.1. Сотрудники министерства финансов являются владельцами своих документов и проектов к ним и несут ответственность за их сохранность.
Ответственность за определение срока хранения документа несет сотрудник министерства финансов, проставивший отметку о включении документа в дело.
11.4.2. После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению (приложение N 31).
Уничтожение электронных документов проводится министерством информационных технологий и связи Ростовской области (далее - министерство связи) при соблюдении следующих условий:
к уничтожению отбираются только документы с истекшими сроками хранения;
допускается уничтожение только тех электронных документов, которым установлен срок хранения. Если электронным документам по каким-либо причинам не установлен срок хранения, то министерство связи уведомляет о необходимости установить срок хранения;
отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их ЭПК комитета;
уничтожение документов с истекшими сроками хранения до утверждения описей постоянного хранения возможно только при получении специального разрешения от ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области.
Министерством связи на основании соответствующих документов производится уничтожение всех экземпляров электронных документов, в том числе записанных на резервных копиях/носителях.
11.4.3. Право создания, редактирования и удаления РКПД предоставляется всем пользователям. Ответственность за уничтожение РКПД возлагается на пользователя - автора РКПД.
Ответственность за неправомерное уничтожение электронного документа несет сотрудник министерства финансов - исполнитель соответствующих электронных документов и министерство связи в рамках его полномочий.
11.5. Подготовка и передача документов в архив министерства финансов ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях министерства финансов.
11.5.1. В архив министерства финансов передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
11.5.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником общего отдела, ответственным за ведение архива министерства финансов, предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел министерства финансов.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений обязаны устранить.
11.5.3. Прием каждого дела производится сотрудником общего отдела, ответственным за ведение архива министерства финансов, в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за ведение архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
11.5.4. Сотрудники ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях министерства финансов обязаны обеспечить своевременную передачу электронных документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения из системы "Дело" в "Архивное дело".
11.5.5. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив министерства финансов после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
11.5.6. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив министерства финансов не подлежат.
11.5.7. Передача дел в архив министерства финансов осуществляется ежегодно структурными подразделениями по графику, утвержденному заместителем министра финансов, курирующим общий отдел.
11.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства финансов независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
11.7. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений с разрешения начальника общего отдела под роспись в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписи в получении и приеме дела.
Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра финансов.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения министра финансов с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.
11.8. При необходимости использования информации электронного документа после передачи в систему "Архивное дело" для внутреннего бумажного документооборота министерства финансов допускается создание бумажных копий электронного документа. Порядок создания и заверения бумажных копий электронных документов определяется подпунктом 2.7.12 пункта 2.7. раздела 2 настоящей Инструкции.
12. Копировально-множительные работы
12.1. Централизованное копирование документов производится в общем отделе на аппаратах для оперативного копирования.
12.2. Копированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью министерства финансов.
Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности министерства финансов копированию не подлежат.
12.3. Для учета использования расходных материалов каждый случай копирования служебных документов фиксируется в журнале учета копировально-множительных работ, где указываются дата, наименование работ, общий объем тиражирования и исполнитель (приложение N 32).
12.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, раскреплены, напечатаны четко и разборчиво.
Размножение материалов, как правило, должно производиться с использованием обеих сторон листа.
12.5. Выполнение копирования служебных документов производится в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются материалы, поступающие от министра финансов, первых заместителей министра финансов, заместителей министра финансов и срочные.
Копирование документов производится в общем отделе всеми сотрудниками министерства на аппаратах для оперативного копирования с последующей записью в журнале учета копировально-множительных работ. Контроль за копированием документов сотрудниками структурных подразделений возлагается на общий отдел.
12.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует общий отдел.
-
Приложение N 1. Образец бланка письма
-
Приложение N 2. Образец бланка приказа
-
Приложение N 3. Образец бланка распоряжения
-
Приложение N 4. Образец бланка постановления
-
Приложение N 5. Образец акта об отсутствии вложений
-
Приложение N 6. Форма журнала регистрации актов министерства финансов Ростовской области
-
Приложение N 7. Журнал учета входящих документов на бумажном носителе
-
Приложение N 8. Форма журнала регистрации исходящих документов министерства финансов Ростовской области
-
Приложение N 9. Форма журнала регистрации (учета) выданных доверенностей министерства финансов РО
-
Приложение N 10. Форма журнала регистрации приказов министра финансов по оперативным и другим текущим вопросам
-
Приложение N 11. Форма журнала регистрации распоряжений министерства финансов Ростовской области
-
Приложение N 12. Форма журнала регистрации постановлений министерства финансов Ростовской области
-
Приложение N 13. Образец оформления протокола
-
Приложение N 14. Протокол (перечень поручений)
-
Приложение N 15. Образец оформления письма на бланке
-
Приложение N 16. План работы министерства финансов Ростовской области на год
-
Приложение N 17. План мероприятий министерства финансов Ростовской области на квартал года
-
Приложение N 18. Образцы штампов, применяемых в делопроизводстве министерства финансов и его подразделениях
-
Приложение N 19. Форма журнала учета выдачи печатей и штампов
-
Приложение N 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения
-
Приложение N 21. Форма номенклатуры дел
-
Приложение N 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
-
Приложение N 23. Форма листа-заверителя дела
-
Приложение N 24. Форма внутренней описи документов дела
-
Приложение N 25. Перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов
-
Приложение N 26. Опись дел для подготовки сводной описи
-
Приложение N 27. Форма титульного листа описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
-
Приложение N 28. Опись дел постоянного хранения
-
Приложение N 29. Опись по личному составу
-
Приложение N 30. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
-
Приложение N 31. Форма акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело"
-
Приложение N 32. Форма журнала учета копировально-множительных работ
|
<< Назад |
Приложение >> N 1. Образец бланка письма |
|
|
Содержание Приказ Министерства финансов Ростовской области от 19 декабря 2019 г. N 264 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству... |