Раздел II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Раздел II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - Обеспечение доступа к архивным фондам.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу - администрация города Снежинска (далее - Администрация).

Уполномоченным подразделением Администрации на предоставление муниципальной услуги является архивный отдел администрации города Снежинска (далее - Отдел).

2.3. Правом на получение муниципальной услуги обладают граждане и юридические лица в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. К получателям муниципальной услуги относятся:

- граждане Российской Федерации;

- юридические лица Российской Федерации;

- индивидуальные предприниматели;

- иностранные граждане;

- иностранные юридические лица;

- лица без гражданства в письменной форме обратившиеся на имя начальника Отдела с заявлением о предоставлении муниципальной услуги Обеспечение доступа к архивным фондам.

2.3.1. От имени физических лиц заявления и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, могут подавать:

1) лично заявители;

2) представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности, иных законных основаниях.

2.3.2. От имени юридических лиц заявления и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, могут подавать лица:

1) действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности;

2) представители в силу полномочий, основанных на доверенности, иных законных основаниях.

2.4. Заявитель может выбрать варианты обращения для предоставления муниципальной услуги:

1) личное обращение;

2) почтовое отправление;

3) путем направления заявления на электронную почту Отдела snzarchiv@snzadm.ru с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет;

4) в электронной форме с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (далее - Единый портал) http://www.gosuslugi.ru (в случае предоставления услуги в электронном виде).

2.5. При непосредственном (личном) обращении Заявителя в Отдел

1. Заявитель предоставляет заявление о предоставлении муниципальной услуги (Приложение 1) и пакет документов, указанный в пункте 2.6 настоящего регламента. При предъявлении заявителем документа, удостоверяющего личность, специалист Отдела, проверяет срок действия документа, наличие записи об органе, выдавшем документ, даты выдачи, подписи должностного лица, оттиска печати, а также, соответствие данных документа, удостоверяющего личность, сведениям, указанным в документе, подтверждающем полномочия представителя.

2. Заявитель вправе отозвать заявление на любой стадии процесса предоставления услуги до момента подписания итогового документа.

Отзыв заявления осуществляется путем подачи в Отдел заявления о прекращении делопроизводства по заявлению в простой письменной форме с возвратом заявителю документов (копий документов), представленных этим заявителем. Документы возвращаются не позднее 1 рабочего дня с момента регистрации заявления в Отделе.

2.5.1. Описание почтового отправления в Отдел

В случае направления заявления на предоставление муниципальной услуги, а также документов, предусмотренных пунктом 2.8 настоящего регламента, по почте заказным письмом верность данных документов должна быть засвидетельствована в установленном законом порядке, подлинники документов не направляются.

При поступлении документов через организации почтовой связи заявитель уведомляется в письменной форме о приеме и регистрации документов в течение 3 рабочих дней со дня их поступления в Отдел, если заявителем представлены все документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги.

2.5.2. Требования и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

1. Перечень классов средств электронной подписи, которые допускаются к использованию при обращении за получением муниципальной услуги, оказываемой с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, определяется на основании утверждаемой уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Федеральной службой безопасности Российской Федерации модели угроз безопасности информации в информационной системе, используемой в целях приема обращений за получением муниципальной услуги и (или) предоставления такой услуги.

2. Требования к электронным документам и электронным копиям документов, предоставляемым через Портал:

1) размер одного файла, предоставляемого через Портал, содержащего электронный документ или электронную копию документа, не должен превышать 10 Мб;

2) через Портал допускается предоставлять файлы следующих форматов: docx, doc, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, xml, rar, zip, ppt, bmp, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, odf. Предоставление файлов, имеющих форматы отличных от указанных, не допускается;

3) документы в формате Adobe PDF должны быть отсканированы в черно-белом либо сером цвете, обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности (качество - не менее 200 точек на дюйм, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также реквизитов документа;

4) каждый отдельный документ должен быть отсканирован и загружен в систему подачи документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, представляемых через Портал, а наименование файлов должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе;

5) файлы, предоставляемые через Портал, не должны содержать вирусов и вредоносных программ;

6) электронные документы должны быть подписаны электронной подписью в соответствии со следующими постановлениями Правительства Российской Федерации:

- "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг" (от 25.06.2012 N 634);

- "Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг" (от 25.01.2013 N 33);

- "Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг" (от 25.08.2012 N 852).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, предоставляемых заявителями, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

1) заявление (Приложение 1), в котором должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии);

- паспортные данные;

- тема, хронологические рамки и цель исследования;

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица (при личном обращении);

- электронный адрес (при направлении заявления в электронной форме);

2) анкету пользователя, работающего в читальном зале (Приложение 2) (при личном обращении);

3) паспорт заявителя (при личном обращении);

4)документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (для истребования документов, содержащих секретную или конфиденциальную информацию, а также выполнения условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив) (при личном обращении);

5) документы, подтверждающие доступ заявителя к информации, содержащей государственную или иную охраняемую законом РФ тайну.

2.6.1. В случае, если запрашиваемая информация содержит государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.6.2. При оказании муниципальной услуги Отдел не вправе требовать от заявителя:

1) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с оказанием муниципальной услуги;

2) представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Челябинской области и муниципальными правовыми актами города Снежинска находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Документы, указанные в подпунктах 1-5 пункта 2.8 настоящего Административного регламента, заявитель представляет в муниципальный архив лично или по почте простым (заказным) письмом (с описью вложенных документов).

При предоставлении муниципальной услуги в электронном виде заявитель предоставляет документ, указанный в подпункте 1 пункта 2.8 настоящего Административного регламента. (в ред. постановления Правительства Челябинской области от 29.03.2017 N 157-П)

2.7. Результат предоставления муниципальной услуги:

- предоставление заявителю доступа к справочно-поисковым средствам и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа, а также к подлинникам и (или) копиям архивных документов, в том числе в форме электронного документа;

- выдача информационного сообщения об отсутствии запрашиваемых документов;

- выдача мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.8. Срок предоставления муниципальной услуги:

Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 2 рабочих дня с момента выдачи разрешения о допуске заявителя для работы с архивными фондами и документами в читальном зале муниципального архива.

2.9. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации;

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации;

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 N 9059);

- Закон Челябинской области от 22.09.2005 N 405-ЗО "Об архивном деле в Челябинской области";

- Устав муниципального образования "Город Снежинск";

- постановление администрации Снежинского городского округа от 13.10.2017 N 1284 "Об утверждении Положения "Об организации архивного дела в Снежинском городском округе"

- распоряжение администрации Снежинского городского округа от 29.06.2015 N 207-р "Об утверждении Положения "Об архивном отделе администрации города Снежинска" в новой редакции (Приложение 4 к распоряжению главы города Снежинска от 30.04.2008 N 161-р "Об утверждении Положений о структурных подразделениях администрации города Снежинска".

2.10. Основания для отказа в приеме документов и для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.

2.11. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

1) в заявлении не указано наименование юридического лица (для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

2) в заявлении отсутствуют тема, хронологические рамки и цель исследования;

3) заявитель отказался от заполнения анкеты пользователя, работающего в читальном зале;

4) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, несоблюдение условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив;

5) отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

В случае, если запрашиваемые архивные фонды и документы находятся в неудовлетворительном физическом состоянии, доступ к ним осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения начальника архивного отдела. Пользователю предоставляются копии запрашиваемых документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

2.12. Лицо осуществляющее обработку персональных данных, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и соответствующим правовым актом администрации города Снежинска, соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке.

2.13. Муниципальная услуга осуществляется бесплатно.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги.

Прием граждан по вопросу предоставления муниципальной услуги производится по адресу: Челябинская область, г. Снежинск, ул. Мира, 22., каб.125.

На территории, прилегающей к зданию, оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

Входы в здания для предоставления государственной услуги оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.

Режим работы Отдела - с 8.30 до 17.30.

График приема:

понедельник-пятница - с 9.00 до 17.00.

перерыв - с 12.00 до 13.00.

Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудованы: - информационными стендами, на которых размещаются извлечения из нормативных правовых актов, содержащие нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги; текстами настоящего административного регламента с приложениями (полная версия на Интернет-сайте и извлечения на информационных стендах); перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и требования, предъявляемые к этим документам; образцами оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования к ним; основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги; графиком работы Отдела; порядком информирования о ходе предоставления муниципальной услуги; порядком получения консультаций; порядком обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу. Тексты материалов напечатаны удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделены другим шрифтом; - стульями и столами для возможности оформления писем и заявлений.

На столах находятся писчая бумага, необходимые бланки и канцелярские принадлежности в количестве, достаточном для оформления документов заявителями.

Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов оборудованы стульями и соответствуют комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы Отдела.

Муниципальная услуга предоставляется в цокольном этаже здания городской библиотеки города Снежинска по адресу:

Челябинская область, г. Снежинск, ул. Мира, 22, в просмотровом кабинете (читальный зал), площадью 20,5 кв. м, находящемся в непосредственной близости от хранилища, без выноса документов из читального зала.

Просмотровой кабинет (читальный зал) оборудован столом и стульями, копировальным аппаратом, картотечными шкафами. В читальном зале имеется естественное и искусственное освещение.

Получатели муниципальной услуги обеспечиваются письменными принадлежностями, бумагой для копирования и записей. Помещение оборудовано противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой охраны. В читальном зале предусмотрено место для хранения верхней одежды посетителей.

Рабочие места специалистов Отдела, с целью предоставления муниципальной услуги, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовывать предоставление муниципальной услуги в полном объеме в соответствии с санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы, СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03"

2.15. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги может быть предоставлена заявителям:

1) непосредственно в Отделе;

2) с использованием средств телефонной связи;

3) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет;

4) по письменному обращению граждан и юридических лиц в Отдел;

5) в средствах массовой информации: публикации в газетах, журналах, выступления по радио, на телевидении;

6) путем издания печатных информационных материалов (брошюр, буклетов, листовок и т.д.);

7) путем изготовления и размещения баннеров;

8) путем размещения стендов, объявлений в помещениях органов и организаций, обращение в которые необходимо для получения муниципальной услуги, в том числе в местах массового скопления людей (например, в почтовых отделениях, отделениях кредитных и банковских организаций).

Основными требованиями к информированию заявителей о предоставлении муниципальной услуги являются:

1) достоверность предоставляемой информации об административных процедурах;

2) четкость в изложении информации об административных процедурах;

3) наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

4) удобство и доступность получения информации об административных процедурах;

5) оперативность предоставления информации об административных процедурах.

2.16. В помещении Отдела и Интернет-сайтах Снежинского городского округа, на информационных стендах и иных источниках информирования, содержащих актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальных услуг, размещается следующая информация:

1) перечень муниципальных услуг, предоставляемых в Отделе органах и организациях, участвующих в предоставлении таких услуг;

2) сроки предоставления муниципальных услуг;

3) о перечнях документов, необходимых для получения муниципальных услуг и требования, предъявляемые к этим документам;

4) основания для отказа в рассмотрении заявления о предоставлении муниципальной услуги;

5) порядок получения консультаций, информирования о ходе оказания муниципальной услуги;

6) текст Административного регламента с приложениями (полная версия на Интернет-сайтах: http://www.gosuslugi.ru и http://www.snzadm.ru;

7) режим работы, адрес, график работы специалистов Отдела;

8) порядок обжалования действий (бездействий), а также решений органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, государственных и муниципальных служащих;

9) информация о предусмотренной законодательством РФ ответственности должностных лиц органов, предоставляющих государственные услуги, должностных лиц органов, предоставляющих муниципальные услуги, за нарушение порядка предоставления государственных и муниципальных услуг;

10) другая информация, необходимая для получения муниципальной услуги.

2.17. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и

должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Специалист Отдела должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста Отдела ответить на вопрос немедленно, заинтересованному лицу по телефону в течение 2 дней сообщают результат рассмотрения вопроса.

2.18. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявлений о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги:

Консультации заявителей по вопросу оказания услуги проводятся в рабочее время. Среднее время ожидания в очереди на личную консультацию не должно превышать 15 минут.

Время ожидания в очереди для подачи документов не должно превышать 15 минут.

Время ожидания в очереди для получения результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

Прием заявителей ведется в порядке живой очереди.

Лица, осуществляющие прием документов и информирование, не вправе осуществлять консультирование заявителей, выходящее за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях исполнения муниципальной услуги и влияющее прямо или косвенно на индивидуальные решения заявителей.

2.19. Информирование заявителей о предоставлении муниципальной услуги осуществляется следующими способами:

1) на первичной консультации в муниципальном архиве;

2) по телефону;

3) на информационных стендах в фойе муниципального архива;

4) по письменному обращению в муниципальный архив;

5) по электронной почте;

6) через официальный сайт.

2.20. Срок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги - 1 рабочий день.

2.21. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:

1) соблюдение сроков и порядка предоставления муниципальной услуги;

2) своевременное полное информирование о муниципальной услуге посредством способов, предусмотренных пунктом 2.20 настоящего Административного регламента;

3) количество взаимодействий заявителя со специалистами муниципального архива при предоставлении муниципальной услуги и продолжительность таких взаимодействий;

4) количество поступивших жалоб о ненадлежащем качестве предоставления муниципальной услуги;

5) количество выявленных нарушений при предоставлении муниципальной услуги.