Приложение 1. Проверочный лист (список контрольных вопросов) для муниципальных архивных учреждений Республики Крым

Приложение 1
к приказу Государственного
комитета по делам архивов
Республики Крым
от 27.11.2019 N 16-н

         Государственный комитет по делам архивов Республики Крым

                             Проверочный лист

                      (список контрольных вопросов)

          для муниципальных архивных учреждений Республики Крым

 Региональный государственный контроль за соблюдением законодательства

об архивном деле в Республике Крым

                     вид государственного контроля

_____________________________________________________________________

 вид (виды) деятельности  государственных  органов,  юридических  лиц,

органов местного самоуправления, в отношении которых

 применяется данная форма проверочного листа

 Учетный номер проверки:______________________________________

 Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок:

 _____________________________________________________________________

 Реквизиты приказа о проведении проверки:

 _____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

 Должность, фамилия, инициалы лиц Государственного комитета  по  делам

 архивов Республики Крым, проводивших проверку:

 _____________________________________________________________________

 _____________________________________________________________________

 _____________________________________________________________________

 _____________________________________________________________________

 _____________________________________________________________________

 Наименование и реквизиты  юридического  лица,  в  отношении  которого

 проводится проверка:

 _____________________________________________________________________

 _____________________________________________________________________

 Место проведения проверки:

 _____________________________________________________________________

 В соответствии с

 _____________________________________________________________________

 _____________________________________________________________________

 реквизиты нормативного правового акта об осуществлении регионального

               государственного контроля за соблюдением

          законодательства об архивном деле в Республике Крым

 предмет проведения  проверки  ограничен  обязательными  требованиями,

изложенными в данной форме проверочного листа.

N п/п	Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Выполнено	Не выполнено	Примечание
1	2	3	4	5	6
1. Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело
1.1.	Наличие организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия органа местного самоуправления по созданию муниципального архива: - устав органа местного самоуправления/устав муниципального архива; - положение о соответствующем муниципальном архивном учреждении*; - должностные инструкции/ должностные регламенты сотрудников соответствующего муниципального архивного учреждения	статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон); пункт 17 части 1 статьи 14, пункт 16 части 1 статьи 15, пункт 22 части 1 статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации"; статьи 11, 12 Закона Республики Крым от 14.08.2014 N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым" (далее - Закон Республики Крым); часть 1 статьи 5 Закона Республики Крым от 09.12.2014 N 28-ЗРК/2014 "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела"
1.2.	Наличие правового акта органа местного самоуправления о предоставлении соответствующему муниципальному архивному учреждению здания и (или) помещения, отвечающего нормативным требованиям хранения архивных документов	части 1, 2 статьи 15 Федерального закона; статья 11, 12, 16 Закона Республики Крым; пункт 2.11.1 - 2.11.1.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (далее - Правила)
1.3.	Наличие утвержденной индивидуальной инструкции по делопроизводству	Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44			Заполняется при проведении проверки в муниципальных архивах, имеющих статус юридического лица
1.4.	Наличие согласованной Экспертно-проверочной комиссией Госкомархива и утвержденной руководителем муниципального архивного учреждения номенклатуры дел установленной формы	пункты 4.14 - 4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила архивов организаций)			Заполняется при проведении проверки в муниципальных архивах, имеющих статус юридического лица
2. Организация хранения документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов
2.1.	Размещение архива в помещении, соответствующем нормативным требованиям. Соблюдение противопожарного режима	пункты 2.11, 2.11.1 Правил; Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 (далее - Специальные правила)			Реконструкция и ремонт зданий архивов, наличие пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: "Ответственный за противопожарное состояние" и "О пожаре звонить по телефону" и др.
2.2.	Наличие и размещение в доступных для обозрения местах правового акта об установлении противопожарного режима и инструкции о пожарной безопасности	пункты 2.11, 2.11.1 Правил; пункт 1.9 Специальных правил
2.3.	Соблюдение охранного режима	пункты 2.11, 2.11.1, 2.11.2.2 Правил			В т. ч. наличие охранной сигнализации, запирающихся решеток на окнах, дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома
2.4.	Наличие договоров с охранными предприятиями, позволяющими обеспечить нормативные условия хранения документов	пункт 2.11.2.2 Правил
2.5.	Соблюдение температурно-влажностного режима	пункт 2.11.2.3 Правил
2.6.	Наличие и размещение контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима	пункт 2.11.2.3 Правил
2.7.	Соблюдение светового режима хранения документов	пункт 2.11.2.4 Правил
2.8.	Соблюдение санитарно-гигиенического режима	пункт 2.11.2.5 Правил
2.9.	Соответствие организации хранения и размещения архивных документов нормативным требованиям. Наличие специальных средств хранения (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.)	пункт 2.1, 2.9 - 2.11.1.2, 2.11.3 - 2.11.4, 2.11.4.3 Правил
2.10.	Соблюдение условий хранения электронных документов	пункты 2.10, 2.11.1.2, 2.11.2.3, 2.11.3 Правил			Заполняется при наличии электронных документов
2.11.	Наличие утвержденного плана (схемы) размещения архивных фондов в архивохранилище	пункт 2.11.4.1 Правил
2.12.	Наличие и размещение карточек (листов) постеллажного и пофондового топографических указателей	пункт 2.11.4.2 Правил
2.13.	Соблюдение порядка проведения и периодичности проверок наличия и состояния архивных документов	пункт 2.11.5 Правил			Заполняется в случае проведения проверки наличия и состояния архивных документов
2.14.	Наличие листов и актов проверки наличия и состояния архивных документов, наличие и соответствие записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов	пункт 2.11.5, 2.11.8, 3.7.3 Правил
2.15.	Наличие картотеки (книги) учета физического (технического) состояния архивных документов	пункт 2.11.5 Правил
2.16.	Наличие составленного и согласованного в установленном порядке акта о неисправимых повреждениях архивных документов	пункт 2.11.7.1, 2.11.7.2 Правил			Заполняется при выявлении подобных случаев
2.17.	Наличие приказа руководителя о снятии неисправимо поврежденных документов с учета	пункт 2.11.7.1, 2.11.7.2 Правил			Заполняется при выявлении подобных случаев
2.18.	Наличие карточек учета и картотеки необнаруженных архивных документов	пункт 2.11.5 Правил
2.19.	Наличие справок о проведении розыска и акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны	пункт 2.11.5, 3.7.2 Правил
2.20.	Наличие письменного решения Госкомархива и приказа руководителя о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны	пункт 2.11.5 Правил
2.21.	Наличие книг учета выдачи архивных документов из архивохранилища	пункт 2.11.10.2, 2.11.10.5 Правил
2.22.	Соблюдение порядка и срока выдачи архивных документов из архивохранилища	пункт 2.11.10, 2.11.10.1 Правил
2.23.	Наличие листов использования, листов-заверителей и карт-заместителей при выдаче архивных дел из архивохранилища	пункт 2.11.10 Правил
2.24.	Наличие актов о выдаче архивных документов во временное пользование, книги регистрации выдачи архивных документов во временное пользование	пункт 2.11.10.2, 2.11.10.5 Правил
3. Организация учета документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов
3.1.	Наличие паспорта архива	статья 19 Федерального закона; статья 16 Закона Республики Крым; пункт 3.1 Правил; пункты 2.2, 2.4 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 11.03.1997 N 11
3.2.	Наличие утвержденного порядка и схемы учета архивных документов	пункты 3.2.1 Правил
3.3.	Наличие и ведение книги учета поступлений документов	пункты 3.4, 3.4.1, 3.5.2, 3.7.1 Правил
3.4.	Наличие и ведение списка фондов	пункты 3.4.1, 3.5.3, 3.7.1 Правил
3.5.	Наличие и ведение листов фондов	пункты 3.4.1, 3.5.4, 3.7.2 Правил
3.6.	Наличие и ведение карточек фондов	пункты 3.4.2, 3.7.2 Правил
3.7.	Наличие и ведение реестра описей	пункты 3.4.1, 3.5.7, 3.7.1, 3.7.2 Правил
3.8.	Наличие и ведение листов учета аудиовизуальных документов	пункты 3.4.1, 3.5.5 Правил			Заполняется при наличии электронных документов
3.9.	Соблюдение порядка учета аудиовизуальных и электронных документов	пункты 2.10, 3.3, 3.3.1, 3.7.13 Правил			Заполняется при наличии электронных документов
3.10.	Наличие, комплектность экземпляров, оформление описей дел, согласованных и утвержденных в установленном порядке	пункты 2.11.5, 3.1, 3.4.1, 3.5.6, 3.7.2, 5.5.1 Правил
3.11.	Наличие паспорта архивохранилищ	пункты 3.4.1, 3.5.8 Правил
3.12.	Наличие и ведение дел фондов	пункты 3.4.1, 3.5.9 Правил
3.13.	Наличие актов приема-передачи архивных документов на хранение	пункты 3.7.1, 3.7.2, 3.7.8, 4.4.1, 4.4.2 Правил
3.14.	Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и других документов, подтверждающих факт сдачи документов на утилизацию	пункты 3.5.9, 3.7.2, 4.3.2 Правил			Заполняется в случае наличия фактов выявления документов, подлежащих уничтожению
3.15.	Наличие актов о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов	пункты 3.5.9, 3.7.1, 3.7.3 Правил
3.16.	Наличие актов описания архивных документов, переработки описей	пункты 3.5.9, 3.7.1, 3.7.3, 5.5.1.1 Правил
3.17.	Наличие актов о технических ошибках учетных документов	пункты 2.11.5, 3.5.9, 3.7.2, 3.7.3 Правил
3.18.	Наличие актов об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду или не учтенных в данном фонде	пункты 3.5.9, 3.7.1, 3.7.3 Правил
3.19.	Наличие вспомогательных учетных документов	пункт 3.4.2 Правил
3.20.	Соблюдение порядка учета библиотечного (справочно-информационного) фонда	пункт 3.7.16 Правил
3.21	Соблюдение требований размещения учетных документов	пункт 2.11.4.1.3 Правил
4. Организация комплектования документами Архивного фонда Республики Крым и другими архивными документами
4.1.	Наличие списка организаций - источников комплектования соответствующего муниципального архивного учреждения установленной формы, согласованного с ЭПК и утвержденного руководителем органа местного самоуправления, справок о включении организаций в список источников комплектования или исключении из него	статья 20 Федерального закона; статья 17 Закона Республики Крым; пункт 4.2.2. Правил
4.2.	Наличие и учет договоров о взаимодействии и сотрудничестве по вопросам хранения и использования документов постоянного и долговременного сроков хранения юридических лиц (Украины), ликвидирующихся и/или прекративших деятельность на территории Республики Крым, в связи с вхождением Республики Крым в состав Российской Федерации	часть 3 главы 8 Закона Республики Крым
4.3.	Наличие и учет договоров о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства между архивным учреждением и негосударственной организацией	пункт 4.2 Правил			Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности
4.4.	Наличие договоров дарения, завещания, купли-продажи, решение суда о передаче документов в муниципальное архивное учреждение	часть 3 статьи 21 Федерального закона; часть 3 статьи 18 Закона Республики Крым			Заполняется в случае поступления архивных документов на основании договоров дарения, завещания, купли-продажи, решения суда
4.5.	Наличие и ведение наблюдательных дел организаций - источников комплектования	пункт 4.2.3 Правил
4.6.	Наличие планов-графиков приема документов на хранение	пункт 4.4.1 Правил
4.7.	Соблюдение порядка приема архивных документов от организаций и граждан на хранение	пункты 4.4, 4.4.1 - 4.4.5 Правил
4.8.	Наличие распорядительного документа о составе и утверждении положения об экспертной комиссии муниципального архива, протоколов ее заседания	статья 7 Закона Республики Крым; пункты 4.7 - 4.11 Правил архивов организаций; Примерное положение об экспертной комиссии организации, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43			Заполняется при проведении проверки в муниципальных архивах, имеющих статус юридического лица
5. Организация использования документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов
5.1.	Наличие журналов (книг, баз данных) регистрации поступающих запросов	пункты 5.8 - 5.8.3 Правил
5.2.	Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в муниципальное архивное учреждение	статья 24 - 26 Федерального закона; пункты 5.1, 5.12 Правил			Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их на хранение
5.3.	Соблюдение порядка (регистрация, изложение содержания, ссылка на источники, соответствие данных) сроков исполнения запросов	пункты 5.8 - 5.8.3 Правил
5.4.	Соблюдение порядка оформления и выдачи архивных справок, выписок и копий архивных документов. Наличие заявлений, писем граждан и организаций, отметки о получении архивной справки по документальным материалам, вторых экземпляров архивных справок	статья 26 Федерального закона; пункты 5.9, 5.10 Правил
5.5.	Соблюдение порядка работы пользователей с архивными документами в читальном зале	пункт 5.12 Правил; Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143			При отсутствии читального зала распространяется на специально выделенное помещение для обслуживания пользователей
5.6.	Ведение личных дел пользователей, наличие в них личного заявления, анкеты, разрешения на работу, заказов на архивные документы, расписка об ознакомлении с правилами работы с архивными документами
5.7.	Наличие журнала учета посетителей (посещений) читального зала и тематики исследований
5.8.	Наличие тематического плана (концепции) и тематико-экспозиционного плана выставки	пункт 5.15 Правил			Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности
5.9.	Ведение учета использования архивных документов	пункт 5.17 Правил			Ведется на бумажном носителе и/или в автоматизированном режиме

 ____________ ______________________ _________________________________

 ____________ ______________________ _________________________________

 ____________ ______________________ _________________________________

 ____________ ______________________ _________________________________

    (дата)    (подпись проверяющего) (фамилия и инициалы проверяющего)

     *   муниципальное   архивное    учреждение    -    структурное

подразделение органа местного самоуправления,  выполняющее  функции

органа управления в сфере архивного дела; структурное подразделение

органа  местного   самоуправления,   выполняющее     функции органа

управления  в  сфере  архивного   дела   (муниципального   архива);

муниципальный архив