Постановление Избирательной комиссии Самарской области от 3 февраля 2020 г. N 120/786-6 "Об утверждении Положения об архиве Избирательной комиссии Самарской области"

В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статьей 9 Закона Самарской области от 13.03.2001 N 23-ГД "Об Избирательной комиссии Самарской области" в целях совершенствования работы по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию архивного фонда документов, созданных в результате деятельности Избирательной комиссии Самарской области, Избирательная комиссия Самарской области постановила:

1. Утвердить Положение об архиве Избирательной комиссии Самарской области, согласованное с Государственным бюджетным учреждением Самарской области "Самарский областной государственный архив социально-политической истории", согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Признать утратившим силу постановление Избирательной комиссии Самарской области от 09.08.2012 N 69/498-5 "Об утверждении Положения о документальном фонде Избирательной комиссии Самарской области".

3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Самарской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Самарской области Н.В. Таран.

Председатель Избирательной комиссии Самарской области

В.Н. Михеев

Секретарь Избирательной комиссии Самарской области

Н.В. Таран

Приложение
к постановлению председателя
Избирательной комиссии
Самарской области
от 3 февраля 2020 г. N 120/786-6

Положение
об архиве Избирательной комиссии Самарской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Избирательной комиссии Самарской области (далее - Положение об архиве) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 (далее - Примерное положение об архиве).

1.2. Избирательная комиссия Самарской области (далее - Комиссия) выступает источником комплектования Государственного бюджетного учреждения Самарской области "Самарский областной государственный архив социально-политической истории" (далее - ГБУСО "СОГАСПИ").

1.3. Архив Комиссии создается с целью обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов постоянного хранения, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Комиссии, а также с целью обеспечения подготовки документов к передаче на постоянное хранение в ГБУСО "СОГАСПИ".

1.4. Ответственным за работу с архивом Комиссии является работник организационно-методического отдела аппарата Комиссии, а также работник отдела кадрового обеспечения аппарата Комиссии в части хранения, комплектования, учета и использования документов по личному составу, образовавшихся в деятельности Комиссии.

1.5. Положение об архиве подлежит согласованию с ГБУСО "СОГАСПИ" на предмет соответствия его Примерному положению об архиве с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве Комиссии.

После согласования Положение об архиве утверждается постановлением Комиссии.

1.6. Архив Комиссии в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Самарской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, нормативными актами Комиссии.

2. Состав документов архива Комиссии

2.1. Архив Комиссии хранит:

документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Комиссии;

фонд пользования (архива);

справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Комиссии.

3. Задачи архива Комиссии

3.1. К задачам архива Комиссии относятся:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом2 Положения об архиве.

3.1.2. Комплектование архива Комиссии документами, образовавшимися в деятельности Комиссии.

3.1.3. Учет и обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Комиссии.

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Комиссии.

3.1.5. Подготовка проектов нормативных и методических документов по организации делопроизводства в части, касающейся деятельности архива Комиссии, передачи документов в архив Комиссии.

3.1.6. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГБУСО "СОГАСПИ".

3.1.7. Составление и передача описей дел постоянного хранения и дел по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Комиссии (далее - ЭК) и экспертно-проверочной комиссии при управлении ГБУСО "СОГАСПИ". Представление на рассмотрение ЭК актов на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участие в работе ЭК.

3.1.8. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях аппарата Комиссии и своевременной передачей их в архив Комиссии.

4. Функции архива Комиссии

4.1. Архив Комиссии осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организация приема документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Комиссии.

4.1.2. Ведение учета документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Комиссии.

4.1.3. Представление в ГБУСО "СОГАСПИ" учетных сведений об объеме и составе хранящихся в архиве Комиссии документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.1.4. Систематизация и размещение документов, поступающих на хранение в архив Комиссии, образовавшихся в ходе осуществления деятельности Комиссии.

4.1.5. Осуществление подготовки и представления:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Комиссии описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области (далее - ЭПК) описей дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описей дел по личному составу;

г) на ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение председателю Комиссии описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

4.1.6. Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГБУСО "СОГАСПИ".

4.1.7. Организация и проведение экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Комиссии, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.1.8. Проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Комиссии.

4.1.9. Организация информирования руководства и работников аппарата Комиссии о составе и содержании документов архива Комиссии.

4.1.10. Организация выдачи документов и дел для работы во временное пользование, выдача архивных копий документов.

4.1.11. Ведение учета использования документов архива Комиссии.

4.1.12. Создание фонда пользования архива Комиссии и организация его использования.

4.1.13. Осуществление ведения справочно-поисковых средств к документам архива Комиссии.

4.1.14. Участие в разработке проектов нормативных актов Комиссии по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.1.15. Оказание методической помощи структурным подразделениям и работникам аппарата Комиссии:

а) в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) в подготовке документов к передаче в архив Комиссии.

4.1.16. Оказание методической помощи работникам избирательных комиссий Самарской области, отвечающим за документационное обеспечение их деятельности.

5. Права архива Комиссии

5.1. Архив Комиссии имеет право:

представлять в установленном порядке предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Комиссии;

запрашивать в структурных подразделениях аппарата Комиссии сведения, необходимые для работы архива Комиссии;

давать рекомендации структурным подразделениям аппарата Комиссии по вопросам, относящимся к компетенции архива Комиссии;

информировать структурные подразделения Комиссии о необходимости передачи документов в архив Комиссии в соответствии с утвержденным графиком;

принимать участие в заседаниях ЭПК.