Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в администрации Собинского района

Приложение N 1
к постановлению
администрации района
от 28 января 2020 г. N 90

Положение
об организации проектной деятельности в администрации Собинского района

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в администрации Собинского района (далее - администрация).

1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение цели и уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

жизненный цикл проекта - набор обязательных последовательных этапов реализации проекта: инициирование проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта;

проектная деятельность - деятельность, осуществляемая на всех этапах жизненного цикла проекта;

приостановление проекта - временное прекращение реализации мероприятий проекта с возможностью последующего возобновления их выполнения;

управление проектом - деятельность, связанная с планированием, организацией и контролем над использованием трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, выделенных для реализации проекта;

проектная документация - предложение по проекту, паспорт проекта, сводный план проекта, итоговый отчет по проекту;

этап реализации проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенный с целью достижения основного результата выделенной (обособленной) части проекта;

мероприятие проекта - имеющий сроки начала и окончания комплекс связанных действий, выполняемых для достижения результата проекта;

блок мероприятий проекта - часть проекта, объединяющая несколько мероприятий проекта с целью достижения цели проекта;

результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта;

контрольная точка проекта - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов проекта и имеющее срок окончания;

бюджет проекта - сумма финансовых средств, необходимых для реализации проекта;

мониторинг проектной деятельности - систематический сбор информации и ее анализ с целью прогнозирования и оценки хода реализации проекта.

1.3. Уполномоченным органом по вопросам внедрения проектной деятельности в администрации является отдел экономики, сферы услуг и защиты прав потребителей администрации (далее именуется - уполномоченный орган).

1.4. Реализации в соответствии с настоящим Положением подлежат проекты, направленные на достижение целей и задач, определенных в документах стратегического планирования района и (или) нормативных правовых актах района, и проекты, инициируемые в соответствии с поручениями главы района, главы администрации.

1.5. Настоящее Положение распространяется на проекты, реализуемые администрацией с участием подведомственных организаций и хозяйствующих субъектов с использованием средств муниципального, областного, федерального бюджетов, а так же на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования с участием в них администрации.

1.6. Факторами, свидетельствующими о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, являются:

- нацеленность проекта на достижение уникального результата на территории района;

- необходимость при реализации проекта без применения проектной деятельности внесения изменений в деятельность администрации (организационной структуры, процессов управления);

- необходимость интеграции нормативных, контрольных и финансовых (бюджетных, внебюджетных) инструментов для реализации проекта;

- необходимость организации для реализации проекта эффективного внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с хозяйствующими субъектами, которых планируется привлечь для реализации проекта.

1.7. Проектная деятельность в администрации состоит из следующих процессов: инициирование проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта, приостановление проекта, мониторинг проектной деятельности и контроль над реализацией проекта.

1.8. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

а) постоянные органы управления проектной деятельностью:

муниципальный проектный комитет;

муниципальный проектный офис;

б) временный орган управления проектной деятельностью - команда проекта, в которую входят:

- группа управления проектом, состоящая из куратора проекта и руководителя проекта;

- рабочая группа проекта, состоящая из администратора проекта, специалистов, ответственных за реализацию блоков мероприятий проекта, специалистов, ответственных за реализацию входящих в блоки мероприятий проекта отдельных мероприятий проекта.

1.9. Функции органов управления проектной деятельностью и лиц, входящих в состав группы управления проектом и рабочей группы проекта, определяются настоящим Положением и функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в администрации.

2. Инициирование проекта

2.1. Началом этапа инициирования проекта является направление инициатором проекта предложения по проекту в муниципальный проектный офис.

2.2. Предложения по проектам инициируются администрацией, органами местного самоуправления поселений, входящих в состав района.

2.3. Предложение по проекту должно содержать следующие сведения о проекте:

наименование проекта; цель проекта;

примерное местонахождение земельного участка, на котором предполагается реализация проекта (при необходимости);

бюджет проекта и источники его финансирования (при необходимости); основные мероприятия, необходимые для реализации проекта; результат проекта;

факторы, свидетельствующие о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности;

предполагаемые федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Владимирской области, органы местного самоуправления, должностные лица, хозяйствующие субъекты, специалисты в определенной сфере деятельности, участие которых, по мнению инициатора проекта, необходимо для реализации проекта; предполагаемый куратор проекта; предполагаемый руководитель проекта; иные сведения, касающиеся реализации проекта.

2.4. Муниципальный проектный офис в течение 10 рабочих дней со дня получения предложения по проекту:

1) осуществляет регистрацию предложения по проекту;

2) осуществляет рассмотрение предложения по проекту на предмет наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, а также осуществляет проверку предложения по проекту на соответствие утвержденной форме и требованиям к его подготовке;

3) в случае отсутствия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, отклоняет предложение по проекту и уведомляет инициатора проекта об отклонении предложения по проекту с указанием причин;

4) в случае несоответствия предложения по проекту утвержденным форме и (или) требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту инициатору проекта на доработку;

5) в случае наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, и соответствия предложения по проекту утвержденным форме и требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту на согласование:

в федеральные органы исполнительной власти, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта (далее - согласующие органы), - для согласования в части целесообразности реализации проекта на территории района;

в хозяйствующие субъекты, указанные в предложении по проекту, а также в хозяйствующие субъекты, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта, - для согласования в части участия в реализации проекта работников хозяйствующего субъекта.

2.5 Руководители структурных подразделений администрации, к сферам деятельности которых относится проект, а также согласующие органы в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты поступления к ним предложения по проекту:

1) рассматривают предложение по проекту;

2) по результатам рассмотрения направляют в муниципальный проектный офис заключение, которое должно содержать:

выводы о целесообразности реализации проекта на территории района (далее - выводы о целесообразности реализации проекта) с предложениями по кандидатурам для включения в предполагаемый состав рабочей группы проекта и при наличии замечания к предложению по проекту с мотивированным обоснованием (далее - замечания) либо выводы о нецелесообразности реализации проекта на территории Собинского района Владимирской области (далее - выводы о нецелесообразности реализации проекта) с мотивированным обоснованием.

К выводам о нецелесообразности реализации проекта могут прилагаться замечания.

2.6. При наличии в заключении выводов о целесообразности реализации проекта и при отсутствии замечаний муниципальный проектный офис на следующий рабочий день с даты поступления заключения направляет его на рассмотрение в муниципальный проектный комитет с приложением презентации.

2.7. Муниципальный проектный комитет в течение 20 рабочих дней с даты поступления предложения по проекту рассматривает его и принимает одно из следующих решений:

об открытии проекта, подготовке паспорта проекта с учетом рекомендаций муниципального проектного комитета (при наличии) и утверждении состава группы управления проектом;

об отклонении проекта.

Решение об отклонении проекта принимается муниципальным проектным комитетом в случае, если цели и задачи проекта не соответствуют целям и задачам, указанным в пункте 1.4. Положения.

2.8. Решение об открытии проекта направляется в муниципальный проектный офис на следующий рабочий день после принятия соответствующего решения.

2.9. Цель проекта после принятия решения об открытии проекта не подлежит изменению на протяжении всего жизненного цикла проекта.

2.10. Группа управления проектом совместно с инициатором проекта и муниципальным проектным офисом в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта, обеспечивает подготовку паспорта проекта.

2.11. Паспорт проекта утверждается председателем муниципального проектного комитета.

2.12. Виза об утверждении паспорта проекта является основанием для включения предлагаемого проекта в перечень проектов, реализуемых на территории района.

2.13. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более 60 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта муниципальным проектным офисом обеспечивается закрытие проекта.

2.14. С даты утверждения паспорта проекта завершается этап инициирования проекта и начинается этап планирования проекта.

3. Планирование проекта

3.1. Началом этапа планирования проекта является формирование группой управления проектом рабочей группы проекта.

Формирование рабочей группы проекта осуществляется в порядке и в сроки, установленные Регламентом.

3.2. Рабочая группа проекта совместно с муниципальным проектным офисом осуществляет подготовку сводного плана проекта на основе утвержденного паспорта проекта.

Подготовка и согласование сводного плана проекта осуществляются не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта.

3.3. На этапе планирования проекта производится разделение проекта на мероприятия и выделение контрольных точек проекта.

Контрольная точка проекта - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания.

Целесообразно выделять не менее 1 контрольной точки в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий.

3.4. Сводный план проекта должен предусматривать календарный план-график проведения мероприятий проекта (далее - план-график), бюджет проекта (при наличии), риски проекта.

3.5. Подготовленный сводный план проекта подписывается руководителем проекта и представляется им на согласование куратору проекта, в муниципальный проектный офис.

Взаимодействие руководителя проекта с муниципальным проектным офисом при согласовании сводного плана проекта осуществляется в соответствии с Регламентом.

Условием согласования сводного плана проекта муниципальным проектным офисом является соответствие сводного плана проекта утвержденным форме и требованиям к подготовке сводного плана.

3.6. Согласованный сводный план проекта утверждается председателем муниципального проектного комитета в течение пяти рабочих дней с даты согласования его с муниципальным проектным офисом.

3.7. С даты утверждения сводного плана проекта завершается этап планирования проекта и начинается этап реализации проекта.

4. Реализация проекта

4.1. Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

- выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком;

- внесение изменений в проект (при необходимости).

4.2. Выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком организует руководитель проекта.

4.3. Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком и обеспечивает размещение документов, подтверждающих выполнение мероприятий проекта, в соответствии с Регламентом.

4.4. Стадия внесения изменений в проект включает в себя внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

4.4.1. Основаниями для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта являются установленные в ходе реализации проекта членами рабочей группы проекта:

- отклонения фактических показателей выполнения мероприятий проекта, достигнутых в ходе реализации проекта (далее - фактические показатели), от плановых показателей, предусмотренных планом-графиком и паспортом проекта (далее - плановые показатели);

- необходимость совершения опережающих действий с целью

- предупреждения возникновения возможных (ожидаемых) отклонений фактических показателей от плановых показателей.

4.4.2. Для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта рабочая группа проекта готовит ведомость изменений проекта, которая подписывается руководителем проекта и согласовывается куратором проекта. Согласованная ведомость изменений проекта подлежит согласованию муниципальным проектным офисом.

Согласованная ведомость изменений проекта предоставляется муниципальным проектным офисом на утверждение председателю муниципального проектного комитета.

Утвержденная ведомость изменений проекта является неотъемлемой частью сводного плана проекта и (или) паспорта проекта, в который вносятся изменения.

4.5. В случае, если внесение изменений в проект повлекло включение в план-график новых мероприятий проекта и (или) детализацию мероприятий проекта, включенных в план-график, руководитель проекта при необходимости принимает меры к изменению состава рабочей группы проекта.

4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех мероприятий проекта и получения всех результатов проекта, предусмотренных сводным планом проекта и паспортом проекта.

5. Закрытие проекта

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.2. Началом этапа закрытия проекта является подготовка командой проекта совместно с муниципальным проектным офисом итогового отчета по проекту.

Подготовка и согласование итогового отчета по проекту осуществляется не позднее 15 рабочих дней с даты выполнения последнего мероприятия проекта в соответствии со сводным планом проекта.

5.2. Итоговый отчет по проекту должен содержать следующую информацию:

- о достижении результатов проекта, цели проекта;

- об использовании выделенных для реализации проекта ресурсов;

- о факторах, повлиявших на реализацию проекта;

- о статусе реализации проекта:

"проект реализован успешно без отклонений" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, выполнены требования к результатам проекта, отсутствуют отклонения по срокам выполнения работ и использованию бюджета проекта;

"проект реализован успешно с незначительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по одному из условий: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект реализован успешно со значительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по двум условиям: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект не реализован, ресурсы не использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, все ресурсы не использованы;

"проект не реализован, ресурсы использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, часть ресурсов или все ресурсы использованы.

5.3. Подготовленный итоговый отчет по проекту подписывается руководителем проекта и представляется на согласование куратору проекта и в муниципальный проектный офис.

5.4. Взаимодействие руководителя проекта с муниципальным проектным офисом при согласовании итогового отчета по проекту осуществляется в соответствии с Регламентом.

5.5. Согласованный итоговый отчет по проекту с приложением презентации не позднее трех рабочих дней со дня согласования направляется муниципальным проектным офисом на рассмотрение муниципального проектного комитета.

Муниципальный проектный комитет в течение 20 рабочих дней с даты поступления согласованного итогового отчета принимает решение о закрытии проекта с соответствующим статусом реализации проекта и утверждении итогового отчета по проекту.

5.6. Решение о закрытии проекта является основанием для расформирования команды проекта.

Руководитель проекта в течение 10 рабочих дней с даты принятия решения о закрытии проекта направляет по основному месту работы членов рабочей группы информацию за подписью куратора проекта об итогах их работы с целью рассмотрения возможности применения к членам рабочей группы мер поощрения в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

6. Приостановление проекта

6.1. Приостановление проекта возможно на этапах планирования или реализации проекта.

6.2. Решение о приостановлении проекта принимается группой управления проектом и оформляется протоколом.

6.3. Руководитель проекта в день принятия решения о приостановлении проекта направляет указанное решение в муниципальный проектный офис. Муниципальный проектный офис не позднее пяти рабочих дней со дня получения решения о приостановлении проекта представляет указанное решение на согласование председателю муниципального проектного комитета.

Проект считается приостановленным, в случае согласования его приостановления председателем муниципального проектного комитета.

6.4. Решение о возобновлении проекта принимается группой управления проектом и оформляется протоколом.

6.5. Руководитель проекта в день принятия решения о возобновлении проекта направляет указанное решение в муниципальный проектный офис.

Решение о возобновлении проекта согласовывается председателем муниципального проектного комитета не позднее пяти рабочих дней со дня его получения.

Проект считается возобновленным в случае согласования его возобновления председателем муниципального проектного комитета.

7. Мониторинг проектной деятельности и контроль над реализацией проекта

7.1. Мониторинг проектной деятельности (далее - мониторинг) осуществляется муниципальным проектным офисом.

7.2. Мониторинг осуществляется на основании следующих документов:

- проектной документации;

- документов, касающихся формирования команд проектов; протоколов муниципального проектного комитета, групп управления проектами, рабочих групп проектов;

- отчетных документов, подтверждающих выполнение мероприятий проектов по контрольным точкам проектов.

7.3. Мониторинг включает анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, а также анализ хода реализации проектов на основании информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, и документах, указанных в пункте 7.2. Положения.

По итогам мониторинга муниципальным проектным офисом оформляется отчет о ходе реализации проекта (далее - отчет о результатах мониторинга).

7.4. В целях проверки достоверности информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, муниципальный проектный офис вправе с привлечением руководителя проекта и (или) членов рабочей группы проекта осуществлять выездные мероприятия.

Муниципальным проектным офисом по итогам выездного мероприятия оформляется протокол о ходе реализации проекта.

7.5. Муниципальный проектный офис на основании данных, полученных в результате мониторинга, при необходимости представляет муниципальному проектному комитету заключения и рекомендации по итогам мониторинга.

7.6. Контроль над реализацией проекта представляет собой проверку соответствия выполненных мероприятий проекта и фактически полученных результатов проекта сводному плану проекта и паспорту проекта.

7.7. Контроль над реализацией проекта осуществляется на двух уровнях:

- на первом уровне - руководителем проекта и администратором проекта;

- на втором уровне - муниципальным проектным офисом в отношении всех проектов.

7.8. Контроль над реализацией проекта осуществляется на основании следующих документов:

- документов, указанных в пункте 7.2. Положения;

- отчетов о результатах мониторинга; отчетов о ходе реализации проекта;

- протоколов о ходе реализации проекта.

7.9. На первом уровне контроля над реализацией проекта осуществляется анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, по итогам которого оформляется отчет о результатах контроля над реализацией проекта.

На втором уровне контроля над реализацией проекта осуществляется проверка хода реализации проекта, по итогам которой муниципальным проектным офисом оформляется протокол о результатах проверки хода реализации проекта.

7.10. В случае, если по результатам мониторинга и контроля над реализацией проекта выявлены отклонения фактических показателей от плановых показателей, муниципальный проектный офис направляет группе управления проектом уведомление о внесении изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

7.11. Внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта осуществляется в порядке, предусмотренном подпунктом 4.4.2. пункта 4.4. Положения