Распоряжение Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 29 мая 2020 г. N 168 "Об утверждении положения о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Администрации города Ижевска и состава ЦЭК"

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526, руководствуясь Уставом города Ижевска:

1. Утвердить Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Администрации города Ижевска (далее - ЦЭК) (прилагается).

2. Утвердить состав ЦЭК:

Поправка О.В. - начальник Управления по делам архивов Администрации города Ижевска - председатель ЦЭК;

Зволинская Н.В. - начальник Управления документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска - заместитель председателя ЦЭК;

Чубукова О.Г. - заместитель начальника Архивного отдела Управления по делам архивов Администрации города Ижевска - секретарь ЦЭК.

Члены ЦЭК:

Иванова М.С. - заместитель начальника Управления бухгалтерского учета, отчетности, бюджетного планирования и анализа Администрации города Ижевска;

Запольских И.А. - начальник Сектора наград Управления кадровой политики Администрации города Ижевска;

Байкузина В.П. - ведущий документовед отдела документационного обеспечения Управления документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска;

Тукмачева И.С. - старший специалист Архивного отдела документов по личному составу Управления по делам архивов Администрации города Ижевска;

Сухова Н.В. - заместитель начальника Архивного отдела документов по личному составу Управления по делам архивов Администрации города Ижевска.

3. Признать утратившим силу приказ Администрации города Ижевска от 25.03.2011 N 101п.

Глава муниципального образования "Город Ижевск"

О.Н. Бекмеметьев

Положение
о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Администрации г. Ижевска

1. Центральная экспертная комиссия Администрации города Ижевска (далее - ЦЭК) создаётся для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и, как его составляющей - Архивного фонда Удмуртской Республики, образовавшихся в деятельности Администрации города Ижевска, осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее-ЭК) структурных подразделений Администрации города Ижевска.

2. ЦЭК является совещательным органом при Заместителе Главы Администрации города- Руководителе аппарата Администрации города Ижевска, создается распоряжением Администрации города Ижевска и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43(1), и Сборника примерных положений об архиве, постоянно действующей Центральной экспертной комиссии и Экспертной комиссии организации, являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива Удмуртской Республики, согласованного Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Комитет по делам архивов) (протокол от 31.05.2019 N 6). Положение о ЦЭК согласовывается ЭПМК Комитета по делам архивов и утверждается распоряжением Администрации города Ижевска.

3. Персональный состав ЦЭК утверждается распоряжением Администрации города Ижевска из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее пяти человек.

4. В состав ЦЭК входит: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЦЭК. В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты структурных подразделений Администрации города Ижевска.

Председателем ЦЭК назначается начальник Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, заместителем председателя ЦЭК - начальник Управления документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска, секретарем - заместитель начальника архивного отдела Управления по делам архивов Администрации города Ижевска.

5. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики в области архивного дела, нормативными и распорядительными документами органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностных лиц Администрации города Ижевска, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива), Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Комитета по делам архивов, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Росархива и ЭПМК Комитета по делам архивов, методическими разработками государственных архивов Удмуртской Республики, Уставом муниципального образования "Город Ижевск" и настоящим Положением.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

II. Функции ЦЭК

6. ЦЭК осуществляет следующие функции:

6.1. Осуществляет организационно-методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений.

6.2. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов, образующихся в процессе деятельности Администрации города Ижевска, внедрению стандартов, нормативных и методических документов в области делопроизводства и архивного дела.

6.3. Рассматривает предложения экспертных комиссий структурных подразделений Администрации города Ижевска, в соответствии с Регламентом работы ЭПМК Комитета по делам архивов представляет проекты решений (предложения) об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных типовыми и отраслевыми перечнями документов с указанием сроков хранения, иными нормативными документами, а также проекты решений (предложения) об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями документов, иными нормативными документами.

6.4. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Администрации города Ижевска, для хранения и уничтожения.

6.5. Определяет порядок проведения работы по отбору документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений Администрации города Ижевска для дальнейшего хранения и уничтожения.

6.6. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, формирования и описания дел.

6.7. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой документации Администрации города Ижевска не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве;

б) описей дел по личному составу Администрации города Ижевска не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве;

в) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения Администрации города Ижевска не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве;

г) номенклатуру дел Администрации города Ижевска;

д) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

е) актов об утрате документов;

ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

з) актов об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных);

и) актов о технических ошибках в учетных документах;

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов Администрации города Ижевска по делопроизводству и архивному делу, в числе которых инструкция по делопроизводству, перечни документов создание, хранение и использование которых осуществляется в электронном виде и т.д.

6.8. Обеспечивает совместно с архивом Администрации города Ижевска представление на утверждение ЭПМК Комитета по делам архивов согласованных ЦЭК Администрации города Ижевска описей дел постоянного хранения управленческой документации, перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.9. Обеспечивает совместно с архивом Администрации города Ижевска в порядке, установленном Административным регламентом предоставления Комитетом по делам архивов государственной услуги "Согласование нормативных и методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций - источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики", представление на согласование с ЭПМК Комитета по делам архивов, согласованные ЦЭК Администрации города Ижевска положения об архиве и ЦЭК Администрации города Ижевска, инструкции по делопроизводству (в части организации формирования документального фонда Администрации города Ижевска), описи дел по личному составу, номенклатуры дел, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.10. Оказывает содействие и методическую помощь в работе ЭК структурных подразделений:

- по выявлению владельцев личных фондов и возможной передаче их дневников, воспоминаний, фотографий и других документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики;

- по составлению инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней документов создание, хранение и использование которых осуществляется в электронном виде;

- по инициативному документированию (осуществление видео-, фото-, фонозаписи мероприятий, проводимых Администрацией города Ижевска;

6.11. Совместно с архивом Администрации города Ижевска, службой делопроизводства (ответственным за архив; ответственным за делопроизводство) кадровой службой, а также при поддержке Управления по делам архивов Администрации города Ижевска проводит для сотрудников Администрации города Ижевска консультации по вопросам работы с документами, семинары, совещания, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЦЭК

7. ЦЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации ЭК структурных подразделений, должностным лицам и сотрудникам Администрации города Ижевска по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив Администрации города Ижевска.

7.2. Запрашивать от ЭК структурных подразделений, у должностных лиц и сотрудников Администрации города Ижевска:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов, улучшения состояния документационного обеспечения управления и сохранности архивных документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях членов ЭК структурных подразделений, должностных лиц и сотрудников Администрации города Ижевска о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив Администрации города Ижевска, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов должностных лиц и специалистов структурных подразделений Администрации города Ижевска, представителей научных, общественных организаций, а также представителей Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, других заинтересованных организаций.

7.5. ЦЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

7.6. Информировать должностных лиц Администрации города Ижевска по вопросам, относящимся к компетенции ЦЭК.

7.7. Представлять в установленном порядке Администрацию города Ижевска в Комитете по делам архивов, государственных (муниципальных) архивах Удмуртской Республики.

7.8. Принимать участие в организации и проведении смотров-конкурсов, обследовании состояния документационного обеспечения управления и обеспечения сохранности документов Администрации города Ижевска.

IV. Организация работы ЦЭК

8. ЦЭК взаимодействует с ЭПМК Комитета по делам архивов, Управлением по делам архивов Администрации города Ижевска.

9. ЦЭК работает по плану, утверждённому Заместителем Главы Администрации города- Руководителем аппарата Администрации города Ижевска Администрации города Ижевска и отчитывается перед ним о результатах своей деятельности.

10. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Поступившие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на её заседаниях не реже, чем через 10 дней после регистрации в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭК. Все заседания комиссии протоколируются, протоколы утверждаются Заместителем Главы Администрации города- Руководителем аппарата Администрации города Ижевска Администрации города Ижевска.

11. Заседания ЦЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

12. Решения ЦЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

13. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагаются на секретаря ЦЭК.